Dale Carnegie sa: ”En timmes planering kan spara dig 10 timmars arbete. ”
Planera din upphandlingsstrategi väl så får du bättre avtal med leverantörerna.
Med en välplanerad inköpsstrategi på plats kan du övervaka inköpsbeslut från olika avdelningar, spåra leverantörers prestanda och identifiera möjligheter att effektivisera processer eller förbättra kostnadsoptimeringen.
I den här artikeln visar vi hur du bygger en solid inköpsstrategi.
Gör dig redo att få kontroll över dina utgifter, minska riskerna och förbättra den operativa effektiviteten för att få ditt företag att växa.
Låt oss sätta igång. 👇
Vad är en upphandlingsstrategi?
En upphandlingsstrategi är en organisations plan för att anskaffa varor till bästa möjliga pris samtidigt som leverans- och kvalitetsstandarder upprätthålls. Det handlar om att hitta rätt leverantörer, förhandla fram bästa pris, göra inköp och säkerställa leveranser.
En stark inköpspolicy och strategi guidar ditt inköpsteam mot att uppnå långsiktiga affärsmål. Därför bör den vara flexibel, anpassningsbar och ständigt utvecklas i takt med ditt företags behov.
Syftet med upphandlingsstrategin
Upphandlingsstrategier handlar inte bara om att sänka kostnaderna eller få de billigaste erbjudandena – även om det är viktigt. Det handlar mer om att skaffa kvalitetsvaror och tjänster till rätt pris och vid rätt tidpunkt för att din verksamhet ska fungera smidigt.
De bästa inköpsstrategierna går utöver grundläggande inköp. De anpassas efter ditt företags övergripande mål, från att prioritera socialt ansvar till att främja innovation genom leverantörssamarbeten.
Genom att anta en heltäckande strategisk approach till upphandling kan ditt team skapa en solid plan och förvandla hela processen till en värdefull tillgång som ger dig en konkurrensfördel.
Mål för upphandlingsstrategin
En effektiv upphandlingsstrategi tar itu med fyra frågor:
- Kostnadseffektivitet: Få mest valuta för pengarna
- Kvalitet och värde: Säkerställ att det du köper uppfyller dina standarder
- Leverans i rätt tid: Undvik störningar genom att skaffa det du behöver när du behöver det.
- Riskhantering: Minska potentiella problem som opålitliga leverantörer
Typer av upphandlingsstrategier
Det finns ingen universallösning. Här är sex typer av viktiga inköpsstrategier som kan hjälpa dig att uppnå dina mål:
Strategi 1: Kostnadsreduktion
Kontexten säger allt: att få mest värde för pengarna. Denna kostnadsreduceringsstrategi går utöver det initiala inköpspriset. Den använder tekniker som konkurrensutsatt anbudsgivning och värdeanalys för att hjälpa dig att förhandla fram de bästa avtalen och ta hänsyn till den totala ägandekostnaden (TCO) – inklusive underhåll, reparationer och avyttringskostnader.
Exempel: Tänk dig ett företag som tillverkar förpackade snacks på en konkurrensutsatt marknad. Under sådana omständigheter, där de flesta tillverkare konkurrerar om pris och distribution, är det viktigt att hålla kostnaderna nere. Företaget kan besluta att sänka sina inköpspriser genom att minska kostnaderna för råvaror och förpackningar. De kan skicka ut en offertförfrågan för förpackningsmaterial, bjuda in företag att lämna anbud på kontraktet och välja en ny leverantör som kan erbjuda betydligt lägre kostnader för samma material.
Strategi 2: Riskhantering
Störningar i leveranskedjan leder ofta till produktionsförseningar och förlorade intäkter. En stark strategi för riskhantering inom inköp hjälper dig att förutse och mildra potentiella problem med störningar i leveranskedjan.
Strategin innebär att samarbeta med flera pålitliga och effektiva leverantörer för att säkerställa att du inte är beroende av en enda källa för kritiska artiklar. I slutändan handlar det om att säkert upphandla viktiga förnödenheter för verksamheten vid oväntade händelser, såsom naturkatastrofer eller leverantörers insolvens.
Exempel: En global biltillverkare använder en riskhanteringsstrategi för att hantera kriser inom halvledarbranschen. De samarbetar med flera pålitliga chip-leverantörer i olika geografiska områden, vilket säkerställer en smidig produktion även om det uppstår störningar hos en viss leverantör eller i en viss region.
Strategi 3: Leverantörshantering och optimering
Leverantörshantering och optimeringsstrategi fokuserar på att bygga bättre relationer mellan företag och leverantörer. Strategin innebär främst att fastställa prestationsstandarder för leverantörer, genomföra revisioner och tillhandahålla utbildning och support.
Även om detaljerna kan skilja sig åt mellan olika företag är det avgörande för produktionsintensiva företag att främja starka leverantörsrelationer. Tänk dig att samarbeta med dina leverantörer om innovation, gemensamt planera för framtida behov och ha pålitliga partners som levererar konsekvent.
Låt oss se hur man implementerar denna strategi med ett exempel. 👇
Exempel: Anta att ett klädföretag implementerar en leverantörshanteringsstrategi med en tygtillverkare. Efter att ha fastställt kvalitetsstandarder för tillverkaren genomför företaget regelbundna revisioner för att säkerställa en jämn kvalitet.
Dessutom genomför de brainstorming-sessioner med tillverkaren, där de diskuterar nya tyger, tekniker och designs som är populära på marknaden. Den starka relationen främjar förtroende och säkerställer högkvalitativa tyger.
Strategi 4: Miljövänlig upphandling
Miljöansvaret sträcker sig även till dina egna inköpspolicyer och rutiner. Miljömedvetna inköp gör just detta.
Denna upphandlingsstrategi innebär att man upphandlar produkter eller tjänster med minimal miljöpåverkan. Ramverket för upphandlingsstrategin fokuserar på leverantörer som är engagerade i hållbarhet och prioriterar produkter av återvunnet material, produkter med låga utsläpp eller energieffektiva produkter.
Exempel: En livsmedelskedja antar en grön inköpsstrategi. De prioriterar att köpa in frukt och grönsaker från lokala gårdar som använder hållbara metoder som ekologiskt jordbruk och vattenbesparing.
De kan också välja rengöringsprodukter med miljövänliga certifieringar och förpackningar tillverkade av återvunnet material.
Strategi 5: Global sourcing
Global sourcing innebär att du utökar din leverantörsbas utanför de lokala marknaderna. Det utnyttjar konkurrenssituationen i en globaliserad ekonomi, vilket kan leda till betydande kostnadsbesparingar.
Att blicka bortom dina gränser skapar också nya möjligheter, som att utforska outnyttjade marknader och hitta bättre priser eller varor av högre kvalitet.
Globala inköpsstrategier används främst av företag som behöver råvaror som inte är lättillgängliga eller kostar en förmögenhet på deras lokala marknad.
Exempel: Ett möbelföretag kan ha svårt att skaffa tillträde till hårt trä på grund av skillnader i flora mellan olika regioner lokalt. De kan dock upptäcka att samma trä kan vara lättillgängligt i vissa andra regioner, till exempel Sydostasien.
För att motverka försörjningsunderskottet implementerar företaget en global inköpsstrategi för anskaffning av lövträ. Detta säkerställer en jämn försörjning, minskar kostnaderna och gör det möjligt för företaget att sälja importerat trä till bättre priser.
Det kräver dock noggrann planering och hantering. Kulturella skillnader, komplex logistik och kvalitetskontrollprocedurer måste hanteras för att säkerställa en smidig och framgångsrik upplevelse.
Strategi 6: Total kvalitetsstyrning
Total Quality Management (TQM) är en upphandlingsstrategi som betonar proaktiva kvalitetskontrollåtgärder genom hela leveranskedjan – att fastställa kvalitetsstandarder, genomföra inspektioner och implementera kvalitetskontrollåtgärder.
Strategin syftar till att minimera fel och säkerställa att produkterna uppfyller kvalitetsstandarderna. Både köpare och leverantörer arbetar kontinuerligt med att förbättra processer, identifiera möjligheter till kostnadsminskningar och höja den övergripande kvaliteten.
Exempel: Petroleumproducerande företag använder i allmänhet TQM i sin upphandlingsprocess. Eftersom insatserna är höga inom petroleumproduktion hjälper TQM dem att hantera kvalitetsrelaterade frågor vid upphandling av tekniska material för underhåll av oljefältanläggningar och projektbyggnation.
Bäst lämpad för:
- Produkter som måste uppfylla höga kvalitetskrav på grund av lagstiftning eller andra skäl
- Företag som kan köpa in och bedriva verksamhet globalt
- Mindre priskänsliga marknader
Utveckla en effektiv upphandlingsstrategi
Använd vår beprövade nio-stegsprocess för att bygga en robust inköpsstrategi som ger:
Steg 1: Genomför en upphandlingsrevision
Innan du utarbetar en ny strategi är det viktigt att förstå dina nuvarande inköpsutgifter. För att göra detta måste du genomföra en grundlig granskning av dina utgiftsvanor. Samla in data om dina befintliga inköpspolicyer och aktiviteter, inklusive:
- Vad du köper (varor och tjänster)
- Vem du köper från (leverantörer)
- Hur mycket du spenderar (total kostnad)
Analysera dessa data för att identifiera områden med höga utgifter, potentiella kostnadsbesparingsmöjligheter och eventuella fall av oauktoriserade inköp.
Genom att fördjupa dig i nyanserna kan du precisera dina insatser och skräddarsy din strategi därefter.
Steg 2: Definiera tydliga inköpsmål
Vilka resultat önskar du uppnå med din upphandlingsstrategi?
Tydliga mål ger en färdplan för genomförandet av din strategi och gör det möjligt att mäta olika framgångsindikatorer.
Här är några vanliga upphandlingsmål:
- Kostnadsminskning: Minska inköpskostnaderna utan att kompromissa med kvaliteten.
- Förbättrad effektivitet: Effektivisera processer för att spara tid och resurser
- Riskhantering: Minska potentiella störningar i leveranskedjan
- Hållbarhet: Implementera miljövänliga inköpsrutiner
- Leverantörsrelationshantering: Bygg starka, ömsesidigt fördelaktiga relationer med viktiga leverantörer.
Genom att tydligt definiera dina affärskrav och mål säkerställer du att din strategi är välriktad och ger affärscentrerade resultat.
Steg 3: Utvärdera marknadsförhållandena
Förändringar i den externa miljön kan ha en betydande inverkan på din upphandlingsstrategi. Beakta faktorer som:
- Marknadstrender: Finns det prisfluktuationer eller nya tekniker som kan påverka dina behov?
- Leverantörslandskapet: Vilka är de viktigaste aktörerna i din bransch? Finns det möjligheter till konsolidering eller diversifiering av leverantörer?
- Regleringsmiljö: Finns det några juridiska eller regleringsmässiga krav att beakta vid upphandling av varor och tjänster?
Genom att hålla dig informerad om marknadsförhållandena kan du anpassa din affärsstrategi efter förändringar och fatta välgrundade beslut.
Om du till exempel förväntar dig stigande materialkostnader kan det vara lämpligt att undersöka alternativa leverantörer eller förhandla fram längre kontrakt med befintliga leverantörer.
Steg 4: Utveckla inköpsstrategier
Baserat på dina strategiska inköpsprioriteringar, mål och marknadsanalyser definierar du hur du ska skaffa de varor och tjänster du behöver. Här är några vanliga inköpsstrategier som du kan se fram emot:
- Konkurrensutsatt anbudsgivning: Begära offerter från flera leverantörer för att få det bästa priset.
- Ensamleverantör: Samarbeta med en enda, pålitlig leverantör för kritiska artiklar.
- Förhandling: Samarbeta med leverantörer för att säkerställa bättre priser och villkor.
- Strategisk inköp: Samarbete med leverantörer om produktutveckling och innovation
Den bästa inköpsstrategin beror på vilken typ av inköp du gör. Till exempel är konkurrensutsatta anbud idealiska för standardkontorsmaterial, medan en enda leverantör är att föredra för inköp av komplexa maskiner där det finns få kvalificerade leverantörer.
Steg 5: Implementera teknik och automatisering
Teknik kan effektivisera din upphandlingsprocess avsevärt, förbättra noggrannheten och spara tid för ditt team. Så här gör du:
- Upphandlingsprogramvara: Hantera rekvisitioner, inköpsorder och leverantörsrelationer elektroniskt med hjälp av upphandlingshanteringsprogramvara som ClickUp.
- Verktyg för utgiftsanalys: Använd redovisningsverktyg för att få djupare insikter i dina utgiftsdata och identifiera områden där kostnadsbesparingar kan göras.
- Automatisering av arbetsflöden: Överväg att använda programvara för automatisering av arbetsflöden för att automatisera repetitiva uppgifter som godkännanden och datainmatning.
Genom att integrera sådana verktyg i dina processer förbättras effektiviteten, minskar antalet fel och dina inköpsteam kan fokusera på strategiska uppgifter som leverantörsrelationer och marknadsundersökningar.
Steg 6: Definiera roller och ansvarsområden
En väl definierad struktur för inköps- och leverantörshanteringsteamet börjar med att tydligt fastställa roller och ansvarsområden för varje teammedlem. Detta kan innefatta:
- Inköpschef: Leder teamet och övervakar den övergripande inköpsstrategin.
- Inköpschef (CPO): Ansvarig för inköp och förhandlingar med leverantörer.
- Kontraktsspecialister: Se till att kontrakten är juridiskt korrekta och fördelaktiga för ditt företag.
- Kvalitetskontrollspecialister: Kontrollera att varor och tjänster uppfyller överenskomna kvalitetsstandarder.
Tydligt definierade roller och ansvarsområden förhindrar förvirring, säkerställer ansvarsskyldighet och bidrar till en smidig genomförande av din upphandlingsstrategi.
Steg 7: Fastställ prestationsmått
Nyckeltal (KPI) är kvantifierbara mått som gör det möjligt att följa framstegen och identifiera gråzoner i upphandlingsprocessen.
Överväg dessa potentiella KPI:er för att mäta dina inköpsinsatser:
- Kostnadsbesparingsprocent: Utvärderar de uppnådda kostnadsbesparingarna som en procentandel av de totala inköpsutgifterna.
- Leverantörens ledtid: Mäter tiden från orderläggning till slutleverans.
- Leverantörers felprocent: Mäter antalet felaktiga produkter som mottagits i förhållande till det totala antalet produkter som beställts från enskilda leverantörer, vilket skapar transparens mellan ledande och eftersläpande leverantörer.
Genom att följa upp dessa mätvärden visar du upphandlingsstrategins värde för intressenterna och identifierar områden som behöver optimeras.
👀Observera: Granska och förfina dina KPI:er regelbundet för att säkerställa att de är relevanta och i linje med dina föränderliga mål.
Steg 8: Implementera kontinuerlig förbättring
En framgångsrik upphandlingsstrategi är ett levande dokument. Den måste uppdateras och anpassas efter förändrade omständigheter. Därför är det viktigt att utveckla en kultur av kontinuerlig förbättring inom ditt upphandlingsteam.
Använd denna checklista för att säkerställa att din upphandlingsstrategi är flexibel och kan anpassas efter förändringar:
- Håll dig informerad om branschtrender och bästa praxis
- Analysera regelbundet upphandlingsdata för att identifiera potentiella kostnadsbesparingsmöjligheter.
- Be om feedback från interna intressenter och leverantörer om hur upphandlingsprocessen kan förbättras.
- Var öppen för nya tekniker och automatiseringslösningar som kan effektivisera verksamheten ytterligare.
Genom att främja en kultur av kontinuerlig förbättring skapar du en inköpsstrategi som ger långsiktigt värde för ditt företag.
Steg 9: Kommunicera effektivt med intressenterna
Kommunicera regelbundet upphandlingsstrategierna och deras mål till alla berörda intressenter, inklusive:
- Interna team (ekonomi, drift etc.)
- Leverantörer
- Ledande befattningshavare
Denna kommunikation bör ta upp hur strategin stämmer överens med de övergripande affärsmålen och hur den gynnar intressenterna.
Att hålla alla informerade om strategiska mål främjar samarbete, säkerställer engagemang och bidrar till att uppnå önskade resultat.
Och voilà!
Dessa steg hjälper dig att utveckla och implementera en omfattande inköpsstrategi som optimerar utgifterna. Använd dem för att minska riskerna och se till att ditt företag får ett stabilt flöde av varor och tjänster som behövs för att lyckas på en konkurrensutsatt marknad.
Läs också: Den bästa leverantörshanteringsprogramvaran för ditt företag
Skapa en effektiv inköpsstrategi med ClickUp
En upphandlingsstrategi är viktig, men det kan vara svårt att hantera den på ett effektivt sätt. ClickUp är ett kraftfullt projektledningsverktyg som erbjuder en omfattande verktygslåda för att effektivisera din upphandlingsprocess.
Låt oss se hur. 👇
ClickUp Automation och AI
- Automatiserade arbetsflöden: Spara tid och eliminera manuella fel genom att automatisera repetitiva uppgifter. Utför automatiskt åtgärder som att skicka godkännanden av inköpsorder, generera rapporter eller meddela intressenter baserat på fördefinierade villkor.
- AI-assistent i ClickUp: Med ClickUp Brain, den AI-drivna assistenten i ClickUp, kan du spara mycket tid och ansträngning i dina dagliga uppgifter. Vill du veta hur många leveranser som för närvarande har statusen "Försenad"? Be Brain om svar direkt. Behöver du skriva ett e-postmeddelande för att ta in en ny leverantör? ClickUp Brains AI Writer for Work har det klart på några sekunder. Har du många möten? Be ClickUp Brain att sammanfatta alla dina mötesanteckningar, generera åtgärdspunkter och omvandla dem till uppgifter i plattformen.
- Anpassningsbara mallar: Använd det stora utbudet av mallar i ClickUp för att effektivisera din inköpsprocess.
ClickUps upphandlingsmall hjälper dig att standardisera leverantörsvalet, hålla ordning, kommunicera effektivt med leverantörer och minska fel genom att eliminera manuell datainmatning. Anpassa enkelt mallen efter dina specifika upphandlingsaktiviteter och automatisera administrativa uppgifter som att skicka offertförfrågningar, hantera godkännanden och spåra leveranser.
Pålitliga uppgifts- och projektvyer för bättre organisation
- Flera visningsalternativ: ClickUp erbjuder olika anpassningsbara vyer för att hålla ordning på dina upphandlingsprocesser. Använd ClickUp Views för en tydlig översikt över uppgifter och status i över 15 vyer. Kanban-tavlor visar ditt arbetsflöde visuellt, så att du kan följa framstegen med ett ögonkast. Gantt-diagram ger en tidslinjevy av dina upphandlingsprojekt och markerar beroenden och deadlines.
- Sömlös sökning och filtrering: ClickUps kraftfulla sökfunktion låter dig omedelbart hitta specifika uppgifter, dokument eller diskussioner. Filtrera din sökning efter ansvarig, status, förfallodatum eller anpassade fält för en ännu mer fokuserad organisation.
Robusta funktioner för felfri hantering av upphandlingsstrategier
- Anpassningsbara statusar: Skapa anpassade statusar i ClickUp för att korrekt återspegla de olika stegen i din upphandlingsprocess. Detta kan inkludera steg som Behöver godkännande, Leverantör vald, Beställning gjord eller Levererad. *Spåra enkelt framstegen för varje upphandlingsaktivitet.
- Dokumenthantering: Lagra alla relevanta dokument, såsom offertförfrågningar, kontrakt och fakturor, i motsvarande ClickUp-projekt. Detta säkerställer att alla inblandade har enkel tillgång till den senaste informationen, vilket främjar transparens och minskar risken för förlorade dokument.
- Samarbetsverktyg: ClickUp förser ditt inköpsteam med verktyg för effektivt samarbete. Använd kommentarer, omnämnanden och chatt i realtid för att diskutera projekt, dela idéer och se till att alla är på samma sida.
- Effektiv kommunikation: Upprätthåll tydlig kommunikation med interna team och leverantörer direkt i ClickUp. Tilldela uppgifter, dela dokument och håll diskussioner inom varje upphandlingsprojekt, vilket främjar transparens och samarbete.
Exempel på framgångsrika upphandlingsstrategier
Ta en titt på några verkliga exempel på framgångsrika inköpsstrategier med källor som du kan utforska vidare:
1. Walmarts globala inköpsstrategi för kostnadsbesparingar
Walmart är känt för sina aggressiva kostnadsbesparingsåtgärder, och inköp spelar en stor roll. De utnyttjar sin enorma köpkraft för att förhandla fram lägre priser med leverantörer över hela världen.
En viktig strategi för kostnadseffektivitet inom inköp är att upprätta långsiktiga avtal med viktiga leverantörer och uppmuntra dem att kontinuerligt sänka kostnaderna.
Denna strategi har varit avgörande för Walmarts genomgående låga priser för konsumenterna. Det uppskattas att de sparar miljarder dollar årligen genom denna strategi.
2. USA:s flygvapen samarbetar för effektivare upphandling
Flygvapnet effektiviserade sin upphandlingsprocess genom att samarbeta med andra militära grenar. Detta innebar att man standardiserade upphandlingsförfarandena och utnyttjade den samlade köpkraften för att förhandla fram bättre leverantörsavtal.
Samarbetet har lett till betydande kostnadsbesparingar för flygvapnet och förbättrad effektivitet i upphandlingsprocessen.
Skapa en vinnande upphandlingsstrategi med ClickUp
Att bygga upp en inköpsstrategi är ingen lätt uppgift. Men med ClickUp som partner kan du förenkla inköpsprocessen ytterligare, optimera utgifterna och uppnå dina mål.
ClickUp ger dig stöd i varje steg – från automatisering av repetitiva uppgifter till främjande av samarbete och insiktsfull dataanalys.
Optimera dina upphandlingsprocesser och säkra större värde för ditt företag. Starta din kostnadsfria provperiod av ClickUp idag och se skillnaden!