KPI:er för upphandling: En guide till spårning av KPI-mått för upphandling

En sund upphandlingsstrategi innebär mer än bara kostnadsbesparingar.

Inköpschefer letar ständigt efter verktyg och mätvärden för att optimera sin strategi och mäta leverantörers prestanda. Befinner du dig i en liknande situation? Vi har lösningen för dig med denna guide för att spåra KPI-mätvärden för inköp .

Enligt marknadsundersökningsrapporten kommer marknaden för upphandling som tjänst (PaaS) att växa med en genomsnittlig årlig tillväxttakt på 6,4 % mellan åren 2020 och 2027. I takt med att upphandlingsaktiviteterna blir allt mer komplexa blir data en viktig drivkraft för effektivitet.

Av denna anledning spårar företag aktivt inköpsmått (även kända som KPI:er för inköp).

Vi har listat några av de viktigaste KPI:erna som inköpschefer använder för att mäta inköpsavdelningens effektivitet. Bryt cirkeln och förbättra dina inköpsresultat med hjälp av denna guide.

Förståelse för KPI:er för upphandling

Upphandlingsprocessen omfattar allt som din upphandlingsavdelning gör för att skaffa och anskaffa varor och tjänster.

Nyckeltal för upphandling (KPI) är mätvärden som hjälper dig att förstå effektiviteten i din upphandlingshantering. Dessa KPI analyserar hur företaget reglerar tid, kostnad och kvalitet.

När det gäller att fastställa dessa KPI:er för upphandling måste du ta hänsyn till några saker, till exempel:

Ditt val av KPI:er för upphandling kan variera beroende på var du befinner dig i förhållande till dessa fem parametrar.

Kom ihåg att det inte finns några perfekta inköpsmått. Det finns ingen universallösning, utan det krävs en individuell approach.

Varför du behöver upphandlingsmått

De tre viktigaste faktorerna som gör upphandlingsmått viktiga är:

Läs också: 20 marknadsföringsnyckeltal du behöver spåra

Vikten av att mäta inköpseffektivitet

Att mäta inköpseffektiviteten har många fördelar för ditt företag:

Identifiera möjligheter till besparingar: Genom att spåra mått som förvaltade utgifter, ROI för inköp och kostnad per faktura kan inköpsteamen hitta sätt att spara kostnader och förbättra organisationens totala lönsamhet.

Hantera leverantörsrisker: Leverantörsrisker är ett reellt problem för inköpschefer överallt. Risker från leverantörer kan vara finansiella, juridiska, operativa eller till och med reputationsmässiga. Mätvärden som leverantörers felprocent, PO-noggrannhet och leverantörers tillgänglighetsgrad kan hjälpa dig att undvika nackdelarna med att arbeta med en undermålig leverantör.

Effektivisera inköpsaktiviteterna: Inköp kan decentraliseras i stora organisationer med flera affärsenheter. I sådana fall kan spårning av inköpsmått som priskonkurrenskraft, inköpsordercykel och efterlevnadsgrad hjälpa dig att säkerställa att inköpsaktiviteterna i hela organisationen följer specifika processer och bästa praxis.

Anpassa till organisationens mål: Ledare bör också spåra KPI:er för upphandling för att säkerställa att teamets insatser är i linje med organisationens övergripande strategiska inriktning. Om organisationens mål till exempel är att ha produkter av högsta kvalitet, bör upphandlingsteamens KPI:er återspegla betoningen på kvalitet, även om det innebär lägre kostnadsbesparingar.

Viktiga KPI:er för upphandling som varje team bör mäta

Även om den ideala upphandlingsstrategin är subjektiv har vi sammanställt några viktiga KPI:er som alla upphandlingsgrupper kan ha nytta av.

1. Antal leverantörer

Mät hur många leverantörer du har och vilka du är mest beroende av med hjälp av denna mätvärde. Företag har ibland flera försäljningsställen för olika produkter eller till och med flera leverantörer för en enda produkt.

Att ha ett begränsat antal leverantörer kan vara fördelaktigt i form av rabatter och bättre offertförvaltning, men det kan också öka beroendet. Å andra sidan kan flera leverantörer minska beroendet men öka kostnaderna.

Att öka antalet leverantörer, särskilt för kritiska produkter, kan bidra till att minska riskerna och möta nya marknadskrav.

2. Kvalitetsbedömning av leverantörer

Betrakta denna KPI som din leverantörsbedömningsskala. Leverantörskvalitetsbedömningen hjälper dig att identifiera risker eller problem och förbättra leverantörskvaliteten över tid. Den tar hänsyn till leveranshastighet, leverantörens responsivitet, kostnad och servicekvalitet. Förutom kvantitativa mått kan organisationer också använda kvalitativa mått som leverantörsrevisioner och ledningsbedömningar.

Genom att sätta upp tydliga kvalitetsmål för leverantörer och övervaka leverantörsdata kan inköpsteamen förbättra leverantörskvaliteten och inköpseffektiviteten över tid.

3. Efterlevnadsgrad

Efterlevnadsgraden är ett viktigt upphandlingsmått som är anpassat till leverantörernas prestanda. Det hjälper dig att veta om leverantörerna följer efterlevnadskraven och anpassar sig efter verksamhetens behov.

KPI för efterlevnadsgrad är avgörande att hantera, eftersom en minskning här automatiskt leder till ökad indirekt upphandling. Avtalsenlig och rättslig efterlevnad är också avgörande för rättssäkerheten. För att beräkna detta mått identifierar du andelen tvistiga fakturor av det totala antalet fakturor och spårar skillnader mellan det angivna priset och det betalda priset.

Till att börja med är en efterlevnadskPI på 50 % ett rimligt mål för ett medelstort företag.

4. Leverantörers tillgänglighet

Även med den mest detaljerade planering kan det uppstå situationer där du behöver leveranser snabbt. Denna KPI visar hur pålitlig en viss leverantör är, så att du kan känna dig trygg med att vända dig till dem i nödsituationer. KPI för leverantörstillgänglighet beräknas som ett förhållande mellan antalet gånger leverantören levererat snabbt och det totala antalet gånger en brådskande beställning gjorts.

En leverantörstillgänglighet på 90 % eller mer indikerar en pålitlig leverantör och en effektivt fungerande leveranskedja.

5. Leverantörers felfrekvens

Leverantörens felfrekvens är ett mått för att utvärdera en enskild leverantörs kvalitet. Detta mått blir en avgörande faktor för inköpsavdelningen när den utvärderar produktens övergripande kvalitet.

Beräkna leverantörens felfrekvens genom att dividera det totala antalet undermåliga produkter med det totala antalet inspekterade enheter, ofta uttryckt som felfrekvens per miljon enheter. Detta mått utvärderar aktivt produktkvaliteten och håller leverantörerna ansvariga. För att få djupare insikter kan du dela upp leverantörens felfrekvens efter feltyp, vilket förbättrar din förståelse för enskilda leverantörers kvalitet.

Naturligtvis är leverantörers felfrekvens kritiska mått i branscher som flyg- och bilindustrin, där fel kan leda till förlust av människoliv. Använd detta viktiga mått för att rangordna dina leverantörer och säkerställa högsta kvalitet i dina produktleveranser.

6. Inköpsordercykeln

Leveranstiden är en KPI som du inte kan ignorera. Den avgör vilken leverantör som är idealisk när du har bråttom.

Detta mått omfattar hela inköpsprocessen från orderläggning och godkännande till leverans, fakturering och betalning. Cyklustiden för inköpsorder varierar från några timmar till flera dagar.

Kategorisera dina leverantörer utifrån deras ordercykel och lägg order hos dem därefter.

Tilldela brådskande order till leverantörer, vilket garanterar en kortare inköpsordercykel och bekväma order till dem med en relativt längre cykel. Genom att spåra denna mätvärde hålls din upphandlingsprocess robust och korrekt.

7. Ledtid

Ledtiden avser den tid det tar för en viss leverantör att fullfölja en order. Du mäter detta genom att kontrollera tiden som förflutit mellan det ögonblick då en order läggs hos företaget och det ögonblick då produkten levereras.

Matematiken bakom är ganska enkel: dra bara av den tid det tar att acceptera en inköpsorder från den totala leveranstiden, så har du svaret! Det är din leverantörs ledtid i ett nötskal.

Leverantörens ledtid = Leveranstid – Beställningstid (PO-acceptans)

Att uppnå kortare ledtider utan att kompromissa med kvaliteten kan bidra till att hålla kunderna nöjda.

8. Inköp som görs inom budget och tidsramar

Denna mätparameter registrerar antalet inköp som gjorts i tid inom fastställda budgetar. En datadriven rapport om denna KPI ger inköpsteamet insikt om huruvida organisationens resurser utnyttjas optimalt. Det är en operativ KPI som direkt återspeglar inköpsavdelningens effektivitet.

Om de flesta av dina inköp överensstämmer med den planerade kostnaden och tiden är din inköpseffektivitet på topp. Omvänt skulle frekvent överskridande av budgeterad tid och kostnader väcka oro bland inköpsteamen.

Genom att noggrant spåra denna mätvärde och optimera efter behov kan du uppnå inköpsbudgeten och tidsmålet.

9. Kostnad för inköpsorder

Förutom att analysera leverantörers kostnader och kvalitet måste inköpschefer också spåra olika kostnadsrelaterade mått, såsom den interna kostnaden för inköpsordern. Detta är den totala kostnaden för att köpa en order, från inköp och skapande till fakturaavslut.

De faktorer som ingår i inköpskostnaden varierar från företag till företag. Vissa företag tar hänsyn till både direkta och indirekta kostnader, medan andra endast beaktar de direkta kostnaderna.

Om du vill ha en allmän formel för denna KPI kan den beräknas som summan av inköps-, beställnings- och lagerhållningskostnader.

Att redovisa detta nyckeltal bidrar till att effektivisera hela processen från upphandling till betalning och säkerställer att kostnader och fel minimeras.

10. Hantering av utgifter

Hanterade utgifter avser den procentandel av upphandlingsutgifterna som regleras av ledningen. En ökning av ett företags hanterade utgifter förbättrar möjligheten att optimera kostnader och prognostisera utgifter. Detta mått har särskilt stor betydelse för att utnyttja orealiserade kostnadsbesparingar.

Utvärdera kontinuerligt utgifterna och håll ett öga på leverantörskontrakten för att identifiera förbättringsmöjligheter. Konsoliderade inköp och volymrabatter bidrar i slutändan till organisationens resultat.

11. Avkastning på upphandling

Detta är ett viktigt inköpsmått som spårar lönsamheten för investeringar – det ultimata målet för alla företag. Det ger dig en inblick i lönsamheten och kostnadseffektiviteten för inköpsstrategin. Beräkna inköpsavkastningen genom att dividera de årliga kostnadsbesparingarna med de årliga inköpskostnaderna.

Kom ihåg att även om ROI för inköp är en viktig faktor att ta hänsyn till, ger den inte en helt korrekt bild. För bästa resultat bör du kombinera denna mätvärde med andra, till exempel undvikande av inköpskostnader, för att få en fullständig bild.

Sätt ditt ROI-mål för inköp till 10 gånger de interna investeringarna för att lansera en bra upphandlingsstrategi.

12. Andel nödinköp

Vill du spåra hur ofta ditt företag behöver göra nödinköp? Det här är den mätvärde du behöver.

Några få akuta beställningar är oundvikliga för alla företag. Att göra akuta beställningar gång på gång ger dock ett dåligt intryck av din verksamhet. Akuta inköp påverkar ditt företag genom att öka dina totala inköpskostnader.

En låg andel nödinköp hjälper företag att spara kostnader, effektivisera inköpsplaner, möjliggöra oavbrutna tjänster och minimera leveransrisker. Detta mått återspeglar inköpsprestandan och är en grund för hantering av framtida verksamhet.

Effektiv hantering eliminerar ineffektivitet i upphandlingsprocessen och förhindrar produktbrist. Beräkna andelen nödinköp genom att dividera antalet nödinköp med det totala antalet inköp under en fastställd period.

13. Andel avvisade leverantörer och kostnad

Leverantörsavvisningsgraden och kostnadsmåttet mäter intern kvalitetshantering. Det återspeglar frekvensen och kostnadseffekten av leverantörsavvisningar på grund av dålig kvalitet eller andra problem. En ökning av någon av dessa två faktorer kräver åtgärder från köparen.

Genom att identifiera avvikelser och implementera återhämtningslösningar kan man undvika flaskhalsar och upprätthålla en sund relation mellan köpare och leverantör.

Kolla in dessa verktyg för leverantörshantering!

14. Kostnadsminskning inom upphandling

Konkreta kostnadsbesparingar fortsätter att vara ett primärt mål för inköpsteamen. Minskning av inköpskostnaderna är ett effektivt mått för att studera inköpsfunktionens effektivitet. Det mäter procentandelen kostnadsbesparingar för varje order som görs via prisförhandlingar.

De totala kostnadsbesparingar som gjorts under året genom prisförhandlingar och rabatter understryker effektiviteten i kostnadshanteringen.

Ett effektivt sätt att mäta kostnadsminskningar är att jämföra gamla och nya priser för samma produkt eller tjänst. Denna beräkning hjälper dig att optimera leverantörers livscykelhantering och utbilda personalen i kostnadsbesparande åtgärder. I slutändan hjälper det dig att utveckla strategier för kostnadshantering.

Regelbunden uppföljning av KPI:er för upphandling är avgörande för att förbättra dina upphandlingsprocesser. Vi har nämnt de vanligaste KPI:erna för upphandling, men det är din verksamhets storlek, kategori och funktion som avgör vilka mått som är mest relevanta för dig.

Att spåra inköpsfunktionerna hjälper till att spara kostnader, optimera affärsverksamheten, identifiera flaskhalsar och ta fram strategier för att övervinna dem. Välj en kombination av dessa mått och kombinera dem med andra för att stärka din verksamhet och förbättra den övergripande prestandan.

Hur man spårar KPI:er för upphandling

Förutom att identifiera rätt KPI:er för upphandling att spåra måste organisationer också välja en dedikerad programvara för upphandlingshantering för att hantera upphandlingar effektivt.

Vårt team på ClickUp hade alla dina KPI:er för upphandling i åtanke när vi utformade ClickUp-mallen för spårning av KPI:er för upphandling. Den är fullt utrustad för att göra det enkelt att spåra KPI-mått. Dess robusta funktioner som mål, whiteboards, dokument, anpassningsbara fält och instrumentpaneler gör att du kan spåra KPI:er effektivt på ett och samma ställe.

Spåra och nå dina upphandlingsmål med ClickUp

Med ClickUp Goals kan du enkelt organisera, spåra och dela KPI:er för upphandling. För varje KPI fastställer du målet inom ramen för målsättningen och anger vad som ska uppnås inom tidsramen. Anpassa nu dina mätvärden för att spåra dina mål:

Med ClickUp kan du också visa uppgiftens slutförande och framsteg visuellt via förloppsindikatorer, grafer och diagram.

Använd dessutom ClickUp Dashboards för att kombinera olika mål i en enda översikt. ClickUps funktioner i instrumentpanelen ger dig möjlighet att:

Dessa vyer erbjuder en överskådlig analys av resultaten som hjälper dig att identifiera och överbrygga luckorna. ClickUp-upphandlingsmallen kategoriserar KPI:er i fem kategorier: Slutförd, Avvikelse, På rätt spår, Ej påbörjad och Risk för att spåra framsteg.

Dessutom ger ClickUps rapporteringsfunktion dig värdefulla insikter som hjälper dig att fatta datadrivna beslut.

Hantera och analysera dina upphandlingsmått med ClickUp för att uppnå maximal effektivitet. Att beräkna data, analysera den och använda resultaten för att förbättra upphandlingshanteringen blir en barnlek med ClickUp.

Välj ClickUp redan idag för att göra mätningen av KPI-mått för upphandling till en barnlek!