Traditionellt sköttes inköp av programvara av inköpsteamen, som också köpte in allt annat för företaget, från kaffemaskiner till pappersservetter.
Detta var möjligt eftersom det inte krävdes någon specialkunskap för att köpa programvara. Det fanns bara ett fåtal produkter i varje kategori och prissättningen var enkel.
Ankomsten av molnteknik och Software-as-a-Service-modeller (SaaS) har förändrat detta dramatiskt.
- Varje kategori är överfylld; G2 listar till exempel hela 712 produkter för tidrapporteringsprogramvara.
- SaaS är i allmänhet prenumerationsbaserat, men prissättningen kan vara användarbaserad, användningsbaserad, nivåbaserad eller en kombination av dessa.
- SaaS-avtal kan vara komplexa. En dataleverantör kan till exempel definiera gränserna för ”användning” i tekniska termer som är obekanta för upphandlingsgrupperna.
- SaaS-förhandlingar kan behöva ske varje månad, kvartal eller år, vilket håller inköpsteamen på tårna.
Därför behöver företag en anpassad upphandlingsstrategi som övervinner operativa utmaningar, sparar kostnader och förbättrar processeffektiviteten vid SaaS-inköp. Så här gör du.
SaaS-upphandlingsprocessen
Att välja rätt SaaS-produkt handlar inte bara om att välja en lösning. Det handlar om att se till att rätt SaaS-lösning köps till rätt pris, för rätt personer, med rätt avtalsvillkor.
För att uppnå detta behöver du en grundlig SaaS-upphandlingsprocess. Det är också bra att använda en upphandlingshanteringsprogramvara på ett verktyg som ClickUp för fullständig insyn och kontroll. Låt oss se hur.
1. Identifiera affärsbehov
Innan du börjar leta efter SaaS-verktyg bör du identifiera vad du behöver. Här är några frågor du kan ställa till dina team.
Vad behöver du?
Vilken produkt letar du efter? Det kan till exempel vara en SaaS-lösning för projektledning, dataindexering, lönehantering etc. Kom ihåg att definiera detta tydligt.
Du kanske till exempel kallar ett verktyg för uppgiftshanteringsprogram, medan leverantören kanske föredrar termen virtuellt arbetsutrymme. Att känna till skillnaden är till hjälp för att undvika missförstånd.
Vilka funktioner är viktiga för dig?
Alla projektledningsverktyg är inte lika. För att välja ett som passar dig, lista alla funktioner du behöver. Det kan vara:
- Uppgiftshantering
- Tidrapportering
- Åtkomstkontroll
- Offline-tillgänglighet etc.
När du gör en lista, se också till att du rangordnar den efter prioritet.
Vad behöver du verktyget till?
Vissa verktyg, såsom projektledning, kan vara kontinuerliga. Andra, såsom verktyg för dataindexering, kan vara specifika för ett av de projekt du implementerar. Att veta hur länge du kommer att behöva SaaS-lösningen och för vilket syfte hjälper dig att effektivisera besluten.
Vem är användarna?
Att veta vilket team som kommer att använda programvaran hjälper också till att tänka på vilka funktioner du behöver. Om det till exempel är ett verktyg för säljteamet, skulle en mobilapp vara nödvändig. Ekonomiavdelningen kanske behöver en kalkylbladsvy.
Fråga därför vem som kommer att använda det. Räkna också antalet licenser du behöver, vilket kan vara ett viktigt förhandlingskort senare.
Vilka mål kommer detta verktyg att uppnå?
Även om det problem som hanteras kan vara enkelt, måste varje verktyg du köper ha ett affärsmål. Till exempel behöver ett företag ett SaaS-system för kundrelationshantering (CRM) för att bättre kunna spåra kundinteraktioner och effektivisera processer.
Målen kan alltså definieras i termer av:
- Noggrannhet i försäljningsprognoser
- Öka kundförvärv eller kundbehållning
- Förbättrad effektivitet i marknadsföringskampanjer
Definiera dina mål utifrån det verktyg du köper. Samla in all denna information och dokumentera den. ClickUp Forms är ett utmärkt verktyg för att använda ett standardiserat frågeformulär för att samla in all information du behöver.
Varje gång någon behöver en programvara kan upphandlingsgruppen helt enkelt skicka ut enkäten och samla all information på ett ställe.
När du har den preliminära informationen dokumenterar du den i ClickUp Docs och delar den med alla intressenter. Du kan också genomföra intervjuer för att lägga till mer kvalitativ data.
Om du är ny inom SaaS-inköp kan du komma igång enklare och snabbare med ClickUps upphandlingsmall. Denna helt anpassningsbara mall gör det möjligt för dig att projektleda dina upphandlingar, spåra, övervaka och fatta datadrivna beslut. Även efter implementeringen kan du använda denna mall för att spåra leverantörsrelationer!
2. Undersöka och jämföra alternativ
Marknaden för B2B SaaS-företagsprogramvara är mycket konkurrensutsatt. Det finns dussintals, om inte hundratals, verktyg för varje kategori. Var och en av dem använder olika SaaS-marknadsföringsstrategier för att attrahera och behålla kunder. Det är därför mycket viktigt att undersöka och jämföra olika alternativ.
- Gör en kortlista med 3–5 verktyg: Baserat på din egen internetundersökning, gör en kortlista med de 3–5 verktyg som bäst uppfyller dina behov.
- Jämför: Skapa en tabell med alla utvalda SaaS-verktyg som rader och parametrar som kolumner för att jämföra effektivt.
- Organisera: Sortera dem utifrån de parametrar som är viktigast för dig.
När du använder ClickUp för att hantera din upphandlingsprocess kan du använda tabellvyn för att automatiskt organisera och sortera data på det sätt du behöver.
Du kan också använda anpassade fält för att presentera din jämförelse precis som du vill ha den.
3. Begära offerter
Nu när du vet vilka verktyg du gillar är det dags att begära in offerter och utvärdera dem.
Kontakta leverantörer med en tydlig förfrågan om anbud (RFP) som beskriver dina krav och förväntningar. ClickUps mall för projektförfrågan och godkännande är en perfekt utgångspunkt.
I detta skede måste du se till att anbuden är jämförbara. Varje leverantör kan ha olika termer för liknande funktioner, vilket gör det svårt att jämföra. Skapa därför standardisering från din sida.
- Inkludera en lista över de funktioner du vill ha i verktyget (i din nomenklatur) och be dem att markera de som är tillämpliga.
- Be om prisuppgifter för dina villkor – i din valuta, baserat på din förväntade användning etc.
- Be om demonstrationer och provperioder så att ditt team kan testa verktyget själva.
- Ange en deadline före vilken alla SaaS-leverantörer som finns med på kortlistan måste lämna in sina anbud.
- Om möjligt, be dem fylla i ett frågeformulär som ClickUp Forms för att automatiskt samla in data i en jämförbar tabell.
4. Utvärdering av förslag
Innan du börjar utvärdera anbuden, granska dem för att se att de är fullständiga och överensstämmer med dina affärsbehov. Om det saknas vissa aspekter, till exempel säkerhetsstandarder eller uppsägningspolicy, be om att få dem.
Jämför följande utifrån all denna information.
Total ägandekostnad (TCO): Priset per användare är inte ett bra mått, eftersom det inte visar hur mycket du kommer att betala totalt. Beräkna därför kostnaderna för verktyget, implementering, onboarding, underhåll osv. Jämför totalbeloppen.
Prisvärdhet: Det verktyg som erbjuder den lägsta totala ägandekostnaden behöver inte vara det bästa. Se därför till att den totala ägandekostnaden ger bästa värde i termer av funktioner, kundsupport etc.
Anpassning: De flesta SaaS-verktyg är avsedda att användas direkt. Om du behöver anpassningar bör du dock kontrollera om det är möjligt.
Användarupplevelse: Detta är betydligt viktigare än vad upphandlingsgrupper inser. En dålig användarupplevelse påverkar acceptansen, användningen och i slutändan avkastningen på investeringen. Se till att du har en liten grupp pilotanvändare som kan ge feedback om produktens användarupplevelse.
Kundsupport: De flesta SaaS-verktyg förväntar sig att användarna hjälper sig själva med hjälp av användarhandböcker och kunskapsbaser. Om detta inte räcker för dig, undersöka vilka kundsupportalternativ du får från varje leverantör. Utvärdera om det är värt att betala extra för ytterligare support.
5. Förhandla villkor
Baserat på steg 4 väljer du din bästa leverantör och förhandlar fram villkor som skyddar dina intressen. Ta upp allt som är viktigt för dig, såsom prissättning, servicenivåer, support, avbokningspolicyer etc. och förhandla fram villkor.
Ta reda på vad som är icke-förhandlingsbart. Till exempel kräver branscher som finans och hälso- och sjukvård strikta säkerhetskontroller. Om din leverantör inte kan erbjuda denna nivå av efterlevnad är det dags att gå vidare till nästa alternativ på din lista.
När du har kommit överens om villkoren undertecknar du avtalet och sätter igång.
6. Implementering av programvaran
När du implementerar SaaS i företaget måste du göra det noggrant och ta hänsyn till en rad faktorer. Samarbeta nära med leverantören för att implementera programvaran i din organisation. Fokusera på effektiviteten i följande:
- Konfigurera programvaran efter din organisations behov
- Onboarding-process för nya användare
- Avgångsprocess för anställda som lämnar organisationen/teamet
- Utbildning för användare
- Integration med befintliga system
- Begränsningar av användning/funktioner/åtkomst etc. enligt din organisations krav.
- Eskaleringsmatris för problem och klagomål
7. Övervakning av användning
Upphandlingsarbetet är inte slut när du har implementerat programvaran. För att säkerställa att teamen utnyttjar de verktyg som finns tillgängliga måste du fortsätta att övervaka användningen och inställningen med hjälp av SaaS-analysverktyg.
- Kontrollera om användarna använder programvaran som avsett
- Mät effekten på besparingar, effektivitet, prestanda osv.
- Övervaka klagomål/problem som tas upp i verktyget.
- Genomför undersökningar om användarnas åsikter för att förstå om teamen uppskattar verktyget.
Sitt också med teamen då och då och genomför kvalitativa analyser för att få en djupare förståelse för användningen.
När du implementerar denna process kommer du sannolikt att stöta på vissa utmaningar och göra några misstag. Låt oss se hur du kan undvika det.
Misstag att undvika vid SaaS-upphandling
För upphandlingsgrupper som är vana vid att köpa programvara på traditionellt sätt kan SaaS-inköp vara något nytt. Det kan leda till att du står inför utmaningar i upphandlingen och gör grundläggande misstag som lätt kan undvikas.
Här är de vanligaste misstagen vid SaaS-upphandling.
Ignorera dolda kostnader: Priset som anges på webbplatsen är ofta inte det totala priset. Kontraktet kan inkludera kostnader för integration, datamigrering, premiumsupport etc., vilket kan öka den totala ägandekostnaden. Om du ignorerar dessa kan dina utgifter bli onödigt höga.
Att bortse från ROI-beräkningar: Varje utgift måste visa på ett visst affärsresultat. Att inte göra ROI-beräkningar av direkta fördelar som intäktsökning eller kostnadsbesparingar, samt indirekta fördelar som att medarbetarna känner sig uppskattade, kan leda till köparens ånger.
Att göra isolerade inköp: Att köpa SaaS-lösningar utan att överväga hur de integreras med dina befintliga system är ett annat stort misstag. Ett isolerat inköp kanske inte är kompatibelt med andra verktyg som ditt företag använder, vilket leder till ineffektivitet och extra kostnader för att överbrygga dessa luckor.
Att bortse från skalbarhet: En kortsiktig syn på SaaS-upphandling leder till flaskhalsar när ditt företag växer. Att bortse från skalbarhet innebär att du inte kan hantera ökande arbetsbelastningar och ytterligare användare utan att behöva göra en fullständig översyn.
Underskatta vikten av leverantörssupport: Det är lätt att tro att moderna verktyg är användarvänliga och att man därför inte behöver kundsupport. Det är dock nödvändigt för att lösa tekniska problem, hjälpa till med uppdateringar och framtida integrationer. Underskatta inte vikten av att ha någon att ringa när du har problem.
Att hoppa över säkerhetsbedömningar: Att lita på att leverantören tar hand om säkerheten kan vara ett stort misstag. I en tid då dataintrång är vanliga är du lika ansvarig för säkerhetsbedömningen av SaaS-leverantören.
Att skynda på beslutsprocessen: Slutligen kan det leda till dåliga beslut om man skyndar igenom SaaS-upphandlingsprocessen. Att välja det första verktyget man ser kan innebära upprepad missnöjdhet på lång sikt.
Du kan undvika dessa misstag genom att följa flera bästa praxis för SaaS-upphandling. Låt oss se.
Bästa praxis inom SaaS-upphandling
För att undvika misstag, förseningar, kostnadsöverskridanden och ineffektivitet finns här bästa praxis att följa vid anskaffning av SaaS-lösningar.
Jämför priser
Jämför priser på två fronter. Den ena är hur den produkt du valt står sig i jämförelse med annan programvara i samma kategori. Om du till exempel har valt Asana som projektledningsverktyg kan du jämföra priserna med andra SaaS-exempel, såsom Jira, Zoho Projects och ClickUp.
Jämför sedan med vad företag som liknar ditt betalar för det verktyg du valt. Denna information är kanske inte tillgänglig offentligt, så det kan vara bra att fråga vänner och kollegor privat för att få en känsla för marknaden.
Genomför juridiska och säkerhetsmässiga granskningar
Det är ditt ansvar att se till att ditt SaaS-verktyg uppfyller alla lagar och regler som gäller för dig, inte bara i nuläget utan även i framtiden. Gör noggranna utvärderingar av leverantörens juridiska policyer och säkerhetspolicyer.
Gör också regelbundna översyner för att säkerställa att de är uppdaterade.
Använd en SaaS-hanteringsprogramvara
När du har anskaffat ett verktyg ska du sätta upp ett system för att hantera det på rätt sätt. En SaaS-hanteringsprogramvara:
- Ger insyn i SaaS-prenumerationer och programvaruanvändning
- Centraliserar kontrollen av licenser
- Automatiserar utgiftsuppföljning, inklusive tillägg eller premiumtjänster.
- Effektiviserar onboarding och offboarding
Spåra förnyelsedatum
De flesta SaaS-avtal förnyas automatiskt, vilket kan leda till onödiga kostnader. Genom att spåra förnyelsedatum och ställa in automatiska påminnelser säkerställer du att du:
- Undvik förnyelse av licenser för anställda som har lämnat organisationen.
- Skapa utrymme för omförhandlingar
- Omvärdera om produkten verkligen fungerar
- Ge leverantören feedback om dina behov
Hantera avtalsdata
Liksom förnyelsedatum är det också viktigt att övervaka avtalsdata, såsom avtalets löptid, båda parters ansvar, servicenivåavtal (SLA), påföljder, förnyelseåtaganden etc.
En bra SaaS-upphandlingsplattform kan vara till hjälp här. Att ha ett organiserat och tillgängligt verktyg för att hantera upphandlingskontrakt underlättar efterlevnad, revision och förnyelseförhandlingar.
Utvärdera leverantörers prestanda
Planera regelbundna utvärderingar av leverantörernas prestationer. Granska:
- Leverantörens efterlevnad av SLA:er
- Responsivitet och nöjdhet med tjänsten
- Affärsresultat och avkastning på investeringen för programvaran
- Optimeringar och kontinuerliga förbättringar
Det är också bra att hålla ett öga på andra verktyg på marknaden och jämföra din nuvarande leverantörs prestanda med dem.
Implementera en standardiserad SaaS-inköpsprocess
När du har gått igenom denna process en gång vet du hur den ska genomföras. Implementera en strategisk SaaS-upphandlingsprocess baserat på dina erfarenheter och lärdomar.
En typisk SaaS-upphandlingsprocess omfattar steg och ramverk för kravinsamling, leverantörsutvärdering, godkännande av intressenter, granskning efter implementering och nödvändig SaaS-upphandlingsprogramvara.
Lyckas med din SaaS-upphandling med ClickUp
Övergången från traditionell programvaruinköp till SaaS-upphandling har varit dramatisk. Team som har utbildats i det traditionella paradigmet har tvingats lära sig nya knep på kort varsel.
För att underlätta den omvandlingen och göra processen smidig behöver du de bästa SaaS-upphandlingslösningarna. ClickUps omfattande projektledningsplattform är utformad för att vara anpassningsbar och kunna anpassas till alla processer du behöver, inklusive SaaS-upphandling.
Hantera uppgifter, följ framsteg och håll ordning med ClickUps SaaS-upphandlingslösningar. Prova ClickUp gratis idag.