Även med en gedigen upphandlingsplan, fastnar dina affärer? Uppfyller leverantörerna inte sina åtaganden eller bryter de löften om kvantitetsrabatter?
Vanliga hinder som dessa kan undergräva alla ansträngningar du lägger ner på att effektivisera upphandlingen. Även om vi lägger timmar på att hantera offerter, kostnadsjämförelser och inköpsorder, förbiser vi ofta en viktig detalj: upphandlingskontraktet – som utan tvekan är den viktigaste delen av processen.
Leverantörer kan lätt bryta muntliga löften, men med ett upphandlingsavtal måste de hålla sina åtaganden.
Låt oss gå igenom detaljerna, fördelarna och typerna av inköpsavtal för att förbättra dina affärer och maximera fördelarna! Lär dig också känna plattformen ClickUp – den effektiviserar avtalshanteringen med automatisk förnyelse för en problemfri upplevelse.
Vad är ett upphandlingskontrakt?
Ett upphandlingskontrakt är ett juridiskt bindande avtal mellan en köpare och en säljare, som beskriver villkoren för förvärv av varor, tjänster eller arbeten. Detta avtal fungerar som ett ramverk för hela upphandlingsprocessen och beskriver produktspecifikationer, kvantitet, prissättning, leveransscheman, betalningsvillkor och andra relevanta villkor som båda parter har kommit överens om.
Tänk på det som ett tomt blad där du skriver ner de viktigaste punkterna i ditt avtal med säljaren – såsom materialkvalitet, leveransdatum, kostnader och mer. När båda parter har undertecknat avtalet är säljarna juridiskt bundna att uppfylla sina åtaganden.
Inköpsavtalet fungerar i båda riktningarna – det binder också dig som köpare juridiskt att ta emot leveransen och betala fakturan för varorna eller projektkostnaderna.
Upphandlingsavtalet eliminerar gissningar, klargör tveksamheter på båda sidor och främjar en solid relation mellan kund och leverantör. Det underlättar också för upphandlingsgruppen genom att förhindra problem i sista minuten eller bristande åtaganden.
Fördelar med att använda upphandlingskontrakt
Upphandlingskontrakt ger dig långsiktiga fördelar. Här är varför vi starkt rekommenderar att du använder dem:
1. Tydlighet och säkerhet
I en värld präglad av geopolitiska förändringar, politiska omvälvningar och marknadsdynamik bör företag dra nytta av allt som kan bidra till att minska osäkerheten.
Upphandlingskontrakt kan hjälpa dig att styra din affärsverksamhet med tydlighet. Ett gediget kontrakt innehåller tydliga villkor, undviker missförstånd och sparar tid och pengar för alla inblandade.
2. Skydd mot potentiella risker
Ett upphandlingskontrakt kan skydda dig mot osäkerheter på marknaden, såsom prisfluktuationer, genom att garantera leverans av varor till ett förutbestämt pris.
Kontrakt gör det möjligt för köpare och säljare att samarbeta utifrån ett förtroende. De skyddar båda parters intressen och hjälper dem att samarbeta med tillförsikt. Genom att tydligt ange alla villkor i avtalet hjälper de företag att undvika onödiga risker.
3. Tillhandahåller affärsinformation
Genom att lista alla överenskomna detaljer – priser, materialkvalitet, serviceparametrar, datum osv. – skapar upphandlings- eller inköpsavtal transparens och underlättar välgrundade beslut.
Ta till exempel långsiktiga avtal med leverantörer. De garanterar framtida upphandlingspriser. Detta gör att du kan prognostisera framtida utgifter, ta fram mer exakta priser och bedöma om du får tillräckligt mycket valuta för pengarna från leverantören.
3 typer av upphandlingskontrakt
Det finns olika leverantörsavtal som passar hur mycket risk du är beredd att ta, ditt företags mål osv.
Upphandlingskontrakt kan i huvudsak delas in i tre typer. Låt oss titta närmare på var och en av dem.
1. Fastprisavtal
Som namnet antyder fastställs ett fast pris för de avtalade varorna eller tjänsterna i fastprisavtal.
Ett sådant avtal kallas också för ett fastprisavtal. Det fastställer köparens pris för det upphandlade materialet eller de upphandlade tjänsterna, oavsett marknadsfluktuationer eller andra faktorer. Det kan vara den idealiska avtalstypen för nödvändiga leveranser som krävs för att din verksamhet ska fungera. Dessa avtal är fördelaktiga på två sätt:
- För det första minskar det alla risker för kostnadsöverskridanden eftersom du vet exakt vilket pris du kommer att betala för en viss kvantitet.
- För det andra hjälper det säljaren att uppskatta sina intäkter korrekt, så länge de kan leverera de avtalade produkterna i den förväntade mängden.
Det enda du behöver komma ihåg är att du måste utvärdera kvaliteten regelbundet, särskilt när marknadspriserna fluktuerar. Fastprisavtal kan delas in i tre kategorier. Dessa är:
Fast fast pris
Detta mest grundläggande avtal säkerställer att leverantören följer de förutbestämda priserna och villkoren. För att förstå det bättre kan du tänka på hur statliga avtal fungerar.
De fastställer priset för det slutliga projektet i förväg.
Fast pris och incitamentsavgift (FPIF)
Denna överenskommelse är en form av nivåhöjning där du ger säljaren ett incitament när denne överträffar de vanliga förväntningarna.
Det är ett belöningsbaserat system med ett fast pris för de tjänster som tillhandahålls, men med en fördefinierad bonus när leverantören presterar bättre än förväntat. Denna typ av kontrakt gynnar leverantören och används vanligtvis i fall där varorna i fråga är knappa.
Fast pris med ekonomisk prisjustering (FPEPA)
Ett fast pris med ett ekonomiskt prisjusteringsavtal fastställer arbetsomfånget och det pris som ska betalas, men med en klausul om marknadsprisändringar och inflation. Detta innebär att det slutliga priset kan justeras om produktionskostnaderna stiger på grund av faktorer som ligger utanför leverantörens kontroll.
Det är det mest använda avtalet för fleråriga affärer där leverantören behöver en buffert för oförutsägbara marknadsförhållanden. Det används också ofta när köpare vill säkra lager för en produkt som de förväntar sig att det kommer att finnas efterfrågan på under flera år.
2. Kostnadsersättningsavtal
I ett kostnadsersättningsavtal åtar sig säljaren att täcka kostnaderna för utveckling, produktion och leverans av produkten, med förbehållet att köparen ersätter dessa kostnader när avtalet har fullgjorts.
Även om det finns utrymme för förändringar, kommer köparen och säljaren överens om en potentiell budget och fastställer det högsta tillåtna priset. De olika typerna av kostnadsersättningsavtal inkluderar:
Kostnad plus fast pris (CPFF)
Är projektleverantörerna tveksamma på grund av upplevda risker? Inget problem – täck bara alla deras risker.
I denna typ av avtal får säljaren betalt för alla sina kostnader plus ett fast belopp, vilket säkerställer att de är skyddade från risker eller osäkerheter kring betalningen. Det fasta beloppet kan vara en procentandel av det totala priset.
Om säljaren inte kan uppfylla avtalets villkor kan denne också bli skyldig att bära vissa kostnader enligt detta avtal.
Kostnad plus incitamentsavgift (CPIF)
I motsats till det föregående avtalet innebär detta avtal en fast kostnad, täcker risker för köparen och innehåller ett incitamentssystem baserat på säljarens prestation.
Incitamentet här beror på hur mycket säljarens prestation kan spara dig. Allt är förutbestämt i avtalet, så du behöver inte oroa dig för fluktuerande belopp.
Om säljaren inte kan uppfylla avtalsvillkoren måste kostnaden för det misslyckade projektet delas mellan köparen och säljaren.
Kostnad plus tilldelningsavgift (CPAF)
Med denna typ av kontrakt ersätter köparen säljaren för produktionskostnaden plus en extra ersättning. Ersättningen kan vara så hög eller låg som köparen bestämmer.
Kostnad plus procentandel av kostnaden (CPPC)
I denna sista typ av kostnadsersättningsavtal får säljaren full betalning – som täcker servicekostnaden plus en procentandel av kostnaden som vinst.
Detta uppmuntrar säljaren att öka sin försäljning för att höja sin vinstprocent. Håll bara ett öga på deras service och kvalitet för optimala resultat.
3. Tids- och materialavtal
Om du fortfarande är osäker på om du ska välja ett fastprisavtal eller ett kostnadsersättningsavtal, och du vill dra nytta av fördelarna med båda, kan du överväga ett tids- och materialavtal.
Det kombinerar det bästa av två världar – fastprisavtal och kostnadsersättningsavtal – för att erbjuda dig en idealisk lösning. Enligt sådana avtal förbinder sig köparen att betala säljaren för den tid och det material som investerats i en tjänst eller produkt. För att hålla kostnaderna under kontroll specificerar avtalet en fast prisnivå för material och arbetskraft och sätter ett tak för den tid och det material som får användas. Detta är det bästa sättet för projekt där du inte kan fastställa omfattningen eller kraven.
Ett tids- och materialavtal ger säljare och köpare trygghet genom att riskerna fördelas jämnt mellan båda parter.
När du väljer detta avtal bör du fastställa en övre gräns för att skydda dig mot eventuella överskridanden.
Upphandlingsavtalsprocessen: en detaljerad översikt
Nu när du känner till olika typer av inköpsavtal kan du med självförtroende göra det bästa valet för dina behov. Här är en detaljerad översikt över upphandlingsprocessen som hjälper dig att komma igång.
Steg 1: Fastställ arbetsomfattningen
Det första steget är faktiskt inte ditt. Det kommer från projektledningen som identifierar ett affärsbehov och skickar en inköpsbegäran till dig.
Innan upphandlingsgruppen involveras bör den som gör förfrågan noggrant utvärdera arbetsomfattningen och kraven på varor och tjänster. När du har mottagit förfrågan ska du undersöka gruppens behov och produktspecifikationer.
2. Begär anbud från leverantörer
När du har förstått uppgiftens omfattning kan du kontakta potentiella leverantörer och samla in anbud. Om kraven liknar något som tidigare upphandlats kan du helt enkelt kontakta dina tidigare leverantörer och begära en offert.
För nya krav bör du dock be potentiella leverantörer att föreslå en handlingsplan och istället begära en offert.
3. Välj ett leverantörserbjudande
Med alla leverantörers förslag och offerter till ditt förfogande kan du nu välja den leverantör som bäst uppfyller dina krav.
När du granskar anbud, leta efter de som bäst uppfyller dina affärskrav och ger mest värde för din investering. Sök efter en balans mellan att effektivt tillgodose dina behov och att tillhandahålla kostnadseffektiva lösningar. Detta säkerställer att du uppnår dina affärsmål och får ut mesta möjliga av dina finansiella resurser.
4. Utarbeta ett upphandlingskontrakt
Nu när du har valt leverantör är det dags att gå vidare till det viktiga steg vi har diskuterat – att upprätta ett avtal.
För standardavtal använder du avtalsmallar och fyller i dina uppgifter. Om det däremot rör sig om ett unikt fall kan du behöva skapa ett avtal från grunden och rådfråga den juridiska avdelningen.
5. Godkänn avtalet
När avtalet har upprättats granskas det ytterligare en gång av inköpsavdelningen innan det skickas till säljaren.
Alla förhandlingar om avtalsvillkoren sker i detta skede, och när båda parter är överens undertecknar de avtalet. Detta säkerställer att alla är överens och att de överenskomna villkoren dokumenteras officiellt i det undertecknade avtalet.
6. Arkivera avtalet
När båda parter har slutfört och undertecknat avtalet ska det förvaras i ett särskilt arkiv. På så sätt kan du enkelt komma åt och hänvisa till avtalet om framtida problem eller tvister uppstår.
Genom att samla alla avtal på ett ställe blir de lätta att hitta och du får en komplett dokumentation för framtida referens, vilket säkerställer transparens och ansvarsskyldighet.
7. Fortsätt med inköpsprocessen
Nu när allt är klart är det dags att beställa varorna med hjälp av en inköpsorder.
När de avtalade produkterna eller tjänsterna har levererats ska du kontrollera att de överensstämmer med avtalets specifikationer. Du kan jämföra inköpsordern, leveranskvittot och leverantörsfakturan.
När allt är klart, frigör betalningen inom den överenskomna tidsramen. Detta sista steg säkerställer att hela upphandlingsprocessen, från orderläggning till betalning, är slutförd och följer de villkor som ni kommit överens om.
8. Avtalets avslutande
När alla avtalsvillkor har uppfyllts är det dags att överväga att säga upp avtalet.
Om leverantörens tjänster har visat sig vara tillfredsställande kan du behålla dem i dina register och därmed lägga grunden för en långsiktig och pålitlig affärsrelation.
På så sätt upprätthåller du framgångsrika samarbeten och bidrar till stabiliteten och effektiviteten i dina upphandlingsprocesser på lång sikt.
Implementering av upphandlingskontrakt
Att hantera upphandlingskontrakt effektivt kan verka som en svår uppgift, men med rätt verktyg för upphandlingshantering kan du klara det utan problem.
ClickUp förser dig med alla verktyg du behöver för att komma igång direkt. Här är några sätt som ClickUp kan göra dina upphandlingsprocesser smidigare och mer organiserade.
ClickUp Kontraktshantering
Använd ClickUps mall för avtalshantering för att effektivisera hanteringen av inköpsavtal.
Med dess hjälp kan du övervaka och hantera alla dina upphandlingskontrakt genom varje steg, från utveckling till godkännande och slutlig inlämning. Du behöver inte skaffa ytterligare verktyg för att spåra upphandlingsprocessen; allt kan ske inom ClickUp.
ClickUp-mallar för upphandling
ClickUps upphandlingsmall är en helhetslösning för alla dina upphandlingsbehov. Den hjälper dig att standardisera processer, säkerställa transparens och förenkla hanteringen.
Hantera dina upphandlingsprocesser enkelt med anpassade statusar och anpassade fält. Spåra upphandlingsaktiviteter med hjälp av prioritetsetiketter, uppgifter, ansvariga och taggar. Använd statusuppdateringar för att automatiskt hålla intressenterna informerade om framstegen.
Spåra uppgifter i listvyn, analysera leverantörsrelationer med leverantörsnivåvyn, skapa standardiserade processer med vyn för standardrutiner för upphandling och övervaka tidsplaner med kalendervyn.
Med ClickUp kan du sluta kolla kalendern varje dag, eftersom appen skickar dig aviseringar i rätt tid. Den här funktionen gör att du kan hålla koll på dina uppgifter och deadlines utan att behöva övervaka dem manuellt hela tiden, vilket effektiviserar ditt arbetsflöde och ökar effektiviteten i din upphandlingsprocess.
ClickUp-uppgifter
Känner du dig överväldigad av att behöva hantera flera processer och upphandlingskontrakt samtidigt?
ClickUp Tasks underlättar ditt arbete genom att göra det enklare att få saker gjorda. Med Tasks kan du dela upp dina processer i hanterbara steg och deluppgifter och tilldela dem till olika ansvariga.
Skapa checklistor för att hålla koll på alla dina uppgifter och organisera dem efter prioritet. ClickUp förenklar också samarbetet med ditt team i olika uppgifter med kommentartrådar, delbara skärminspelningar och fildelning. Denna effektivitetsökning förbättrar produktiviteten, så att du kan uppnå mer.
ClickUp-automatiseringar
ClickUp Automations revolutionerar upphandlingskontraktsprocesser genom att automatiskt utlösa återkommande uppgifter, såsom kontraktsförnyelser.
Denna funktion säkerställer en snabb och smidig hantering av upphandlingskontrakt utan behov av manuella ingrepp.
Förenkla dina upphandlingskontrakt med ClickUp
Nu när du är bekant med de tre typerna av upphandlingskontrakt och deras olika egenskaper kan du planera din upphandlingsstrategi med självförtroende.
ClickUps upphandlingsmallar, avtalshantering och uppgiftshanteringsfunktioner kan hjälpa dig att skapa effektiva och ändamålsenliga upphandlingsarbetsflöden.
Registrera dig hos ClickUp idag och gör hanteringen av upphandlingskontrakt till en lek.