Undrar du om Jira är ett bra verktyg för projektledning?
Jira är ett projektledningsverktyg från Atlassian som hjälper dig att planera, följa upp och hantera en enorm mängd projekt.
När man tänker efter är Jira som Godzilla bland projektledningsverktygen.
Det är gigantiskt, förmodligen allsmäktigt och oövervinnligt, och något skrämmande.
Men gör det Jira till rätt projektledningsverktyg för dig?
Det beror på.
I det här inlägget beskriver vi hur projektledning med Jira fungerar och hur det passar in i den agila metodiken. Du kommer också att stöta på några betydande begränsningar med Jira och hur du kan övervinna dem.
Låt oss sätta igång!
Vad är Jira?
Jira var en projektledningsprogramvara som ursprungligen fokuserade på felspårning, men som nu också kan hjälpa företag att hantera de flesta av sina andra projekt.
Rolig fakta:
Ordet Godzilla kommer från det japanska ordet ”Go-jira”, vilket gör Jira till den verkliga Godzilla bland projektledningsverktyg!
Företag använder nu Jira-programvaran för:
- Spåra buggar, problem, funktioner, uppgifter osv.
- Dess förmåga att integreras med flera externa applikationer som Salesforce, Git och så vidare
- Projektfunktioner som att skapa anpassade arbetsflöden, flexibla ärenden och kostnadshantering
- Deras Scrum- och Kanban -tavlor
Projektledningsverktyget Jira försöker uppfylla många av dessa användarkrav, även om det ibland kan kännas lite överväldigande och kontraproduktivt.
Läs vår Jira-recension för mer information.
Ingen sa att det skulle bli lätt att tämja Godzilla!
Använda Jira för agil projektledning
Atlassian Jira tar agila metoder på stort allvar.
I den agila metodiken delar du upp ett projekt eller krav i mindre, mer hanterbara delar eller deluppgifter.
Därefter börjar ditt Agile-team att arbeta med dessa uppgifter gemensamt och slutför dem en i taget innan de får feedback från kunderna om varje fas.
Agile handlar nämligen om kontinuerligt samarbete och förbättring.
När du hanterar projekt på ett agilt sätt hjälper Jira-verktyget dig att:
Var och en av dessa övergripande steg är avgörande för projektledning, och vi ska se varför:
1. Skapa en projektplan
I början av ett agilt projekt måste du först skapa en projektbacklog (en serie uppgifter) och organisera dem i sprintar.
Jira-uppgifter kallas ärenden och representeras med digitala kort.
Så här lägger du till en uppgift i Jira-programvaran:
- Skapa ett Jira-ärende från Jira-instrumentpanelen och välj Uppgift som ärendetyp.
- Beskriv uppgiftsdetaljerna eller eventuella krav under kortet.
- Lägg till eventuella stöddokument eller bilder efter behov.
- Tilldela deadlines för slutförande av uppgifter
- Dela upp Jira-uppgifterna i ännu mindre delar om det behövs.
När ett Jira-ärende eller en Jira-uppgift har skapats kan du lägga till det i din projektplan.
Det är precis som att bygga en LEGO-skulptur.
Du sätter ihop block i olika färger och former för att bilda en helhet.
2. Tilldela projektgruppens roller och behörigheter
När en uppgift har skapats är nästa steg att tilldela någon uppgiften. Baserat på din expertis väljer du en lämplig projektmedlem och tilldelar uppgiften till denne.
Men innan dess måste du fastställa teammedlemmarnas roller i projektledningsverktyget Jira och bestämma vem som ska ha tillgång till vad.
3. Spåra projektets framsteg
Du har nu en detaljerad projektplan och har tilldelat lämpliga teammedlemmar till var och en av dina uppgifter.
Nu kan du luta dig tillbaka i fåtöljen och slappna av, eller hur? 😴
Kanske gå ut och äta brunch, se en ny monsterfilm, eller hur?
Tyvärr händer det sällan.
Allt går inte alltid enligt plan, och plötsligt är projektets deadline nästa vecka och du är bara halvvägs.
Du kan använda dessa funktioner i Jira-verktyget för att hålla koll på dina deadlines:
- Tidrapporter: efter att du har ställt in tidrapportering i Jira ger dessa information i realtid om hur mycket tid som har lagts på varje projekt eller uppgift.
- Burnup-diagram: en visuell representation av hur mycket du redan har åstadkommit
- Cirkeldiagramrapporter: en cirkeldiagramöversikt över Jira-uppgifterna inom ett projekt
- Rapporter om genomsnittlig ålder: visar den genomsnittliga tiden som ett Jira-ärende varit olöst.
- Kumulativt flödesdiagram: visar status för projektuppgifter över tid
På så sätt kan du identifiera eventuella flaskhalsar, leta efter förbättringsmöjligheter och se till att alla medlemmar i ditt Agile-team arbetar med optimal kapacitet.
Bonus: Monday.com vs. Jira & Jira vs. Linear
Är Jira bra för projektledning?
Innan du bestämmer dig för att välja Jira som din projektledningsprogramvara bör du överväga följande begränsningar:
Vi tittar närmare på var och en av dessa begränsningar och undersöker hur du kan övervinna dessa nackdelar med uppgiftshantering med ett annat projektledningsverktyg, ClickUp.
1. Komplicerat att använda
Användare rapporterar ofta att Atlassian Jira är svårt att installera och att gränssnittet är förvirrande att använda vid projektledning.
Jira började ju som ett verktyg för felrapportering för ett mjukvaruutvecklingsteam, och det är fortfarande dess huvudsakliga funktion.
Trots att flera modifieringar och funktioner har lagts till är Jira fortfarande bara ett verktyg för ärendehantering som paketerats för att se ut som en projektledningsprogramvara.
Det är som att ta på sig en T-Rex-kostym och tro att du är tillräckligt bra för att få en cameoroll i den nya Godzilla-filmen!
Jira-verktyget kan vara mycket komplicerat för medlemmar som inte ingår i ditt programvaruteam, på grund av dess komplicerade användargränssnitt och den branta inlärningskurva som krävs för att behärska dess funktioner.
ClickUps lösning: Enkel onboarding, intuitivt användargränssnitt
ClickUp är världens ledande projektledningsverktyg och alternativ till Jira, eftersom dess funktioner är utformade med slutanvändaren i åtanke.
Så här övervinner ClickUp Jiras komplicerade användarupplevelse:
- Det är enkelt att installera och komma igång med projektledningsprogramvaran.
- Det intuitiva användargränssnittet är superenkelt att vänja sig vid.
- Slash-kommandon hjälper dig att utföra projektaktiviteter direkt från tangentbordet.
- Enkla uppgiftshierarkier för att snabbt navigera och organisera ditt teams aktiviteter
Jämför Jira och Trello!
2. Inga funktioner för resurshantering
Visst, Godzilla skötte sina affärer helt på egen hand.
Men det går inte.
Det är därför du har ett team med massor av andra resurser att hantera!
Tyvärr är det svårare än det borde vara att hantera dina resurser med Jira. Det saknar massor av grundläggande funktioner för team- och resurshantering som gör att alla kan hålla sig uppdaterade, till exempel OKR och tidsplaneringsfunktioner.
ClickUps lösning: Massor av funktioner för resurs- och arbetsbelastningshantering
Med ClickUp kan du enkelt hantera dina resurser och se till att alla är på samma sida så att allt fungerar optimalt.
Här är några funktioner som kan vara till hjälp:
- Arbetsbelastningsvy: visualisera enkelt ditt teams kapacitet för att hantera resurser effektivt
- Boxvy: sorterar uppgifter efter ansvarig för att snabbt se vad alla arbetar med.
- Mål: dela upp dina mål (syften) i mindre delmål (nyckelresultat) för att följa OKR-metoden.
- Inbyggd tidrapportering: håll koll på hur lång tid du och ditt team lägger på olika uppgifter
- Sprint-widgets: följ hur dina projekt fortskrider med Burn Ups-, Burndowns- och Velocity-diagram
3. Kan inte tilldela uppgifter till flera mottagare
Ett komplext projekt har ofta en rad komplicerade uppgifter som kräver att fler än en person arbetar med det.
Tyvärr stöder Jira endast tilldelning av en uppgift till en enda person, oavsett hur komplicerad eller krävande uppgiften är.
Ibland behöver man helt enkelt mer än en hjärna för att lösa ett problem, och att inte tillåta användare att lägga till flera ansvariga till en uppgift är inte det smartaste valet.
ClickUps lösning: Lägg till flera ansvariga
ClickUp förstår att det ibland inte räcker med en person för att slutföra en uppgift.
Det är därför ClickUp låter dig lägga till flera ansvariga till en uppgift som kräver mer än en person. Och om du behöver en hel grupp människor för att komma igång kan du istället tilldela uppgifterna till ett team (användargrupp).
Kom ihåg att en person inte kan besegra Godzilla på egen hand. För det behövs ett grymt team!
Du kan också sortera och filtrera dina uppgifter efter flera ansvariga och team i kalendern, listan eller tavlan.
4. Kan inte skapa uppgiftsmallar
Du kommer förmodligen att arbeta med flera projekt vid något tillfälle. Och vissa av dessa projekt kommer sannolikt att ha liknande uppgifter.
Vore det inte fantastiskt om du kunde kopiera liknande uppgifter från ett projekt och klistra in dem i ett annat projekt?
Tyvärr är det inte så enkelt.
Jira har inga inbyggda funktioner för att skapa uppgiftsmallar och sedan återanvända dem för andra projekt.
För att använda uppgiftsmallar i Jira måste du besöka Atlassian Marketplace och köpa ett tillägg.
Allt det extra arbetet, bara för en mall!
Vi känner på samma sätt.
ClickUps lösning: Uppgiftsmallar
Lyckligtvis erbjuder ClickUp en smart lösning på detta.
Med ClickUps uppgiftsmallar är det enkelt att återanvända mallar. Du kan använda dem för evenemang, processer eller vad du vill i framtiden.
ClickUp erbjuder också massor av färdiga mallar så att du inte behöver oroa dig för att skapa mallar från grunden. Välj bara en av dem för att komma igång.
På så sätt kan du enkelt skapa kraftfulla och anpassningsbara uppgiftsmallar. Du kan också snabbt redigera, skriva över och ladda från mallar.
5. Ingen inbyggd måluppföljning
När du arbetar outtröttligt med en massa uppgifter är det lätt att tappa helhetsperspektivet.
Hur påverkar den uppgift du arbetar med projektet som helhet?
Kommer vi att kunna uppnå förväntade projektframsteg före en fastställd deadline?
Att sätta upp mål ger ditt team klarhet och riktning och hjälper dem att koppla ihop sig med det större målet.
Det finns dock ingen inbyggd målfunktion i Jira.
Om du vill spåra dina sprintplaneringsmål måste du köpa en separat tilläggsapp från Atlassian Marketplace.
Påminner lite om iPhone 12.
Strömadapter ingår inte. Extra avgifter tillkommer 😐
ClickUps lösning: Inbyggd målfunktion
ClickUp inser hur viktigt det är för team att sätta upp och följa upp sina mål. Därför är funktionen Mål inbyggd. Utan extra kostnad.
Med ClickUp kan du dela upp dina mål i mindre delmål. När du uppnår varje delmål kommer du närmare dina mål!
Du har också fullständig kontroll över dina mål. De kan vara:
- Siffror: Spåra ökningar och minskningar över sifferintervall
- Sant/Falskt: När en uppgift är antingen "klar" eller "inte klar"
- Valuta: För att ha koll på din ekonomihantering
- Uppgifter: Håll koll på dina uppgifter eller uppgiftslista
6. Inga profiler
Om du är projektledare vill du veta vad ditt team arbetar med, om någon är överbelastad och vilka uppgifter som har slutförts.
Utan dessa insikter kommer du att ha svårt att få ditt team att arbeta med optimal kapacitet och uppnå sina viktiga mål i tid.
Detta är dock inte möjligt med Jira.
Med Jira har du din Kanban-tavla och Scrum-tavla som ger dig en översikt över dina projektuppgifter.
Men det är ungefär allt.
Du får översiktliga sammanfattningar, men ingen detaljerad information om dina teammedlemmars arbetsbelastning.
Visst finns det en rapport över användarnas arbetsbelastning, men den innehåller ingen detaljerad information om vem som får mest gjort, vilka uppgifter som nyligen har slutförts och om det finns några oplanerade uppgifter i din backlog.
ClickUps lösning: Profiler
Funktionen Profiler i ClickUp är som ett fönster in i människors ansvarsområden. Den hjälper dig och teamet att hålla er ansvariga.
Med hjälp av profiler kan du:
- Få tillgång till en persons beskrivning, roll, plats osv.
- Visa deras uppgiftslista eller individuella att göra-listor
- Få en inblick i vad folk gjorde på arbetsplatsen
- Skapa påminnelser för dina teammedlemmar om förfallodatum
- Identifiera uppgifter som ännu inte har schemalagts men som har tilldelats
- Se populära uppgifter för personer tillsammans med procentandelar baserade på uppgiftsaktivitet.
Genom att använda ClickUps Team Insights och Reporting kan du också analysera om någon ligger efter i sitt arbete, vem som gör mest arbete och hur mycket tid varje uppgift tar.
Genom att använda Box-vyn kan du dessutom se exakt vad olika personer arbetar med, vad som är klart, vem som behöver fler uppgifter och vem som har för många uppgifter.
Och det är inte allt.
Med Pulse i ClickUp kan du analysera aktiviteten i ditt arbetsområde en viss dag, baserat på hur många användare som är aktiva per timme. Du får också insikt i vilka uppgifter som andra kommenterar eller tittar på just nu, så att du kan hoppa in och samarbeta direkt.
Alla dessa funktioner samverkar för att ge dig oöverträffad tillgång till ditt teams prestationer, vilket hjälper dig att utnyttja denna kunskap för effektiv projektledning.
7. Ingen chattfunktion
Agil projektledning bygger på kontinuerligt samarbete mellan teammedlemmar och intressenter.
Visst, du kan använda e-post.
Men i en snabbrörlig miljö, varför välja snigelpost när du istället kan använda snabbmeddelanden?
Det är spontant, bekvämt och lätt att följa.
Tyvärr erbjuder Jira ingen livechattfunktion för samarbete med ditt team. För att få tillgång till livechatt måste du köpa ett separat tillägg från Atlassian Marketplace.
ClickUps lösning: Chattar
ClickUps Chat -vy stöder snabba konversationer i realtid med dina teammedlemmar eller andra intressenter.
Och det bästa är att du inte ens behöver lämna arbetsytan för att starta en chatt. Du kan helt enkelt välja att ha konversationer parallellt med ditt arbete!
Men det är inte allt. Du kan också lägga till bilagor, skicka aviseringar, dela koder och till och med inkludera inbäddningar i din chatt.
Dessutom har varje ClickUp-uppgift sin egen kommentarsektion. Du kan använda den för att enkelt diskutera uppgifter.
Och om något är för komplicerat för att förklara i text kan du istället spela in en kort video med Clip för att visa vad du menar. På så sätt undviker du missförstånd och underlättar samarbetet mellan teammedlemmarna.
Men det är inte allt.
Detta
har massor av andra funktioner som hjälper dig att ligga steget före Jira, till exempel:
- Tilldelade kommentarer : omvandla kommentarer till åtgärdspunkter för att säkerställa att de hanteras
- Anpassade statusar: anpassa statusar för att markera olika steg i dina arbetsflöden.
- Flera vyer : välj mellan vyer som Lista, Ruta, Tavla och Kalender för att få unika perspektiv på ditt arbete.
- Automatisering : automatisera repetitiva åtgärder i ditt projekt genom att ställa in kombinationer av anpassade triggare och åtgärder
- Agile Board : håll koll på dina deadlines med hjälp av Velocity-, Burndown-, Burnup- och Cumulative Flow-diagram från din Agile-instrumentpanel.
- Gantt-diagramVyer : planera uppgifter, hantera beroenden och övervaka projektets framsteg från ett och samma ställe
- Behörigheter : bestäm vad dina teammedlemmar och gäster kan (och inte kan) göra i ClickUp
- Anpassade fälttyper: lägg till detaljerad information i dina vyer, såsom etiketter, kryssrutor, datum, filer och så vidare.
- Mobilappar : ladda ner ClickUp-appen för Android eller iOS för att vara produktiv även när du är på språng.
Låt inte Jira ta en bit av din produktivitet 🐲
Jira är ett mångsidigt projektledningsverktyg som hjälper dig att hantera uppgifter, problem, buggar och funktioner.
Eftersom det ursprungligen utformades för att hjälpa typiska mjukvaruutvecklare att spåra buggar och problem saknar det dock flera viktiga projektledningsfunktioner.
Lyckligtvis kan ClickUp mer än väl kompensera för dessa nackdelar.
Det är enkelt att använda, stöder flera ansvariga, kan hantera mål och ger dig uppgiftsmallar, bland andra fantastiska funktioner.
Så varför inte byta från Jira till ClickUp och se till att du alltid klarar dina deadlines!
