Att leda ett team av frilansare innebär vissa unika utmaningar. En av de största hindren du kommer att stöta på är att samordna allas scheman, särskilt när ni befinner er i olika tidszoner. Du måste hålla koll på allas framsteg, annars kan ditt projekt hamna på efterkälken.
Med dessa ansvarsområden måste du ständigt jonglera tillgänglighet och projektdeadlines. Vi förstår – det är mycket att hantera och det kan vara överväldigande att se till att allt fungerar smidigt.
Men här är några goda nyheter: du kan snabbt få igång din frilansmotor med rätt strategier och verktyg.
Den här artikeln undersöker beprövade strategier och projektledningsverktyg för att hantera frilansare samtidigt som du behåller kontrollen över dina projekt och maximerar produktiviteten.
När du har läst klart kommer du att vara en expert på att ställa tydliga förväntningar på dina frilansare, hantera allas tid och arbetsbelastning och ge konstruktiv feedback.
Att leda frilansare: fördelar och utmaningar
Fördelar med att anlita frilansare
Att anlita frilansare erbjuder flera tydliga fördelar jämfört med heltidsanställda, vilket gör det till ett attraktivt alternativ för många företag. Dessa fördelar inkluderar:
- Kostnadseffektivitet: Frilansare kan vara kostnadseffektiva om du bara behöver extrapersonal för ett specifikt projekt eller under en kort period. För en marknadsföringskampanj är det till exempel billigare att anlita en frilansande videoredigerare under några veckor än att ha en heltidsanställd på lönelistan året runt.
- Tillgång till specialiserad kompetens: Om du känner att ditt nuvarande team av heltidsanställda saknar expertis inom vissa områden kan du anlita frilansare för att dra nytta av deras expertis och säkerställa högkvalitativa resultat för nischade uppgifter.
- Flexibilitet: Med en frilansande arbetsstyrka kan du snabbt skala upp eller ner ditt team, vilket är idealiskt för att hantera toppar i arbetsbelastningen och förhindra att medarbetarna blir överbelastade och utbrända.
- Minskade omkostnader: Eftersom frilansare arbetar på distans och hanterar sina egna verktyg och arbetsutrymmen behöver du inte investera i ytterligare kontorsutrymme, utrustning och andra resurser.
Att leda frilansare jämfört med fast anställda
Att leda frilansare skiljer sig ganska mycket från att leda heltidsanställda. Man anlitar en frilansare för en specifik uppgift eller ett specifikt projekt, medan heltidsanställda har en kontinuerlig, föränderlig roll.
Du måste känna till skillnaden mellan frilansare och heltidsanställda för att kunna bygga positiva relationer.
| Aspekt | Frilansare | Heltidsanställda |
|---|---|---|
| Ofta billigare, inga förmåner eller långsiktiga åtaganden | Löner, förmåner, skatter och långsiktiga åtaganden | |
| Anlita frilansare efter behov för specifika projekt | Begränsad flexibilitet, fasta arbetsscheman | |
| Tillgång till ett brett utbud av specialiserade kompetenser | Expertis begränsad till den nuvarande personalens kompetens | |
| Lätt att snabbt skala upp eller ner | Skalning kräver anställnings- och uppsägningsprocesser | |
| Inget behov av extra kontorsutrymme eller utrustning | Kräver kontorsutrymme, utrustning och andra resurser | |
| Kortvarigt åtagande, projektbaserat | Långsiktigt engagemang, kontinuerlig anställning | |
| Mindre direkt kontroll, självstyrande | Direkt övervakning, mer kontroll över arbetet | |
| Kan ha varierande tillgänglighet, flera projekt | Hängivna ditt företag, alltid tillgängliga |
Hur man hanterar frilansare effektivt i 7 steg
1. Definiera projektets omfattning, förväntningar och budget
Innan du tilldelar uppgifter till frilansare bör du fastställa tydliga förväntningar på projektet för att undvika problem längre fram. För att säkerställa tydlig kommunikation och förståelse kan du göra följande för att få alla på samma sida:
Lägg till projektkrav
Var tydlig med vad du vill att din frilansare ska göra. Ge detaljerade instruktioner om förväntningar och hur uppgiften ska utföras, inklusive nödvändiga steg, riktlinjer eller projektkrav.
Definiera projektdetaljerna noggrant – ju mer information du kan ge, desto bättre rustad är din frilansare för att leverera det arbete du behöver.
Exempel: Om du anlitar en frilansskribent för att skriva en vitbok för ditt företag, ge ytterligare information om målgruppen, ordantal och ton. Inkludera också specifika produktdetaljer och fallstudier.
Nämn leveranser med deadlines
När du tilldelar en frilansare en uppgift ska du ange tydliga resultat, milstolpar och deadlines för att slutföra projektet.
Exempel: Vi vill ha fyra blogginlägg på 1000 ord från dig varje månad. Leverera ett inlägg varje vecka på måndagen.
Diskutera tillgänglighet
Diskutera tidigt om du behöver att frilansarna är tillgängliga för möten eller samtal så att de kan planera sina scheman därefter.
Exempel: Varje tisdag mellan 12.45 och 13.30 har vi ett veckovis Zoom-möte mellan frilansarna och de berörda teamen.
Teamets möten syftar till att diskutera projektets mål, uppnådda resultat, feedback om specifika frågor och dela produktuppdateringar.
Diskutera betalningsvillkor
Klargör betalningsvillkoren, inklusive hur ofta du kommer att betala frilansarna och vilken betalningsplattform du använder.
Exempel: Vi har en betalningscykel på NET + 30 dagar för frilansarteamet. Betalningsmetoden är PayPal och gäller alla godkända blogginlägg som du har skrivit.
Det sista du vill göra är att ha dessa diskussioner efter att frilansaren som arbetar med ditt projekt har skickat fakturan.
Använd ClickUps mall för arbetsomfattning för att specificera alla detaljer i ett centralt arkiv. Detta sparar tid jämfört med att skapa långa kalkylblad eller e-postmeddelanden för att dela denna information.
Det ger en enkel ram för att beskriva omfattning, mål och resultat, tillsammans med avsnitt för juridiska krav, milstolpar och projektmål, som kan anpassas efter dina behov.
Proffstips💡: Använd en AI-skrivassistent, till exempel ClickUp Brain , för att automatisera skapandet av projektbeskrivningar och briefs.
ClickUp Brain hämtar nödvändiga detaljer från ditt projektledningsverktyg och fyller i omfattning, leveransdatum, tidsplaner, mål och milstolpar inom din arbetsomfattning och andra SOP-mallar för frilansare som du använder.
2. Diskutera kommunikation och avstämningar
Effektiv kommunikation är nyckeln till att leda vilket team som helst, men det är ännu mer avgörande när man leder frilansare. Du övervakar inte deras arbete direkt; i de flesta fall arbetar de på distans.
Och om du inte kommunicerar effektivt måste du hantera följande:
- Missade projektdeadlines
- Missförstånd
- Omfattningsglidning
- Motivationsproblem
För att undvika dessa scenarier bör du diskutera följande kommunikationsaspekter med din frilansare:
Föredragen kommunikationsform
Diskutera med dina frilansare vilka kommunikationsverktyg ditt företag använder: Slack, Zoom och andra onlineverktyg för samarbete där de bör vara tillgängliga för att kunna svara snabbt.
Mötesfrekvens
Kom överens om hur ofta ni ska ha kontakt. Vill du ha veckovisa avstämningar eller uppdateringar varannan vecka?
Välj en frekvens som gör att ni kan hålla er samordnade utan att överbelasta någons schema, så att ni kan ta itu med eventuella problem innan de eskalerar.
Hantera förändringar
Diskutera hur du skulle diskutera förändringar i deras arbete. Oavsett om det är genom kommentarer i ett Google Doc-dokument eller meddelanden via ett verktyg för projektsamarbete, se till att processen är tydlig.
Helst vill du ha ett enda effektivt kommunikationsverktyg för teammöten, hantering av förändringar och asynkron kommunikation, inklusive direktmeddelanden.
Det är där ClickUp för frilansare kommer in som ett projektledningsverktyg med effektiva kommunikationskanaler för att centralisera din schemaläggning och kommunikation med de många frilansare du arbetar med.
Med ClickUps chattvy kan du effektivt hantera kommunikationen med dina frilansare så att ingenting faller mellan stolarna. Skicka direktmeddelanden, tilldela uppgifter, dela uppdateringar när du lägger till eller redigerar uppgifter och dela material som länkar, bilagor och videor för att stödja frilansarna.
För varje tilldelad uppgift på ClickUp kan du också lägga till kommentarer för att nämna uppdateringar eller särskilda anteckningar.
Proffstips💡: I ClickUp kan frilansare markera text för att lägga till ett svar på specifika delar av dina kommentarer med hjälp av alternativet "Citat", vilket minskar risken för förvirring även om du har lagt till flera punkter.
Men vad händer om du behöver ge komplexa, detaljerade instruktioner?
Hoppa över texten och använd ClickUp Clips för att skapa och dela skärminspelningar, vilket ger tydlig, visuell vägledning för att förhindra missförstånd och säkerställa att dina frilansare förstår varje uppgift.
Du kan också bädda in dessa klipp i valfri uppgift eller dela en offentlig länk så att frilansarna enkelt kan komma åt dem.
3. Skapa ett effektivt introduktionssystem
Vilka är de klassiska tecknen på ett dåligt introduktionssystem?
Dina frilansare känner sig vilsna och vet inte vad de ska göra härnäst. De har svårt att lista ut saker på egen hand och ställer samma frågor om och om igen.
I värsta fall kommer de att ha svårt att leverera kvalitetsarbete.
Det här är inte det bästa scenariot när du anlitar rätt frilansare som en långsiktig investering i ditt företags framgång.
Här är vad du bör inkludera i dina introduktionsdokument:
- Företagspolicy: Presentera ditt arbete, din teamkultur och dina värderingar, och inkludera sekretessavtal och överenskommelser om det behövs.
- Utbildningsmaterial: Tillhandahåll stilguider, bästa praxis och branschspecifik kunskap för att säkerställa konsekvens och kvalitet.
- Tillgång till specialverktyg: Förse frilansarna med tillgång till den programvara eller de specialverktyg som de behöver för sitt arbete, till exempel programvara för grafisk design, projektledningsverktyg eller kommunikationsplattformar.
För att effektivisera introduktionsprocessen kan du använda färdiga ramverk.
Med ClickUps mall för introduktion av nyanställda kan du till exempel skapa detaljerade checklistor, schemalägga utbildningar med kollegor, tilldela deadlines och följa projektets framsteg med anpassade statusar som Att göra, Pågår och Klar.
Läs mer: Här är de 10 bästa beprövade frilansertipsen för att spara tid på själsdödande administrativt arbete
4. Använd projektledningsverktyg för frilansare
Att hantera flera frilansare i olika team kan göra det svårt att hålla reda på olika uppdateringar och deadlines, vilket kan leda till förvirring och oordning.
Projektledningsprogram för frilansare kan hjälpa dig att schemalägga uppgifter, följa framsteg, se beroenden och flaskhalsar samt säkerställa en smidig drift.
Så här hjälper ClickUps projektledningsprogram dig att nå framgång:
- Whiteboards för brainstorming: ClickUps whiteboards är din digitala arbetsyta som hjälper dina fastanställda att samarbeta och brainstorma med frilansarteamet och omvandla idéer till genomförbara uppgifter, även när alla arbetar på distans.
- Dokument för gemensam redigering: ClickUp Docs är en enda källa till information där alla projektdetaljer listas – mål, riktlinjer, projektförslag, milstolpar etc. Gemensam redigering gör det möjligt för flera projektmedlemmar att göra ändringar, lägga till kommentarer och tilldela uppgifter till dessa dokument. Du kan också lägga till rollbaserad åtkomst som dokument som endast kan visas.
- Dashboards för att följa framstegen: Som projektledare eller teamledare kan du med ClickUps Dashboards lägga till KPI:er, följa och visualisera framstegen och få realtidsinsyn i möjligheter och hinder.
- Uppgiftsorganisation: Använd ClickUp Tasks för att dela upp komplexa projekt i mindre uppgifter, sätta deadlines och hjälpa frilansare att prioritera sitt arbete på ett effektivt sätt.
- Få en överblick över vad frilansaren arbetar med: Med ClickUps Kanban Board View kan du snabbt se vad varje frilansare arbetar med, i vilket skede deras uppgifter befinner sig och vad som fortfarande behöver göras.
Om prioriteringarna ändras kan du flytta uppgifter i arbetsflödena med hjälp av dra-och-släpp-funktionen, vilket möjliggör snabba uppdateringar och omorganisationer.
Läs mer: De 10 bästa programvarorna och spårningssystemen för hantering av uppdragstagare 2024
5. Hantera tiden effektivt med hjälp av spårningsverktyg
Med hjälp av programvara för tidrapportering för frilansare kan du hantera fakturerbara timmar och tidrapporter samt spåra in- och utstämplingar på ett centralt ställe.
ClickUps funktion för tidrapportering hjälper dina frilansare att registrera sina arbetstimmar. Använd den inbyggda globala tidrapporteringsfunktionen för att starta och stoppa tidrapporteringen var du än befinner dig, lägg till anteckningar och etiketter till tidsposter och få en sammanställning av den totala tid de har lagt på dina uppgifter.
Även om flera frilansare, till exempel skribenter och redaktörer, arbetar med samma uppgift kan de spåra sin tid individuellt. I slutet kan du kontrollera individuella tidsrapporter och jämföra dem med den tid som uppskattades i början av projektet.
Om det uppstår några problem eller förseningar kan frilansarna uppdatera deadlines för huvuduppgiften. Alla teammedlemmar som tilldelats dessa uppgifter får automatiskt en avisering så att de kan anpassa sina scheman därefter.
ClickUps detaljerade tidsrapporter säkerställer att alla aspekter av ditt projekt håller sig på rätt spår och att deadlines uppfylls på ett effektivt sätt.
Läs mer: De 9 bästa programvaruverktygen för personalhantering 2024
6. Ge och få feedback regelbundet
Oavsett hur begåvade dina frilansare är, behöver de din vägledning och feedback för att kunna uppfylla dina förväntningar.
Du måste ge regelbunden feedback för att undvika ändlösa revideringar och frustration. Några bästa metoder för att dela konstruktiv feedback är:
Var specifik
Identifiera vad de gjorde bra och vad som behöver förbättras.
Exempel: Avsnittet om produktens funktioner kunde vara mer detaljerat. Kan du utveckla hur varje funktion gynnar användaren?
I rätt tid
Vänta inte tills dina frilansare har slutat arbeta med projektet med att berätta vad du tycker. Ge dem feedback tidigt så att de snabbt och enkelt kan göra ändringar.
Exempel: Jag har just läst igenom ditt artikelutkast. Låt oss ringa ett snabbt samtal för att diskutera mina synpunkter medan de fortfarande är färska i mitt minne.
Genomförbart
Föreslå hur de kan förbättra eller vidareutveckla sitt arbete.
Exempel: Använd kortare stycken för att förbättra läsbarheten. Använd underrubriker och punktlistor för att göra innehållet lättare att överblicka.
Balanserad
Uppskatta dem för det de gjort bra och påpeka områden där de kan förbättras.
Exempel: Din forskning och dina datapunkter var imponerande och gav din artikel ökad trovärdighet. Slutsatsen var dock lite svag. Den var lite allmän, så vi behöver skriva om den så att den sammanfattar de viktigaste punkterna i inlägget.
Ge ditt frilansarteam konstruktiv feedback, men kom ihåg att regelbundet be om deras åsikter.
Fråga dem om vilka problem de stöter på i sitt arbete.
Ett enkelt sätt att samla in synpunkter från dina frilansare är att använda ClickUps mall för medarbetarfeedback. Med den här mallen kan du samla in detaljerad feedback om samarbetet med dig, till exempel om tydlighet i rollfördelningen och utvecklingsmöjligheter.
Denna feedbackloop kan hjälpa dig att identifiera hur du kan förbättra processerna och ge bättre stöd till dina frilansare.
Proffstips💡: Ställ in ClickUp Automations så att feedbackenkäter skickas automatiskt till dina frilansare varje kvartal.
Du kan använda ClickUps formulärvy för att samla in feedback från ditt frilansarteam. Detta säkerställer en konsekvent insamling av feedback och hjälper dig att identifiera och hantera problem snabbt.
7. Bjud in frilansare till teambuildingaktiviteter
Även om frilansare är en förlängning av ditt team kommer de sannolikt att känna sig utanför gemenskapen eftersom deras interaktioner med teamet är begränsade.
Resultatet?
Det kan påverka deras känsla av tillhörighet och motivation. Att bjuda in dem till teambuilding-evenemang hjälper dem att integreras och känna sig uppskattade.
För dina anställda förstärker det uppfattningen att frilansare är viktiga teammedlemmar. När de deltar tillsammans i teambuildingaktiviteter bygger de upp en relation och stärker sina band.
Här är några exempel på virtuella teambuildingaktiviteter som du kan prova:
Virtuella escape rooms
I en virtuell escape room-aktivitet deltar alla i samma online-escape room-spel. De måste kommunicera och samarbeta för att hitta ledtrådar och lösa pussel innan tiden går ut för att "fly".
Detta roliga spel är perfekt för distansarbetande team med frilansare, eftersom det uppmuntrar till lagarbete mot ett gemensamt mål.
Trivia-kväll
Välj frågesportfrågor om populära filmer, TV-program, musik och andra roliga ämnen. Ha en blandning av frilansare och interna medlemmar i varje team.
Alla kan umgås i en avslappnad miljö utan press, eftersom det bara är ett avslappnat och roligt frågesportspel.
Planera sådana aktiviteter med hjälp av ClickUps mall för teamdokument. Denna anpassningsbara mall låter dig lista frågor för att bryta isen, fastställa regler för olika virtuella aktiviteter och organisera alla detaljer på ett och samma ställe.
Ha Team Docs-mallen i ClickUp till hands under dina virtuella aktiviteter. Den låter dig se allas jobbtitlar, erfarenhet och kontaktinformation.
Eftersom det är ett samarbetsdokument kan hela teamet, inklusive frilansarna, bidra med idéer och feedback. Denna centralisering främjar en mer inkluderande och organiserad planeringsprocess, vilket säkerställer att alla känner sig delaktiga i den distansbaserade samarbetsupplevelsen.
Använd ClickUp för att stärka ditt frilansarteam
Kom ihåg att alla framgångsrika frilansare vill leverera kvalitetsarbete, och det är ditt ansvar att skapa förutsättningar för att de ska lyckas.
Börja med att tydligt definiera förväntningarna och ge detaljerade instruktioner. Ge regelbunden feedback under projektets gång. Öppen kommunikation hjälper dem att förstå var de behöver göra förändringar.
ClickUps projektledningsplattform kombinerar alla funktioner du behöver för att hantera dina frilansande teammedlemmar, inklusive tidrapportering, teamkommunikation och projektledningsfunktioner i en och samma plattform.
Spåra arbetstimmar mot projektbudgeten, tilldela projektuppgifter, ange och spåra projektets deadline, skapa AI-drivna projektbeskrivningar, dela viktiga filer och kommunicera inom ClickUps projektledningsverktyg.
Du behöver inte längre jonglera med flera appar för att hantera ditt team av frilansare och oberoende medarbetare. Svaret på hur man hanterar frilansare börjar med att registrera sig på ClickUp och testa dess gratis funktioner.