Lösningar för överbelastning av anställda: Förebygg utbrändhet och öka produktiviteten

Tim Ferriss är känd för att förespråka en 4-timmars arbetsvecka och menar att effektivitet, inte tid, är nyckeln till ökad produktivitet. Denna filosofi understryker en viktig aspekt av arbetsplatsledning: balansen mellan medarbetarnas arbetsbelastning och välbefinnande.

Om du anser att medarbetarna är din största tillgång letar du förmodligen redan efter sätt att hjälpa dem att uppnå den balansen. Det är troligen också anledningen till att du är här.

Därför har vi tagit fram hjälp. I det här inlägget utforskar vi begreppet medarbetarnas arbetsbelastning, konsekvenserna av att överbelasta hela teamet och praktiska strategier för att upprätthålla en hälsosam balans.

Vad är överbelastning av anställda?

Överbelastning av anställda uppstår när volymen och komplexiteten hos de uppgifter som tilldelas en anställd överstiger deras förmåga att hantera dem effektivt inom den tillgängliga tiden och med de tillgängliga resurserna.

Tänk till exempel på en utvecklare som redan arbetar för fullt och kämpar mot klockan för att bygga en produkt inom sprintens tidsram. Om du lägger till ytterligare en funktion som ska utvecklas av dem utan att justera deras befintliga arbetsbelastning eller deadlines, skapar du överbelastning hos medarbetarna.

Detta kan få allvarliga konsekvenser. Låt oss förstå hur.

Förstå effekterna av överdriven arbetsbelastning

Överdriven arbetsbelastning är i sig oönskad, eftersom den utsätter medarbetarna för onödig stress och leder till en mängd arbetsrelaterade hälsoproblem. Det är en tyst fiende på arbetsplatsen som ofta går obemärkt förbi tills skadan redan är skedd. Några av de största effekterna av överbelastning på medarbetarnas fysiska och psykiska hälsa är följande.

Försämrad hälsa: Precis som en maskin som körs för länge utan paus eller underhåll börjar människokroppen slitas ut under konstant press. Denna försämring leder till minskad energi, kronisk trötthet, huvudvärk etc. Studier visar att stressade anställda har 40 % högre risk att utveckla hjärtsjukdomar.

Stress och psykiska hälsoproblem: Stress är både en orsak till och en följd av för mycket arbete. Över 41 % av de anställda anger överbelastning som den främsta orsaken till stress på jobbet, vilket i sin tur leder till minskad produktivitet och förvärrar problemet.

Utbrändhet: Världshälsoorganisationen definierar utbrändhet som ”ett syndrom som uppstår till följd av kronisk stress på arbetsplatsen som inte har hanterats på ett framgångsrikt sätt”. Detta leder sedan till energiförlust, negativa/cyniska känslor eller minskad professionell effektivitet, vilket i sin tur leder till en ond cirkel av långvarig utbrändhet. Ett sådant tillstånd påverkar även medarbetarens privatliv.

Skadliga arbetsvanor: Anställda börjar acceptera stressande arbetsöverbelastning som norm. Chefer pressar sina teammedlemmar att ta på sig stressen och arbeta mer. Detta leder till att dåliga vanor som att arbeta sent, ringa på udda tider, äta oregelbundet etc. fortsätter.

Missnöje bland medarbetarna: Överbelastning tar bort glädjen i arbetet och påverkar medarbetarnas tillfredsställelse. Det får medarbetarna att känna att de inte har något val, vilket hämmar både produktiviteten och innovationen.

I allmänhet är det ingen som mår bra av att vara överbelastad med arbete, åtminstone inte på lång sikt. Om du är osäker på om dina team känner sig överarbetade finns det några symptom du kan leta efter.

Känna igen symtom på överbelastning i arbetet

För att undvika något måste du först identifiera och benämna det. Att känna igen symtomen på överbelastning på jobbet är avgörande för att upprätthålla en hälsosam och produktiv arbetsplats. Det kan smyga sig på obemärkt, men tecknen är tydliga när du väl vet vad du ska leta efter.

Minskande produktivitet: Anställda som tidigare arbetade mycket gör nu mindre. Det är lätt att skylla detta på personliga problem, men ofta kan det bero på att de har varit överbelastade hela tiden och nu upplever arbetsförlamning eller utbrändhet.

Beroende på orsaken till produktivitetsnedgången kan produktivitetshackar vara till hjälp. Om någon uppvisar en konstant nedgång i prestanda bör du omvärdera dina produktivitetsstandarder för att upptäcka överbelastning.

Sjunkande arbetskvalitet: Gör författaren för många grammatiska fel? Skriver utvecklaren buggig kod? Missar advokaten viktiga klausuler i ett kontrakt? Anställda som kämpar med för många uppgifter kan stressa igenom sina uppdrag, vilket leder till misstag och en sänkning av kvaliteten på deras arbete.

Minskad motivation: Om den en gång så livfulla grafiska formgivaren som sprudlade av kreativa idéer nu designar repetitiva/tråkiga artefakter, är hen troligen överbelastad. Överbelastning betyder inte bara att hen har för mycket att göra. Det kan också vara för mycket av samma sak.

I det här fallet kan du krydda tillvaron för dem genom att blanda om deras arbetsuppgifter lite grann.

Sjukfrånvaro: Om dina teammedlemmar ofta har problem med sin fysiska hälsa, till exempel regelbundna huvudvärk eller ryggsmärtor, eller psykiska problem som ångest och depression, kan det bero på överbelastning. Innan du omprövar din policy för ledighet bör du försöka ta reda på om det beror på arbetsfördelningen.

Oönskat beteende på arbetsplatsen: En hjärna som är överbelastad av för mycket arbete leder till sömnbrist, vilket i sin tur leder till humörsvängningar. Detta kan skapa onödiga konflikter inom organisationen. Tänk dig en chef som snäser åt sitt team eller en kundansvarig som skriker åt en kund. Detta kan vara ett resultat av stress.

Minskat engagemang: Undviker en teammedlem regelbundet teamluncher och kontorsevenemang? Hen är troligen överbelastad och vill bara ha en paus från att umgås med teamet. Detta kan gälla alla andra förmåner du erbjuder. Om en anställd är distanserad, titta på hens arbetsbelastning.

För alla ovanstående symptom kan du alltid tänka dig en alternativ orsak. Du kanske tror att människor tar sjukskrivning för att de är sjuka av andra skäl. Eller att de inte är engagerade för att de är blyga eller introverta. I många fall kan detta vara sant.

Att utgå från yttre orsaker och ignorera överbelastningsproblem kan dock få katastrofala konsekvenser för organisationen.

Konsekvenserna av att ignorera överbelastning av anställda

Överbelastning av anställda är inte ett engångsproblem på kort sikt. Det är i själva verket ett kroniskt problem som påverkar hela organisationen.

Frånvaro: American Institute of Stress har konstaterat att över 1 miljon anställda är frånvarande från arbetet varje dag på grund av stress från överbelastning. När en anställd är frånvarande förlorar du inte bara deras arbete den dagen, utan också beroenden. Det kan ta dem några timmar nästa dag att komma ikapp.

Ökad personalomsättning: En av de mest omedelbara konsekvenserna av att ignorera överbelastning hos medarbetarna är en ökad personalomsättning. Överbelastade medarbetare som känner sig undervärderade och överarbetade är mer benägna att söka arbete någon annanstans, vilket leder till förlust av erfarna och begåvade individer.

Tyst avgång: Du har säkert hört talas om denna trend där anställda kopplar bort sig från sitt arbete och väljer att göra det minsta som förväntas av dem. Detta är ett icke-aggressivt sätt för anställda att låta dig veta att de är överbelastade. Det kan resultera i

Sämre arbetsmoral: När medarbetarna är överbelastade känner de sig tvingade att göra mer än vad de rimligen kan. Ingen motiveras av sådan press. Det skapar dålig arbetsmoral och en kultur präglad av rädsla och frustration.

Denna miljö hämmar kreativitet, innovation och samarbete, vilket är viktiga komponenter för en blomstrande arbetsplats. När moralen sjunker minskar också medarbetarnas vilja att prestera utöver det vanliga, vilket ytterligare minskar organisationens potential för framgång.

Ekonomiska konsekvenser: Dålig psykisk hälsa hos medarbetarna kostar organisationer miljarder varje år. Lägg till detta förlusten av produktivitet, kvalitet, engagemang och dåligt beteende, så kommer ditt resultat att påverkas negativt om du ignorerar symptomen.

När anställda slutar är kostnaden för att ersätta dem betydande, inte bara i form av rekryterings- och utbildningskostnader utan också i form av förlust av institutionell kunskap och sammanhållning i teamet.

Ryktet om giftiga arbetsplatser sprider sig. Med tiden blir det svårt att attrahera rätt talanger, vilket leder till högre rekryteringskostnader. Negativ publicitet kan också påverka kundrelationer och aktieägarvärde.

Juridiska utmaningar: Organisationer kan bryta mot arbetslagstiftningen när det gäller arbetstid, övertidsersättning eller säkerhet på arbetsplatsen, vilket kan leda till kostsamma rättsprocesser och böter.

Sammanfattningsvis finns det inga fördelar med att överbelasta dina anställda. Det är därför klokt att förebygga överbelastning av anställda. Så här gör du.

Implementera lösningar för överbelastning av anställda

Att minska antalet uppgifter du tilldelar anställda är inte alltid effektivt för att undvika överbelastning. En helhetssyn måste prioritera balans mellan arbete och privatliv, mental hälsa och arbetsglädje.

Flera ledande företag har satt standarden genom att implementera innovativa lösningar för att effektivt bekämpa detta problem. Nedan följer några av de bästa metoderna för att skapa policyer kring anställdas hälsa och välbefinnande.

Omfamna rollen som förebyggande hälsovård

Förebyggande hälsoinitiativ syftar till att upprätthålla och förbättra medarbetarnas hälsa innan problem uppstår. Google har till exempel fitnesscenter, massagerum och medicinsk personal tillgänglig för konsultationer på campus. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper inte bara till att tidigt identifiera hälsoproblem, utan främjar också en hälsokultur, minskar stress och förebygger utbrändhet.

Introduktion till stödprogram för anställda

Employee Assistance Programs (EAP) erbjuder en konfidentiell kanal för anställda att söka hjälp med personliga eller arbetsrelaterade problem. Detta stödsystem säkerställer att anställda har tillgång till nödvändiga resurser för att hantera stress, vilket minskar effekterna av överbelastning. EY (Ernst & Young) s EAP inkluderar rådgivning, juridisk rådgivning och tjänster för finansiell planering.

Värdesätta balans mellan arbete och privatliv vid hantering av överbelastning på jobbet

Netflix erbjuder obegränsad semester och flexibla arbetstider för att främja en bättre balans mellan arbete och privatliv. Policyn bygger på förtroendet att medarbetarna hanterar sin arbetsbelastning och sitt privatliv på ett effektivt sätt samtidigt som de tar sig den tid de behöver för att ladda batterierna. Detta ger i sin tur medarbetarna äganderätt över sin tid och självständighet att fatta beslut.

Effektiv kommunikation

I snabbväxande organisationer tenderar kraven att vara höga och ständigt föränderliga. Detta kan leda till förväntade arbetsuppgifter med korta deadlines. I många fall går detta inte att undvika.

Öppen och effektiv kommunikation kan hjälpa till att lindra bördan i sådana situationer. Det hjälper medarbetarna att tala om för sina chefer när de känner sig överbelastade. Det hjälper kollegor att ställa upp och ta på sig mer arbete om det finns tillgängligt.

Ställ realistiska förväntningar

En chef med 15 års erfarenhet kan kanske utföra uppgifter på 30 minuter, vilket skulle ta en kvalitetsanalytiker i början av sin karriär tre timmar. För att ha realistiska förväntningar måste chefer investera tid och energi i att förstå medarbetarnas förmågor och tillgänglighet.

Projektledningens betydelse för hantering av överdriven arbetsbelastning

Effektiv projektledning kan avsevärt minska överbelastningen av medarbetarna genom att effektivisera arbetsuppgifterna och säkerställa en rättvis fördelning av arbetsbelastningen. Vi utforskar detta i ett senare avsnitt av detta blogginlägg.

Allt detta är strategier på organisationsnivå som bidrar till att skapa en säker och produktiv arbetsplats. Även om dessa strategier är absolut nödvändiga, tar de inte upp de specifika detaljerna. Verklig förändring kan bara uppnås genom att förbättra relationen mellan chefer och ledare.

Här är några sätt att ta ansvar för att skapa en kultur med balans mellan arbete och privatliv i din organisation.

Chefernas och arbetsgivarnas roll i hanteringen av överbelastning hos anställda

Chefer och arbetsgivare har det huvudsakliga ansvaret för att hantera överbelastning hos medarbetarna, eftersom de har mer makt och auktoritet. Som chef måste du ta ansvar för att se till att dina teammedlemmar inte blir överbelastade, har en bra balans mellan arbete och privatliv och har ett hälsosamt engagemang i sitt arbete.

Här är några sätt att göra det på.

Gör medarbetarnas välbefinnande till ditt mål

Som chef bör du inkludera medarbetarnas välbefinnande i ditt nyckelansvar (KRA). Lär dig att känna igen varningssignalerna. Se till att ditt team:

Bygg upp förtroende

Överbelastning eller missnöje hos anställda uppstår när de saknar känsla av delaktighet. För att övervinna detta bör teammedlemmarna aktivt involveras i beslutsfattandet. Använd en demokratisk ledarskapsstil, uppmuntra teamets självständighet och låt dem sköta sin egen administration. Lita på att de hanterar sin tid väl.

Kommunicera

Salesforces ”V2MOM”-process, som uppmuntrar transparens och samordning inom olika aspekter av arbetet, inklusive välbefinnande, är ett exempel på hur strukturerade samtal kan hjälpa till att hantera och mildra problem med arbetsbelastning.

Kommunicera därför regelbundet med dina teammedlemmar:

Lyssna på dem: Skapa en miljö där medarbetarna känner sig bekväma med att uttrycka sina farhågor om arbetsbelastningen.

Håll kontakt med dem: Ha regelbundna avstämningar och en öppen dialog om mental hälsa med dina team. Dessa samtal försäkrar medarbetarna om att deras välbefinnande är en prioritet och att det är okej att söka hjälp eller justera sin arbetsbelastning.

Ta emot feedback: Acceptera feedback. Justera arbetsbelastningen och inför policyer som skyddar medarbetarna mot överbelastning.

Introspektion: Många problem relaterade till överbelastning kan förbli outtalade. En anställd kan till exempel ta smärtstillande medel och vara rädd för att berätta för någon att arbetet ger dem huvudvärk. Observera och reflektera kontinuerligt över hur du kan förbättra och hålla dina team glada, nöjda och produktiva.

Samtidigt som du genomför alla ovanstående beteendeförändringar bör du också investera i effektiv hantering av medarbetarnas arbetsbelastning med hjälp av robusta projektledningsverktyg.

Framtidssäkra arbetsplatsen mot överbelastning av medarbetare

Anställdas arbetsbelastning är inte som en affärsplan som du gör en gång om året. Det är en daglig rutin. För att säkerställa att du har koll på ditt teams dagliga arbetsbelastning behöver du ett projektledningsprogram som ClickUp.

ClickUp är specialdesignat för att hantera projekt effektivt och har en rad funktioner för alla behov.

Kom igång på rätt sätt

Att eliminera överbelastning börjar redan innan den nya medarbetaren börjar arbeta. Glassdoor rapporterar att effektiv introduktion kan öka kvarhållningsgraden till 82 %!

Skapa ett omfattande introduktionsprogram som beskriver en nyanställds rättigheter, förmåner, roller, ansvar och förväntningar. Se till att det alltid är tillgängligt för dem.

ClickUp Docs är ett utmärkt sätt att samla dokument för nyanställdas introduktion. Du kan också koppla dessa dokument till uppgifter som att skicka in bankuppgifter, underteckna sekretessavtal etc.

Ge teamet tillgång till produktivitetsmallar för att spåra, justera och balansera sina arbetsscheman.

Fördela arbetet rätt

Att känna till sin aktuella arbetsbelastning är utgångspunkten för att förbättra produktiviteten. ClickUps arbetsbelastningsvy är utformad just för det ändamålet.

Kom ihåg att inte fylla dina anställdas tid till brädden. Ge dem 10–15 % buffertid så att de kan vara kreativa.

Skapa en virtuell arbetsplats

Distansarbete är numera normen, åtminstone i hybridform. Skapa därför en onlinearbetsplats som liknar kontoret.

ClickUps whiteboard gör det möjligt för team att brainstorma idéer eller samarbeta för att lösa problem. Team kan samlas i ett videosamtal och dela whiteboarden för att skriva ner sina idéer. Därefter kan de omvandla listan till uppgifter eller åtgärdspunkter.

ClickUp Chat-vyn samlar meddelanden mellan teammedlemmar för att diskutera och reda ut kommunikationsbrister. Team i olika tidszoner svarar på meddelanden när det passar dem.

Ge fullständiga instruktioner

För att vara effektiva måste teamen få all information. Skissera till exempel användarberättelsen, funktionskrav, acceptanskriterier etc. i ClickUps programvara för uppgiftshantering. Skapa checklistor eller åtgärdspunkter därefter.

Låt deltagarna ställa frågor i sammanhanget i kommentarsfältet och håll konversationerna relevanta.

Överväg dagliga loggar

Bjud in några av dina teammedlemmar att använda något av verktygen för att mäta medarbetarnas produktivitet. Mallar för arbetsloggar hjälper dig att förstå hur medarbetarna spenderar sina dagar. Om deras tid går åt till möten, chattar eller andra onödiga distraktioner, försök att minimera dem.

Trots att du gör allt rätt kan du stöta på situationer där medarbetarna är överbelastade. I sådana fall måste du reagera på lämpligt sätt. Nedan följer några förslag.

Strategier för att minska överbelastning hos anställda

Om dina team känner sig överbelastade krävs omedelbara och brådskande åtgärder. Att hastigt omfördela arbetsuppgifter är dock inte alltid tillräckligt. Men det är en bra början.

Hantera och minska arbetsbelastningen

När du ser tecken på överbelastning, gå tillbaka till ritbordet. Använd dina verktyg för arbetsbelastningshantering för att se hur arbetet fördelas för närvarande och förstå ojämlikheten. Prova sedan följande taktik.

Förebygga och hantera överbelastning på jobbet

När du har omfördelat arbetsbelastningen är det dags att se till att situationen inte upprepas. Här är några sätt att göra det på.

Utnyttja verktyg för bättre hantering av arbetsbelastningen

Känn inte att du måste göra allt själv. Använd teknik, verktyg och automatisering för att hantera din arbetsbelastning.

Använd en mall: ClickUps mall för medarbetares arbetsbelastning ger ett perfekt ramverk för att eliminera överbelastning och förebygga utbrändhet. Ladda ner den, kom igång och planera din arbetsbelastning effektivt.

Håll dig informerad: Ha ClickUp-aviseringar aktiverade för uppgifter som är försenade, spårad tid som överskrider beräknad tid etc. Var uppmärksam på symtom på överbelastning.

Automatisera: Använd ClickUp Automations för att automatisera återkommande projektledningsuppgifter.

Förhindra överbelastning av anställda med ClickUp

Arbetsbelastningshantering handlar om mer än att hålla projektets deadlines – det är mer än att bestämma hur många timmar du ska arbeta. Att leverera i tid uppfyller bara kundernas behov. För att verkligen lyckas måste du se till att även dina teams behov tillgodoses.

Du måste skapa en miljö där medarbetarna känner sig stödda, uppskattade och motiverade. Det bästa är att visa dem att du använder alla verktyg i din verktygslåda för att göra dem produktiva, motiverade, effektiva och nöjda.

ClickUps projektledningsverktyg erbjuder de bästa funktionerna för att du ska kunna hantera ditt teams arbetsbelastning. Det ger dig den översikt du behöver för att skapa effektiva strategier och planering. Det erbjuder också visuella gränssnitt och automatiseringar för att omsätta dem i praktiken.

Förhindra utbrändhet, minska personalomsättningen och öka den allmänna arbetstillfredsställelsen med ClickUp. Prova ClickUp gratis idag.

Vanliga frågor

1. Vad är överbelastning av anställda?

Överbelastning av anställda uppstår när en person får mer arbete än vad hen rimligen kan hantera inom sin arbetstid, vilket leder till en situation där arbetsuppgifterna överstiger den anställdes kapacitet att utföra dem.

2. Hur hanterar du överbelastning på jobbet?

De bästa sätten att hantera överbelastning på jobbet är:

Planera på rätt sätt: Förstå kapaciteten och planera för att utnyttja den effektivt.

Prioritering: Identifiera brådskande och viktiga uppgifter för att fokusera på det som kräver omedelbar uppmärksamhet. Skjut upp resten utan att överbelasta ditt team.

Sätt realistiska deadlines: Kommunicera med ditt team och sätt upp uppnåeliga deadlines, vilket möjliggör högkvalitativt arbete utan onödig stress.

Öppen kommunikation: Utvärdera regelbundet teamets arbetsbelastning och omfördela arbetsuppgifter vid överbelastning.

3. Vad är problemet med överbelastning på jobbet?

Överbelastning på jobbet är skadligt för organisationer, anställda, deras privatliv, familjer och samhället i stort.

För organisationer innebär detta bland annat minskad produktivitet, högre frånvaro, ökad personalomsättning och en negativ arbetsplatskultur, vilket allt påverkar resultatet.

För individer leder en konstant överbelastning av arbetsuppgifter till ökad stress, utbrändhet, sömnstörningar, försvagat immunförsvar och ökad risk för kroniska sjukdomar.

Detta minskar både kvantiteten och kvaliteten på den tid de tillbringar med sin familj, vilket påverkar deras lycka. Olyckliga familjer skapar ett stressat, oroligt och lättretligt samhälle som inte gynnar någon.