Känner du att du har hittat en lösning på ett av ditt företags mest akuta problem? Vill du gå direkt till dina chefer och berätta om din idé, och njuta av glansen av din eureka-upplevelse? 💡
Innan du gör det, ta ett djupt andetag och fundera på om din lösning kräver en betydande ekonomisk satsning eller en omställning av viktiga affärsfunktioner. Om så är fallet bör du lära dig att skriva en affärsplan för att kunna presentera din idé på ett korrekt sätt för dina överordnade.
Har du aldrig gjort det förut? Ingen fara. I den här artikeln kommer vi att undersöka:
- Begreppet affärsplan
- Skillnaden mellan en affärsplan och en affärsplan
- Processen för att skapa en övertygande affärsplan
- Några exempel från verkligheten som visar hur affärsplaner kan hjälpa till att få projekt godkända
Vad är en affärsplan?
En affärsplan förklarar hur fördelarna med att investera i en affärsidé eller ett initiativ uppväger riskerna och kostnaderna.
Det är ett av många projektledningsdokument (som en projektplan eller en projektplan ) som du kan behöva skapa när du söker godkännande för att gå vidare med ett projekt. En väl utformad affärsplan kan vara avgörande för att få godkännande från din kund, ledning eller andra intressenter i de tidiga stadierna av projektets livscykel. 🟢
Vikten av en affärsplan i projektledning
Affärsplanens viktigaste uppgift är att motiverar en investering. Den har även andra viktiga funktioner som gör projektledningen mer effektiv. Några av dessa är:
- Skapa klarhet: Att utarbeta en affärsplan kräver noggrann planering och research, vilket skapar klarhet i tankarna och förbättrar din förståelse för det initiativ eller projekt du ska föreslå.
- Resursoptimering: En affärsplan hjälper till att säkerställa att företagets resurser används produktivt och bidrar till dess långsiktiga strategiska mål.
- Undanröja tvivel: Genom att jämföra olika lösningar undanröjer dokumentet alla tvivel om att ett alternativt sätt att lösa ett affärsproblem är bättre än det du föreslår.
Att förbereda en affärsplan kan ta mycket tid och kräva stora ansträngningar, så det är bara meningsfullt när ett projekt eller ett initiativ kräver ett betydande ekonomiskt åtagande. För alla andra godkännanden kan du använda projektplanen. Några scenarier där en affärsplan kan vara meningsfull är:
- Ett nytt projekt
- Ny produktlinje
- Introduktion av en ny kundprofil i din marknadsföringsstrategi
- Stora förändringar i leveranskedjan, som att introducera nya leverantörer eller distributörer
Vad är skillnaden mellan en affärsplan och en affärsplan?
Även om en affärsplan kan verka vara synonymt med en affärsplan, baserat på dess definition, innehåll och namn, finns det stora skillnader mellan dem. De mest anmärkningsvärda är:
- Användningsfall: En affärsplan skapas för en helt ny verksamhet, medan en affärsplan skapas när man begär ett betydande finansiellt åtagande inom en befintlig verksamhet.
- Syfte: En affärsplan syftar till att utarbeta en komplett affärsstrategi, medan en affärsplan försöker förklara fördelarna med ett specifikt initiativ.
- Innehåll: En affärsplan innehåller information om: Företagets mission och vision Finansiella prognoser SWOT-analys Marknadsanalys Marknadsföringsstrategi Teamprofil
- Ett företags mission och vision
- Finansiella prognoser
- SWOT-analys
- Marknadsanalys
- Marknadsföringsstrategi
- Teamprofil
- Ett företags mission och vision
- Finansiella prognoser
- SWOT-analys
- Marknadsanalys
- Marknadsföringsstrategi
- Teamprofil
En affärsplan innehåller däremot endast finansiella prognoser, risker och kostnader för ett projekt.
- Detaljnivå: Med tanke på den omfattande information som måste täckas tenderar affärsplaner att vara mycket mer detaljerade än affärsplaner.
6 viktiga element i en affärsplan
Även om affärsplanens exakta struktur varierar beroende på den specifika situationen, finns det några viktiga komponenter som alltid ingår:
1. Sammanfattning
Sammanfattningen ger en snabb översikt över de viktigaste detaljerna i din affärsplan.
Eftersom chefer och ledande befattningshavare oftast har ont om tid är sammanfattningen ofta den enda delen av dokumentet som de faktiskt läser. Därför är det viktigt att denna del av dokumentet är välskriven och ger ett starkt första intryck.
2. Projektdefinition
Projektdefinitionen fastställer sammanhanget för din affärsplan genom att förklara det problem du vill lösa. Den belyser ett ouppfyllt affärskrav, beskriver varför det inte uppfylls och presenterar slutligen din lösning för att åtgärda de nämnda bristerna.
3. Finansiell bedömning
Detta är kärnan i frågan – den finansiella utvärderingen beskriver den avkastning som ditt föreslagna initiativ eller projekt sannolikt kommer att generera för företaget. Den täcker också de förväntade kostnaderna för att genomföra ditt projekt eller implementera din lösning.
4. Projektmål och framgångskriterier
Denna del av affärsplanen definierar alla mål och nyckelresultat (OKR) som du vill uppnå genom det föreslagna projektet eller lösningen. Den förklarar också hur dessa mål stämmer överens med företagets kortsiktiga och långsiktiga mål. Slutligen fastställer den framgångskriterier för ditt projekt i form av KPI:er och nyckeltal.
5. Projektets omfattning och tidsplan
Projektets omfattning sätter gränser och ramar för ditt projekt genom att tilldela resurser och budgetar och ta fram en tidsplan för slutförandet.
6. Risker och strategier för riskminimering
En affärsplan måste lista alla risker som är förknippade med att implementera den föreslagna lösningen och strategierna för att hantera dem. Den väger också in alternativa tillvägagångssätt och deras respektive risker för att förklara varför ditt initiativ bör vara det föredragna alternativet.
Hur man skriver en affärsplan: steg-för-steg-guide
Att skriva en affärsplan är en komplicerad uppgift som kräver omfattande research och många analyser, från SWOT- och kostnads-nyttoanalyser till intressentanalyser. Det är ingen lätt uppgift, men det blir mycket enklare med en exceptionell projektledningsplattform som ClickUp.
ClickUp förser projektledare och affärsproffs med alla verktyg de behöver för att skapa en affärsplan som kommer att vinna sina överordnades hjärtan och sinnen – från färdiga mallar till AI-drivna dokumenthanteringsfunktioner. Låt oss ta reda på hur man skriver en affärsplan i åtta steg med hjälp av ClickUp.
Steg 1: Identifiera problemet
Många affärsprojekt misslyckas eftersom de skapar lösningar på problem som inte existerar. För att undvika detta bör du tänka på följande:
- Mål som ditt företag vill uppnå. Exempel på mål är att uppnå ett intäktsmål, tillgodose ett ouppfyllt kundbehov eller uppnå en konkurrensfördel.
- Problem som hindrar ditt företag från att uppnå sina önskade mål. Exempel på detta är bristande operativ effektivitet, felaktig kundinriktning och problem i leveranskedjan.
- Lösningen du vill föreslå för att lösa problemet och uppnå målen
- Bevis och fallstudier för att bevisa att din föreslagna lösning verkligen kan lösa problemet.
Ett strukturerat sätt att identifiera dina affärsproblem är att använda ClickUp Root Cause Analysis Template. Klassificera allt som går fel i ditt företag i flera ”Varför”-kolumner och lägg sedan till deras grundorsaker i relevanta färgkodade block. När du har analyserat grundorsakerna kan du skräddarsy din lösning för att åtgärda dem.
Steg 2: Identifiera intressenter
När du har identifierat problemet är nästa steg att identifiera de intressenter som du ska presentera din affärsplan för. En intressent är alla som har inflytande över godkännandet av din affärsplan. Beroende på omfattningen och komplexiteten i din affärsplan kan en eller alla av följande intressenter spela en roll i godkännandet:
- Företagets verkställande direktör (VD)
- Chefen för ekonomiavdelningen
- Chefen för affärsverksamheten
- Chefen för marknads- och försäljningsavdelningen
- Representanten för en kund
Diskutera ditt initiativ med intressenterna för att se om de är intresserade av det eller inte. Det kan också hjälpa dig att förstå deras perspektiv på det problem du vill lösa. Du vill ju inte lägga ner arbete på en fullständig affärsplan som intressenterna sedan avvisar. 🙅♂️
Det enklaste sättet att identifiera viktiga intressenter är att använda ClickUp Stakeholder Analysis Template. Detta ramverk kan hjälpa dig att mäta inflytandet och stödnivån hos alla intressenter som kommer att spela en roll i godkännandet av din affärsplan. Denna information kan också vara användbar när du vill samla in feedback från en intressent.
Steg 3: Utarbeta bakgrundsinformation och projektdefinition
När du har identifierat problemet och de berörda intressenterna är det dags att börja utarbeta din affärsplan.
Den första delen är projektdefinitionen, som lägger grunden för att presentera ditt ärende för intressenterna. Den täcker det problem som din affärsplan föreslår att lösa och förklarar varför det är viktigt att lösa problemet. Avsnittet bör täcka följande:
- Det problem du har identifierat och dess inverkan på affärsfunktionerna
- Hur ditt projekt eller din lösning kan lösa problemet
- De mål som ditt projekt eller initiativ vill uppnå
- Hur projektmålen stämmer överens med företagets kortsiktiga mål
- Kriterierna för framgång för ditt projekt eller initiativ
- Hur dess framgång kommer att föra företaget närmare sina långsiktiga strategiska mål
Det bästa verktyget för att utarbeta denna del av dokumentet är ClickUp Docs – ClickUps inbyggda textredigerare och dokumenthanteringsplattform.
Med ClickUp Docs möjligheter till gemensam redigering kan du och dina intressenter arbeta med affärsplanen i realtid, vilket säkerställer att den blir färdig snabbt och korrekt. Intressenterna kan också kommentera områden som kan förbättras. Slutligen kan du lägga till en omslagsbild för att göra din affärsplan mer tilltalande eller använda slash-kommandon för att snabbt lägga till övertygande block med formaterad text.
Steg 4: Kostnads-nyttoanalys och ekonomisk bedömning
Efter att ha beskrivit bakgrunden är nästa steg den finansiella utvärderingen. Detta avsnitt kommer att granskas noggrant under din presentation och syftar till att väcka intresset för din affärsplan hos intressenterna. För att uppnå maximal noggrannhet bör du rådgöra med en kollega från ekonomiavdelningen när du utarbetar denna del av dokumentet.
Några av de uppgifter du kan vilja ta upp här är:
- Prognoser om ekonomiska vinster
- Kostnader som projektet kommer att medföra
- Kassaflödesprognos
- Kostnads-nyttoanalys och avkastning på investering (ROI)
- Känslighetsanalys för att förklara felmarginalen i dina siffror
Förutom de finansiella aspekterna behandlar detta avsnitt även riskanalys. Information om alla potentiella riskfaktorer som identifierats genom SWOT-analys, Monte Carlo-analys och andra strategier för riskidentifiering beskrivs tillsammans med respektive strategier för riskminimering. Det är bäst att diskutera projektriskerna med de intressenter som identifierats i det första steget – de kan ofta dela med sig av dolda insikter och perspektiv.
ClickUp erbjuder ett antal verktyg som hjälper dig att genomföra var och en av dessa analyser. Du kan till exempel använda ClickUp-mallen för kostnads-nyttoanalys för att göra din kostnads-nyttoanalys.
På samma sätt kan ClickUp SWOT-analysmallen spara dig från att skriva ner rader av data för att identifiera ditt initiativs styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Det är en visuellt rik mall som gör det enkelt att identifiera aktiviteter och funktioner med stor påverkan.
Steg 5: Utvärdering av alternativ
I det här avsnittet ska du utvärdera alternativen till din föreslagna lösning i affärsplanen. Lyft fram för- och nackdelarna med varje alternativ så att intressenterna får en fullständig översikt över alla möjliga lösningar. Se till att inkludera din föreslagna lösning i jämförelsen och förklara varför den är bättre än alla alternativen.
Om du behöver hjälp med att granska och jämföra alternativen kan du använda ClickUp Comparison Matrix Template. Använd den för att registrera all information om varje möjligt alternativ i olika fält och jämför dem sedan på en Kanban-tavla. Det visuella formatet underlättar beslutsfattandet, medan de helt anpassningsbara fälten gör att du kan registrera så många jämförelseparametrar som du vill.
Steg 6: Beskriv projektets omfattning och genomförandestrategi
När du har redogjort för alla ekonomiska aspekter av ditt projekt och jämfört det med alternativ, definierar du projektets omfattning i din affärsplan. I detta avsnitt fastställer du gränser för det arbete som ska utföras och begränsningar för de resurser som behövs för att slutföra det. Viktig information som behandlas i detta avsnitt är bland annat:
- Budget och resursfördelning: Finansiella och andra resurser, såsom teammedlemmar, arbetsutrymme, utrustning etc., som bör tilldelas projektet.
- Deadlines: Tid som krävs för att slutföra varje del av projektet
- Beroenden och relationer : Detaljer om nuvarande affärsfunktioner som kan påverkas av projektet
- Resultat: Vad du planerar att leverera vid slutet av ditt projekt
- Undantag: Vad ingår inte i ditt projekt?
När du har definierat projektets omfattning, beskriv de exakta stegen för att genomföra det. Det enklaste sättet att göra detta är att använda ClickUp Scope of Work Template. Den låter dig registrera alla aspekter av projektets omfattning på ett välorganiserat sätt för att dela med dina intressenter och få deras åsikter.
Steg 7: Utarbeta en sammanfattning
När alla huvuddelar av din affärsplan är färdiga måste du skriva en sammanfattning för att sammanfatta de viktigaste detaljerna från varje avsnitt. Sammanfattningen ska vara kortfattad, helst inte längre än två sidor. Den kommer att vara det första avsnittet i din affärsplan och ger intressenterna en snabb överblick över ditt föreslagna projekt.
Om du behöver hjälp med att skriva din sammanfattning kan du använda ClickUp Brain, ett neuralt nätverk och AI-skrivassistent som är inbyggt i ClickUp Docs. På bara några sekunder kan det generera en perfekt sammanfattning av alla affärsplaner som har skrivits hittills.
När du har ett utkast till din sammanfattning kan du använda ClickUp Executive Summary Template för att formatera och organisera den på ett strukturerat och presentabelt sätt.
Steg 8: Sätta ihop allt
Nu är det dags att sammanställa och strukturera alla avsnitt som du har skrivit hittills för att slutföra din affärsplan. Det är här ClickUp Business Case Analysis Template kan vara till stor hjälp.
Mallen innehåller särskilda avsnitt för att dokumentera varje del av affärsplanen. Alla avsnitt är ordnade på ett strukturerat sätt för att säkerställa att din presentation gör ett bestående intryck på dina intressenter.
4 verkliga exempel på affärsplaner
Nu när du vet hur man skriver en affärsplan kan vi titta på några exempel från verkligheten på hur affärsplaner gör det möjligt för företag att godkänna stora projekt och fatta strategiska beslut:
1. Exempel på lean startup
Ett lean startup-företag inom hälso- och sjukvårdssektorn står inför personalproblem som hindrar det från att lansera sin produkt i tid. Chefen för produktutvecklingsteamet vill anställa ytterligare tre ingenjörer för att påskynda produktutvecklingsprocessen.
Eftersom det är ett lean startup-företag med begränsad budget behöver teamchefen dock godkännande från startup-grundarna innan beslutet fattas. Produktteamet sammanställer därför en affärsplan för att anställa ytterligare medarbetare, och här är de viktigaste delarna av deras förslag:
- En kort översikt över hur otillräcklig bemanning försenar produktutvecklingen och skjuter upp produktlanseringen bortom den planerade tidsfristen.
- Utveckling av hur tre nya ingenjörer kan få produktutvecklingen tillbaka på rätt spår
- Kostnads-nyttoanalys av flytten
- Utforskning av de risker som är förknippade med projektet
- Presentation av alternativ och tillhörande risker
- Omfattningen av förändringen, till exempel vilken typ av arbete de nya ingenjörerna kommer att utföra.
2. Exempel på riskkapitalfinansiering
Ett riskkapitalfinansierat fintech-startupföretag beslutar sig för att lansera en ny produktlinje med kreditkort. Det kommer att göra det möjligt för startupföretaget att få en mängd nya kunder, men det kommer också att kräva betydande finansiella investeringar för marknadsföring och utlåning. Företaget utarbetar därför en affärsplan för denna nya produktlinje i syfte att erhålla finansiering för den. Här är vad de beskriver i sin affärsplan:
- Behovet av denna nya produktlinje och hur den kompletterar företagets övriga erbjudanden
- Marknadsmöjligheter med intäktsprognoser och kostnads-nyttoanalys
- Risker som är förknippade med projektet, såsom konkurrens, massiva betalningsförsummelser och myndighetsgranskning.
- Alternativ finns, till exempel att lansera förbetalda betalkort, vilket förmodligen inte skulle vara lika användbart för kundförvärv.
- Projektets omfattning, till exempel vilka teammedlemmar som arbetar med det, tilldelad budget, lanseringsschema och tidsplan.
3. Exempel på outsourcing
En SaaS-programvaruleverantör baserad i Silicon Valley vill minska kostnaderna för kundservice utan att kompromissa med servicekvaliteten. Produktchefen för en av deras ledande produkter kommer på idén att outsourca kundservicen. De beslutar sig därför för att ta fram en affärsplan innan de föreslår lösningen för ledningen. Affärsplanen beskriver:
- Problemet är att en betydande del av intäkterna går till kundtjänstverksamheten och hur outsourcing kan bidra till att minska denna andel.
- Risker förknippade med outsourcad kundservice och strategier för att minska dessa risker, till exempel att ha en eskaleringsmekanism för olösta supportärenden.
- Alternativ och deras risker, till exempel att använda AI-chattbottar för att automatisera kundtjänsten, vilket kan vara frustrerande för kunder som behöver mänsklig vägledning.
- Kostnads-nyttoanalys av förändringen
- Omfattningen av förändringen, till exempel hur många av kundsupportmedarbetarna som kommer att sägas upp.
4. Exempel på leverantörskedja
Ett byggföretag i Virginia står inför problem med råvaruförsörjningen. Cementleverantören som de arbetar med klarar upprepade gånger inte av att möta efterfrågan, så projektledaren beslutar att lägga till en viss redundans genom att ta in en ny leverantör.
Denna förändring kan ha stor inverkan på projektet, så chefen förbereder en affärsplan för att föreslå initiativet för ledningen. Affärsplanen behandlar följande:
- Hur den nya cementleverantören kan förhindra att projektet försenas
- Leverantörens tillförlitlighet, som framgår av antalet år i branschen, stora företag som de har levererat cement till osv.
- Alternativa leverantörer, deras kapacitet och information om tillförlitlighet
- Kostnads-nyttoanalys av förändringen, eftersom denna leverantörs priser är något högre än den befintliga leverantörens.
- Omfattningen av förändringen, inklusive hur stor del av leveranserna som kommer att levereras av den nya leverantören, under hur lång tid och till vilket pris.
Potentiella utmaningar i affärsplanen och hur man övervinner dem
Det finns ett antal misstag som projektledare gör när de utarbetar en affärsplan, vilket kan äventyra godkännandet av hela projektet eller initiativet. Nu när vi har gått igenom hela processen för att skriva en övertygande affärsplan ska vi titta på de vanligaste fallgroparna och undersöka hur man kan undvika dem.
1. Skriv ett utkast på egen hand
Detaljerna i en affärsplan kräver omfattande research och kunskap om olika affärsfunktioner. Ingen projektledare kan göra allt själv utan att göra misstag eller felbedömningar, så sök hjälp från olika avdelningar i ditt företag, oavsett om det är ekonomi, marknadsföring eller drift. 💁
2. Att inte ta hänsyn till feedback från intressenter
Ett annat allvarligt misstag när man utarbetar en affärsplan är att plötsligt presentera dokumentet för intressenterna. Om du inte involverar relevanta intressenter i något skede av utvecklingsprocessen för din affärsplan ökar risken för att den avvisas. Det beror på följande:
- Du vet inte vad deras förväntningar är
- De hade ingen roll i din affärsplan, vilket gör att de förblir distanserade från ditt arbete.
För att undvika detta scenario bör du involvera intressenter i olika skeden av utarbetandet av din affärsplan och regelbundet låta någon granska dina framsteg.
3. Att inte granska eller korrekturläsa
Det sista du vill ha när du presenterar din affärsplan är stavfel eller felaktiga uppgifter. Det kan ge ett dåligt intryck på de intressenter som lyssnar på din presentation. De kanske inte tar dig på allvar och i slutändan avvisar ditt projektförslag.
För att säkerställa att dokumentet är felfritt bör du alltid granska och korrekturläsa hela din affärsplan innan du lämnar in den. Var särskilt uppmärksam på siffror och fakta och dubbelkolla att de är korrekta. Sedan är det bara att sätta igång med din presentation.
Skapa en övertygande affärsplan med ClickUp
En solid affärsplan är det första steget för att få projektet godkänt av dina intressenter. Att ta fram en sådan kräver dock noggrann planering och rätt verktyg för att effektivisera hela processen. Lyckligtvis förser ClickUp dig med allt du behöver i varje steg när du tar fram din affärsplan – från färdiga mallar och dokumentationsverktyg till AI-driven skrivhjälp.
Registrera dig för ClickUp idag och skriv en affärsplan som kommer att ge stöd och förtroende för ditt projekt eller initiativ.