Viktiga dokument för att säkerställa en smidig integration av nyanställda

Onboardingprocessen kan avgöra om en nyanställd lyckas i sin roll eller inte.

I sin undersökning från 2023 intervjuade konsultföretaget Korn Ferry anställda som sagt upp sig inom sex till tolv månader. Som skäl för sitt beslut nämnde de tillfrågade faktorer som att de kände sig främmande för företagskulturen och hade en dålig introduktionsupplevelse.

Introduktionsdokumentation kan hjälpa dig att vara noggrann och transparent med dina nyanställda från dag ett. Förutom de obligatoriska skatteformulären och anställningsavtalen finns det många andra användbara introduktionsdokument att tänka på. Om de förbereds och organiseras noggrant kan de hjälpa anställda att enkelt navigera i den nya arbetsmiljön. 🧭

I den här artikeln diskuterar vi de olika typer av dokument som du bör inkludera i din introduktionsprocess, från juridiska och skattemässiga formulär till organisationsscheman, processmanualer och sekretessavtal. Vi presenterar också en omfattande plattform för produktivitet och projektledning som gör det enkelt att skapa och organisera introduktionsdokumentationen.

Vikten av dokument för introduktion av nyanställda

Precis som vid kundintroduktion är introduktion av nyanställda en process för att integrera en nyanställd i en organisation. Det hjälper den anställde att förbereda sig för jobbet och introducerar dem till företagskulturen.

En smidig introduktionsprocess för nyanställda kan öka motivationen, produktiviteten och arbetsglädjen. Dessutom har företag med väl genomtänkta introduktionsprocesser oftast lägre personalomsättning.

Dokumentation spelar en avgörande roll i onboardingprocessen. Den förbereds vanligtvis av en personalansvarig (HR), chef eller företagets ägare.

Förutom att det är ett lagkrav kan introduktionsdokument göra integreringen mer effektiv. De hjälper den anställde att snabbt och enkelt lära känna företaget och sin roll, och stöder dem under och efter introduktionen. 📃

Juridiska och skattemässiga dokument för introduktion

De juridiska formulären bör stå först på din lista över dokument för nyanställda. Fyll i dem inom några dagar efter den anställdes startdatum för att undvika juridiska problem och böter.

Skattedeklaration W-4

Den anställde måste fylla i en federal inkomstskattedeklaration som kallas W-4. Genom att göra detta anger de sin status för skatteavdrag, vilket påverkar avgifter såsom socialförsäkring och Medicare.

W-4-formuläret informerar Internal Revenue Service (IRS) om hur mycket som ska dras från den anställdes lön. Det informerar också om hur det beskattade beloppet ska fördelas. 💵

Granska det senaste W-4-formuläret före varje löneutbetalning för att säkerställa att det stämmer överens med den anställdes val. Du bör också spara alla anställdas skattedokument i minst fyra år efter det att den sista skatten har förfallit eller betalats (beroende på vilket som inträffar senast).

Statlig skattedeklaration W-4

De flesta delstater tar ut inkomstskatt. Följande nio delstater kräver också att dina nya anställda fyller i ett statligt källskatteintyg:

I-9-formulär och dokumentation om arbetsbehörighet

I-9-formuläret bekräftar den nya medarbetarens rätt att arbeta i USA, vilket beror på deras medborgarskap, bosättning, visum och invandringsstatus.

Den anställde måste fylla i formuläret och skicka tillbaka det till dig inom tre dagar efter anställningens startdatum.

Dessutom måste de förse dig med dokument som styrker deras rätt att arbeta, till exempel:

Granska formuläret och dokumenten för att se om de uppfyller alla krav. Du behöver inte skicka in dem, men du måste spara dem i händelse av att en immigrationshandläggare begär att få se dem.

Företagsspecifika dokument för introduktion

Följande dokument gör det möjligt för de nya medarbetarna att bekanta sig med företagets policyer, kultur, medarbetare, evenemang och varumärke.

Personalhandbok

En personalhandbok fungerar som en encyklopedi med viktig information om företaget. Var noggrann och använd ett tydligt språk när du skapar den, men överväldiga inte de anställda med information.

Några av de vanligaste delarna i personalhandboken är:

När den anställde har läst handboken ska hen underteckna avtalsformuläret. ✍️

Organisationsschema

En organisationsplan introducerar den anställde till företagets struktur. Planen bör innehålla namnen på de anställda, deras arbetsuppgifter och vem de rapporterar till. Den kan underlätta intern och tvärfunktionell kommunikation. Om den nya anställde har en fråga vet hen vem hen ska vända sig till genom att titta på planen. 👥

Riktlinjer för varumärket

Varje företag har ett unikt och konsekvent sätt att presentera sig på. 🖼️

Dokumentet med varumärkesriktlinjer instruerar den nya medarbetaren om korrekt användning av logotyper, godkända typsnitt och färgscheman samt den ton som ska användas i marknadsföringsmaterial eller extern kommunikation.

Företagskalender

Från viktiga möten och deadlines till helgdagar och teambuilding-evenemang – företagskalendern ger den nya medarbetaren insyn i de dagliga aktiviteterna. Det gör det möjligt för dem att planera i förväg och synkronisera sin personliga kalender med företagets. 🗓️

Jobbsspecifika dokument för introduktionen

Använd dokumenten för introduktionen nedan för att hjälpa den anställde att förbereda sig för sin nya roll.

Anställningserbjudande och anställningsavtal

Vid den sista anställningsintervjun kan du erbjuda kandidaten tjänsten, men du måste följa upp detta skriftligen.

Anställningserbjudandet innehåller information om den nyanställdes roll, såsom befattning, startdatum, förväntningar, ersättning och förmåner. Den anställde bör läsa igenom det noggrant och underteckna det för att officiellt acceptera villkoren.

Anställningsavtal är vanligtvis mer detaljerade. De kan innehålla information om arbetsschema, arbetsuppgifter, policyer, sekretess och uppsägningsvillkor. De liknar personalhandböcker, men är mer koncisa och specifika för den anställdes roll.

Processmanualer

En annan viktig punkt på din checklista för introduktion av nya medarbetare är processdokumentation.

Beroende på rollens karaktär kan processmanualer se ut som allmänna riktlinjer eller detaljerade standardrutiner (SOP). De senare är steg-för-steg-instruktioner om hur man utför repetitiva processer och löser problem.

Vikten av sådana dokument för anställda kan inte underskattas. Med korrekt processdokumentation har både nya och befintliga anställda en kunskapsbas att hänvisa till om de har frågor. Det kan minska behovet av samtal och möten, vilket gör arbetet mer fokuserat och effektivt.

För nya medarbetare bör du överväga att utarbeta separata utbildningsplaner. Dessa dokument bör förklara vad medarbetaren kan förvänta sig under de första månaderna i sin nya roll. De bör också definiera hur arbetsuppgifterna kan förändras i takt med att medarbetaren får erfarenhet och kriterierna för att avancera till högre roller. Under den nya medarbetarens utbildning bör du ge hen stöd från en kollega eller mentor. 👐

Dokument om löner och förmåner

Förbered dessa dokument för att möjliggöra smidig ersättning och främja transparens kring förmånerna.

Formulär för direktinsättning

Om du ska betala den anställde genom att sätta in pengar direkt på deras bankkonto måste de fylla i ett formulär för direktinsättning. Det låter dig samla in den information du behöver för att behandla betalningar, såsom den anställdes bankkontouppgifter och preferenser. 🏦

Se till att samla in dessa uppgifter i god tid före den första löneutbetalningen så att de kan behandlas i tid.

Översikt över förmåner

Även om du bör vara tydlig med vilka förmåner företaget erbjuder från början, är det bäst att skapa ett dokument som kan fungera som en gemensam referenspunkt. I detta dokument ska du inkludera information som:

Övriga formulär och avtal

Beroende på ditt företags policyer kan du behöva inkludera dessa ytterligare dokument i introduktionsprocessen.

Formulär för kontaktperson i nödsituationer

Formuläret för kontaktpersoner i nödsituationer är oumbärligt för alla företags riskhanteringsstrategi. Det anger vem du ska kontakta i händelse av en olycka. Formuläret är särskilt viktigt om den anställdes arbete innefattar potentiellt farliga aktiviteter.

Be den nya medarbetaren att ange minst två personer i formuläret och inkludera deras telefonnummer och e-postadresser.

Sekretessavtal (NDA)

Om ditt företag hanterar konfidentiell information bör du upprätta ett sekretessavtal (NDA), oavsett om du introducerar kunder eller anställda.

Genom att underteckna detta dokument förbinder sig den anställde att skydda de känsliga uppgifter som han eller hon arbetar med. Om sekretessavtalet bryts kan företaget vidta rättsliga åtgärder. 🔏

Avtal om konkurrensklausul

Ett undertecknat konkurrensklausulavtal förhindrar att den anställde deltar i aktiviteter som kan hindra företagets konkurrensfördelar under en viss period efter att anställningen har upphört. Sådana aktiviteter kan innefatta att arbeta för en konkurrent eller starta ett konkurrerande företag.

Konkurrensklausulen eller ett konkurrensförbudsavtal är avgörande när företaget har utvecklat egen kunskap, relationer eller teknik. Det säkerställer att den anställde inte kan använda sin erfarenhet från företaget till förmån för en konkurrent.

Policy för drogtester och bakgrundskontroller

Om jobbet kräver drogtest eller kontroll av brottsregister, inkludera en detaljerad beskrivning av kraven i din introduktionsdokumentation. När den anställde har lämnat in handlingar eller testresultat, spara dem för framtida granskningar av efterlevnaden. Se till att åtkomsten till dessa känsliga uppgifter är begränsad.

Dokument för medarbetarens samtycke

Ett samtyckesdokument för anställda kan ha många användningsområden. Det säkerställer att den anställde förstår och samtycker till en specifik åtgärd, till exempel:

Skapa och organisera dokument för introduktionen

Dokumentationen ska vara omfattande, men får inte överväldiga den nya medarbetaren. Därför är det viktigt att skapa en plan för att gradvis introducera introduktionsdokumenten samtidigt som man följer gällande regler.

Till exempel måste avsnitt två i I-9-formuläret fyllas i senast vid slutet av den tredje anställningsdagen, så det bör vara en av dina högsta prioriteringar. Å andra sidan är företagskalendern varken ett lagkrav eller avgörande för den anställdes integrationsprocess, så du kan ta itu med den flera veckor efter startdagen.

När du förbereder, distribuerar och organiserar dokumentation kan ett lämpligt produktivitetsverktyg vara en livräddare. Det kan vara allt från ett personaladministrationssystem (HRMS) och onboarding-programvara till en allt-i-ett-projektledningsprogramvara som ClickUp. 🛠️

ClickUp är en kraftfull plattform för hantering av HR-frågor och dokumentation. Upptäck några av de sätt du kan dra nytta av dess HR-paket nedan.

Skapa engagerande dokument på ett effektivt sätt

ClickUp Docs låter dig skapa engagerande manualer, wikis och andra dokument för introduktionsändamål. Det fungerar som en vanlig textredigerare men har många formateringsalternativ. Du kan lägga till följande element för att göra din text mer engagerande:

När din text är klar skickar du den till andra för granskning. Skapa en delbar länk och finjustera behörigheterna för olika åtkomstnivåer. Du och dina teammedlemmar kan redigera dokumentet tillsammans i realtid.

Har du skrivkramp? Utnyttja kraften i ClickUp AI, en praktisk AI-skrivassistent. Den kan ge dig idéer, hjälpa dig att skapa dokument snabbare och se till att de blir professionella och välorganiserade.

Organisera dokumenten på ett perfekt sätt

Onboarding innebär en hel del pappersarbete. Du kan göra det mer hanterbart med ClickUps projekthierarki, genom att skapa en strukturerad och skalbar databas.

Lägg till ett företagsarbetsutrymme, dela upp det i särskilda utrymmen för olika avdelningar eller team och justera behörigheterna för varje utrymme.

Omvandla dokument till uppgifter och deluppgifter. Organisera dem i listor och mappar för olika projekt, befattningar, geografiska regioner och andra relevanta faktorer. Du kan tilldela och schemalägga uppgifter samt lägga till beskrivningar, status, prioritetsmärken, checklistor och kommentarer.

Med en så omfattande men välorganiserad kunskapsbas kan dina nyanställda snabbt få tillgång till all information. De kommer inte att ha några tvivel om vad de ska göra, när de ska göra det och hur de ska göra det.

Planera och följ upp hela anställningsprocessen

Med ClickUps funktioner för uppgiftshantering kan du planera och granska de flesta HR-processer. ClickUp kan fungera som din kandidat- och medarbetardatabas, där du kan hämta all information eller alla dokument med några få klick. 🖱️

När du anställer, lägg till kandidater till ditt utrymme. Använd anpassade fält för att snabbt se statusen för deras ansökan, lönespann, CV, juridiska dokument och andra element.

Utnyttja ClickUps över 15 vyer för att hantera olika aspekter av rekrytering och introduktion. Du kan till exempel:

Vet du inte hur du ska börja organisera din arbetsyta? ClickUp har över 1 000 mallar för en snabb och smidig installation.

ClickUps mall för introduktionschecklista kan fungera som en enkel påminnelse om viktiga dokument som du måste samla in och distribuera. Andra, mer allmänna mallar är ClickUps mall för introduktion av anställda och ClickUps mall för introduktion av nyanställda. Du kan anpassa dem efter ditt företags behov. 💖

Hantera onboarding-dokument och processer enkelt med ClickUp

Introduktionsdokument är en viktig del av medarbetarnas orientering. När dokumentationen är ordnad faller resten av anställnings- och introduktionsprocessen på plats. Du säkerställer att lagen följs och ger nyanställda en enda källa att vända sig till när de är osäkra, vilket förhindrar missförstånd och främjar transparens.

Med ett omfattande verktyg som ClickUp kan du organisera dokumentationen, planera och optimera hela introduktionsprocessen och ge dina nya medarbetare de bästa förutsättningarna att lyckas i sina nya roller – registrera dig idag. 🌟