Urgente vs. Importante: Qual é a diferença?

Por volta dos seis ou oito anos de idade, tomamos consciência do conceito de “tempo”.

Começamos a compreender os segundos, os minutos, as horas e a nossa percepção da passagem do tempo.

Logo depois, começamos a desenvolver hábitos e a tomar decisões sobre como usar nosso tempo.

Em nossas fases de desenvolvimento, geralmente são os outros que ditam como devemos gastar nosso tempo. No entanto, à medida que nos tornamos profissionais, temos cada vez mais autonomia sobre nosso tempo.

Desenvolvemos nossos próprios sistemas pessoais para gastar nosso tempo – às vezes com sucesso, às vezes não.

E cada um de nós deve decidir: como posso usar meu tempo da maneira mais eficaz?

Nesse processo de decisão, podemos ser levados a pensar que tarefas são importantes quando, na verdade, não são. Ou adiamos os itens mais importantes da nossa lista de tarefas porque, muitas vezes, são os mais difíceis.

E então confundimos o que é urgente com o que é importante.

Essa é uma distinção crucial que pode alterar nossas prioridades e listas de tarefas.

Antes de prosseguirmos, eis como definiremos esses termos:

Itens que exigem atenção imediata.

Itens que afetam suas metas e estratégia de longo prazo

Uma maneira de pensar sobre o que você precisa fazer e o que deseja fazer é colocar suas tarefas em uma matriz de gerenciamento de tempo, frequentemente conhecida como Matriz de Eisenhower.

Batizado em homenagem ao ex-presidente dos Estados Unidos, esse método foi popularizado por Stephen Covey em Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes.

Aqui está como fica o quadrante com alguns exemplos relevantes para o trabalho:

Urgente

Não urgente

Importante

Sem importância

Quadrante 1: Urgente e importante

Essas são as coisas que você deve fazer imediatamente, ou logo haverá consequências negativas. Podem ser revisões e alterações imediatas que você precisa fazer antes de um prazo e que podem ter outras implicações urgentes.

Essas atividades de alto valor trarão ganhos para sua empresa e também devem ser realizadas imediatamente.

Quadrante 1 Exemplos urgentes e importantes:

A menos que você seja um cirurgião traumatologista ou algo heróico, não é aqui que a maior parte do seu trabalho deve ser feita.

Quadrante 2: Não urgente, mas importante

Aqui está o ponto ideal para priorizar seu trabalho.

Seu trabalho mais produtivo pode acontecer aqui. É para isso que você está trabalhando. Esses projetos, tarefas e outras ações são os alicerces que o ajudam a alcançar suas iniciativas de longo prazo.

Essas tarefas não são urgentes, mas ajudam você a alcançar o sucesso em seus objetivos.

Às vezes, essas tarefas incluem apagar incêndios que podem não ser de sua responsabilidade ou que não deveriam ter acontecido.

Quadrante 2 Exemplos importantes/não urgentes:

É assim que a maior parte do seu trabalho diário deveria ser.

Se você está gastando muito tempo nos quadrantes um e três com emergências, então precisa repensar, redefinir suas prioridades ou encontrar mais recursos para ajudá-lo.

Quadrante 3: Urgente, mas sem importância

Este é o quadrante mais perigoso.

É aqui que muitos de nós vivemos e respiramos sem querer.

É fácil para outras pessoas exigirem nosso tempo sem perceberem o que estão fazendo exatamente.

O problema deles não é necessariamente a sua emergência. Se eles estão tentando encontrar uma solução rápida ou resposta para algo que não está fazendo o negócio avançar, então uma comunicação clara é extremamente importante.

Uma plataforma de produtividade como o ClickUp resolve isso.

Os usuários definem diferentes níveis de prioridade para as tarefas, fornecem estimativas de tempo para garantir que o responsável conheça o escopo, enviam notificações de lembrete e transmitem qualquer informação importante para toda a equipe. Isso ajuda a manter o trabalho e as expectativas alinhados e permite que você seja uma equipe mais eficaz.

No entanto, temos que ter cuidado. Nossos telefones e ferramentas de comunicação têm como objetivo nos distrair a cada segundo. A sobrecarga de notificações é algo real.

As notificações push em nossos telefones para aplicativos de mídia social nos fazem pensar que algo é urgente, mas na verdade não é — especialmente quando é apenas um amigo mostrando como está se divertindo nas férias.

Interessante?

Talvez. Urgente? De jeito nenhum.

Quadrante 4: Sem importância, sem urgência

Também conhecido como o quadrante da procrastinação.

São aquelas coisas que você acaba fazendo, mesmo que não sejam importantes nem urgentes. Basicamente, são as coisas que você faz quando deveria estar trabalhando.

Isso não quer dizer que você nunca deva fazer uma pausa, se divertir ou relaxar. Mas, às vezes, coisas boas podem ser elevadas ao nível de algo supremo. E você não quer que isso aconteça com você.

Podem incluir itens como:

Existem muitos aplicativos de produtividade excelentes no mercado hoje em dia que podem ajudá-lo a manter o foco. Um dos meus favoritos é o Forest. Para cada período de tempo em que você é produtivo e não toca no seu celular, uma árvore cresce.

Você pode até começar a construir uma floresta e compartilhar seu progresso com seus amigos. É um jogo que o mantém longe do celular.

Reconhecendo a diferença entre urgente e importante

Outro aviso na caixa de entrada do e-mail.

Mais telefonemas chegando.

E você sabe o que isso significa? É hora de tomar uma decisão.

Sim, cada e-mail individual pode definir o sucesso ou o fracasso dos seus próximos minutos, da próxima hora, do seu dia inteiro ou até mesmo da sua semana inteira.

Se você decidir abrir o e-mail (talvez espere por um tempo determinado!), então precisará tomar uma decisão.

Onde essa solicitação/pedido se encaixa na Matriz de Eisenhower? Qual é a urgência e a importância relacionadas à tarefa?

As redes sociais e o ciclo de notícias nos fazem pensar que todas as notícias de última hora são urgentes e exigem nossa atenção imediata.

Temos que filtrar o ruído para encontrar o sinal verdadeiro.

Tarefas urgentes geram uma reação.

Queremos trabalhar imediatamente e pensar numa resposta. Sim, algumas funções exigem decisões mais urgentes do que outras (olá, operadores de chamadas de emergência!). Mas sem os processos certos, ficaremos ansiosos e não trabalharemos da melhor forma possível.

A pressa em encontrar uma resposta pode levar a uma decisão errada, que poderá prejudicar a produtividade no futuro, aumentando ainda mais os problemas em nossa carga de trabalho.

Tarefas importantes nos dão tempo para elaborar estratégias. Esses projetos e tarefas são o que queremos realizar e esperamos contribuir. São tarefas relacionadas às especificações de novos produtos, à apresentação de um novo plano de negócios ou à definição das metas financeiras da equipe de vendas para o próximo trimestre.

Tarefas importantes são ações intencionais que requerem atenção. Com essa atenção adicional, espera-se que o número de erros seja limitado.

É possível que as tarefas sejam urgentes e importantes quando uma decisão importante precisa ser tomada imediatamente. Mas nem toda tarefa urgente é necessariamente importante.

O último e-mail do vendedor quer desesperadamente chamar sua atenção. Eles estão fazendo parecer urgente, mas isso não é importante para você. Essa é uma tarefa a ser delegada.

Outras tarefas tornam-se urgentes. Como um colega de trabalho reclamando que precisa de ajuda imediatamente. Talvez eles possam resolver isso sozinhos. Talvez a tarefa urgente/importante deles não seja sua emergência.

O problema de presumir que todas as tarefas são urgentes e importantes é que você não terá tempo suficiente para pensar estrategicamente nas coisas.

É importante que você desenvolva uma estratégia de vendas. Pode até haver um pouco de urgência por trás disso. Mas se você dedicar alguns dias ou semanas para traçar cuidadosamente o plano, terá menos erros no final. Todas as tarefas importantes não podem ser feitas imediatamente – elas são importantes demais para isso e exigem atenção extra.

Mas a urgência nos faz sentir importantes. A agitação pode mascarar a falta de atenção estratégica. Problemas organizacionais graves podem passar despercebidos devido à agitação.

Você pode estar perdendo oportunidades potenciais inexploradas porque não teve tempo para pensar em mudanças estratégicas importantes.

Pense em uma empresa como a Blockbuster ou a Borders.

Eram empresas enormes – alugavam filmes e vendiam livros. Não perceberam a mudança nas tendências.

Isso poderia ser atribuído apenas ao fato de eles terem deixado de realizar tarefas importantes?

Claro que não. Mas você pode entender por que o tempo dedicado ao trabalho estratégico nem sempre é o mais “urgente”.

Quais tarefas vão em cada quadrante?

Como você decide o que vai onde?

Isso é muito simples e funciona bem em conjunto com os quadrantes. Eles ajudarão:

Como você pode priorizar seu tempo na Matriz de Eisenhower/Gestão do Tempo?

Nem todas as tarefas têm o mesmo peso. E uma tarefa que você pode considerar urgente/importante pode ser considerada importante/não urgente por outra pessoa.

No entanto, você deve planejar um tempo específico para esses diferentes tipos de tarefas. Com o planejamento feito e programado, você pode trazer a energia e a mentalidade certas para cada uma delas.

Em vez de apenas fazer o que está na sua lista de tarefas, reserve tempo todos os dias ou todas as semanas para as tarefas urgentes/importantes e, em seguida, para as importantes/não urgentes.

Isso requer disciplina. Por exemplo, suas manhãs podem ser preenchidas com tarefas prioritárias, urgentes e importantes. Então, você pode dedicar alguns minutos para delegar as outras tarefas urgentes/não importantes.

À tarde ou mais tarde à noite, quando tudo estiver mais calmo, você pode se dedicar ao trabalho mais estratégico – o importante, mas não urgente.

Isso deixa as tarefas não urgentes/sem importância. Isso abrange desde verificar suas redes sociais até pensar nos planos de férias do próximo ano. Eventualmente, elas podem até mesmo ganhar espaço nas suas tarefas urgentes ou importantes.

Outra consideração importante: você consegue fazer isso em 2 minutos ou menos?

Essa regra vem da metodologia Get Things Done, de David Allen.

Ele diz que, se você consegue realizar a tarefa em menos de dois minutos, então pode fazê-la sozinho. Caso contrário, delegue-a ou analise-a mais tarde.

Bônus: Obtenha o software Get Things Done!

Como o ClickUp pode ajudá-lo a priorizar seu trabalho

O ClickUp é uma plataforma de produtividade que pode mudar radicalmente a forma como você encara o seu trabalho.

Você pode organizar seus projetos com pastas e listas e, em seguida, atribuí-los à sua equipe para que trabalhem neles ou atribuí-los a si mesmo. Esses recursos ajudarão você a determinar a diferença entre urgente e importante, não apenas para você, mas para toda a sua equipe.

Conclusão: a diferença entre urgente e importante afeta o seu tempo

Pensar na diferença entre urgente e importante pode ter um efeito generalizado no que você consegue realizar com seu tempo. Essas estratégias gerais de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a se concentrar mais.

Com essas dicas em mente, você estará preparado para lidar com problemas urgentes e importantes. Aqui estão mais recursos no ClickUp para ajudá-lo a priorizar seu trabalho: