Como usar o Amazon Q para gerenciamento do conhecimento

As equipes muitas vezes enfrentam dificuldades com o conhecimento empresarial disperso.

Informações importantes se perdem em dezenas de ferramentas desconectadas, tornando quase impossível encontrar respostas precisas rapidamente.

Isso acontece principalmente porque a maioria das empresas trata o gerenciamento do conhecimento como um arquivo. Seus processos podem ser digitais, mas a abordagem permanece enraizada em formas tradicionais e analógicas de pensar.

As informações são organizadas em teoria, mas nunca se conectam ao trabalho que precisa ser feito.

Este guia orienta você na configuração do Amazon Q Business para o gerenciamento do conhecimento empresarial, desde a conexão de suas fontes de dados até a configuração da segurança, além de mostrar como preencher a lacuna entre encontrar respostas e agir.

O que é o Amazon Q Business?

O Amazon Q Business é o assistente generativo com tecnologia de IA da AWS. Ele atua como um assistente de bate-papo central para as informações internas da sua empresa. Pense nele como uma barra de pesquisa única que se conecta às suas fontes de dados existentes, desde documentos até mensagens de bate-papo.

É importante distinguir isso do Amazon Q Developer, que é uma ferramenta separada criada especificamente para tarefas de codificação e desenvolvimento de software.

O Amazon Q Business foi desenvolvido sob medida para o conhecimento geral da empresa. Ele utiliza uma tecnologia chamada geração aumentada por recuperação (RAG), o que significa que baseia suas respostas nos documentos reais da sua empresa, ao mesmo tempo em que impede ativamente que a IA invente informações.

Além disso, seu sistema sensível a permissões respeita os controles de acesso que você já possui. Se um funcionário não puder ver um arquivo em seu local original, ele também não o verá nos resultados de pesquisa do Amazon Q.

O Amazon Q Business concentra-se em três recursos principais:

Como o Amazon Q Business funciona para o gerenciamento do conhecimento

Compreender o lado técnico ajuda você a determinar se uma ferramenta pode realmente resolver a fragmentação do conhecimento ou se é apenas mais um aplicativo que contribui para a proliferação de ferramentas.

Com as empresas executando, em média, 101 aplicativos SaaS diferentes, adicionar outra ferramenta requer uma análise cuidadosa. O Amazon Q segue um fluxo de trabalho claro para transformar seus dados dispersos em conhecimento pesquisável. Ele começa com a ingestão de dados, prossegue para a indexação, depois para a recuperação e, finalmente, para a geração de respostas.

O sistema não apenas lê seus documentos, mas os divide em partes menores e gerenciáveis, chamadas de “chunks”. Cada chunk é então convertido em uma incorporação vetorial — uma representação numérica de seu significado. Isso permite a pesquisa neural, na qual a IA pode encontrar informações conceitualmente relacionadas, não apenas correspondências exatas de palavras-chave.

Quando você faz uma pergunta, o fluxo simplificado é o seguinte:

Esse mecanismo de base é fundamental. Ele garante que a IA “mostre seu trabalho”, o que ajuda a construir confiança e evita o pensamento de caixa preta que ocorre quando você tem uma resposta, mas não sabe de onde ela veio ou se é confiável.

Como conectar suas fontes de dados corporativos ao Amazon Q

Um sistema de gerenciamento de conhecimento é tão bom quanto os dados aos quais ele tem acesso.

A maioria das empresas tem informações espalhadas por toda parte, e a ideia de um projeto de migração de dados em grande escala muitas vezes não dá certo. É aí que a abordagem baseada em conectores do Amazon Q se torna útil.

Em vez de forçá-lo a mover todos os seus dados para um novo sistema, o Amazon Q Business usa mais de 40 conectores nativos para indexar o conteúdo exatamente onde ele está. Isso significa que você pode se conectar às suas ferramentas existentes sem um processo de migração trabalhoso.

O segredo aqui é ser estratégico. Comece com suas fontes de dados mais valiosas, em vez de tentar conectar tudo de uma vez.

Cada conector foi projetado para respeitar as listas de controle de acesso (ACLs) do sistema de origem, mantendo sua segurança e permissões existentes. Ele também usa um recurso de “sincronização delta”, o que significa que, após a varredura completa inicial, ele processa apenas os documentos que foram alterados ou atualizados, economizando tempo e recursos.

Tipos de fontes de dados compatíveis

O Amazon Q Business se conecta a muitas das plataformas que suas equipes já usam diariamente. Para qualquer sistema proprietário ou não compatível, você pode usar o SDK do conector personalizado para criar o seu próprio.

Fluxo de trabalho de ingestão de dados

Conectar uma nova fonte de dados é um processo guiado. Você selecionará o conector e fornecerá a autenticação necessária, que pode ser uma chave API ou um login OAuth. Em seguida, o sistema realiza uma “sincronização completa” inicial para processar todos os documentos existentes.

Depois disso, ele muda para “sincronizações incrementais” para manter o índice atualizado, processando apenas o conteúdo novo ou alterado.

O pipeline de processamento de documentos lida com a extração do texto, sua divisão em blocos, a criação de embeddings e sua adição ao índice. Você receberá notificações se alguma parte do processo de ingestão falhar, permitindo que você resolva rapidamente quaisquer problemas.

Sincronize as melhores práticas de programação

Você precisa encontrar o equilíbrio certo entre a atualização dos dados e o custo. Sincronizações mais frequentes fornecem informações mais atualizadas, mas também consomem mais recursos, o que pode aumentar sua conta da AWS.

Guia passo a passo para configurar o Amazon Q Business

Começar a usar uma nova ferramenta de IA empresarial pode parecer complicado, mas dividir o processo em etapas claras e gerenciáveis torna tudo mais fácil.

Você precisará de uma conta AWS com as permissões IAM corretas para começar. Uma configuração básica pode ser feita em poucas horas, mas uma implantação completa em produção com várias fontes de dados pode levar alguns dias.

Etapa 1: faça login e crie seu aplicativo

Primeiro, acesse o AWS Management Console e procure o serviço Amazon Q Business. Aqui, você criará um novo “aplicativo”. Esse aplicativo será o contêiner para suas fontes de dados, índice e interface da web.

Ao criá-lo, você precisará dar a ele um nome claro e escolher a região da AWS onde ele será implantado. Essa escolha é importante para os requisitos de residência de dados e conformidade.

Etapa 2: Configure o IAM Identity Center

O Amazon Q Business requer o AWS IAM Identity Center (o novo nome do AWS SSO) para gerenciar a autenticação do usuário. É assim que você controla quem pode acessar seu assistente de IA.

Você tem duas opções principais: criar uma nova fonte de identidade na AWS ou conectar-se a um provedor de identidade existente que sua empresa já usa, como Okta ou Azure AD.

O provisionamento adequado dos usuários é fundamental para a segurança. Todos que precisam usar o Amazon Q devem ter uma conta no Identity Center para que suas permissões possam ser gerenciadas corretamente.

Etapa 3: conecte e sincronize fontes de dados

Agora vem a parte divertida: conectar seus dados. No aplicativo Amazon Q, navegue até a seção de fontes de dados e comece a adicionar conectores. A interface irá guiá-lo pelo processo de autenticação de cada um deles.

É uma boa prática começar com um subconjunto menor de dados para teste, por exemplo, um único site do SharePoint ou um canal do Slack. Isso permite que você verifique se o conteúdo está sendo indexado corretamente antes de implementá-lo em toda a empresa. Você pode monitorar o andamento da sincronização diretamente do console.

Etapa 4: personalize e implante a experiência na web

O Amazon Q Business vem com uma interface web pronta para uso que você pode personalizar para combinar com a marca da sua empresa. Você pode adicionar seu logotipo, alterar as cores e escrever uma mensagem de boas-vindas para orientar os usuários sobre o tipo de perguntas que eles podem fazer.

Quando estiver satisfeito com a aparência, você pode implantar a experiência da web e compartilhar a URL com sua equipe. Para uma experiência mais integrada, você também pode usar as APIs para incorporar a interface de bate-papo do Amazon Q diretamente em outros aplicativos que sua equipe usa todos os dias.

🎥 Veja como a transferência integrada de conhecimento otimiza os fluxos de trabalho e elimina a alternância de contexto em ação!

Segurança e proteções do Amazon Q Business

Adotar qualquer ferramenta de IA em um ambiente empresarial é impossível sem superar os obstáculos de segurança e conformidade. Entregar os dados da empresa a uma IA pode ser uma grande preocupação, mas o Amazon Q foi projetado com segurança incorporada em sua arquitetura central.

O recurso de segurança mais importante é a recuperação com reconhecimento de permissões. Ele respeita automaticamente as listas de controle de acesso (ACLs) dos seus sistemas de origem. Isso significa que as respostas da IA incluirão apenas conteúdo que o usuário já está autorizado a ver.

Você também pode configurar proteções para controlar o comportamento da IA. Por exemplo, você pode impedi-la de discutir assuntos confidenciais ou exigir que ela cite as fontes de cada resposta.

Aqui estão os principais recursos de segurança em resumo:

Esses controles oferecem a confiança necessária para implementar uma ferramenta de IA poderosa sem criar novos riscos de segurança.

Vantagem do ClickUp: O ClickUp BrainGPT reúne pesquisa, contexto e ação em uma única camada de IA que abrange todo o seu espaço de trabalho.

Em vez de atuar como um assistente separado, o BrainGPT trabalha diretamente em suas tarefas, documentos, bate-papos, calendário e prioridades. Você pode pesquisar informações, fazer perguntas, entender o que está acontecendo e transformar imediatamente as respostas em tarefas, atualizações ou alterações no fluxo de trabalho sem sair do seu fluxo.

Como o BrainGPT é alimentado pela Pesquisa Empresarial e pelo contexto completo do espaço de trabalho do ClickUp, ele entende como o trabalho se conecta, o que está em andamento e o que precisa de atenção em seguida.

O resultado é uma experiência de IA unificada, na qual a pesquisa leva diretamente à execução e a inteligência está presente no próprio trabalho, e não ao lado dele.

Limitações do uso do Amazon Q para gerenciamento de conhecimento empresarial

Nenhuma ferramenta é perfeita, e é importante entender as limitações do Amazon Q Business antes de se comprometer com ele. Estar ciente das vantagens e desvantagens ajuda a definir expectativas realistas e evitar surpresas no futuro.

O maior fator é sua profunda integração com o ecossistema AWS. Se sua empresa já investiu pesadamente na AWS, essa é uma escolha natural.

Para equipes que não estão familiarizadas com os serviços da AWS, há uma curva de aprendizado íngreme para configurar itens como funções IAM e VPCs, especialmente quando apenas 7% escalaram a IA em toda a empresa, apesar da adoção generalizada.

Aqui estão algumas limitações importantes a serem consideradas:

O último ponto é o mais importante. A recuperação de conhecimento por si só não resolve o problema subjacente do fluxo de trabalho desconectado. Encontrar uma resposta é apenas o primeiro passo; você ainda precisa transformar essa resposta em ação.

Como o ClickUp aprimora o gerenciamento do conhecimento empresarial

Você já conhece essa sensação. Você encontra a resposta de que precisa e, em seguida, a transfere manualmente entre as ferramentas.

De um resultado de pesquisa a um documento. De um documento a uma tarefa. De uma tarefa a uma mensagem de chat explicando o que acabou de acontecer. Em algum ponto dessa corrida de revezamento, o contexto se perde. O que começou como clareza se transforma em trabalho de coordenação.

Essa é uma falha no fluxo de trabalho causada pela fragmentação. Cada transferência gera atrito, duplicação e o risco de que o conhecimento se distancie da ação.

Por que um espaço de trabalho de IA convergente muda a equação

Um espaço de trabalho de IA convergente não é “mais uma ferramenta”. É um ambiente único e seguro onde projetos, documentos, conversas e análises coexistem por padrão. Quando tudo está reunido, o conhecimento não precisa mais ser transferido. Ele pode se mover nativamente pelo fluxo de trabalho.

É aí que o ClickUp se destaca. Em vez de incorporar IA à pesquisa ou adicionar outro assistente às ferramentas existentes, o ClickUp permite que você crie um processo de transferência de conhecimento escalável dentro do mesmo sistema onde o trabalho já é realizado. Suas respostas, decisões e contexto permanecem vinculados à execução que eles informam.

O conhecimento como parte viva do fluxo de trabalho

Em uma configuração tradicional, encontrar informações é apenas o primeiro passo. Você pesquisa em uma ferramenta, copia a resposta, cola em seu sistema de gerenciamento de projetos, cria uma tarefa e, em seguida, notifica sua equipe no chat. Cada etapa adiciona atrasos e aumenta a chance de que algo se perca ou seja mal interpretado.

No ClickUp, o ciclo se fecha. Você faz uma pergunta usando o ClickUp Brain , recebe uma resposta com todo o contexto do espaço de trabalho e imediatamente transforma essa resposta em uma tarefa, comentário ou atualização de documento sem sair da tela. A resposta não viaja. Ela se transforma.

Documentos conectados que não ficam desatualizados

Os documentos do ClickUp ficam ao lado do trabalho que eles apoiam, diretamente vinculados a tarefas e projetos. Quando os planos mudam, as atualizações acontecem no local, não em sistemas paralelos.

Como os documentos são sensíveis à ação, você pode converter texto em tarefas do ClickUp ou até mesmo vinculá-lo à tarefa relevante no momento em que uma decisão é tomada. O conhecimento e a execução permanecem sincronizados, que é exatamente onde a maioria das equipes falha.

IA sensível ao contexto que conecta todo o seu espaço de trabalho

O ClickUp Brain não entende apenas o que você está perguntando. Ele entende onde essa pergunta se encaixa no seu trabalho.

Por estar integrado diretamente ao espaço de trabalho, o Brain tem visibilidade de suas tarefas, prioridades, prazos, responsáveis e calendário. Ele pode ver o que vence hoje, o que está atrasado, o que está bloqueado e como o trabalho está distribuído entre as pessoas e o tempo. Isso significa que as respostas que você obtém são baseadas no que está realmente acontecendo no momento.

Quando você solicita um resumo, recebe uma visão geral moldada pelo status da tarefa, atividades recentes e compromissos futuros.

Pesquisa empresarial que também funciona como uma camada de comando

Na maioria das ferramentas, a pesquisa é passiva. Você pesquisa algo e depois decide o que fazer a seguir. Mas o ClickUp Enterprise Search é um componente ativo. A barra de comando de IA que você usa para encontrar informações também permite que você execute ações.

A partir de uma única interface de comando, você pode pesquisar tarefas, documentos, comentários, conversas de chat e aplicativos de terceiros conectados e, em seguida, transformar imediatamente o que encontrar em trabalho. Crie tarefas, atualize status, abra documentos, participe de conversas ou acione fluxos de trabalho sem mudar de contexto.

Em vez de interromper o trabalho para procurar contexto, as equipes usam a pesquisa para responder a uma pergunta e seguir em frente em um único movimento. O resultado é menos becos sem saída, decisões mais rápidas e muito menos tempo gasto validando se você está consultando a fonte certa.

Mantenha o conhecimento atualizado em documentos, tarefas e bate-papos

O conhecimento raramente fica obsoleto porque as pessoas se esquecem de documentá-lo. Ele fica obsoleto porque as conversas acontecem em outros lugares.

O ClickUp resolve isso conectando o ClickUp Chat aos fluxos de trabalho. O chat é incorporado diretamente ao lado do trabalho ao qual se refere. As mensagens podem ser vinculadas a tarefas, referenciadas em documentos e revisadas por meio de pesquisa com todo o contexto intacto.

À medida que o trabalho evolui, as equipes atualizam os documentos de forma colaborativa, discutem as alterações no chat e acompanham as decisões por meio de comentários e histórico de versões, tudo no mesmo sistema. Não há uma “fase de documentação” separada nem é necessário um sprint de limpeza para restaurar a precisão.

Como as conversas, as decisões e a execução coexistem, sua fonte de verdade permanece atualizada por padrão. Não porque alguém a manteve perfeitamente, mas porque ela evoluiu naturalmente à medida que o trabalho avançava.

Os Super Agentes do ClickUp transformam seu espaço de trabalho em um ambiente que responde às perguntas antes que elas se tornem obstáculos.

Em vez de esperar por um prompt, os Super Agentes operam continuamente em tarefas, documentos, bate-papos e linhas do tempo. Eles monitoram mudanças, detectam trabalhos paralisados, revelam riscos e fornecem respostas ambientais com base em sinais reais do espaço de trabalho, como prazos perdidos, prioridades conflitantes ou perguntas sem resposta.

Como os Super Agentes são executados dentro do mesmo espaço de trabalho convergente, suas percepções são sempre baseadas no contexto em tempo real. Eles não apenas sinalizam problemas. Eles explicam por que algo é importante e podem agir automaticamente, desde atualizar tarefas até alertar o responsável certo.

É isso que torna a IA invisível e útil ao mesmo tempo. As respostas aparecem no fluxo de trabalho, exatamente quando são necessárias, sem a necessidade de outra ferramenta para gerenciar ou outra pergunta a ser feita.

Atualize sua pesquisa com o ClickUp

O gerenciamento de conhecimento empresarial bem-sucedido requer mais do que apenas um mecanismo de pesquisa poderoso. Ele exige um sistema que conecte o conhecimento diretamente aos fluxos de trabalho da sua equipe.

Ao avaliar uma solução, comece com suas fontes de dados de maior valor e expanda gradualmente. Lembre-se de que o futuro do trabalho exige uma solução que transforme respostas em itens de ação sem perder o ímpeto.

O Amazon Q Business é uma ótima opção para organizações que já investiram profundamente no ecossistema AWS e estão focadas principalmente em resolver o problema de pesquisa empresarial.

No entanto, para equipes que desejam ir além da pesquisa e construir um sistema de gestão de conhecimento e trabalho verdadeiramente conectado, é necessária uma abordagem diferente.

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Perguntas frequentes

O Amazon Q Business foi projetado para o gerenciamento geral do conhecimento empresarial, a fim de ajudar todos os funcionários, enquanto o Amazon Q Developer é uma ferramenta especializada para desenvolvedores de software que auxilia na codificação, depuração e arquitetura da AWS.

O Amazon Q Business se conecta a muitas fontes de dados, mas não possui um conector nativo para o ClickUp. O ClickUp oferece seu próprio recurso de IA integrado, o ClickUp Brain, que é totalmente integrado aos recursos de gerenciamento de projetos e base de conhecimento.

O Amazon Q Business tem dois níveis principais de assinatura, Amazon Q Business Lite e Pro, com preços baseados em um modelo por usuário, por mês. Os custos também incluem cobranças por “unidades de índice” com base no volume de dados armazenados, portanto, verifique a página oficial de preços da AWS para saber as taxas atuais.

As principais limitações incluem uma forte dependência do ecossistema AWS, a necessidade de conhecimento especializado em AWS para a configuração, um foco principal na pesquisa em vez de fluxos de trabalho integrados e possíveis lacunas em seus conectores nativos para algumas ferramentas empresariais.