Há um motivo pelo qual os PDFs estão em toda parte: eles são confiáveis, têm aparência profissional e evitam que os dados sejam alterados acidentalmente. No entanto, se você tentar analisar esses dados ou executar cálculos em um PDF, encontrará um obstáculo.
É claro que os PDFs são ótimos para compartilhar informações, mas nada supera a flexibilidade e a funcionalidade do Excel na análise e na extração de dados.
A única dificuldade? Copiar essas tabelas lindamente formatadas (com todos os seus formatos condicionais, pivôs e cores de células) de PDFs para o Excel sem destruir o layout ou passar horas consertando-o. E nem vamos falar de PDFs digitalizados. 🙄
Mas não se preocupe. Vamos lhe mostrar como copiar tabelas do PDF para o Excel sem perder a formatação.
resumo de 60 segundos
Precisa copiar tabelas de um PDF para o Excel? Aqui estão todos os métodos:
- Copiar e colar diretamente: Rápido e simples para tabelas básicas, mas tem dificuldades com formatação complexa e células mescladas
- Método do Microsoft Word: Converte o PDF em um documento do Word e copia tabelas, mas pode desalinhar os dados em layouts complexos
- Excel Power Query: Melhor para PDFs estruturados, permitindo a importação direta de tabelas com o mínimo de limpeza. Disponível apenas para usuários do Microsoft 365 no Windows
- Conversores de PDF: Ferramentas on-line (como Smallpdf, ILovePDF) convertem rapidamente PDFs em formatos do Excel, mas apresentam riscos de segurança para dados confidenciais
- Ferramentas OCR: Softwares como o Adobe Acrobat Pro extraem dados de PDFs digitalizados, mas exigem uma assinatura paga
- Scripts Python (Tabula, Excalibur): Ideal para usuários técnicos que precisam de extração precisa, mas não oferece suporte a PDFs baseados em imagens
- Google Sheets: Edite o PDF no Google Docs antes de copiá-lo para o Sheets; funciona para formatação básica, mas requer limpeza manual
- A cópia de tabelas de PDFs para o Excel geralmente leva a problemas de formatação, fórmulas quebradas, falta de processamento em lote, suporte insuficiente para PDFs digitalizados e falhas em tabelas complexas, exigindo uma limpeza manual extensa
- O ClickUp fornece uma alternativa melhor de gerenciamento de dados e documentos por meio do ClickUp Docs e do ClickUp Table View, oferecendo uma maneira mais inteligente de organizar, gerenciar e colaborar com os dados
Como copiar uma tabela do PDF para o Excel
Aqui estão alguns métodos eficazes para copiar tabelas do PDF para o Excel:
1. Método direto de copiar e colar
O método padrão de copiar e colar é relativamente simples e não requer ferramentas adicionais. Ele funciona bem para copiar tabelas pequenas e simples de um documento PDF para uma planilha do Excel.
Aqui está um guia passo a passo rápido para copiar e colar uma tabela do PDF para o Excel:
- Abra seu documento PDF
- Selecione a tabela inteira ou os dados do PDF que deseja copiar
- Clique com o botão direito do mouse e escolha Copiar ou pressione Ctrl + C para Windows / Cmd + C para iOS
- Abra a planilha do Excel onde deseja colar os dados ou crie uma nova planilha
- Clique com o botão direito do mouse na célula em que deseja colar a tabela e escolha 'Keep Source Formatting' ou pressione Ctrl + V para Windows e Cmd + V para iOS
- Bum! Agora você colou com sucesso os dados na tabela. Além disso, use "Text to Columns" (Texto para colunas) na guia Data (Dados) se as informações aparecerem em uma única coluna
Leia também: Como criar uma tabela no Planilhas Google: Um guia completo
⚠️ Cuidado: O método direto de copiar e colar nem sempre preserva a estrutura original da tabela, especialmente se o PDF contiver formatação complexa, células mescladas ou alinhamentos irregulares de colunas. Nesses casos, os dados colados podem exigir uma limpeza manual significativa, incluindo o ajuste da largura das colunas e a remoção de espaços extras para uma melhor formatação.
2. Uso do Microsoft Word
O método Word-to-Excel permite que você abra e edite o PDF diretamente no Microsoft Word. Essa abordagem é simples e eficaz para manter a formatação de tabelas pequenas.
Aqui está um guia passo a passo rápido para copiar dados de PDF para tabelas do Excel usando o Microsoft Word:
- Abra um documento em branco no Microsoft Word
- Vá para Arquivo > Abrir > Navegar
- Selecione o arquivo PDF que deseja abrir e clique em OK quando solicitado a converter o arquivo PDF em um documento do Word
- Clique no botão Enable Editing na parte superior para fazer alterações no documento
- Selecione a tabela clicando no ícone de cruz no canto superior esquerdo da tabela
- Clique com o botão direito do mouse e copie a tabela ou pressione Ctrl + C no Windows / Cmd + C no iOS
- Abra o arquivo do Excel e selecione a célula onde deseja colar a tabela
- Clique com o botão direito do mouse e cole a tabela ou faça o que for necessário de acordo com o Windows ou iOS para manter a formatação
com curadoria para você, aqui está uma folha de dicas subestimada do Excel:
- Preenchimento de flash (Ctrl + E): Formate ou extraia dados rapidamente com base em um padrão
- Listas personalizadas (Arquivo → Opções → Avançado → Editar listas personalizadas): Preenchimento automático de listas pessoais, como equipes, departamentos ou regiões
- Remoção de duplicatas (Data → Remove Duplicates): Limpe instantaneamente os dados
- Sparklines: Gráficos em miniatura dentro das células (Inserir → Sparklines)
- Ferramenta de análise rápida (Ctrl + Q): Para obter insights, gráficos e formatação rápidos sem usar fórmulas
- Colar especial → Operações: Execute rapidamente cálculos como multiplicar/dividir em seleções
- Avaliar fórmula: Depuração passo a passo (Fórmulas → Avaliar fórmula)
3. Uso do Excel Power Query
O método Excel Power Query permite que você importe tabelas de qualquer PDF, mantendo intacta a maior parte da formatação da tabela.
Veja aqui um passo a passo da importação de tabelas de PDF diretamente para o formato Microsoft Excel:
- Abra uma planilha do Excel e selecione a célula para a qual deseja importar a tabela
- Vá para Data > Get Data > From File > From PDF
- Selecione seu arquivo PDF e clique em Open
- Selecione a tabela que deseja copiar. No painel direito, você pode visualizar como a tabela ficará na planilha do Excel
- Clique na guia Select multiple items se quiser selecionar várias tabelas
- Clique em carregar na parte inferior do painel, e a tabela será importada diretamente para a planilha do Excel
- Para trabalhar com os dados no Power Query, primeiro, selecione Transformar dados
Leia também: Como exportar listas do SharePoint para o Excel
⚠️ Cuidado: Este método está disponível apenas para usuários do Windows com uma assinatura do Microsoft 365. Embora permita que os dados sejam extraídos de um documento inteiro de uma só vez, ele pode ter dificuldades com tabelas complexas ou imagens digitalizadas.
4. Uso de conversores de PDF
Aqui, você usa conversores de PDF on-line ou off-line para transferir tabelas de PDFs para o Excel rapidamente. Esse método é particularmente conveniente para a extração frequente de dados de PDFs. A maioria dos conversores gratuitos pode converter seu PDF nos formatos CSV, XLS ou XLSX com precisão razoável, pelo menos para tabelas simples.
Aqui está um guia para usar uma ferramenta de conversão on-line:
- Selecione uma ferramenta de conversão como Smallpdf, PDF2Excel ou ILovePDF. Para referência, discutiremos o processo do ILovePDF (embora a maioria das ferramentas tenha um processo mais ou menos semelhante)
- Selecione e faça o upload do arquivo PDF que deseja converter
- Escolha o formato, ou seja, CSV, XLS ou XLSX
- Escolha o layout, ou seja, uma única planilha ou várias planilhas do Excel, para extrair a tabela
- Clique em Converter
- Faça o download do arquivo convertido e abra o documento no Excel
⚠️ Cuidado:
1. Os conversores de PDF funcionam bem para extrair tabelas de PDFs nativos com texto selecionável, mas têm dificuldades com PDFs digitalizados ou documentos baseados em imagens, pois não possuem recursos de OCR
2. Os conversores de PDF on-line gratuitos processam arquivos em servidores externos, o que pode representar riscos à privacidade e à segurança dos dados, especialmente para documentos sensíveis ou confidenciais. Ao lidar com dados confidenciais, é mais seguro usar ferramentas off-line ou soluções confiáveis de nível empresarial para garantir a proteção dos dados
5. Métodos adicionais para copiar tabelas de PDF
Se esses métodos padrão não funcionarem bem, existem algumas alternativas adicionais para copiar tabelas de PDF para o Excel.
Vamos dar uma olhada:
Uso de ferramentas de OCR
Ferramentas de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), como o Adobe Acrobat Pro e o Nanonets, podem extrair tabelas de PDFs digitalizados, convertendo-as em formatos editáveis. Essas ferramentas também têm recursos com tecnologia de IA que aprendem e se adaptam a diferentes layouts de tabela para uma extração mais precisa.
Uso de scripts python
Ferramentas como Tabula e Excalibur podem extrair dados de tabelas de PDFs baseados em texto usando técnicas de análise de dados. Essas ferramentas permitem controlar, ajustar e aplicar validação de dados às configurações de extração com base em suas necessidades.
Como usar o Google Sheets
Você pode editar o PDF no Google Docs e copiar a tabela para o Google Sheets. Embora esse método mantenha a formatação básica, ele geralmente exige a limpeza manual de colunas e células mescladas.
Leia também: Como combinar dados de várias planilhas no Google Sheets
Como manter a formatação ao copiar tabelas
Agora, aqui estão algumas dicas rápidas para ajudá-lo a manter a formatação ao copiar tabelas do PDF para o Excel usando os métodos acima:
- Escolha a opção "Match Destination Formatting ": Ao copiar dados do Word ou PDF para o Excel, selecione 'Match Destination Formatting' para adaptar a tabela ao layout do Excel. Esse método mantém as fontes e o alinhamento consistentes
- Evite 'Keep Source Formatting': Escolha essa opção somente se quiser preservar as cores originais e o sombreamento das células. Entretanto, esse método geralmente requer uma limpeza manual extensa para corrigir o alinhamento e a largura das colunas
- Aplique "Text to Columns" para dados mesclados: Se os dados aparecerem mesclados em uma coluna, use o recurso "Text to Columns" (Texto para colunas) na guia Data (Dados) para dividi-los com base em delimitadores como espaços, vírgulas ou tabulações
- Melhore a qualidade do PDF: Digitalize em escala de cinza e, se necessário, recrie o PDF com melhor resolução e menos compactação para melhorar o reconhecimento de texto. Você pode usar o Adobe Acrobat Pro para melhorar as digitalizações de baixa qualidade
- Use o "Assistente de importação de texto ": Disponível em "Data > Text to Columns", esse método permite especificar delimitadores e visualizar dados antes de finalizar a importação, garantindo um layout mais limpo
Dica profissional: Experimente o bom e velho truque de "dividir e conquistar". Em vez de lidar com toda a tabela de uma só vez, divida-a em partes menores primeiro. Extraia cada segmento individualmente, garantindo que cada um mantenha sua formatação intacta e, em seguida, junte tudo novamente no Excel com um rápido VLOOKUP ou INDEX-MATCH.
Limitações da cópia de tabelas de PDF para o Excel
A maioria dos métodos que discutimos acima funciona perfeitamente com tabelas de dados simples e pequenas. Entretanto, à medida que a complexidade aumenta (com células mescladas, cabeçalhos de vários níveis ou PDFs digitalizados), a abordagem de copiar e colar rapidamente se torna ineficaz, exigindo muito tempo e limpeza manual.
De colunas desalinhadas a perda de formatação, aqui estão algumas limitações específicas da cópia de tabelas de PDF para o Excel:
Perda da formatação original ❌
Sim, você pode escolher 'Keep Source Formatting' para manter o sombreamento das células, as fontes e o design da tabela. No entanto, esse método geralmente resulta em bordas quebradas, espaços extras e colunas desalinhadas, exigindo ajustes manuais extensos. Em muitos casos, a edição de arquivos PDF diretamente é o que você precisa fazer, mas isso apenas acrescenta uma etapa extra ao processo.
Não há suporte para processamento em lote ❌
Você só pode converter tabelas de um PDF por vez, exceto por algumas ferramentas pagas. Mesmo com as opções pagas que oferecem processamento em lote, a precisão costuma cair significativamente ao lidar com grandes volumes de dados. Isso torna a cópia de tabelas de PDF para o Excel impraticável para usuários que precisam processar vários documentos diariamente.
Fórmulas quebradas ou perdidas ❌
Se o PDF contiver fórmulas incorporadas, links ou campos calculados, eles geralmente são convertidos em valores estáticos quando importados para o Excel. Isso significa que você precisará recriar as fórmulas manualmente para editar ou atualizar os cálculos. Além disso, todos os links ou referências que permitiram que você rastreasse as fontes de dados originais no PDF serão perdidos.
Suporte limitado para PDFs escaneados ❌
A maioria das ferramentas só suporta PDFs nativos para copiar tabelas em arquivos do Excel. As poucas que conseguem lidar com documentos e imagens digitalizados dependem de OCR, mas têm dificuldades com digitalizações de baixa qualidade ou borradas. Isso geralmente resulta em texto distorcido, células ausentes ou tabelas desalinhadas que exigem correções manuais.
Desafios com tabelas complexas ❌
Seja qual for o método utilizado, a maioria deles tem dificuldades com tabelas complexas que contêm cabeçalhos de vários níveis, células mescladas ou tabelas aninhadas. Quando você copia ou extrai essas tabelas do PDF, elas geralmente resultam em colunas desalinhadas, dados mesclados ou células ausentes no Excel. A correção desses erros não apenas consome tempo, mas também aumenta o risco de erros dispendiosos.
Bônus: Modelos de tabela gratuitos e personalizáveis
Como o ClickUp pode ajudar no gerenciamento de dados e documentos
A cópia de tabelas de PDFs para o Excel geralmente resulta em problemas de formatação, perda de fórmulas e correções manuais demoradas.
E isso é apenas o começo de sua luta. As planilhas do Excel têm seu próprio conjunto de limitações. À medida que os dados aumentam, manter o controle das versões, criar relatórios e colaborar com a sua equipe pode se tornar rapidamente um incômodo.
É nesse momento que você precisa de uma solução que elimine o caos do gerenciamento de dados e da colaboração - algo mais organizado do que as planilhas tradicionais.
Entre no ClickUp, o aplicativo tudo para o trabalho conhecido pela organização, gerenciamento e colaboração de dados - tudo com a tecnologia da IA de trabalho mais coesa do mundo.
Veja como você pode usar o ClickUp para tornar o gerenciamento de dados mais fácil e eficiente:
Centralize seus documentos com o ClickUp Docs
Em vez de lidar com arquivos dispersos e várias versões de documentos, use o ClickUp Docs para consolidar o trabalho da sua equipe em um local coeso e acessível.
Com alguns cliques, você pode importar uma lista do ClickUp como uma tabela para o seu documento ou criar uma do zero usando o comando /table. A partir daí, você pode formatar colunas, ajustar larguras, corrigir layouts e reordenar guias - tudo isso enquanto permanece no documento.
Melhor ainda, o ClickUp permite importar conteúdo de aplicativos de terceiros para o Docs, preservando a formatação original.
E quando você achava que não poderia ficar melhor, o ClickUp Docs tem colaboração em tempo real, garantindo que todos da equipe possam editar, comentar e formatar o documento em qualquer lugar, quando quiserem.
Em resumo:
- Adicione tabelas facilmente: Basta digitar /table ou copiar e colar diretamente de arquivos do Excel ou CSV. É super simples e funciona em qualquer lugar: documentos, chats, notas e muito mais
- Simplicidade de arrastar e soltar: Se você quiser que suas colunas sejam mais largas ou que as linhas sejam reorganizadas, basta arrastar e soltar exatamente como quiser
- Personalizações rápidas: Passe o mouse sobre suas linhas ou colunas e o ClickUp lhe dará opções úteis, como mesclar células, adicionar ou remover linhas ou até mesmo adicionar cores de fundo para maior clareza
- Formatação de texto rico: Incremente suas tabelas colocando negrito, itálico ou adicionando links diretamente dentro delas
Você sabia? Erros nas planilhas do Excel causaram parcialmente o infame desastre de US$ 6 bilhões da London Whale. O modelo financeiro se baseava na entrada manual de dados, com os analistas copiando e colando números entre as planilhas - o que levou a erros de cálculo críticos e perdas maciças.
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Campos personalizados do ClickUp
Melhor ainda, o layout semelhante a uma planilha oferece personalização aprimorada por meio do ClickUp Custom Fields. Isso facilita o gerenciamento de várias fontes de dados e a captura de pontos de dados específicos cruciais para seus projetos.
Com o Table View, você pode:
- Crie um banco de dados sem código: Vincule tarefas, documentos e dependências para criar relacionamentos entre os dados
- Crie colunas personalizáveis: Adicione ou remova colunas com base nas informações que você precisa rastrear, como responsáveis, datas de vencimento, tags e muito mais
- Agrupe por diferentes atributos: Agrupe suas tarefas por categorias, prioridades ou outros atributos personalizados para tornar a visualização mais eficiente
- Acompanhe o progresso: Visualize rapidamente o progresso da tarefa por meio de caixas de seleção, porcentagens ou barras de progresso
- Exportar dados para o Excel: Copie e cole dados diretamente no Excel para análise posterior
Mas você já começou um projeto com uma ferramenta e, no meio do caminho, percebeu que, na verdade, precisava de um formato diferente? Isso acontece o tempo todo, e você pode acabar transferindo tudo manualmente (copiando e colando como se fosse 2005) ou simplesmente aceitar a bagunça e fazer o que tem que ser feito - o que não é o ideal.
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Assim, da próxima vez que você começar com um documento simples e perceber que precisa de mais estrutura, não precisará parar tudo, exportar arquivos ou começar de novo em outro lugar. Basta mudar a visualização e continuar.
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