Nossos cérebros não foram criados para armazenar infinitas anotações de reuniões, mas a IA foi.
Claro, o Zoom tem um recurso de anotações com IA integrado, mas ele pode não capturar todas as nuances de que você precisa. Se você está cansado de procurar anotações ou de perder detalhes importantes, é hora de subir de nível. Neste blog, mostraremos como automatizar suas anotações de reunião do Zoom e por que o ClickUp pode ser a aposta mais inteligente.
resumo de 60 segundos
O Zoom Notes usa IA para transcrever reuniões, capturar pontos-chave e destacar itens de ação para que você se mantenha organizado
Para ativá-la:
- Ative o AI Companion em suas configurações do Zoom
- Habilite o resumo da reunião e as anotações, ajustando as permissões conforme necessário
- Inicie sua reunião Zoom e clique em AI Companion no painel inferior
- Revise as anotações em tempo real ou encontre-as mais tarde em reuniões gravadas ou anteriores
- Edite e compartilhe anotações com sua equipe
Limitações do Zoom Notes: Formatação, colaboração, acesso off-line, integrações e retenção de notas limitadas
Como o ClickUp pode ajudar:
- Oferece modelos de reunião e integração com o Zoom para um fluxo de trabalho mais suave
- Participa de reuniões, registra conversas e cria notas estruturadas e editáveis
- Usa o ClickUp Docs para formatação avançada e colaboração em tempo real
- Resume automaticamente longas discussões do ClickUp Chat
- Funciona com o ClickUp Brain para definir prazos, atribuir membros e enviar notificações
- Oferece modelos de reunião e integração com o Zoom para um fluxo de trabalho mais suave
Como fazer anotações em reuniões no Zoom automaticamente
O Zoom Notes facilita a anotação de ideias, o rastreamento de itens de ação e a manutenção de atas de reuniões sem a necessidade de alternar entre guias
Se o anfitrião tiver habilitado 'Notas' nos controles da reunião, você poderá acessar um editor de texto compartilhado onde todos podem digitar em tempo real.
Precisa destacar algo importante? Formate seu texto com negrito, itálico ou listas. Você não precisa clicar em "Salvar" porque o Zoom faz isso automaticamente.
Após o término da reunião, suas anotações permanecem. Faça o download como um arquivo de texto ou compartilhe-as por e-mail para manter todos na mesma página.
Dica profissional: Poupe o trabalho de anotar tudo usando transcrições de vídeo. Basta ativar Transcrições ao vivo no Zoom clicando no botão ao lado de Gravar. Isso adiciona legendas para todos os palestrantes, facilitando a obtenção de detalhes importantes posteriormente. Quando chegar a hora de fazer suas anotações, você terá tudo bem na sua frente.
Mas se você está procurando mais do que apenas anotações básicas, o AI Companion do Zoom está à sua disposição. Ele pode gerar resumos, rastrear itens de ação e até mesmo permitir que você incorpore mídia. Veja como usá-lo para fazer anotações em reuniões automaticamente:
1. Habilitar o acesso ao AI Companion
Antes de começar, verifique se o AI Companion está ativado. Se você faz parte de uma organização, o administrador da sua conta Zoom provavelmente controla isso. Se você tiver uma conta pessoal, verifique se o seu plano Zoom inclui isso.
Quando estiver habilitado, abra o Zoom, clique em sua foto de perfil, vá para Configurações > AI Companion e ative o botão.
Dica profissional: O AI Companion do Zoom também pode resumir longas sequências de mensagens da janela de bate-papo do Zoom, economizando horas de leitura para entender tudo.
2. Ative o resumo e as anotações da reunião
Agora, vá para as configurações do AI Companion e ative Resumo da reunião ou Notas da reunião - isso diz ao Zoom para começar a fazer anotações enquanto você fala.
Se você não quiser habilitar isso para cada reunião manualmente, defina-o como início automático para chamadas recorrentes por meio do portal da Web Zoom. Para discussões mais sensíveis, como reuniões individuais, você pode ajustar as configurações para impedir que a IA gere resumos.
Aqui está uma dica do Zoom para você: Adicione pronomes ao seu perfil do Zoom, e o AI Companion os usará ao mencioná-lo nos resumos.
3. Inicie sua reunião Zoom e ative o AI Companion
Inicie sua próxima reunião como faria normalmente. Você pode agendá-la com antecedência ou iniciar uma imediatamente. Certifique-se de ter atualizado para a versão mais recente do Zoom para usar todos os recursos do AI Companion.
Durante sua reunião, encontre o botão AI Companion na barra de ferramentas, onde você vê as opções de silenciar, vídeo e compartilhar tela. Clique nele para abrir o painel do AI Companion.
4. Acesse e revise as anotações durante (ou após) a reunião
O AI Companion atualiza suas anotações ao vivo durante a reunião, mas você também pode verificá-las mais tarde quando precisar de uma atualização. Você as encontrará em:
- Seu e-mail (se você tiver habilitado os resumos automáticos)
- O Portal da Web do Zoom
- A seção Reuniões gravadas no aplicativo Zoom
- A aba Reuniões anteriores
5. Edite e compartilhe as anotações finais
Após o término da reunião, abra as anotações, leia-as, faça os ajustes necessários e compartilhe-as com sua equipe. Você pode fazer isso no Zoom ou exportá-las para edição posterior em outro lugar.
Limitações do uso do Zoom para reuniões
Quando começar a usar o AI Companion do Zoom, você perceberá que ele é um pouco... bem, limitado. É aqui que ele fica aquém:
- Apenas texto simples: Sem tabelas, imagens ou blocos de código; apenas formatação básica. Se você está acostumado a planos de projeto detalhados ou trechos de código, o Zoom Notes parecerá um pouco como escrever em um guardanapo
- Sem acesso off-line: Se você estiver off-line, suas anotações também estarão. Ao contrário de outros aplicativos que funcionam sem internet, o Zoom mantém tudo bloqueado até que você volte a ficar on-line
- As anotações não duram para sempre: O Zoom pode excluí-las após 30 a 180 dias, dependendo do seu plano. Se você não as salvar em outro lugar, elas podem desaparecer antes mesmo de você perceber
- Colaboração limitada: Você pode editar as anotações ao vivo, mas quando a reunião termina, é só isso - sem comentários, histórico de versões ou alterações de rastreamento. Não é ideal se a sua equipe trabalha em fusos horários diferentes
- Sem integrações: Deseja enviar itens de ação diretamente para seu gerenciador de tarefas? Você terá que copiar e colar tudo manualmente, o que não é exatamente infalível
📮 ClickUp Insight: O ClickUp descobriu que 47% das reuniões duram uma hora ou mais. Mas será que todo esse tempo é realmente necessário? O motivo do nosso ceticismo? Apenas 12% de nossos entrevistados classificam suas reuniões como altamente eficazes.
O acompanhamento de métricas como itens de ação gerados, taxas de acompanhamento e resultados pode revelar se as reuniões mais longas realmente agregam valor.
As ferramentas de gerenciamento de reuniões do ClickUp podem ajudar aqui! Capture facilmente itens de ação durante as discussões com o AI Notetaker, converta-os em tarefas rastreáveis e monitore as taxas de conclusão - tudo em um espaço de trabalho unificado. Veja quais reuniões realmente geram resultados e quais estão apenas roubando tempo do dia da sua equipe!
Faça anotações em reuniões de forma eficaz com o ClickUp
Sejamos realistas: o AI Companion do Zoom é bom... se você gosta de agendas de reunião simples e esquecíveis e de anotações que desaparecem no vazio após algumas semanas. Mas se você realmente quiser usar suas anotações de reunião para algo produtivo, é hora de fazer um upgrade.
O ClickUp oferece uma experiência de anotações que realmente funciona para você. É a sua memória de reunião, gerente de projeto, e assistente de equipe, tudo em um. Chega de itens de ação perdidos, anotações dispersas ou trabalho com cinco aplicativos diferentes apenas para se manter alinhado.
Vamos ver como.
Capture todos os detalhes da reunião com o Anotador de IA do ClickUp
Você já terminou uma reunião e pensou, espera, o que acabamos de decidir? O ClickUp AI Notetaker garante que isso nunca mais aconteça.
Ele se junta às suas reuniões virtuais, registra tudo e organiza automaticamente suas anotações; completo com as principais conclusões, itens de ação e atribuições de oradores. Você obtém um resumo detalhado e estruturado sem precisar levantar um dedo.
Veja o que essa ferramenta de anotações com IA faz por você:
- Transcreve automaticamente as reuniões ouvindo sua reunião, transformando a fala em texto e organizando as anotações por orador e horário
- Gera resumos automaticamente após cada reunião com os principais pontos, decisões e itens de ação, para que você não precise ler a transcrição completa
- Identifica e rastreia itens de ação, como perguntas e acompanhamentos mencionados na reunião, e os destaca
- Salva dados em um banco de dados pesquisável que permite encontrar discussões anteriores por meio de palavras-chave
Fato curioso: O Zoom trata suas anotações como uma oferta por tempo limitado; aqui hoje, desaparece em alguns meses. Mas o ClickUp? Ele tem uma política de "nunca expirar". Suas anotações, transcrições e itens de ação permanecem para sempre. E com armazenamento ilimitado em todos os planos pagos, você nunca mais terá que jogar o jogo "Qual arquivo devo excluir?
Use o ClickUp Docs para fazer anotações abrangentes e bem formatadas
Às vezes, uma transcrição básica não é suficiente. Você precisa de um documento interativo e totalmente estruturado.
Com o ClickUp Docs, você pode:
📌 Crie notas de reunião detalhadas com formatação avançada, imagens, tabelas e listas de verificação📌 Incorpore planos de projeto, sprints e roteiros diretamente nas notas de reunião📌 Colabore em tempo real - adicione comentários, marque colegas de equipe e acompanhe as alterações📌 Organize tudo por projeto ou departamento para nunca perder o contexto
E como o ClickUp armazena todas as versões do seu documento, você sempre pode reverter as alterações, se necessário. Chega de* 'Espere, quem apagou aquela anotação importante?
Experimente 👉 Compartilhe as anotações da reunião diretamente no ClickUp Chat, marque sua equipe e discuta os pontos principais em tempo real. Não é mais necessário alternar entre abas ou procurar pessoas para obter atualizações!
O anotador de IA também transforma itens de ação de reuniões em tarefas ClickUp rastreáveis com um clique. Você pode definir datas de vencimento, atribuir membros da equipe e vincular tarefas a notas de reunião para obter um contexto completo.
Potencialize o processo de tomada de notas com o ClickUp Brain
A IA do Zoom pode transcrever uma reunião. O ClickUp Brain pode entendê-la. Veja como você pode tirar o máximo proveito disso:
1️⃣ Obtenha resumos instantâneos de qualquer reunião
Em vez de ler uma transcrição completa, pergunte ao ClickUp Brain:
- "Quais foram os três principais itens de ação da reunião de marketing de hoje? "
- "Resuma a discussão sobre o roteiro do produto em um parágrafo. "
Isso lhe dará notas claras e estruturadas, ideais para se atualizar em segundos.
2️⃣ Automatize fluxos de trabalho diretamente de suas anotações
Quando as decisões são tomadas em reuniões, deixe o ClickUp Brain dar o próximo passo para você. Ele pode:
- Inicie fluxos de trabalho de aprovação quando uma decisão exigir aprovação
- Crie tarefas diretamente a partir das anotações da reunião (por exemplo, "Atribua o redesenho do site ao Mike, com prazo de entrega na sexta-feira")
- Lembre as equipes sobre os prazos para que nada seja esquecido
Experimente estes prompts:
- "Mostre-me quem tem itens de ação pendentes desta chamada. "
- "Transforme todos os acompanhamentos desta reunião em tarefas. "
- "Liste todos os prazos mencionados na reunião. "
Você também pode configurar o ClickUp Automations para notificar os participantes da reunião quando novas gravações e transcrições estiverem disponíveis, garantindo que todos tenham acesso aos materiais da reunião imediatamente.
Obtenha uma vantagem inicial com os modelos de reunião do ClickUp
Com uma pilha crescente de trabalho, não é de surpreender que às vezes fiquemos sem tempo (quem não fica?). Em momentos como esse, recorra à enorme coleção de modelos personalizáveis do ClickUp.
Uma de nossas principais recomendações para fazer anotações é o modelo de anotações de reunião do ClickUp.
Veja por que ela se destaca:
- Seções pré-formatadas - Não há necessidade de criar novos documentos do zero. Inclui espaços para itens da pauta, pontos de discussão, itens de ação e próximas etapas
- Integração de tarefas - Diferentemente das anotações estáticas, o ClickUp permite converter pontos-chave em tarefas, atribuí-las a membros da equipe e definir datas de vencimento - tudo a partir do modelo
- Colaboração em tempo real - Quer sua equipe esteja na mesma sala ou espalhada por diferentes fusos horários, todos podem contribuir e editar as anotações em tempo real
- Pesquisável e organizado - Chega de ficar rolando interminavelmente por documentos antigos. O sistema de etiquetas e pastas do ClickUp facilita a localização instantânea de anotações de reuniões anteriores
No entanto, para manter um registro formal das decisões, use o modelo de ata de reunião do ClickUp. Ele ajuda a documentar as principais discussões, rastrear itens de ação e manter todos responsáveis.
As reuniões não devem parecer um buraco negro onde as ideias desaparecem. Esses modelos mantêm tudo organizado. Não precisa mais ficar procurando anotações. Apenas reuniões claras e estruturadas que realmente levam à ação.
Dica profissional: Precisa anotar ideias antes ou durante uma reunião? O ClickUp Notepad é perfeito para capturar pensamentos em tempo real. Você pode facilmente transformar essas anotações em tarefas e adicioná-las aos seus modelos de reunião. É uma maneira simples de organizar suas ideias sem precisar alternar entre ferramentas.
Integre o ClickUp ao Zoom e a outras ferramentas para obter o máximo de eficiência
Usando as integrações incorporadas, você pode conectar o ClickUp a mais de 1.000 ferramentas de terceiros - incluindo muitas ferramentas de anotações de IA e plataformas como o Zoom.
Tudo o que você precisa fazer é acessar o App Center e navegar por Todos os aplicativos ou escolher uma categoria no painel à esquerda. Por exemplo, você encontrará o Zoom na categoria Comunicação e outras plataformas semelhantes. Você também pode procurar a ferramenta usando a barra de pesquisa acima.
Depois de selecionar a ferramenta, clique em Conectar, faça login na sua conta, revise as permissões e, por fim, escolha Permitir para concluir a configuração.
Faça suas anotações da maneira mais inteligente com o ClickUp!
Grandes ideias podem surgir a qualquer momento. Embora não possamos ajudá-lo a capturar seus pensamentos no chuveiro, podemos garantir que você nunca perca os que são compartilhados em suas reuniões.
Boas anotações de reunião mantêm as reuniões produtivas e garantem que nada seja perdido. A ferramenta integrada do Zoom dá conta do recado, mas se você precisar de algo mais poderoso, o ClickUp tem o que você precisa.
Com o ClickUp, você pode fazer anotações em reuniões, resumir tópicos de bate-papo e transformá-los em tarefas instantaneamente - sem necessidade de alternar entre aplicativos. Defina prazos, atribua tarefas e acompanhe o progresso, tudo em um só lugar.
Inscreva-se hoje mesmo em uma conta ClickUp gratuita e mantenha seus projetos e anotações organizados sem esforço!