Nosso cérebro não foi feito para armazenar infinitas informações de reuniões, mas a IA foi.
É claro que o Zoom possui um recurso integrado de anotações com IA, mas ele pode não capturar todas as nuances de que você precisa. Se você está cansado de se esforçar para fazer anotações ou perder detalhes importantes, é hora de evoluir. Neste blog, mostraremos como automatizar suas anotações de reuniões no Zoom e por que o ClickUp pode ser a opção mais inteligente.
⏰Resumo de 60 segundos
O Zoom Notes usa IA para transcrever reuniões, capturar pontos-chave e destacar itens de ação para que você se mantenha organizado.
Para ativá-la:
- Ative o AI Companion nas configurações do Zoom.
- Habilite o Resumo da Reunião e as Anotações, ajustando as permissões conforme necessário.
- Inicie sua reunião no Zoom e clique em AI Companion no painel inferior.
- Revise as notas em tempo real ou encontre-as posteriormente em Reuniões gravadas ou anteriores.
- Edite e compartilhe notas com sua equipe.
Limitações das notas do Zoom: formatação limitada, colaboração, acesso offline, integrações e retenção de notas.
Como o ClickUp pode ajudar:
- Oferece modelos de reunião e integração com o Zoom para um fluxo de trabalho mais suave.
- Participe de reuniões, grave conversas e crie notas estruturadas e editáveis.
- Utiliza o ClickUp Docs para formatação avançada e colaboração em tempo real.
- Resume automaticamente longas discussões no ClickUp Chat
- Funciona com o ClickUp Brain para definir prazos, atribuir membros e enviar notificações.
- Oferece modelos de reunião e integração com o Zoom para um fluxo de trabalho mais suave.
Como fazer anotações de reuniões no Zoom automaticamente
O Zoom Notes facilita anotar ideias, acompanhar itens de ação e manter atas de reuniões sem alternar entre guias.
Se o anfitrião tiver ativado “Notas” nos controles da reunião, você poderá acessar um editor de texto compartilhado onde todos podem digitar em tempo real.
Precisa destacar algo importante? Formate seu texto com negrito, itálico ou listas. Você não precisa clicar em “Salvar”, pois o Zoom faz isso automaticamente.
Quando a reunião terminar, suas notas permanecerão no lugar. Baixe-as como um arquivo de texto ou compartilhe-as por e-mail para manter todos informados.
💡Dica profissional: poupe-se do trabalho de anotar tudo usando transcrições de vídeo. Basta ativar as Transcrições ao vivo no Zoom clicando no botão ao lado de Gravar. Isso adiciona legendas para todos os participantes, facilitando a obtenção de detalhes importantes posteriormente. Quando chegar a hora de escrever suas notas, você terá tudo à sua frente.
Mas se você está procurando mais do que apenas notas básicas, o AI Companion do Zoom pode ajudá-lo. Ele pode gerar resumos, rastrear itens de ação e até mesmo permitir que você incorpore mídia. Veja como usá-lo para fazer anotações de reuniões automaticamente:
1. Habilite o acesso ao AI Companion
Antes de começar, certifique-se de que o AI Companion esteja ativado. Se você faz parte de uma organização, provavelmente o administrador da sua conta Zoom controla isso. Se você tem uma conta pessoal, verifique se o seu plano Zoom inclui essa função.
Depois de ativá-la, abra o Zoom, clique na sua foto de perfil, vá para Configurações > AI Companion e ative o botão.
💡 Dica profissional: o AI Companion do Zoom também pode resumir longas sequências de mensagens da janela de bate-papo do Zoom, poupando horas de leitura para entender tudo.
2. Ative o resumo da reunião e as notas
Agora, acesse as configurações do AI Companion e ative Resumo da reunião ou Notas da reunião — isso instrui o Zoom a começar a fazer anotações enquanto você fala.
Se você não quiser ativar isso manualmente para todas as reuniões, defina-o como início automático para chamadas recorrentes através do portal da web do Zoom. Para discussões mais delicadas, como reuniões individuais, você pode ajustar as configurações para impedir que a IA gere resumos.
Aqui vai uma dica do Zoom para você: adicione pronomes ao seu perfil do Zoom, e o AI Companion os utilizará ao mencioná-lo nos resumos.
3. Inicie sua reunião no Zoom e ative o AI Companion
Inicie sua próxima reunião como faria normalmente. Você pode agendá-la com antecedência ou iniciá-la imediatamente. Certifique-se de ter atualizado para a versão mais recente do Zoom para usar todos os recursos do AI Companion.
Durante a reunião, localize o botão AI Companion na barra de ferramentas, onde você vê as opções de mudo, vídeo e compartilhar tela. Clique nele para abrir o painel AI Companion.
4. Acesse e revise as notas durante (ou após) a reunião
O AI Companion atualiza suas notas ao vivo durante a reunião, mas você também pode verificá-las mais tarde, quando precisar relembrar algo. Você as encontrará em:
- Seu e-mail (se você ativou os resumos automáticos)
- O portal web do Zoom
- A seção Reuniões gravadas no aplicativo Zoom
- A guia Reuniões anteriores
5. Edite e compartilhe as notas finais
Quando a reunião terminar, abra as notas, dê uma olhada nelas, faça os ajustes necessários e compartilhe-as com sua equipe. Você pode fazer isso dentro do Zoom ou exportá-las para editar em outro lugar.
Limitações do uso do Zoom para reuniões
Depois de começar a usar o AI Companion do Zoom, você perceberá que ele é um pouco... bem, limitado. Veja onde ele deixa a desejar:
- Apenas texto simples: sem tabelas, imagens ou blocos de código; apenas formatação básica. Se você está acostumado a planos de projeto detalhados ou trechos de código, o Zoom Notes parecerá um pouco como escrever em um guardanapo.
- Sem acesso offline: se você estiver offline, suas notas também estarão. Ao contrário de outros aplicativos que funcionam sem internet, o Zoom mantém tudo bloqueado até você voltar a ficar online.
- As notas não duram para sempre: o Zoom pode excluí-las após 30 a 180 dias, dependendo do seu plano. Se você não as salvar em outro lugar, elas podem desaparecer antes mesmo que você perceba.
- Colaboração limitada: você pode editar notas ao vivo, mas, assim que a reunião terminar, não haverá mais comentários, histórico de versões ou acompanhamento de alterações. Não é ideal se sua equipe trabalha em diferentes fusos horários.
- Sem integrações: deseja enviar itens de ação diretamente para o seu gerenciador de tarefas? Você terá que copiar e colar tudo manualmente, o que não é exatamente infalível.
📮 ClickUp Insight: A ClickUp descobriu que 47% das reuniões duram uma hora ou mais. Mas todo esse tempo é realmente necessário? O motivo do nosso ceticismo? Apenas 12% dos nossos entrevistados classificam suas reuniões como altamente eficazes.
Acompanhar métricas como itens de ação gerados, taxas de acompanhamento e resultados pode revelar se reuniões mais longas realmente agregam valor.
As ferramentas de gerenciamento de reuniões do ClickUp podem ajudar nisso! Capture facilmente itens de ação durante as discussões com o AI Notetaker, converta-os em tarefas rastreáveis e monitore as taxas de conclusão — tudo em um espaço de trabalho unificado. Veja quais reuniões realmente geram resultados e quais estão apenas roubando tempo do dia da sua equipe!
Faça anotações de reuniões de forma eficaz com o ClickUp
Sejamos realistas: o AI Companion do Zoom é bom... se você gosta de agendas de reuniões simples e esquecíveis e notas que desaparecem no vazio após algumas semanas. Mas se você realmente deseja usar suas notas de reunião para algo produtivo, é hora de fazer um upgrade.
O ClickUp oferece uma experiência de anotações que realmente funciona para você. É sua memória de reuniões, gerente de projetos e assistente de equipe, tudo em um. Chega de itens de ação perdidos, anotações espalhadas ou trabalhar com cinco aplicativos diferentes apenas para se manter alinhado.
Vamos ver como.
Capture todos os detalhes da reunião com o AI Notetaker do ClickUp.
Você já terminou uma reunião e pensou: “Espere, o que acabamos de decidir?” O ClickUp AI Notetaker garante que isso nunca mais aconteça.
Ele participa das suas reuniões virtuais, grava tudo e organiza automaticamente suas anotações, incluindo pontos-chave, itens de ação e atribuições dos palestrantes. Você obtém um resumo detalhado e estruturado sem levantar um dedo.
Veja o que essa ferramenta de anotações com IA faz por você:
- Transcreve automaticamente as reuniões ouvindo sua reunião, transformando a fala em texto e organizando as notas por orador e hora.
- Gera resumos automaticamente após cada reunião com pontos-chave, decisões e itens de ação, para que você não precise ler a transcrição completa.
- Identifica e acompanha itens de ação, como solicitações e acompanhamentos mencionados na reunião, e os destaca.
- Salva os dados em um banco de dados pesquisável que permite encontrar discussões anteriores por meio de palavras-chave.
🎉 Curiosidade: o Zoom trata suas notas como uma oferta por tempo limitado; elas ficam disponíveis hoje, mas desaparecem em alguns meses. Mas e o ClickUp? Ele tem uma política de “nunca expirar”. Suas notas, transcrições e itens de ação ficam disponíveis para sempre. E com armazenamento ilimitado em todos os planos pagos, você nunca mais terá que se perguntar “Qual arquivo devo excluir?”.
Use o ClickUp Docs para fazer anotações abrangentes e bem formatadas.
Às vezes, uma transcrição básica não é suficiente. Você precisa de um documento totalmente estruturado e interativo.
Com o ClickUp Docs, você pode:
📌 Crie notas detalhadas da reunião com formatação rica, imagens, tabelas e listas de verificação📌 Incorpore planos de projeto, sprints e roteiros diretamente nas suas notas da reunião📌 Colabore em tempo real — adicione comentários, marque colegas de equipe e acompanhe as alterações📌 Organize tudo por projeto ou departamento para nunca perder o contexto
E como o ClickUp armazena todas as versões do seu documento, você sempre pode reverter as alterações, se necessário. Chega de “Espere, quem excluiu aquela anotação importante?”
Experimente isso 👉 Compartilhe notas da reunião diretamente no ClickUp Chat, marque sua equipe e discuta os pontos principais em tempo real. Chega de alternar entre abas ou procurar pessoas para obter atualizações!
O AI Notetaker também transforma itens de ação das reuniões em tarefas rastreáveis do ClickUp com um clique. Você pode definir prazos, designar membros da equipe e vincular tarefas às notas da reunião para obter o contexto completo.
Otimize o processo de anotações com o ClickUp Brain.
A IA do Zoom pode transcrever uma reunião. O ClickUp Brain pode compreendê-la. Veja como você pode aproveitá-la ao máximo:
1️⃣ Obtenha resumos instantâneos de qualquer reunião
Em vez de ler uma transcrição completa, pergunte ao ClickUp Brain:
- “Quais foram as três principais ações da reunião de marketing de hoje?”
- “Resuma a discussão sobre o roteiro do produto em um parágrafo.”
Isso lhe dará notas claras e estruturadas, ideais para se atualizar em segundos.
2️⃣ Automatize fluxos de trabalho diretamente a partir de suas notas
Quando as decisões forem tomadas nas reuniões, deixe o ClickUp Brain dar o próximo passo por você. Ele pode:
- Inicie fluxos de trabalho de aprovação quando uma decisão exigir aprovação.
- Crie tarefas diretamente a partir das notas da reunião (por exemplo, “Atribuir o redesenho do site ao Mike, com prazo até sexta-feira”).
- Lembre as equipes sobre os prazos para que nada seja esquecido.
💡 Experimente estas sugestões:
- “Mostre-me quem tem itens de ação pendentes desta chamada.”
- “Transforme todos os acompanhamentos desta reunião em tarefas.”
- “Liste todos os prazos mencionados na reunião.”
Você também pode configurar o ClickUp Automations para notificar os participantes da reunião quando novas gravações e transcrições estiverem disponíveis, garantindo que todos tenham acesso imediato aos materiais da reunião.
Comece com vantagem com os modelos de reunião do ClickUp.
Com uma pilha crescente de trabalho, não é surpresa que às vezes fiquemos sem tempo (quem não fica?). Para momentos como esses, recorra à enorme coleção de modelos personalizáveis do ClickUp.
Uma das nossas principais recomendações para anotações é o modelo de notas de reunião do ClickUp.
Veja por que isso se destaca:
- Seções pré-formatadas – Não é necessário criar novos documentos do zero. Inclui espaços para itens da agenda, pontos de discussão, itens de ação e próximas etapas.
- Integração de tarefas – Ao contrário das notas estáticas, o ClickUp permite converter pontos-chave em tarefas, atribuí-las a membros da equipe e definir prazos, tudo a partir do modelo.
- Colaboração em tempo real – Quer sua equipe esteja na mesma sala ou espalhada por diferentes fusos horários, todos podem contribuir e editar as notas em tempo real.
- Pesquisável e organizado – Chega de rolar a tela sem parar por documentos antigos. O sistema de tags e pastas do ClickUp facilita encontrar notas de reuniões anteriores instantaneamente.
No entanto, para manter um registro formal das decisões, use o modelo de ata de reunião do ClickUp. Ele ajuda você a documentar as principais discussões, acompanhar as ações a serem realizadas e responsabilizar todos os participantes.
As reuniões não devem parecer um buraco negro onde as ideias desaparecem. Esses modelos mantêm tudo organizado. Chega de procurar freneticamente por anotações. Apenas reuniões claras e estruturadas que realmente levam à ação.
💡Dica profissional: Precisa anotar ideias antes ou durante uma reunião? O ClickUp Notepad é perfeito para capturar pensamentos rapidamente. Você pode facilmente transformar essas notas em tarefas e adicioná-las aos seus modelos de reunião. É uma maneira simples de organizar suas ideias sem precisar alternar entre ferramentas.
Integre o ClickUp com o Zoom e outras ferramentas para obter o máximo de eficiência.
Usando integrações integradas, você pode conectar o ClickUp a mais de 1.000 ferramentas de terceiros — incluindo muitas ferramentas e plataformas de anotações com IA , como o Zoom.
Tudo o que você precisa fazer é acessar a App Center e navegar por All Apps ou escolher uma categoria no painel à esquerda. Por exemplo, você encontrará o Zoom na categoria Communication e outras plataformas semelhantes. Você também pode procurar a ferramenta usando a barra de pesquisa acima.
Depois de selecionar a ferramenta, clique em Conectar, faça login na sua conta, revise as permissões e, por fim, escolha Permitir para concluir a configuração.
Faça suas anotações da maneira mais inteligente com o ClickUp!
Ótimas ideias podem surgir a qualquer momento. Embora não possamos ajudá-lo a capturar seus pensamentos durante o banho, podemos garantir que você nunca perca aqueles compartilhados em suas reuniões.
Boas notas mantêm as reuniões produtivas e garantem que nada seja esquecido. A ferramenta integrada do Zoom faz o trabalho, mas se você precisar de algo mais poderoso, o ClickUp tem o que você precisa.
Com o ClickUp, você pode fazer anotações de reuniões, resumir conversas e transformá-las em tarefas instantaneamente, sem precisar alternar entre aplicativos. Defina prazos, atribua tarefas e acompanhe o progresso, tudo em um só lugar.
Cadastre-se hoje mesmo para obter uma conta gratuita no ClickUp e mantenha seus projetos e notas organizados sem esforço!