Lindsey Rossi é gerente de operações da New Reach Marketing. Ela é especialista em criar sistemas e aprimorar as operações da empresa. Em seu tempo livre, Lindsey gosta de compor músicas, cantar, dar aulas de canto e curtir atividades ao ar livre.
Ao abrir uma empresa, é fácil montar um sistema improvisado para gerenciar seus projetos sem levar em conta a escalabilidade. Talvez você esteja usando ferramentas como o Google Sheets e aplicativos de mensagens de texto, e seu sistema atual já não seja mais suficiente.
Se você se sente desorganizado e está perdendo tempo, utilizar uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos pode ser a solução para apoiar o crescimento e a escalabilidade da sua empresa.
A New Reach Marketing começou como uma pequena empresa em 2020 e, na época, era gerenciada inteiramente por meio do Google Sheets.
À medida que nossa empresa ganhava força e conquistava clientes, sabíamos que o sistema que tínhamos em uso não seria escalável nem gerenciável.
Testamos várias ferramentas de gerenciamento de projetos (PM) ao longo de seis meses e escolhemos o ClickUp porque é fácil de usar, economiza tempo e é personalizável para o nosso negócio específico.
Veja como a mudança para uma plataforma alternativa de gerenciamento de projetos acabou sendo uma das melhores decisões que tomamos como agência.
O problema: fluxos de trabalho desorganizados, dificuldade no gerenciamento de projetos e falhas de comunicação
Imagine chegar ao trabalho e, imediatamente, ser bombardeado por mensagens de texto, mensagens no Slack e uma lista de tarefas sem clareza ou hierarquia de urgência.
Você passa uma hora ou mais todas as manhãs tentando se organizar, mas ainda não tem ideia de como começar o dia.
Você abre o Google Drive para encontrar a planilha certa do Google Sheets e pesquisa mensagens para garantir que nada esteja passando despercebido.
Você percorre inúmeras linhas de dados para encontrar o que precisa — o sistema está funcionando, mas por um fio.
Essa era a nossa realidade na New Reach Marketing antes de mudarmos para o ClickUp.
Nossas planilhas estavam ficando cada vez mais difíceis de gerenciar com o passar do tempo. Chegamos a 648 linhas só na planilha de conteúdo e tínhamos várias abas dentro de uma única planilha para gerenciar diferentes projetos de todos os nossos clientes! 😱
Era quase impossível acompanhar tudo, e as coisas ficavam constantemente passando despercebidas.
Nosso gerenciamento de projetos não estava otimizado para o tipo de crescimento que esperávamos.
Vou mostrar algumas capturas de tela das nossas antigas planilhas do Google Sheets e, depois, apresentar nosso novo sistema para que você possa ver como funcionávamos antes e depois do ClickUp.
Mas, antes, vamos contextualizar um pouco sobre o tipo de empresa que somos e como conseguimos adaptar o ClickUp às necessidades do nosso negócio.
O que fazemos como agência: uma visão detalhada do nosso sistema antigo
Para que você tenha uma visão detalhada de como o ClickUp nos ajudou a alcançar US$ 800 mil em ARR, é necessário ter uma compreensão geral do que fazemos como empresa.
A New Reach Marketing é especializada em SEO e marketing de conteúdo. Temos vários clientes em diferentes nichos e com objetivos distintos e gerenciamos três tipos diferentes de clientes, incluindo nossos clientes de link building e nossos clientes de conteúdo.
Quando um cliente deseja melhorar sua classificação geral nos mecanismos de busca, ele nos contrata para cuidar da criação de links. Aqui estão as sete campanhas de marketing que escolhemos ao elaborar um plano para nossos clientes de criação de links:
- Postagem de convidado
- Infográficos
- Listas de divulgação (o que pode envolver a compra de backlinks, caso eles gerem tráfego de referência)
- A técnica do arranha-céu
- Acompanhamento de menções
- Páginas de recursos
Cada campanha passa por três etapas diferentes, independentemente do tipo de campanha que estejamos realizando.
- Prospecção
- Personalização
- Divulgação
Nossa campanha mais popular é a de guest posts — aqui está um breve resumo de como funciona:
Etapa 1: Prospecção
Encontramos sites que possuem blogs relacionados aos nichos-alvo do cliente e obtemos os endereços de e-mail deles.
Etapa 2: Personalização
Analisamos o blog do cliente em potencial, identificamos algo que nos agrada nele e personalizamos o modelo de e-mail. Também deixamos um comentário no blog para aquecer o contato. Isso ajuda na taxa de resposta, já que estamos enviando e-mails não solicitados.
Etapa 3: Divulgação
Enviamos e-mails aos clientes em potencial e, quando recebemos uma resposta, enviamos sugestões de temas para o blog deles. Assim que o veículo de comunicação escolhe um tema, enviamos a solicitação de conteúdo ao nosso editor e incluímos links para o site do nosso cliente nessas matérias de convidados.
Para nossos clientes de conteúdo, realizamos pesquisas aprofundadas de palavras-chave, criamos gráficos personalizados para incentivar a geração de links orgânicos e elaboramos o artigo de forma a superar os artigos concorrentes que estão bem posicionados para a palavra-chave que buscamos.
Costumávamos fazer tudo isso no Google Sheets, e como não era gerenciado como projetos separados, não conseguíamos expandir nem gerenciar as coisas com facilidade.
Dê uma olhada na nossa planilha de conteúdos antigos ⬇️
Um pouco avassalador, não é mesmo? E isso nem chega a ser um panorama completo de todas as informações que armazenamos no Google Sheets.
Era muito difícil para nós saber quantos artigos estávamos elaborando para nossos clientes e há quanto tempo eles estavam em cada etapa do processo! As coisas estavam se perdendo e demorava muito tempo para gerar um relatório para um cliente.
Veja como gerenciamos os status das campanhas ativas do nosso cliente. É também onde armazenamos os registros das campanhas (todos os detalhes sobre cada campanha que estávamos executando) e a planilha do cliente ⬇️
E este é um panorama completo dos nossos clientes, suas metas e a porcentagem de progresso em relação ao que já havíamos alcançado no mês. Isso se aplica especificamente aos nossos clientes de link building, já que, antes do ClickUp, nem sequer tínhamos um sistema de acompanhamento para clientes com serviços presenciais.
Como você pode ver, a gente tinha um sistema, mas ele definitivamente não era escalável. 😬
Nosso primeiro gerente de projetos escolheu o Asana como solução, mas isso nem de longe resolveu o problema — só piorou as coisas.
O primeiro problema foi que eles tentaram migrar gradualmente do Google Sheets para o Asana, em vez de fazer uma transição bem definida. Isso gerou ainda mais problemas de comunicação, pois os mesmos projetos estavam sendo gerenciados em vários lugares.
Por causa disso, nossa equipe perdia mais tempo do que quando usávamos exclusivamente o Google Sheets e, para ser sincero, as pessoas nem estavam usando muito a plataforma.
Também foi muito difícil para a equipe se adaptar ao fluxo de trabalho, e a ferramenta não era personalizável o suficiente para atender às necessidades da nossa agência. Gastamos muito tempo tentando entender o Asana, e tempo é dinheiro, então desperdiçamos muito dinheiro também.
Mas, afinal, essa é a natureza de uma startup: muitos desafios de crescimento e curvas de aprendizado.
A solução: a transição para uma plataforma de gerenciamento de projetos “tudo em um”
No fim das contas, o ClickUp tinha tudo o que precisávamos para crescer rapidamente. Conseguimos replicar o sistema que tínhamos no Google Sheets no ClickUp, o que facilitou muito a transição para a equipe. Não estávamos mudando os processos, apenas aprimorando as operações.
O ClickUp é fácil de usar, possui um sistema hierárquico incrível e permite a colaboração em equipe, a personalização e a automação — era exatamente tudo o que estávamos procurando.
Conseguimos fazer a transição da nossa equipe para o ClickUp de forma tranquila em pouco mais de um mês. Isso mostra como o ClickUp é fácil de usar e intuitivo, e quantos recursos eles disponibilizam para iniciantes. Então, se você está apreensivo com a mudança, não fique. Se eu consegui, você também consegue. 😊
Como usamos o ClickUp como agência: uma visão detalhada do nosso novo sistema
Agora que você já viu como era antes, deixe-me mostrar como usamos o ClickUp como agência atualmente.
Vamos começar pela nossa área de conteúdo!
Abaixo está uma visualização do quadro que mostra o status de cada artigo no qual estamos trabalhando atualmente. Se você consultar nossa planilha antiga, perceberá que não havia como saber quantas vezes fizemos o acompanhamento dos artigos nem quantos artigos estavam em cada etapa. Também não tínhamos prazos nem uma organização de verdade.
Bônus: Software para agências de marketing
Agora que estamos no ClickUp, podemos ver quantos artigos estão sendo elaborados para um cliente filtrando as visualizações. Basta um clique para termos uma visão geral completa da situação. Também podemos acompanhar os prazos e gerenciar nossa equipe com muito mais facilidade.
Temos muitos status personalizados, mas isso funciona para nós porque lidamos com diversos cenários envolvendo diferentes sites. Configuramos uma automação em cada status para refletir a data de vencimento correta à medida que o processo avança no funil e estamos trabalhando para melhorar ainda mais nosso fluxo de conteúdo à medida que crescemos.
Veja aqui um panorama de como gerenciamos nosso conteúdo no site usando o ClickUp ⬇️
Veja aqui um resumo de como gerenciamos as campanhas dos clientes com o ClickUp ⬇️
As campanhas passam por esses três status repetidamente até o fim, o que geralmente só acontece se decidirmos seguir um caminho diferente ou se o cliente rescindir o contrato. É muito fácil gerenciar isso pelo ClickUp.
Agora, vamos dar uma olhada em nossa lista de clientes, renovada e aprimorada ⬇️
Não é simplesmente maravilhoso? Temos aqui tudo o que precisamos saber sobre nossos clientes e vinculamos as campanhas ativas a cada um deles. Também podemos facilmente mudar os clientes de um status para outro.
Configuramos várias automações para reduzir as tarefas administrativas. Por exemplo, quando as horas semanais dedicadas a um cliente aumentam, o ClickBot escreve um comentário mencionando e notificando o membro da equipe responsável pela alocação de tempo para cada projeto (prospecção, personalização, divulgação).
Antes do ClickUp, quando um cliente queria suspender o trabalho, isso era comunicado pelo Slack e, às vezes, ficava muito confuso. Agora, basta um clique e toda a equipe fica sabendo da situação do cliente.
Também temos uma lista para cada tipo de cliente que mencionei anteriormente. No futuro, planejamos expandir ainda mais e sabemos que podemos fazer isso graças às infinitas possibilidades que o ClickUp oferece.
Os 5 principais benefícios favoritos do ClickUp
1. Fácil de usar
Uma das coisas que mais gostamos no ClickUp é a facilidade de uso. É extremamente fácil de usar e muito intuitivo. Aqui estão quatro fatores que tornaram a transição para o ClickUp perfeita:
- Capacidade de configurar tudo em um mês, mesmo sem experiência
- Fácil transferência de dados do Google Sheets para o ClickUp — chegamos até a incorporar nossa antiga planilha do Google Sheets com os clientes de link building até que a equipe se sentisse mais à vontade com o ClickUp. Depois que todos se familiarizaram com o sistema, criamos a visualização em Lista. Isso facilitou a transição para todos
- Vários recursos estão disponíveis na ClickUp University e no blog da ClickUp
- Respostas rápidas da equipe de atendimento ao cliente caso você identifique um bug ou precise de ajuda
2. Oferece uma hierarquia clara
Gostamos muito da hierarquia do ClickUp, pois facilita manter tudo organizado. Com o ClickUp, você pode:
- Veja tudo de uma só vez
- Veja o espaço completo
- Divida os espaços e visualize as pastas
- Organize pastas e visualize listas
Você também pode filtrar as visualizações por responsável, tags, campos personalizados e muito mais!
Aqui está um exemplo de como aproveitamos a Hierarquia do ClickUp:
Aqui está uma visão geral dos nossos diferentes Espaços; se você clicar em “Tudo”, verá literalmente tudo o que está acontecendo no ClickUp para a sua empresa. A partir daí, você pode visualizar seus Espaços individuais.
Se você clicar no Espaço “Conteúdo”, por exemplo, poderá ver tudo o que está acontecendo dentro desse Espaço. Eu organizei tudo por cores, então, se eu visualizar todo o nosso conteúdo na visualização de Lista, ele estará dividido por cor.
Se você clicar na pasta “Conteúdo de posts de convidados”, verá tudo o que há nessa pasta.
Ao abrir a pasta, você pode visualizar todas as suas listas dentro dela. Como você pode ver, nosso conteúdo está dividido em duas pastas, e cada uma delas contém listas que nos ajudam a nos manter organizados. Também podemos ver quantas tarefas há em cada lista. Consegui entender de verdade a hierarquia do ClickUp depois de fazer o curso de introdução ao ClickUp na ClickUp University.
3. Facilita a colaboração em equipe
O ClickUp incentiva a colaboração em equipe. Adoramos a possibilidade de:
- Atribua vários responsáveis a uma tarefa. Isso é útil quando várias pessoas precisam agir ou acompanhar o andamento de uma tarefa. Por exemplo, se um redator precisa fazer uma alteração em um artigo e nosso editor precisa revisar essa alteração
- Crie subtarefas/listas de verificação para os membros da equipe. Você também pode atribuir subtarefas e itens de lista de verificação dentro da tarefa para garantir que todos tenham autonomia para realizar seu trabalho
- Envie links de tarefas. Isso é útil quando há solicitações mais urgentes. Ocasionalmente, enviamos tarefas pelo Slack para garantir que todos estejam cientes. Outros casos de uso podem incluir o envio de tarefas aos clientes. Você também pode configurar uma integração entre o ClickUp e o Slack para enviar mensagens automáticas, se preferir.
- Convidar convidados. Usamos esse recurso com frequência com colaboradores convidados e redatores freelancers que fazem parte da nossa equipe. Isso nos permite convidar nossos redatores exclusivamente para o nosso espaço de conteúdo, de modo que eles não tenham acesso a informações confidenciais dos clientes
4. Altamente personalizável
Encontrar uma plataforma com muitas opções personalizáveis foi fundamental para o nosso negócio. O ClickUp permite que você personalize sua configuração ao:
- Criando espaços e implementando operações de acordo com as necessidades da sua empresa. Você pode até ativar ClickApps como controle de tempo, estimativas de tempo, sprints e campos personalizados, dependendo das suas necessidades
- Criação de visualizações personalizadas de acordo com a necessidade. Isso inclui opções como visualização em quadro, visualização em lista, incorporação do Google Sheets, visualização de documentos, visualização de calendário e muito mais. Você também pode fixar e proteger essas visualizações
- Campos personalizados para armazenar informações importantes. Isso é fundamental para o nosso negócio e um recurso valioso do ClickUp que utilizamos em todas as áreas. Usamos campos personalizados para armazenar informações sobre clientes e conteúdos, entre outras coisas. Há várias opções à sua escolha
- Crie status personalizados. Você pode nomear e organizar os status da maneira que quiser! Adoramos a possibilidade de atualizá-los e reorganizá-los a qualquer momento
5. Recursos úteis de automação
O ClickUp possui vários recursos de automação que você pode implementar em qualquer nível — espaço, pasta ou listas. Automações:
- Economize tempo
- Intuitivo e fácil de configurar
- Ajude a garantir que nenhuma tarefa seja esquecida
- Reduzimos as tarefas administrativas, o que nos poupa dinheiro
Resolvendo nossos pontos críticos e expandindo com o ClickUp
O ClickUp ajudou nossa empresa a crescer e nos deu a capacidade de atender a mais clientes e assumir mais projetos.
Com a migração para o ClickUp, conseguimos resolver a maioria dos nossos pontos críticos como empresa. Isso abriu mais oportunidades para expandir os negócios e continuar a crescer. Antes de migrarmos para o ClickUp, oferecíamos apenas um pacote aos nossos clientes; agora, temos três.
Isso também nos permitiu conquistar novos clientes e contratar novos funcionários. Sistematizamos os processos e mantemos um registro de tudo em que estamos trabalhando para cada divisão da empresa em um único lugar.
Portanto, se você se identifica com a nossa história ou simplesmente está planejando expandir seus negócios, recomendamos fortemente o uso do ClickUp para reunir todo o seu trabalho em um único lugar, manter seu fluxo de trabalho organizado, consistente e gerenciável, ao mesmo tempo em que elimina os atritos desnecessários causados pelo uso de vários aplicativos. 🙏