Quando me deparo com a impossibilidade desoladora de escrever quinhentas páginas, uma sensação doentia de fracasso se abate sobre mim, e sei que nunca conseguirei fazer isso.
John Steinbeck, escritor ganhador do Prêmio Nobel
Seja você um romancista altamente aclamado ou um aspirante a redator de conteúdo de SEO, o medo da página em branco é muito real. Em meio a máquinas de escrever ou telas em branco, os escritores tinham problemas frequentes para começar. Felizmente, a IA pôs um fim a isso!
IA para documentos do Word, Google Docs ou Documentos do ClickUp tornou milagrosamente mais fácil começar a escrever. A IA simplificou o brainstorming sem julgamento e a escrita com um companheiro gentil.
Nesta postagem do blog, caro escritor, apresentamos a você o uso da IA para simplificar e otimizar seu processo de criação de conteúdo.
Captura de tela de um documento do Word com o Copilot [Fonte: Microsoft Copilot ]
E aqui está como criar um documento com
ClickUp Brain:
Usando Cérebro ClickUp para criar um documento
⏰ Resumo de 60 segundos
A IA para documentos do Word é a prática de usar inteligência artificial, aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural para automatizar várias partes da geração de conteúdo.
A geração de documentos com IA dá suporte às equipes em:
- Criação de conteúdo
- Edição e assistência à escrita
- Formatação e design
- Análise de dados e insights
Além do conteúdo de marketing ou de marca, a AI para documentos do Word oferece suporte a uma série de casos de uso, como:
- Aplicativos profissionais, como propostas e revisões
- Documentos jurídicos, como contratos e registros
- Conteúdo educacional, como transcrições de vídeos, legendas e anotações de aulas
- Documentos financeiros, como extratos de contas, relatórios anuais e registros de conformidade
- Documentos de gerenciamento de projetos, como documentos de coleta de requisitos, relatórios de desempenho ou atualizações de equipe
A parte fundamental do aproveitamento da IA para a geração de documentos é escolher a ferramenta certa. Microsoft Word, Google Docs, ClickUp Brain, Quillbot, etc. são ferramentas populares disponíveis atualmente.
Para saber como escolher a ferramenta certa, como acionar a IA e como maximizar seus resultados, continue lendo!
O que é IA para documentos do Word?
A IA para criação de documentos é a integração de tecnologias de aprendizado de máquina e inteligência artificial em um software de processamento de texto para dar suporte ao escritor em várias tarefas criativas.
Softwares populares de geração de conteúdo, como o Microsoft Word e o Google Docs, têm o Microsoft Copilot e o Google Gemini integrados. No entanto, eles não são os únicos. Você pode criar conteúdo com IA em uma ampla gama de ferramentas, algumas das quais discutiremos mais adiante nesta postagem do blog.
Mas, primeiro, vamos ver o que implica a IA para a geração de conteúdo.
Características da IA para documentos do Word
Em sua forma mais simples, o AI for Word Documents cria conteúdo em resposta a entradas criadas pelo usuário, conhecidas como prompts. No entanto, ela pode fazer muito mais.
Geração de conteúdo
Um assistente de redação com IA ajuda você a escrever mais rápido e melhor. Ele pega suas ideias/prompts gerais e cria um primeiro rascunho. Ele entende seu público, estilo e forma de conteúdo para gerar um rascunho que você pode desenvolver.
Assistência de redação
Depois de escrever, há muito que a IA pode fazer como um software de automação de documentos .
Alguns dos recursos de assistência à escrita mais populares são:
- Verificação ortográfica: Identificação de erros de ortografia e linguagem
- Gramática: Correção da estrutura da frase, sintaxe, pontuação, etc.
- Summarização: Adição de resumos executivos, índices ou notas
- Ajustes de tom: Reescrever para mudar o tom, por exemplo, tornando-o mais lúdico ou acadêmico
- Parafraseamento: Encontrar maneiras mais impactantes de dizer a mesma coisa
Formatação e design
Atualmente, o bom conteúdo é multimodal. Seu criador de documentos com IA também pode criar elementos visuais, como banners, imagens, tabelas, pull quotes etc.
Análise de dados e insights
Precisa de um revisor crítico para o seu conteúdo? Experimente a IA. Um bom criador de documentos com IA oferece uma série de recursos de análise, como:
- Estatísticas do documento: Obtenha em tempo real a pontuação de legibilidade, o nível de classificação, a contagem de palavras
- Detecção de plágio: Certifique-se de que seus documentos com IA sejam exclusivos e livres de plágio
- Análise de texto: Peça à IA para ajudá-lo a identificar quaisquer problemas de objetividade, linguagem inclusiva etc.
- Conversão de voz para texto: Tem uma gravação de entrevista que precisa ser transcrita? Experimente a IA. Prefere falar seu conteúdo enquanto corre em uma esteira? Experimente a IA para isso também!
Tudo isso, e ainda estamos nos estágios iniciais da tecnologia de inteligência artificial. À medida que a IA evolui, ela pode fazer mais e mais, oferecendo alguns benefícios extraordinários.
dica profissional: Veja como você pode usar a IA em Documentos do ClickUp para criar documentos:
Benefícios da geração de documentos com IA
O primeiro e mais importante benefício do uso da IA é que ela elimina o atrito da primeira etapa. Basta digitar algumas palavras para que a IA lhe apresente ideias, algumas das quais podem ser exploradas e expandidas. Isso, por sua vez, oferece outros benefícios posteriores, como:
Velocidade: A IA para documentos do Word cuida das duas primeiras etapas da criação de conteúdo, ou seja, a pesquisa e o primeiro rascunho. Isso aumenta drasticamente a velocidade com que você pode gerar documentos. Se você levasse três horas para pesquisar, duas para escrever e uma para editar. Com a IA, você pode reduzir em até quatro horas (66% do tempo).
Eficiência: A pesquisa e o primeiro rascunho são trabalhos criativos exaustivos. Ao acelerar esses dois estágios, a IA gera mais energia criativa entre os redatores, que pode ser aplicada para ampliar o mecanismo de conteúdo.
Produtividade: Uma parte importante da geração de conteúdo também é a reutilização, ou seja, a criação de postagens em mídias sociais, a geração de trechos, a elaboração de scripts de vídeo etc. A IA pode automatizar isso e redirecionar o conteúdo em segundos.
Economia de custos: A geração de documentos com IA permite que as organizações criem mais conteúdo com equipes enxutas.
Experiência do escritor: Escrever pode ser um trabalho solitário. A IA se torna o parceiro de luta sem complicações com o qual você pode fazer brainstorming, debater ideias, encontrar pontos de dados, editar e amarrar tudo com um laço.
Casos de uso da geração de documentos com IA
Tudo isso é ótimo, mas para quem realmente serve a geração de documentos com IA? É apenas para redatores de SEO que precisam criar conteúdo em uma escala nunca antes vista? Ou é apenas para profissionais de marketing que precisam criar formas imaginativas de expressão regularmente?
Bem, a geração de documentos com IA é para qualquer pessoa que precise escrever qualquer coisa: um e-mail, um relatório, um resumo, uma ata de reunião e muito mais. Se você se comunica, a geração de conteúdo com IA é para você!
Aplicativos comerciais e profissionais
Os profissionais criam vários documentos regularmente: propostas, contratos, relatórios periódicos de desempenho, resumos de pesquisas, percepções de mercado, notas de clientes e assim por diante.
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos.
Propostas padrão: Use a IA para vasculhar seus documentos existentes e identificar os mais relevantes, com base nos quais ela pode criar uma proposta padrão com partes personalizáveis para campos, como nome do cliente, preço e alguns termos.
Relatórios de desempenho: Integre a IA aos seus aplicativos de negócios, como o CRM ou o portal do funcionário, para resumir as informações dos principais painéis.
Insights do cliente: Aproveite a IA para processar anotações de centenas, se não milhares, de interações com clientes e obter insights poderosos. Use isso para criar estratégias, projetar campanhas ou personalizar conversas com futuros clientes.
Criação de conteúdo educacional
A pandemia pode ter levado as pessoas a ficarem on-line, mas as possibilidades reais de transformação do conteúdo digital mantiveram as pessoas lá.
Não é de se admirar que o mercado global de o mercado global de e-learning seja de quase US$ 300 bilhões grande! Aproveite essa oportunidade com a IA.
Outlining: Crie conteúdo educacional de tamanho reduzido para plataformas on-line com a IA. Faça brainstorming com a ferramenta de redação de IA para criar esboços abrangentes e granulares para tópicos de todos os níveis de complexidade.
Material de apoio: A maioria dos treinamentos on-line é baseada em vídeo. Crie material de apoio baseado em texto e imagem, como transcrições de vídeo, resumos de pontos-chave, cartões de índice e muito mais com a IA.
Testes: Automatize de forma inteligente questionários e testes para seus alunos. E mais? Crie combinações ilimitadas de perguntas para manter a turma atenta o tempo todo.
Manuseio de documentos financeiros
O departamento financeiro lida com um número extraordinário de documentos, incluindo pedidos de compra, faturas, extratos bancários e de clientes etc. Como executivo financeiro, as ferramentas de criação de conteúdo de IA facilitam extraordinariamente a comunicação com seus pares e colegas.
Elaboração de relatórios: Processe uma infinidade de documentos, obtenha insights importantes e apresente relatórios às partes interessadas relevantes, seja a diretoria ou seus colegas. A IA também pode ajudar com controle de versões de documentos para melhor auditabilidade.
Resumos: Estude relatórios financeiros longos e completos, como declarações de lucros e perdas, contas de clientes, documentos de conformidade etc. e crie resumos executivos para a equipe de liderança.
Leitura de bônus: Como usar IA para documentação
Gerenciamento de projetos e colaboração em equipe
Na comunicação organizacional, o maior desafio que as equipes enfrentam é manter um contexto comum.
Quando alguém deixa a organização, leva consigo uma grande quantidade de conhecimento histórico. Quando um novo membro da equipe entra, ele repete os erros e aprende. E se a IA puder evitar essas ineficiências?
ClickUp Brain para gerenciamento de projetos de IA
Resumo histórico: Imagine um novo funcionário abrindo a ferramenta de redação de IA e perguntando "me atualize sobre o projeto até o momento" Uma boa ferramenta resumirá tudo o que aconteceu até o momento, identificará os principais marcos e colocará todos a par.
Atualização/atualizações: A IA pode resumir todas as atualizações e comentários do projeto para fornecer um contexto holístico para todos na equipe.
Como você pode ver, as possibilidades são infinitas. Como podemos aproveitar os benefícios? Vamos descobrir.
Como implementar a geração de documentos com IA
Como acontece com a maioria dos avanços tecnológicos modernos, você pode começar a usar a geração de documentos com IA quase que instantaneamente.
1. Escolha as ferramentas corretas de criação de documentos com IA
Há uma grande variedade de ferramentas de criação de documentos com IA integrada a elas. Aqui estão algumas das mais populares.
Microsoft Word: Esse processador de texto testado pelo tempo vem com o Copilot integrado para criação de conteúdo, resumo, edição e muito mais. Se você já é assinante do MS365, a IA vem integrada a ele.
Leitura de bônus: Com ou sem IA, aqui estão alguns Hacks do Microsoft Word .
Google Docs: O pacote de produtividade do Google vem com o Gemini integrado para criar qualquer tipo de conteúdo que você precisar. Uma oferta de nível superior também pode aproveitar o conteúdo de seu Google Drive para criar conteúdo personalizado.
ClickUp Docs para documentos eficazes e bonitos
ClickUp Docs: ClickUp permite que você crie documentos simples, bonitos e contextuais diretamente na ferramenta de gerenciamento de projetos. Spin up Cérebro ClickUp para gerar rascunhos, executar verificações ortográficas, criar tabelas/modelos/transcrições e muito mais.
No ClickUp Docs, incorpore marcadores, adicione tarefas, inclua imagens e colabore com sua equipe em tempo real. Quando terminar, compartilhe-o com segurança dentro e fora de sua organização.
Quillbot: O Quillbot é um kit de ferramentas com produtos para criação de conteúdo, verificação ortográfica, gramática, detecção de plágio, tradução, resumos e geração de citações.
Grammarly: De um verificador ortográfico e gramatical há alguns anos, o Grammarly hoje é um assistente de redação com IA mais abrangente que pode compor, reescrever, responder ou adaptar seu conteúdo a um público diferente.
2. Aprenda a solicitar a ferramenta de escrita com IA
O conteúdo gerado por uma ferramenta de redação com IA é tão bom quanto as instruções que você dá a ela. Para obter um conteúdo exclusivo e de alta qualidade, faça com que seus prompts sejam os mais detalhados possíveis. Inclua:
- Público alvo
- Contagem de palavras
- Descrição do assunto sobre o qual você deseja que o conteúdo seja
- Indicadores a serem incluídos
- Palavra-chave principal
- Tom de voz
- Exemplos, se houver
Lembre-se de que a solicitação não é uma situação de uma pergunta e uma resposta. Você pode responder às respostas da IA e pedir que ela as reescreva/personalize de acordo com as suas necessidades, treinando-a assim a longo prazo.
Para saber mais sobre como aproveitar Geradores de conteúdo de IA leia esta cartilha sobre Sugestões de redação sobre IA .
3. Integre-o em seus fluxos de trabalho
Como vimos acima, a IA para documentos do Word pode fazer muito mais do que apenas criar seu primeiro rascunho. Portanto, integre-a em cada etapa de seu fluxo de trabalho fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos .
Integrações: Quando o redator terminar sua parte do processo de criação do documento, defina maneiras de importar automaticamente os arquivos para o pipeline de IA. Você pode fazer isso simplesmente compartilhando os arquivos em uma unidade comum ou configurando uma API para importações.
Recursos específicos da pessoa: Se você tiver um editor trabalhando em todo o seu conteúdo, integre os módulos de verificação ortográfica e gramatical ao pacote de edição dele. Dê aos designers a capacidade de criar recursos visuais e incorporá-los ao documento. Se estiver trabalhando com documentos jurídicos, habilite a verificação de fatos e a aplicabilidade para as equipes relevantes.
Aprimoramentos de conteúdo: Antes de publicar, dê um impulso visual ao seu conteúdo com a IA. Use a IA para documentos do Word para destacar pontos importantes, escrever um breve resumo, identificar citações, etc.
Gerenciamento de projetos: Se estiver usando o ClickUp Docs para registrar suas discussões, reuniões, planejamento de sprint, coleta de requisitos, etc., crie tarefas de forma inteligente no documento e gerencie o projeto.
4. Observe e duplique
Como uma tecnologia emergente, a IA ainda tem suas lacunas. Para aproveitá-la ao máximo, observe cuidadosamente suas interações com ela.
- Identifique tendências de erros/erros que seu gerador de documentos com IA está cometendo
- Ative/desative as configurações de ortografia e elementos estilísticos
- Salvar termos de marca e palavras-chave
- Observe os tipos de avisos que geram os melhores resultados
Faça mais do que funciona em seus fluxos de trabalho de conteúdo para obter documentos perfeitamente polidos com mais rapidez.
Dicas para maximizar a IA em documentos do Word
Depois de definir o processo geral, aqui estão algumas dicas e truques a serem considerados.
Comece com a IA
Elimine o bloqueio do escritor pedindo à IA que lhe dê um ponto de partida. Abra seu documento e faça uma pergunta à IA. Crie seu conteúdo a partir daí.
Use a IA de forma completa
Nem toda IA precisa que você faça uma pergunta abrangente. Por exemplo, com o ClickUp Brain, você pode escolher em uma lista suspensa de vários formatos em vez de descrevê-los em seu prompt.
Produza conteúdo personalizado em um instante com o ClickUp Brain
Depois de escolher o Ferramenta de escrita de IA que você deseja usar, dedique tempo a aprender tudo o que ela oferece. Use todos os recursos relevantes para você.
Configurar modelos
Não fique reinventando a roda e evite se lembrar dos melhores prompts. Crie modelos para documentos, estilos, prompts etc. e reutilize-os para aumentar a eficiência. Aqui estão alguns modelos de documentação de processos para inspiração.
Cite suas fontes
O maior desafio da IA é que ela geralmente esconde de onde vem seu conhecimento sobre um tópico específico. Isso é natural, dada a escala de dados usados para treinar LLMs. No entanto, seu conteúdo não precisa ser infundado.
Peça à IA que mostre suas fontes e cite-as em seu conteúdo para criar credibilidade e autoridade em sua linha de trabalho.
Bônus: Ainda não está pronto para criar documentos? Não se preocupe. Aqui está um download sobre como usar a IA para produtividade .
Desafios e considerações
Apesar das imensas possibilidades, a IA ainda está em um estágio inicial. Você notará que todas as ferramentas exibem uma isenção de responsabilidade que diz que a IA pode cometer erros e que o ônus da precisão é seu. Isso é apenas o começo.
Alucinações e imprecisões Ferramentas de criação de conteúdo de IA podem alucinar, ou seja, produzir conteúdo incorreto como se fosse preciso. Embora os provedores de IA estejam trabalhando arduamente para minimizar a alucinação a cada novo LLM, a responsabilidade de produzir conteúdo preciso ainda é do redator.
Portanto, seja cauteloso com o trabalho de IA que você está usando. Verifique novamente os fatos e revise minuciosamente as ideias em seus documentos profissionais.
Aparecendo como gerado por IA
Meu ponto aqui não é que eu não goste de "delve", embora goste, mas que é um sinal de que o texto foi escrito pelo ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL
- Paul Graham (@paulg) 7 de abril de 2024 Um tweet de Paul Graham capturando o texto do ChatGPT
Sua teoria era que o uso de palavras como delve é um sinal de que o texto foi escrito pelo ChatGPT. Embora isso possa ser discutível, o uso de conteúdo gerado por IA na esfera pública tem sido examinado.
Por exemplo, governos de todo o mundo determinaram que o conteúdo gerado por IA deve ser devidamente marcado como tal. O Google não penaliza o conteúdo de IA em suas páginas de resultados de mecanismos de pesquisa (SERPs). No entanto, ele recomenda fortemente que não se use a IA como uma "maneira barata e fácil de manipular as classificações dos mecanismos de pesquisa"
De certa forma, o fato de seus documentos comerciais aparecerem como gerados por IA pode criar uma impressão desfavorável entre seu público. A melhor maneira de evitar isso é torná-los mais enraizados e alinhados com a promessa de sua marca.
Falta de inovação verdadeira
Os documentos gerados por IA geralmente são um resumo ou uma curadoria de conteúdo já existente. Como isso no site do Prêmio do Livro diz: "Os LLMs são voltados para o passado. Eles são derivados, mesmo quando criam novas combinações; um espelho retrovisor gigante. Eles produzem imitações de textos gerados por humanos"
Em resumo, a IA, por si só, não oferece novas ideias inovadoras. A única maneira de evitar o eventual declínio do conteúdo é elevá-lo com a engenhosidade humana.
Flexibilize seu pipeline de conteúdo com o ClickUp
A palavra conteúdo passou a significar blogs, TikTok ou vídeos do YouTube, a maioria dos quais é usada para fins de marketing. Portanto, não é de se admirar que os profissionais de marketing tenham adotado a IA generativa como ninguém.
No entanto, pensar em um documento gerado por IA como algo limitado ao marketing diminui uma enorme oportunidade. Porque a IA pode ajudar cada funcionário, gerente, colaborador individual, consultor ou empresário a se comunicar melhor.
Desde a correção de erros gramaticais até a reescrita para maior clareza/impacto, a IA para documentos do Word pode melhorar o humilde e-mail. Ela pode economizar um tempo valioso dos líderes ao resumir documentos mais longos e reduzi-los aos principais insights. Ela pode ajudar os educadores a criar aulas multimodais que sejam eficazes para uma gama maior de alunos.
De muitas maneiras, a IA pode ajudá-lo a fazer mais e melhor o que você já está fazendo. Portanto, mergulhe na IA para geração de conteúdo. Abra o ClickUp Docs e comece. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .