Os trabalhadores remotos sabem disso muito bem. Abra seu calendário e você verá vários Reuniões do Zoom agendadas durante a semana.
E vamos admitir, você provavelmente não estará completamente atento durante todas elas, nem se lembrará de tudo o que foi discutido.
De acordo com uma pesquisa da Microsoft, 42% dos participantes de reuniões são multitarefas em uma semana normal.
Isso torna importante fazer - ou ter acesso a - anotações e gravações de reuniões. Mas quem consegue prestar atenção nos palestrantes e anotar tudo com precisão e rapidez? Não muitos de nós.
Mas esse processo pode ser muito mais fácil com o conjunto certo de ferramentas e algumas dicas úteis.
Nesta postagem, mostraremos como fazer registros de forma rápida e fácil, incluindo maneiras de automatizar o processo. Em pouco tempo, você terá todas as ferramentas de que precisa para criar sempre anotações detalhadas e acionáveis de reuniões no Zoom.
⏰ Resumo de 60 segundos
- O Zoom Notes é um recurso do Zoom que cria automaticamente notas de reunião com a ajuda do Zoom's Companion
- O Zoom ajuda a transcrever reuniões e capturar pontos-chave e itens de ação durante as chamadas, facilitando a organização
- A criação eficaz de anotações no Zoom envolve três etapas. Antes da reunião, planeje os pontos principais e defina as metas. Durante a reunião, faça anotações claras sobre tópicos importantes. Depois, revise e organize suas anotações em tarefas
- O ClickUp Notepad ajuda você a fazer anotações rápidas durante as reuniões, enquanto o ClickUp Docs permite criar entradas mais detalhadas e vincular as informações ao seu fluxo de trabalho
- O ClickUp Brain vai além, transformando suas anotações em itens de ação e definindo as próximas etapas automaticamente
- Um grande erro comum é anotar todas as palavras da reunião, o que dificulta a localização de pontos-chave posteriormente
- O não acompanhamento dos itens de ação também pode levar à perda de prazos, enquanto as anotações desorganizadas são difíceis de encontrar
- Você pode evitar esses erros concentrando-se em resumir os principais pontos e decisões e usando os poderosos recursos do ClickUp para melhorar a organização, a capacidade de pesquisa e o acompanhamento dos itens da reunião
O que são anotações do Zoom?
via Zoom O Zoom Notes é um recurso bacana incorporado à popular plataforma de videoconferência que permite fazer anotações e compartilhá-las com outras pessoas durante as reuniões. Você pode iniciar uma nova anotação ou abrir uma já existente durante uma chamada. Uma vez compartilhada, todos podem participar e colaborar para capturar os detalhes importantes em tempo real.
E isso não é tudo: você pode criar e compartilhar agendas com sua equipe aqui! E quando a chamada terminar, essas anotações serão facilmente formatadas e estarão prontas para serem compartilhadas com todos.
O melhor desse recurso é que ele está disponível para todos os usuários da plataforma Zoom, sem custo adicional.
Dica profissional: Ative as transcrições ao vivo nas reuniões do Zoom clicando no botão ao lado de Gravar. Isso gera legendas para todos os palestrantes. Você pode acessar a transcrição mais tarde para ajudar a redigir as atas da reunião com muito mais rapidez.
Por que o Zoom Notes é um divisor de águas para a produtividade
👉🏼 Em 1885, o psicólogo alemão Hermann Ebbinghaus apresentou a Curva do Esquecimento. Essa curva mostrava como uma informação recém-adquirida desaparece da memória se não for reforçada.
Agora, imagine a quantidade de informações que chegam até você durante um único dia de trabalho. Confiar em sua memória para lembrar tudo o que foi discutido em sua chamada pelo Zoom é uma receita para o desastre. Portanto, faça anotações!
Veja como isso simplifica e beneficia sua produtividade:
- **Quando você escreve ou digita, não está apenas ouvindo, mas também processando e resumindo o que está sendo dito, facilitando a compreensão e a lembrança mais tarde
- Mantém um registro claro das discussões e dos planos da reunião: As anotações explicam quem está fazendo o quê e mapeiam as próximas etapas para que nada seja esquecido
- Melhora a comunicação e a colaboração: As anotações compartilhadas mantêm todos na mesma página. A colaboração em reuniões reduz a confusão e facilita a prevenção de erros de comunicação
- Promove o aprendizado ativo: A tomada de notas melhora a maneira como você processa e entende as informações. Isso também ajuda a identificar pontos-chave e conexões e estimula o pensamento crítico
- Funciona como um guia para futuras tomadas de decisão: As anotações armazenam decisões, o progresso do projeto e as discussões da equipe em um único lugar. Elas podem ser um recurso valioso para a integração de novos funcionários e para a compreensão de estratégias anteriores
Leia também: 20 dicas e truques do Zoom para melhorar as videoconferências
Como automatizar o registro de anotações no Zoom
via Zoom
Você pode automatizar o processo de tomada de notas com o AI Companion de sua conta Zoom.
Esse Ferramenta de IA para anotações junta-se às suas reuniões ou webinars do Zoom para fazer anotações automaticamente. Ela transcreve a conversa à medida que você fala e fornece um resumo detalhado da discussão.
A ferramenta pode dizer quem está falando, rastrear itens de ação e destacar decisões importantes em tempo real.
via Zoom No entanto, alguns usuários do Zoom consideraram essa precisão questionável durante conversas complexas. Embora funcione para discussões simples, a ferramenta frequentemente tem dificuldades com conversas sobrepostas, reconhecimento de termos técnicos ou compreensão da linguagem específica do setor.
Como resultado, você pode acabar gastando mais tempo corrigindo as anotações, o que faz com que consuma quase tanto tempo quanto criá-las manualmente do zero.
Sem mencionar que pesquisar no Zoom Notes as informações exatas de que você precisa é um processo trabalhoso. Além disso, se você precisar usar as informações acionáveis, terá de mudar de plataforma e inserir tudo manualmente em outras ferramentas de gerenciamento de conteúdo.
Então, por que não começar por aí?
Como **O aplicativo completo para o trabalho, ClickUp combina tarefas, documentos, reuniões e gerenciamento de conhecimento em uma plataforma de produtividade poderosa e apoiada por IA
Mas como você pode automatizar as anotações com o ClickUp?
Felizmente, o assistente de IA nativo mais poderoso do ClickUp, Cérebro do ClickUp oferece a solução perfeita.
Deixe o ClickUp Brain resumir suas anotações de reunião do Zoom com o clique de um único botão
Com Integração do Zoom do ClickUp com o ClickUp Brain, você pode importar suas anotações de reunião do Zoom para o ClickUp e deixar que o ClickUp Brain faça o resto. Ele pode resumir os principais pontos, discussões e itens de ação com apenas um clique. Está com pouco tempo ou tem uma nota de voz da reunião para transcrever? Ele também pode fazer isso.
A ferramenta também pode adaptar o tom, a linguagem e o nível de criatividade para atender às suas necessidades. Se precisar traduzir anotações para uma equipe global ou manter um estilo de escrita consistente, ela pode se adaptar às suas necessidades.
O ClickUp Brain também pode transformar suas anotações em tarefas práticas - mas falaremos mais sobre isso adiante.
Leia também: Como realizar reuniões no Zoom como um especialista: dicas, truques e práticas recomendadas
Como fazer anotações eficazes no Zoom
Fazer anotações não significa anotar cada palavra proferida durante uma chamada. Imagine ter que ler páginas e páginas de sua reunião de uma hora! A ideia é identificar e destacar os itens de ação nos quais você precisa trabalhar mais tarde.
Claro, a anotação por IA é sua amiga nesse caso. Mas a anotação ativa também garantirá que você esteja informado. Anote e reforce os pontos sobre os quais você pode precisar de esclarecimento no final da chamada. Ou simplesmente anote as questões que precisa discutir mais com sua equipe. Vamos ver como você pode fazer isso bem.
Fato curioso: Conhece a fadiga do Zoom? Ela explica a exaustão causada por longas chamadas de vídeo. Uma das principais causas é a necessidade excessiva de manter contato visual próximo .
Antes da reunião
Quando era um jovem escoteiro, você provavelmente ouviu com frequência "Esteja preparado". Ao fazer anotações sobre a reunião, você estará trabalhando com o mesmo lema novamente.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se preparar antes da reunião:
- Comece verificando cuidadosamente a pauta da reunião ou o convite para entender os principais tópicos e objetivos. Se não houver uma, pergunte ao organizador qual é o objetivo da reunião
- Prepare seu aplicativo de anotações. Se estiver usando uma ferramenta digital, teste-a com antecedência para evitar problemas durante a chamada.
- Crie um modelo simples antes da reunião com seções como "Itens da agenda", "Pontos principais", "Itens de ação" e "Perguntas" Isso o ajudará a fazer anotações rapidamente durante a chamada
- **Em seguida, verifique sua configuração. Verifique se o computador está carregado, se a Internet está estável e se você está em um local silencioso e bem iluminado. Feche as guias extras do navegador e os aplicativos para evitar distrações
- Se a reunião tiver que discutir um documento ou material específico, examine-o antes da chamada. Baixe ou imprima quaisquer relatórios, apresentações ou outros recursos de que você precisará para um melhor contexto
- **Decida o que você deseja extrair da reunião. Pode ser atualizações de projetos ou planos futuros, mas ter um objetivo claro o ajudará a fazer as anotações certas
- Por fim, prepare quaisquer perguntas que queira fazer ou tópicos que queira garantir que sejam discutidos
Durante a reunião
A eficácia de suas anotações durante a reunião depende muito do tipo de estratégia que você está adotando. Algumas das mais populares incluem: O método Cornell , apesar da intenção da maioria das pessoas de realizar reuniões de ação, elas não conseguem fazer isso. O motivo? Os itens de ação geralmente estão dispersos e não têm visibilidade devido à divisão dos canais de comunicação atuais entre e-mail (42%) e mensagens instantâneas (41%).
o ClickUp facilita a transição da discussão para a ação como o aplicativo para tudo no trabalho. Ele reúne suas reuniões, anotações e tarefas em uma plataforma unificada para aumentar a produtividade das reuniões!_
Transforme suas anotações em tarefas organizadas com o ClickUp
Use o ClickUp Notepad para anotar pontos importantes enquanto permanece no espaço de trabalho do ClickUp
Transformar suas anotações estáticas do Zoom em um trabalho impactante requer quatro etapas simples.
Etapa 1: Comece com Integração do Zoom do ClickUp e entre em uma reunião agendada (ou crie uma nova) diretamente do aplicativo Tarefas do ClickUp .
Etapa 2:
- Faça anotações manualmente durante a reunião usandoBloco de notas ClickUp ouDocumentos do ClickUp.
Bloco de notas ClickUp
O ClickUp Notepad é ótimo para fazer anotações rápidas ou criar listas de verificação. Enquanto isso, o ClickUp Docs é melhor para fazer anotações mais detalhadas que incluem agendas ou planos de projeto.
Esses documentos são fáceis de editar com as ricas ferramentas de formatação do ClickUp, como cabeçalhos, listas numeradas e com marcadores, banners e tabelas. Esses elementos também melhoram a legibilidade de suas anotações. E a melhor parte? Você pode compartilhá-las com sua equipe em tempo real (e até mesmo co-editá-las), para que todos fiquem na mesma página
Colabore com sua equipe em tempo real no ClickUp
- Obtenha a transcrição e a gravação da reunião (se ativada) em sua tarefa automaticamente após o término da reunião. Você pode até mesmo configurar umAutomação no ClickUp para notificar os participantes da reunião quando isso acontecer, para que todos tenham acesso a todos os materiais da reunião imediatamente.
Cérebro ClickUp
Quando isso acontecer, você poderá perguntar ao assistente de IA nativo do ClickUp, Cérebro do ClickUp para resumir a discussão e descobrir itens de ação a partir da transcrição sem a necessidade de documentar manualmente as coisas durante a reunião
Etapa 3: Agora é hora de criar as tarefas e subtarefas do ClickUp e atribuí-las aos membros da equipe (ou a você mesmo) para que acompanhem os itens de ação. Basta destacar uma entrada no Bloco de Notas ou no Docs para converter em tarefa e adicionar um responsável e uma data de vencimento.
Converta suas anotações diretamente em tarefas, defina prazos e atribua-as aos respectivos membros da equipe
Com a adição do ClickUp Brain à sua tarefa, descubra as responsabilidades e os prazos diretamente de suas anotações. Defina prioridades, acompanhe o progresso e certifique-se de que nada seja esquecido em suas tarefas.
Sou um grande fã do ClickUp. O melhor recurso dele (que ninguém mais tem) é que você pode manter todas as suas anotações no Docs e elas são integradas às tarefas... Assim, você pode destacar uma frase de um documento e clicar com o botão direito do mouse para criá-la em uma tarefa. Isso é muito útil quando quero traduzir minhas anotações de chamadas telefônicas de uma hora em tarefas discretas... e não preciso redigitá-las ou mesmo copiá-las/colá-las. Jon Mervis consultor da Salesforce, Blue Engine Solutions
Se você precisar de ajuda, a extensa biblioteca de modelos do ClickUp inclui vários modelos de notas de reunião para atender a todos os cenários.
Modelos do ClickUp para ajudar em suas reuniões
Modelo de anotações de reunião do ClickUp
Um de nossos favoritos é o Modelo de anotações de reunião do ClickUp . De chamadas semanais detalhadas a check-ins diários, ele ajuda a manter as reuniões de equipe organizadas com seções dedicadas para agendas, anotações e itens de ação.
Você pode até mesmo adicionar imagens, links ou vídeos para obter um contexto extra e garantir que sua chamada seja bem documentada.
Com o ClickUp, você tem tudo o que precisa para reuniões e projetos em um só lugar, mantendo-o organizado e produtivo.
Outra opção com a qual você pode trabalhar é o Modelo de ata de reunião do ClickUp . Ele ajuda você a criar um painel de anotações na forma de subpáginas para cada sessão, para que nada passe despercebido. O modelo é perfeito para iniciantes, para que todos na sua equipe possam realmente colaborar sem ter que lidar com uma curva de aprendizado.
Dica profissional: Se o seu local de trabalho usa o Google Workspace, é provável que suas agendas estejam no Google Docs. Você pode conferir estes modelos de agenda gratuitos para o Google Docs para você começar.
Erros comuns ao fazer anotações no Zoom e como evitá-los
Mesmo com as ferramentas e a preparação certas, é comum cometer erros durante as chamadas on-line que podem afetar diretamente a produtividade.
Mas a maioria deles é simples de corrigir. Aqui estão alguns erros típicos de anotações e como evitá-los.
- Sobrecarregar suas anotações com detalhes desnecessários pode dificultar a revisão ou a ação sobre suas anotações. Em vez de tentar registrar tudo, concentre-se nos pontos principais, nas decisões e nos itens de ação
- Deixar de acompanhar os itens de ação após uma chamada é um problema comum. Logo após a reunião, revise os itens de ação e atribua-os às pessoas certas
- Anotações desorganizadas e irrecuperáveis podem levar à perda de informações e ao desperdício de tempo. Estabeleça um sistema claro para armazená-las, com nomes de pastas simples e rótulos consistentes
- A multitarefa reduz a qualidade de suas anotações. Se você estiver verificando e-mails durante uma chamada, perderá detalhes vitais. Mantenha o foco na reunião
- Não compartilhar as anotações com as pessoas certas reduz seu valor e causa confusão. Envie imediatamente as anotações para as partes interessadas após uma chamada
Deixe as anotações para o ClickUp!
Fazer boas anotações é fundamental para garantir que suas reuniões sejam produtivas e que nada importante seja perdido. A ferramenta interna do Zoom tem feito um ótimo trabalho para equipes em todo o mundo.
Mas se você estiver procurando algo ainda mais poderoso e preciso, o ClickUp é a solução.
O ClickUp não apenas ajuda a fazer anotações, mas também se conecta com suas ferramentas de gerenciamento de projetos, para que você possa transformar as anotações da reunião em tarefas imediatamente, sem precisar alternar entre aplicativos. Desde a definição de prazos até a atribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso, o ClickUp faz tudo isso. Registre-se para obter uma conta ClickUp gratuita hoje mesmo e permita que ele gerencie seus projetos e anotações no mesmo local de trabalho!