Os trabalhadores remotos sabem disso muito bem. Abra sua agenda e você verá várias reuniões do Zoom agendadas ao longo da semana.
E vamos admitir, você provavelmente não estará totalmente atento durante todas elas, nem se lembrará de tudo o que foi discutido.
De acordo com uma pesquisa da Microsoft, 42% dos participantes de reuniões realizam várias tarefas simultaneamente em uma semana típica.
Isso torna importante fazer — ou ter acesso a — anotações e gravações das reuniões. Mas quem consegue prestar atenção aos palestrantes e anotar tudo com precisão e rapidez? Poucos de nós.
Mas esse processo pode ser muito mais fácil com o conjunto certo de ferramentas e algumas dicas úteis.
Nesta publicação, mostraremos como fazer registros de forma rápida e fácil, incluindo maneiras de automatizar o processo. Em pouco tempo, você terá todas as ferramentas necessárias para criar notas detalhadas e práticas das reuniões do Zoom sempre que precisar.
⏰ Resumo de 60 segundos
- O Zoom Notes é um recurso do Zoom que cria automaticamente notas de reunião com a ajuda do Zoom Companion.
- O Zoom ajuda a transcrever reuniões e capturar pontos-chave e itens de ação durante as chamadas, facilitando a organização.
- A tomada de notas eficaz no Zoom envolve três etapas. Antes da reunião, planeje os pontos-chave e defina metas. Durante a reunião, registre notas claras sobre tópicos importantes. Depois, revise e organize suas notas em tarefas.
- O ClickUp Notepad ajuda você a fazer anotações rápidas durante as reuniões, enquanto o ClickUp Docs permite criar entradas mais detalhadas e vincular as informações ao seu fluxo de trabalho.
- O ClickUp Brain vai além, transformando suas notas em itens de ação e definindo as próximas etapas automaticamente.
- Um grande erro comum é anotar cada palavra da reunião, o que dificulta encontrar os pontos-chave posteriormente.
- Não acompanhar as ações necessárias também pode levar ao não cumprimento de prazos, enquanto notas desorganizadas são difíceis de encontrar.
- Você pode evitar esses erros concentrando-se em resumir os pontos e decisões importantes e usando os poderosos recursos do ClickUp para melhorar a organização, a capacidade de pesquisa e o acompanhamento dos itens da reunião.
O que são notas do Zoom?
O Zoom Notes é um recurso bacana integrado à popular plataforma de videoconferência que permite que você anote e compartilhe notas com outras pessoas durante as reuniões. Você pode iniciar uma nova nota ou abrir uma já existente durante uma chamada. Depois de compartilhada, todos podem participar e colaborar para capturar os detalhes importantes em tempo real.
E isso não é tudo: você pode criar e compartilhar agendas com sua equipe aqui! E quando a chamada terminar, essas notas estarão facilmente formatadas e prontas para serem compartilhadas com todos os outros.
O que é ótimo sobre esse recurso é que ele está disponível para todos os usuários da plataforma Zoom sem custo adicional.
💡Dica profissional: ative as transcrições ao vivo nas reuniões do Zoom clicando no botão ao lado de Gravar. Isso gera legendas para todos os participantes. Você pode acessar a transcrição posteriormente para ajudar a redigir a ata da reunião com muito mais rapidez.
Por que as notas do Zoom são uma virada de jogo para a produtividade
👉🏼 Em 1885, o psicólogo alemão Hermann Ebbinghaus apresentou a Curva do Esquecimento. Ela mostrava como uma informação recém-adquirida diminui da memória se não for reforçada.
Agora, imagine a quantidade de informações que você recebe durante um único dia de trabalho. Confiar na sua memória para lembrar de tudo o que foi discutido em sua chamada do Zoom é uma receita para o desastre. Portanto, faça anotações!
Veja como isso simplifica e beneficia sua produtividade:
- Mantenha seu cérebro focado e envolvido: quando você escreve ou digita, não está apenas ouvindo, mas também processando e resumindo o que está sendo dito, tornando mais fácil entender e lembrar mais tarde.
- Mantenha um registro claro das discussões e planos da reunião: as notas explicam quem está fazendo o quê e mapeiam as próximas etapas para que nada seja esquecido.
- Melhora a comunicação e a colaboração: as notas compartilhadas mantêm todos em sintonia. A colaboração nas reuniões reduz a confusão e facilita evitar mal-entendidos.
- Promove o aprendizado ativo: tomar notas melhora a maneira como você processa e compreende as informações. Também ajuda a identificar pontos-chave e conexões, além de estimular o pensamento crítico.
- Funciona como um guia para tomadas de decisão futuras: as notas armazenam decisões, o progresso do projeto e as discussões da equipe em um único lugar. Elas podem servir como um recurso valioso para integrar novos funcionários e compreender estratégias anteriores.
Como automatizar a tomada de notas no Zoom
Você pode automatizar o processo de anotações com o AI Companion da sua conta Zoom.
Esta ferramenta de anotações com IA participa de suas reuniões ou webinars no Zoom para fazer anotações automaticamente. Ela transcreve a conversa enquanto você fala e fornece um resumo detalhado da discussão.
A ferramenta pode identificar quem está falando, acompanhar itens de ação e destacar decisões importantes em tempo real.
No entanto, alguns usuários do Zoom consideram essa precisão questionável durante conversas complexas. Embora funcione para discussões simples, a ferramenta muitas vezes tem dificuldade com conversas sobrepostas, reconhecimento de termos técnicos ou compreensão de linguagem específica do setor.
Como resultado, você pode acabar gastando tempo adicional corrigindo as notas, tornando o processo quase tão demorado quanto criá-las manualmente do zero.
Sem mencionar que pesquisar as notas do Zoom para encontrar as informações exatas de que você precisa é um processo trabalhoso. Além disso, se você precisar usar as informações úteis, será necessário alternar entre plataformas e inserir manualmente tudo em outras ferramentas de gerenciamento de conteúdo.
Então, por que não começar por aí?
Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp combina gerenciamento de tarefas, documentos, reuniões e conhecimento em uma plataforma de produtividade poderosa e apoiada por IA.
Mas como você pode automatizar a tomada de notas com o ClickUp?
Felizmente, o assistente de IA nativo mais poderoso do ClickUp, o ClickUp Brain, oferece a solução perfeita.
Com a integração do ClickUp com o Zoom, você pode importar suas notas de reuniões do Zoom para o ClickUp e deixar que o ClickUp Brain faça o resto. Ele pode resumir pontos importantes, discussões e itens de ação com apenas um clique. Você está com pouco tempo ou tem uma nota de voz da reunião para transcrever? Ele também pode fazer isso.
A ferramenta também pode adaptar seu tom, linguagem e nível de criatividade para atender às suas necessidades. Se você precisa traduzir notas para uma equipe global ou manter um estilo de redação consistente, ela pode se adaptar às suas necessidades.
O ClickUp Brain também pode transformar suas notas em tarefas acionáveis, mas falaremos mais sobre isso posteriormente. Enquanto isso, confira este vídeo explicativo sobre como usar IA para fazer anotações em reuniões.
Leia também: Como conduzir reuniões no Zoom como um especialista: dicas, truques e melhores práticas
Como fazer anotações eficazes no Zoom
Fazer anotações não significa anotar cada palavra dita durante uma chamada. Imagine ter que revisar páginas e páginas de uma reunião de uma hora! A ideia é identificar e destacar os itens de ação nos quais você precisa trabalhar posteriormente.
Claro, as notas de IA são suas aliadas aqui. Mas tomar notas ativamente também garantirá que você fique por dentro de tudo. Anote e reforce pontos que possam precisar de esclarecimentos no final da chamada. Ou simplesmente anote questões que você precise discutir mais detalhadamente com sua equipe. Vamos ver como você pode fazer isso bem.
🧠 Curiosidade: Você já ouviu falar em fadiga do Zoom? Esse termo explica o cansaço causado por longas videochamadas. Uma das principais causas é a necessidade excessiva de manter contato visual próximo.
Antes da reunião
Quando era jovem escoteiro, você provavelmente ouvia com frequência “Esteja preparado”. Fazer anotações nas reuniões fará com que você volte a trabalhar com o mesmo lema.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se preparar antes da reunião:
- Comece verificando cuidadosamente a agenda da reunião ou o convite para entender os principais tópicos e objetivos. Se não houver, pergunte ao organizador qual é o objetivo da reunião.
- Prepare seu aplicativo para anotações. Se você estiver usando uma ferramenta digital, teste-a com antecedência para evitar problemas durante a chamada.
- Crie um modelo simples antes da reunião com seções como “Itens da agenda”, “Pontos-chave”, “Itens de ação” e “Perguntas”. Isso ajudará você a fazer anotações rapidamente durante a chamada.
- Em seguida, verifique sua configuração. Certifique-se de que seu computador esteja carregado, sua internet esteja estável e você esteja em um local silencioso e bem iluminado. Feche abas extras do navegador e aplicativos para evitar distrações.
- Se a reunião tiver como objetivo discutir um documento ou material específico, analise-o antes da chamada. Baixe ou imprima todos os relatórios, apresentações ou outros recursos necessários para obter um melhor contexto.
- Decida o que você deseja obter da reunião. Podem ser atualizações do projeto ou planos futuros, mas ter um objetivo claro ajudará você a fazer as anotações certas.
- Por fim, prepare todas as perguntas que você deseja fazer ou os tópicos que deseja garantir que sejam discutidos.
Durante a reunião
A eficácia das suas anotações durante a reunião depende muito do tipo de estratégia que você adotar. Algumas das mais populares incluem:
- O Método Cornell (perfeito para quem gosta de uma estrutura clara e deseja revisar as notas posteriormente): você faz suas anotações em três seções — uma para os pontos e detalhes importantes, outra para palavras-chave ou perguntas e a última para o resumo da reunião.
- Método das caixas (ótimo para todos os que aprendem visualmente): divida sua página em caixas, com cada caixa para um tópico ou ponto diferente, e preencha-as à medida que a reunião avança.
- Esboço (para aqueles que preferem um processo passo a passo): você escreve suas notas em uma lista, usando títulos para os tópicos principais e adiciona detalhes como subpontos abaixo.
Mas ter uma estratégia e escrever tudo palavra por palavra não é suficiente — você precisa se concentrar ativamente em ouvir e capturar as ideias, tarefas e decisões principais. Use atalhos, abreviações ou símbolos para acompanhar a conversa.
💡Dica profissional: se as coisas estiverem indo muito rápido, não hesite em pedir um resumo da reunião ou esclarecimentos sobre os pontos principais.
Após a reunião
Quando a reunião terminar, é hora de organizar e revisar suas notas. Tente revisá-las em até uma hora, enquanto os detalhes ainda estão frescos.
Aqui está uma lista de verificação com tudo o que você precisa fazer:
- Organize suas anotações em um documento claro e fácil de ler.
- Reescreva seu trabalho de forma organizada, transformando abreviações em frases completas.
- Destaque pontos importantes, como decisões, tarefas e prazos.
- Use cores para classificar as informações. Por exemplo, vermelho para prazos e verde para tarefas.
- Adicione um resumo com os pontos principais, decisões importantes e itens de ação com responsabilidades e prazos.
- Gerencie suas notas fisicamente ou use uma plataforma digital para organizá-las por projeto, data ou equipe, e use nomes claros.
Usando integrações para melhorar o gerenciamento de notas
Suas notas são criadas para proporcionar clareza. Mas gerenciá-las manualmente pode rapidamente transformar essa clareza em caos. Evite confusão conectando suas notas de reunião aos seus aplicativos de produtividade existentes.
É claro que você pode evitar o incômodo de alternar entre várias plataformas com a plataforma de produtividade tudo-em-um do ClickUp.
📮ClickUp Insight: Quase 40% dos profissionais sentem-se obrigados a dar seguimento às ações imediatamente após cada reunião.
De acordo com uma pesquisa da ClickUp, apesar da intenção da maioria das pessoas de colocar as reuniões em prática, elas não conseguem fazê-lo. O motivo? As ações a serem realizadas costumam estar dispersas e carecem de visibilidade devido aos canais de comunicação atuais, divididos entre e-mail (42%) e mensagens instantâneas (41%).
O ClickUp facilita a transição da discussão para a ação, pois é o aplicativo completo para o trabalho. Ele reúne suas reuniões, notas e tarefas em uma plataforma unificada para aumentar a produtividade das reuniões!
Transforme suas notas em tarefas organizadas com o ClickUp.
Transformar suas notas estáticas do Zoom em um trabalho impactante requer quatro etapas simples.
Passo 1: Comece com a integração do ClickUp com o Zoom e entre em uma reunião agendada (ou crie uma nova) diretamente nas tarefas relevantes do ClickUp.
Etapa 2:
- Faça anotações manualmente durante a reunião usando o ClickUp Notepad ou o ClickUp Docs.
O ClickUp Notepad é ótimo para fazer anotações rápidas ou criar listas de verificação. Já o ClickUp Docs é melhor para fazer anotações mais detalhadas, que incluem agendas ou planos de projeto.
Esses documentos são fáceis de editar com as ferramentas de formatação avançadas do ClickUp, como cabeçalhos, listas com marcadores e numeradas, banners e tabelas. Esses elementos também melhoram a legibilidade das suas notas. A melhor parte? Você pode compartilhá-las com sua equipe em tempo real (e até mesmo editá-las em conjunto), para que todos fiquem em sintonia.
- Obtenha a transcrição e a gravação da sua reunião (se habilitada) automaticamente na sua tarefa após o término da reunião. Você pode até configurar uma automação no ClickUp para notificar os participantes da reunião quando isso acontecer, para que todos tenham acesso imediato a todos os materiais da reunião.
Depois disso, você pode pedir ao assistente de IA nativo do ClickUp, o ClickUp Brain, para resumir a discussão e descobrir itens de ação a partir da transcrição, sem precisar documentar manualmente as coisas durante a reunião.
💡 Dica profissional: Cansado de fazer anotações de reuniões manualmente? É hora de experimentar o ClickUp AI Notetaker.
- Mantenha-se presente em suas reuniões enquanto o aplicativo captura automaticamente pontos-chave, decisões e itens de ação para você em um documento ClickUp Doc organizado.
- Transforme conversas em ações com resumos alimentados por IA que sincronizam diretamente com suas tarefas e documentos.
- Suas notas de reunião são instantaneamente estruturadas, pesquisáveis e conectadas ao seu fluxo de trabalho.
Passo 3: Agora é hora de criar tarefas e subtarefas no ClickUp e atribuí-las aos membros da sua equipe (ou a você mesmo) para dar continuidade às ações. Basta destacar uma entrada no seu bloco de notas ou documentos para converter em tarefa e adicionar um responsável e uma data de vencimento.
Com a adição do ClickUp Brain à sua tarefa, descubra responsabilidades e prazos diretamente a partir de suas notas. Defina prioridades, acompanhe o progresso e certifique-se de que nada seja esquecido nas tarefas.
Sou um grande fã do ClickUp. A melhor funcionalidade que ele tem (que ninguém mais tem) é que você pode manter todas as suas notas no Docs e elas são integradas com as Tarefas... Assim, você pode destacar uma frase de um documento e clicar com o botão direito para criar uma Tarefa a partir dela. Isso é muito útil quando quero transformar minhas notas de uma ligação telefônica de uma hora em tarefas distintas... e não preciso digitá-las novamente ou copiá-las/colá-las. *
Sou um grande fã do ClickUp. A melhor funcionalidade que ele tem (que ninguém mais tem) é que você pode manter todas as suas notas no Docs e elas são integradas com as Tarefas... Assim, você pode destacar uma frase de um documento e clicar com o botão direito para criar uma Tarefa. Isso é muito útil quando quero transformar minhas notas de uma ligação telefônica de uma hora em tarefas distintas... e não preciso digitá-las novamente ou mesmo copiá-las/colá-las. *
Se precisar de ajuda, a extensa biblioteca de modelos do ClickUp inclui vários modelos de notas de reunião para se adequar a todos os cenários.
Modelos do ClickUp para auxiliar suas reuniões
Um dos nossos favoritos é o modelo de notas de reunião do ClickUp. De chamadas semanais detalhadas a check-ins diários, ele ajuda a manter as reuniões da equipe organizadas com seções dedicadas para agendas, notas e itens de ação.
Você pode até adicionar imagens, links ou vídeos para fornecer contexto adicional e garantir que sua chamada seja bem documentada.
Com o ClickUp, você tem tudo o que precisa para reuniões e projetos em um só lugar, mantendo-se organizado e produtivo.
Outra opção com a qual você pode trabalhar é o modelo de atas de reunião do ClickUp. Ele ajuda a criar um painel de notas na forma de subpáginas para cada sessão, para que nada seja esquecido. O modelo é perfeito para iniciantes, para que todos em sua equipe possam realmente colaborar sem precisar passar por uma curva de aprendizado.
💡Dica profissional: se o seu local de trabalho usa o Google Workspace, suas agendas provavelmente estão no Google Docs. Você pode conferir esses modelos de agenda gratuitos para o Google Docs para começar.
Erros comuns ao fazer anotações no Zoom e como evitá-los
Mesmo com as ferramentas e a preparação certas, é comum cometer erros durante chamadas online que podem afetar diretamente a produtividade.
Mas a maioria deles é fácil de corrigir. Aqui estão alguns erros típicos ao fazer anotações e como evitá-los.
- Sobrecarregar suas notas com detalhes desnecessários pode dificultar a revisão ou a ação com base nelas. Em vez de tentar capturar tudo, concentre-se nos pontos-chave, decisões e itens de ação.
- Não dar seguimento às ações a serem realizadas após uma chamada é um problema comum. Logo após a reunião, revise as ações a serem realizadas e atribua-as às pessoas certas.
- Anotações desorganizadas e impossíveis de recuperar podem levar à perda de informações e ao desperdício de tempo. Configure um sistema claro para armazená-las, com nomes de pastas simples e rótulos consistentes.
- A multitarefa diminui a qualidade das suas anotações. Se você estiver verificando e-mails durante uma chamada, perderá detalhes importantes. Mantenha o foco na reunião.
- Não compartilhar notas com as pessoas certas reduz seu valor e causa confusão. Envie as notas imediatamente para as partes interessadas após uma chamada.
Deixe a tarefa de tomar notas para o ClickUp!
Fazer boas anotações é fundamental para garantir que suas reuniões sejam produtivas e que nada importante seja perdido. A ferramenta interna do Zoom tem feito um ótimo trabalho para equipes em todo o mundo.
Mas se você está procurando algo ainda mais poderoso e preciso, o ClickUp é a solução.
O ClickUp não só ajuda na tomada de notas, mas também se conecta às suas ferramentas de gerenciamento de projetos, para que você possa transformar as notas da reunião em tarefas imediatamente, sem precisar alternar entre aplicativos. Desde definir prazos até atribuir tarefas e acompanhar o progresso, o ClickUp faz tudo isso.
Cadastre-se hoje mesmo para obter uma conta gratuita no ClickUp e deixe-o gerenciar seus projetos e notas no mesmo local de trabalho!