As chamadas pelo Zoom com equipes internas e clientes se tornaram a norma graças à pandemia e às mudanças em nosso estilo de trabalho. Dada essa mudança no estilo de trabalho e a importância das reuniões pelo Zoom, é fundamental estar bem preparado.
Você já participou daquelas reuniões incômodas no Zoom em que se esqueceu de ativar o áudio? Ou já participou de reuniões remotas no Zoom em que seu PC recebeu uma atualização um minuto antes da chamada, fazendo com que você se atrasasse para uma reunião virtual importante?
Todos nós já passamos por isso, mas se você não quer que reuniões virtuais constrangedoras sejam sua marca registrada, familiarize-se com estas 20 dicas e truques do Zoom.
Entendendo o Zoom e como usá-lo
O Zoom é um software de comunicação virtual baseado em nuvem que pequenas, médias e grandes empresas utilizam para realizar reuniões virtuais, webinars, masterclasses e sessões individuais, além de criar salas de discussão.
Alguns recursos avançados que o tornam mais robusto do que as alternativas ao Zoom são seus recursos de colaboração em tempo real, mensagens instantâneas e sistemas de salas Zoom. O Zoom também é facilmente acessível em aplicativos móveis e para desktop.
Alguns dos usos mais populares do Zoom incluem:
- Unifique uma equipe distribuída com comunicação virtual regular
- Aproveite a interface de usuário simples e intuitiva do Zoom, que é fácil de usar tanto para profissionais técnicos quanto para não técnicos.
- Aproveite os planos acessíveis e gratuitos do Zoom
- Crie salas de descanso no Zoom para dividir sessões longas em várias sessões menores.
- Use o chat do Zoom para colaborar com os membros da equipe
Embora o Zoom seja um ótimo aplicativo para melhorar o desempenho no trabalho, nem todas as chamadas do Zoom ocorrem bem. Alguns desafios inerentes podem tornar o Zoom difícil de usar às vezes.
Desafios comuns nas reuniões do Zoom
Os desafios de criar e participar de reuniões no Zoom podem variar. Para alguns, uma conexão estável com a internet pode ser o maior desafio, enquanto para outros, tomar notas durante uma chamada no Zoom pode ser mais difícil.
Conversamos com muitos profissionais que participam de várias chamadas do Zoom diariamente e compilamos uma lista dos desafios mais comuns das reuniões do Zoom:
- Não ter um processo para documentar a agenda da reunião
- Desvio dos principais tópicos de discussão
- Dificuldade em encontrar o ID da reunião para as salas de reunião adequadas no Zoom
- Não configurar com antecedência aspectos técnicos como microfone, câmera, alto-falante e ruído de fundo
- Dificuldade para se concentrar nas discussões da reunião
- Problemas com a qualidade de áudio e vídeo
- Problemas para reduzir o ruído de fundo
- Permitir que participantes indesejados entrem nas videochamadas do Zoom automaticamente, sem o consentimento do anfitrião, levando a preocupações com a privacidade.
- Dificuldade para compartilhar sua opinião em uma equipe grande
- Não entender o que os outros estão dizendo devido a barreiras linguísticas
- Complicando a comunicação interna por não usar o chat do Zoom de maneira eficiente
- Distrair-se ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo, como alternar entre aplicativos várias vezes
- Está achando difícil acompanhar as notas da reunião?
Você se identificou com alguma dessas situações?
Se sim, veja como resolver esses desafios facilmente com as dicas do Zoom.
20 dicas para reuniões de vídeo pelo Zoom
As chamadas pelo Zoom agora são essenciais para a melhoria dos processos de negócios. Provavelmente você não encontrará uma alternativa eficaz ao Zoom no mercado atual, especialmente se tiver equipes grandes e remotas trabalhando em vários locais. Os recursos do Zoom permitem que essas equipes realizem chamadas recorrentes e reuniões diárias, criem salas de discussão e sessões com todos os funcionários.
A abordagem ideal é aproveitar ao máximo suas chamadas no Zoom, seguindo as regras de etiqueta e as melhores práticas do Zoom.
1. Integre o ClickUp e o Zoom para agendar, resumir e gravar vídeos
Você usa o ClickUp no seu local de trabalho? Adicione uma camada colaborativa optando pela integração com o Zoom para hospedar reuniões dentro do ClickUp.
Essa integração ajuda você a:
- Inicie sessões do Zoom dentro de uma tarefa do ClickUp usando o botão Reunião do Zoom. O comando integrado “/zoom” significa que você não precisa alternar entre o Zoom e o ClickUp sempre que precisar fazer uma chamada de 15 minutos com os membros da sua equipe. Além disso, quando uma reunião do Zoom é iniciada, o link da reunião aparece automaticamente no comentário da tarefa para que todos possam ver.
- Se você gravar suas videochamadas no Zoom, não precisará esperar 15 a 20 minutos para que a gravação na nuvem chegue à sua caixa de entrada. O ClickUp atualiza automaticamente o link para a gravação da reunião dentro da mesma tarefa logo após o término da reunião.
- Adicione suas listas de verificação de videoconferências do Zoom no ClickUp e, à medida que a reunião avança, certifique-se de riscar as tarefas da sua lista de verificação, uma por uma.
- Resuma suas reuniões no ClickUp como um profissional com um recurso editorial especializado que seleciona todos os pontos críticos de discussão de suas conferências e os organiza para criar o MoM (Minutes of Meeting, ou atas da reunião).
2. Use os atalhos de teclado para concluir suas tarefas rapidamente
Aqui estão alguns atalhos de teclado úteis do Zoom, caso todas as suas reuniões virtuais sejam realizadas no Zoom:
| Objetivo | MacOS | Windows |
| Para acessar a janela de convite | Cmd+I | Alt+I |
| Quando o organizador da reunião deseja silenciar os participantes | Cmd+Ctrl+M | Alt+M |
| Para ativar o microfone de todos | Cmd+Ctrl+U | Alt+M (pressione novamente) |
| Para iniciar/interromper o compartilhamento de tela | Cmd+Shift+S | Alt+Shift+S |
| Para iniciar/encerrar a gravação de uma reunião na nuvem | Cmd+Shift+C | Alt+C |
| Para fazer uma captura de tela | Cmd+Shift+5 | Alt+Shift+T |
3. Adicione seu nome e pronome preferido no Zoom
Uma dica crucial do Zoom para quem usa a plataforma para reuniões profissionais é adicionar seu nome legal ao portal do Zoom. Você só precisa fazer isso uma vez para garantir que ele apareça sempre que você estiver em uma reunião do Zoom.
O processo é bastante simples.
- Faça login no portal da web do Zoom
- Clique em “Perfil” e depois em “Editar”.
- Adicione seu nome no campo “Nome de exibição” e salve as alterações.
Você verá uma opção para inserir seu pronome preferido abaixo do campo “Nome de exibição”. No espírito da diversidade e inclusão, considere adicionar seu pronome preferido. Isso garante que outras pessoas se dirijam a você de maneira adequada durante reuniões remotas.
4. Defina as configurações de privacidade de uma só vez
Configurar todas as definições de privacidade da reunião Zoom com antecedência irá melhorar a experiência da aplicação de videoconferência para o anfitrião e todos os convidados.
Use as dicas a seguir para configurar as definições de privacidade em cinco minutos:
- Mantenha suas salas de reunião privadas do Zoom separadas de suas sessões profissionais do Zoom.
- Ao organizar um webinar ou um evento público, não use seu e-mail pessoal para proteger sua privacidade.
- Habilite a criptografia de ponta a ponta (E2E) em sua conta do Zoom. Isso limitará automaticamente atividades que podem causar vazamento de informações, como convidados gravando a reunião ou tentando compartilhar a tela sem a permissão do anfitrião.
- Ao organizar eventos públicos, remova convidados indesejados das chamadas. Também é uma boa prática bloquear totalmente suas chamadas de áudio e vídeo.
- Se você agendar um evento ao vivo com mais de 100 participantes, não permita que os convidados entrem na reunião antes do anfitrião. Essa dica do Zoom garante que os convidados não fiquem entediados por entrarem mais cedo. Vá para “Configurações” no portal do Zoom, passe o mouse sobre a guia “Reuniões” e role para baixo para encontrar essa opção.
5. Adicione uma foto de perfil profissional e um fundo virtual
A vantagem adicional de enviar sua foto de perfil profissional é que ela permite que você desligue o vídeo durante reuniões longas no Zoom sem que os outros participantes sintam que estão falando com um espaço vazio.
Uma foto de perfil profissional com um fundo virtual do Zoom fica mais ou menos assim:
Alterar sua foto de perfil é muito simples. Vá até “Perfil” e clique em “Editar” para alterá-la.
Outra dica do Zoom é adicionar fundos virtuais personalizados.
Nossas configurações de trabalho remoto nem sempre são as melhores. O Zoom permite que você escolha um fundo virtual que oferece mais privacidade, garantindo que você não precise se preocupar em arrumar tudo antes de uma reunião. Seja uma imagem da brilhante Golden Gate Bridge ou um céu cheio de estrelas, escolha o fundo virtual que melhor se adapta à sua personalidade. Vá para “Configurações do Zoom” e role para baixo para encontrar essa opção.
6. Configure sua sala de espera do Zoom
Uma das melhores dicas do Zoom para garantir a segurança da sua reunião pessoal é configurar sua sala de espera. Como anfitrião, você pode adicionar convidados genuínos aos eventos de colaboração online e remover participantes indesejados.
Vá para “Configurações da reunião”, seguido da guia “Reunião” e role para baixo para ativar o campo “Sala de espera” no portal da web do Zoom.
7. Inicie todas as reuniões no Zoom com o áudio e o vídeo desligados
Você costuma participar de chamadas pelo Zoom de manhã cedo com o cabelo despenteado? Ou tem dificuldade para impedir seu cachorro de latir quando a reunião está prestes a começar?
Aqui está uma dica do Zoom que faz maravilhas nessas situações: silencie o áudio e desligue o vídeo para se acalmar antes de estar pronto para ativar o áudio, reduzir o ruído de fundo e estar pronto para o vídeo. Você pode tornar essa sua configuração padrão seguindo as etapas mencionadas abaixo:
- Silenciar o áudio por padrão: Vá para Configurações da reunião > Áudio > Silenciar microfone ao entrar em uma reunião
- Desative o vídeo por padrão: vá para Configurações de vídeo > Vídeo > Desativar meu vídeo ao entrar em uma reunião
8. Sempre ative a visualização em galeria para ver todos os participantes da reunião
Seja um evento de colaboração online, como um webinar, ou outra chamada pelo Zoom, é uma cortesia comum observar todos os participantes da reunião, não apenas o palestrante. Para fazer isso, você deve primeiro ativar a “Visualização em galeria” sempre que entrar em uma reunião pelo Zoom.
Vá até “Exibir” no canto superior direito da tela do Zoom e selecione “Galeria”.
A visualização em galeria permite ver 49 ou menos convidados em uma única tela de reunião. Se você tiver mais participantes, habilite a opção para várias páginas.
O Zoom permite que você crie salas de discussão para converter uma sessão longa em 100 sessões mais curtas. Os anfitriões podem atribuir participantes a essas sessões de forma automática ou manual, e os participantes têm a flexibilidade de escolher a sala de discussão de sua preferência.
Para criar salas de discussão: Vá para Configurações > Reuniões em salas separadas > Atribuir participantes > Agendar reunião.
9. Use um único link do Zoom para agendar reuniões recorrentes
Agendar reuniões recorrentes no seu calendário do Google usando apenas um URL de reunião é uma ótima maneira de economizar tempo, pois evita o trabalho de enviar vários convites logo antes do início da reunião.
Passos a seguir: Reuniões > Agendar uma reunião > Marque a caixa Reunião recorrente > Adicione a frequência > Salvar.
Depois de alterar seu evento agendado, ele é automaticamente atualizado no seu calendário do Google ou Outlook com seu ID de reunião pessoal e se torna a configuração padrão para todas as suas próximas reuniões.
10. Pratique o uso do recurso de levantar a mão
No mundo virtual, interromper alguém enquanto está falando é totalmente inaceitável. Expressar suas ideias em reuniões virtuais pode ser complicado. Felizmente, o Zoom nos ajuda com o emoji de levantar a mão. É como acenar virtualmente para mostrar aos outros que você tem algo a dizer, para que o anfitrião possa lhe dar a palavra sem o caos de todos falando ao mesmo tempo.
Aqui estão duas maneiras de usá-lo:
- Vá até o botão “Reações” na tela da chamada e escolha este emoji “✋” para que os participantes da reunião saibam que você quer dizer algo e está esperando sua vez. Para ativar o recurso, vá até as configurações do seu perfil e ative a função “Feedback não verbal”.
- Publique o mesmo emoji na janela de bate-papo da chamada para informar aos membros da sua equipe que você está esperando para falar.
11. Ative os tons de pele das reações com emojis
Embora a configuração padrão de todos os tons de pele dos emojis seja amarela, o Zoom permite personalizá-los em seis tons de pele disponíveis. Vá para Perfil > Configurações > alterar tons de pele dos emojis.
12. Ative a opção de transcrição ao vivo para reuniões no Zoom
O Zoom permite ativar transcrições ao vivo durante as reuniões. Se você estiver hospedando uma videochamada, role até a parte inferior da tela e clique no botão “Transcrição ao vivo” ao lado do botão “Gravar”.
Gere legendas para todos os participantes e visualize a transcrição completa posteriormente para redigir a ata das reuniões (MoM).
O recurso de transcrição de chamadas é uma excelente opção para equipes diversificadas com membros de diferentes etnias, pois garante que os participantes não percam discussões importantes.
13. Brinque com os avatares do Zoom
Cansado da mesma aparência de sempre durante as sessões do Zoom com todos os funcionários? Comece a usar avatares do Zoom para adicionar um pouco de diversão às suas reuniões.
Para escolher seu avatar, vá em Configurações > Plano de fundo e efeitos > Avatar.
Você também pode escolher entre vários avatares de animais favoritos e substituir sua foto de perfil por um personagem animal divertido. Sua aparência na reunião ficará mais ou menos assim:
14. Aproveite ao máximo o quadro branco do Zoom para sessões de brainstorming
O quadro branco do Zoom é a sua solução completa para brainstorming, funcionando como um software de colaboração visual que permite:
- Inicie uma sessão de brainstorming, adicione imagens e mapas mentais e compartilhe com todos os participantes da reunião.
- Apresente uma tela virtual para toda a equipe
- Crie quadros interativos em tempo real para simplificar a colaboração
Acessar o quadro branco é simples. Clique com o botão direito do mouse no botão “Compartilhar conteúdo” na tela da chamada e role para baixo até encontrar o quadro branco.
15. Defina lembretes para reuniões do Zoom agendadas automaticamente
Ative os lembretes de reunião no seu celular através do aplicativo Zoom para ser notificado sobre as próximas reuniões Zoom, mesmo quando estiver longe da sua estação de trabalho.
Vá para Configurações, clique na opção “Lembrar-me” e ative-a. Escolha quantos minutos ou horas antes da chamada você deseja receber o alerta.
16. Opte pelo compartilhamento avançado de tela
Os anfitriões podem aprimorar a natureza colaborativa das reuniões do Zoom optando pela opção avançada de compartilhamento de tela. Use as ferramentas de anotação do compartilhamento de tela do Zoom para:
- Identifique uma área específica na tela
- Converta seu cursor em uma seta e clique em qualquer lugar da tela para “fixar” a seta.
- Transforme o cursor do anfitrião em um ponto
17. Use o chat em equipe do Zoom para comunicação durante a chamada
Por que interromper uma reunião com várias equipes para dizer algo a um membro específico da equipe quando você pode enviar sua mensagem diretamente por mensagem separada? O chat de mensagens instantâneas integrado ao Zoom permite que você:
- Converse antes ou durante uma chamada remota
- Encontre contatos e arquivos com facilidade
- Adicione, remova, silencie e bloqueie participantes
- Participe de reuniões do Zoom pelo celular e computador
A melhor parte? O Zoom Team Chat é gratuito.
18. Feche as guias antes de compartilhar a tela
Você já teve que compartilhar sua tela durante uma chamada de trabalho e acabou revelando acidentalmente sua lista de desejos da Amazon?
Essas abas irritantes sempre atrapalham, não é mesmo?
Feche as guias extras antes de começar a compartilhar toda a tela da sua área de trabalho com sua equipe.
Mantenha a guia da reunião e outras pastas e aplicativos relevantes abertos para não precisar alternar entre o Zoom e outros aplicativos. Isso não só ajuda a manter seus assuntos pessoais em sigilo, como também ajuda seu computador a funcionar mais rápido!
19. Evite atualizações de software antes da reunião no Zoom
Ocasionalmente, você verá a mensagem “as atualizações estão prontas para instalação” na tela.
Se você vir esses pop-ups antes de uma reunião no Zoom, evite clicar na opção “atualizar agora”. Em vez disso, espere até o final do seu dia de trabalho para executar todas as atualizações de software.
20. Identifique e resolva os primeiros sinais de “fadiga do Zoom”
Ao participar de uma sessão, você costuma sentir que todos estão olhando para você? Às vezes, reuniões longas e frequentes podem levar à sobrecarga cognitiva e deixar você se sentindo sobrecarregado e exausto.
Esses são sinais de “fadiga do Zoom”, um sintoma comum entre os profissionais que trabalham remotamente. Felizmente, existem algumas medidas que você pode tomar para resolver isso.
Jeremy Bailenson, professor de comunicação do Laboratório de Interação Humana Virtual (VHIL) da Universidade de Stanford, faz algumas sugestões em seu artigo científico que ajudam a aliviar os sintomas da fadiga do Zoom:
- Reduza o tamanho da janela do Zoom
- Ative a opção “ocultar minha imagem” durante reuniões remotas consecutivas.
- Desligue o vídeo durante reuniões longas para fazer uma pausa e não ficar na tela.
- Faça pausas no áudio para controlar a pressão de estar constantemente ativo verbalmente.
Tenha sucesso na sua próxima chamada pelo Zoom com as dicas e truques
Embora as reuniões pelo Zoom nem sempre proporcionem a melhor experiência, é inegável que o Zoom efetivamente preenche a lacuna entre equipes globais e remotas, tornando as informações facilmente acessíveis.
Com essas dicas e truques simples do Zoom, organizar reuniões bem-sucedidas no Zoom é muito fácil.
Facilite o trabalho remoto iniciando suas reuniões do Zoom diretamente no ClickUp Tasks.