Da teoria do caos à análise de marketing, a busca inata do ser humano por significado geralmente se baseia em causa e efeito. Para cada experiência, procuramos conhecer a causa. Para cada ação, queremos prever as consequências ou os efeitos.
Isso é especialmente comum no mundo dos negócios, onde todo trabalho é uma série de tarefas conjuntas, o que significa que quando uma delas dá errado, tudo desmorona como um baralho de cartas.
Para evitar isso, os líderes empresariais e os gerentes de projeto usam uma ferramenta chamada diagrama de causa e efeito, que mapeia os gatilhos e as razões para eventos específicos.
Nesta postagem do blog, exploraremos como você pode usar esses diagramas de causa e efeito em sua organização para resolver problemas complexos.
O que é um diagrama de causa e efeito?
Um diagrama de causa e efeito é uma representação visual das possíveis causas de um determinado evento. O diagrama supõe que cada causa (ou seja, desvio, imperfeição ou erro) é uma fonte de variação no resultado final.
Em termos mais simples, se você adicionar duas xícaras de açúcar ao seu café em vez das duas colheres recomendadas (um erro), terá uma bebida doce demais! Se você adicionar muito leite (um desvio), o café ficará muito fraco.
Criados pelo renomado teórico organizacional Kaoru Ishikawa na década de 1920, os diagramas de causa e efeito, também chamados de diagramas de espinha de peixe ou diagramas de Ishikawa, são ferramentas poderosas para pensamento sistêmico . Eles ajudam a entender e gerenciar processos industriais complexos de forma eficaz.
Amostra de diagrama de Ishikawa (Fonte: Wikimedia Commons )
Importância dos diagramas de causa e efeito
Em sua essência, um bom diagrama de causa e efeito elimina o joio do trigo. Ele identifica claramente os fatores contribuintes, deixando de lado todo o resto. Essa pode ser uma excelente ferramenta de solução de problemas em todos os setores.
Nos negócios, especialmente no desenvolvimento de produtos, as equipes usam o diagrama de espinha de peixe para explorar as causas fundamentais de um evento inesperado.
Por exemplo, se houver uma interrupção não planejada, a equipe de operações de TI pode usar o diagrama de espinha de peixe para entender todos os fatores contribuintes antes de identificar a causa real.
No gerenciamento de projetos, o diagrama espinha de peixe é frequentemente usado no planejamento de recursos. Os gerentes de projeto simulam versões do resultado esperado com base em uma combinação de fatores causais, como pessoas, processos e tecnologia.
No controle de qualidade, como pretendido por Ishikawa, as equipes apresentam os fatores contribuintes, como medições, materiais, pessoas, processos, máquinas etc., para identificar o que causou o resultado defeituoso.
Em todos os setores, os benefícios dos diagramas de causa e efeito são indiscutíveis.
- Clareza: Compreensão dos vários fatores de interseção que causam a ocorrência de um defeito ou evento
- Velocidade: Acelerar a solução de problemas com base no mapeamento abrangente de todos os elementos relacionados no processo
- Eficiência: Capacidade de simular os possíveis resultados das alterações feitas no processo e adaptar-se adequadamente
- Eficácia: Delinear causas e sintomas para entender o que realmente está acontecendo
Vamos ver como isso funcionaria na prática.
Componentes de um diagrama de causa e efeito
Embora extremamente simples, o diagrama de causa e efeito inclui vários componentes, como:
Painéis: O diagrama de causa e efeito é visualizado em duas partes. À esquerda estão todas as possíveis causas ou fatores contribuintes, como material, mão de obra, ambiente etc. À direita está o efeito ou problema.
Espinha central: A coluna central conecta os dois lados, indo da esquerda para a direita, e é então conectada aos vários fatores contribuintes primários e secundários.
Causas primárias: Cada fator contribuinte normalmente tem uma causa primária. Por exemplo, a baixa qualidade do material pode ser a causa primária do defeito, que é visualizada no diagrama como tal.
Causas secundárias: Também pode haver causas secundárias para o defeito, que acentuam a causa primária. Por exemplo, o armazenamento do material de baixa qualidade em um depósito úmido pode ter afetado a produção.
Dependendo da estrutura de sua organização e do processo, pode haver vários fatores contribuintes, que são visualizados como espinhas de peixe.
Agora que você aprendeu o que cada forma do diagrama representa, vamos começar a criar um.
Como criar um diagrama de causa e efeito
Criar um diagrama de causa e efeito também é uma maneira de entender os processos em detalhes granulares. Portanto, preste atenção e explore cada etapa.
1. Identificar o efeito
O diagrama de causa e efeito é melhor desenhado a partir da direita. Antes de tomar qualquer decisão, identifique o efeito, o erro, o problema ou a questão. Faça com que sua definição do efeito seja específica e facilmente compreensível por todas as partes interessadas.
Por exemplo, em vez de dizer "A qualidade caiu", você pode definir o efeito como "O número de bugs no código de produção aumentou em 20% nos últimos três meses"
Aqui estão alguns modelos de declaração de problemas para inspiração.
Agora, desenhe a fina coluna central com uma seta apontando para o efeito.
2. Identifique os fatores contribuintes
Lembre-se de que pode haver uma série de fatores que influenciam o resultado de uma forma ou de outra. É melhor listar todos eles em seu diagrama. Para identificar essas categorias principais de fatores, você pode usar qualquer uma das seguintes abordagens.
Brainstorming: Reúna sua equipe para lançar ideias em um quadro. Faça perguntas aos membros relevantes da equipe sobre o que eles fazem, como fazem e por quê.
Por exemplo, você pode reunir analistas de negócios, desenvolvedores e testadores em uma reunião para descobrir por que o número de bugs aumentou. Quadros brancos ClickUp é uma ótima maneira de adicionar notas adesivas, texto, comentários e muito mais.
Trabalho de brainstorming eficaz com os quadros brancos ClickUp
Se você não tem experiência em colaboração virtual ou no uso do diagrama de Ishikawa, experimente Modelo de diagrama de causa e efeito do ClickUp . Esse modelo de quadro branco totalmente personalizável e fácil de usar para iniciantes ajuda a mapear as relações causais e a identificar as causas principais de forma eficaz.
Modelo de diagrama de causa e efeito do ClickUp
Se você não tem experiência com isso, também pode desenhar o diagrama espinha de peixe no Excel .
Mapeamento do processo: Siga passo a passo para mapear todo o processo que leva ao efeito. Por exemplo, no caso de bugs de software, isso pode envolver etapas como:
- Codificação
- Revisão do código
- Testes
- Rastreamento de bugs
- Implantação de produção
Leitura bônus: Use qualquer modelo de fluxograma para acelerar essa etapa.
Uso de uma estrutura: Por ser uma ferramenta muito popular, há várias estruturas e modelos que suportam o diagrama de causa e efeito.
Por exemplo, na manufatura, os cinco Ms - mão de obra, material, métodos, máquinas e medições - são identificados como fatores contribuintes.
Da mesma forma, você pode encontrar um que funcione em seu ramo de negócios. Coloque os fatores contribuintes em retângulos individuais no lado esquerdo. Desenhe setas de conexão para a coluna central.
3. Identifique as causas primárias
Em cada fator contribuinte, liste as causas principais. Por exemplo, as possíveis causas de um aumento nos bugs de software poderiam ser as seguintes.
- Codificação: Erros de programação, erros de lógica
- Revisão de código: Lacuna no processo, restrições de tempo para desenvolvedores sênior
- Testes: Testes inadequados, casos de uso incompletos
- Rastreamento de bugs: Rastreamento manual, descrições de bugs incompletas
Desenhe conectores de cada causa primária para a coluna central para denotar a relação causal.
4. Identifique as causas secundárias (se houver)
Às vezes, pode haver um motivo para a ocorrência de qualquer uma das causas primárias.
Por exemplo, pode haver um aumento nos erros de programação devido à falta de padrões em toda a organização para escrever códigos de alta qualidade.
Fora do domínio da engenharia, os erros de lógica podem ocorrer devido à contratação de candidatos inadequados ou inexperientes.
Desenhe conectores da fonte secundária para a fonte primária para mostrar relacionamentos estendidos. Uma vez concluído, seu diagrama será semelhante ao seguinte.
estrutura do diagrama de Ishikawa (Fonte: Wikimedia Commons )_
5. Confirme a precisão e a validade
Depois de desenhar todo o diagrama de causa e efeito, é hora de validar tudo mais uma vez. Certifique-se de que:
- Cada causa segue uma cadeia lógica até o efeito
- Cada etapa se encaixa na estrutura operacional do efeito que está sendo estudado
- Todas as causas de terceira ou quarta ordem foram integradas com precisão
- Todos os fatores contribuintes tenham sido explorados em detalhes granulares, abrangendo todas as causas inclusivas
Esse é o básico. Com algumas dicas e truques, você pode aproveitar melhor seus diagramas de causa e efeito. Veja como.
Dicas para diagramas de causa e efeito eficazes
Quando um efeito é direto, como uma xícara de café deliciosamente doce, as causas são simples de mapear. Entretanto, os problemas de negócios raramente são diretos. Algo aparentemente óbvio, como um bug no código, pode ter várias causas. Para desenhar e usar diagramas de causa e efeito de forma eficaz, siga estas práticas recomendadas.
Use-o como uma estrutura (não como prova)
O diagrama de causa e efeito não é uma prova de um problema. Ele é simplesmente uma ferramenta para ajudá-lo a desenvolver uma teoria. Ele visualiza todos os fatores que poderiam causar o problema. O melhor uso dos diagramas de espinha de peixe é usá-los como uma estrutura para investigar a causa raiz real do problema.
⚡️Template Archive: Modelos de diagrama espinha de peixe
Torne-o abrangente (não complexo)
Os bons diagramas de causa e efeito devem fornecer ao investigador uma lista abrangente de tudo o que deve ser examinado. Portanto, certifique-se de não deixar de adicionar algo porque você supõe que seja trivial ou não esteja relacionado ao efeito.
Entretanto, ao fazer isso, tenha cuidado para não adicionar muitos elementos irrelevantes. Isso pode tornar o diagrama complicado e difícil de interpretar.
Abrace a repetição (não a redundância)
A mesma causa primária ou secundária pode estar sob dois fatores contribuintes. No exemplo dos bugs de software, a falta de habilidades pode ser uma causa primária tanto na codificação quanto nos testes. Sinta-se à vontade para adicionar ambos, pois eles são distintos.
No entanto, certifique-se de não se repetir desnecessariamente. Por exemplo, falta de habilidades e falta de experiência podem significar a mesma coisa nesse contexto e não precisam ser repetidas.
Use proativamente (não apenas de forma reativa)
Muitas vezes, as equipes usam o diagrama de causa e efeito para rastrear as raízes de um problema. Mas essa não é a única maneira. Você também pode usá-lo para simular problemas potenciais de uma escolha que você faz.
Por exemplo, em codificação, digamos que o erro de programação seja a causa principal. Você pode teorizar que uma mudança na linguagem de programação pode afetar o resultado. Com base nisso, você pode simular até que ponto isso resolverá o problema e tomar decisões de acordo.
Vamos usar alguns exemplos para ilustrar isso.
Exemplos de diagramas de causa e efeito
Um diagrama de causa e efeito é uma visualização direta de uma relação entre os motivos e as consequências. Você pode optar por mapear isso da forma que for melhor para você. Aqui estão alguns exemplos de diagramas para inspiração.
Análise de processos
Diagrama de análise de processo (Fonte: TIBCO )
Vamos começar com um dos mais simples exemplos de diagramas de fluxo de trabalho . Este diagrama da TIBCO considera todo o processo de alimentação de uma lâmpada para identificar os possíveis motivos de seu mau funcionamento.
Gerenciamento de qualidade
Guia para controle de qualidade (Fonte: Universidade de Alberta )
O próximo exemplo é do criador original, Kauro Ishikawa, no livro Guide to Quality Control. Esse diagrama ilustra tudo o que é necessário para fazer um "arroz delicioso"
Análise da causa-raiz
Análise da causa raiz das reclamações de serviço (Fonte: Guia de estudo do Six Sigma )
Como o nome sugere, um diagrama de espinha de peixe conecta vários motivos possíveis usando as espinhas de um peixe. Neste exemplo do guia de estudo do Six Sigma, o diagrama de causa e efeito é usado para investigar os motivos das reclamações de serviço devido ao diâmetro impreciso da vedação.
⚡️Template Center: Outros modelos de análise de causa-raiz para escolher.
Controle de problemas
Modelo de análise de causa raiz do ClickUp
Em seu gerenciamento de projetos, quando você encontra um problema, o diagrama de espinha de peixe é uma ótima ferramenta de diagnóstico. Veja a seguir como realizar uma análise da causa-raiz com um modelo. Modelo de análise de causa raiz do ClickUp é uma estrutura de nível intermediário, totalmente personalizável, que permite analisar dados, identificar o núcleo do problema e encontrar soluções eficazes e sustentáveis.
Esteja você rastreando a origem de um bug de software ou identificando problemas em sua linha de montagem, esse modelo facilita a solução de problemas.
Análise e previsões de comportamento
diagrama de previsibilidade do modelo para engenheiros de confiabilidade do sistema (Fonte:) Portal de pesquisa )_
Esta figura de um estudo de pesquisa mostra todas as possíveis causas e subcausas de problemas de confiabilidade do sistema. Ela usa o diagrama espinha de peixe para criar uma ferramenta para os engenheiros de confiabilidade modelarem, analisarem e preverem comportamentos de sistemas industriais.
Gerenciamento de informações
Barreiras à implementação eficaz de ativos de informação (Fonte: Líderes de dados )
Este diagrama de causa e efeito resume todas as barreiras que impedem as organizações de gerenciar seus dados como um ativo comercial. Ele se baseia nas contribuições de cientistas e líderes empresariais da Austrália, África do Sul e EUA para inspirar conversas sobre o gerenciamento eficaz de informações.
Diagrama de espinha de peixe personalizável
Modelo gratuito de diagrama de espinha de peixe do ClickUp
Se você estiver mapeando um processo tão complexo como esse, o Modelo de diagrama espinha-de-peixe do ClickUp é um ótimo ponto de partida. Esse modelo de nível intermediário ajuda a categorizar todas as causas em ambiente, máquina, homem, material e método para definir as conexões entre o problema e os fatores que o afetam.
Causas e efeitos interconectados
Diagrama de causa e efeito para aumento de custos (Fonte:) Paradigma visual )
Afastando-se do tradicional estilo espinha de peixe, este diagrama ajuda a demonstrar como o efeito de um processo pode se tornar a causa do próximo. Trata-se de uma caixa de ferramentas de qualidade útil para visualizar causas e efeitos interconectados de qualquer processo.
Como você pode ver nos exemplos acima, não existe uma única maneira correta de criar um diagrama de causa e efeito. Existem várias ferramentas de análise de causa-raiz para suas diversas necessidades. No entanto, há erros que você pode evitar.
Erros comuns a serem evitados
Quando usado corretamente, o diagrama de causa e efeito é uma ferramenta poderosa. Entretanto, quando usado incorretamente, pode ter efeitos adversos. Aqui estão alguns erros que devem ser evitados ao criar e usar o diagrama espinha de peixe.
Apressar a tomada de decisão
Um bom diagrama de causa e efeito precisa ser completo e abrangente. Muitas vezes, as equipes desenham um diagrama básico e se apressam em usá-lo para tomar decisões, o que afeta a utilidade do diagrama.
Desenhe o diagrama de forma cuidadosa e completa. Faça uma pesquisa completa sobre todo o processo e certifique-se de ter considerado tudo. Quando terminar, verifique novamente.
Definir problemas de forma imprecisa
O diagrama de causa e efeito só é útil se for preciso. Às vezes, as equipes cometem o erro honesto de adicionar causas imprecisas ou não relacionadas ao diagrama. Elas também podem criar relações causais incorretas.
Obtenha o apoio de especialistas ao desenhar o diagrama. Revise o diagrama com vários especialistas no assunto para garantir a precisão.
Confundir causas potenciais com dados
O diagrama de Ishikawa apenas visualiza todas as causas possíveis para um efeito/evento. Ele não fornece necessariamente dados sobre qual elemento é a causa do evento.
Use o diagrama de causa e efeito para formular teorias. Em seguida, teste independentemente a consistência lógica da teoria e de cada relação causal antes de chegar a uma conclusão.
Manter o diagrama estático
O diagrama de Ishikawa só é preciso no momento de sua criação. Os processos evoluem e mudam com o tempo. Mantê-lo estático deixa passar as mudanças recentes, tornando-o ineficaz na solução de problemas.
Atualize seu diagrama de causa e efeito em intervalos regulares. Antes de usá-lo para qualquer análise de causa raiz, verifique se ele está atualizado.
Crie um efeito positivo com o ClickUp
Os processos comerciais modernos são complexos e, muitas vezes, invisíveis. Vejamos o exemplo do software. Atualmente, as equipes dividem os grandes softwares em pequenos recursos e os implementam como unidades independentes, mas interconectadas. Isso significa que, se um recurso apresentar mau funcionamento, pode ser por causa da infinidade de outros recursos aos quais está conectado.
Nesses cenários, um bom diagrama de causa e efeito pode ser uma ferramenta visual poderosa para rastrear os problemas até suas soluções. Ele ajuda a entender claramente o cenário do problema. Como resultado, você também pode modelar e simular soluções para ver se elas levarão a consequências não intencionais.
Não importa se você está desenhando um diagrama de arquitetura complexo no formato de causa e efeito ou simplesmente mapeando seus processos, ClickUp oferece tudo o que você precisa para gerenciá-lo. Os quadros brancos ClickUp são uma maneira flexível, personalizável e repetível de gerenciar causas e efeitos. Resolva problemas de forma eficaz. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .