Da teoria do caos à análise de marketing, a busca inerente do ser humano por significado muitas vezes depende da causa e efeito. Para cada experiência, buscamos conhecer a causa. Para cada ação, queremos prever as consequências ou efeitos.
Isso é especialmente comum no mundo dos negócios, onde todo o trabalho é uma série de tarefas interligadas, o que significa que, quando uma delas dá errado, tudo desmorona como um castelo de cartas.
Para evitar isso, os líderes empresariais e gerentes de projeto utilizam uma ferramenta chamada diagrama de causa e efeito, que mapeia os gatilhos e as razões para eventos específicos.
Nesta postagem do blog, exploraremos como você pode usar esses diagramas de causa e efeito em sua organização para resolver problemas complexos.
O que é um diagrama de causa e efeito?
Um diagrama de causa e efeito é uma representação visual das causas potenciais de qualquer evento. O diagrama levanta a hipótese de que cada causa (ou seja, desvio, imperfeição ou erro) é uma fonte de variação no resultado final.
Em termos simples, se você adicionar duas xícaras de açúcar ao seu café em vez das duas colheres recomendadas (um erro), você terá uma bebida muito doce! Se você adicionar leite demais (um desvio), o café ficará muito fraco.
Criados pelo renomado teórico organizacional Kaoru Ishikawa na década de 1920, os diagramas de causa e efeito, também chamados de diagramas de espinha de peixe ou diagramas de Ishikawa, são ferramentas poderosas para o pensamento sistêmico. Eles ajudam a compreender e gerenciar processos industriais complexos de maneira eficaz.
Importância dos diagramas de causa e efeito
Em sua essência, um bom diagrama de causa e efeito separa o joio do trigo. Ele identifica claramente os fatores contribuintes, deixando de lado todo o resto. Essa pode ser uma excelente ferramenta de resolução de problemas em todos os setores.
Nos negócios, especialmente no desenvolvimento de produtos, as equipes utilizam o diagrama de espinha de peixe para explorar as causas fundamentais de um evento inesperado.
Por exemplo, se houver uma interrupção não planejada, a equipe de operações de TI pode usar o diagrama de espinha de peixe para entender todos os fatores contribuintes antes de identificar a causa real.
No gerenciamento de projetos, o diagrama de espinha de peixe é frequentemente usado no planejamento de recursos. Os gerentes de projeto simulam versões do resultado esperado com base em uma combinação de fatores causais, como pessoas, processos e tecnologia.
No controle de qualidade, conforme pretendido por Ishikawa, as equipes apresentam os fatores contribuintes, como medições, materiais, pessoas, processos, máquinas etc., para identificar o que causou o resultado defeituoso.
Em todos os setores, os benefícios dos diagramas de causa e efeito são indiscutíveis.
- Clareza: compreender os vários fatores interligados que causam a ocorrência de um defeito ou evento
- Velocidade: Acelere a resolução de problemas com base no mapeamento abrangente de todos os elementos relacionados no processo
- Eficiência: capacidade de simular resultados potenciais de alterações feitas no processo e se adaptar de acordo com eles
- Eficácia: delinear causas e sintomas para entender o que realmente está acontecendo
Vamos ver como isso funcionaria na prática.
Componentes de um diagrama de causa e efeito
Embora extremamente simples, o diagrama de causa e efeito inclui vários componentes, tais como:
Painéis: O diagrama de causa e efeito é visualizado em duas partes. À esquerda estão todas as causas potenciais ou fatores contribuintes, como material, mão de obra, ambiente, etc. À direita está o efeito ou problema.
Eixo central: o eixo central conecta os dois lados, indo da esquerda para a direita, e é então conectado aos vários fatores contribuintes primários e secundários.
Causas primárias: cada fator contribuinte normalmente tem uma causa primária. Por exemplo, a baixa qualidade do material pode ser a causa primária do defeito, que é visualizada no diagrama como tal.
Causas secundárias: também pode haver causas secundárias para o defeito, que acentuam a causa primária. Por exemplo, armazenar o material de baixa qualidade em um depósito úmido pode ter afetado a produção.
Dependendo da estrutura da sua organização e do seu processo, você pode ter vários fatores contribuintes, que são visualizados como espinhas de peixe.
Agora que você aprendeu o que cada forma no diagrama representa, vamos criar um.
Como criar um diagrama de causa e efeito
Criar um diagrama de causa e efeito também é uma maneira de entender os processos em detalhes granulares. Portanto, preste atenção e explore cada etapa.
1. Identifique o efeito
O diagrama de causa e efeito é melhor desenhado da direita para a esquerda. Antes de tomar qualquer decisão, identifique o efeito, o erro, o problema ou a questão. Faça uma definição específica do efeito, que seja facilmente compreensível por todas as partes interessadas.
Por exemplo, em vez de dizer “A qualidade caiu”, você pode definir o efeito como “O número de bugs no código de produção aumentou 20% nos últimos três meses”.
Aqui estão alguns modelos de declaração de problemas para servir de inspiração.
Agora, desenhe a espinha dorsal central fina com uma seta apontando para o efeito.
2. Identifique os fatores contribuintes
Lembre-se de que pode haver vários fatores que influenciam o resultado de alguma forma. É melhor listar todos eles em seu diagrama. Para identificar essas categorias principais de fatores, você pode usar qualquer uma das seguintes abordagens.
Brainstorming: reúna sua equipe para lançar ideias em um quadro. Faça perguntas aos membros relevantes da equipe sobre o que fazem, como fazem e por quê.
Por exemplo, você pode reunir analistas de negócios, desenvolvedores e testadores para explorar por que o número de bugs aumentou.
O ClickUp Whiteboards é uma ótima maneira de adicionar notas adesivas, texto, comentários e muito mais.
Se você é novo na colaboração virtual ou no uso do diagrama de Ishikawa, experimente o modelo de diagrama de causa e efeito do ClickUp. Esse modelo de quadro branco totalmente personalizável e fácil de usar para iniciantes ajuda a mapear relações causais e identificar as causas principais de maneira eficaz.
Se você é novo nisso, também pode desenhar o diagrama de espinha de peixe no Excel.
Mapeamento do processo: siga passo a passo para mapear todo o processo que leva ao efeito. Por exemplo, no caso de bugs de software, isso pode envolver etapas como:
- Codificação
- Revisão de código
- Testes
- Rastreamento de bugs
- Implantação da produção
Leitura bônus: use qualquer modelo de fluxograma para acelerar esta etapa.
Usando uma estrutura: por ser uma ferramenta muito popular, há várias estruturas e modelos que oferecem suporte ao diagrama de causa e efeito.
Por exemplo, na fabricação, os cinco Ms — mão de obra, material, métodos, máquinas e medições — são identificados como fatores contribuintes.
Da mesma forma, você pode encontrar um que funcione em sua área de atuação. Coloque os fatores contribuintes em retângulos individuais no lado esquerdo. Desenhe setas de conexão para a espinha dorsal central.
3. Identifique as causas principais
Em cada fator contribuinte, liste as causas principais. Por exemplo, as possíveis causas para um aumento nos bugs de software podem ser as seguintes.
- Codificação: erros de programação, erros de lógica
- Revisão de código: lacunas no processo, restrições de tempo para desenvolvedores seniores
- Testes: testes inadequados, casos de uso incompletos
- Rastreamento de bugs: rastreamento manual, descrições incompletas de bugs
Desenhe conectores de cada causa primária até a espinha central para indicar a relação causal.
4. Identifique causas secundárias (se houver)
Às vezes, pode haver um motivo para qualquer uma das causas primárias ocorrer.
Por exemplo, pode haver um aumento nos erros de programação devido à falta de padrões organizacionais para escrever código de alta qualidade.
Fora do domínio da engenharia, podem ocorrer erros lógicos devido à contratação de candidatos inadequados ou inexperientes.
Desenhe conectores da fonte secundária para a fonte primária para mostrar relações estendidas. Depois de fazer isso, seu diagrama ficará semelhante ao seguinte.
5. Confirme a precisão e a validade
Depois de desenhar todo o diagrama de causa e efeito, é hora de validar tudo novamente. Certifique-se de que:
- Cada causa segue uma cadeia lógica até o efeito
- Cada etapa se encaixa na estrutura operacional do efeito que você está estudando
- Quaisquer causas de terceira ou quarta ordem são integradas com precisão
- Todos os fatores contribuintes foram explorados em detalhes granulares, cobrindo todas as causas inclusivas
Esses são os fundamentos. Com algumas dicas e truques, você pode aproveitar melhor seus diagramas de causa e efeito. Veja como.
Dicas para diagramas de causa e efeito eficazes
Quando um efeito é direto, como uma xícara de café doce demais, as causas são fáceis de mapear. No entanto, os problemas comerciais raramente são diretos. Algo aparentemente óbvio, como um bug no código, pode ter várias causas. Para desenhar e usar diagramas de causa e efeito de maneira eficaz, siga estas práticas recomendadas.
Use-o como uma estrutura (não como prova)
O diagrama de causa e efeito não é uma evidência de um problema. É simplesmente uma ferramenta para ajudá-lo a desenvolver uma teoria. Ele visualiza todos os fatores que podem causar o problema. O melhor uso dos diagramas de espinha de peixe é utilizá-los como uma estrutura para investigar a causa raiz real do problema.
⚡️Arquivo de modelos: Modelos de diagramas de espinha de peixe
Torne-o abrangente (não complexo)
Bons diagramas de causa e efeito devem fornecer ao investigador uma lista abrangente de tudo o que deve ser analisado. Portanto, certifique-se de não deixar de adicionar nada por achar que é trivial ou não está relacionado ao efeito.
No entanto, ao fazer isso, tome cuidado para não adicionar muitos elementos irrelevantes. Isso pode tornar o diagrama confuso e difícil de interpretar.
Aceite a repetição (não a redundância)
A mesma causa primária ou secundária pode estar presente em dois fatores contribuintes. No exemplo dos bugs de software, a falta de habilidades pode ser uma causa primária tanto na codificação quanto nos testes. Sinta-se à vontade para adicionar ambos, pois eles são distintos.
No entanto, certifique-se de não se repetir desnecessariamente. Por exemplo, falta de habilidades e falta de experiência podem significar a mesma coisa neste contexto e não precisam ser repetidas.
Use de forma proativa (não apenas reativa)
Muitas vezes, as equipes usam o diagrama de causa e efeito para rastrear as raízes de um problema. Mas essa não é a única maneira. Você também pode usá-lo para simular problemas potenciais de uma escolha que você faz.
Por exemplo, na codificação, digamos que o erro de programação seja a causa principal. Você pode teorizar que uma mudança na linguagem de programação pode afetar o resultado. Com base nisso, você pode simular até que ponto isso resolverá o problema e tomar decisões de acordo.
Vamos usar alguns exemplos para ilustrar isso.
Exemplos de diagramas de causa e efeito
Um diagrama de causa e efeito é uma visualização direta da relação entre as razões e as consequências. Você pode optar por mapear isso da forma que for mais adequada para você. Aqui estão alguns exemplos de diagramas para inspirar você.
Análise de processos
Vamos começar com um dos exemplos mais simples de diagrama de fluxo de trabalho. Este diagrama da TIBCO considera todo o processo de ligar uma lâmpada para identificar possíveis razões para o seu mau funcionamento.
Gestão da qualidade
O próximo exemplo é do criador original, Kauro Ishikawa, em seu livro Guia para Controle de Qualidade. Este diagrama ilustra tudo o que é necessário para fazer um “arroz delicioso”.
Análise da causa raiz
Como o nome sugere, um diagrama de espinha de peixe conecta várias razões possíveis usando as espinhas de um peixe. Neste exemplo do guia de estudo Six Sigma, o diagrama de causa e efeito é usado para investigar as razões das reclamações de serviço devido ao diâmetro impreciso da vedação.
⚡️Centro de modelos: outros modelos de análise de causa raiz à sua escolha.
Controle de problemas
Na gestão de projetos, quando você se depara com um problema, o diagrama de espinha de peixe é uma excelente ferramenta de diagnóstico. Veja como realizar uma análise de causa raiz com um modelo.
O modelo de análise de causa raiz do ClickUp é uma estrutura de nível intermediário totalmente personalizável que permite analisar dados, identificar o cerne do problema e encontrar soluções eficazes e sustentáveis.
Seja para rastrear a origem de um bug de software ou identificar problemas em sua linha de montagem, este modelo facilita a resolução de problemas.
Análise e previsões de comportamento
Esta figura, retirada de um estudo de pesquisa, mostra todas as causas e subcausas potenciais para problemas de confiabilidade do sistema. Ela usa o diagrama de espinha de peixe para criar uma ferramenta para engenheiros de confiabilidade modelarem, analisarem e preverem comportamentos de sistemas industriais.
Gerenciamento de informações
Este diagrama de causa e efeito resume todas as barreiras que impedem as organizações de gerenciar seus dados como um ativo comercial. Ele se baseia nas contribuições de cientistas e líderes empresariais da Austrália, África do Sul e Estados Unidos para inspirar conversas sobre o gerenciamento eficaz de informações.
Diagrama de espinha de peixe personalizável
Se você estiver mapeando um processo tão complexo quanto este, o modelo de diagrama de espinha de peixe do ClickUp é um ótimo ponto de partida. Este modelo de nível intermediário ajuda a categorizar todas as causas em ambiente, máquina, homem, material e método para definir as conexões entre o problema e os fatores que o afetam.
Causas e efeitos interligados
Afastando-se do estilo tradicional em forma de espinha de peixe, este diagrama ajuda a demonstrar como o efeito de um processo pode se tornar a causa do próximo. Esta é uma ferramenta de qualidade útil para visualizar causas e efeitos interconectados de qualquer processo.
Como você pode ver nos exemplos acima, não existe uma única maneira correta de criar um diagrama de causa e efeito. Existem várias ferramentas de análise de causa raiz para suas diversas necessidades. No entanto, existem erros que você pode evitar.
Erros comuns a evitar
Quando usado corretamente, o diagrama de causa e efeito é uma ferramenta poderosa. No entanto, quando usado incorretamente, pode ter efeitos adversos. Aqui estão alguns erros a evitar ao criar e usar o diagrama de espinha de peixe.
Tomar decisões precipitadas
Um bom diagrama de causa e efeito precisa ser completo e abrangente. Muitas vezes, as equipes desenham um diagrama básico e se apressam em usá-lo para a tomada de decisões, o que afeta a utilidade do diagrama.
Desenhe o diagrama com cuidado e de forma completa. Faça uma pesquisa minuciosa sobre todo o processo e certifique-se de ter considerado todos os aspectos. Quando terminar, verifique novamente.
Definição imprecisa dos problemas
O diagrama de causa e efeito só é útil se for preciso. Às vezes, as equipes cometem o erro inocente de adicionar causas imprecisas ou não relacionadas ao diagrama. Elas também podem criar relações causais incorretas.
Obtenha suporte especializado ao desenhar o diagrama. Revise o diagrama com vários especialistas no assunto para garantir a precisão.
Confundir causas potenciais com dados
O diagrama de Ishikawa apenas visualiza todas as causas possíveis para um efeito/evento. Ele não fornece necessariamente dados sobre qual elemento é a causa do evento.
Use o diagrama de causa e efeito para formular teorias. Em seguida, teste de forma independente a consistência lógica da teoria e cada relação causal antes de chegar a uma conclusão.
Mantendo o diagrama estático
O diagrama de Ishikawa só é preciso no momento da sua criação. Os processos evoluem e mudam com o tempo. Mantê-lo estático faz com que se percam as mudanças recentes, tornando-o ineficaz na resolução de problemas.
Atualize seu diagrama de causa e efeito em intervalos regulares. Antes de usá-lo para qualquer análise de causa raiz, certifique-se de que ele esteja atualizado.
Crie um efeito positivo com o ClickUp
Os processos empresariais modernos são complexos e muitas vezes invisíveis. Tomemos o exemplo do software. Hoje em dia, as equipes dividem os grandes softwares em pequenos recursos e os implementam como unidades independentes, mas interconectadas. Isso significa que, se um recurso apresentar mau funcionamento, isso pode ser devido à miríade de outros recursos aos quais ele está conectado.
Nesses cenários, um bom diagrama de causa e efeito pode ser uma ferramenta visual poderosa para rastrear problemas até suas soluções. Ele ajuda a entender claramente o panorama do problema. Como resultado, você também pode modelar e simular soluções para ver se elas levarão a consequências indesejadas.
Seja para desenhar um diagrama de arquitetura complexo no formato de causa e efeito ou simplesmente mapear seus processos, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para gerenciá-lo. Os quadros brancos do ClickUp são uma maneira flexível, personalizável e repetível de gerenciar causas e efeitos. Resolva problemas de forma eficaz. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.