Os gráficos de Gantt são ferramentas visuais simples, mas poderosas, que ajudam a manter seus projetos em dia.
Hoje, os gráficos de Gantt são a ferramenta preferida de 85% dos gerentes de projeto que gerenciam vários projetos simultaneamente.
Eles ajudam você a acompanhar as dependências das tarefas, monitorar o andamento do projeto e manter todos os seus prazos sob controle.
Ferramentas populares de gerenciamento de projetos, como o Jira, permitem integrar gráficos de Gantt aos seus processos com facilidade.
Se você precisa monitorar dependências de tarefas ou visualizar cronogramas de projetos em escala diária, semanal ou mensal, o gráfico de Gantt do Jira é a solução ideal.
Neste artigo, aprenderemos como criar um gráfico de Gantt para gerenciamento de projetos no Jira (e uma alternativa interessante a ele!).
Como fazer um gráfico de Gantt no Jira
Antes de começarmos, você deve saber que o Jira não vem com gráficos de Gantt integrados.
A boa notícia é que você ainda pode aprimorar os recursos do Jira adicionando plug-ins para criar e usar gráficos de Gantt de maneira eficaz. É uma etapa extra, mas dá conta do recado!
Etapa 1: crie um gráfico de Gantt
O primeiro passo é escolher um plug-in adequado. Para isso, você pode usar o complemento WBS Gantt chart ou um plug-in semelhante. Depois de fazer isso, acesse o menu Apps no nível superior. Duas opções serão exibidas:
- Guia Projeto: abra seu projeto atual na visualização do gráfico de Gantt — sem complicações, sem configurações extras, apenas o andamento instantâneo do projeto em um piscar de olhos!
- Guia Gantt: use essa opção para criar um novo gráfico de Gantt a partir de vários projetos e salvar filtros.
Ao criar um novo gráfico de Gantt, você será solicitado a importar questões de projetos do Jira ou filtros que já tenha configurado. Você pode criar um roteiro abrangente do projeto ou se concentrar em tarefas específicas usando filtros.
Parabéns! Você acabou de criar um novo gráfico de Gantt no Jira.
À esquerda, você verá a estrutura de divisão do trabalho (WBS) e, à direita, a linha do tempo — uma visão geral das suas tarefas, suas durações e dependências.
➡️ Leia também: Como criar um cronograma de projeto no Excel (com modelos!)
Etapa 2: Configure seu gráfico de Gantt
Agora que você criou seu gráfico de Gantt no Jira, é hora de configurá-lo.
Você pode ajustá-lo para atender às necessidades do cronograma do seu projeto, editando o calendário de trabalho ou alinhando o cronograma com o seu ano fiscal.
Para melhorar a visualização do projeto, você pode personalizar barras de progresso e indicadores de prioridade com cores diferentes.
Se o seu projeto tiver vários arquivos, a funcionalidade do filtro rápido vem em seu socorro! Assim como os do seu quadro Jira, você pode pesquisar e filtrar questões específicas usando JQL para simplificar o planejamento do seu projeto.
Etapa 3: planeje tarefas no seu gráfico de Gantt
Já sentiu que seu projeto estava entrando em caos? A interface intuitiva de arrastar e soltar do Jira para programação pode ser exatamente o que você precisa.
Precisa adicionar dependências? Basta selecionar o início ou o fim de uma barra de tarefas e soltá-la na tarefa correspondente. É muito fácil.
Depois de definir a data de início e a duração de uma tarefa, o aplicativo calcula automaticamente a data de conclusão de acordo com o seu calendário de trabalho.
É claro que, se você quiser ajustar as datas manualmente, pode facilmente arrastar, esticar ou encolher essas barras de tarefas.
A cereja no topo do bolo? Se você ajustar o cronograma de uma tarefa, todas as dependências da tarefa serão ajustadas, mantendo seu projeto sincronizado como um relógio.
➡️ Leia também: 5 etapas para um gerenciamento eficiente do tempo do projeto
Etapa 4: atribua recursos e fluxo de trabalho
Agora que seu projeto está tomando forma, é hora de gerenciar a carga de trabalho da sua equipe.
O Work in Progress (WIPs) no Jira é útil para medir a quantidade de trabalho que cada pessoa realiza, calculada em “unidades”. Essa funcionalidade limita a quantidade máxima de trabalho que pode existir em cada status de um fluxo de trabalho.
Ele ainda ajuda você a ajustar a carga de trabalho de cada pessoa diretamente no gráfico de Gantt.
E aqui está o que é legal: se alguém estiver sobrecarregado de trabalho (vamos chamá-lo de cenário “Bob tem muitas tarefas”), a barra de tarefas dessa pessoa ficará vermelha. Essa é a sua deixa para intervir e redistribuir as tarefas antes que ocorra um esgotamento.
Isso é gestão de recursos feita da maneira certa, pessoal!
Para gerenciar com eficácia a carga de trabalho da equipe em seu gráfico de Gantt no Jira, siga estas etapas:
Etapa 1: abra as configurações do Jira para campos personalizados
- Acesse as configurações do Jira e selecione "Issues" (Problemas).
- Clique na guia Campos personalizados e selecione Criar novo campo personalizado.
- Escolha Campos avançados e selecione Seletor de vários usuários para permitir vários responsáveis (se necessário para fins de rastreamento).
Etapa 2: crie unidades personalizadas para gerenciamento de carga de trabalho
- Ao configurar seu campo personalizado, defina-o como uma unidade de medida para a carga de trabalho (por exemplo, “horas por tarefa” ou “unidades por dia”) para ajudar a acompanhar a quantidade de trabalho que cada membro da equipe está realizando.
Etapa 3: atribuir problemas automaticamente
- Use o campo Responsável com a opção Automático. Isso atribuirá tarefas ao responsável padrão por um componente ou projeto, simplificando o processo de atribuição de novas questões.
Etapa 4: alterar os responsáveis pelas tarefas usando a paleta de comandos
- Pressione o atalho da paleta de comandos no teclado e digite “Atribuir problema”.
- Procure o membro da equipe desejado, selecione o nome dele e pressione Enter para atribuir a tarefa a ele.
Etapa 5: ajuste a carga de trabalho no gráfico de Gantt
- No gráfico de Gantt, você pode acompanhar visualmente a carga de trabalho por meio de barras de tarefas. Se a carga de trabalho de um membro da equipe exceder um limite definido (por exemplo, mais de 8 horas por dia), sua barra de tarefas ficará vermelha, indicando que talvez seja necessário redistribuir as tarefas.
➡️ Leia também: Como fazer um gráfico de Gantt no Google Sheets (com modelos)
Etapa 5: monitore e acompanhe seu projeto
Sua jornada de gerenciamento de projetos não termina com o planejamento. A ação real começa quando você acompanha o progresso.
Dessa forma, você pode comparar facilmente seu progresso com o plano original. O acompanhamento da linha de base, com barras cinza claro abaixo de cada tarefa, oferece uma visão clara se você está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma.
Lembre-se de ficar de olho no caminho crítico. Essas são suas tarefas decisivas; perder os prazos delas pode atrapalhar todo o cronograma do projeto.
💡Dica profissional: salve o gráfico de Gantt como uma linha de base.
Limitações da criação de um gráfico de Gantt no Jira
Embora o Jira seja, sem dúvida, popular entre os gerentes de projeto para gerenciamento de tarefas, a plataforma tem algumas limitações na criação de gráficos de Gantt.
- Sem gráfico de Gantt integrado: a limitação mais óbvia é que o Jira não vem com a funcionalidade de gráfico de Gantt integrada. Ao contrário de outras ferramentas de gerenciamento de projetos, você precisará instalar plug-ins para simular um gráfico de Gantt, o que significa etapas extras e custos potenciais.
- Visualização limitada do projeto: embora o Jira seja excelente no gerenciamento de tarefas, ele deixa a desejar quando se trata de oferecer uma visão geral de todo o projeto. Sem um gráfico de Gantt integrado, visualizar cronogramas, dependências de tarefas e marcos de forma clara e abrangente se torna muito mais desafiador.
- Complexidade com alocação de recursos: o Jira também não se destaca no departamento de gerenciamento de recursos. Embora forneça alguns relatórios de carga de trabalho, ele mostra apenas os dados de membros individuais da equipe por vez. Isso torna complicado avaliar a capacidade de toda a sua equipe, especialmente ao gerenciar vários projetos ágeis.
- Agendamento manual de tarefas: embora o plug-in do Jira para gráficos de Gantt permita o gerenciamento de tarefas por arrastar e soltar, a automação de dependências e o agendamento podem ser complicados. Ajustar uma tarefa nem sempre atualiza as demais de maneira suave.
- Recursos de relatórios limitados: os quadros Agile do Jira, embora sejam ótimos para equipes Agile, não oferecem recursos de relatórios robustos, especialmente para usuários de gráficos de Gantt. Por exemplo, não há uma maneira fácil de rastrear caminhos críticos ou resumir a carga de trabalho total de toda a equipe em um só lugar.
Crie gráficos de Gantt com o ClickUp
E se você pudesse usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos com a funcionalidade nativa de gráficos de Gantt integrada?
O ClickUp combina gráficos de Gantt nativos com automação integrada e recursos abrangentes de relatórios, sem a necessidade de plug-ins extras. ✨
⚡️ Você sabia? Empresas como a QubicaAMF relataram uma economia de tempo de 40% na criação de relatórios e gráficos e uma melhoria de 80% na organização de projetos após mudarem para o ClickUp. 📈
A visualização Gantt Chat do ClickUp oferece recursos poderosos de arrastar e soltar para simplificar fluxos de trabalho, gerenciar dependências de tarefas e monitorar o andamento do projeto em tempo real.
Ao contrário do Jira, que requer plug-ins, o ClickUp tem esses recursos integrados, economizando seu tempo e dinheiro.
Vamos ver um exemplo de como Jacob, um gerente de projetos que trabalha em um sprint, usa os gráficos de Gantt do ClickUp para se destacar na gestão de projetos.
Etapa 1: esboce o projeto
Jacob começa definindo o escopo do seu projeto no ClickUp. Para evitar confusões mais tarde, ele usa o ClickUp Goals para definir metas mensuráveis, delinear tarefas menores sob cada meta abrangente e criar um cronograma realista para acompanhar o andamento do projeto.
Com o ClickUp, ele pode organizar essas metas em pastas, garantindo que várias iniciativas e tarefas relacionadas fiquem bem organizadas.
Etapa 2: liste todas as tarefas
Em seguida, Jacob anota todas as tarefas que precisa concluir. Em vez de se preocupar com a ordem, ele se concentra em dividir tarefas grandes em partes mais fáceis de gerenciar.
A exibição de lista do ClickUp ajuda Jacob a organizar todas as suas tarefas de maneira organizada, prontas para o gráfico de Gantt. Ele até cria subtarefas para garantir que tudo fique dentro do planejado.
Etapa 3: forneça detalhes da tarefa
Jacob usa os campos personalizados do ClickUp para atribuir tarefas, definir prazos e priorizar o trabalho. Ele adora a facilidade de arrastar e soltar colunas para organizar suas tarefas e manter a equipe atualizada.
Etapa 4: crie seu gráfico de Gantt
Agora é hora do evento principal. Jacob clica na visualização do gráfico de Gantt em seu espaço de projeto e, como mágica, o ClickUp visualiza suas tarefas em uma linha do tempo.
Não é necessário instalar plug-ins extras ou fazer configurações manuais — o ClickUp gera o gráfico de Gantt instantaneamente.
Etapa 5: personalize seu gráfico de Gantt
Jacob personaliza seu gráfico de Gantt ocultando os fins de semana (Jacob é um bom gerente que acredita no equilíbrio entre vida profissional e pessoal) e ativando o recurso Reagendar dependências, para que, quando uma tarefa é movida, todas as tarefas conectadas sejam ajustadas automaticamente.
Ele pode até alternar entre diferentes intervalos de tempo, como visualizações diárias, semanais ou mensais.
Etapa 6: crie dependências
O ClickUp facilita a criação de dependências entre tarefas. Jacob simplesmente arrasta uma linha de uma tarefa para a outra, visualizando como uma tarefa depende da outra.
Chega de pesadelos com agendamentos manuais! Isso permite que ele fique por dentro das tarefas críticas que podem afetar todo o projeto.
Etapa 7: crie marcos
Os marcos são essenciais para acompanhar o progresso do projeto, e Jacob os utiliza para marcar as principais conquistas em seu sprint.
Os marcos no ClickUp são representados por diamantes amarelos brilhantes, facilitando a visualização de momentos importantes na linha do tempo do projeto.
Etapa 8: monitore e atualize seu gráfico de Gantt
Jacob arrasta tarefas conforme o projeto avança, encurta prazos e estende cronogramas com apenas alguns cliques.
Ele adora o fato de o ClickUp reprogramar automaticamente as tarefas conectadas quando necessário. E, graças às atualizações em tempo real, Jacob e sua equipe ficam por dentro de todas as mudanças.
➡️ Leia também: Os 10 melhores softwares gratuitos para gráficos de Gantt: um guia para gerentes de projeto
Confira o guia do ClickUp sobre a Visualização Gantt para explorar como é fácil gerenciar tarefas e dependências a partir de uma perspectiva da metodologia de gerenciamento de projetos Waterfall.
Modelo simples de Gantt do ClickUp
Para tornar sua jornada nos gráficos de Gantt o mais tranquila possível, o ClickUp oferece uma solução fácil para iniciantes: o modelo ClickUp Simple Gantt.
Este modelo oferece uma maneira rápida e fácil de usar gráficos de Gantt, mesmo que você seja novo na plataforma.
Veja o que os torna incríveis.
O modelo simples de Gantt é totalmente personalizável, para que você possa ajustá-lo às necessidades do seu projeto. Você pode ajustar tudo, desde o status das tarefas até os campos personalizados, para se adequar ao seu fluxo de trabalho.
Com este modelo, você também tem acesso a três visualizações diferentes:
- Visualização Gantt para visualizar cronogramas e dependências
- Exibição em lista para uma visão geral simples das tarefas
- Doc View para manter toda a documentação do seu projeto organizada em um só lugar
Você não pode fazer Gantt sem o ClickUp
Embora outras ferramentas de gerenciamento de projetos (como o Jira 👀) ofereçam alguns recursos excelentes, nenhuma delas faz tudo tão bem quanto o ClickUp.
Com o ClickUp, você não obtém apenas um gráfico de Gantt, mas também um conjunto completo de ferramentas para planejar, acompanhar e colaborar com sua equipe em tempo real.
De metas e documentos a painéis e visualizações personalizadas, o ClickUp tem tudo o que você precisa para manter seus projetos organizados e dentro do prazo.
Além disso, você não precisa começar do zero! O ClickUp oferece modelos de gráficos de Gantt prontos para uso para todos os setores, facilitando muito a sua vida.
Cadastre-se hoje mesmo para obter uma conta gratuita no ClickUp e aproveite os benefícios do gerenciamento centralizado de projetos sem complicações.