Em um mundo em que permanecer em um lugar significa efetivamente ficar para trás, as organizações devem abraçar a mudança de braços abertos.
Você sabe que, se sua empresa não se adaptar ao novo status quo, ela provavelmente ficará desatualizada em breve.
Então, como você pode aproveitar a onda tecnológica sem abalar as operações ou, pior ainda, perder oportunidades de geração de receita?
A resposta é a mudança organizacional. Psicólogos e pesquisadores desenvolveram várias teorias de mudança para ajudar as empresas a gerenciar como os funcionários reagem à mudança organizacional.
O Modelo de Mudança de Lewin contém estruturas poderosas para tornar o processo mais suave para todos em sua organização.
Continue lendo para saber mais sobre como promover a mudança com o modelo de mudança em três etapas de Lewin e como implementar efetivamente cada fase.
Os Fundamentos do Modelo de Mudança de Lewin
Antes de discutirmos como usar o Modelo de Mudança de Lewin para gerenciar a mudança organizacional, você precisará de mais informações sobre quem foi Lewin e o que sua teoria implica.
Quem foi Kurt Lewin?
Kurt Lewin, nascido em 9 de setembro de 1890, foi um psicólogo germano-americano que é frequentemente chamado de pai da psicologia social. Ele foi um dos primeiros a delinear o desenvolvimento organizacional, moldando a forma como entendemos a mudança nas empresas atualmente.
Lewin trabalhou com as principais universidades, como a Universidade de Berlim, o MIT e Stanford, deixando um impacto duradouro com suas percepções sobre o processo de implementação de mudanças. Seu trabalho, especialmente o modelo de gerenciamento de mudanças de Lewin, ainda é uma referência para as organizações que buscam implementar iniciativas de mudança com sucesso.
O que é o modelo de mudança de Lewin?
A teoria da mudança de Lewin é uma estratégia de negócios que muda a vida das empresas. Ela ajuda as empresas a lidar com as mudanças organizacionais de forma suave.
Por meio dela, as organizações decifram por que as pessoas reagem da maneira que reagem e aprendem a gerenciar a mudança naturalmente para que não pareça caótico. Independentemente de você estar refazendo a estrutura organizacional ou dando uma nova direção aos fluxos de trabalho existentes, o modelo de mudança de Lewin trata de simplificar as transições.
O Modelo de Mudança de Kurt Lewin divide a mudança em três estágios - Descongelamento, Mudança e Congelamento. Ele mostra como lidar com a mudança e reduzir a resistência de todos os envolvidos.
Vamos examinar o modelo de gerenciamento de mudanças de Lewin com mais detalhes e entender como você pode aplicá-lo à sua empresa.
Os três estágios da mudança
Cada estágio do Modelo de Mudança de Lewin descreve tarefas essenciais que preparam os funcionários para as próximas transições e garantem uma implementação tranquila da mudança.
O gerenciamento de mudanças dificilmente é um trabalho para uma pessoa só, mas mesmo com uma equipe sólida, você precisará de toda a ajuda possível - de ferramentas de software, processos diretos e sistemas confiáveis. ClickUp **Como uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos, ele ajuda a simplificar os processos de gerenciamento de mudanças de ponta a ponta, desde a avaliação das necessidades organizacionais e a preparação da força de trabalho para a transição até a garantia de que a mudança seja tranquila e sustentável.
Veja como ele gerencia os diferentes estágios do seu processo de mudança.
Estágio 1: Descongelamento - Preparação para a transformação
Nesse estágio, as empresas percebem que é hora de promover mudanças. As principais partes interessadas avaliam sua configuração atual para identificar o que está desatualizado e determinar o que precisa ser melhorado. É aqui que você se livra dos velhos hábitos e se prepara para o novo status quo.
Principais aspectos do estágio Unfreeze no modelo de mudança de Lewin:
- Conhecer a necessidade de mudança: É aqui que você reexamina o status quo. Identifique por que sua organização precisa de mudanças e analise os desafios, os processos atuais e os fatores externos para apresentar um caso sólido para isso
- Obter a adesão dos funcionários: É tudo uma questão decomunicação da equipe. Explique por que a mudança é importante e esclareça como ela beneficiará a todos. Essa etapa prepara o terreno para uma mudança organizacional bem-sucedida
- Crie um impulso: Mostre como essas mudanças podem ter um impacto positivo e por que não fazer nada pode, na verdade, atrasar os negócios. Mantenha o ânimo elevado para que você possa manter o impulso durante todo o processo de mudança
Dica profissional: Ao planejar uma estratégia de mudança, use a detecção de tendências para identificar inovações emergentes que podem aumentar o crescimento de sua organização
Aqui estão quatro dicas para ajudá-lo a gerenciar o estágio Unfreeze:
1. Avalie os sistemas atuais usando os ClickUp Dashboards
Obtenha insights detalhados sobre seus processos atuais com o ClickUp Dashboards. Monitore a distribuição da carga de trabalho, o tempo gasto nas tarefas e a produtividade da equipe para entender a eficiência dos funcionários.
Obtenha uma visão abrangente do progresso do projeto usando os ClickUp Dashboards
Identifique gargalos na distribuição de tarefas e na capacidade da equipe para criar equipes ágeis prontas para tudo. Use painéis para analisar orçamentos e criar relatórios de receita, despesas e lucro líquido para cortar custos.
Calcule o ROI dos processos existentes para apoiar seu caso de mudança. Os recursos do ClickUp modelos de gerenciamento de mudanças fornecem estruturas estruturadas para navegar facilmente em transições complexas e obter visibilidade total dos objetivos, recursos, cronogramas etc.
2. Mantenha todos alinhados aos objetivos com o ClickUp Goals
Agora que você sabe quais áreas de negócios precisam de mudanças, defina objetivos para implementá-las sistematicamente. Comece definindo metas realistas usando Metas do ClickUp .
Para cada meta, defina metas numéricas, monetárias ou de tarefas para facilitar o acompanhamento do progresso. Defina cronogramas claros para suas metas a fim de evitar atrasos.
Crie metas mensuráveis para acompanhar seu progresso usando as Metas do ClickUp
3. Planeje e documente as alterações propostas com o ClickUp Docs
Descreva suas próximas mudanças e certifique-se de que as principais partes interessadas e funcionários tenham acesso a todas as informações em um único local.
Com o Documentos do ClickUp crie bases de conhecimento, wikis e guias de produtos para uma transferência de conhecimento eficaz. Além disso, colabore com sua equipe em tempo real, crie páginas aninhadas, use opções de estilo divertidas e economize tempo com modelos.
Crie documentação detalhada para suas iniciativas de mudança usando o ClickUp Docs
Facilite seu trabalho com os documentos pré-construídos Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp para documentar sua estratégia de mudança. Ele inclui tudo o que você precisa para implementar as mudanças propostas.
Modelo de plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Com este modelo:
- Descreva os detalhes e a sequência de atividades que contribuirão para o sucesso da implementação da mudança
- Informe as partes interessadas e as equipes internas sobre suas funções e responsabilidades
- Estabeleça canais de comunicação para tratar das preocupações e dúvidas dos funcionários
- Obtenha insights baseados em dados sobre suas iniciativas de mudança para identificar desafios logo no início
- Mapeie um cronograma para a implementação das mudanças para que tudo fique no caminho certo
Nossa apreciação mais recente do impacto colaborativo do ClickUp foi quando trabalhamos em um plano de conteúdo para o lançamento de um produto. Conseguimos criar e manter um repositório de conteúdo usando a ferramenta docs, que incluía estrutura hierárquica, edição colaborativa e recursos avançados de incorporação.
Michael Holt, CEO, EdgeTech
4. Colabore com sua equipe em tempo real nos quadros brancos ClickUp
Use Quadros brancos ClickUp para explicar visualmente as ideias e esclarecer o processo de mudança para todos. Eles permitem que você:
- Mapear seus pensamentos, conectar ideias com linhas e adicionar links ou imagens para definir o contexto
- Após o brainstorming, converta essas ideias em tarefas rastreáveis diretamente do quadro branco
- Atribua essas tarefas aos membros da equipe para dar andamento à sua estratégia de mudança em pouco tempo
Faça brainstorming virtualmente em uma tela digital usando os quadros brancos ClickUp
Leia mais: A importância do gerenciamento de mudanças na implementação de projetos
Estágio 2: Mudança - Navegando na transição
É nessa fase que começa a verdadeira transição. Novos processos e sistemas são implementados, e os funcionários são treinados para se adaptarem às mudanças.
Principais aspectos do estágio Change do modelo de gerenciamento de mudanças de Lewin:
- Implementar a mudança: Realizar todas as atividades planejadas na fase 1 e cumprir os cronogramas propostos
- Treinar funcionários: Comece a treinar os funcionários para ajudá-los a se acostumar com os novos sistemas e tecnologias
- Reunir feedback: Implemente um mecanismo de feedback para registrar o que os funcionários pensam sobre o processo de mudança
- Fornecer suporte contínuo: Estabeleça help desks para atender às preocupações dos funcionários e familiarizá-los com as novas tecnologias
Aqui estão três maneiras de passar sem problemas pelo estágio de transição com o ClickUp:
1. Visualize cronogramas na visualização de gráfico de Gantt do ClickUp
Acompanhe o progresso de suas atividades de gerenciamento de mudanças com o Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp . Obtenha uma linha do tempo visual para acompanhar o progresso de todas as atividades e tarefas associadas ao processo de mudança.
Acompanhe os marcos críticos do projeto usando a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp
Priorize as tarefas de acordo com seu nível de urgência e nunca perca um prazo. As opções de classificação, como a visualização em cascata, oferecem uma visualização sequencial de tarefas interdependentes. Veja quais tarefas precisam ser concluídas o mais rápido possível para criar uma estratégia eficaz e um fluxo de trabalho tranquilo.
Dica profissional: Se você for um líder de mudanças, certifique-se de usar os três C's - Clareza, Consenso e Consulta - para criar uma estratégia eficaz e um fluxo de trabalho tranquilo liderar sua equipe durante a mudança .
2. Automatize tarefas recorrentes com o ClickUp Automations
Quando você está envolvido em uma mudança de liderança, não pode se dar ao luxo de ser retardado por tarefas rotineiras, como atualizar os membros da equipe sobre o progresso da tarefa ou enviar e-mails recorrentes após cada marco ser alcançado.
É para isso que você precisa Automação do ClickUp . Selecione entre mais de 100 modelos de automação pré-criados para atribuir automaticamente tarefas, atualizar status, publicar comentários e muito mais. Ou use o construtor de automação de IA do ClickUp para definir gatilhos e ações pontuais para casos de uso específicos.
Configure o ClickUp Automations para cuidar de suas tarefas de rotina
Depois que a automação estiver definida, visualize todas as ações realizadas, modifique os acionadores e verifique seus fluxos de trabalho usando os registros de auditoria. Isso o ajuda a ficar de olho em suas automações e a corrigir problemas antes que eles se tornem maiores.
3. Adicione contexto e clareza aos fluxos de trabalho com o ClickUp Chat
A colaboração contínua é um fator inegociável na liderança de mudanças organizacionais bem-sucedidas. Usando o ClickUp Chat com o ClickUp Chat, suas equipes podem trocar atualizações, compartilhar informações e se atualizar em tempo real, bem ao lado de suas tarefas e projetos.
Use o ClickUp Chat para manter suas conversas de trabalho no ClickUp e nunca perca informações importantes ao alternar entre ferramentas
Ele está localizado dentro da plataforma ClickUp, o que torna muito fácil enviar mensagens aos seus colegas enquanto você faz malabarismos com o trabalho. Convide membros da equipe para uma conversa usando @menções e mantenha todos informados.
Além disso, o Chat está conectado à rede neural do ClickUp, Cérebro do ClickUp e oferece inúmeras vantagens, como
- Criação de tarefas detalhadas a partir de suas mensagens
- Agendamento de acompanhamentos automáticos e
- Manter você atualizado com discussões resumidas de seus canais e conversas mais importantes
Digamos que seu colega precise de atualizações sobre uma determinada tarefa. O ClickUp Brain começa a classificar suas tarefas, projetos e documentos para apresentar as respostas mais relevantes para a consulta.
Use o ClickUp Brain para gerar automaticamente atualizações de tarefas, resumos e muito mais com o pressionar de um botão
As respostas são exibidas de forma privada na sua tela, e você pode aceitá-las ou rejeitá-las. A aceitação da resposta fará com que ela seja encaminhada ao colega que fez a consulta.
Dica profissional: Para agilizar ainda mais seu fluxo de trabalho, use modelos de planos de comunicação de projetos que descrevam os objetivos, cronogramas e principais resultados. Dessa forma, todos os envolvidos no projeto de mudança ficam alinhados com o que precisa ser feito.
Estágio 3: Congelamento - Bloqueio da mudança
Esse é o estágio final do processo de implementação da mudança de Lewin, em que tudo o que foi feito nos dois primeiros estágios é bloqueado.
A essa altura, todos os novos comportamentos, processos e sistemas fazem parte do fluxo diário da organização. Esse estágio visa garantir que o trabalho árduo seja recompensado e que o novo processo se torne uma segunda natureza para todos.
Principais aspectos do estágio Refreeze no modelo de Lewin:
- Fazer com que as mudanças se mantenham: Ajude os funcionários a se sentirem confortáveis com os novos processos, tornando-os parte da rotina diária
- Atualizar o livro de regras: Atualize suas políticas e ajuste as antigas para que se alinhem às novas mudanças
- Fique de olho no progresso: Verifique continuamente os novos sistemas e use KPIs específicos para medir o sucesso e a mudança transformacional
Com seus vários modelos de relatórios integrados, o ClickUp pode ser útil mesmo durante o estágio final do processo de gerenciamento de mudanças.
Prepare relatórios perspicazes com os modelos do ClickUp
Depois de implantar as mudanças, reúna todos os aprendizados, erros e resultados em um relatório organizado. Você também precisará de um sistema de feedback para que sua equipe veja como está se adaptando às novas mudanças.
É aqui que entra o Modelo de retrospectiva do projeto ClickUp pode ajudar a avaliar seu projeto. É uma estrutura totalmente personalizável que rastreia tudo em seu processo de mudança - desde o que deu certo até o que precisa ser trabalhado.
Modelo de Retrospectiva de Projeto ClickUp
Este modelo é perfeito para definir metas e delegar tarefas, acompanhar o andamento do projeto e identificar as principais áreas de melhoria para projetos futuros.
Aplicações práticas do modelo de mudança de Lewin
O Modelo de Três Passos de Lewin para o Gerenciamento de Mudanças tem várias aplicações em um ambiente de negócios. Aqui estão alguns exemplos de como esse modelo pode ser usado em diferentes contextos.
- Reestruturação organizacional: A teoria da mudança de Lewin dá uma sacudida nas coisas quando as equipes precisam de reorganização. Comece apontando o que não está funcionando (estágio "Unfreeze"), implemente as novas estruturas de equipe (estágio "Change") e fixe tudo com novos KPIs (estágio "Refreeze")
- Implementação de tecnologia: As empresas geralmente precisam atualizar sua tecnologia para se manterem à frente. Durante o estágio de "Mudança", elas executam novos sistemas e fornecem treinamento aos funcionários. Depois disso, elas gerenciam a mudança por meio de verificações regulares para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas
- Fusões e aquisições: Quando duas empresas se tornam uma, o modelo de gerenciamento de mudanças de Lewin pode orientar o processo. Os líderes comunicam uma visão compartilhada durante o estágio "Unfreeze" (descongelamento), as equipes de integração combinam forças no estágio "Change" (mudança) e as novas políticas são fixadas durante o estágio "Refreeze" (recongelamento) para solidificar a estrutura organizacional
Superando os desafios na implementação de mudanças
A mudança organizacional pode ser difícil para as equipes. É tedioso acostumar-se aos novos processos e integrá-los às rotinas diárias.
Mas quais são os outros desafios na implementação de mudanças e como enfrentá-los?
Vamos dar uma olhada.
1. Resistência à mudança
Esse é o desafio mais comum que as empresas enfrentam. Os funcionários geralmente temem o desconhecido e acreditam que a mudança se traduz automaticamente em perda de controle.
**Soluções
envolva os funcionários no processo de mudança desde o início. Peça a opinião deles e mostre que suas opiniões são importantes
comunicar por que a mudança é necessária e ajudá-los a entender sua função no processo
forneça aos funcionários todas as informações necessárias para que eles se adaptem aos processos recém-implementados
2. Falta de adesão da liderança
Você pode descobrir que seus líderes e executivos seniores não estão totalmente de acordo com a proposta de mudança. Se seus líderes não defenderem ativamente a mudança, suas iniciativas de mudança provavelmente perderão o ímpeto.
Soluções:
dê exemplos reais de mudanças semelhantes implementadas em outras empresas. Forneça histórias de sucesso e estudos de caso para ilustrar o valor da mudança
entenda as preocupações de seus líderes. Demonstre como as mudanças propostas poderão se alinhar aos interesses e às aspirações deles
envolva os líderes e obtenha suas opiniões e ideias logo no início do processo de mudança
3. Cronogramas restritivos
Às vezes, agentes de mudança subestimam o tempo real necessário para implementar determinadas mudanças e observar seus resultados. Isso pode afetar negativamente sua estratégia de mudança e seus resultados.
Soluções:
defina cronogramas realistas mapeando todas as atividades e tarefas relacionadas à implementação. Você pode até incluir amortecedores para se preparar para atrasos inesperados
programe execuções de teste para ver como as mudanças se comportam em uma escala menor antes de mergulhar na implementação em escala total
planeje os recursos com antecedência e garanta que eles estejam disponíveis durante toda a implementação para apoiar suas iniciativas de mudança
Simplifique o gerenciamento de mudanças com o ClickUp
Sabemos como é difícil gerenciar a mudança em um ecossistema organizacional inteiro. Uma abordagem por etapas, como o Modelo de Mudança de Lewin, é a melhor forma de navegar em uma iniciativa de mudança sem perder de vista o objetivo final.
Uma plataforma de produtividade completa, como o ClickUp, inclui vários recursos e funcionalidades úteis em diferentes estágios do processo de mudança. Recursos como ClickUp Dashboards, Docs e Whiteboards facilitam o planejamento e a elaboração de estratégias com sua equipe.
O ClickUp Automation e o ClickUp Brain automatizam as tarefas de rotina, e o ClickUp Chat promove a colaboração em tempo real durante cada fase da iniciativa de mudança. Registre-se no ClickUp gratuitamente e saiba como equipar sua organização para se adaptar às mudanças e gerar resultados bem-sucedidos.