Qualquer tipo de mudança organizacional, seja em termos de estrutura, processos, estilo de trabalho e infraestrutura (em meio à digitalização), pode fazer com que sua equipe se sinta insegura. Talvez até ansiosa. Para você, e até mesmo para a equipe, há uma sensação de perda de controle.
Neste blog, analisamos como você pode manter — ou recuperar — o controle ao promover mudanças como líder. Falamos sobre como você pode criar algum nível de previsibilidade e ajudar sua equipe a sentir o mesmo.
Ao final, você se sentirá preparado para planejar com eficiência iniciativas de mudança bem-sucedidas e minimizar o estresse de toda a equipe enquanto a lidera ao longo do processo.
Compreender a liderança durante a mudança
Então, o que realmente significa liderar pessoas durante mudanças?
Seu primeiro pensamento pode ser sobre como comunicar sua visão para a mudança organizacional planejada e, em seguida, fazer com que a equipe alinhe suas ações para atender à nova maneira de fazer as coisas.
E você está certo.
Mas as pessoas resistem à mudança. E é por isso que a gestão da mudança também envolve reconhecer e compreender as razões da resistência, superar o recuo e obter a adesão dos funcionários.
As pessoas não resistem à mudança. Elas resistem a ser mudadas!
As pessoas não resistem à mudança. Elas resistem a ser mudadas!
É importante ser estratégico na forma como você lidera sua organização ou equipe durante esse período. Veja como:
- Com o equilíbrio certo entre força, firmeza, confiança e empatia, você pode se concentrar no que sua equipe precisa para se beneficiar, em vez de se esgotar com a mudança.
- Quando você lidera a gestão da mudança com sucesso, mantém os níveis de produtividade, lealdade e confiança. Você transforma a mudança em uma oportunidade de crescimento.
- Os melhores líderes usam a mudança para desenvolver laços mais profundos entre a equipe e a organização.
Por outro lado, o que acontece se você não pensar criticamente sobre como liderar durante a mudança? O oposto do que descrevemos acima: baixa moral, lealdade prejudicada, produtividade reduzida e o estresse que vem da incerteza e das necessidades de adaptação não atendidas.
Os 3 Cs da liderança eficaz durante a mudança
Liderar durante a mudança significa comunicar o “o quê” — ou seja, o que precisa mudar — e o que isso significa para a rotina diária dos seus funcionários e seus KPIs gerais. Mas o “porquê” é igualmente importante. E isso nos leva aos três Cs da liderança eficaz durante a mudança.
Os três Cs da liderança durante a mudança podem ser interpretados como “claro-convincente-credível”, “comunicação-colaboração-compromisso” ou “clareza-coragem-compromisso”. Embora todos eles sejam importantes, diríamos que você precisa, acima de tudo, de clareza, consenso e consulta.
clareza
É mais provável que você obtenha a adesão dos funcionários quando sua equipe compreender a lógica por trás da mudança organizacional. Você está pedindo que eles lidem com todas as dificuldades de uma rotina diferente, sistemas em evolução ou um novo conjunto de metas — você precisa explicar o motivo. Se possível (e verdadeiro), diga a eles como a mudança bem-sucedida os beneficiará.
Vamos entender isso melhor com um exemplo.
Imagine que você está liderando uma empresa de varejo e está mudando para outra plataforma de comércio eletrônico. Naturalmente, equipes que vão desde compras e marketing até finanças e atendimento ao cliente precisariam se familiarizar com a plataforma. Parece muito trabalho para nada.
Mas e se você explicasse como a mudança beneficiaria todas as equipes?
A promessa de uma gestão de estoque aprimorada ajudaria sua equipe de compras a ver a mudança de forma positiva, acolhendo a plataforma em vez de resistir a ela.
Da mesma forma, os profissionais de marketing serão menos resistentes a ferramentas que os ajudem a realizar seu trabalho com maior rapidez e eficiência. E qual equipe de atendimento ao cliente não ficaria animada com a perspectiva de menos falhas no check-in e menos reclamações dos clientes após a enxurrada inicial de perguntas sobre coisas como: “Onde posso encontrar meu histórico de compras no novo layout da loja?”
Certifique-se de compartilhar KPIs e planos de ação com as equipes e os indivíduos para deixar suas expectativas claras. Isso não apenas formaliza suas expectativas, mas também oferece à equipe um recurso que eles podem consultar diariamente.
consenso
Fala-se muito sobre as pessoas resistirem à mudança, mas certamente você já teve sua equipe abordando você solicitando mudanças (como “vamos adquirir essa ferramenta de automação”, por exemplo).
A moral da história? As pessoas abraçam as mudanças que elas mesmas propõem. Então, por que não se apoiar nessa noção ao liderar sua equipe durante as mudanças?
Sempre que possível, convide equipes e indivíduos para orientar, informar e fazer parte do processo de mudança, na medida do possível. Comece a conversar com eles no início da fase de ideação, em vez de depois do fato.
No exemplo acima, por exemplo, e se os líderes da empresa de comércio eletrônico tivessem realizado uma reunião antes de escolher uma nova plataforma? Imagine-os perguntando às equipes quais eram suas principais preocupações e, em seguida, voltando com a plataforma como solução para as dificuldades dos funcionários.
De repente, a equipe sente um senso de responsabilidade e investimento na mudança organizacional. Eles pediram melhorias, e a organização agiu para aliviar suas dificuldades.
É claro que nem sempre você terá a opção de incluir toda a equipe em algumas decisões. Por exemplo, e se você simplesmente precisar que as equipes concluam ações específicas porque isso é crucial para a conformidade? Não há como envolver a equipe em tal decisão. Bem, em tais situações, você conta com o primeiro C, ou seja, clareza.
💡Dica profissional: apresentar cenários do tipo “e se não fizéssemos isso” pode criar consenso, mesmo em torno de decisões unilaterais orientadas por regulamentações ou compulsões.
Por exemplo, você pode destacar exemplos de como o não cumprimento pode resultar em multas ou perda de reputação. Dessa forma, mesmo que sua equipe não tenha participado da decisão, todos estarão de acordo com o caminho a seguir.
Consulta
Esteja disponível para sua equipe para consultas durante o processo de controle de mudanças.
Dependendo do tamanho da sua organização, você também pode querer capacitar “líderes da mudança” internos competentes (use qualquer termo semelhante) para ajudar quando as equipes e os indivíduos tiverem dúvidas ou se encontrarem em dificuldades.
No nosso exemplo de migração de plataforma de comércio eletrônico acima, os líderes podem querer nomear uma equipe de pessoas que já tenham trabalhado com a plataforma para a qual você pretende mudar, em empregos anteriores. Alternativamente, essas podem ser pessoas que estão mais confiantes com a plataforma porque foram escolhidas para uma indução especial com o fornecedor ou por qualquer outro motivo.
Levando isso para um contexto mais amplo, se a organização se encontrar em dificuldades ao lidar com a mudança, trabalhar com um consultor externo pode ajudá-lo a evitar as armadilhas de fazê-lo de maneira incorreta.
Se você está preocupado com gastos incrementais, considere o custo de contratar um consultor em comparação com o preço de não fazer as coisas da maneira certa.
Você também pode considerar como essas otimizações afetarão os custos, a receita e a lucratividade. De repente, pagar uma fração dessas economias ou ganhos potenciais para fazer o trabalho direito pode não parecer uma ideia tão ruim. Dito isso, faça as contas e conheça suas vantagens e desvantagens.
Nunca é demais enfatizar a importância dos 3 Cs para liderar durante a mudança. Quando você lidera a mudança com clareza e consenso e permanece disponível para consultas, você lidera a mudança de forma eficaz — torna-se fácil transferir a visão da liderança para aqueles que realmente a executam.
💡Dica profissional: embora você possa precisar delegar tarefas de consultoria, permaneça aberto e acessível, dedicando tempo e ajudando sua equipe a se sentir vista e valorizada neste momento. Você pode não ter todas as respostas, mas ajuda quando sua equipe vê que você está comprometido em encontrar respostas juntos.
A marca de um verdadeiro líder é a capacidade de se manter firme mesmo em meio à dissidência. Além disso, você está fazendo isso pensando no melhor para a organização. Nunca perca isso de vista.
Principais etapas, habilidades e estratégias para liderar durante a mudança
A seção anterior mostrou a mentalidade necessária para abordar a mudança com sucesso. Nesta seção, falaremos sobre o que você precisa fazer. Vamos começar analisando as cinco etapas para liderar iniciativas de mudança bem-sucedidas, guiadas pelas dicas de mentalidade que abordamos na seção anterior.
Passo 1: Anuncie uma visão clara para a mudança organizacional
Você pode começar seu anúncio com um e-mail e dar continuidade com uma reunião (ou adotar a abordagem inversa). De qualquer forma, forneça os detalhes da mudança juntamente com uma explicação. Procure estabelecer toda a clareza e consenso sobre os quais falamos ao se comunicar.
Essa comunicação deve soar forte, confiante e firme. Mas não se esqueça de reler seu e-mail (ou discurso planejado) para garantir que ele tenha emoção suficiente. Traga entusiasmo e empatia para a conversa, dependendo do contexto.
💡Dica profissional: use o assistente de redação com IA do ClickUp Brain como seu parceiro de brainstorming para criar essa comunicação e garantir que você transmita a mensagem — e o tom — certos!
Passo 2: Abra espaço para perguntas e comentários
“Então, como estamos nos sentindo em relação a isso?” é uma boa maneira de começar se você fez seu anúncio em uma reunião.
Pesquisas e questionários podem acompanhar e-mails e outras formas de comunicação por texto (eles podem ser anônimos). Envie sondagens verbais a pessoas de confiança e incentive-as a fazer o mesmo em suas próprias equipes e departamentos.
Isso parece assustador e, reconhecidamente, não será fácil quando se deparar com dissidências. Mas considere isso uma oportunidade para um diálogo aberto, uma chance de acabar com as dúvidas.
Este é um fórum para você ouvir sobre as necessidades de ajuste, para que possa tomar as providências necessárias. É uma oportunidade para entender o motivo da resistência e encontrar maneiras de superá-la. É também neste momento que você obtém consenso, mostrando os resultados indesejáveis de não realizar a transformação.
💡Dica profissional: Quer ajudar as pessoas a darem feedback sincero? Crie pesquisas anônimas para que os funcionários possam expressar seus medos e dúvidas sem hesitação. O ClickUp Forms ajuda você a criar pesquisas personalizadas e coletar opiniões de maneira eficiente.
Etapa 3: Descreva o que acontecerá a seguir
Participe da reunião ou mensagem de anúncio da mudança com um plano detalhado do que acontecerá a seguir.
Claro, é possível que, em alguns tipos de transformação, cada departamento experimente a mudança de maneira única e tenha um plano de ação correspondentemente único.
No entanto, a maioria das ações de indivíduos, equipes e departamentos provavelmente terá impacto e influenciará umas às outras. Reserve um tempo para descobrir quais partes do plano precisam ser discutidas nas reuniões em nível organizacional e quais podem ser delegadas à comunicação em nível de departamento e equipe.
Esta é uma oportunidade para você ganhar confiança e dissipar as dúvidas e os medos que acompanham a mudança. Quando seu plano parecer sólido e viável, é provável que sua equipe se sinta menos estressada.
Lembre-se de definir prazos. Mantenha-os o mais realistas possível para evitar atritos desnecessários. Mantenha uma margem para atrasos.
Etapa 4: Lidar com a resistência sustentada
Nem todos se manifestarão nas reuniões organizacionais. Você pode obter feedback confiável por meio de pesquisas e enquetes, mas grande parte do sentimento genuíno da equipe provavelmente surgirá nas conversas.
É aí que entram em cena os seus “campeões da mudança”, chefes de departamento e gerentes de equipe. Eles devem não apenas definir as expectativas, ações e recursos em nível individual e de equipe em relação à mudança, mas também simplesmente conversar.
Pergunte às pessoas como elas estão se sentindo durante um café (ou uma pizza?) com a equipe. Aceite comentários sinceros. Convide as pessoas a pedirem um tempo a sós se tiverem perguntas que tenham vergonha de fazer ou opiniões que tenham receio de expressar.
Ao incentivar sua equipe a participar do diálogo pós-anúncio, ressalte a necessidade de respeito mútuo e empatia nessas conversas.
Etapa 5: Conte cada vitória
Na agitação de verificar os itens de ação do plano de transformação massivo que você apresentou na etapa 3, é natural manter os olhos no prêmio (e o pé no acelerador). Dito isso, reserve um tempo para reconhecer — e comemorar — os marcos alcançados. Aplauda as conquistas. Expresse sua gratidão. Compre um bolo para eles! (quem não gosta de bolo?)
Leia mais: Dicas para motivar sua equipe
E quanto às equipes remotas?
Se você tem uma equipe remota ou híbrida, siga todas as etapas acima, mas insista em ligações telefônicas individuais e amigáveis para verificar como estão as coisas. Você pode aprender muito com o tom de voz de alguém e ainda mais com uma interação individual. Incentive as pessoas a ligarem as câmeras para reuniões online ou, pelo menos, mostre seu rosto para compartilhar a autenticidade dos sentimentos que descrevemos na etapa um.
Antes de sair por aí, prepare-se bem
Liderar durante mudanças é assustador, e é aí que estar preparado é a melhor maneira de reforçar a confiança.
É uma boa ideia que os líderes de mudança dediquem tempo ao planejamento da comunicação (até mesmo cada palavra de um e-mail ou discurso), concentrando-se em ouvir (e não apenas escutar), colocando-se no lugar de sua equipe e organizando-se.
Comunicação
Estratégias de comunicação transparente são fundamentais para liderar durante a mudança. Planeje a série de e-mails, discursos e mensagens importantes que você pretende enviar. Seja honesto, simples e direto ao ponto. Ofereça uma visão clara e fatos relacionados às iniciativas de mudança propostas, em vez de retórica.
Habilidades de escuta
Como líder, você provavelmente já é um bom ouvinte. Agora é a hora de explorar essa habilidade mais do que nunca. É disso que se trata a segunda etapa do processo de mudança (e o componente de consenso dos 3 Cs).
Inteligência emocional
Um QE elevado é cada vez mais relevante para uma liderança sólida, mesmo quando tudo corre normalmente. Leia artigos de especialistas sobre o assunto e inscreva-se em recursos gratuitos que podem ajudá-lo a aprimorar essas habilidades. A inteligência emocional ajuda você a perceber emoções que não são expressas e a responder de acordo.
Leia mais: Inteligência emocional no trabalho
Organização de tarefas
Use uma ferramenta de gestão de mudanças para otimizar o processo, acompanhar o progresso e possibilitar a colaboração durante as iniciativas de mudança.
Aqui, um software de gestão de mudanças como o ClickUp pode ajudar a consolidar todas as suas tarefas de gestão de mudanças em uma única plataforma.
ClickUp Docs
Com o ClickUp Docs, você e sua equipe podem criar, compartilhar e colaborar em documentos em tempo real. Isso agiliza o processo de compilação e atualização de resumos de projetos, notas de reuniões, documentos estratégicos e outros documentos que podem contribuir para o seu projeto de transição.
Você pode centralizar tarefas, links e comentários adicionando-os diretamente a esses documentos.
Os líderes de mudança adoram o ClickUp Docs porque ele permite que eles:
- Crie novos recursos com facilidade usando modelos prontos
- Compartilhe instruções, ideias e comentários e volte a eles quando necessário
- Convide todos a compartilharem suas ideias
Quadros brancos ClickUp
Com o ClickUp Whiteboards, você pode acompanhar seus sprints de gerenciamento de mudanças e solicitar contribuições da equipe sobre o caminho a seguir, graças aos seus recursos de colaboração. Você pode criar vários quadros brancos e até mesmo convidar usuários visitantes de equipes de fornecedores ou clientes para acessar os quadros brancos quando necessário.
As pessoas adoram os quadros brancos do ClickUp porque eles permitem que você:
- Troque ideias exatamente onde o trabalho acontece
- Envolva equipes externas
- Transforme ideias em ação com facilidade
Clipes do ClickUp
Colaborar é menos demorado e muito mais rápido com o ClickUp Clips, que permite gravar sua tela, capturar informações importantes e compartilhar esses clipes com sua equipe. Você pode compartilhar instruções e novas maneiras de fazer as coisas com total clareza para que as equipes acessem quando for conveniente.
Os usuários do ClickUp adoram esse recurso porque ele permite que eles:
- Mostre, em vez de dizer, eliminando confusões e erros de “perda na tradução”.
- Salve clipes para reutilização, reduzindo a necessidade de repetição (e mais reuniões!).
- Compartilhe transcrições automatizadas para os membros da equipe que preferem instruções escritas
Também útil: As três fases de uma gestão de mudanças tranquila
Comece com o pé direito com modelos pré-criados
O ClickUp também oferece recursos úteis, incluindo modelos de gerenciamento de mudanças que ajudam você a planejar e colocar o processo em andamento.
Modelo de lista de verificação para gestão de mudanças da ClickUp
Uma ótima maneira de dar início a iniciativas de mudança é com uma lista de verificação, e é aí que o modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças do ClickUp pode ser útil.
Este modelo de planejamento permite que você identifique seus objetivos de mudança, descreva processos e protocolos relevantes, prepare suas equipes para a transição e acompanhe o progresso em cada etapa do processo de gestão da mudança.
Modelo de proposta de mudança da ClickUp
Outro recurso útil é o Modelo de Proposta de Mudança do ClickUp, que você pode usar ao sugerir mudanças que precisam da aprovação de tomadores de decisão e parceiros de negócios.
Este planejador ajuda você a delinear todas as etapas e recursos necessários para uma mudança bem-sucedida, criar um cronograma e um orçamento viáveis com confiança e manter todos informados sobre o que está acontecendo e por quê.
Modelo de plano simples de gestão de mudanças da ClickUp
Se você tem uma pequena empresa e deseja manter as coisas simples, o modelo de plano simples de gerenciamento de mudanças do ClickUp é o lugar certo para começar.
Este modelo ajuda você a começar com um plano viável, mesmo que nunca tenha usado uma ferramenta de planejamento e gerenciamento de projetos antes. Elabore um plano, acompanhe as mudanças e identifique problemas de maneira eficaz. Você pode até criar e editar subcategorias para se adequar ao contexto exclusivo do seu projeto.
Lidere durante a mudança, inspire equipes com o ClickUp
Liderar durante mudanças traz desafios e problemas temporários de adaptação, mas também pode ser um cadinho para transformações incríveis.
Uma abordagem calculada, comunicação consistente, escuta atenta e mostrar à sua equipe o panorama geral podem ajudá-lo a navegar pela mudança com o mínimo de atrito.
Além disso, prepare-se para enfrentar a resistência com empatia e abertura e leve em consideração o fato de que talvez seja necessário conversar individualmente com os críticos, responder a perguntas e obter alinhamento.
Acima de tudo, mergulhe na mudança munido de um plano, uma mente tranquila e uma plataforma como o ClickUp, que o ajuda a implementar esse plano com perfeição.
Vai embarcar em uma mudança em breve? Inscreva-se gratuitamente na plataforma de gerenciamento de mudanças da ClickUp e comece a organizar tudo para ter um ótimo começo.