A ideia de mudança organizacional em termos de estrutura, processos, estilo de trabalho e infraestrutura (em meio à digitalização) pode fazer com que sua equipe se sinta insegura. Talvez até mesmo ansiosa. De sua parte, e até mesmo da equipe, há uma sensação de perda de controle.
Neste blog, veremos como você pode manter - ou retomar - o controle ao promover mudanças. Falaremos sobre como você pode criar algum nível de previsibilidade e ajudar sua equipe a se sentir da mesma forma.
Ao final, você deverá se sentir preparado para planejar com eficiência uma mudança bem-sucedida e minimizar o estresse de toda a equipe ao conduzi-la pelo processo.
Entendendo como liderar por meio de mudanças
Então, o que realmente significa liderar pessoas por meio de mudanças?
Seu primeiro pensamento pode ser o de comunicar sua visão para a mudança organizacional planejada e, em seguida, fazer com que a equipe alinhe suas ações para atender à nova maneira de fazer as coisas.
E você está certo.
Mas as pessoas resistem à mudança. E é por isso que o gerenciamento de mudanças também envolve o reconhecimento e a compreensão dos motivos da resistência, a superação da resistência e a obtenção da adesão dos funcionários.
As pessoas não resistem à mudança. Elas resistem a serem mudadas!
Peter Senge, cientista e autor
É útil ser estratégico sobre como liderar sua organização ou equipe durante esse período. Veja como:
- Com o equilíbrio certo de força, firmeza, confiança e empatia, você pode se concentrar no que sua equipe precisa para se beneficiar, em vez de se esgotar com a mudança
- Quando você lidera o gerenciamento de mudanças com sucesso, mantém os níveis de produtividade, lealdade e confiança. Você transforma a mudança em uma oportunidade de crescimento
- Os melhores líderes usam a mudança para desenvolver laços mais profundos entre a equipe e a organização
Por outro lado, o que acontece se você não conseguir pensar criticamente sobre a liderança da mudança? O oposto do que descrevemos acima: moral baixo, lealdade prejudicada, produtividade reduzida e o estresse decorrente da incerteza e das necessidades de ajuste não atendidas.
Os 3 Cs da liderança eficaz durante a mudança
Liderar por meio de mudanças tem tudo a ver com a comunicação do "o quê" - ou seja, o que precisa mudar - e o que isso significa para a rotina diária de seus funcionários e seus KPIs gerais. Mas o "porquê" é igualmente importante. E isso nos leva aos três Cs de liderança eficaz em mudanças .
Os três Cs da liderança da mudança podem ser lidos como "claro-compelente-credível", "comunicação-colaboração-compromisso" ou "clareza-coragem-compromisso" Embora todos eles sejam importantes, diríamos que você precisa de clareza, consenso e consulta.
Clareza
É mais provável que você consiga a adesão dos funcionários quando sua equipe entender a lógica por trás da mudança organizacional. Você está pedindo que eles lidem com todas as dificuldades de uma rotina diferente, sistemas em evolução ou um conjunto totalmente novo de metas - o mínimo que você pode fazer é dizer-lhes o porquê. Se possível (e verdadeiro), diga a eles como uma mudança bem-sucedida os beneficiará.
Vamos entender isso melhor com um exemplo
Imagine que você está liderando uma empresa de varejo e está mudando para outra plataforma de comércio eletrônico. Naturalmente, equipes que vão desde compras e marketing até finanças e atendimento ao cliente precisariam se familiarizar com a plataforma. Parece um grande incômodo por nada.
Mas e se você explicasse como a mudança beneficiaria todas as equipes??
A promessa de um melhor gerenciamento de estoque ajudaria a sua equipe de compras a ver a mudança de forma positiva, dando boas-vindas à plataforma em vez de resistir a ela.
Da mesma forma, os profissionais de marketing serão menos resistentes a ferramentas que os ajudem a fazer seu trabalho com mais rapidez e eficiência. E qual equipe de atendimento ao cliente não ficará animada com a perspectiva de menos falhas no check-in e menos reclamações de clientes após a enxurrada inicial de consultas de clientes sobre coisas como: "Onde posso encontrar meu histórico de compras no novo layout da sua loja?"
Certifique-se de compartilhar KPIs e roteiros acionáveis com equipes e indivíduos para deixar suas expectativas claras. Isso não apenas formaliza suas expectativas, mas também oferece à equipe um recurso que pode ser consultado diariamente.
Consenso
Toda essa conversa sobre pessoas que resistem a mudanças, mas certamente sua equipe já o abordou solicitando mudanças (como "vamos usar essa ferramenta de automação", por exemplo).
A moral da história? **As pessoas aceitam as mudanças que propõem. Então, por que não se apoiar nessa noção ao liderar a sua equipe durante a mudança?
Sempre que possível, convide equipes e indivíduos para orientar, informar e fazer parte do processo de mudança em qualquer capacidade que seja viável. Comece a conversar com eles no início do estágio de ideação, e não depois do fato.
No exemplo acima, por exemplo, e se os líderes da empresa de comércio eletrônico realizassem uma reunião antes de escolher uma nova plataforma? Imagine-os perguntando às equipes quais eram suas principais preocupações e depois voltando, citando a plataforma como uma solução para as dificuldades dos funcionários.
De repente, a equipe sente um senso de responsabilidade e investimento na mudança organizacional. Eles pediram melhorias e a organização agiu para aliviar suas dificuldades.
É claro que nem sempre você tem a opção de incluir toda a equipe em algumas decisões. Por exemplo, e se você simplesmente precisar que as equipes concluam ações específicas porque isso é crucial para a conformidade? Não é possível envolver a equipe em tal decisão. Bem, em tais situações, você depende do primeiro C, ou seja, clareza.
dica profissional: A apresentação de cenários do tipo "e se não fizéssemos isso" pode criar consenso, mesmo em relação a decisões unilaterais orientadas por regulamentação ou compulsão.
Por exemplo, você pode destacar exemplos de como a não conformidade pode resultar em multas ou perda de reputação. Dessa forma, mesmo que sua equipe não tenha participado da decisão, todos concordam com o caminho a seguir.
Consulta
Esteja à disposição da sua equipe para consultas durante a processo de controle de mudanças .
Dependendo do tamanho da sua organização, você também pode querer **capacitar "campeões de mudança" internos capazes (use qualquer termo semelhante) para ajudar quando as equipes e os indivíduos tiverem dúvidas ou se encontrarem presos.
Em nosso exemplo de migração de plataforma de comércio eletrônico acima, os líderes podem querer nomear uma equipe de pessoas que já trabalharam com a plataforma para a qual você pretende mudar, em empregos anteriores. Como alternativa, podem ser pessoas mais confiantes com a plataforma porque foram escolhidas para um treinamento especial com o fornecedor ou por qualquer outro motivo.
Levando isso para um contexto mais amplo, se a organização não estiver à altura de suas necessidades ao navegar pela mudança, trabalhar com um consultor externo pode ajudá-lo a evitar as armadilhas de fazer isso de forma incorreta.
Se você estiver preocupado com gastos incrementais, considere o custo de contratar um consultor em relação ao preço de não fazer as coisas direito.
Talvez você também queira considerar como essas otimizações afetarão os custos, a receita e a lucratividade. De repente, pagar uma fração dessas economias ou ganhos potenciais para fazer o trabalho direito pode não parecer uma ideia tão ruim. Dito isso, faça as contas e conheça suas compensações.
Não há como enfatizar demais a importância dos 3 Cs da liderança durante a mudança. Quando você lidera a mudança com clareza e consenso e permanece disponível para consultas, você lidera a mudança de forma eficaz - torna-se fácil transferir a visão da liderança para aqueles que realmente a executam.
dica profissional: Embora possa ser necessário delegar tarefas de consulta, mantenha-se aberto e acessível, reservando tempo e ajudando sua equipe a se sentir vista e valorizada nesse momento. Talvez você não tenha todas as respostas o tempo todo, mas ajuda quando a sua equipe vê que você está empenhado em encontrar respostas em conjunto. A marca de um verdadeiro líder é a capacidade de se manter firme mesmo em meio a divergências. Além disso, você está fazendo isso com os melhores interesses da organização em mente. Nunca perca isso de vista.
Principais etapas, habilidades e estratégias para liderar por meio de mudanças
A seção anterior o orientou com a mentalidade necessária para abordar a mudança com sucesso. Nesta seção, falaremos exatamente sobre o que você precisa fazer. Vamos começar analisando as cinco etapas para liderar iniciativas de mudança bem-sucedidas, orientadas pelas dicas de mentalidade que abordamos na seção anterior.
Etapa 1: Anuncie uma visão clara da mudança organizacional
Você pode começar o anúncio com um e-mail e depois fazer uma reunião (ou adotar a abordagem inversa). De qualquer forma, ofereça os detalhes da mudança juntamente com uma explicação. Procure estabelecer toda a clareza e o consenso de que falamos ao se comunicar.
Essa comunicação deve soar forte, confiante e firme. Mas não se esqueça de ler novamente seu e-mail (ou discurso planejado) para garantir que ele tenha sentimento suficiente. Traga entusiasmo e empatia para a conversa, dependendo do contexto.
dica profissional: Use ClickUp Brain's assistente de redação de IA como seu parceiro de brainstorming na criação dessa comunicação e para garantir que você receba a mensagem e o tom certos!
Etapa 2: Abra o espaço para perguntas e comentários
"Então, o que estamos achando disso?" é uma boa maneira de começar se você tiver feito o anúncio em uma reunião.
Pesquisas e questionários podem acompanhar e-mails e outras formas de comunicação por texto (que podem ser anônimas). Envie mensagens verbais para pessoas de confiança e incentive-as a fazer o mesmo em suas próprias equipes e departamentos.
Isso parece assustador e, reconhecidamente, não será fácil quando houver discordância. Mas considere isso como uma oportunidade de diálogo aberto, uma chance para você deixar as dúvidas para trás
Este é um fórum para você ouvir sobre as necessidades de ajuste para que possa tomar providências. É uma chance de entender o motivo da resistência e encontrar maneiras de superá-la. É também quando você obtém consenso mostrando os resultados menos desejáveis da não transformação.
dica profissional: Quer ajudar as pessoas a lhe dar um feedback honesto? Crie pesquisas anônimas para que os funcionários possam expressar seus medos e dúvidas sem hesitação. Formulários ClickUp ajuda você a criar pesquisas personalizadas e a coletar informações com eficiência.
Etapa 3: Descreva o que acontecerá em seguida
Vá para a reunião ou mensagem de anúncio da mudança com um plano detalhado do que acontecerá em seguida.
É claro que é possível que, em alguns tipos de transformação, cada departamento vivencie a mudança de forma única e tenha um plano de ação correspondentemente único.
No entanto, é provável que a maioria dos itens de ação de indivíduos, equipes e departamentos tenha impacto e se complementem. Reserve um tempo para descobrir quais partes do plano precisam ser discutidas nas reuniões em nível de organização e quais podem ser delegadas à comunicação em nível de departamento e de equipe.
Essa é uma oportunidade para você construir confiança e dissipar as dúvidas e os medos que acompanham as mudanças. Quando seu plano parece sólido e factível, sua equipe provavelmente se sentirá menos estressada.
Lembre-se de definir cronogramas. Mantenha-os realistas o máximo possível para evitar criar atritos desnecessários. Mantenha uma margem para atrasos.
Etapa 4: Abordar a resistência sustentada
Nem todos se manifestarão na reunião em nível de organização. Você pode obter algum feedback confiável por meio de enquetes e pesquisas, mas grande parte do sentimento genuíno da equipe provavelmente surgirá nas conversas.
É aí que os "campeões da mudança", os chefes de departamento e os gerentes de equipe entram em cena. Eles devem não apenas delinear as expectativas, os itens de ação e os recursos em nível individual e de equipe em relação à mudança, mas também simplesmente conversar.
Pergunte às pessoas como elas estão se sentindo durante um café (ou uma pizza?) com a equipe. Aceite comentários sinceros. Convide as pessoas a pedirem um tempo a sós se tiverem perguntas que tenham vergonha de fazer ou opiniões que estejam preocupadas em expressar.
Ao incentivar sua equipe a participar do diálogo pós-anúncio, enfatize a necessidade de respeito mútuo e empatia nessas conversas.
Etapa 5: Conte cada vitória
Na correria de verificar os itens de ação do plano de transformação maciça que você apresentou na etapa 3, é natural manter os olhos no prêmio (e o pé no acelerador). Dito isso, deixe um tempo para reconhecer e comemorar os marcos históricos. Aplauda as realizações. Expresse sua gratidão. Compre um bolo para eles.
**Leia mais: Dicas para motivar sua equipe
E quanto às equipes remotas?
Se você tiver uma equipe remota ou híbrida, siga todas as etapas acima, mas insista em telefonemas individuais e amigáveis de check-in. Você pode aprender muito com o tom de voz de alguém e ainda mais com uma interação um-a-um. Incentive as pessoas a ligarem as câmeras para reuniões on-line ou, pelo menos, coloque seu próprio rosto à mostra para compartilhar a genuinidade dos sentimentos que descrevemos na etapa um.
Antes de sair, prepare-se bem
Liderar uma mudança é assustador, e é nesse ponto que estar preparado pode ajudar.
É uma boa ideia que os líderes de mudança dediquem tempo para planejar a comunicação (até cada palavra de um e-mail ou discurso), concentrando-se em ouvir (e não apenas escutar), colocando-se no lugar da equipe e se organizando.
Comunicação
Estratégias de comunicação transparente são essenciais para liderar a mudança. Planeje a série de e-mails, discursos e mensagens-chave que você pretende enviar. Mantenha as coisas honestas, simples e diretas. Ofereça uma visão clara e fatos relacionados às iniciativas de mudança propostas em vez de retórica.
**Leia também Livros para ajudar a aprimorar suas habilidades de comunicação
Habilidades de escuta
Como líder, você provavelmente já é um bom ouvinte. Agora é o momento de aproveitar essa habilidade mais do que nunca. É disso que trata a segunda etapa do processo de mudança (e o componente de consenso dos 3 C's).
Inteligência emocional
Um QE elevado é cada vez mais relevante para uma liderança sólida, mesmo quando se trata de negócios como de costume. Leia on-line e inscreva-se em recursos gratuitos que podem ajudá-lo a aprimorar essas habilidades. A inteligência emocional ajuda você a perceber emoções que não são expressas e a reagir de acordo.
Leia mais: Inteligência emocional no trabalho
Organização de tarefas
Use uma ferramenta de gerenciamento de mudanças para simplificar o processo, acompanhar o progresso e permitir a colaboração durante as iniciativas de mudança.
Aqui, software de gerenciamento de mudanças como o ClickUp, pode ajudar a consolidar todas as suas tarefas de gerenciamento de mudanças em uma única plataforma.
Documentos do ClickUp
É fácil tornar o planejamento de mudanças colaborativo com o ClickUp Docs
Com Documentos do ClickUp com o ClickUp Docs, você e sua equipe podem criar, compartilhar e colaborar em documentos em tempo real. Isso agiliza o processo de compilação e atualização de resumos de projetos, anotações de reuniões, documentos estratégicos e outros documentos que possam contribuir para o seu projeto de transição.
Você pode centralizar tarefas, links e comentários, adicionando-os diretamente a esses documentos.
Os líderes de mudança adoram o ClickUp Docs porque ele permite que eles:
- Criar novos recursos com facilidade usando modelos prontos
- Compartilhar instruções, ideias e comentários e voltar a eles quando necessário
- Convidar todos a compartilhar suas ideias
ClickUp Whiteboards
Os quadros brancos da ClickUp oferecem uma plataforma para canalizar ideias para a ação
Com Quadros brancos ClickUp com o ClickUp Whiteboards /%href/, você pode acompanhar os sprints de gerenciamento de mudanças e solicitar as contribuições da equipe sobre o caminho a seguir, graças aos seus recursos de colaboração. É possível criar vários quadros brancos e até mesmo convidar usuários convidados de equipes de fornecedores ou clientes para acessar os quadros brancos quando necessário.
As pessoas adoram os quadros brancos do ClickUp porque eles permitem que você:
- Trocar ideias exatamente onde o trabalho acontece
- Envolver equipes externas
- Transformar ideias em ação com facilidade
Clipes ClickUp
Acabe com a confusão e os erros com instruções em vídeo usando os clipes do ClickUp
A colaboração consome menos tempo e é muito mais rápida com Clipes do ClickUp que permite gravar sua tela, recortar informações importantes e compartilhar esses clipes com sua equipe. Você pode compartilhar instruções e novas maneiras de fazer as coisas com total clareza para que as equipes possam acessá-las quando quiserem.
Os usuários do ClickUp adoram esse recurso porque ele permite que eles:
- Mostrar, em vez de dizer, eliminando a confusão e os erros "perdidos na tradução"
- Salvar clipes para reutilização, reduzindo a necessidade de repetição (e mais reuniões!)
- Compartilhar transcrições automáticas para os membros da equipe que preferem instruções por escrito
**Também útil As 3 fases do gerenciamento suave de mudanças
Comece bem com modelos pré-construídos
O ClickUp também oferece suporte a você com recursos úteis, incluindo modelos de gerenciamento de mudanças que o ajudam a planejar e iniciar o processo.
Modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Uma ótima maneira de dar o pontapé inicial nas iniciativas de mudança é com uma lista de verificação, que é onde Modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças do ClickUp pode ser útil.
Esse modelo de planejamento permite identificar seus objetivos de mudança, delinear processos e protocolos relevantes, preparar suas equipes para a transição e acompanhar o progresso em cada etapa do processo de gerenciamento de mudanças.
Modelo de proposta de mudança do ClickUp
Estruture seu processo de aprovação de mudanças com o modelo de proposta de mudança do ClickUp
Outro recurso útil é Modelo de proposta de mudança do ClickUp que você pode usar ao sugerir mudanças que precisam da adesão de tomadores de decisão e parceiros comerciais.
Esse planejador o ajuda a delinear todas as etapas e recursos necessários para uma mudança bem-sucedida, a criar um cronograma e um orçamento acionáveis com confiança e a manter todos informados sobre o que está acontecendo e por quê.
Modelo de plano simples de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Modelo de lista de verificação de gerenciamento de mudanças do ClickUp
Se você é uma pequena empresa e deseja manter as coisas simples, Modelo de plano simples de gerenciamento de mudanças do ClickUp é onde você deseja começar.
Esse modelo o ajuda a começar com um plano acionável, mesmo que você nunca tenha usado uma ferramenta de planejamento e gerenciamento de projetos antes, a criar um plano, acompanhar alterações e identificar problemas de forma eficaz, além de criar e editar subcategorias para se adequar ao contexto exclusivo do seu projeto.
Prepare-se para gerenciar a mudança como um líder
Liderar em meio a mudanças não precisa ser um exercício doloroso para você e sua equipe, mesmo que isso traga desafios e problemas de ajuste temporários.
Uma abordagem calculada, uma comunicação consistente, uma escuta sincera e a apresentação do panorama geral à sua equipe podem ajudá-lo a navegar pela mudança com o mínimo de atrito.
Além disso, prepare-se para enfrentar a resistência com empatia e abertura e leve em conta o fato de que talvez seja necessário encontrar os opositores individualmente, responder a perguntas e obter alinhamento.
Acima de tudo, mergulhe na mudança munido de um plano e de uma plataforma, como o ClickUp, que o ajude a implementar esse plano com perfeição. Está embarcando em uma mudança em um futuro próximo? Inscreva-se na plataforma de gerenciamento de mudanças do ClickUp gratuitamente, e comece a alinhar as coisas para ter um ótimo começo.