Em uma época em que estamos constantemente sobrecarregados de informações, a premissa de uma versão em tamanho reduzido dessas mesmas informações pode ser inovadora para seus usuários.
Então, o que é necessário para preencher as lacunas de informações de forma eficiente em uma organização? O aprendizado, o treinamento e as informações podem ser disseminados com sucesso entre equipes e funções?
Os guias de referência rápida são muito úteis nesse caso. Eles servem como cápsulas de informações de fácil digestão que podem ser consumidas em qualquer lugar.
Neste guia, exploraremos os guias de referência, sua importância e como você pode criar facilmente um para a sua equipe. Vamos começar. 👷
O que é um guia de referência?
Um guia de referência é um documento que oferece aos usuários finais um conjunto condensado de instruções ou informações sobre o seu produto
O objetivo desse documento, diferentemente dos manuais do usuário, é ajudar a encontrar informações e resolver dúvidas da maneira mais rápida possível.
Breve e direto, ele torna as informações essenciais acessíveis ao leitor.
Os guias de referência geralmente contêm instruções fáceis de seguir, passo a passo, para que os usuários realizem uma determinada tarefa. Devido à sua brevidade, eles desempenham um papel importante na aceleração da adoção de produtos ou serviços.
Por exemplo, um guia de instalação de produto que vem com um gadget recém-adquirido. Ao contrário dos manuais detalhados, esses guias se concentram no compartilhamento de informações diretas que são facilmente consumíveis e acionáveis.
leia também:📖 Leia também: As 10 melhores ferramentas de software de colaboração de documentos
Quais são os elementos de um guia de referência?
Os guias de referência rápida são divididos por finalidade, mas unidos por um objetivo comum de fazer com que o aprendizado (ou treinamento) pareça orgânico e fácil.
Independentemente de você estar criando um guia passo a passo ou um guia de visão geral do produto/processo, aqui estão alguns elementos essenciais que tornam os guias rápidos, consumíveis e eficazes. 👇
1. Título
Mantendo a simplicidade, certifique-se de que o título do seu guia de referência responda - para quem o guia se destina e o que ele resolve - em um piscar de olhos. Isso ajuda os usuários finais a descobrir guias relevantes mais rapidamente ao tentar resolver uma consulta. Isso os capacita a navegar em seu produto ou serviço com confiança, aumentando o quociente geral de satisfação do cliente.
2. Conteúdo
Ao redigir guias de referência, sempre organize-os. **Corte o jargão, a comunicação complexa e os parágrafos pesados. Dessa forma, seu público-alvo pode chegar mais rapidamente ao cerne da questão. Quanto mais rápido as informações resolverem os problemas deles, mais rápido eles poderão voltar a desfrutar de seu serviço.
3. Visuais
O cérebro humano pode reter e processar imagens em uma velocidade velocidade impressionante de 13 milissegundos . Portanto, incorporar elementos como capturas de tela, ícones e imagens da interface do usuário em seu guia para torná-lo visualmente atraente torna-se algo óbvio.. Além disso, os guias de produtos e os vídeos instrutivos são muito mais atraentes com elementos visuais.
4. Formato
A finalidade de seu guia de referência rápida determina o formato mais apropriado para ele.
Por exemplo, um documento de diretriz de processo único pode exigir uma estrutura simples. Por outro lado, a criação de um guia de instruções incorporaria várias seções.
5. Brevidade
Um guia de referência eficaz é quase sempre fácil de ler e se limita a uma contagem de páginas de, no máximo, duas. Praticar a brevidade é um ótimo exercício para descomplicar as informações de seu produto ou processo. Isso as torna acessíveis até mesmo para os não iniciados tecnicamente.
Bônus: Saiba como escrever especificações técnicas de uma forma que seja fácil para todos entenderem.
Por que um guia de referência é importante?
Um guia de referência deve ter o seu peso, ou seja, ser autoexplicativo e, ao mesmo tempo, antecipar e responder às dúvidas que os usuários finais possam ter.
Tudo se resume a quão preciso e fácil de usar é o seu guia de referência rápida.
Mas, antes de explorarmos como os guias de referência rápida podem criar a fidelidade do cliente ou aumentar a satisfação, vamos nos aprofundar no motivo pelo qual eles são importantes.
Os guias de referência rápida são versáteis, pois abordam desafios ou cenários de complexidades variadas. Em instituições educacionais, eles podem ser usados por professores para definir e padronizar o currículo e os planos de aula.
As organizações baseadas em serviços podem consultar guias de práticas recomendadas para manter a consistência na prestação de serviços e proteger sua reputação. Ao mesmo tempo, os líderes de experiência do cliente podem usar materiais de referência para acelerar o treinamento dos agentes de atendimento ao cliente.
Os guias de referência também:
- Familiarizam os usuários com os produtos em um ritmo próprio, reduzindo o atrito
- Simplificam o treinamento, documentando e alinhando os funcionários e as partes interessadas, o que ajuda a reduzir os custos de treinamento
- Ajudam os usuários a encontrar soluções mais rapidamente, fornecendo respostas úteis
- Melhorar a integridade da marca, definindo e garantindo que os padrões de referência de serviço sejam cumpridos
Como criar um guia de referência rápida
Os guias de referência são essenciais para fornecer instruções e delinear os principais fundamentos, como cultura, processos ou estruturas de conformidade. Igualmente crucial é a forma como um guia de referência é projetado. Ele deve ter a estrutura correta e ser acessível ao público-alvo. ClickUp simplifica esse processo, fornecendo uma plataforma completa para organizar, projetar e fornecer seus guias de referência rápida com facilidade.
Siga estas etapas para criar o guia de referência perfeito para seu público.
Passo 1: Identifique seu público
Um guia de referência bom e cheio de recursos tem como objetivo abordar os pontos problemáticos do seu público e responder a todas as suas perguntas, mesmo antes de elas serem feitas.
Isso determina as informações que você compartilha e o nível em que as compartilha. A profundidade das informações incluídas em um guia para equipes de vendas ou de prospecção seria diferente do que seria incluído em um guia de visão geral do produto.
A identificação de seu público começa com o reconhecimento das partes interessadas do guia. Caso você ainda não tenha uma ideia definitiva, pode valer a pena explorar quem seu guia mais impactaria. Para isso, faça um levantamento dos dados existentes, entreviste seus colegas do setor/local de trabalho e faça algumas pesquisas.
Ao trabalhar para identificar seu público, considere o uso de Cérebro ClickUp , um assistente de IA incorporado à plataforma ClickUp. Essa ferramenta analisa dados importantes, como tendências de mercado, avaliações de clientes e atividades dos concorrentes.
Utilize o ClickUp Brain para analisar dados e descobrir as necessidades de seu público de forma eficaz
Com as personas do público, o ClickUp Brain identifica as necessidades e os desafios específicos de várias partes interessadas, permitindo que você adapte seu conteúdo de forma eficaz.
Etapa 2: Estabeleça o objetivo e o esboço
Com o público final em mente, é hora de criar seu guia de referência.
Algumas perguntas que você talvez precise responder antes de fazê-lo:
- Quais informações têm prioridade?
- Qual é o nível de contextualização necessário antes de chegar ao conteúdo principal?
- Existem algumas práticas recomendadas a serem consideradas ao desenvolver um esboço?
É uma boa prática criar uma estrutura que responda primeiro às maiores dúvidas de seu público. Em vez de cobrir uma ampla gama de informações, pense em hiperfocar em um tópico, assunto ou consulta.
Quando se trata de criar a estrutura do seu guia, o ClickUp Brain ajuda oferecendo sugestões orientadas por IA para o objetivo e o esboço. Ele fornece recomendações sobre tópicos importantes e a melhor forma de organizar o conteúdo para maior clareza e foco.
Adapte o ClickUp Brain às suas necessidades e preferências para a geração precisa de conteúdo
Etapa 3: Formatar o conteúdo para facilitar a leitura
Seu conteúdo deve atender ao seu público onde ele está. Isso significa que, a menos que esteja se dirigindo a um público com formação técnica, mantenha o jargão do setor fora do seu guia de referência.
Mas não se trata apenas da linguagem - seu guia de referência precisa ser fácil de ler e, definitivamente, valioso por si só.
Se o seu guia for incoerente sem o estudo de outros recursos, ele não terá valor.
Veja o que você pode fazer para garantir que o conteúdo do documento do seu guia seja útil e compreensível:
- Corte a ambiguidade: Não introduza um tema ou processo se ele não for pertinente ao seu conteúdo existente.
- Simplifique: Use uma linguagem simples e universal. Ao detalhar os processos, descreva-os em vez de recorrer à linguagem técnica.
- Formatar para maior clareza: Parágrafos longos e volumosos podem ser cansativos. Sempre que possível, divida as frases em parágrafos menores e os conceitos em marcadores. Escolha fontes que sejam legíveis e fáceis de ler.
- Mantenha-se atualizado: A verificação das informações é uma parte essencial desse processo, especialmente se você estiver criando guias de referência sobre processos que tendem a mudar.
A criação de guias de referência nem sempre é rápida, especialmente se eles envolvem detalhes sobre processos ou produtos que exigem a adesão de diferentes partes interessadas.
Em cenários como esse, a escolha de uma plataforma que lhe dê a liberdade de personalizar e colaborar, ao mesmo tempo em que protege o acesso aos documentos, não é negociável. ClickUp Docs pode ajudar com isso.
ClickUp Docs
Melhore a colaboração multifuncional com o ClickUp Docs
O que o torna a escolha certa? Bem, com o Docs, você pode:
- Formatar o documento de acordo com sua preferência - desde opções de estilo e páginas aninhadas até a incorporação de marcadores e tabelas
- Pesquisar, classificar e filtrar por meio doCentro de documentos do ClickUp para encontrar qualquer documento necessário, evitando a demorada tarefa de rolagem interminável
- Você pode editar com sua equipe em tempo real, converter texto em tarefas e muito mais
Acesse opções de formatação avançada e comandos de barra para destacar pontos importantes no ClickUp Docs
leia também:📖 Leia também: Como usar IA para documentação (casos de uso e prompts)
Etapa 4: Torne seu guia envolvente
Com a estrutura e o conteúdo prontos, tudo o que falta ao seu guia é um pouco de elegância. Por quê?
As pessoas tendem a responder e a reter estímulos visuais rapidamente. Portanto, um guia/protocolo passo a passo para lidar com chamadas difíceis de atendimento ao cliente ou para usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou CRM torna-se mais eficaz com os "estímulos" certos.
Elementos como vídeos, GIFs e mostruários de produtos tornam envolvente o aprendizado até mesmo dos processos ou informações mais tediosos.
Aprimore seus documentos de processo e guias de referência com o ClickUp Clips Clipes ClickUp permite capturar, gravar e compartilhar gravações instantâneas de tela com a opção de integrar narrações.
Ele se incorpora perfeitamente à interface do ClickUp, permitindo a gravação de tela rápida e conveniente quando você precisa demonstrar processos ou recursos. Você pode compartilhar seu conteúdo sem esforço, escolhendo entre compartilhamento público ou privado e opções de download.
Se você quiser fazer um vídeo de treinamento para complementar seu guia de referência, a incorporação de clipes pode enriquecer significativamente a experiência de aprendizado.
Além disso, o ClickUp Brain permite transcrever clipes em qualquer lugar, melhorando a acessibilidade de seus guias de referência. Todas as gravações são salvas e podem ser facilmente descobertas por meio do Hub de clipes do ClickUp garantindo que seu público-alvo encontre as informações de que precisa.
Acesse o ClickUp Clips Hub para navegar, pesquisar e recuperar facilmente seus clipes sempre que precisar deles
Para começar a usar seu guia de referência, examine o repositório de modelos que o ClickUp tem, como este. 👇
Modelo de resumo de produto do ClickUp
O modelo de resumo de produto do ClickUp é um documento pré-construído do ClickUp que o ajuda a organizar instantaneamente os elementos mais importantes para o desenvolvimento do seu produto em um documento coeso.
O modelo Modelo de resumo do produto ClickUp é a resposta para a "Ave Maria" de todo gerente de produto. Quando o sucesso de um produto depende de equipes multifuncionais em diferentes estágios de desenvolvimento, um consenso é crucial.
Esse modelo permite que os gerentes de produtos alinhem todas as equipes por meio de metas de benchmarking, critérios de sucesso, planos de lançamento e especificações funcionais em um documento acessível. Independentemente de um produto ser criado do zero ou reinventado, os gerentes de produto descobrem uma plataforma para informar, acompanhar e gerenciar projetos de forma coesa e eficiente.
O ClickUp tem muito a oferecer em um só lugar, como gerenciamento de projetos, opções de brainstorming, gerenciamento de tarefas, planejamento de projetos, gerenciamento de documentação etc. Sem dúvida, ele facilitou a vida comparativamente, pois é fácil de usar, a interface do usuário é bem projetada e a colaboração dentro da equipe e com outras equipes é mais fácil. Conseguimos gerenciar melhor o trabalho, acompanhar e relatar o trabalho com facilidade e, com base no progresso das reuniões diárias, foi fácil planejar o futuro.
Ansh Prabhakar, analista de aprimoramento de processos de negócios, Airbnb
Melhores práticas para criar um guia de referência rápida
Os guias de referência rápida precisam ser exatamente isso: rápidos. Dependendo do guia que você criar, isso pode significar a decomposição de processos complexos ou evitar o jargão técnico.
Aqui estão algumas práticas recomendadas e verificadas a serem adotadas ao criar seu primeiro (ou próximo) guia de referência rápida. 🗒️
1. Entenda seu público e as necessidades dele
Os melhores guias de referência se tornam o ponto de verificação definitivo quando seu público-alvo quer entender e navegar pelo seu produto. Isso requer apenas que você preveja todas as dúvidas que eles possam ter.
Analisar fóruns on-line, pesquisas ou até mesmo consultar as equipes que interagem com seus consumidores regularmente pode oferecer um tesouro de insights. Principalmente sobre as barreiras que eles enfrentam ao usar seu produto ou serviço.
Isso o ajuda a criar uma lista de verificação e a gerar o esboço do seu guia de referência rápida.
2. Otimize o formato do guia para facilitar a leitura e a acessibilidade
Um fator importante a ser considerado ao projetar seu guia de referência é fazer com que ele seja o primeiro a ser usado. Afinal, o objetivo é reduzir exponencialmente o tempo de adoção do produto entre os usuários.
Isso pode significar descartar a apresentação do produto bem organizada e se ater ao essencial, como os nomes dos recursos. Responda primeiro às perguntas dos usuários e comunique-se em uma linguagem que eles entendam
Abandone o jargão e adote melhores práticas de formatação, adotando frases curtas e nítidas e marcadores sempre que necessário. Adicione imagens para envolver ainda mais o leitor. A acessibilidade das informações é fundamental.
3. Inclua somente informações relevantes
Quando a amplitude e a profundidade de um produto são extensas, é fácil perder o controle do que é relevante.
Ao criar guias de referência de produtos, concentre-se em um aspecto de cada vez para garantir que o público-alvo tenha todas as informações necessárias para navegar pelo produto de forma autônoma. Isso significa manter as informações sobre outras funcionalidades ou funcionalidades relacionadas fora do guia.
4. Ajuste seu conteúdo de forma consistente
Os guias de referência devem permanecer tão dinâmicos quanto seus produtos ou processos. Entretanto, esse não é o único motivo pelo qual você precisa auditá-los e alterá-los de tempos em tempos.
Uma boa prática a ser adotada com esses guias é verificar a finalidade que eles têm para o seu público. Os guias de referência precisam evoluir sempre que necessário para refletir as mudanças nos produtos, as preocupações e expectativas dos usuários e os insights sobre sua usabilidade
Quais são os tipos de guias de referência rápida?
Está mais do que claro que entender as necessidades do seu público é a base para criar o guia certo para ele. Uma visão panorâmica de seu assunto de foco não pode atender a consultas mais específicas sobre ele.
Aqui está uma pequena introdução ao mundo dos guias de referência rápida para que você possa fazer uma escolha bem informada. ✅
Guias de início rápido
Esses guias são simples e sem complicações, destinados a ajudar os usuários a começar com o pé direito. Instruções claras e ilustrações fáceis de entender podem tornar o guia "introdutório" perfeito.
Exemplo: Guias de instalação que abrangem a instalação e a desinstalação de software.
Guias de visão geral do produto
Essa é a ferramenta perfeita para ajudar novos usuários a conhecer amplamente os recursos de um produto. Ao destacar seus principais recursos, esse guia oferece a plataforma perfeita para estabelecer o valor que ele oferece.
Os guias de visão geral do produto são a escolha ideal em cenários onde um cliente está conhecendo um produto ou a equipe de divulgação do produto está preparando uma apresentação para clientes em potencial
**Exemplo: Um catálogo que abrange as ofertas de um produto EdTech, como um kit de codificação.
Bônus: Descubra os modelos de documentação técnica para simplificar seu processo de redação com um formato estruturado que o ajuda a capturar informações essenciais.
Guias de tarefas
Os guias de tarefas ou tutoriais são uma forma imersiva de explorar determinados recursos específicos de um produto. Eles fornecem instruções concisas e claras para realizar tarefas específicas, demonstrando fluxos de trabalho específicos
Exemplo: Guias de bricolagem compartilhados por lojas de consumo on-line, como varejistas de móveis.
Guias de atualização de produtos
Em um nível funcional, esses guias documentam as atualizações e seu significado para os usuários finais. Por outro lado, você pode otimizá-los para mostrar a dedicação da sua organização em aprimorar a experiência do cliente com o produto.
**Exemplo: Instruções sobre como navegar pelas atualizações de funcionalidade feitas em um software ou em uma plataforma.
Guias de instruções ou passo a passo
Esses guias são semelhantes a uma forma de orientar seus usuários em qualquer processo. **Com instruções sequenciais, os guias "como fazer" simplificam as tarefas usando informações detalhadas para cada etapa
Recursos visuais, como capturas de tela, são usados para representar fluxos de trabalho abrangentes de forma digerível.
Exemplo: Processos elaborados como reinicialização de um servidor ou resposta a um erro de rede.
Guias de integração
Assim como os processos, as pessoas dependem de estrutura e estrutura para navegar no mundo ao seu redor. **Os guias de integração são uma ótima ferramenta para iniciar novos membros da equipe nos sistemas, na cultura e nas práticas de uma organização
Exemplo: Processos de indução de funcionários em corporações.
**Leia também Como criar modelos de documentos eficazes
Exemplos de guia de referência rápida
Selecionar o modelo certo é essencial ao criar um guia de referência. Depois de finalizar seu formato, o processo de desenvolvimento do guia se torna significativamente mais simplificado.
O ClickUp fornece uma variedade de modelos que você pode usar como exemplos para criar seus guias de referência rápida.
Por exemplo, o modelo Início rápido do ClickUp: Modelo de gerenciamento de projetos oferece às organizações um modelo de guia de referência para gerenciar roteiros de produtos. Como alternativa, o Modelo de diretrizes da marca ClickUp oferece às equipes de marketing um recurso pronto para uso para compilar guias de marca abrangentes.
Fácil de navegar e personalizar, aqui estão outros exemplos de modelos que você pode explorar:
Modelo de diretrizes de redação do ClickUp
O modelo de diretrizes de redação do ClickUp foi desenvolvido para ajudar a garantir uma redação consistente em sua organização.
Uma voz e um tom fortes são essenciais para qualquer marca. O Modelo de diretrizes de redação do ClickUp **permite que as marcas mantenham uma identidade consistente e precisa em todos os pontos de contato de comunicação. Isso inclui postagens de blog, artigos, atualizações de mídia social e documentação técnica .
Garantir que cada parte do conteúdo reflita os valores e a mensagem da marca cria uma experiência coesa para o seu público. A utilização de status e campos personalizados no modelo permite que você gerencie e acompanhe projetos de redação em todos os estágios de forma eficaz. Com a integração de IA, automação e muito mais, a colaboração em projetos se torna fácil.
Modelo de documentação do produto ClickUp
O modelo de documentação de projeto do ClickUp foi desenvolvido para ajudá-lo a manter a documentação do projeto organizada e facilmente acessível.
O modelo Modelo de documentação do produto ClickUp garante que todos os projetos de desenvolvimento de produtos sejam simplificados. Esse modelo oferece uma plataforma centralizada para definir planos de projeto, estabelecer orçamentos e acompanhar o roteiro, tornando as especificações do produto bem-sucedidas.
As equipes envolvidas podem usá-lo para acompanhar o progresso, acessar documentos relevantes e acompanhar os cronogramas e orçamentos. Além de oferecer uma plataforma para documentação do projeto se a documentação do projeto for muito simples, esse modelo permite que as equipes de produtos eliminem as chances de falhas de comunicação, imprecisão de informações ou dados e gargalos do projeto, tanto previstos quanto imprevistos.
Crie guias de referência rápida que cliquem com o ClickUp
Os guias de referência rápida são a chave para simplificar a curva de aprendizado e, ao mesmo tempo, manter os custos baixos.
Ao contrário dos manuais extensos, eles são projetados para serem facilmente atualizados, garantindo que sua equipe sempre tenha acesso às informações mais recentes sem o incômodo de revisar documentos extensos ou realizar workshops demorados
Ferramentas como o ClickUp oferecem muitos benefícios, inclusive a criação simplificada de conteúdo. Além disso, seus modelos fornecem uma base sólida para seus guias, economizando tempo e garantindo a consistência. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!