Deseja criar um plano de projeto para a sua equipe?
Não precisa procurar mais!
Não importa a complexidade do seu projeto, nós temos o que você precisa!
Neste artigo, vamos ajudá-lo a elaborar um plano de projeto abrangente para melhorar a colaboração da equipe. Apresentaremos um passo a passo do que você deve fazer. Você também receberá alguns modelos úteis de plano de projeto para começar a criar um modelo de plano de projeto imediatamente.
Vamos começar..
O que é um plano de projeto?
Um plano de projeto descreve as etapas necessárias para concluir um projeto. Ele identifica o escopo, os entregáveis, as metas e os prazos do seu projeto.
Sem um plano de projeto, você não terá clareza sobre:
- Do que se trata o projeto.
- O que oobjetivos do projeto são.
- Quais são os entregáveis do projeto.
- Qual é o cronograma do projeto.
- Quem trabalhará em cada projeto e em que capacidade.
- Quais recursos são necessários para concluir o projeto.
Um plano de projeto bem elaborado lhe poupará muito tempo e dinheiro. É a maneira mais confiável de cumprir seus metas do projeto dentro dos prazos.
Principais componentes de um plano de projeto bem-sucedido
1. Orçamento
Um bom plano de projeto sempre inclui um orçamento recomendado orçamento . É uma maneira simples de manter seus processos de despesas em dia e manter o projeto lucrativo.
2. Tarefas de trabalho detalhadas
Seu plano de projeto deve incluir um detalhamento do trabalho de cada tarefa e subtarefa associada ao projeto.
3. Cronograma do projeto
Um plano de projeto deve incluir um cronograma de projeto para manter seu projeto funcionando sem problemas. Você deve mapear o cronograma do projeto para garantir o cumprimento dos prazos.
4. Gerenciamento de recursos
Seu plano de projeto precisa fazer um balanço dos recursos à sua disposição para gerenciá-los de forma eficaz. Esses recursos podem ser coisas como mão de obra, software, hardware ou tempo.
5. Sistemas de comunicação
Seu plano de projeto deve comunicar claramente os objetivos e as expectativas do projeto. Além disso, deve haver software e sistemas implementados para que a equipe do projeto possa se comunicar facilmente.
6. Escopo do projeto
Um plano de projeto bem-sucedido descreve claramente seu escopo. Ele define quais são seus objetivos e o que está sob sua alçada. Isso ajuda a evitar desvios de escopo
- o que pode retardar drasticamente seu progresso.
7. Resultados do projeto
Um gerente de projeto pode usar planos de projeto para definir as metas, marcos do projeto e entregas associadas a cada estágio do projeto.
Como fazer um plano de projeto incrível
O planejamento bem-sucedido de um projeto não é difícil, mas pode consumir muito tempo se você não tiver certeza de como abordar o processo de planejamento. Para economizar seu tempo, dividimos o processo de planejamento em nove etapas simples que você pode seguir facilmente.
Etapa 1: Faça sua pesquisa
Antes de criar um plano de projeto, você precisa examinar todas as informações disponíveis. Você precisa entender o que o cliente (interno ou externo) quer e o que ele deseja alcançar.
Examine minuciosamente todos os documentos importantes e as comunicações relacionadas ao projeto. Podem ser discussões que você teve com o cliente, ideias que você anotou, dados preliminares que você coletou - tudo.
Usar um Wiki ou uma ferramenta de gerenciamento de documentos como o ClickUp docs é a maneira mais simples de manter todas essas informações em um espaço organizado.
Somente quando você tiver uma compreensão completa do trabalho a ser realizado, poderá elaborar um modelo de plano de projeto para ele.
Etapa 2: Faça a si mesmo as perguntas certas
Depois de ter todas as informações em mãos, é hora de começar a trabalhar no plano do projeto. Antes de iniciar um projeto, é sempre importante se sentir confortável com ele.
Faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Quais são os requisitos do cliente para este projeto?
- Há mais alguma coisa que eu precise do cliente e das partes interessadas no projeto?
- Já trabalhamos com umestrutura analítica do trabalho como essa antes?
- Quais são os obstáculos óbvios ao progresso deste projeto?
- Tenho pessoas suficientes para trabalhar neste projeto?
- Que outrosdesafios enfrentarei durante o projeto?
Responder a essas perguntas logo no início reduz as chances de surgirem problemas inesperados no futuro. Você fez a devida diligência e agora está preparado para começar a trabalhar no seu projeto.
Etapa 3: Colaboração com a sua equipe
A maioria dos gerentes de projeto não inclui sua equipe em toda a fase de planejamento do projeto. a equipe é responsável por **_executar _o plano, não por criar estratégias, certo?
Isso resulta em grandes problemas em sua estrutura analítica de trabalho.
Como você nunca levou em conta a opinião da sua equipe, ela pode ter problemas com determinadas metas, entregas ou marcos do projeto. Agora você está preso a um plano de projeto que não se alinha com as capacidades ou aspirações da sua equipe. Você pode recomeçar e elaborar um novo plano ou continuar com o plano atual, que certamente ultrapassará os prazos ou não atenderá às suas expectativas.
Nenhuma das opções é ideal.
Os gerentes de projeto podem evitar esse dilema trazendo sua equipe para o processo de planejamento do projeto desde o início. Por exemplo, eles podem programar uma reunião inicial . É uma etapa simples que pode reduzir enormemente as chances de seu projeto ultrapassar os orçamentos e as datas de término.
Etapa 4: Defina metas, entregáveis e prioridades
Depois de reunir a sua equipe, você pode começar a definir o escopo do projeto. O escopo do projeto inclui as metas, as prioridades e os entregáveis do projeto.
Vamos dar uma olhada em cada um desses elementos.
A) Metas
A primeira etapa desse processo é decidir sobre as metas do projeto. Além das principais metas do projeto, como a conclusão e o lançamento do projeto, você também deve acompanhar as metas menores. Essas podem incluir metas de projeto relacionadas a:
- Domínio do software
- Produtividade
- Trabalho em equipe e colaboração
- Autogerenciamento
Lembre-se de que essas metas menores são vitais no grande esquema das coisas e desempenharão um papel enorme no sucesso do seu projeto. Como sua equipe tem uma ideia clara do que precisa fazer, ela pode começar a trabalhar imediatamente.
B) Entregáveis
Cada meta definida por um gerente de projeto deve ter um resultado associado a ela. É importante definir claramente esses entregáveis para a sua equipe antes de iniciar o projeto. Isso lhes dá uma ideia concreta do que se espera deles e de como podem progredir.
As entregas do projeto não precisam ser apenas itens tangíveis, como relatórios e arquivos. Por exemplo, ao trabalhar com software, o desenvolvimento de um esquema de cores pode ser considerado uma entrega.
Tudo o que uma entrega precisa fazer é mostrar a prova do progresso de um projeto em um estágio. Uma vez que você os tenha implementado, sua equipe poderá realizar suas tarefas com facilidade.
C) Prioridades
Definir prioridades para os objetivos do projeto é outra parte importante do processo de planejamento do projeto. Atribuir prioridades às metas ajuda a sua equipe a entender quais tarefas são importantes em um determinado momento.
Por exemplo, certificar-se de que uma formulário de registro é capturar os dados em seu CRM é mais importante do que descobrir o esquema de cores perfeito para o formulário.
Etapa 5: Delegar
"Se você realmente quer crescer como empresário, precisa aprender a delegar."
- Richard Branson, empresário britânico
É compreensível a tentação de um gerente de projeto de supervisionar "todo" o processo de trabalho. Ele quer que o processo avance sem problemas e evite contratempos, certo?
O problema com essa abordagem é que você deixará tudo mais lento. Ao fazer com que tudo passe por você, você está criando gargalos enormes no fluxo de trabalho da sua equipe. Delegação é uma parte essencial do planejamento de projetos. Você precisa confiar em sua equipe para fazer as coisas, caso contrário, nunca progredirá como empresa.
Incluir sua equipe no processo de planejamento pode ser incrivelmente útil nesse ponto. Como eles conhecem suas capacidades, estarão mais bem posicionados para entender se podem gerenciar uma tarefa. Isso fará com que o processo de delegação seja um esforço colaborativo, em que ninguém está fazendo mais do que pode fazer.
Etapa 6: Programe o plano do seu projeto em um gráfico de Gantt
Depois de decidir as metas, as entregas e o pessoal, você pode começar a traçar o cronograma do projeto em um gráfico de Gantt.
Pense Gráficos de Gantt estão desatualizados?
Na verdade, eles evoluíram bastante! Se você usar os gráficos de Gantt do ClickUp, descobrirá como eles podem ser legais!
Essa é uma ótima maneira de dar à sua equipe uma visão geral do que está por vir. Seu gráfico de Gantt conterá cada tarefa, responsável e data de vencimento. Tudo o que sua equipe precisa é dar uma olhada e saberá o que está por vir.
Os gráficos de Gantt são especialmente úteis para mapear marcos, que podem funcionar como pontos de verificação para a sua equipe. Também é uma ótima ferramenta para fazer um balanço das dependências de suas tarefas e gerencie as prioridades de suas tarefas. Caso esteja com pouco tempo, você sempre pode calcular o caminho crítico de um projeto para identificar a maneira mais rápida de realizar as tarefas.
Para obter mais informações sobre o que é um caminho crítico e como calculá-lo no ClickUp, clique em aqui .
Etapa 7: Aceitar que as coisas saiam do planejado
Embora não seja possível se preparar para o inesperado, você pode minimizar os danos que ele pode causar ao andamento do seu projeto.
Sempre deixe algum espaço no cronograma do projeto para lidar com os contratempos do projeto. Nenhum projeto sairá exatamente como planejado, mas isso não é necessariamente uma coisa ruim. Desde que você trate essas reviravoltas como um processo de aprendizado e adaptação, não haverá problema.
Etapa 8: mantenha a comunicação com a sua equipe
É importante ter sempre uma linha direta de comunicação com a sua equipe durante um projeto. Isso lhes dá um canal para comunicar quaisquer atualizações ou problemas do projeto. Você pode facilmente fazer um balanço do status do projeto e recomendar outros cursos de ação.
Os canais de comunicação também ajudam a sua equipe a colaborar entre si. Muitas vezes, as tarefas do projeto envolvem várias pessoas e elas precisarão trabalhar juntas para realizar as tarefas. Ter um canal de comunicação robusto que possa lidar com imagens, vídeos e arquivos, como os comentários do ClickUp, é uma ótima maneira de manter sua equipe trabalhando em conjunto de forma excelente.
Etapa 9: Realizar uma revisão e análise pós-projeto
É importante que os gerentes de projeto realizem uma revisão pós-projeto. Isso o ajudará a avaliar a eficácia do seu plano de projeto e a resolver quaisquer problemas que tenham surgido.
Envolva a sua equipe e permita que ela expresse o que gostou e o que não gostou na configuração do projeto. Esse é um feedback valioso que o ajudará a elaborar um plano mais amigável para a equipe no futuro.
Como o ClickUp pode ajudar no planejamento de projetos
Embora o planejamento do projeto possa ser um processo complexo, ClickUp pode ajudá-lo a simplificar isso. Ele tem tudo o que você poderia pedir de um software de gerenciamento de projetos:
- Tarefas e subtarefas
- Listas de verificação
- Gráficos de Gantt
- Status personalizados
- Notificações personalizadas
- Várias exibições - Kanban, lista, calendário etc.
- Diversas integrações
_E isso é só o começo!
Veja a seguir como o ClickUp pode ajudá-lo a executar seu plano de gerenciamento de projetos com facilidade:
Requisito nº 1 do planejamento de projeto: criar um espaço de projeto ordenado
Um dos principais elementos do planejamento de projetos é a criação de um espaço para o projeto que seja limpo e ordenado. Sua equipe precisa ter um espaço bem definido para se organizar e trabalhar nas atividades do projeto em conjunto. Cada projeto precisa de um espaço que inclua:
- Descrições detalhadas das tarefas
- Subtarefas
- Listas de verificação
- Responsáveis
Solução ClickUp: Hierarquia organizada de projetos
O ClickUp oferece à sua equipe um espaço estruturado para organizar todas as atividades relacionadas ao projeto. A estrutura do ClickUp é a seguinte: Workplace > Space > Folders > Lists > Tasks > Subtasks.
Veja a seguir uma visão mais detalhada de cada um desses níveis:
Local de trabalho: Essa é a hierarquia de nível superior em que você divide sua empresa em equipes individuais.
Espaços: Esses são locais dedicados a subgrupos específicos da sua equipe, como " gerenciamento de produtos " ou "teste"
Pastas: É onde você armazena as listas relacionadas ao projeto
Listas: É aqui que todos os seus projetos individuais são listados.
Tarefas: É aqui que a maior parte do trabalho acontece. Cada tarefa tem suas próprias subtarefas, descrições detalhadas do projeto, comentários e muito mais.
Subtarefas: Cada tarefa pode ser dividida em subtarefas separadas.
Listas de verificação: Você pode incorporar uma lista de verificação ou de afazeres nas tarefas ou subtarefas de trabalho. Por exemplo, você pode ter uma lista de verificação de controle de qualidade para testes de software.
Requisito nº 2 do planejamento de projetos: compilação de informações detalhadas sobre o projeto
Um modelo de plano de projeto dá à sua equipe acesso a todas as informações relacionadas ao projeto. Isso é vital porque eles podem fazer um balanço do que estão trabalhando e ajudá-lo a traçar uma estratégia para enfrentar um projeto.
Solução ClickUp: ClickUp Docs
O ClickUp Docs é uma ferramenta wiki integrada para sua empresa. Você pode usá-la como uma base de conhecimento para armazenar informações importantes da empresa e documentos relacionados a projetos. Como esses documentos são armazenados junto com seus projetos relevantes, sua equipe não terá problemas para acessá-los.
Aqui estão alguns recursos do Docs que são muito úteis:
- Os Docs do ClickUp podem ser tão detalhados quanto você quiser. Você tem acesso a opções de formatação de rich text para criar um documento de plano de projeto que reflita com precisão a tarefa em questão.
- Você pode aninhar páginas em documentos para categorizar facilmente as informações.
- Você pode personalizar os direitos de acesso a cada documento para garantir que somente determinadas pessoas tenham direitos de edição e visualização.
- Você pode até mesmo permitir que o Google indexe seu documento para que ele apareça nas pesquisas da Web.
Com o ClickUp Docs, você não terá problemas para criar um conjunto detalhado de informações para a sua equipe consultar.
requisito ### de planejamento de projeto #3: Ideação colaborativa
É importante incluir a sua equipe na fase de planejamento do projeto. Ao incluir as contribuições deles nas estratégias de planejamento, você poderá elaborar um plano de gerenciamento de projetos que se alinhe às capacidades deles.
Solução ClickUp: **Mapas mentais integrados
Os mapas mentais do ClickUp permitem incluir sua equipe na fase de planejamento do projeto. Eles acharão fácil registrar suas ideias e traçar um plano que funcione melhor para eles e para o projeto.
Como os mapas mentais do ClickUp são integrados, é fácil transferir essas ideias para o espaço do projeto e começar a trabalhar nelas!
Requisito nº 4 do planejamento de projetos: Prioridades e dependências
Seu projeto a ferramenta de gerenciamento deve oferecer suporte a prioridades de tarefas . Isso ajuda sua equipe a lidar com as tarefas mais importantes primeiro e a tirá-las do caminho.
Outra tarefa importante é garantir que a sua equipe realize as tarefas na ordem correta. Uma boa maneira de fazer isso é bloquear a execução de tarefas até que determinadas tarefas anteriores sejam concluídas.
Solução ClickUp: Prioridades e dependências poderosas
O ClickUp vem equipado com prioridades e dependências de tarefas para garantir que seu projeto sempre avance sem problemas. Veja a seguir uma análise mais detalhada de cada recurso: Prioridades O ClickUp permite que você adicione prioridades a cada tarefa para notificar sua equipe sobre o que precisa ser feito primeiro. Essas prioridades também vêm equipadas com um prático sistema de código de cores para facilitar a identificação:
- Vermelho: Urgente
- Amarelo: Alta prioridade
- Azul: Prioridade normal
- Cinza: Prioridade baixa
Como esse código de cores é padrão no ClickUp, sua equipe não terá problemas para identificar as tarefas prioritárias, independentemente do projeto em que estiver trabalhando. Eles também têm a capacidade de filtrar e classificar as tarefas por prioridade para facilitar a abordagem.
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Dependências
O ClickUp oferece várias dependências diferentes para garantir que sua equipe realize as atividades na ordem correta. Veja aqui o que você obtém no ClickUp:
Waiting On Dependency: Notifica a equipe do projeto de que não deve iniciar essa tarefa até que uma tarefa anterior seja concluída.
Bloqueio de dependência: Impede que uma tarefa seja iniciada até que uma tarefa anterior seja concluída.
Aviso de dependência: O ClickUp advertirá os usuários contra o fechamento de uma tarefa quando ela estiver aguardando a conclusão de outra.
Notificações de desbloqueio: Sua equipe de projeto receberá notificações quando uma tarefa for desbloqueada, para que possam começar a trabalhar nela.
Com as dependências do ClickUp, você não precisará se preocupar em informar manualmente à sua equipe a ordem correta das tarefas. O ClickUp faz isso automaticamente para você!
Requisito nº 5 do planejamento de projetos: Delegação
Você terá de delegar tarefas a diferentes membros da equipe para garantir que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente. Seu software de gerenciamento de projetos deve oferecer uma maneira eficaz de distribuir tarefas e notificar os membros da equipe sobre o que eles devem fazer.
Caso contrário, você terá que realizar esse processo manualmente, o que pode ser impraticável, especialmente quando se trabalha com projetos complexos.
Solução ClickUp: **Comentários atribuídos O recurso de comentários atribuídos do ClickUp torna incrivelmente fácil atribuir uma tarefa a um membro da equipe. Tudo o que você precisa fazer é atribuir um comentário a uma pessoa e ele será convertido em uma tarefa.
O ClickUp também enviará a eles uma notificação sobre isso, para que não passem despercebidos. Eles também podem marcar um comentário como resolvido quando terminarem. Isso elimina a necessidade de um acompanhamento para ver se a tarefa foi concluída ou não.
Requisito de planejamento de projeto nº 6: Programação de gráfico de Gantt
O agendamento do seu projeto em um gráfico de Gantt é uma parte incrivelmente importante do seu processo de planejamento. Ele oferece à sua equipe de projeto uma visão geral do que está acontecendo e permite que você faça alterações rápidas no cronograma. Sem um gráfico de Gantt, será difícil ver o "quadro geral" e não será possível planejar suas tarefas com a mesma eficácia.
Solução ClickUp:
Gráficos de Gantt incorporados
O ClickUp vem com poderosos gráficos de Gantt embutidos para mapear facilmente o progresso da sua equipe em um projeto. Os gráficos de Gantt do ClickUp podem:
- Reajustar automaticamente as dependências de suas tarefas quando você reagendar itens.
- Calcular a porcentagem de progresso do projeto com base nas tarefas concluídas/total de tarefas.
- Comparar o progresso esperado com o atual do projeto.
- Calcular seu caminho crítico para identificar quais tarefas você deve priorizar.
Requisito nº 7 do planejamento do projeto: Comunicação
A comunicação é um componente essencial de qualquer plano de gerenciamento de projetos. Você deve se comunicar com a sua equipe para acompanhar o progresso do projeto. Um canal de comunicação eficaz também pode aliviar quaisquer preocupações que sua equipe possa ter sobre um projeto. Se eles tiverem alguma dúvida, poderão expressá-la facilmente.
Solução ClickUp: Powerful Comments
As tarefas do ClickUp vêm com seções de comentários embutidas que permitem que sua equipe converse facilmente entre si durante um projeto. Veja o que você pode fazer com os comentários do ClickUp:
- Sua equipe pode adicionar imagens, links e arquivos aos comentários para facilitar a comunicação.
- O ClickUp também suporta marcação nos comentários, o que permite notificar diretamente um membro da equipe sobre algo.
- Como há seções de comentários separadas para cada tarefa, as conversas ficam bem organizadas.
- O ClickUp também pode ser integrado a uma ferramenta de mensagens como o Slack para garantir que as conversas da equipe sejam adicionadas ao espaço do projeto.
Modelos de planejamento de projetos
Um modelo de planejamento de projeto é uma ótima maneira de iniciar o processo de planejamento imediatamente. Basta copiar as informações do seu projeto em um modelo de planejamento de projeto e pronto!
Assim que você começar a usar o ClickUp você terá acesso a todos esses modelos para planejar seu projeto imediatamente.
Modelo de gerenciamento de projetos Use o modelo 
RoadMap - Modelo de visualização de Gantt
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Modelo de roteiro de projeto Use o modelo
RoadMap - Modelo de visualização da diretoria
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Gerenciamento de projetos - Modelo de visualização de Gantt
Conclusão
Tentar planejar um projeto não é a tarefa mais fácil do mundo. No entanto, também não precisa ser uma ciência de foguetes.
Com uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você terá tudo o que precisa para executar um plano de projeto eficaz!
Por que não registrar-se no ClickUp e experimente você mesmo?