Como implementar o Gerenciamento de Projetos Lean

Como gerente de projetos, você provavelmente já está familiarizado com o desafio que alguns problemas podem representar, como gerenciar tarefas atrasadas sem se sentir sobrecarregado e pressionar indevidamente a sua equipe.

Quando você está fazendo centenas de coisas ao mesmo tempo para garantir a entrega no prazo, precisa de estratégias práticas para gerenciar sua carga de trabalho.

O gerenciamento de projetos enxuto tem tudo a ver com trabalhar de forma mais inteligente em vez de mais difícil. Seu foco é ser mais eficiente e reduzir os processos que geram desperdício. Ao contrário do gerenciamento de projetos tradicional, que tem fases fixas, essa abordagem enfatiza a flexibilidade e a adaptação, dando-lhe mais controle sobre os resultados do projeto.

Além do Agile, o Lean é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais populares na prática atualmente. Quais são as diferenças entre elas? Uma é indiscutivelmente melhor que a outra?

Vamos explorar rapidamente as diferenças entre o gerenciamento de projetos Lean e Ágil antes de nos aprofundarmos no primeiro e em sua implementação.

Gerenciamento de projetos Lean vs. Ágil

Ambos Gerenciamento de projetos Lean e Agile aplicam-se principalmente ao desenvolvimento de software, manufatura, produção e TI.

O gerenciamento de projetos enxuto exige que se obtenha com eficiência o máximo do que se tem. Ele examina constantemente a maneira como as coisas são feitas para encontrar e eliminar etapas desnecessárias, garantindo que o produto final seja de valor para o cliente.

No entanto, a metodologia ágil entende que os planos de projeto não são imutáveis. Os gerentes de projeto ágeis sabem que os planos podem descarrilar e são hábeis em lidar com as mudanças nas demandas do projeto. Eles entregam projetos em partes pequenas e iterativas, testando e ajustando constantemente sua abordagem com base no feedback do cliente para tornar o projeto um sucesso.

Entendendo o Gerenciamento de Projetos Lean

O gerenciamento de projetos enxuto não se trata apenas de economizar dinheiro e recursos. Ele usa a quantidade perfeita de ferramentas e mão de obra para fornecer exatamente o que seu cliente precisa, no momento em que ele precisa. Trata-se de usar o número certo de pessoas e ferramentas para realizar o trabalho.

Ao se livrar de processos que geram desperdício [como períodos de espera ou recursos desnecessários], o Lean ajuda você:

• Reduzir custos e cronogramas de projetos
• Aumentar a satisfação do cliente por meio de um serviço melhor
• Aproveitar o potencial de sua equipe com aumento de produtividade e eficiência
• Obter visibilidade cristalina do projeto no nível da equipe
• Entregar um trabalho de maior qualidade com mais valor para o cliente
• Domine a arte de priorizar tarefas de forma eficaz

Agora, vamos desvendar os princípios fundamentais que tornam o gerenciamento de projetos Lean tão eficaz.

Pilares do Lean

Não importa onde você use o Lean, o princípio central permanece o mesmo: entregar o máximo de valor eliminando processos que geram desperdício.

Mas o que é desperdício?

O Lean usa três termos japoneses importantes, Muda, Mura e Muri, desenvolvidos pelo Sistema Toyota de Produção [TPS], para identificar o desperdício. Vamos detalhá-los.

• Muda [無駄] é qualquer atividade que consome recursos, mas não acrescenta nada ao cliente. Manter um trabalho inacabado, produzir demais ou criar defeitos são exemplos importantes. Imagine que você está fazendo um sanduíche para um amigo. Cortar todos os vegetais e usar apenas metade seria Muda
• Mura [むら] refere-se à irregularidade em seu fluxo de trabalho, como cargas de trabalho desequilibradas. Pense em esperar na fila da loja - em um minuto é rápido, no outro é lento. Mura cria atrasos e frustração para todos os envolvidos
• Muri [無理] é sobrecarregar sua equipe ou equipamento para atingir metas irreais. É como forçar uma máquina além de sua capacidade. Muri pode resultar em esgotamento e erros

Suponha que sua equipe tenha sete programadores trabalhando em recursos, mas apenas três testadores para revisar o trabalho deles [Mura]. Isso cria um gargalo onde os recursos se acumulam esperando para serem testados [Muri], sobrecarregando seus testadores [Muri]. Testes apressados devido a essa sobrecarga podem fazer com que os bugs passem despercebidos [Muda], o que acaba entregando um software defeituoso ao cliente [more Muda]. Ao lidar com os três Ms, você pode simplificar seu fluxo de trabalho e atingir o máximo de eficiência.

Como o Project Management Institute [PMI] incentiva a adoção do Lean para fluxos de trabalho eficientes

O Project Management Institute [PMI] é a principal associação profissional do mundo para gerenciamento de projetos. Fundado em 1969 atende a mais de 3 milhões de profissionais em quase todos os países.

O PMI reconhece que o Lean é uma ferramenta eficaz para aumentar a eficiência do projeto e agregar valor. Veja como o PMI promove uma cultura lean:

• Princípios Lean integrados: O PMI incorporou os principais princípios Lean, como a eliminação do desperdício e a maximização do aprendizado, em suas estruturas e práticas recomendadas de gerenciamento de projetos. Pense nisso como uma eficiência pré-instalada para seus projetos
• Lean para todos os projetos: O PMI defende a aplicação do pensamento lean em todo o espectro do projeto. Está construindo um arranha-céu? Desenvolvendo um aplicativo de ponta? O Lean pode ajudá-lo a fornecer o máximo de valor, não importa o projeto
• Recursos Lean do PMI: O PMI oferece recursos de aprendizado, webinars e programas de treinamento especificamente sobre a implementação dos princípios Lean no gerenciamento de projetos. Isso equipará você e sua equipe com o conhecimento e as habilidades para adotar uma mentalidade lean e otimizar verdadeiramente seus processos
• Certificação Lean: O PMI oferece certificações especializadas, como o PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP], que reconhece a experiência em metodologias Agile e Lean para a entrega de projetos

O PMI considera as ferramentas de gerenciamento de projetos Lean como um elemento-chave para impulsionar o desempenho do projeto e fornecer o máximo valor ao cliente. Seus programas de treinamento e certificação fornecem aos profissionais de projeto as ferramentas necessárias para usar o Lean princípios de gerenciamento de projetos e obter resultados de projetos bem-sucedidos.

Metodologia Lean e o jeito Toyota

Você já sabe que a metodologia Lean não foi formulada como uma teoria em um laboratório. Ela foi uma solução prática para as necessidades e os problemas do mundo real enfrentados pelas empresas Sistema de Produção Toyota [TPS] .

Após a Segunda Guerra Mundial, os recursos do Japão eram limitados. A Toyota precisava ser eficiente com materiais e mão de obra limitados. Eles começaram a repensar os processos tradicionais de fabricação. **Taiichi Ohno, engenheiro industrial da Toyota **desenvolveu os princípios fundamentais do Lean. Seu foco estava principalmente em fornecer valor ao cliente e eliminar tudo o que não contribuía, ou seja, o desperdício.

Mas nem todo desperdício é criado da mesma forma. Há diferentes maneiras de categorizar o Muda no gerenciamento de projetos lean.

• Muda do tipo 1 são atividades que ainda são necessárias para a conclusão do projeto. Exemplos incluem inspeções de segurança ou procedimentos de conformidade regulamentar. Embora não agreguem valor diretamente ao produto, elas não podem ser totalmente canceladas
• Muda do tipo 2 são atividades que devem ser canceladas porque não agregam nenhum valor. Exemplos incluem reuniões desnecessárias, comunicação pouco clara que leva a retrabalho ou espera devido a planejamento inadequado

Outro princípio fundamental que complementa essa abordagem é o Kaizen, a filosofia japonesa de melhoria contínua. Ela defende a análise constante dos processos, a identificação de áreas para redução de desperdício e a tentativa constante de ser mais eficiente.

Em 1990, o livro de James Womack ' A máquina que mudou o mundo ' popularizou o termo e ajudou a difundir os princípios Lean e Kaizen da Toyota para além do setor de fabricação de automóveis.

Os cinco princípios-chave e os estágios do Gerenciamento de Projetos Lean

via PMI O gerenciamento de projetos enxuto não é uma solução rápida; é uma jornada que se desdobra em cinco estágios, também conhecidos como os cinco principais princípios da metodologia Lean .

1. Definir valor

Antes de criar qualquer coisa, entenda o que "valor" significa para seu cliente.

Suponha que você seja uma equipe de desenvolvimento de software que está criando um novo aplicativo de fitness. O "valor" é um rastreador de calorias sofisticado ou um aplicativo simples e fácil de usar que ajuda as pessoas a se manterem motivadas? Converse com os usuários em potencial, obtenha feedback e defina quais recursos são realmente importantes para suas metas de condicionamento físico.

2. Mapeie o fluxo de valor

via PMI**Mapeamento do fluxo de valor : Analise cada etapa envolvida na entrega desse valor. Identifique e se livre de qualquer desperdício [Muda].

Digamos que seu processo de projeto de desenvolvimento de aplicativos envolva várias rodadas de revisões de design e longas revisões de código. Isso pode levar a gargalos e atrasos. Mapeie todo o processo, identifique as etapas que não contribuem diretamente para um aplicativo melhor [como muitos retrabalhos de design] e simplifique o fluxo de trabalho.

3. Criar fluxo

Pense em seu projeto como uma linha de montagem. Organize as atividades que agregam valor em um fluxo suave e contínuo.

Por exemplo, divida o desenvolvimento do seu aplicativo em tarefas menores e gerenciáveis. Use quadros Kanban para visualizar o fluxo de trabalho, priorizar tarefas e identificar quaisquer obstáculos que possam retardar o progresso.

4. Estabeleça o pull

Responda à demanda real do cliente, não a tendências ou previsões. Produzir somente o que é necessário, quando necessário.

Por exemplo, dê um passo de cada vez. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, lance um produto mínimo viável [MVP] primeiro e obtenha feedback. Use o feedback para descobrir em qual recurso do aplicativo você precisa trabalhar em seguida. Dessa forma, você se certificará de que está criando recursos que as pessoas realmente querem e evitará perder tempo com sinos e assobios [potencialmente desnecessários].

5. Busque a perfeição

A melhoria contínua é o coração do lean, e a eficiência é seu cérebro. Sempre procure maneiras de simplificar os processos do projeto.

Por exemplo, realize discussões regulares com a equipe para determinar o que está funcionando bem no aplicativo e o que precisa ser melhorado. Incentive os membros da equipe a sugerir novas ideias para melhorar o aplicativo, por menores que sejam. Continue ajustando seu fluxo de trabalho para aumentar a velocidade, a eficiência e a precisão para o futuro.

Lean vs. Agile vs. Scaled Agile vs. Lean Six Sigma

Embora o Lean, o Agile e o Scaled Agile tenham como foco a melhoria, eles diferem em seus objetivos. O Lean combate o desperdício em qualquer processo; o Agile prospera na adaptação às necessidades de mudança do projeto; e o Scaled Agile coordena as práticas Agile para grandes projetos. O Lean Six Sigma combina o foco de minimização de desperdício do Lean com a análise estatística do Six Sigma para otimizar os processos existentes.

Vamos dar uma olhada mais de perto nessas diferenças.

Vamos detalhar cada um desses modelos e aprender como aplicá-los.

1. Gerenciamento de projetos enxutos

**O Lean se concentra em evitar desperdícios [Muda] e maximizar a entrega de valor ao cliente

• Exemplo: Um hospital implementa o Lean para simplificar os processos de admissão de pacientes, reduzindo o tempo de espera e melhorando a satisfação do paciente
• Por que escolher o Lean: Ótimo para projetos com uma proposta de valor clara e mudanças mínimas de requisitos. O Lean é bom para melhorar os fluxos de trabalho e tirar o máximo proveito de projetos bem definidos

2. Gerenciamento ágil de projetos

O Agile trata da adaptabilidade e da resposta às mudanças nas necessidades dos clientes por meio de ciclos de desenvolvimento curtos e flexíveis [sprints].

• Exemplo: Uma equipe de desenvolvimento de software usa o Agile para desenvolver um novo aplicativo móvel. Eles coletam o feedback do usuário após cada sprint e adaptam os recursos com base nesse feedback
• Por que escolher o Agile: Excelente para projetos com requisitos em evolução ou resultados incertos. O Agile permite que você ajuste seu curso com base em novas informações, o que o torna perfeito para projetos em ambientes em mudança

3. Gerenciamento de projetos ágeis em escala

Garantir que grandes equipes e projetos em uma empresa trabalhem juntos enquanto se mantêm fiéis aos princípios ágeis

• Exemplo: Um grande banco implementa uma estrutura ágil em escala [como o SAFe] para gerenciar o desenvolvimento de uma nova plataforma bancária on-line em várias equipes
• Por que escolher o ágil em escala: Quando você tem grandes projetos com muitas equipes e partes móveis, precisa de uma maneira de gerenciar tudo isso. Os métodos ágeis tradicionais podem não ser suficientes, então você precisa se adaptar e aumentar a escala para manter tudo funcionando sem problemas

4. Lean Six Sigma

Uma abordagem orientada por dados que combina os princípios Lean de redução de desperdício com o foco do Six Sigma na redução de defeitos e na melhoria de processos. Ela usa o ciclo DMAIC [Definir-Medir-Analisar-Melhorar-Controlar] para melhoria contínua.

• **Exemplo: Uma empresa de manufatura usa o Lean Six Sigma para identificar e eliminar defeitos em sua linha de produção, reduzindo o desperdício e melhorando a qualidade do produto
• Por que escolher o Lean Six Sigma: Ele é ideal para processos existentes que precisam ser otimizados para obter melhor qualidade. A abordagem orientada por dados facilita a localização de problemas e o acompanhamento do progresso

Qual deles você deve escolher?

Você precisa de um modelo de gerenciamento de projetos que atenda às suas necessidades. Veja como você pode definir suas necessidades:

• Escopo e requisitos do projeto: Para projetos bem definidos com mudanças mínimas, o Lean pode ser o melhor caminho a seguir. Para projetos com requisitos variáveis, o Agile é mais adequado
• Tamanho e complexidade do projeto: Para projetos grandes e complexos com várias equipes, o Scaled Agile oferece uma estrutura para coordenação
• Foco na melhoria do processo: Se a redução de erros e a melhoria da eficiência são seus principais objetivos, o Lean Six Sigma é uma boa escolha

Às vezes, uma abordagem híbrida que combine elementos de diferentes processos de gerenciamento de projetos pode ser a estratégia mais eficaz para seu plano de gerenciamento de projetos.

Implementando o Lean no mundo real

A simples escolha de qualquer método de gerenciamento de projetos não garante o sucesso - seja ele Ágil ou Lean. Para gerenciar projetos com eficácia usando essas abordagens, você precisa de um gerenciamento de projetos software que oferece funcionalidades específicas:

• Gerenciamento de tarefas e projetos: Você deve ser capaz de dividir projetos complexos em etapas gerenciáveis, bem definidas, mensuráveis e rastreáveis. O software deve lidar com a criação, a atribuição e o rastreamento de tarefas para seus projetos
• **Automação do fluxo de trabalho: automatize tarefas repetitivas para simplificar o fluxo de trabalho e liberar o tempo da sua equipe
• Colaboração remota: Promova a comunicação e a colaboração sem esforço dentro da sua equipe, mesmo que todos não estejam no mesmo local
• Flexibilidade de integração: Integre-se a outras ferramentas que sua equipe usa para evitar silos de informações e manter tudo centralizado Metodologias de gerenciamento de projetos não são únicas para todos os casos. As equipes podem usar Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma ou até mesmo uma abordagem híbrida, dependendo do projeto.

Vamos explorar algumas ferramentas e metodologias do Lean:

• Kanban: Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho visual que usa quadros e cartões para representar o status atual das tarefas - isso permite que as equipes vejam claramente seu fluxo de trabalho, identifiquem áreas em que as tarefas ficam presas e melhorem sua eficiência geral
• PDCA [Plan-Do-Check-Act]: uma abordagem recorrente usada para resolução de problemas e melhoria contínua, o PDCA envolve quatro etapas: plan [definir o problema e desenvolver uma estratégia para melhoria], do [implementar a estratégia], check [avaliar os resultados da estratégia] e act [tomar medidas com base na avaliação]
• Mapeamento do fluxo de valor: Uma técnica usada para documentar, analisar e melhorar o fluxo de materiais e informações em um processo - o VSM ajuda a identificar áreas de desperdício e oportunidades de melhoria
• Otimização do fluxo de trabalho: O processo de identificação e eliminação de gargalos em um fluxo de trabalho para melhorar a produtividade - ferramentas como quadros Kanban, ciclos PDCA e mapeamento do fluxo de valor podem ser usadas para a otimização do fluxo de trabalho

Como essas metodologias são úteis especificamente para o desenvolvimento de software? Você pode aplicar a abordagem Lean ao desenvolvimento de software de várias maneiras:

• Desenvolvimento ágil de software: Uma abordagem flexível para o desenvolvimento de software que se concentra no trabalho em equipe, na adaptabilidade e na melhoria contínua
• DevOps: Um conjunto de práticas que mescla o desenvolvimento de software [Dev] e as operações de TI [Ops] para melhorar a velocidade e a qualidade da entrega do software
• Scrum: Uma estrutura ágil que usa sprints curtos [ciclos de desenvolvimento] e revisões regulares para fornecer software de forma flexível

O Lean apoia os esforços de melhoria contínua, aumentando a eficiência e a produtividade, reduzindo o desperdício e os custos, melhorando a satisfação do cliente e envolvendo os funcionários de forma produtiva.

Em 2009, pesquisadores estudaram uma pequena equipe de desenvolvimento de software na BBC Worldwide, em Londres, para verificar se os métodos Lean funcionavam bem. Eles examinaram o trabalho da equipe, os quadros de tarefas e as reuniões, entrevistaram os membros da equipe e analisaram os números.

Após um ano de implementação do Lean, as coisas estavam muito melhores: Os lançamentos de software foram 37% mais rápidos e mais consistentes [47% de melhoria], e os clientes encontraram 24% menos bugs.

Lançamentos mais rápidos, com foco no que os clientes mais valorizavam, também significavam menos risco de mudanças tecnológicas ou de mercado.

Embora esse estudo tenha sido realizado anos atrás, ele mostra que o Lean é um modelo de gerenciamento de projetos que vale a pena experimentar, especialmente devido às enormes economias de tempo e custo que ele pode proporcionar.

Como você começa a usar o Lean? Há várias plataformas ou combinações de ferramentas que você pode usar.

Mas qual delas é a melhor?

Embora não haja uma resposta única, pois cada equipe tem um conjunto exclusivo de fluxos de trabalho e requisitos, a adaptabilidade é fundamental. Felizmente, você tem ClickUp , uma plataforma de gerenciamento de projetos que pode ajudá-lo a mudar de metodologia com base nas necessidades do projeto e da equipe. Isso permite que sua equipe se concentre no que importa: entregar projetos bem-sucedidos.

Veja como o ClickUp pode simplificar o gerenciamento de projetos Lean para você:

1. Usando ferramentas de visualização

O ClickUp o equipa com ferramentas poderosas para integrar perfeitamente os princípios Lean e Agile em seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos.

Kanban

Obtenha uma visão geral dos estágios do projeto na visualização do quadro Kanban do ClickUp

Criar visual Quadros Kanban do ClickUp com os quadros representando os estágios do projeto [como 'A fazer', 'Em andamento', 'Em revisão', 'Concluído']. Divida as tarefas grandes em subtarefas menores e mais gerenciáveis dentro de cada seção. Isso mantém seu fluxo de trabalho organizado e garante que todos na equipe entendam suas funções e responsabilidades.

Arraste e solte tarefas entre Boards para visualizar o progresso do fluxo de trabalho e priorizar tarefas. Use o código de cores para destacar tarefas urgentes ou tarefas que exigem conjuntos de habilidades específicas.

Defina limites de WIP para cada estágio para evitar gargalos e garantir um fluxo suave. O WIP limita o número de tarefas que podem ser realizadas em um determinado estágio em um determinado momento. Isso ajuda a impedir que as equipes assumam muito trabalho de uma só vez, garantindo que as tarefas sejam realizadas por meio do fluxo de trabalho sem ficarem presas.

PDCA [Plan-Do-Check-Act]

Configure pontos de sprint no ClickUp Tasks e atribua-os aos respectivos membros da equipe

Use Tarefas do ClickUp e Campos personalizados do ClickUp para mesclar o PDCA em seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos Lean. Veja como:

• Planeje: Defina as metas do seu projeto e divida-as em tarefas acionáveis no ClickUp Tasks. Atribua tarefas a membros específicos da equipe, defina datas de vencimento e estabeleça expectativas claras adicionando dependências claras
• Fazer: Atribua tarefas a membros da equipe, defina prazos realistas e acompanhe o progresso em tempo real usando a interface intuitiva do ClickUp. Use recursos comodependências de tarefas para garantir que as tarefas sejam concluídas na ordem correta e evitar bloqueios
• Verificação: Durante essa fase, os recursos de coleta de dados do ClickUp tornam-se fundamentais. **Crie campos personalizados específicos para o seu projeto para coletar dados valiosos sobre o desempenho. Esses dados podem incluir tempos de ciclo, taxas de defeitos ou métricas de satisfação do cliente
• Aja: Os dados só são úteis se forem analisados e se houver ação. O ClickUp facilita a colaboração e o compartilhamento de conhecimento. UseComentários de atribuição do ClickUp ouDocumentos do ClickUp para registrar as principais descobertas, identificar áreas de melhoria e fazer um brainstorming de soluções em equipe. A documentação do aprendizado garante que a melhoria contínua seja incorporada em seuciclo de vida do gerenciamento de projetos #### Mapeamento do fluxo de valor

O mapeamento do fluxo de valor [VSM] é uma ferramenta útil para identificar desperdícios e otimizar processos. Entretanto, criar um VSM claro e acionável pode ser um desafio.

Crie mapas mentais no ClickUp para visualizar o fluxo de valor do seu projeto e tomar medidas para reduzir o desperdício

Faça um brainstorming e mapeie visualmente todo o fluxo de valor do projeto, identificando todas as etapas envolvidas na entrega de valor ao cliente. Mapas mentais do ClickUp são perfeitos para capturar todas as ideias e etapas envolvidas em seu fluxo de valor. Comece criando um nó central que represente o valor final entregue ao cliente.

Em seguida, desdobre-se para mapear todos os processos, subprocessos e atividades upstream que contribuem para a entrega desse valor.

Use subnós para representar decisões, aprovações, transferências ou quaisquer outras etapas que contribuam para o fluxo geral de trabalho. O código de cores pode ajudar a diferenciar os diferentes tipos de atividades ou departamentos envolvidos.

Crie uma seção dedicada Quadro branco do ClickUp para mapear de forma colaborativa o estado atual e o estado futuro desejado de seu fluxo de valor. Temos um ótimo modelo para isso, para que você não precise começar do zero.

Faça o download deste modelo

Crie o fluxo de valor mais otimizado para seu produto ou serviço com o modelo de quadro branco de mapa de fluxo de valor automatizado da ClickUp

Modelo de quadro branco de mapa de fluxo de valor automatizado do ClickUp é o seu balcão único para simplificar a análise do fluxo de valor:

• Status personalizáveis: Rastreie o progresso de cada etapa em seu fluxo de valor com status personalizados. Isso lhe dá uma visão clara de como as coisas estão e onde os gargalos podem estar à espreita
• Rico em dados com campos personalizados: Vá além dos VSMs básicos. Utilize nove campos personalizados projetados especificamente para o mapeamento do fluxo de valor. Capture informações vitais, como tempos de ciclo, tempos de processamento e tempo de valor agregado para cada etapa. Esses pontos de dados tornam-se blocos de construção para uma abordagem orientada por dados para a melhoria de processos
• Visualizações duplas para insights mais profundos: A visualização Whiteboard fornece uma tela visual para mapear todo o seu fluxo de valor, permitindo que você tenha uma visão geral e identifique possíveis áreas de melhoria. Mude para a visualização de Processos para obter uma análise detalhada de cada etapa, completa com campos personalizados para capturar dados granulares
• Poderoso gerenciamento de projetos: Use reações de comentários para fornecer feedback, incentive a edição colaborativa para atualizações em tempo real e implemente automações para facilitar as tarefas relacionadas à sua análise de VSM
• Aprimoramentos com tecnologia de IA: Aproveite as vantagens deCérebro ClickUpque ajudam na análise de dados em seu VSM, simplificando ainda mais seu fluxo de trabalho e fornecendo insights ainda mais profundos

Otimização do fluxo de trabalho

Combinar Automações do ClickUp com Painéis do ClickUp para automatizar tarefas e gerar relatórios detalhados de qualquer tarefa, marco ou meta a ser alcançada, otimizando seu fluxo de trabalho.

Crie automações personalizadas com o ClickUp Automations

As Automações do ClickUp permitem que você configure regras personalizadas para automatizar tarefas repetitivas em seus projetos. Aqui estão alguns exemplos:

• Mover tarefas automaticamente: Quando uma tarefa for marcada como concluída em uma lista, mova-a automaticamente para a próxima lista em seu quadro Kanban. Isso mantém o fluxo de trabalho fluindo sem problemas e garante que todos na equipe saibam o que precisa ser trabalhado em seguida
• Atribuir revisores: Atribua automaticamente tarefas para revisão a membros específicos da equipe ou grupos quando uma tarefa atingir um estágio designado no seu fluxo de trabalho. Isso simplifica o processo de revisão e evita gargalos
• Defina datas de vencimento com base em dependências: Defina automaticamente datas de vencimento para tarefas dependentes com base na data de conclusão de uma tarefa principal. Isso garante um cronograma realista do projeto e evita atrasos
• Atribuição automática com base em habilidades: Quando uma nova tarefa é criada com requisitos de habilidades específicas, atribua-a automaticamente ao membro da equipe com a experiência mais relevante
• Criar tarefas recorrentes: Automatize a criação de tarefas recorrentes, como reuniões semanais da equipe ou relatórios mensais.
• Obtenha uma vantagem inicial com sequências de automação pré-criadas: O ClickUp oferece uma biblioteca de mais de 100 automações pré-criadas que abordam cenários comuns de fluxo de trabalho. Esses modelos podem ser facilmente personalizados ou usados como inspiração para criar suas próprias automações

Crie painéis personalizados para medir KPIs específicos dos membros da sua equipe no ClickUp Dashboards

Os ClickUp Dashboards funcionam como seus centros de comando personalizáveis para fornecer uma visão em tempo real de seus gerenciamento de projetos . Com a funcionalidade de arrastar e soltar, você pode construir painéis específicos para suas necessidades, exibindo as principais métricas e percepções para ajudá-lo a identificar áreas de melhoria.

Você pode criar painéis para as seguintes finalidades:

• Análise do quadro Kanban: Rastreie o número de tarefas em cada estágio do seu quadro Kanban ao longo do tempo. Identificar gargalos ao visualizar onde as tarefas estão ficando presas e demorando mais do que o esperado
• Gerenciamento da carga de trabalho: Monitore a carga de trabalho dos membros da equipe visualizando o número de tarefas atribuídas a cada indivíduo. Isso ajuda a garantir uma distribuição justa do trabalho e a evitar o esgotamento
• Taxas de conclusão de tarefas: Analise a porcentagem de tarefas concluídas no prazo ou atrasadas. Isso ajuda a identificar áreas em que os prazos são constantemente perdidos e permite ajustes nos cronogramas do projeto ou na alocação de recursos
• Rastreamento do tempo de ciclo: Medir o tempo médio que as tarefas levam para passar de um estágio a outro em seu fluxo de trabalho. Isso ajuda a identificar ineficiências e oportunidades de otimização dos processos
• Gráficos de queima: Visualize a carga de trabalho restante de um projeto ao longo do tempo. Acompanhe o progresso em direção às metas do projeto e identifique possíveis obstáculos que possam impedir a conclusão no prazo

2. Uso de soluções de gerenciamento de projetos Lean para desenvolvimento de software

As diversas soluções de gerenciamento de projetos do ClickUp permitem que você estabeleça métodos flexíveis para gerenciar o desenvolvimento de software em sua organização.

Desenvolvimento ágil de software

Vamos primeiro dar uma olhada em Software de gerenciamento de projetos ágeis ClickUp especialmente pré-fabricado para equipes ágeis que desejam usar ferramentas Agile-first juntamente com outras.

Crie fluxos de trabalho personalizáveis no ClickUp Agile Project Management Software

Veja como você pode usar o ClickUp em metodologias ágeis:

• Use as ferramentas de IA do ClickUp Brain: Crie documentação técnica em documentos e permita que a IA a escreva, reformule, edite, resuma e revise. Gere modelos para realizar qualquer tarefa e configure automações dentro deles para que o trabalho seja atribuído sem problemas
• Gerencie e avalie os atrasos: Use campos e fórmulas personalizados para medir os impactos e as compensações de problemas, ideias de produtos e novos recursos para que seja possível fazer priorizações mais inteligentes
• Visualize seus fluxos de trabalho: Use visualizações flexíveis, comoVisualização do gráfico de Gantt do ClickUp,Visualização do quadroouVisualização da linha do tempo e atribuir datas de vencimento, definir níveis de prioridade, rastrear com status personalizados
• Automatizar relatórios: ConfigurarMetas do ClickUp e KPIs para rastrear o progresso em todos os projetos

Realize suas tarefas com o acompanhamento automático do progresso com o ClickUp Goals

Os relatórios automáticos permitem que as equipes de software mantenham as partes interessadas atualizadas sem nenhuma intervenção manual. Monitore seu progresso usando metas numéricas, financeiras, binárias [verdadeiro/falso] e baseadas em tarefas. Combine tarefas de várias equipes para criar metas, como metas de sprint ou objetivos de vendas semanais

• Use modelos: Use mais de 1.000 modelos pré-criados para Agile, Lean, DevOps, Scrum, sprints, desenvolvimento de produtos ou qualquer caso de uso que você possa imaginar

Por exemplo, o Modelo de gerenciamento de projetos ágeis do ClickUp foi criado para ajudá-lo a implementar práticas ágeis de forma eficaz.

Faça o download deste modelo

Implemente metodologias ágeis de forma eficaz com o modelo de gerenciamento de projetos ágeis do ClickUp

Use este modelo para:

• Filtrar as solicitações recebidas usando aFormulário ClickUp. Capture todos os detalhes relevantes e canalize-os em seu backlog
• Escolha entre um Quadro Kanban ou Sprints para gerenciar e executar o trabalho. Visualize o progresso e mantenha as tarefas em andamento
• Realize reuniões ágeis regulares para analisar o desempenho do sprint e aprimorar continuamente seus processos

DevOps Integrações do ClickUp conecta todas as suas ferramentas externas em um só lugar para criar o centro de gerenciamento de projetos ágil perfeito.

Integre o ClickUp e o GitHub para rastrear pull requests, bugs, branches e commits com as Integrações do ClickUp

Por exemplo, o Integração do ClickUp-GitHub ajuda você:

• Ver todas as atividades do GitHub relacionadas a qualquer tarefa diretamente no ClickUp
• Vincular pull requests, commits e branches às suas tarefas do GitHub
• Atualizar os status das tarefas no GitHub; enquanto isso, o ClickUp atualiza o mesmo em seu fluxo de trabalho

Scrum

Você também pode configurar Sprints do ClickUp no Board View e aplique a metodologia scrum para qualquer projeto que a exija.

Automatize os Sprints do ClickUp e adicione-os à visualização do quadro Scrum

Aqui está um detalhamento de como implementar efetivamente os ClickUp Sprints em seu fluxo de trabalho Scrum no ClickUp:

• Crie uma nova lista para o backlog do sprint: Essa lista terá todas as histórias de usuário e tarefas potenciais para o próximo sprint
• Use várias listas para os estágios do sprint: Crie listas separadas em sua visualização de quadro para representar diferentes estágios de seu fluxo de trabalho, como "A fazer", "Em andamento", "Em revisão" e "Concluído
• Mova as tarefas dentro das listas: À medida que a sua equipe trabalha nas histórias de usuários, arraste e solte as tarefas entre as Listas para refletir o progresso delas nos estágios do fluxo de trabalho. Divida as histórias de usuários em tarefas menores e acionáveis dentro de cada lista. Atribua tarefas aos membros da equipe, defina datas de vencimento e use comentários e anexos para colaboração
• Revise o progresso: Use a visualização de quadro para visualizar o progresso. Identifique quaisquer obstáculos na conclusão da tarefa
• Adaptar e ajustar: O ClickUp permite ajustes em tempo real durante o Sprint. Se necessário, as tarefas podem ser priorizadas novamente ou movidas entre as Listas para refletir as mudanças no cenário do projeto

O Modelo de plano de negócios enxuto do ClickUp simplifica a incorporação dessa metodologia em sua organização.

Faça o download deste modelo

Gerencie todas as atividades comerciais com recursos limitados com o Modelo de Plano de Negócios Lean do ClickUp

Este modelo abrangente fornece as ferramentas para transformar suas ideias de negócios em realidade - de forma eficiente e acessível:

• Status personalizados do ClickUp : Acompanhe o progresso de cada etapa do seu plano de negócios com status personalizados como Needs Research (Precisa de pesquisa), In Development (Em desenvolvimento) e Ready for Implementation (Pronto para implementação). Isso o mantém organizado e garante que você esteja progredindo com firmeza
• Campos personalizados do ClickUp Para insights mais profundos: Vá além do planejamento básico com os campos personalizados do ClickUp. Crie campos para capturar detalhes específicos relevantes para seu modelo de negócios, como dados demográficos do mercado-alvo, análise da concorrência ou projeções financeiras importantes. Esses detalhes enriquecem seu plano e fornecem uma visão mais clara do potencial de sua empresa
• Visualizações do ClickUp Para um planejamento simplificado: O ClickUp oferece várias visualizações para personalizar sua experiência de planejamento. Navegue entre os nomes dos projetos, detalhamentos resumidos e uma visualização dedicada do Modelo Lean Canvas. Essa flexibilidade permite que você aborde seu plano de negócios da maneira que for melhor para você

Estudo de caso

Vamos examinar como o ClickUp ajudou a Lids uma empresa de vestuário esportivo que atende à América do Norte, Europa e Austrália.

A Lids, uma varejista com mais de 1.200 lojas, enfrentou desafios para gerenciar a rápida expansão devido a fluxos de trabalho desorganizados. Eles dependiam de várias ferramentas dispersas, como planilhas e e-mail, o que gerava falhas de comunicação e ineficiências.

Eles integraram o ClickUp para centralizar a comunicação e as tarefas. Agora, diferentes departamentos colaboram perfeitamente no ClickUp, o que reduziu o tráfego de e-mails e encurtou as reuniões em 66%, liberando um tempo valioso.

O ClickUp também melhorou o gerenciamento de estoque da Lids. Anteriormente, eles controlavam manualmente os custos de estoque, o que dificultava a elaboração do orçamento. O ClickUp permite que eles controlem os custos unitários e criem orçamentos mais precisos para novas lojas. No geral, o ClickUp aumentou a produtividade e poupou à Lids mais de 100 horas entre as equipes.

Com o ClickUp, nossas equipes são mais colaborativas, eficientes e todos nós estamos mais atentos ao nosso trabalho. Isso melhorou muito a maneira como trabalhamos.

Molly Quella, Gerente de Projetos da Lids

A função e as responsabilidades dos gerentes de projeto lean

Como gerente de projeto lean, você deve priorizar a entrega do valor máximo ao cliente e, ao mesmo tempo, eliminar o desperdício em todo o projeto.

Principais responsabilidades e expectativas

• Abordagem centrada no cliente: Identificar e atender aos requisitos do cliente de forma eficiente, evitando desperdício de tempo, recursos e esforços
• Eliminação de desperdício: Identificar e remover continuamente atividades que não agregam valor, como transporte desnecessário, acúmulo de estoque, movimento excessivo, períodos de espera, excesso de processamento e excesso de produção
• Otimização do fluxo de trabalho: Garanta que as tarefas fluam sem problemas de um estágio para o outro, removendo obstáculos e gargalos. Implemente sistemas de puxar impulsionados pela demanda do cliente em vez de empurrar o trabalho pelo pipeline
• Definição realista de metas: Defina metas desafiadoras, mas alcançáveis, e gerencie as expectativas das partes interessadas por meio de ferramentas Lean, como o controle estatístico de processos. Isso permite a identificação precoce de problemas e a resolução rápida, minimizando o retrabalho
• Perspectiva do quadro geral: Orientar a equipe para construir soluções que se alinhem à estratégia comercial mais ampla, garantindo que o projeto contribua para as metas gerais

A equipe na Estrutura de Gerenciamento de Projetos Lean e sua importância

As equipes de projetos Lean são estruturadas especificamente para obter o máximo de eficiência e entrega de valor. Aqui está um detalhamento das principais funções e como elas contribuem para o sucesso geral:

• Líder da equipe: Ele é o quarterback da operação, liderando a equipe em direção aos objetivos do projeto. Eles possuem uma sólida experiência em Lean para gerenciar o cronograma e os recursos do projeto e garantir resultados bem-sucedidos
• Patrocinador do projeto: O patrocinador é um campeão dentro da liderança que defende o sucesso do projeto. Ele remove obstáculos, assegura recursos e tem um sólido entendimento dos princípios lean para apoiar os esforços da equipe
• Membros da equipe: Eles formam a espinha dorsal da equipe, participando ativamente das iniciativas de melhoria. Estão equipados com consciência lean e aplicam ativamente as ferramentas e os processos lean em suas áreas de especialização
• Proprietário do processo: Este é um líder que supervisiona o processo específico que está sendo abordado no projeto. Ele é responsável pela implementação e manutenção do processo aprimorado após a conclusão bem-sucedida
• Especialista no assunto [SME]: Um SME é um profissional qualificado que traz habilidades e conhecimentos especializados para a mesa. Os especialistas podem vir de várias funções, como TI, RH, finanças etc., dependendo do foco do projeto, garantindo uma perspectiva abrangente
• Parceiro financeiro [SME]: Eles fornecem conhecimento financeiro, analisando o retorno sobre o investimento [ROI] do projeto e verificando as possíveis economias de custo das soluções propostas pela equipe

Ao combinar a ferramenta certa com a filosofia Lean, as equipes podem aumentar os resultados do projeto e o desempenho geral do negócio.

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Empresas como Amazon, Nike e Caterpillar Inc. integraram com sucesso os princípios do Lean em suas práticas de gerenciamento de projetos, e você também pode!

No entanto, a implementação do Lean exige uma mudança na mentalidade e na cultura da empresa, o que pode ser um desafio. Ao lidar com projetos grandes e complexos, o foco do Lean na simplicidade pode ser menos aplicável. Mas com a ferramenta certa, essa transição se torna mais fácil.

Com o que você não deve se comprometer? Uma pesquisa nos EUA descobriu que 36% dos softwares de gerenciamento de projetos consideraram a funcionalidade o fator mais importante na escolha do software.

A flexibilidade do ClickUp fornece a força de que você precisa para todo o trabalho pesado envolvido em projetos complexos. Priorize as tarefas com base no que é mais importante, visualize os fluxos de trabalho para obter o máximo de eficiência, colabore perfeitamente por meio de ferramentas de comunicação integradas e rastreie o progresso com foco total. O caminho para o sucesso do projeto é claro com o ClickUp - você está pronto para assumir o volante? Registre-se no ClickUp hoje mesmo!

Perguntas frequentes [FAQs]

1. Quais são as cinco regras do gerenciamento Lean?

As cinco regras da gestão Lean são:

• Definir valor: Identificar o que realmente importa para o cliente
• Mapear o fluxo de valor: Visualizar todas as etapas do processo
• Criar fluxo: Eliminar gargalos e manter o trabalho em movimento suave
• Estabeleça a puxada: Produza com base na demanda real do cliente, não em previsões
• Busque a perfeição: Esforce-se continuamente para melhorar e eliminar o desperdício

2. O Lean faz parte do SAFe?

Sim, o Lean é um dos principais pilares do SAFe [scaled agile framework], juntamente com o pensamento ágil e sistêmico. O SAFe integra esses princípios para ajudar as grandes organizações a dimensionar as práticas ágeis.

3. O que é a metodologia Lean 5?

O "Lean 5" provavelmente se refere à metodologia 5S, uma base fundamental das práticas enxutas. Ela se concentra na criação de um ambiente de trabalho limpo, organizado e eficiente por meio de cinco etapas: Classificar, colocar em ordem, dar brilho, padronizar e manter.