Trabalhar com listas de verificação é uma excelente maneira de aumentar a produtividade e a motivação. As listas de verificação ajudam a produzir um trabalho com zero defeito, dividindo tarefas complexas em uma série de etapas sequenciais fáceis de seguir.
As listas de verificação também ajudam a garantir a consistência e a integridade de uma tarefa. A melhor parte é que elas são compartilháveis, o que significa que qualquer pessoa que assumir a tarefa depois de você terá a mesma orientação para concluí-la.
As listas de verificação são uma ótima maneira de tirar tarefas cruciais da sua mente e colocá-las no papel para que você se lembre de fazê-las.
Muitas ferramentas, incluindo aplicativos de lista de verificação, Google Docs, aplicativos de lista de tarefas e outros, estão disponíveis on-line para criar listas de verificação personalizadas.
Opte pelo Google Docs se quiser uma ferramenta que o ajude a criar e compartilhar listas de verificação com toda a sua equipe para agilizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade.
Continue lendo para saber como criar facilmente listas de verificação no Google Docs.
Como criar uma lista de verificação no Google Docs
A criação de listas de verificação no Google Docs ajudará sua equipe a trabalhar com informações atualizadas e consistentes. Veja a seguir os tipos de listas de verificação que você pode criar nessa plataforma.
- Listas de verificação interativas: Essas listas de verificação permitem que você insira caixas de seleção nos itens. As caixas de seleção podem ser "marcadas" quando um item da lista de verificação estiver concluído. Esse item é então mostrado com um traço na página
- Criação de checklists a partir de listas com marcadores: Se você tiver importado uma lista com marcadores de outra fonte, como o Planilhas Google ou um documento do Word, para o Documentos Google, poderá convertê-la diretamente em uma lista de verificação. Ela pode não ser necessariamente interativa, mas pode ter ícones estáticos.
Vamos aprender a criar uma lista de verificação no Google Docs.
Como inserir caixas de seleção no Google Docs
Este é um guia passo a passo sobre como inserir caixas de seleção em uma lista de itens disponíveis no Google Docs para criar listas de verificação. Usando esse método, os itens da sua lista podem se parecer com uma lista de verificação, mas ainda serão estáticos.
Etapa 1: Posicione o cursor onde deseja que a nova caixa de seleção apareça.
Etapa 2: Selecione "Inserir" na barra de navegação do Google Docs.
Etapa 3: Navegue até o item da barra de menu "Special Characters" (Caracteres especiais) e clique nele.
Etapa 4: Na caixa de diálogo aberta, digite uma palavra-chave para o caractere especial desejado ou desenhe-o na caixa abaixo do campo de texto.
Etapa 4: Na caixa de palavra-chave, digite 'check' Você também pode desenhar uma marca de seleção na área de desenho.
Etapa 5: Quando a interface exibir caixas de seleção e marcas de verificação, você poderá selecionar o caractere especial que deseja exibir na lista.
Lembre-se de que esses caracteres são estáticos e você não pode interagir com eles. Se quiser criar uma lista de verificação dinâmica e colaborativa, vamos ver como criar uma lista de verificação interativa no Google Docs.
Leia também: 20 modelos gratuitos de listas de tarefas do ClickUp
Criar uma lista de verificação a partir de listas com marcadores
As etapas para uma lista com marcadores no Google Docs são ligeiramente diferentes daquelas para convertê-la em uma lista de verificação. Veja a seguir como criar uma:
Etapa 1: Digite os itens da sua lista de verificação um após o outro, cada um em uma nova linha (ou, se você tiver criado uma lista de verificação no Excel importá-la de lá).
Etapa 2: Selecione todo o texto mantendo o clique do cursor pressionado.
Etapa 3: Navegue até o ícone de lista com marcadores na barra de ferramentas localizada no canto superior direito da página e clique nele para converter o texto em uma lista com marcadores organizada.
Etapa 4: Agora, navegue até o mesmo ícone de lista com marcadores novamente e clique na seta suspensa ao lado dele.
Etapa 5: Você verá outro menu suspenso chamado "Menu de lista de verificação" - clique na seta ao lado dele.
Etapa 6: Selecione entre tachado para itens marcados e sem tachado, de acordo com sua preferência. Depois disso, sua lista com marcadores será convertida em uma lista de verificação interativa.
Etapa 6: Você pode marcar ou desmarcar as caixas, e o tachado aparecerá se você tiver selecionado essa opção na lista do menu Checklist.
Criar uma lista de verificação diretamente na página
On-page é um método de atalho rápido para converter direta e rapidamente suas listas com marcadores em listas de verificação na própria página. Esse método funciona melhor quando você também tem uma longa lista de itens com itens aninhados.
O atalho permite que você faça tudo ali mesmo, sem precisar navegar pela barra de ferramentas em busca das opções certas. Siga as instruções abaixo:
Etapa 1: Importe sua lista numerada ou com marcadores para o Google Docs e verifique se o aninhamento e a ordem da lista numerada abaixo estão corretos.
Etapa 2: Depois de corrigir tudo, posicione o cursor sobre o marcador superior.
Etapa 3: Agora, clique duas vezes no marcador para destacar todos os marcadores simultaneamente.
Etapa 4: Clique com o botão direito do mouse no marcador superior uma vez todos os marcadores estão destacados. Um menu será aberto na página.
Etapa 5: Nessa barra de menu, você notará uma única caixa de seleção logo abaixo das opções de estilo de marcador - clique nela.
Etapa 6: Você perceberá que todos os itens da lista abaixo dos marcadores destacados estão agora no novo formato de lista de verificação.
Etapa 7: Repita o mesmo processo para todos os níveis de marcadores aninhados em sua lista para converter tudo na página em um item de lista de verificação.
Esse método o ajudará a criar uma lista de verificação interativa que pode ser marcada ou desmarcada na página.
Leia também: Os 10 principais aplicativos de lista de verificação diária para manter a produtividade em 2024
Limitações da criação de uma lista de verificação do Google Docs
O Google Docs é uma excelente plataforma de colaboração para quem usa o Google Workspace. No entanto, ele tem limitações com relação às listas de verificação.
As listas de verificação do Google Docs ficam aquém dos padrões de eficiência quando suas operações de tarefas são complexas e várias pessoas estão trabalhando no documento simultaneamente. Aqui estão cinco áreas principais em que as listas de verificação do Google Docs são insuficientes.
- Personalização limitada: A única opção real é se você deseja um tachado para os itens concluídos. Fora isso, os estilos das listas de verificação são todos iguais. Isso pode gerar confusão quando você tem várias listas de verificação no mesmo documento que precisam ser codificadas por cores para melhor compreensão
- Não há atribuições: Não é possível atribuir itens de checklist aos membros da sua equipe separadamente. Você pode escrever os nomes deles nos itens pelos quais são responsáveis ou marcá-los usando seus IDs de usuário, mas essa não é uma maneira eficiente de chamar a atenção de um participante para um item do checklist. Especialmente para as listas de verificação maiores, em que várias pessoas estão trabalhando juntas, é necessário um sistema de atribuição de tarefas mais eficiente que possa ser facilmente integrado à própria lista de verificação
- Listas de verificação estáticas: Os recursos visuais inerentes ao Google Docs são muito básicos. Não são interativos o suficiente (além de marcar ou desmarcar as caixas) para torná-los atraentes para os usuários. É necessário fornecer alguma forma de envolvimento do usuário na interface para mantê-lo motivado a percorrer a lista de verificação - isso pode ser difícil de fazer no Google Docs
- Longo processo para compartilhar ou exportar: O processo inicial de compartilhamento de uma lista de verificação com toda a equipe de membros é longo. Isso ocorre porque a interface exige que você digite os IDs de e-mail de cada membro da equipe que deseja que trabalhe na lista de verificação. Imagine ter de digitar 10 ou 20 IDs de e-mail! Além disso, você precisaria definir o acesso e as funções de cada pessoa da lista. Esse é um processo que consome muito tempo e não é ideal para checklists
- Longo processo para iniciar listas de verificação: O Google Docs foi criado para ser uma plataforma de documentos. Não é um formato dedicado a listas de verificação. Há um processo específico quando você deseja criar listas de verificação, e ele se torna mais complicado quando se cria uma lista de verificação de vários níveis. Não é possível começar a usar checklists no Google Docs imediatamente, pois há um longo processo de iniciação que pode custar tempo
Portanto, trabalhar com modelos de lista de verificação para agilizar a configuração e a colaboração é melhor.
Criar listas de verificação com o ClickUp
Se você deseja uma maneira mais eficiente e envolvente de trabalhar com listas de verificação, o ClickUp tem as ofertas certas.
O ClickUp fornece uma série de modelos de listas que você pode usar para detalhar suas tarefas semanais, diárias, de projetos ou de tarefas a fazer . Essas listas de verificação são fáceis de colaborar e podem ser configuradas imediatamente, sem demora.
Vamos dar uma olhada.
Lista de verificação semanal do ClickUp
Modelo de lista de verificação semanal do ClickUp
Organize suas tarefas semanais com eficiência usando o modelo Modelo de lista de verificação semanal do ClickUp . Este modelo permite que você trace suas tarefas diárias e planeje sua semana até a última atividade.
Essa lista de verificação é totalmente personalizável para ajudá-lo:
- Definir status personalizados para as tarefas, como Cancelado, Concluído, Em andamento, etc.
- Usar campos personalizados como Task Type, Streak ou Feeling Good para ajudá-lo a visualizar adequadamente o progresso das tarefas em sua lista de verificação
- Aproveite as visualizações personalizadas, como Weekly Calendar, Completed Tasks, To Do e outras, para entender melhor como suas tarefas estão em relação a uma linha do tempo
- Use a personalização do gerenciamento de projetos para integrar avisos de dependência, automação de tarefas, tópicos de comentários e muito mais à sua lista de verificação
Como usar este modelo
É extremamente fácil começar a usar esse modelo no ClickUp. Veja como:
- Faça uma lista das tarefas que você precisa concluir em uma semana usandoDocumentos do ClickUp* Defina prioridades para cada uma dessas tarefas usandoVisualização do quadro do ClickUp para visualizar sua semana inteira e atribuir prioridades
- UseVisualização de tabela ClickUp para criar uma lista de verificação altamente personalizável para colaborar com sua equipe
- Acompanhe o progresso das tarefas criadas na lista de verificação usandoVisualização do calendário do ClickUp Essa lista de verificação é a melhor opção se você quiser uma lista de verificação personalizável que possa ser visualizada e ajustada como quiser, o que não é possível com o Google Docs.
Listas de verificação de tarefas do ClickUp
Crie listas de verificação de tarefas facilmente dentro de uma tarefa para facilitar as atribuições com o ClickUp Task Checklist Listas de verificação de tarefas do ClickUp são listas de verificação especiais dentro de uma tarefa no ClickUp como uma lista de tarefas, facilitando a atribuição dos itens na lista de verificação clicável a diferentes membros da equipe.
Use essas listas de verificação para:
- Criar listas aninhadas com quantos subitens forem necessários
- Arrastar e soltar cada item da lista de verificação para uma nova posição, agilizando a edição (diferentemente do Google Docs, em que os itens são estáticos e precisam ser refeitos)
- Atribua os itens dessa lista de verificação aos membros da sua equipe individualmente para facilitar a colaboração, a prestação de contas e a responsabilidade de todos na equipe
- Converta suas listas de verificação em modelos que podem ser usados como um formato padrão para listas futuras
Como usar esta lista de verificação
Veja como acessar as listas de verificação de tarefas em uma tarefa do ClickUp:
- Abra a tarefa na qual você deseja criar uma lista de verificação
- Role a tela para baixo até a guia "Actions items" (Itens de ações) e selecione-a
- Clique no ícone "+" para começar a criar sua lista de verificação
ClickUp Brain
Aproveite o poder da IA no ClickUp para fazer as coisas com perfeição
Traga o poder da rede neural pioneira do mundo para suas tarefas, documentos e pessoas para conectar tudo em seu espaço de trabalho digital com Cérebro ClickUp . Essa ferramenta permite que você faça perguntas sobre seu trabalho, wikis da empresa, planos e percepções, produtos e muito mais.
O ClickUp Brain permite que você:
- Automatizar suas atualizações de progresso, tarefas, stand-ups, itens de ação, subtarefas e seus dados de planejamento e preenchimento automático
- Escrever com sua ferramenta de redação que se adapta ao seu estilo e cria rascunhos semelhantes. Você ainda tem acesso a uma ferramenta de verificação ortográfica integrada e pode gerar respostas rápidas
- Crie rapidamente listas de verificação e obtenha ajuda para adicionar itens de ação, conectar as listas de verificação a outros implementos ou pessoas e obter atualizações de progresso automaticamente. Essa funcionalidade não está disponível no Google Docs, que fornece apenas uma lista de verificação básica com grandes limitações
O ClickUp Brain pode ajudá-lo a fazer muito mais com seu habilidades de gerenciamento de tarefas o que não é possível fazer com o Google Docs.
Como usar o ClickUp Brain para listas de verificação
O ClickUp Brain ajuda você a criar tarefas ou documentos gerados por IA com listas de verificação pré-preenchidas de acordo com suas necessidades comerciais. Há duas maneiras de fazer isso com o ClickUp Brain:
1. No modal de IA da barra de ferramentas:
- Clique no ícone "AI" na barra de ferramentas. Como alternativa, se você tiver um sistema operacional Windows, pressione "Alt + K" e, se tiver um Mac, "Option + K
- Digite um prompt e clique em "Return" ou "Enter
- Depois disso, edite o conteúdo por meio de opções como Copiar, Regenerar e Dizer à IA o que fazer em seguida
- Depois disso, clique em "+ Create" e escolha "Task" ou "Doc" para abrir um dos modais
- Digite um nome e outras informações necessárias
2. No modal Criar itens da barra de ferramentas:
- Clique no botão "+ New" (+ Novo)
- Escolha "Task" (Tarefa) ou "Doc" (Documento) no modal Create Items (Criar itens)
- Selecione a opção "Write with AI" (Escrever com IA)
- Digite seu prompt na caixa de texto "Talking points" (pontos de discussão) e selecione nos menus suspensos "Tone of voice" (tom de voz) e "Creativity" (criatividade)
- Clique na guia "Generate" (Gerar)
- Depois que o texto for gerado, edite-o por meio de Inserir, Copiar, Regenerar e Dizer à IA o que fazer em seguida
- Clique na opção "Create Task" (Criar tarefa) ou "Create Doc" (Criar documento)
- Clique no botão "Private" (Privado) para tornar sua tarefa ou documento público
Acesse o ClickUp Brain de qualquer lugar em seu espaço de trabalho junto com o trabalho atual.
Torne as listas de verificação mais dinâmicas e interativas
As listas de verificação são parte integrante da produtividade e da motivação no local de trabalho. Mesmo fora do local de trabalho, as listas de verificação ajudam as pessoas a se manterem organizadas em suas tarefas diárias e a realizarem suas tarefas como parte de suas vidas software de gerenciamento de tarefas .
Utilize a gama de listas de verificação e ferramentas que o ClickUp oferece para facilitar a execução eficiente de tarefas na forma de listas de verificação flexíveis e versáteis. Você pode explorar mais soluções do ClickUp diretamente no site.
Se quiser começar a usar as listas de verificação hoje mesmo, registre-se gratuitamente no ClickUp.