Gerenciar várias equipes significa ficar atento a atrasos ou a qualquer pessoa que esteja ficando para trás.
Se você é gerente de projetos, provavelmente lida com isso diariamente, supervisionando várias equipes em suas tarefas, cronogramas e dependências.
Você logo perceberá como é difícil alocar recursos sem as ferramentas e estratégias certas. É nesse momento que as pessoas recorrem a ferramentas como o Notion para criar gráficos de Gantt. O Notion oferece aos gerentes uma visão geral das tarefas, ajudando a definir cronogramas e marcos com fluxos de trabalho visuais.
Um gráfico de Gantt do Notion combina gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas em um único painel. Ele permite visualizar tarefas e evitar gargalos. Com modelos personalizáveis e colaboração em tempo real, vale a pena experimentá-lo para um gerenciamento eficaz de recursos.
Neste artigo, vamos entender como criar um gráfico de Gantt no Notion e gerenciar melhor as tarefas.
Como criar um gráfico de Gantt no Notion
Siga estas etapas simples para criar um gráfico de Gantt no Notion:
Etapa 1: Configure seu espaço de trabalho no Notion e crie uma nova página
Organize seu espaço de trabalho no Notion para criar e gerenciar várias páginas. Isso ajuda a manter a clareza e o foco.
- Considere manter um espaço de trabalho dedicado ao gerenciamento de projetos para otimizar o processo.
- Abra o Notion e navegue até as páginas e áreas de trabalho atuais na barra lateral esquerda.
- Clique no sinal “+” próximo ao botão Privado. Isso cria uma nova página em branco, que você pode usar como espaço de trabalho para o gráfico de Gantt.
- Dê a esta página um título relevante, como “Prática de gráfico de Gantt no Notion”.
- O Notion oferece vários modelos para essas páginas. Selecione a opção Vazio para começar do zero. Agora você pode criar um gráfico de Gantt no Notion sem nenhum formato pré-existente.
Etapa 2: Configure seu banco de dados e adicione colunas
Em seguida, você precisará de um banco de dados com os pontos e tipos de dados que preencherão seu gráfico de Gantt.
- Use sua nova página para digitar ‘/table’ na região de conteúdo.
- O Notion exibirá um menu suspenso com três opções
- Selecione “Exibição de tabela” na guia “Banco de dados”.
Observe que a tabela vem com colunas padrão. Você precisa personalizá-las para atender às necessidades do seu projeto e avaliação. Um bom começo seria clicar no cabeçalho de cada coluna e renomeá-la com uma tag exclusiva, conforme necessário.
Leia também: Os 10 melhores softwares gratuitos de gráficos de Gantt: um guia para gerentes de projeto
As propriedades do Notion também permitem que você melhore seu banco de dados com estrutura, categorização e organização. Agora você pode concluir sua construção...
- Clique no cabeçalho da primeira coluna e renomeie-a para “Nome da tarefa”. Você pode usar essa coluna para inserir manualmente os nomes de cada tarefa envolvida no seu projeto. Torne esses nomes descritivos para entender melhor como seus recursos são gastos em tarefas específicas.
- Clique no ícone “+” à direita da tabela para adicionar uma nova coluna. Selecione “Data” como o tipo de propriedade no menu suspenso. Nomeie essa coluna como “Data de início” e use-a para especificar quando cada tarefa está programada para começar.
- Adicione uma coluna chamada “Data de término”. Ambas as colunas permitem visualizar a duração das tarefas.
- Adicione outra coluna novamente e escolha “Selecionar” como seu tipo de propriedade. Renomeie a coluna como “Status” e continue definindo os diferentes status que você gostaria de adicionar para acompanhar cada tarefa. Considere opções como “Ainda não iniciado”, “Em andamento”, “Concluído” e “Publicado”.
Etapa 3: crie o gráfico de Gantt do Notion adicionando uma visualização da linha do tempo
Você sabia que linhas do tempo e gráficos de Gantt são ferramentas diferentes de acompanhamento de progresso? Embora o Notion não ofereça suporte nativo a gráficos de Gantt, você pode criar algo semelhante adicionando uma visualização de linha do tempo. Veja como:
- Clique no botão “+” abaixo do nome da sua tabela e role para baixo para escolher “Exibição da linha do tempo”. Essa exibição representa visualmente quais tarefas estão levando quanto tempo de acordo com as datas.
- Você também será solicitado a nomear essa visualização da linha do tempo. Clique na caixa de título que diz “Sem título” e renomeie-a para “Gráfico de Gantt” para indicar sua finalidade.
- Lembre-se de selecionar as propriedades de data para o cronograma do seu projeto. As colunas “Data de início” e “Data de término” geralmente são suficientes.
Dica profissional: você pode verificar esses modelos de projeto de gráfico de Gantt para confirmar se está no caminho certo.
Etapa 4: Insira tarefas, datas e status
Em seguida, adicione as tarefas e subtarefas do seu projeto com suas respectivas datas de início e prazo.
- Use a coluna “Nome da tarefa” para inserir os nomes de todas as tarefas do seu projeto. Seu objetivo aqui é precisão e clareza.
- Em seguida, comece a preencher as datas de início e término para definir o cronograma de cada tarefa e como ela aparecerá no gráfico de Gantt.
- Além disso, atualize a coluna de status para categorizar em que ponto cada tarefa se encontra em seu pipeline de desenvolvimento.
Etapa 5: Personalize seu gráfico de Gantt definindo dependências
Você pode definir dependências entre tarefas no Notion para entender a sequência e a relação das atividades do projeto. Essas dependências indicam quais tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar.
- Abra as propriedades da tarefa clicando na tarefa respectiva na visualização da linha do tempo.
- Clique em “Adicionar uma nova propriedade” e escolha “Relação” entre os tipos de propriedade.
- Lembre-se de que a relação deve estar vinculada à mesma tabela, permitindo que você crie dependências dentro do seu gráfico de Gantt.
- Por último, na propriedade de dependência, selecione as tarefas que devem ser concluídas antes que a tarefa atual possa começar. Isso oferece uma ligação visual entre as tarefas na visualização da linha do tempo, ajudando você a gerenciar as sequências de tarefas.
Etapa 6: Atribuir tarefas
Atribua tarefas a membros específicos da equipe para supervisionar a responsabilidade e conscientizar todos sobre suas responsabilidades.
Clique no botão “+” novamente, selecione “Pessoa” como propriedade e adicione uma coluna chamada “Atribuído a”. Agora você pode adicionar um ou vários membros da equipe responsáveis por cada tarefa nesta coluna. Sua tela agora mostra um exemplo clássico de um gráfico de Gantt do Notion que pode ser usado para gerenciamento de projetos.
Use a seção de comentários em cada tarefa para comunicar o resumo exato da tarefa aos respectivos membros da equipe.
Experimente os 8 passos acima para criar gráficos de Gantt com diferentes propriedades.
Leia também: 10 alternativas ao gráfico de Gantt para gerenciar o trabalho e aumentar o sucesso do projeto
Limitações dos gráficos de Gantt do Notion
Apesar do processo simples de criação de um gráfico de Gantt no Notion, ele tem várias limitações. Vamos explorá-las aqui:
Problemas de escalabilidade tornam-no inadequado para projetos de grande dimensão
Embora o Notion seja uma ferramenta poderosa para gerenciar projetos de pequeno a médio porte, ele geralmente tem dificuldade em gerenciar projetos maiores e mais complexos. À medida que o número de tarefas e dependências aumenta, os gráficos de Gantt do Notion podem ficar confusos e mais difíceis de gerenciar.
Embora flexível, a interface do Notion não foi projetada para lidar com as complexas demandas de um gerenciamento de projetos extenso.
Por exemplo, visualizar muitas tarefas em uma única linha do tempo pode ser desafiador, e o desempenho pode diminuir com o volume de dados.
O gerenciamento de dependências requer esforço manual dos gerentes de projeto
O gerenciamento de dependências é crucial ao planejar projetos em um ambiente com várias equipes, pois ajuda a monitorar os esforços necessários e reprogramar automaticamente as tarefas se elas atrasarem. Os gráficos de Gantt do Notion não possuem recursos de reprogramação automática, o que dificulta a configuração das dependências das tarefas.
Por exemplo, imagine que você tem um cronograma de projeto com tarefas principais e subtarefas dependentes vinculadas. Você decide alterar o período da primeira tarefa, mas a segunda tarefa não é ajustada automaticamente. Isso significa que suas dependências não estão vinculadas no Notion, o que contraria o objetivo dos gráficos de Gantt funcionais.
Para ajustar os cronogramas do projeto, você precisa reprogramar manualmente todas as tarefas dependentes se a anterior estiver atrasada. Esse processo manual é demorado e propenso a erros a longo prazo, especialmente em projetos com muitas tarefas interdependentes.
O Notion também não fornece indicadores visuais ou alertas para conflitos de dependência. O cronograma do projeto pode ficar desalinhado se você não conseguir identificar proativamente esses problemas.
💡Dica profissional: explore alternativas às funções de IA do Notion antes de implementar essas ferramentas nos fluxos de trabalho do seu projeto.
A falta de relatórios integrados dificulta a análise do progresso
Quase todas as ferramentas de gerenciamento de projetos têm recursos integrados de relatórios para ajudar a acompanhar o progresso da sua equipe e planejar melhor as coisas. No entanto, o Notion não possui esse recurso básico.
As integrações de relatórios estão disponíveis no Notion, mas têm um preço elevado. Felizmente, os painéis do Clickup ajudam você a visualizar os dados do projeto por meio de gráficos de velocidade, gráficos de burnup, gráficos de burndown e muito mais, sem cobrar a mais por isso.
Crie gráficos de Gantt no ClickUp
Quando se trata de criar gráficos de Gantt, o ClickUp se destaca como uma alternativa superior ao Notion devido ao seu amplo conjunto de recursos e design centrado no usuário.
Embora o Notion seja altamente personalizável, ele fica aquém no tratamento de necessidades complexas de gerenciamento de projetos. Por outro lado, o ClickUp resolve essas limitações com uma funcionalidade integrada robusta que oferece suporte a projetos complexos.
Leia também: Como criar gráficos de Gantt no ClickUp
Modelos ClickUp
O catálogo de modelos pré-construídos do Clickup reduz significativamente o tempo de configuração e estabelece uma estrutura para seus projetos. Isso economiza esforço na configuração de tabelas e no gerenciamento manual de dependências de tarefas coincidentes.
Recursos como gerenciamento automatizado de tarefas, colaboração em tempo real e relatórios avançados também ajudam a otimizar seu fluxo de trabalho.
O modelo simples de Gantt do ClickUp automatiza o tratamento das dependências das tarefas e melhora a produtividade coletiva da sua equipe.
Ele oferece uma visão geral abrangente do pipeline de desenvolvimento do seu projeto, insights sobre cronogramas específicos de tarefas, fluxos de tarefas e o desempenho da sua equipe em relação aos prazos.
Os gráficos de Gantt do ClickUp utilizam componentes dinâmicos que interagem com elementos como listas de tarefas, calendários e painéis.
Os gráficos de Gantt do ClickUp promovem a fácil legibilidade dos status das tarefas com vários esquemas de cores. Desde a conversão automática de tarefas em marcos até a reutilização de modelos de tarefas nos gráficos de Gantt, o ClickUp tem tudo isso.
O ClickUp também suporta a importação de espaços de trabalho do Notion, para que você possa atualizar seus recursos de gerenciamento de projetos sem perder os dados existentes. Importar os dados do Notion para o Clickup também permite acessar recursos de acompanhamento de tempo e metas, integração com ferramentas de terceiros e configurações de colaboração em tempo real.
Notion vs ClickUp – Qual ferramenta é melhor para criar gráficos de Gantt?
Aqui está uma breve tabela comparativa sobre o uso do Notion e do ClickUp:
| Recurso | Notion | ClickUp |
| Facilidade de uso | Intuitivo, mas requer configuração manual | Fácil de usar, com modelos pré-construídos. |
| Escalabilidade | Escalabilidade limitada para projetos grandes | Altamente escalável para projetos complexos |
| Gerenciamento de dependências | Vinculação básica e manual | Gerenciamento avançado e automatizado de dependências |
| Automação | Recursos mínimos de automação | Automatiza o gerenciamento de tarefas, lembretes, alterações de status, ajustes de dependência e muito mais. |
| Recursos de integração | Integra-se com várias ferramentas, mas a configuração é complicada e requer esforço manual. | Integra-se perfeitamente com ferramentas como Slack, Drive, Trello, etc., através de um suporte mínimo e melhora a eficiência do fluxo de trabalho. |
| Personalização | Altamente personalizável, mas requer um esforço manual significativo para configurar e manter. | Personalizável com ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos, modelos e visualizações. |
| Colaboração em tempo real | Bom, mas carece de recursos avançados | Excelente com atualizações em tempo real, comentários, menções e notificações. |
Aqui está uma visão ampliada de como o ClickUp ajuda suas equipes a concluir mais trabalho.
Recursos exclusivos do ClickUp para gráficos de Gantt
Ao contrário do Notion, o gerenciamento avançado de dependências do ClickUp permite ajustes automatizados quando os cronogramas das tarefas mudam, garantindo que todas as tarefas dependentes sejam atualizadas de acordo. Isso reduz o esforço manual e o risco de erros.
As ferramentas de agendamento robustas do ClickUp, incluindo blocos de tempo e integrações de calendário, alinham os membros da sua equipe na mesma programação. Lembretes e notificações automatizados garantem que os prazos não sejam perdidos.
A escalabilidade e a versatilidade do software de gerenciamento de projetos são garantidas ao usar o ClickUp para gráficos de Gantt. Aqui estão alguns recursos exclusivos do ClickUp.
Rastreamento de tempo ClickUp
O recurso de acompanhamento de tempo do ClickUp permite o acompanhamento em vários dispositivos a partir de qualquer local e oferece relatórios abrangentes sobre a atividade dos funcionários. Ele também permite sincronizar aplicativos de acompanhamento de tempo em sua interface, ajudando você a filtrar, classificar e rotular os resultados.
Metas do ClickUp
Outro recurso é o Goals do ClickUp, que permite definir metas mensuráveis e monitorar o progresso com marcos específicos para tarefas e projetos. Você pode até definir metas monetárias e outras metas com descrições e KPIs mencionados.
Tarefas recorrentes do ClickUp
Além disso, o recurso Tarefas Recorrentes do ClickUp permite que você evite preencher resumos de tarefas repetidamente e automatize as tarefas diárias no local de trabalho para economizar tempo.
Melhore seus gráficos de Gantt com o ClickUp
Criar um gráfico de Gantt no Notion é extremamente simples; o difícil é gerenciá-lo e desenvolvê-lo. Você pode aproveitar o Notion como um excelente ponto de partida para configurar e organizar projetos.
Mas, à medida que suas necessidades de gerenciamento de projetos crescem, o ClickUp pode acomodar aspectos mais essenciais, como agendar tarefas, gerenciar prazos e revelar gargalos.
O melhor é que você pode usar uma simples ação de passar o mouse para determinar o caminho crítico e ver dinamicamente a porcentagem do projeto ou tarefa. A partir daí, você pode priorizar as tarefas cruciais para concluir seu projeto.
Você está pronto para aprimorar suas habilidades de gerenciamento de projetos com o ClickUp? Inscreva-se gratuitamente no ClickUp.