Você já escreveu um e-mail para sua equipe e recebeu respostas confusas porque sua mensagem não estava clara? Ou talvez você tenha enviado uma mensagem apenas para perceber mais tarde que os erros de digitação a prejudicaram, o que poderia levar a mal-entendidos?
De acordo com a Forbes, cerca de 40% dos trabalhadores afirmam que a comunicação deficiente reduz sua confiança na liderança e na equipe. Para os trabalhadores remotos, esse número foi de 54%.
A perda de tempo está entre as piores consequências da má comunicação, e combatê-la é mais importante do que qualquer outra coisa.
A comunicação escrita eficaz é necessária, seja para criar camaradagem na equipe ou para elaborar campanhas de marketing. De engenheiros que transmitem especificações técnicas a profissionais de saúde que documentam o atendimento a pacientes, a redação clara garante a precisão e evita erros dispendiosos.
Contratos legais e relatórios financeiros dependem de uma linguagem precisa para evitar mal-entendidos. Até mesmo as áreas criativas, como o design, dependem da comunicação escrita para propostas, apresentações e argumentos de venda. A comunicação escrita preenche lacunas culturais e transcende fusos horários.
Vamos explorar como aprimorar as habilidades de comunicação escrita no trabalho e eliminar as temidas perguntas de acompanhamento "O que você quis dizer?
Por que as habilidades de comunicação escrita são importantes?
Considere este cenário: Michael é um excelente funcionário que apresenta um desempenho exemplar. Ele tem uma capacidade extraordinária de pesquisar o mercado e obter informações que ninguém mais consegue. Sua experiência no setor e suas habilidades de pesquisa fazem dele um ativo valioso para a empresa.
No entanto, quando ele traduz suas descobertas em um relatório, muitas vezes isso gera confusão. As informações raramente são estruturadas, há erros gramaticais e não há coerência.
Por que isso acontece? Porque sua comunicação escrita não é o seu forte.
Veja como habilidades sólidas de comunicação escrita podem ajudar Michael:
- Demonstrar habilidades de liderança: Capacidade de articular ideias e soluções de maneira fácil de entender, destacando a capacidade de liderar uma equipe
- Aumentar a eficiência operacional: Minimiza as chances de mal-entendidos e erros, simplificando e acelerando os processos
- Melhores relacionamentos profissionais: Cria confiança e satisfação dentro das equipes e com as partes interessadas externas
- Facilitar o crescimento coletivo: Promove o crescimento e o sucesso geral em uma organização por meio de uma comunicação eficaz e de relacionamentos mútuos aprimorados
Vamos dar uma olhada nos diferentes tipos de comunicação escrita que podem ajudar funcionários como Michael a transmitir melhor suas descobertas e causar um impacto maior com seu trabalho.
Tipos de comunicação escrita
Qualquer coisa que você forneça por escrito a outra pessoa constitui uma comunicação escrita.
Ela pode ser uma comunicação formal ou informal e pode ter diferentes escopos.
Comunicação formal
Decisões, propostas e acordos fazem parte da comunicação formal que apoia a interação profissional. A comunicação formal por escrito inclui:
- Emails: De acordo com as últimas estatísticas de e-mail,300.4 bilhões de e-mails de trabalho são enviados e recebidos diariamente. A comunicação interna entre colegas, equipes e departamentos, bem como a correspondência externa com clientes, fornecedores e partes interessadas, ocorre por e-mail
- Lembretes e avisos: Fazem parte da comunicação interna que trata de assuntos como anúncios de reuniões e alterações de políticas
- Relatórios: Os relatórios comerciais são documentos abrangentes usados para apresentar dados, resultados financeiros, desempenho individual ou da equipe, progresso do projeto e resultados
- Propostas: Propostas de negócios, propostas de projetos e documentação são uma fonte integral de compartilhamento de ideias com clientes existentes e potenciais
Comunicação informal
Não há necessidade de sempre redigir um e-mail ou fazer um relatório. Às vezes, você só precisa trocar mensagens simples, especialmente para comunicação em um espaço de trabalho híbrido . Esses tipos de comunicação escrita informal incluem:
- Mensagens de texto: A interação menos formal entre colegas ocorre por meio de mensagens de texto instantâneas para obter respostas mais rápidas
- Boletins informativos internos: Além dos boletins informativos enviados a assinantes externos, as empresas às vezes circulam boletins informativos internos com atualizações casuais e anúncios sobre eventos ou operações da empresa
Então, como você pode melhorar sua redação no trabalho? Continue lendo para descobrir!
Como melhorar a comunicação escrita no trabalho
Dominar a comunicação escrita não é tão entediante se você tiver as diretrizes certas. Criamos um guia passo a passo para ajudá-lo a cobrir todas as bases e entender o impacto da comunicação escrita.
1. Comece com o básico: Revise a gramática e a ortografia
O requisito mais básico para uma comunicação clara e fácil de seguir é a correção gramatical.
Uma frase como a seguinte pode causar confusão:
João está preparando a apresentação da semana passada.
Não está claro se a apresentação foi preparada na semana passada e está completa ou se está sendo preparada no momento.
Da mesma forma, uma grafia errada é suficiente para mudar completamente o significado da frase. Veja, por exemplo,
Please ensure all personal files are updated by Friday vs. Please ensure all personnel files are updated by Friday.
Enquanto aqui arquivos pessoais pode se referir à documentação pessoal, a palavra pessoal se refere a arquivos relativos a pessoas empregadas em uma organização.
Ferramentas como o Grammarly o ajudam a corrigir erros de gramática e ortografia. Você pode usar Integração do ClickUp com o Grammarly para se comunicar de forma coerente e sem erros na plataforma. Isso não apenas ajudará você a se comunicar de forma impecável, mas também simplificará a colaboração.
2. Garanta a clareza, a concisão e a coerência (3 Cs da comunicação)
A comunicação eficaz se baseia nos 3Cs da comunicação:
- Clareza: Garante que as mensagens sejam compreendidas sem qualquer confusão, interpretação errônea ou dúvidas
- Concisa: Elimina a verbosidade desnecessária para garantir que a mensagem vá direto ao ponto
- Consistente: Estabelece um fluxo de comunicação confiável para interações suaves e eficazes
Você deve ter como objetivo escrever todas as mensagens com base nesses pilares de comunicação, desde um breve e-mail até um longo relatório de projeto.
Isso garantirá que sua palavra escrita chame a atenção, ajude na tomada de decisões, respeite o tempo gasto pelo destinatário na leitura do relatório e evite interpretações errôneas.
3. Estruture suas mensagens de forma eficaz
Sua mensagem pode ser nítida em termos de gramática, ortografia e concisão, mas ainda assim pode ser ineficaz.
Como? O fluxo da mensagem pode não estar no ponto.
Toda forma de comunicação escrita, como toda história, tem uma estrutura específica: um começo, um meio e um fim.
As informações organizadas fornecem um fluxo lógico que ajuda o leitor a compreendê-las mais rapidamente.
Dependendo do assunto da sua comunicação, você pode optar por apresentar suas informações e opiniões usando uma abordagem baseada em causa/efeito, problema/solução, ordem cronológica e outros fatores.
4. Tenha um vocabulário e um tom diversificados na comunicação escrita
Um vocabulário diversificado ajuda você a escolher a palavra mais adequada para descrever algo. Isso não apenas torna a redação comercial mais compreensível, mas também mais concisa. Você pode dizer coisas com menos palavras e de forma mais impactante.
Usar o tom certo pode fazer toda a diferença entre conquistar um cliente cobiçado e arruinar um relacionamento comercial para sempre. Um tom harmonioso, educado e atencioso cria uma impressão positiva e também garante que sua comunicação permaneça fiel aos seus valores organizacionais.
Vamos entender a importância do vocabulário e do tom corretos por meio de um exemplo.
**Vocabulário
- Vocabulário forte: Imagine um e-mail para um cliente sobre o atraso de um projeto. Em vez de dizer: "O projeto está indefinidamente atrasado", você poderia usar: "Estamos enfrentando um obstáculo imprevisto que afetou os cronogramas do projeto" Isso transmite seriedade sem negatividade e permite uma explicação mais profissional
- Vocabulário fraco: Usar termos genéricos como "coisas" ou "coisa" pode tornar sua redação pouco clara. Por exemplo, em vez de dizer "Precisamos mudar algumas coisas de lugar", seja específico: "Precisamos realocar alguns equipamentos essenciais"
Da mesma forma, o jargão também pode ser um problema. Usar termos excessivamente técnicos com um cliente que talvez não os entenda só gera confusão
**Tom
- Tom positivo: Em uma avaliação de desempenho, destacar as "áreas de desenvolvimento" de um funcionário com sugestões de melhoria soa mais encorajador do que simplesmente dizer que ele está com "baixo desempenho"
- Tom negativo: Um tom agressivo em um e-mail de negociação, como "Precisamos de uma decisão agora", pode sair pela culatra. Uma abordagem mais colaborativa, como "Vamos discutir as próximas etapas para chegar a um acordo mutuamente benéfico", promove uma melhor relação de trabalho
Ao usar um vocabulário forte e manter um tom profissional, a comunicação escrita se torna clara, concisa e impactante, o que, em última análise, leva a melhores relações de trabalho e a resultados comerciais mais sólidos.
5. Leia com frequência: Dicas para melhorar as habilidades de compreensão
Uma maneira excepcional de cultivar melhores habilidades de redação é ler mais. Isso naturalmente aprimora sua capacidade de escrita, expondo-o a diferentes estilos de escrita, perspectivas, vocabulário e argumentação.
Aqui estão algumas dicas para aprimorar suas habilidades de compreensão:
- Faça anotações e resuma os pontos principais do material de leitura para desenvolvê-los em sua redação
- Divida as informações em partes inteligentes para apresentá-las de maneira mais abrangente
- Crie um cenário de perguntas e respostas em sua cabeça e inclua respostas para todas as perguntas que você acha que podem surgir na mente do leitor
6. Escreva de forma eficaz: A prática leva à perfeição
Não há melhor professor do que a prática: quanto mais você praticar, mais rápido alcançará a perfeição. Se toda vez que você escreve algo que retorna com uma mensagem "não tenho certeza se entendi", há algo a aprender.
Você pode compreender com seus erros e também com a forma como as outras pessoas se comunicam. Por exemplo, observe um e-mail bem estruturado e redigido sempre que o vir. Tente imitar a abordagem.
Consequentemente, o envolvimento regular com uma comunicação escrita de qualidade aprimorará seu vocabulário, gramática, apresentação e estilo de redação.
Aqui estão algumas das principais recomendações de livros de nossa equipe para aprimorar suas habilidades de redação comercial:
- Todo mundo escreve, de Ann Handley: Abrange uma ampla gama de tópicos, incluindo a redação de e-mails claros e concisos, a elaboração de postagens de blog atraentes e a criação de conteúdo eficaz de mídia social
- **The Elements of Style, de William Strunk Jr. e E.B. White: oferece conselhos claros e concisos sobre gramática, pontuação e estilo
- HBR Guide to Better Business Writing, de Bryan A. Garner: Fornece conselhos práticos sobre como escrever documentos comerciais claros, concisos e persuasivos. Garner oferece dicas sobre como estruturar sua redação, usar verbos fortes e evitar jargões
7. Busque críticas construtivas e feedback: Uma ferramenta para o crescimento
O feedback fornece informações sobre as áreas que precisam ser melhoradas, ajudando os indivíduos a refinar sua clareza, coerência e impacto.
Por exemplo, você pode buscar feedback de alguém que teve dificuldade para compreender seu e-mail ou que o interpretou de forma totalmente equivocada. Descobrir o que causou a confusão pode ajudá-lo a evitar esses casos no futuro.
Ao receber feedback e agir de acordo com ele, você pode fortalecer a comunicação com sua equipe e criar confiança.
Isso contribui para o desenvolvimento pessoal e para um ambiente de trabalho mais produtivo, no qual a comunicação clara e eficaz é fundamental para atingir as metas organizacionais.
8. Revisão para uma comunicação escrita bem-sucedida
Às vezes, um erro não é cometido por causa de erros de ortografia ou gramática, mas devido a um descuido. É melhor identificar esses pequenos erros por conta própria antes que outra pessoa os aponte para você.
Como você pode fazer isso? Fazendo a revisão de seus textos.
**A revisão ajuda a identificar erros de gramática, pontuação, ortografia e formatação, que podem afetar significativamente a forma como sua mensagem é percebida
Outro benefício da revisão é que ela permite que você se coloque no lugar do leitor uma vez e verifique se a mensagem faz sentido.
Como resultado, é sempre recomendável ler o que você escreveu antes de clicar em enviar.
9. Use ferramentas e softwares de redação como o ClickUp
E se você tivesse um assistente de redação que pudesse gerenciar toda a sua comunicação escrita, redigir e-mails do zero, corrigir erros e garantir uma comunicação eficaz?
Inteligente ferramentas de redação de e-mail tornam esse sonho uma realidade, sugerindo correções gramaticais poderosas e estruturas de frases fortes. Além disso, com a ajuda da inteligência artificial, é possível criar uma proposta, e-mail ou mensagem escrita completa automaticamente do zero.
Você não precisa mais passar horas finalizando um documento comercial antes de enviá-lo. A IA atende a todos os seus requisitos de redação, quer você precise de um exemplo de mensagem fora do escritório ou uma proposta comercial.
O ClickUp, um software completo de gerenciamento de projetos e ferramenta de comunicação no local de trabalho, torna isso possível por meio de seu copiloto de IA, Cérebro do ClickUp . Seu AI Writer for Work ajuda a gerenciar todas as suas comunicações e aperfeiçoa sua escrita no trabalho por meio do corretor ortográfico integrado e das qualidades de aprimoramento da escrita.
Faça a curadoria de e-mails, mensagens, propostas e relatórios de comunicação escrita eficazes com o ClickUp Brain
Se você precisa responder a um e-mail, converter uma pilha de dados brutos em tabelas inteligíveis, redigir respostas a perguntas frequentes por meio de um ferramenta de criação de ajuda ou elaborar resumos de projetos e relatórios instantaneamente, ele faz o trabalho para você. Tudo o que você precisa fazer é escrever um prompt descrevendo o que deseja em detalhes para obter uma resposta bem escrita em um piscar de olhos.
Já está animado? O melhor ainda está por vir! Você também pode criar transcrições de comunicação verbal e responder rapidamente a perguntas de reuniões com este ferramenta de comunicação no local de trabalho .
Você precisa enviar e-mails ou relatórios com frequência? O ClickUp Brain ajuda você a criar um modelo de plano de comunicação e até mesmo modelos de memorando instantaneamente para economizar tempo e manter a consistência.
O ClickUp também aproxima você de seus colegas e membros da equipe por meio do recurso de bate-papo. Não é mais necessário fazer malabarismos entre diferentes plataformas para coordenar e manter-se conectado nas tarefas diárias, sessões de feedback ou comunicações com clientes. Visualização de bate-papo do ClickUp reúne tudo em um só lugar, simplificando a comunicação e o gerenciamento geral de tarefas.
Melhore a comunicação e a colaboração entre as equipes com o ClickUp Chat View
Com o Chat View do ClickUp, você pode:
- Atribuir itens de ação e melhorar a coordenação da equipe com canais de bate-papo em tempo real
- Facilitar o acesso rápido a informações importantes por meio do compartilhamento de links de projetos e incorporação de anexos
- Garantir a clareza visual da comunicação escrita por meio da formatação de mensagens com blocos de código, marcadores e banners
- Conecte-se individualmente com colegas e clientes por meio de mensagens diretas, quando necessário
- Mantenha-se informado, conectando-se aos canais de toda a organização para atualizações ao vivo e anúncios gerais
O ClickUp pode facilitar muito a comunicação por escrito. Entretanto, para evitar inconsistências, você ainda deve estar atento às barreiras de comunicação cotidianas.
Desafios na comunicação escrita
Várias barreiras obstruem a comunicação escrita eficaz, desde a garantia de clareza e concisão até o gerenciamento do tom e do contexto. Elas tornam a comunicação confusa, ineficaz ou até mesmo redundante.
Vamos dar uma olhada nas desafios de comunicação no espaço de trabalho e compartilhar maneiras de ajudá-lo a superá-los.
1. Superação de obstáculos comuns
Os três principais obstáculos na comunicação escrita são ambiguidade, redundância e jargão. Não fornecer contexto suficiente pode tornar sua comunicação ambígua, não conhecer a meta e os objetivos da comunicação pode torná-la redundante, e não escrever de forma clara e fácil pode expô-lo a um jargão excessivo.
**Solução_: Use uma linguagem clara e direta, definindo os termos necessários e eliminando as palavras desnecessárias
2. Entendendo seu público
Diferentes partes interessadas têm expectativas, preferências e níveis de compreensão variados. Não considerar os traços e as características exclusivas do seu público-alvo ao escrever é o maior erro que você pode cometer, levando a mal-entendidos, confusão ou desinteresse.
Solução : Adapte sua comunicação e sua mensagem principal de acordo com o nível de conhecimento, o interesse e o objetivo de comunicação de seu público para obter clareza e engajamento
3. Contextualização da comunicação escrita
A falta de contexto geralmente leva à confusão. Mesmo que você inclua todas as informações, a equipe ainda não consegue agir com base nelas devido a uma falha de contextualização. Todo o esforço será desperdiçado se você não esclarecer o objetivo da sua comunicação.
Solução : Assegurar a contextualização clara e objetiva da comunicação escrita para evitar confusão e facilitar a ação efetiva.
Exemplo de cenário: Você é um gerente de marketing e precisa que a equipe de design crie gráficos de mídia social para um próximo lançamento de produto.
Sem contexto:
Subject: Gráficos de mídia social necessários
Oi equipe,
Precisamos de imagens de mídia social para o próximo lançamento de produto. Se tiver alguma dúvida, entre em contato comigo.
Com contexto:
Subject: Gráficos de mídia social necessários para o lançamento do [nome do produto]
Olá equipe,
Estamos entusiasmados em anunciar o lançamento de nosso novo produto, [Nome do produto], em [Data de lançamento]!
Para gerar buzz e entusiasmo, precisamos de gráficos de mídia social atraentes para usar em nossas plataformas (Facebook, Instagram, Twitter).
Aqui estão alguns detalhes importantes a serem considerados ao projetar os gráficos:
- Público-alvo: [Descrição do público-alvo]
- Voz e tom da marca: [Descrição da voz e do tom da marca]
- Mensagens-chave: [Principais mensagens que você deseja transmitir]
- Data de lançamento: [Data de lançamento]
_Por favor, entre em contato comigo se tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos
Exemplos de comunicação escrita eficaz no trabalho
Agora que sabemos o que constitui uma comunicação escrita eficaz e como alcançá-la, vamos explorar três cenários comuns de comunicação no local de trabalho e como abordá-los de forma eficaz:
1. Propostas de projetos
Uma proposta de projeto bem escrita funciona como um roteiro, detalhando o propósito, as metas e o plano de execução do projeto. Normalmente, ela inclui:
- Introdução: Explicar brevemente o conceito do projeto e sua importância
- **Objetivos: descrevem claramente os resultados desejados
- **Escopo: define os limites e os resultados do projeto
- Metodologia: Explica a abordagem para atingir os objetivos
- **Recursos: identifica as pessoas, as ferramentas e o orçamento necessários
- **Benefícios: destaca o impacto positivo do projeto na organização
- Avaliação de risco: Reconhece os possíveis desafios e planos de mitigação
- Conclusão: Resume a proposta e reitera a proposição de valor
Ao fornecer uma visão geral abrangente, uma proposta de projeto ganha a adesão das partes interessadas e prepara o terreno para um projeto bem-sucedido.
2. E-mails de acompanhamento
E-mails de acompanhamento eficazes garantem que todos estejam na mesma página após reuniões ou discussões. Um e-mail bem estruturado deve incluir:
- Linha de assunto clara: Identifica o objetivo do e-mail (por exemplo, "Acompanhamento da reunião da equipe - itens de ação")
- Recapitulação da reunião: Resuma brevemente os principais pontos discutidos
- Itens de ação: Liste tarefas específicas com proprietários e prazos atribuídos
- Próximas etapas: Descreva o plano para seguir em frente
- Chamada para ação: Incentiva os destinatários a confirmar o recebimento e fazer perguntas
E-mails de acompanhamento claros promovem a responsabilidade, mantêm os projetos no caminho certo e melhoram a produtividade geral da equipe.
Aqui está um exemplo de um e-mail de acompanhamento bem escrito:
Assunto: Acompanhamento dos itens de ação da reunião da equipe
Prezada equipe,
Espero que este e-mail esteja de bom tamanho para vocês. Gostaria de fazer um acompanhamento da nossa recente reunião de equipe realizada em [data]. Abaixo estão os principais itens de ação e seus respectivos prazos:
Item de ação 1: Pesquisar tendências de mercado
Atribuído a: [Nome do membro da equipe]
Prazo final: [Data específica]
Item de ação 2: Atualizar o cronograma do projeto
Atribuído a: [Nome do membro da equipe]
Prazo final: [Data específica]
Por favor, confirme o recebimento deste e-mail e me informe se forem necessários desafios ou ajustes em relação a essas tarefas. Nossa próxima reunião de equipe está agendada para [data] para analisar o progresso e discutir quaisquer atualizações.
Obrigado por sua atenção a esses assuntos. Vamos trabalhar juntos para garantir o cumprimento eficiente de nossas metas.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
[Sua posição]
[Suas informações de contato]
3. Relatórios de progresso
Relatórios regulares de progresso mantêm as partes interessadas informadas e demonstram o avanço do projeto. Um relatório bem escrito geralmente inclui:
- Resumo executivo: Destaca de forma concisa as principais conquistas e os obstáculos encontrados
- Tarefas do projeto: Detalhes das tarefas concluídas e dos próximos marcos
- Desafios: Identifica quaisquer problemas que estejam afetando o progresso e as soluções propostas
- Próximas etapas: Descreva claramente o plano de ação para o próximo período de relatório
Os relatórios de progresso promovem a confiança, identificam áreas de melhoria e garantem o sucesso do projeto ao fornecer uma visão geral transparente do progresso do projeto.
Seguindo esses princípios de clareza, propósito e ação, você pode criar uma comunicação escrita eficaz que gere resultados em qualquer ambiente de trabalho.
Aprimore a comunicação escrita com o ClickUp
A comunicação escrita eficaz é a espinha dorsal de uma colaboração tranquila, de um fluxo de trabalho ininterrupto e de relacionamentos saudáveis em equipe. Você pode melhorar sua comunicação escrita seguindo este guia passo a passo e aperfeiçoando um componente de cada vez. Quanto mais você ler e escrever, melhores serão suas habilidades de comunicação escrita.
Os recursos de comunicação escrita do ClickUp, como o ClickUp Brain e o Chat View, podem simplificar a colaboração da equipe e garantir uma comunicação sem erros. Com esse recurso externo e software de comunicação interna e externa você pode aperfeiçoar o texto das mensagens existentes; escrever memorandos, relatórios, e-mails e muito mais a partir do zero; e criar modelos para o futuro, tudo em um só lugar. Registre-se no ClickUp para tornar a comunicação escrita em seu local de trabalho mais rápida, fácil e eficaz.