Como criar uma estrutura de decomposição de custos (com exemplos)

"Quanto esse projeto vai me custar?

Essa é provavelmente uma das perguntas mais comuns e importantes que qualquer cliente ou parte interessada interna fará a você. E se a estimativa que você fornecer não for precisa ou nem perto de ser realista, isso pode colocar o projeto em risco.

É claro que uma estimativa de custo nem sempre pode ser exata até o último centavo, mas imagine cotar X para um projeto e perceber que você precisará de 2X o orçamento quando o projeto realmente começar.

Não é uma situação em que você queira se encontrar.

É nesse ponto que uma Estrutura de decomposição de custos (CBS) pode ajudá-lo a ter uma visão clara das finanças do seu projeto. Ela divide todos os custos previstos em categorias gerenciáveis, dando-lhe uma visão clara do destino do seu dinheiro. Isso permite que você tome decisões orçamentárias bem informadas e gerenciar os custos do projeto com eficiência.

Além disso, ele também o ajudará a rastrear o projeto quanto a possíveis excedentes de custos desde o início, ajudando-o a entregar o projeto no prazo e dentro do orçamento estipulado.

Mas o que exatamente é uma CBS e como ela difere de uma estrutura analítica de trabalho (WBS)? Neste guia, exploraremos essas e outras questões.

O que é uma estrutura analítica de custos no gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos envolve o gerenciamento de vários aspectos de um projeto, incluindo o escopo, o tempo e o custo. Embora seja fundamental manter o projeto no caminho certo e cumprir os prazos, manter-se dentro do orçamento é igualmente importante. É nesse ponto que uma estrutura de decomposição de custos (CBS) se torna uma ferramenta essencial.

A CBS é um documento que detalha todos os custos que serão incorridos em um projeto específico. Cada linha ou fileira da CBS representa um item de custo associado ao projeto. Ela divide esses custos em categorias claramente definidas, fornecendo um roteiro detalhado para as finanças de seu projeto.

Por que a estrutura analítica de custos é importante?

Em qualquer ciclo de vida do gerenciamento de projetos no entanto, a parte mais importante é garantir que o projeto seja entregue no prazo e dentro do orçamento estipulado. Se um dos dois não for bem-sucedido, pode haver complicações para o sucesso geral do projeto. Com as estruturas de decomposição de custos adicionadas à sua estratégia de gerenciamento de projetos, você pode:

• Melhorar o orçamento e a estimativa de custos identificando antecipadamente todos os elementos potenciais da estrutura de custos. Isso permite que você evite surpresas desagradáveis no futuro e minimize o risco de as despesas crescerem além de um limite específico
• Planeje seu projeto com mais precisão, pois você pode identificar possíveisriscos de custo do projeto e atividades desde o início, garantindo que você possa desenvolver estratégias de mitigação ou minimizar o impacto desses riscos
• Comunicar claramente as expectativas de um projeto a todas as partes interessadas, incluindo clientes, patrocinadores e membros da equipe. Isso garante a transparência e assegura que todos estejam alinhados com o objetivo do projeto

Diferença entre a estrutura analítica de custos e a estrutura analítica de trabalho

A estrutura analítica de custos pode se parecer muito com estrutura analítica do trabalho (WBS) já que listamos todas as atividades e partes interessadas envolvidas em ambos. No entanto, enquanto a CBS se concentra no controle de custos ou no gerenciamento das despesas do projeto, a EAP trata da compreensão de todas as atividades necessárias para entregar um projeto bem-sucedido.

Algumas das diferenças sutis incluem:

• Desmembrando a estrutura de decomposição de custos*

A estrutura analítica de custos é criada usando vários componentes, incluindo:

1. Estrutura analítica do trabalho

A base da sua CBS é a sua WBS. Esse documento descreve os entregáveis e as tarefas que compõem seu projeto. Pense nele como uma planta do que precisa ser feito.

2. Identificar os custos envolvidos em cada atividade

Para qualquer CBS, há quatro categorias principais de custos a serem consideradas:

• Custos de mão de obra: Salários, remunerações e benefícios dos membros da equipe designados para a tarefa. Pense nisso como o custo do esforço humano
• Custos de material: As matérias-primas, suprimentos e equipamentos necessários para concluir a tarefa. Isso pode ser qualquer coisa, desde tinta de impressora até madeira, dependendo do seu projeto
• Custos de equipamentos: Aluguel ou compra de equipamentos especializados necessários para a tarefa
• Custos indiretos: São fatores diferentes dos custos diretos que podem aumentar o orçamento do seu projeto. Incluem aluguel do escritório, serviços públicos, seguro, custos administrativos e outros

3. Entenda a oportunidade de custo

O plano CBS não ajuda apenas no planejamento de custos; ele também o ajuda a entender os possíveis cursos de ação. Por exemplo, se você tiver que criar um site para um cliente.

Se o custo da contratação de recursos externos for muito maior do que o esperado, você poderá tomar decisões proativas, como concluir algumas tarefas internamente. Isso ajuda a minimizar os custos gerais do projeto e a assumir o controle da qualidade do projeto.

Como criar uma estrutura de decomposição de custos

Agora que você entende o poder de uma CBS, vamos nos aprofundar nas etapas práticas envolvidas na criação de uma. Você pode criar estruturas detalhadas de decomposição de custos usando um software de gerenciamento de projetos ou uma ferramenta que o ajude a analisar ou monitorar todas as atividades e recursos envolvidos em um determinado projeto. Para criar uma CBS detalhada e precisa, você pode seguir as etapas abaixo:

Passo 1: Conhecer todas as atividades e requisitos de recursos

A primeira etapa para o planejamento de projetos e a estimativa de custos bem-sucedidos é conhecer as atividades e os recursos necessários para o seu projeto. Normalmente, isso envolve:

• Documento de escopo do projeto: Esse documento descreve os objetivos, as entregas e os cronogramas do projeto. Ele serve de base tanto para a EAP quanto para a CBS
• Estrutura analítica do trabalho (EAP): Uma EAP bem definida é essencial para a sua CBS. Ela fornece a estrutura para identificar os elementos de custo associados a cada tarefa do projeto
• Ferramentas de estimativa de custos: Várias ferramentas de estimativa de custos estão disponíveis, desde planilhas simples até softwares mais sofisticados. Escolha o método que melhor se adapte à complexidade e ao orçamento de seu projeto

Etapa 2: Identificar categorias de custo

A próxima etapa é estimar o custo necessário para cada tarefa, atividade ou recurso. Essas tarefas podem ser divididas em vários aspectos, dependendo do impacto e da área de trabalho, tais como:

• Custos diretos: São despesas tangíveis diretamente vinculadas a tarefas específicas do projeto. Normalmente, incluem:
  
  • Custos de mão de obra: Salários, remunerações e benefícios dos membros da equipe designados para as tarefas.
  • Custos de material: Matérias-primas, suprimentos e equipamentos necessários para concluir as tarefas.
  • Custos de equipamentos: Aluguel ou compra de equipamentos especializados necessários para as tarefas
• Custos indiretos: Frequentemente chamados de custos indiretos, são despesas que apoiam o projeto como um todo, mas não são diretamente atribuíveis a uma única tarefa. Os exemplos incluem:
  
  • Aluguel do escritório e serviços públicos
  • Seguros
  • Custos administrativos
  • Assinaturas de software

Ao considerar os custos diretos e indiretos, você minimiza os riscos de qualquer tarefa ou fator de custo desconhecido ser adicionado ao seu orçamento.

Etapa 3: Estimar o custo do trabalho

Depois de considerar todos os fatores de custo que afetarão o seu orçamento, é hora de começar a estimar o custo de concluir um item de ação específico. Por exemplo, se você quiser realizar uma tarefa X, quanto tempo os membros da sua equipe levarão para concluí-la? De quantos recursos eles precisarão para concluí-la? Essas respostas permitem que você leve em consideração o orçamento geral necessário para concluir a tarefa X.

Depois de fazer isso para todas as tarefas do seu projeto, isso pode ser usado para fornecer um custo final para o projeto. Esse é um processo crucial, especialmente ao estimar o orçamento para projetos de grande escala, como projetos de construção.

Ao acompanhar de perto as tarefas e os recursos necessários para um determinado projeto e outros impactos usando o software de gerenciamento de construção você pode garantir que seus projetos sejam concluídos dentro do cronograma e do orçamento definidos.

Etapa 4: Crie um plano de contingência para sua CBS

Mesmo após um planejamento meticuloso, eventos imprevistos podem aumentar os custos do seu projeto. Por exemplo, se você tiver que comprar materiais de um fornecedor e eles estiverem fora de estoque, talvez seja necessário adquiri-los de outra fonte. O custo desses materiais pode ser mais alto, ou você pode até ter que pagar mais ao mesmo fornecedor se os materiais de que precisa estiverem em falta no estoque.

Para mitigar esses riscos, inclua uma margem de contingência em seu CBS. Trata-se de um proteção alocada para despesas inesperadas que possam surgir durante o projeto. O tamanho da sua margem de contingência dependerá dos fatores de risco inerentes associados ao seu projeto.

Faça o download deste modelo

Lide efetivamente com incidentes futuros com o planejamento adequado do Plano de Contingência do ClickUp

Para dar início ao seu planejamento, use o Modelo de plano de contingência do ClickUp e mantenha sua empresa segura e protegida.

Este modelo oferece visualizações de lista e de quadro, ajudando-o a desenhar seu plano de contingência e a usá-lo de forma eficaz em seus projetos. Ele o ajuda a criar um roteiro claro para eventos inesperados:

• Analisar os riscos potenciais e o impacto deles em suas operações
• Identificação dos recursos e da equipe necessários
• Teste de cenários alternativos para garantir os melhores resultados possíveis

Etapa 5: Verificação de sentido

A última etapa da criação de uma estrutura analítica de custos é a revisão completa do seu plano. Procure por inconsistências ou informações ausentes. Compartilhe sua CBS com as principais partes interessadas para obter informações e finalize o documento depois de incorporar o feedback delas.

Análise da estrutura analítica de custos: Uma ferramenta essencial

Em qualquer projeto, os atrasos costumam ser caros. Por exemplo, se fôssemos uma empresa de construção, um pequeno atraso na aquisição de recursos poderia significar a paralisação do trabalho, o que acabaria aumentando os gastos do projeto como um todo. É por isso que o uso da análise CBS é crucial para as organizações.

Com a análise regular da estrutura de decomposição de custos, é possível garantir que as finanças e os cronogramas do projeto sejam constantemente monitorados, ajudando a eliminar os riscos de custo. Isso também ajuda a:

• Gerenciamento proativo de custos, pois é possível identificar antecipadamente os custos excedentes e tomar medidas corretivas, como ajustar a alocação de recursos ou negociar com os fornecedores, para manter-se dentro do orçamento
• Melhorar o controle e o gerenciamento do projeto, pois é possível monitorar aspectos da WBS ao analisar a documentação da CBS
• Identificar riscos potenciais, incluindo planejamento de custos ou recursos, permitindo minimizar o impacto deles no projeto como um todo

Ao realizar uma análise da CBS, certifique-se de procurar impactos padrão em seu projeto, tais como:

• Desvios de custo: Rastreie todos os desvios entre os custos orçados e os custos reais incorridos. Analise os motivos dessas variações e tome medidas corretivas conforme necessário.
• Marcos do projeto: Realizar uma análise de CBS nos principaismarcos do projeto para avaliar o desempenho financeiro e identificar áreas para correção de curso. Use Marcos no ClickUp para visualizar rapidamente suas metas e garantir que você esteja no caminho certo para alcançá-las.
• Alterações no escopo do projeto: Qualquer alteração no escopo do projeto pode afetar os custos. Analise seu CBS para entender as implicações financeiras das alterações de escopo e garantir que elas estejam alinhadas com o orçamento geral.

Implementando o CBS com o ClickUp

Para obter a estimativa mais precisa para o seu projeto, você precisa ser capaz de detalhar todas as tarefas, incluindo todos os recursos, custos reais, custos logísticos e todas as atividades envolvidas. Para a maioria das empresas, isso costuma ser difícil, pois todas as suas atividades e equipes trabalham em silos e em plataformas diferentes.

É nesse ponto que um sistema de gerenciamento de ponta a ponta software de gerenciamento de projetos como o ClickUp, pode ajudar a tornar as coisas muito mais simplificadas e eficientes.

Visão de equipe do ClickUp para gerenciamento e entrega precisos de projetos

O ClickUp vai além do gerenciamento básico de tarefas, oferecendo um conjunto robusto de recursos que complementam perfeitamente suas necessidades de CBS. Com ele, você pode:

• Dividir as entregas do projeto em tarefas e subtarefas gerenciáveis, criando um roteiro visual claro. Isso lhe permite estimar melhor o orçamento do projeto com base nas atividades e nos recursos envolvidos
• Rastrear os custos associados atribuindo custos estimados a cada tarefa, categorizar as despesas e rastrear os custos reais incorridos. Isso proporciona um local centralizado para o gerenciamento de todas as finanças do projeto
• Visualize os detalhamentos de custos por categoria, acompanhe as variações orçamentárias e obtenha informações valiosas sobre as finanças do projeto
• Compartilhe o documento CBS com os membros da equipe, atribua tarefas com estimativas de custo e mantenha todos informados sobre as finanças do projeto por meio de atualizações em tempo real

Gerencie facilmente todas as atividades relacionadas a projetos em uma única plataforma com o ClickUp Tasks

Com Gerenciamento de projetos ClickUp você obtém recursos avançados que podem ajudá-lo:

• Planejar e priorizar todos os detalhes do seu projeto com facilidade, ajudando toda a sua equipe a ter uma compreensão clara do escopo, da alocação e das atividades
• AproveitarClickUp Brain, um assistente de gerenciamento de projetos baseado em IA, para simplificar seu trabalho diário. Ele pode gerar automaticamente itens de ação e subtarefas, resumir tópicos de comentários, criar tabelas de dados, encontrar detalhes relevantes no ClickUp e em aplicativos conectados, além de criar e compartilhar atualizações de progresso automatizadas. Use-o como seu gerente de projeto de IA
• Obtenha consenso mais rapidamente e dê o pontapé inicial nos projetos com clareza usando uma única plataforma para colaborar na visão do projeto, estimar custos e entregar projetos mais rapidamente e dentro do orçamento

Ele também oferece modelos de estimativa prontos para uso e totalmente personalizáveis para ajudá-lo a começar a fazer estimativas de projetos CBS e WBS instantaneamente. Por exemplo, o Orçamento de projeto ClickUp com modelo de EAP torna o controle de custos fácil e simples, dividindo seu projeto em tarefas.

Faça o download deste modelo

Lide com projetos complexos com sutileza com o ClickUp Project Budget with the WBS Template

Usando esse modelo, você pode simplificar as atividades de orçamento do projeto, pois ele permite que você:

• Mapear atividades e estimativas de custo
• Organizar todos os dados do seu projeto em um único lugar
• Acompanhar seus gastos continuamente para não ultrapassar o orçamento

Inclui uma estrutura detalhada de decomposição do trabalho (WBS), incluindo:

• Status personalizados: Para marcar o status da tarefa como Cancelada, Concluída, Em andamento, Em espera e A fazer
• Campos personalizados: Para categorizar e adicionar atributos para gerenciar suas tarefas e visualizar facilmente as atividades e o orçamento do projeto
• Visualizações personalizadas: Para visualizar suas informações em várias visualizações para rastreamento e gerenciamento de projetos
• Gerenciamento de projetos: Melhore o orçamento do projeto e o rastreamento da EAP com recursos de rastreamento de tempo, tags, avisos de dependência, e-mails e muito mais

Esses modelos fornecem uma estrutura predefinida para sua EAP, campos de estimativa de custos e funcionalidades de controle de orçamento, sem a necessidade de realizar todas as tarefas manualmente ou começar do zero.

Faça o download deste modelo

Acompanhe os custos do projeto como um profissional com um modelo de gerenciamento de custos de projeto ClickUp totalmente personalizável

Aceite o plano orçamentário do seu projeto com o ClickUp

Aqui está o guia definitivo para ajudá-lo a dominar o planejamento de projetos e estimar os orçamentos de projetos. Ele fornece uma visão clara e abrangente das finanças do seu projeto, permitindo que você tome decisões informadas sobre o orçamento, identifique possíveis riscos de custo de forma proativa e, por fim, entregue projetos dentro do prazo e do orçamento.

Meça e analise o tempo gasto em tarefas para garantir a produtividade e a aderência ao orçamento com o Project Time Tracking do ClickUp

Com o ClickUp, você pode fazer com que todo o seu gerenciamento de projetos muito mais eficaz e rastrear orçamentos e tarefas na mesma plataforma.

Sejam os gerentes de projeto ou o departamento financeiro ou comercial, todos eles podem trabalhar juntos, planejar projetos e colaborar conforme necessário. Ou, como diria Michael Scott, é uma vitória tripla.

Tudo em um software de gerenciamento de projetos permite gerenciar fluxos de trabalho, documentos, painéis de controle em tempo real e muito mais, ajudando sua equipe a se movimentar mais rapidamente, trabalhar de forma mais inteligente e economizar tempo.

Pronto para assumir o controle dos custos do seu projeto? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e experimente os benefícios de uma abordagem simplificada e colaborativa da CBS!

Perguntas frequentes (FAQ)

**1. O que está incluído em uma estrutura de detalhamento de custos?

Uma estrutura de decomposição de custos (CBS) inclui todos os custos incorridos em um determinado projeto. Isso inclui quatro categorias principais de custos:

• Custos de mão de obra: O dinheiro gasto com as pessoas que executarão o projeto
• Custos de materiais: Todos os materiais que a empresa compra, incluindo matérias-primas, peças e componentes, suprimentos de fabricação, seguro e frete
• **Custos de equipamentos: o equipamento real
• **Custos indiretos: despesas não diretamente alocadas a um custo específico, como espaço de escritório, serviços públicos, benefícios e impostos

**2. O que é o método de decomposição de custos?

O método de decomposição de custos refere-se ao processo de criação de uma estrutura de decomposição de custos. Isso envolve a identificação de todas as atividades do projeto a partir da Estrutura Analítica de Trabalho (WBS), a atribuição de custos a cada atividade e a soma deles para obter o orçamento total do projeto.

**3. Qual é a diferença entre uma estrutura analítica de custos e uma estrutura analítica de trabalho (WBS)?

Uma Estrutura Analítica de Trabalho (EAP) descreve os entregáveis do projeto, dividindo-os em tarefas menores e mais gerenciáveis. A CBS concentra-se nos aspectos financeiros do projeto, atribuindo custos a cada elemento da WBS. Juntas, elas fornecem uma visão abrangente do escopo e das finanças do projeto.