Se você é um profissional que trabalha, provavelmente já ouviu falar do Zoom. Hoje, ele é quase sinônimo de reuniões virtuais, depois de se tornar imensamente popular durante a pandemia. O sucesso do Zoom, em parte, pode ser atribuído ao seu acesso gratuito, recursos intuitivos e interface de usuário simples.
Se você deseja colaborar com sua equipe remota ou dispersa, sincronizar-se com clientes no exterior ou apenas conversar com um amigo em uma reunião pessoal, o Zoom pode ajudar. Mas o primeiro passo para todas essas conversas é agendar uma reunião por meio da sua conta Zoom.
Nesta postagem do blog, mostraremos exatamente como fazer isso, em etapas rápidas e fáceis.
Noções básicas sobre como agendar uma chamada no Zoom
Considere uma pequena reunião com talvez dois ou três de seus colegas. Para agendar essa reunião, basta acessar o aplicativo para desktop do Zoom, criar um link de reunião instantânea, colá-lo no chat do WhatsApp dos seus colegas e informar a eles o horário.
⭐ Modelo em destaque
Antes de enviar o convite do Zoom, organize tudo com o modelo gratuito de reuniões do ClickUp. Ele ajuda você a definir uma agenda clara, fazer anotações e acompanhar as próximas etapas, tudo em um só lugar.
Embora esse método seja bastante simples, ele pode ser desmotivador e insustentável. O que você faria se tivesse que organizar uma reunião para toda a empresa ou departamento?
Você não pode simplesmente aparecer e esperar que as pessoas participem sem aviso prévio. É preciso verificar a disponibilidade das pessoas, garantir que haja uma agenda clara para a reunião e estar preparado para documentar as principais discussões e conclusões, a fim de manter todos em sintonia.
É aqui que o agendamento é mais útil.
O Zoom permite enviar convites para reuniões para bloquear as agendas de todos os participantes e oferece aos usuários opções para definir a pauta da reunião (entre outros recursos), garantindo que os participantes tenham tempo para se preparar.
Com esses fundamentos, você estará pronto para agendar reuniões no Zoom como um profissional.
Diferentes maneiras de agendar uma reunião no Zoom
Você pode agendar uma reunião no Zoom de várias maneiras, dependendo de onde você usa sua conta Zoom. Existem três opções: o aplicativo Zoom para desktop, o site Zoom, também conhecido como Zoom no navegador, e o aplicativo Zoom para dispositivos móveis.
Todos os métodos funcionam para agendar reuniões únicas e recorrentes. Vamos ver instruções passo a passo sobre como agendar reuniões no Zoom em cada plataforma.
Agendando uma reunião no Zoom pelo aplicativo para desktop
- Depois de iniciar o aplicativo para desktop do Zoom, você verá a tela abaixo
- Para agendar uma nova reunião, clique em Agendar. Depois de fazer isso, uma guia para personalizar sua reunião agendada será exibida.
- Crie um tópico para a reunião, por exemplo, “Avaliação de desempenho” ou “Discussão sobre metas de fim de mês”. Em seguida, preencha os detalhes sobre a data e a hora da sua reunião. A versão gratuita do Zoom permite apenas reuniões de até 40 minutos. No entanto, com a versão paga, sua reunião pode durar o tempo que for necessário.
- Em seguida, para adicionar participantes, preencha seus endereços de e-mail. Isso enviará um link para a caixa de entrada dos participantes com os detalhes da reunião. Se você quiser preservar as mensagens de bate-papo durante a reunião, pode ativar a opção ao lado de Bate-papo contínuo da reunião. Isso é especialmente útil no caso de sessões de perguntas e respostas ou se você planeja fazer anotações após a reunião.
- Em seguida, vem a opção Sala de espera, que permite ao anfitrião conceder acesso ou restringir a entrada dos participantes. Desative essa opção se não pretender participar da reunião, para que os participantes possam entrar diretamente sem precisar de aprovação.
- Abaixo disso, selecione uma opção para adicionar os detalhes da reunião aos calendários dos destinatários. As opções disponíveis são Google Agenda, iOS iCal e calendário do Outlook.
- A guia Opções avançadas permite opções de personalização adicionais, como permitir entrada automática, bloquear determinados participantes, etc.
O aplicativo Zoom é uma das maneiras mais rápidas e convenientes de agendar uma reunião no Zoom. Mas, se você não tiver o aplicativo Zoom instalado, poderá agendar uma reunião no seu navegador, através do site do Zoom.
Agendando uma reunião no Zoom pelo portal da web do Zoom
Agendar uma reunião no site do Zoom é semelhante ao aplicativo para desktop, com algumas exceções. Depois de fazer login ou se inscrever, esta é a tela que aparecerá:
- Depois de clicar em Agendar uma reunião, uma guia semelhante ao aplicativo para desktop será exibida, onde você poderá personalizar as configurações da sua reunião. Além disso, você também pode adicionar o site do Zoom como uma extensão do Chrome ou plug-in do Microsoft Outlook, clicando nas opções na parte inferior da tela. Isso facilita iniciar uma reunião no Zoom no seu navegador da web.
- Você pode adicionar participantes a uma reunião em andamento. Clique na opção Convidar na lista de participantes abaixo da tela do seu desktop. Isso copiará o link da reunião para a área de transferência, que você poderá enviar para participantes adicionais.
Se você trabalha menos no navegador e mais no celular, será mais fácil agendar uma reunião no Zoom por meio do aplicativo móvel.
Agendando uma reunião no Zoom usando o aplicativo móvel Zoom (iOS/Android)
Depois de instalar o aplicativo Zoom no seu dispositivo Android ou iOS, a tela permitirá que você agende suas reuniões em integração com o calendário do seu dispositivo.
Esse recurso adiciona automaticamente os detalhes da reunião ao seu calendário e ativa uma notificação push. Você receberá um lembrete 10 minutos antes do início da reunião.
(Esperamos que nossos colegas que estão sempre atrasados entendam a dica) 🤞
Reuniões recorrentes no Zoom
Suponha que você esteja agendando uma reunião que ocorrerá regularmente, por exemplo, sua reunião diária de equipe, revisões semanais ou check-ins mensais com seu gerente. Marque a opção Reunião recorrente, que agenda automaticamente a reunião e envia lembretes antes de cada sessão.
Depois de marcar esta caixa, você terá mais opções sobre os detalhes da reunião, recorrência e período de término.
Opções avançadas de agendamento do Zoom
Com o Zoom, você pode escolher entre vários recursos avançados para conduzir, proteger e transmitir suas reuniões online. Isso inclui recursos como medidas de segurança adicionais e o SDK da web do Zoom. Abreviação de Web Software Development Kit (SDK), ele normalmente permite adicionar funcionalidades adicionais ao mesmo software que podem não estar disponíveis através de seus aplicativos da web ou desktop.
Explorando as opções avançadas do Zoom
Defina senhas de reunião no Zoom para aumentar a segurança e impedir o acesso não autorizado. Crie uma senha de sua escolha ou use a senha predefinida gerada pelo Zoom. Use opções avançadas de agendamento para incorporar a reunião agendada em outras páginas da web, como seu site pessoal.
Adicionando uma senha às reuniões do Zoom para maior segurança
Seus convidados podem participar da reunião sem inserir essa senha se clicarem no link que você enviou. Além disso, restrinja o acesso a convidados que tenham feito login usando domínios desconhecidos, por exemplo, qualquer endereço de e-mail que não seja o e-mail institucional.
Opções de criptografia também estão disponíveis, incluindo criptografia de ponta a ponta, na qual seus dados são armazenados no dispositivo local. 🔑
Observação: Se a seção a seguir for muito técnica ou difícil para você, sugerimos pedir ajuda a um colega ou amigo com conhecimentos técnicos.
Utilizando o SDK da web do Zoom para agendar dentro de um site
Você pode incorporar a experiência familiar das reuniões e webinars do Zoom diretamente em seu aplicativo ou site. Os usuários têm acesso aos principais recursos do Zoom, como participar de chamadas, silenciar microfones, compartilhar telas e usar o chat, tudo dentro de sua interface personalizada.
Isso é feito de duas maneiras:
- Visualização do cliente: oferece a experiência completa e independente de uma reunião no Zoom dentro do seu aplicativo.
- Exibição de componentes: incorpora as funcionalidades da reunião como uma seção específica dentro do layout existente do seu aplicativo.
O SDK da Zoom para web não oferece suporte direto para agendar reuniões em seu site. No entanto, você pode obter essa funcionalidade combinando o SDK com a API da Zoom, abreviação de Application Programming Interface (Interface de Programação de Aplicativos), que é a infraestrutura que permite que diferentes softwares se conectem entre si.
Use o endpoint Create Meeting da API do Zoom para agendar uma reunião. Esse endpoint requer autenticação via OAuth ou JWT Marketplace Apps do Zoom. OAuth (abreviação de “Open Authorization”) é um padrão aberto para delegação de acesso, comumente usado por usuários da Internet para conceder a sites ou aplicativos acesso às suas informações em outros sites sem fornecer senhas. Em seguida, especifique datas, horários, duração, tópicos e outras opções da reunião. A API retorna um objeto de reunião contendo informações essenciais, incluindo o ID da reunião e o URL de participação.
Depois de agendar uma reunião por meio da API, use o SDK para fornecer um botão ou funcionalidade “Participar” em seu site. Quando os usuários clicarem em “Participar”, use a função “Participar da reunião” do SDK com o ID da reunião recuperado para iniciar a reunião Zoom em seu site de maneira integrada.
Além desses recursos, você pode até mesmo participar de reuniões em qualquer lugar usando a configuração de chamada telefônica do Zoom, que basicamente converte sua reunião em uma chamada telefônica. Outros recursos incluem interpretação de idiomas, adição de anfitriões alternativos, adição de anexos à sua reunião e criação de marcas d'água para telas apresentadas.
Integração do Zoom com outras plataformas
Integrar suas chamadas de trabalho ao software que você usa diariamente ajudará você a trabalhar mais rápido e reduzir a alternância de contexto.
Veja como.
Integrando o Zoom com o ClickUp
Se você está cansado de alternar entre aplicativos para gerenciar reuniões enquanto trabalha, o ClickUp é a ferramenta ideal para você! O ClickUp oferece um espaço de trabalho centralizado para gerenciar todas as suas tarefas e projetos, sejam eles individuais ou colaborativos.
E a melhor parte? Você pode até mesmo gerenciar todas as suas reuniões do Zoom diretamente no ClickUp. A integração do ClickUp com o Zoom é conveniente para gerenciar suas reuniões sem precisar alternar entre contextos.
A integração com o Zoom está disponível para todos os planos do ClickUp. Se você é proprietário e administrador de um espaço de trabalho, habilite o Zoom ClickApp e faça login no ClickUp usando o Zoom. Essa é uma etapa única que você deve seguir, após a qual um ícone do Zoom aparecerá permanentemente na sua App Center.
Clique nele ou digite o comando “/zoom” no seu painel, o que o ajudará instantaneamente a agendar uma reunião e adicioná-la automaticamente ao seu Calendário ClickUp. 🗓️
Integrar o Zoom ao ClickUp ajuda você a organizar suas notas e detalhes da reunião em pastas específicas do ClickUp. Nessas pastas, você pode atribuir comentários no ClickUp e configurar tarefas recorrentes do ClickUp para reuniões que ocorrem com frequência.
Você pode usar o Bloco de Notas do ClickUp para fazer anotações durante a reunião e a Visualização de Chat no ClickUp para se comunicar com seus colegas e participantes da reunião em tempo real.
O ClickUp não apenas facilita o agendamento de reuniões, mas também ajuda a aumentar sua produtividade.
Use as diversas ferramentas e modelos de reunião do ClickUp para planejar, conduzir, gerenciar e acompanhar suas reuniões sem esforço. Os modelos de quadro branco, por exemplo, permitem que você conduza sessões eficazes de brainstorming durante as reuniões de equipe e melhore a colaboração visual nas tarefas.
Embora o Zoom tenha um recurso de quadro branco, essas opções altamente personalizáveis e com design elegante são uma oferta exclusiva do ClickUp.
Se reuniões longas e intensas no Zoom confundem os participantes sobre o que se espera deles, você pode contar com as tarefas do ClickUp para criar e atribuir tarefas discutidas durante a reunião.
Você também pode usar o AI Writer for Work do ClickUp em conjunto com o ClickUp Notepad e o ClickUp Docs para fazer anotações e gerenciar as atas da reunião. 📝
O AI Writer for Work também é altamente intuitivo e molda suas sugestões de acordo com sua função profissional e o perfil da empresa. Além de oferecer conveniência e melhorar a qualidade da redação, ele ajudará você a corrigir erros gramaticais e ortográficos, traduzir suas notas para vários idiomas e tornar seu conteúdo mais claro.
Agendando reuniões no Zoom no Microsoft Outlook
O Zoom oferece duas opções de integração com o Outlook: o complemento e o plug-in.
O plug-in é uma instalação de aplicativo, e o complemento oferece integração nativa com o Outlook. O Zoom recomenda ter o plug-in para uma melhor experiência do usuário, então vamos ver como iniciar uma reunião usando essa opção.
Após baixar o plug-in do Centro de downloads do Zoom, faça login no aplicativo Zoom para desktop. Você encontrará uma opção para agendar uma reunião no Zoom no seu ambiente Outlook.
Configurando reuniões no Zoom através do Google Agenda
Para vincular sua conta do Zoom ao Google Agenda, instale o complemento Zoom para Google Workspace. Depois de fazer isso e entrar com a conta do Google que deseja integrar ao Zoom, aceite todas as permissões e feche essa guia.
Em seguida, acesse o seu Google Agenda. Você perceberá que, ao criar um evento agora, é possível transformá-lo em uma reunião no Zoom.
Benefícios da integração do Zoom com sistemas de CRM
Sincronizar o Zoom com seu sistema de CRM, como o ClickUp CRM, Salesforce, Zendesk ou Zoho, pode ajudar a evitar o incômodo de alternar entre diferentes aplicativos de trabalho.
Isso é especialmente útil se você realiza um webinar ou sessão informativa e convida pessoas de fora da sua organização para participar.
A integração com o CRM ajudará você a enviar detalhes e links do webinar para todos os participantes. Isso garante que todos os dados importantes, como nomes, endereços de e-mail, comentários e feedback dos participantes, sejam armazenados em um único lugar.
Esse recurso é útil se você planeja entrar em contato com eles após o webinar ou manter seus dados em arquivo para futuras iniciativas de marketing.
Combine o Zoom com o ClickUp para obter a máxima eficiência nas reuniões
Resumindo, gerenciar bem suas reuniões no Zoom pode trazer muitos benefícios para o seu fluxo de trabalho. Fazer isso da maneira certa garantirá resultados positivos para as reuniões, como itens de ação definidos, uma divisão clara de responsabilidades, alinhamento das partes interessadas e muito mais.
Agendar uma reunião com antecedência amplifica o impacto desses bons resultados, pois todos sabem o que esperar e o que é esperado deles. E é muito mais organizado do que uma mensagem fácil de perder no WhatsApp ou um convite de última hora.
Complementar essa prática com o ClickUp Meetings ajudará você a simplificar seus fluxos de trabalho de reuniões — desde o agendamento até a tomada de notas e o acompanhamento.
Explore a integração do ClickUp com o Zoom em detalhes para saber mais sobre as ferramentas de reunião com IA integradas do ClickUp, criação de tarefas, anotações e outros recursos que tornarão suas reuniões mais eficientes e produtivas. 🚀
Inscreva-se no ClickUp para começar!
Perguntas frequentes
1. Como agendar uma reunião no Zoom e convidar alguém?
Você pode agendar uma reunião no Zoom clicando no botão Agendar na página inicial do aplicativo. Depois disso, insira os detalhes da sua reunião, incluindo o tópico, horário, duração, etc.
Para convidar outras pessoas, você pode inserir os endereços de e-mail delas nesta guia para enviar o link da reunião diretamente. Se você usa o ClickUp para reuniões no Zoom, pode fazer isso com um clique ou digitando o comando /zoom na caixa de pesquisa.
2. Como agendar uma reunião no Zoom para começar automaticamente?
Existem alguns pré-requisitos para iniciar/encerrar automaticamente reuniões do Zoom Room.
- Integração do Zoom Rooms com um calendário do Google ou da Microsoft
- Versão mínima global do Zoom Rooms ou superior
- Versão mínima global do controlador Zoom Rooms ou superior
Para agendar uma reunião no Zoom automaticamente, primeiro selecione a reunião ou sala à qual deseja aplicar essa configuração. Em seguida, clique na guia Reunião e ative a opção ao lado de Iniciar automaticamente reuniões agendadas. Clique em Ativar para confirmar a alteração.
O Zoom também permite que os usuários apliquem essa configuração a toda a conta clicando no ícone do cadeado 🔒.
3. Como agendar uma reunião no Zoom e convidar alguém no Gmail?
Você deve baixar o complemento Zoom para Google Workspace para enviar um convite para uma reunião Zoom pelo Gmail ou Google Agenda. Depois disso, crie um evento na sua Google Agenda. Aqui, adicione o tópico e os detalhes dos seus convidados. É aqui que os endereços de e-mail ou nomes deles precisam ser preenchidos. Em seguida, clique em “Transformar em reunião Zoom” e os participantes receberão o link da reunião na caixa de entrada do Gmail.