Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente depende de blocos de notas, post-its e planilhas simples para gerenciar seus negócios e acompanhar quem compra o quê, quanto e quando.
Essas ferramentas ajudam você a coletar informações essenciais sobre os clientes, manter seu estoque e muito mais. No entanto, à medida que sua empresa cresce, notas adesivas e blocos de notas não serão suficientes para armazenar dados importantes. É aí que entra o software de gestão de relacionamento com o cliente.
Uma ferramenta de CRM transformará suas operações comerciais e comunicações com clientes existentes e novos clientes potenciais. Ela pode promover relacionamentos sólidos com os clientes e aumentar a eficiência geral.
No entanto, se você ainda não está pronto para investir em um software de CRM dedicado, experimente um modelo de CRM no Excel. Muitas empresas em fase inicial optam por um CRM baseado no Excel, pois é familiar, personalizável e quase gratuito.
Este guia completo mostrará como funciona um CRM no Excel, como você pode criar um e ajudará você a começar com alguns modelos de CRM gratuitos.
O que é um CRM no Excel?
Um CRM no Excel é um sistema de gestão de relacionamento com o cliente que aproveita as funcionalidades do Microsoft Excel para organizar e gerenciar dados de clientes, interações e processos de vendas.
O Excel CRM é uma plataforma flexível e personalizável que as pequenas empresas podem usar para manter o relacionamento com os clientes e otimizar os processos de vendas.
Usar um CRM no Excel permite que você organize sua jornada de vendas com eficiência e gerencie seus dados de leads com facilidade.
Você ou sua equipe de vendas podem atualizar os dados do CRM regularmente, adicionar etapas personalizadas e fontes de leads, além de exportar dados. Todas essas informações vitais também ficam facilmente acessíveis para as partes interessadas.
Benefícios de usar o Excel como um CRM
Familiaridade e acessibilidade
De estudantes a profissionais, todos sabem usar o Excel, tornando a transição para um CRM no Excel perfeita.
O Excel é amplamente acessível e não requer nenhum treinamento especial. O Microsoft Excel e suas alternativas são fáceis de aprender e têm vários tutoriais online gratuitos.
Custo-benefício
As pequenas empresas muitas vezes não conseguem investir em soluções de software devido aos seus preços elevados. O preço não é um problema com o Microsoft Excel, pois o aplicativo web é gratuito. Mesmo que você precise da versão paga para desktop, ela sai mais barata do que um CRM comum.
O aplicativo para desktop Microsoft Excel está disponível como uma assinatura incluída no pacote Microsoft Office. Isso elimina a necessidade de software adicional e ajuda a reduzir custos.
Personalização
O Microsoft Excel é conhecido por suas funções práticas e permite que você personalize seu CRM de acordo com suas necessidades. Quer definir campos personalizados para clientes específicos? Vá em frente e crie-os. Deseja renomear etapas dentro do funil de vendas de acordo com a sua forma de trabalhar? Faça a alteração e prossiga.
Você também pode usar os diversos modelos de CRM disponíveis para criar um modelo de planilha de CRM que se alinhe perfeitamente aos seus processos e requisitos.
Integração com outros aplicativos do Microsoft Office
O MS Excel se integra perfeitamente a outros aplicativos do Microsoft Office, como o MS Word e o Outlook. Isso oferece uma abordagem holística para gerenciar o relacionamento com os clientes.
Seja você um representante de vendas ou proprietário de uma empresa, as integrações do Excel ajudam a criar uma interface impressionante e personalizada para seus dados, sem custo adicional.
Modelos pré-criados
Devido à popularidade do Excel como CRM, vários modelos pré-construídos de CRM no Excel estão disponíveis para você usar, como o modelo de contabilidade, o modelo de oportunidades e outros.
Basta clonar os modelos disponíveis, inserir os dados relevantes nos campos personalizados e você estará pronto para começar. De modelos de planejamento de recursos a modelos de gerenciamento de clientes, escolha aqueles que melhor atendem às necessidades da sua empresa.
Como criar um CRM no Excel: etapas e dicas
Criar um CRM no Excel requer planejamento e organização cuidadosos. Aqui estão as etapas essenciais e dicas de CRM para guiá-lo pelo processo.
Etapa 1: defina seus objetivos
Defina claramente suas metas de CRM e o que você pretende alcançar com a ferramenta. Sua meta pode ser melhorar o gerenciamento de leads, manter o relacionamento com os clientes ou otimizar os processos de vendas.
Etapa 2: Crie planilhas do Excel
Depois que você e sua equipe estiverem alinhados quanto aos objetivos futuros, use diferentes planilhas do Excel para categorizar as informações. Para criar modelos de CRM, você precisará das seguintes planilhas:
- Crie uma planilha com a lista de Contatos para armazenar e visualizar informações de contato com facilidade.
- Crie uma planilha Empresa dedicada ao gerenciamento de dados para seus leads de vendas B2B e clientes.
- Desenvolva uma planilha de Pipeline para acompanhar as comunicações com os clientes, fazer o acompanhamento e atualizar o status dos leads para um monitoramento eficaz das vendas.
- Use uma planilha de Configurações para incorporar detalhes como tipos de contato, estágios do pipeline, status da negociação e fonte do lead.
Etapa 3: Identifique pontos de dados
Armazenar e manter seus dados de contato em um único lugar pode ser uma forma eficaz de economizar tempo ao se comunicar com clientes em potencial. Isso também ajudará você a evitar o extravio de dados, poupando-o de um processo demorado de recuperação de dados.
Navegue até a planilha Contatos no modelo de CRM. Certifique-se de monitorar consistentemente detalhes essenciais de todos os seus clientes, como nome, número de telefone, endereço, e-mail, detalhes de compra, histórico de compras, registros de comunicação e quaisquer outros dados relevantes de CRM B2B. É também nesse momento que você deve definir quaisquer campos personalizados ou dados que deseja coletar e rastrear.
Insira todos os dados disponíveis para cada cliente na pasta de trabalho do Excel para facilitar uma comunicação perfeita no futuro.
Etapa 4: Insira os dados
Quando seu banco de dados do Excel estiver pronto, insira informações sobre oportunidades de negócios e outros dados relacionados no funil de vendas pré-criado. Você pode vincular isso aos seus processos de vendas para maximizar a precisão e a consistência e manter a integridade do seu sistema de CRM.
Os representantes de vendas usam campos personalizados no CRM de vendas para categorizar e acompanhar oportunidades, além de adicionar o tipo de venda ou serviço solicitado por clientes em potencial.
Identifique seu progresso com atualizações do painel que alertam você sobre movimentos no pipeline. Se o seu processo de vendas já estiver predefinido ou se o modelo de pipeline de vendas não atender às suas necessidades, você pode personalizá-lo facilmente.
Etapa 5: Implemente fórmulas e funções
Aproveite as fórmulas e funções do Excel para automatizar cálculos, analisar dados e otimizar processos. Por exemplo, você pode usar SUMIFS para acompanhar os totais de vendas e COUNTIFS para analisar as interações com os clientes. Transforme seu modelo de CRM em um processo de vendas personalizável que pode evoluir à medida que sua empresa se expande.
Você também pode criar tabelas dinâmicas para classificar e filtrar rapidamente seu pipeline para gerenciar e analisar seus dados.
Classifique sua tabela de pipeline de vendas com base no valor estimado de uma oportunidade ou selecione o menu suspenso e classifique os dados de A a Z.
Etapa 6: crie painéis visualmente atraentes
No seu CRM baseado no Excel, crie painéis visualmente atraentes que forneçam uma visão geral rápida das principais métricas. Use tabelas e gráficos para representar as tendências dos dados de forma eficaz.
Algumas dicas rápidas para lembrar ao usar um modelo de CRM no Excel são:
- Atualize regularmente seu CRM para garantir precisão e relevância.
- Treine sua equipe para usar o CRM do Excel com eficiência.
- Faça backups frequentes dos seus arquivos do Excel para evitar a perda de dados.
5 modelos de CRM no Excel: recursos e como usá-los
1. Modelo de CRM no Excel para registros de contato
Registre detalhes sobre cada contato que você faz com um cliente ou um cliente potencial, o modo de contato, o objetivo e as ações de acompanhamento em um modelo de Excel para CRM de contatos.
Este modelo de CRM no Excel da Vertex42 ajuda você a gerenciar sua lista de contatos e alcançar o cliente certo no momento certo. Isso ajuda a evitar o envio de comunicações indesejadas a um cliente atual.
2. Modelo de CRM no Excel para funil de vendas
Gerenciar o funil de vendas é fundamental para qualquer negócio. Este modelo de Excel para CRM de funil de vendas da Salesflare é útil quando profissionais e proprietários de pequenas empresas desejam simplesmente inserir detalhes básicos para acompanhar negócios futuros, datas previstas de fechamento e o andamento do ponto de contato (PoC) com um cliente em potencial.
Esse modelo também ajuda você a acompanhar o progresso do pipeline, o tamanho do negócio e assim por diante.
3. Modelo de CRM no Excel para registro de vendas
Este modelo de registro de vendas do Excel da Vertex42 ajuda você a registrar todas as vendas realizadas com detalhes adicionais, como custo, descontos oferecidos e números de faturas. Este modelo facilita o acompanhamento das suas vendas diárias, semanais e mensais.
Gere relatórios de vendas sobre o valor médio dos pedidos, vendas totais e muito mais com este modelo de CRM Excel gratuito e fácil de usar.
4. Modelo de CRM no Excel para relatório de oportunidades
Como gerente de vendas, você deve revisar frequentemente as oportunidades que podem converter clientes potenciais em clientes contratuais. Este modelo de relatório de oportunidades do Excel CRM da Close.com para oportunidades ajuda você a se manter atualizado sobre o desempenho de cada representante de vendas, rastrear negócios perdidos, intervir em negócios em estágio avançado e priorizar suas principais oportunidades de vendas.
5. Modelo de CRM no Excel para previsão de vendas
Como empresário, ter previsibilidade nas vendas é fundamental para um melhor planejamento e previsões de vendas mais precisas.
Use este modelo de Excel para previsão de vendas da Spreadsheet.com para prever as vendas futuras. Você pode prever a receita da empresa e filtrá-la por tipo de empresa, vendedor e estágio da negociação.
Limitações de um CRM no Excel
Embora os CRMs do Excel ofereçam várias vantagens, eles também têm algumas limitações que vale a pena considerar:
Escalabilidade limitada
O Excel não foi projetado para lidar com bancos de dados extensos e, à medida que sua empresa cresce, pode ser difícil gerenciar um grande volume de dados de clientes usando uma planilha de CRM.
Desafios de colaboração
À medida que sua equipe cresce, a colaboração em arquivos do Excel pode se tornar complicada, levando a problemas de controle de versão e possíveis discrepâncias de dados. Os direitos de acesso limitados ao Excel para os usuários tornam o rastreamento e a identificação de alterações extremamente demorados.
📮ClickUp Insight: Um trabalhador do conhecimento típico precisa se conectar com 6 pessoas, em média, para realizar seu trabalho. Isso significa entrar em contato com 6 conexões principais diariamente para reunir o contexto essencial, alinhar prioridades e levar os projetos adiante. A dificuldade é real: acompanhamentos constantes, confusão de versões e falhas de visibilidade prejudicam a produtividade da equipe. Uma plataforma centralizada como o ClickUp, com Pesquisa Conectada e Gerenciador de Conhecimento com IA, resolve isso disponibilizando o contexto instantaneamente ao seu alcance.
Falta de automação
Uma planilha de CRM no Excel requer mais inserção manual de dados do que um software de CRM dedicado. Ao criar seus bancos de dados de clientes, você deve inserir os dados manualmente para garantir que todas as informações dos clientes sejam armazenadas e registradas corretamente. Isso pode potencialmente retardar os processos de negócios, além de você correr o risco de erros humanos que levam à perda de dados.
Preocupações com segurança
Os arquivos do Excel podem não oferecer o mesmo nível de segurança que as plataformas de CRM dedicadas, deixando dados essenciais vulneráveis a acesso não autorizado ou perda. Os arquivos do Excel podem travar a qualquer momento e os backups podem não ser uma solução eficaz. Qualquer pessoa que acesse a pasta de trabalho do Excel pode facilmente copiar os dados ou, pior ainda, excluí-los.
Sem trilha de auditoria
É difícil rastrear as alterações feitas em um arquivo do Excel. Na maioria dos casos, os arquivos do Excel são acessíveis a vários membros da equipe com o acesso e as permissões necessárias para fazer alterações. Isso torna o rastreamento e a auditoria um processo desafiador.
A melhor alternativa a um CRM no Excel
O ClickUp é uma ferramenta poderosa com recursos robustos de CRM que se integram perfeitamente aos seus fluxos de trabalho existentes.
O modelo de CRM do ClickUp ajuda você a fortalecer o relacionamento com seus clientes com ferramentas prontas para uso que permitem acompanhar todos os seus leads e oportunidades. Ele fornece uma representação visual do seu pipeline e auxilia na tomada de decisões eficientes.
Os recursos de CRM do ClickUp ajudam você a centralizar informações de contato cruciais em um banco de dados dedicado para dados de vendas. Isso permite que você priorize tarefas para sua equipe de vendas de acordo com o estágio de vendas, aumentando assim a velocidade das vendas.
As empresas que utilizam o Excel para seus processos de CRM podem fazer a transição para o ClickUp sem esforço, importando seus dados existentes.
O ClickUp permite que você personalize as visualizações de tarefas para ajudar a gerenciar seus processos de vendas e marketing. Além da visualização padrão em lista, você também pode ver seus dados em uma visualização em quadro agrupados por status ou em uma visualização em calendário com reuniões e outros eventos agendados.
Você também pode optar pela Visualização de Tabela, que exibirá todos os seus dados em uma grade simples.
Com o ClickUp, você pode atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar o progresso deles. Você também pode definir permissões de usuário com base nas funções.
Com menções, comentários e recursos de comunicação integrados, o ClickUp oferece um ambiente colaborativo para as equipes trabalharem juntas.
Além disso, as automações do ClickUp ajudam você a otimizar tarefas repetitivas e economizar tempo e esforço.
Seja você uma pequena empresa ou um grande conglomerado, o ClickUp oferece uma solução abrangente para suas necessidades de CRM.
Do gerenciamento de contatos ao acompanhamento de negócios e visualização de tarefas, os recursos intuitivos do ClickUp tornam-no um software de CRM robusto para impulsionar seus negócios.
Melhore o gerenciamento do relacionamento com o cliente com o ClickUp
Ao planejar sua estratégia de CRM, considere os requisitos do seu negócio e avalie a escalabilidade da solução de CRM escolhida. Isso ajudará você a decidir se deve criar um CRM no Excel ou optar por uma solução dedicada, como o ClickUp.
Embora os CRMs do Excel ofereçam aos empresários uma solução econômica e personalizável, suas desvantagens podem impedir o crescimento.
O ClickUp, por outro lado, surge como uma alternativa eficaz que se adaptará ao crescimento do seu negócio.
Modelos robustos de CRM, recursos avançados como o ClickUp AI, integração perfeita com várias ferramentas, painéis do ClickUp e recursos de colaboração tornam essa solução de CRM melhor em comparação com o Excel ou o Google Sheets.
Com o CRM da ClickUp, empresas de todos os tamanhos podem gerenciar o relacionamento com os clientes, otimizar processos e trabalhar de forma colaborativa para promover o aumento da satisfação do cliente. Implemente um software de CRM dedicado para sua empresa inscrevendo-se gratuitamente na ClickUp.