Como criar um CRM em Excel (com modelos e alternativas)
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Como criar um CRM em Excel (com modelos e alternativas)

Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente depende de blocos de anotações, notas adesivas e planilhas simples para gerenciar seus negócios e controlar quem compra o quê, quanto e quando.

Essas ferramentas o ajudam a coletar informações vitais sobre os clientes, manter seu estoque e muito mais. Entretanto, à medida que sua empresa cresce, notas adesivas e blocos de notas não serão suficientes para armazenar dados importantes. Entre no Software de gerenciamento do relacionamento com o cliente.

Uma ferramenta de CRM transformará suas operações comerciais e a comunicação com os clientes atuais e novos clientes em potencial. Ela pode promover relacionamentos sólidos com os clientes e aumentar a eficiência geral.

No entanto, se você ainda não estiver pronto para optar por um software de CRM dedicado, experimente um modelo de CRM no Excel. Muitas empresas em seu estágio inicial optam por um CRM baseado no Excel, pois ele é familiar, personalizável e quase gratuito.

Este guia abrangente mostrará como funciona um CRM em Excel, como você pode criar um e como começar a usar alguns modelos de CRM gratuitos.

O que é um CRM em Excel?

Um CRM em Excel é um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente que aproveita as funcionalidades do Microsoft Excel para organizar e gerenciar dados de clientes, interações e processos de vendas.

O Excel CRM é uma plataforma flexível e personalizável que as pequenas empresas podem usar para manter o relacionamento com os clientes e otimizar os pipelines de vendas.

O uso de um CRM em Excel permite que você organize sua jornada de vendas de forma eficiente e gerencie seus dados de leads com facilidade.

Você ou sua equipe de vendas podem atualizar os dados do CRM regularmente, adicionar etapas personalizadas e fontes de leads e exportar dados. Todas essas informações vitais também são facilmente acessíveis às partes interessadas.

Benefícios de usar o Excel como CRM

Familiaridade e acessibilidade

De estudantes a profissionais, todos sabem como usar o Excel, o que torna a transição para um CRM em Excel perfeita.

O Excel é amplamente acessível, e não é necessário nenhum treinamento especial. O Microsoft Excel e o suas alternativas são fáceis de aprender e têm vários tutoriais on-line gratuitos.

Custo-benefício

As pequenas empresas geralmente não podem investir em soluções de software devido aos seus altos preços. O preço não é um problema com o Microsoft Excel, pois o aplicativo da Web é de uso gratuito. Mesmo que você precise da versão paga para desktop, ela é mais barata do que um CRM comum.

O aplicativo para desktop do Microsoft Excel está disponível como uma assinatura integrada ao pacote Microsoft Office. Isso elimina a necessidade de software adicional e ajuda a reduzir os custos.

Personalização

O Microsoft Excel é conhecido por suas funções práticas e permite que você personalize seu CRM de acordo com suas necessidades. Deseja definir campos personalizados para clientes específicos? Vá em frente e crie-os. Deseja renomear as etapas do pipeline de vendas de acordo com sua forma de trabalhar? Faça a alteração e prossiga.

Você também pode usar os vários recursos disponíveis Modelos de CRM para criar uma planilha de CRM que se alinhe perfeitamente aos seus processos e requisitos.

Integração com outros aplicativos do Microsoft Office

O MS Excel se integra perfeitamente a outros aplicativos do Microsoft Office, como o MS Word e o Outlook. Isso lhe proporciona uma abordagem holística para gerenciar os relacionamentos com os clientes.

Seja você um representante de vendas ou proprietário de uma empresa, as integrações do Excel ajudam a criar uma interface impressionante e personalizada para seus dados, sem custo adicional.

Modelos pré-criados

Devido à popularidade do Excel como CRM, vários modelos de CRM Excel pré-criados estão disponíveis para você usar, como o modelo de contabilidade, modelo de oportunidades e outros.

Basta clonar os modelos disponíveis, inserir os dados relevantes nos campos personalizados e você estará pronto para começar a trabalhar. De modelos de planejamento de recursos para modelos de gerenciamento de clientes escolha os que melhor atendem às necessidades de sua empresa.

Como criar um CRM no Excel: Etapas e dicas

A criação de um CRM em Excel requer planejamento e organização cuidadosos. Aqui estão as etapas e dicas essenciais para orientá-lo durante o processo.

Etapa 1: Defina seus objetivos

Defina claramente suas metas de CRM e o que você pretende alcançar com a ferramenta. Sua meta pode ser aprimorar o gerenciamento de leads, manter relacionamentos com clientes ou simplificar os processos de vendas.

Etapa 2: Crie planilhas do Excel

Depois que você e sua equipe estiverem alinhados com suas metas futuras, use diferentes planilhas do Excel para categorizar as informações. Para criar Modelos de CRM você precisa das seguintes planilhas:

  • Crie uma planilha de lista Contacts para armazenar e visualizar facilmente as informações de contato
  • Estabeleça uma planilha Company dedicada ao gerenciamento de dados de seus clientes e leads de vendas B2B
  • Desenvolva uma planilha Pipeline para rastrear as comunicações com os clientes, fazer o acompanhamento dos clientes e atualizar o status dos leads para um monitoramento eficaz das vendas
  • Use uma planilha Settings para incorporar detalhes como tipos de contato, estágios do pipeline, status do negócio e origem do lead

Etapa 3: identificar pontos de dados

Armazenar e manter seus detalhes de contato em um só lugar pode economizar tempo ao se comunicar com clientes potenciais. Isso também o ajudará a evitar o extravio de dados, poupando-o de um processo demorado de recuperação de dados.

Navegue até a planilha Contatos no modelo de CRM. Certifique-se de que, para todos os seus clientes, você monitore consistentemente os detalhes essenciais, como nome, número de telefone, endereço, e-mail, detalhes da compra, histórico de compras, registros de comunicação e qualquer outro dado relevante CRM B2B dados. É também nesse momento que você deve definir os campos ou dados personalizados que deseja coletar e rastrear.

Insira todos os dados disponíveis de cada cliente na pasta de trabalho do Excel para facilitar a comunicação contínua no futuro.

Etapa 4: Inserção de dados

Quando o banco de dados de clientes estiver pronto, insira informações sobre oportunidades de negócios e outros dados relacionados no pipeline de vendas predefinido. Você pode vincular isso aos seus processos de vendas para maximizar a precisão e a consistência e manter a integridade do seu sistema de CRM.

Os representantes de vendas usam campos personalizados no CRM de vendas para categorizar e acompanhar as oportunidades e adicionar o tipo de venda ou serviço solicitado pelos clientes potenciais.

Identifique seu progresso com as atualizações do Dashboard que o alertam sobre os movimentos do pipeline. Se o seu processo de vendas já estiver predefinido ou se o modelo de pipeline de vendas não atender às suas necessidades, você poderá personalizá-lo facilmente.

Etapa 5: implementar fórmulas e funções

Aproveite as fórmulas e funções do Excel para automatizar cálculos, analisar dados e otimizar processos. Por exemplo, você pode usar SUMIFS para acompanhar os totais de vendas e COUNTIFS para analisar as interações com os clientes. Faça do seu modelo de CRM um processo de vendas personalizável que pode evoluir à medida que sua empresa se expande.

Você também pode criar tabelas dinâmicas para classificar e filtrar rapidamente seu pipeline para gerenciar e analisar seus dados.

Classifique sua tabela de pipeline de vendas com base no valor estimado de uma oportunidade ou selecione o menu suspenso e classifique os dados de A a Z.

Etapa 6: Crie painéis de controle visualmente atraentes

Em seu CRM baseado em Excel, crie painéis visualmente atraentes que forneçam uma visão geral rápida das principais métricas. Use tabelas e gráficos para representar as tendências dos dados de forma eficaz.

Algumas dicas rápidas que devem ser lembradas ao usar um modelo de CRM do Excel são:

  • Atualize regularmente seu CRM para garantir a precisão e a relevância
  • Treine sua equipe para usar o CRM do Excel de forma eficiente
  • Faça backup de seus arquivos do Excel com frequência para evitar a perda de dados

5 Modelos de CRM no Excel: Recursos e seu uso

1. Modelo de CRM do Excel para registros de contatos

Modelo de CRM em Excel da Vertex42

Mantenha um registro dos seus contatos com este modelo de CRM da Vertex42 Registre detalhes sobre cada contato que fizer com um cliente ou cliente potencial, o modo de contato, a finalidade e as ações de acompanhamento em um modelo de CRM Excel de contato.

Esse modelo gratuito de CRM ajuda a gerenciar sua lista de contatos e a alcançar o cliente certo no momento certo. Isso ajuda a evitar o envio de spam a um cliente atual com comunicações indesejadas.

2. Modelo de CRM do Excel para funil de vendas

Modelo gratuito de CRM para Excel da Salesflare

Registre e acompanhe suas oportunidades de vendas com este modelo de CRM Excel da Salesflare O gerenciamento do funil de vendas é fundamental para qualquer empresa. Um modelo de CRM Excel de funil de vendas é útil quando profissionais e proprietários de pequenas empresas desejam simplesmente inserir detalhes básicos para acompanhar os próximos negócios, as datas previstas de fechamento e o progresso do ponto de contato (PoC) com um cliente em potencial.

Esse modelo também ajuda a acompanhar o progresso no pipeline, o tamanho do negócio e assim por diante.

3. Modelo de CRM do Excel para registro de vendas

Modelo de CRM de registro de vendas da Vertex42

Fique por dentro dos custos, dos descontos oferecidos aos seus clientes e das vendas com este modelo de CRM da Vertex42 Um modelo gratuito de registro de vendas ajuda a registrar cada venda realizada com detalhes adicionais, como custo, descontos oferecidos e números de fatura. Esse modelo facilita o controle de suas vendas diárias, semanais e mensais.

Executar relatórios de vendas sobre o tamanho médio dos tíquetes, total de vendas e muito mais com este modelo de CRM Excel gratuito e fácil de usar.

4. Modelo de CRM em Excel para relatório de oportunidades

Modelo gratuito de CRM do Excel por Close

Reveja seus leads com potencial para se tornarem clientes usando o modelo de CRM da Close.com Como gerente de vendas, você deve analisar com frequência as oportunidades que podem converter clientes potenciais em clientes contratuais. Um relatório simples de modelo de CRM para oportunidades ajuda você a se manter atualizado sobre o desempenho de cada representante de vendas, rastrear negócios perdidos, intervir em negócios em estágio final e priorizar suas principais oportunidades de vendas.

5. Modelo de CRM do Excel para previsão de vendas

Modelo de CRM do Excel para previsão de vendas por Planilha

Obtenha previsões de suas vendas para planejar melhor suas decisões de compra e estoque usando o modelo de CRM por Spreadsheet Como proprietário de uma empresa, ter previsibilidade nas vendas é a chave para um melhor planejamento e previsões de vendas mais precisas.

Use um modelo de CRM Excel de previsão de vendas para prever as vendas recebidas. Você pode prever a receita comercial e filtrá-la por tipo de empresa, vendedor e estágio do negócio.

Limitações de um CRM em Excel

Embora os CRMs do Excel ofereçam várias vantagens, eles também têm algumas limitações que vale a pena considerar:

Escalabilidade limitada

O Excel não foi projetado para lidar com bancos de dados extensos e, à medida que sua empresa cresce, pode ser difícil gerenciar um grande volume de dados de clientes usando uma planilha de CRM.

Desafios de colaboração

À medida que sua equipe cresce, a colaboração em arquivos do Excel pode se tornar complicada, levando a problemas de controle de versão e possíveis discrepâncias de dados. Os direitos limitados de acesso ao Excel para os usuários tornam o rastreamento e a identificação de alterações extremamente demorados.

Falta de automação

Uma planilha de CRM em Excel exige mais entrada manual do que um software de CRM dedicado. Ao criar seus bancos de dados de clientes, é necessário inserir dados manualmente para garantir que todas as informações dos clientes sejam armazenadas e registradas corretamente. Isso pode retardar os processos de negócios e você também corre o risco de erros humanos que levam à perda de dados.

Preocupações com a segurança

Os arquivos do Excel podem não oferecer o mesmo nível de segurança que as plataformas de CRM dedicadas, deixando dados essenciais vulneráveis a acesso não autorizado ou perda. Os arquivos do Excel podem travar a qualquer momento e os backups podem não ser uma solução eficaz. Qualquer pessoa que acesse a pasta de trabalho do Excel pode facilmente copiar os dados ou, pior ainda, excluí-los.

Sem trilha de auditoria

É difícil rastrear as alterações feitas em um arquivo do Excel. Na maioria dos casos, os arquivos do Excel podem ser acessados por vários membros da equipe com o acesso e as permissões necessárias para fazer alterações. Isso torna o rastreamento e a auditoria um processo desafiador.

A melhor alternativa para um CRM em Excel

O ClickUp é uma ferramenta poderosa com recursos robustos de CRM que se integram perfeitamente aos seus fluxos de trabalho existentes. Modelo de CRM do ClickUp ajuda a aumentar o relacionamento com os clientes por meio de ferramentas prontas para uso para rastrear todos os seus leads e oportunidades. Ele fornece uma representação visual de seu pipeline e ajuda a tomar decisões eficientes.

Modelo de CRM da ClickUp

Use o modelo de CRM da ClickUp para maximizar seus relacionamentos com os clientes, rastrear leads e oportunidades com pipelines

O modelo Recursos de CRM do ClickUp ajudam a centralizar informações cruciais de contato em um banco de dados dedicado para dados de vendas. Isso permite que você priorize tarefas para suas vendas equipe de acordo com o estágio de vendas, aumentando assim a velocidade de vendas.

As empresas que usam o Excel para seus processos de CRM podem fazer a transição para o ClickUp sem esforço, importando os dados existentes

O ClickUp permite que você personalize as visualizações de tarefas para ajudar a gerenciar seus processos de vendas e marketing. Além da visualização de lista padrão, você também pode ver seus dados em uma Visualização de quadro agrupados por status, ou um Visualização do calendário com reuniões e outros eventos programados.

Você também pode optar pela exibição de tabela, que mostrará todos os seus dados em uma grade simples.

Arraste e solte qualquer tarefa na próxima coluna para atualizar automaticamente seu status com a visualização de quadro do tipo Kanban do ClickUp

Arraste e solte qualquer tarefa na próxima coluna para atualizar automaticamente seu status com a visualização de quadro semelhante ao Kanban do ClickUp

Com o ClickUp, é possível atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar o progresso delas. Também é possível definir permissões de usuário com base em funções.

Com menções, comentários e recursos de comunicação incorporados, o ClickUp oferece um ambiente colaborativo para as equipes trabalhem juntas Além disso, Automações no ClickUp ajudam você a simplificar tarefas repetitivas e economizar tempo e esforço.

Quer você seja uma pequena empresa ou um grande conglomerado, o ClickUp oferece uma solução abrangente para suas necessidades de CRM.

Do gerenciamento de contatos ao rastreamento de negócios e visualizações de tarefas, os recursos intuitivos do ClickUp fazem dele um software de CRM robusto para impulsionar seus negócios.

Aprimore seu gerenciamento de relacionamento com o cliente com o ClickUp

Ao planejar sua estratégia de CRM, considere seus requisitos de negócios e avalie a escalabilidade da solução de CRM escolhida. Isso o ajudará a decidir se deve criar um CRM no Excel ou optar por uma solução dedicada, como o ClickUp.

Embora os CRMs do Excel ofereçam aos proprietários de empresas uma solução econômica e personalizável, suas desvantagens podem prejudicar o crescimento.

O ClickUp, por outro lado, surge como uma alternativa eficaz que acompanhará o crescimento de sua empresa.

Modelos robustos de CRM, recursos avançados como IA do ClickUp o ClickUp AI é uma ferramenta de integração perfeita com várias ferramentas, Painéis do ClickUp e os recursos de colaboração o tornam uma solução de CRM melhor do que o Excel ou o Google Sheets.

Com o CRM do ClickUp, empresas de todos os tamanhos podem gerenciar relacionamentos com clientes, otimizar processos e trabalhar de forma colaborativa para promover maior satisfação do cliente.
Implemente um software de CRM dedicado para sua empresa inscrevendo-se no ClickUp gratuitamente .