Czy wiesz, że niezaangażowani pracownicy kosztują amerykańską gospodarkę aż 1,9 biliona dolarów utraconej produktywności rocznie?
Wydajni pracownicy są atutem każdej firmy. Robią więcej w krótszym czasie, zwiększając przychody firmy bez zwiększania zatrudnienia.
Organizacje inwestują znaczną ilość czasu, narzędzi i zasobów w pomiar produktywność pracowników . Wysiłek ten nie tylko pomaga zidentyfikować pracowników o wysokiej wydajności i zaplanować premie i zachęty. Umożliwia również firmom wskazanie wąskich gardeł i nieefektywnych procesów, które wpływają na zbiorowy poziom produktywności pracowników.
Ale najpierw, czym jest produktywność? Czy jest to liczba wykonanych zadań, przepracowanych godzin lub osiągniętych celów? Dla większości firm jest to połączenie wszystkich tych elementów i nie tylko
W tym wpisie na blogu zbadamy różne wskaźniki produktywności które firmy mogą wykorzystać do oceny zarówno indywidualnych, jak i zbiorowych poziomów produktywności wśród pracowników.
Zrozumienie produktywności
Produktywność polega na uzyskiwaniu najbardziej wartościowych wyników z zainwestowanych zasobów. Dlatego też produktywność i wzrost gospodarczy są ze sobą ściśle powiązane. Cykle koniunkturalne, recesje i stopy inflacji mają ogromny wpływ na produktywność. Na przykład recesje mogą prowadzić do zwolnień, co może zmniejszyć produktywność siły roboczej.
Podobnie, stabilne środowisko makroekonomiczne zwiększa zaufanie pracowników i bezpieczeństwo zatrudnienia. Jest bardziej prawdopodobne, że pracownicy skupią się na swoich zadaniach z większym oddaniem i zaangażowaniem. Ponadto, ponieważ "stabilne środowisko makroekonomiczne" zwykle oznacza "stabilne warunki biznesowe", firmy utrzymują spójne operacje i unikają cięcia kosztów.
Jedną z ram analizujących wpływ warunków ekonomicznych na produktywność pracowników jest Solow Residual, zwany także Total Factor Productivity (TFP).
W modelu Solowa "produktywność" odnosi się do niewyjaśnionego czynnika w porównaniu produkcji z nakładami. Ten niewyjaśniony wzrost produkcji przypisuje się wzrostowi wydajności wynikającemu z postępu technologicznego i produktywności pracowników.
Jakie czynniki wpływają na produktywność
Oto kilka typowych czynników wpływających na produktywność pracowników:
- Dynamika zespołu: Napięte relacje między członkami zespołu i menedżerami mogą prowadzić do konfliktów i obniżonego morale, ostatecznie obniżając poziom produktywności w zespole
- Procesy organizacyjne: Nieefektywne przepływy pracy i uciążliwe procesy mogą również powodować błędy i opóźnienia, pozostawiając pracowników sfrustrowanych i zmniejszając ich produktywność
- Komunikacja: Innym czynnikiem, który może obniżyć poziom produktywności, są słabe praktyki komunikacyjne, takie jak niejasne dyrektywy, mikrozarządzanie lub częste spotkania, które pochłaniają cały dzień pracy
- Infrastruktura technologiczna: Brak odpowiedniego sprzętu i oprogramowania również może mieć duże znaczenie. Przestarzałe komputery, powolny internet lub nieodpowiednie oprogramowanie mogą negatywnie wpływać na wydajność
- Obciążenie pracą: Nierealistyczne terminy i niewystarczające zasoby to kolejne ważne elementy, które wpływają nie tylko na poziom produktywności pracownika, ale także na jego ogólne samopoczucie
Produktywność jest funkcją wielu powiązanych ze sobą czynników. W związku z tym pomiar odpowiedniego poziomu produktywności staje się ważny dla organizacji, która poważnie myśli o poprawie swoich procesów i utrzymaniu zdrowych i szczęśliwych pracowników.
Jak mierzyć produktywność
Istnieją różne metody i ramy do ilościowego określania produktywności. Te pomiary produktywności uwzględniają wiele elementów, wskaźników i podstawowych formuł, aby uzyskać miarę tego, jak produktywny jest każdy pracownik, dział i funkcja w organizacji (i czy istnieje możliwość poprawy tych liczb).
Różne poziomy pomiaru produktywności
Aby zmierzyć produktywność w firmie, należy wziąć pod uwagę różne warstwy - od poszczególnych pracowników po całą organizację. Każda warstwa daje inny obraz działalności firmy, np. wydajność jednej osoby, wyniki zespołu lub ogólną wydajność firmy.
Osoby
**Osobiste raporty produktywności są świetnym sposobem na analizę indywidualnej wydajności narzędzia produktywności zapewniają wbudowane raporty dotyczące wydajności i produktywności danej osoby.
Na przykład Szablon raportu produktywności osobistej ClickUp pozwala pracownikom śledzić czas poświęcony na różne zadania tygodniowe i miesięczne.
Szablon raportu produktywności osobistej ClickUp umożliwia pracownikom ocenę poziomu ich wydajności
Szablon pokazuje takie dane jak:
- Ile czasu pracownik poświęca na zadania o różnych poziomach priorytetu?
- Jak mogą poprawić swoje poziomy wydajności ipracować szybciej* Ogólny postęp, jaki poczynili w kierunku swoich celów lub zadań
Poszczególne osoby mogą również korzystać z niestandardowych atrybutów, takich jak Billing, Task Type, Progress i Lead Time, aby przechowywać ważne szczegóły zadań i wizualizować swoje dane dotyczące produktywności w bardziej szczegółowy sposób.
Zespoły
Pomiar produktywności dla zespołów rozpoczyna się od dostosowania indywidualnych wysiłków do wspólnych celów. Wiąże się to z ustaleniem jasnych i mierzalnych celów dla zespołu i śledzeniem postępów w ich osiąganiu. Zapewnia to, że członkowie zespołu pracują nad wspólnymi celami i umożliwia ocenę wydajności w oparciu o osiągnięcie wspólnych celów.
Może to przełożyć się na cele takie jak liczba wykwalifikowanych leadów dla zespołów marketingowych i przychód na użytkownika dla zespołów sprzedażowych. Również w tym przypadku można wykorzystać funkcje śledzenia celów w narzędziu do zarządzania projektami.
Ustaw konkretne, określone w czasie cele dla każdego zespołu lub działu i monitoruj swoje postępy dzięki ClickUp Goals
Z
na przykład, możesz ustawić różne rodzaje celów, aby mierzyć postęp i produktywność, takie jak:
- Cele liczbowe: Aby śledzić, ilu wykwalifikowanych leadów zostało wygenerowanych w danym miesiącu
- Cele tak/nie: Aby sprawdzić, czy funkcja lub poprawka błędu została uruchomiona zgodnie z planem
- Cele zadań: Aby policzyć, ile zgłoszeń do pomocy technicznej zamyka agent obsługi klienta każdego tygodnia
Wyznaczając cele SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) i regularnie śledząc postępy w ich realizacji, można skutecznie ocenić zbiorową produktywność zespołu i zapewnić realizację celów w każdym tygodniu, miesiącu i kwartale.
Organizacje
**Większość organizacji określa swój wskaźnik produktywności, analizując liczby takie jak tempo wzrostu przychodów, marże zysku i zwrot z inwestycji (ROI)
W tym przypadku różne działy, takie jak marketing, sprzedaż i sukces klienta, dostosowują się i pracują nad kilkoma strategicznymi celami, takimi jak generowanie potencjalnych klientów, zaangażowanie klientów i roczne powtarzające się przychody (ARR).
Oto dwa sposoby pomiaru wskaźnika produktywności w całej organizacji:
- Przychód na pracownika: Wystarczy podzielić całkowity przychód przez całkowitą liczbę pracowników, aby uzyskać przychód na pracownika. Jeśli więc zatrudniasz 20 pracowników, a Twój przychód wynosi 100 000 USD w ciągu tygodnia, każdy pracownik wygeneruje średnio 5000 USD
- Współczynnik efektywności zespołu: Najpierw oblicz zysk brutto (przychód minus wszystkie wydatki). Następnie podziel zysk przez koszty wynagrodzeń pracowników. Jeśli zysk brutto wynosi 50 000 USD, a całkowita inwestycja w pracowników wynosi 5000 USD, to współczynnik efektywności zespołu wynosi 10:1
Zaletą wskaźnika efektywności zespołu jest to, że nie musisz ograniczać się tylko do przychodów lub zysków. Możesz również użyć innych wskaźników wydajności, takich jak Net Promoter Score (NPS) i wskaźnik ukończenia sprintu.
Trzy formuły pomiaru produktywności
Oto kilka popularnych formuł, które mogą mierzyć wskaźnik produktywności dla różnych branż.
1. Wydajność pracy
Jest to najprostszy ze wszystkich wzorów - wszystko, co musisz zrobić, to podzielić produkcję przez wkład.
Jeśli firma produkcyjna wytwarza 1000 jednostek produktu w ciągu tygodnia, potrzeba 100 godzin pracy, aby je wyprodukować. Wtedy produktywność wynosiłaby 1000/100, czyli 10 jednostek na godzinę.
2. Obliczenia oparte na celach
Podejście to koncentruje się na ocenie wydajności w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych celów. W tym przypadku wyraźnie wskazuje, czy dany cel został osiągnięty, przekroczony, czy też nie. Następnie można ponownie ocenić swoją strategię i zaplanować przyszły sukces.
Na przykład, jeśli Twoim celem jest zwiększenie miesięcznych przychodów o 20%, Twój wskaźnik produktywności jest mierzony na podstawie tego, czy:
- Osiągnąłeś ten cel i zwiększyłeś przychody o 20% (100% wskaźnik produktywności)
- Przekroczył ten cel i zwiększył przychody o 25% (wskaźnik produktywności 125%)
- Nie osiągnąłeś celu i zwiększyłeś przychody o 15% (75% wskaźnik produktywności)
3. informacje zwrotne 360
W tej metodzie gromadzi się informacje zwrotne z różnych źródeł, takich jak współpracownicy, przełożeni, klienci i pracownicy, aby kompleksowo ocenić wydajność danej osoby lub zespołu.
Informacje zwrotne można zbierać za pomocą ankiet i wywiadów lub oceniając osobę lub zespół na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów. W przeciwieństwie do pozostałych dwóch metod, informacje zwrotne 360 stopni jest bardziej jakościowa niż ilościowa i może dostarczyć bardziej szczegółowych informacji na temat tego, jak radzi sobie dana osoba lub zespół.
Obliczanie produktywności i efektywności
Produktywność jest często używana zamiennie z wydajnością, ale te dwa pojęcia różnią się, gdy są używane w określonych kontekstach.
- Produktywność analizuje związek między wynikiem a nakładem - ilość lub jakość wyniku wygenerowanego na jednostkę nakładu. Tak więc, wzór byłby miarą Wynik / Wkład
- Z drugiej strony, wydajność ocenia, jak dobrze zasoby są wykorzystywane do osiągnięcia pożądanych rezultatów. Wzór byłby więc miarą (Output / Input) x 100%
Chociaż oba wskaźniki są ważne dla wydajności organizacji, zapewniają one różne perspektywy efektywności operacyjnej.
Pomiar produktywności: Przykłady z życia wzięte
Oto jak można mierzyć produktywność w różnych branżach:
- Produkcja: Śledzenie jednostek wyprodukowanych na godzinę na linii montażowej
- Usługi: Liczenie połączeń z klientami obsłużonych przez jednego agenta dziennie w call center
- Detal: Obliczanie przychodów ze sprzedaży na pracownika w sklepie detalicznym
- Technologia: Mierzenie nowych funkcji dostarczanych w każdym cyklu sprintu
- Hotelarstwo: Mierzenie obłożenia pokoi lub przychodu na dostępny pokój w hotelu
Oto kilka wskaźników KPI, które można wykorzystać dla różnych zespołów lub ról zawodowych:
- Marketing: Przychodzące leady, wizyty na stronie internetowej, konwersje reklam
- Sprzedaż: Nowe konta, wygenerowane przychody, współczynnik konwersji
- Produkt i inżynieria: Nowe funkcje, poprawki, czas wprowadzenia na rynek
- Sukces klienta: Wynik NPS, liczba odpowiedzi, opinie klientów
Wreszcie, mierząc produktywność, upewnij się, że nie kładziesz nadmiernego nacisku na żaden czynnik - czy to indywidualny nad zespołem, czy ilość nad jakością. Nie chodzi tylko o liczby; musisz wziąć pod uwagę jakość, kontekst i inne niuanse.
Mierzenie produktywności obejmuje wykorzystanie kombinacji wskaźników ilościowych i jakościowych, wyznaczanie realistycznych celów i wspieranie kultury ciągłego doskonalenia.
Równie ważne jest mierzenie produktywności zespołów zdalnych.
Pomiar produktywności w pracy zdalnej
Czwarta rewolucja przemysłowa, charakteryzująca się postępem technologicznym - sztuczną inteligencją (AI), blockchainem, wirtualną rzeczywistością (VR) i automatyzacją - zasadniczo zmieniła sposób, w jaki pracujemy.
Firmy nie tylko stawiają na pracę hybrydową i zdalną, ale także stale współpracują z wykonawcami, agencjami i freelancerami. Ta globalnie rozproszona siła robocza sprawia, że stosowanie prawidłowych środków produktywności jest prawdziwym kłopotem.
W tym miejscu do gry wkraczają narzędzia do zarządzania przestrzenią roboczą i śledzenia produktywności, takie jak ClickUp. Dzięki kompleksowemu zestawowi narzędzi - zarządzaniu projektami, komunikacji wewnętrznej, dokumentom, a nawet automatyzacji - ClickUp może pomóc organizacjom śledzić produktywność zarówno indywidualną, jak i zespołową
Ponadto, narzędzia do komunikacji asynchronicznej i w czasie rzeczywistym, możliwości automatyzacji i inne mogą pomóc usprawnić komunikację i ograniczyć czasochłonną pracę. Oto jak to zrobić:
Bądź na bieżąco z projektami
ClickUp umożliwia tworzenie oddzielnych projektów (z zadaniami, podzadaniami i elementami działań), przypisywanie ich do członków zespołu i omawianie aktualizacji statusu w jednym miejscu. Dodatkowo, możesz korzystać z Widok tablicy ClickUp do organizowania (i przeciągania i upuszczania zadań) w celu szybkiej aktualizacji ich statusu.
Zorganizuj swoje zadania w tablicy Kanban i uzyskaj widok z lotu ptaka na swoje zadania i ich postęp
Mierz produktywność poprzez przypisywanie Punkty Sprintu i poziomy priorytetów dla każdego zadania lub elementu działania w ClickUp. Może to pomóc w ilościowym określeniu pracy wykonywanej przez każdego pracownika (i zespół) w każdym cyklu sprintu.
Mierz produktywność swojego zespołu, przypisując punkty sprintu do każdego zadania
Dodatkową korzyścią jest to, że punkty sprintu mogą również pomóc w oszacowaniu czasu i wysiłku wymaganego do wykonania każdego zadania, zapewniając efektywne przydzielanie zadań bez nadmiernego obciążania zespołu.
Mierz wykresy wydajności postępów
Innym świetnym sposobem mierzenia produktywności jest wyznaczanie celów dla każdego sprintu lub projektu. ClickUp zapewnia dostęp do wielu raportów wydajności, które pozwalają analizować postępy zespołu, identyfikować wąskie gardła i modyfikować swoje cele plany produktywności . Niektóre wykresy obejmują:
- Burnup and burndown charts: Pokazuje ilość ukończonej pracy i to, co pozostało do wykonania
- Skumulowany przepływ: Wykresy te pomagają wizualizować, jak zadania przechodzą przez różne etapy, takie jak zaległości, w toku i testowanie, dzięki czemu można określić, jak długo zadania spędzają na każdym etapie
- Szybkość: Pokazuje, ile czasu średnio zajmuje pracownikom wykonanie zadania, dzięki czemu można lepiej zaplanować przyszłe sprinty
Porównaj prognozy z rzeczywistym czasem pracy, korzystając z wykresów prędkości w ClickUp, aby zrozumieć wydajność zespołu w wielu sprintach
Oblicz produktywność za pomocą śledzenia czasu
Zauważyliśmy, że najprostszym sposobem śledzenia produktywności jest wkład w stosunku do wyniku. W przypadku pracowników wiedzy jest to czas spędzony na zadaniu w porównaniu do ukończonych zadań.
**Jeśli masz freelancerów lub pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, którym płacisz za godzinę, możesz użyć oprogramowania do śledzenia czasu pracy, aby poznać ich rozliczane godziny
ClickUp, na przykład, zapewnia wbudowaną funkcję śledzenia czasu która umożliwia poszczególnym pracownikom dodawanie wpisów czasu dla każdego zadania wraz z notatką opisującą, co zrobili.
Generuj karty czasu pracy dla każdego pracownika i zrozum, jak spędzają czas w ciągu tygodnia lub cyklu sprintu
Menedżerowie mogą uzyskać dostęp do kart czasu pracy poszczególnych pracowników i ocenić ich produktywność i poziom wydajności. Mogą również korzystać ze skumulowanego śledzenia czasu, aby zrozumieć, ile czasu każdy członek zespołu poświęca na różne grupy zadań.
Przeczytaj także:_ 8 celów zwiększających produktywność w 2024 roku
Zmierz produktywność swojego zespołu za pomocą ClickUp
Podniesienie poziomu produktywności zespołu jest ważne dla osiągnięcia celów i zwiększenia przychodów i rentowności firmy. Priorytetowe traktowanie pomiaru produktywności ma zasadnicze znaczenie dla napędzania wzrostu, innowacji i sukcesu.
Jeśli jesteś częścią czwartej rewolucji przemysłowej, zalecamy wypróbowanie ClickUp. Nie tylko pomaga śledzić indywidualny i zbiorowy poziom produktywności w organizacji, ale jest również wyposażony w zestaw narzędzi, które mogą zwiększyć produktywność zespołu .
Nie wierzysz nam? Oto, co ma do powiedzenia klient ClickUp:
Twoja agencja traci tak wiele na produktywności, jeśli nie korzystasz z ClickUp! Bez ClickUp musiałbym zatrudnić 3 osoby więcej, aby wykonać te same zadania
Ravi Tharuma, CEO i założyciel, LAVA
Twój zespół może ograniczyć powtarzalną pracę dzięki Automatyzacja przepływu pracy ClickUp szybko znajduj informacje dzięki ClickUp Brain (asystent genAI) i usprawnić komunikację za pomocą klipów wideo, czatów i tablic.
Mówiąc prościej, otrzymujesz narzędzie typu "wszystko w jednym", które zarówno zwiększa produktywność i mierzy ją, dzięki czemu można ją stale ulepszać. Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś i dowiedz się, w jaki sposób może on pomóc w monitorowaniu trendów produktywności w Twojej firmie.
Często zadawane pytania (FAQ)
1. Jaki jest najlepszy pomiar produktywności?
Chociaż nie ma jednego najlepszego sposobu pomiaru produktywności, przydatne mogą okazać się wskaźniki KPI specyficzne dla projektu. Zapewniają one wyraźne punkty danych, które śledzą postępy w osiąganiu określonych celów. Ponadto można je dostosować do różnych działów, takich jak rozwój, marketing i sprzedaż.
2. Jak obliczyć produktywność?
Najprostszym sposobem obliczenia produktywności jest podzielenie wyprodukowanej produkcji przez całkowity zużyty wkład.
Na przykład, jeśli przedstawiciel handlowy wykona 20 telefonów do klientów w ciągu 5 godzin, jego produktywność wynosi:
20 połączeń / 5 godzin = 2 połączenia na godzinę
3. Jakie są trzy miary produktywności?
Trzy powszechnie stosowane miary produktywności to:
- Wynik na wkład: Oblicz całkowitą produkcję (wyprodukowane towary lub usługi) podzieloną przez całkowity wkład (wykorzystane zasoby, takie jak godziny pracy lub zainwestowany kapitał)
- Cele: Śledzenie postępów w osiąganiu określonych celów w zakresie produktywności w celu sprawdzenia, czy zasoby są wykorzystywane efektywnie
- Czas: Mierzenie czasu trwania zadań (np. czasu cyklu) w celu zidentyfikowania wąskich gardeł w przepływie pracy