Jak mierzyć produktywność w miejscu pracy?
Produktywność

Jak mierzyć produktywność w miejscu pracy?

Czy wiesz, że niezaangażowani pracownicy kosztują amerykańską gospodarkę aż 1,9 biliona dolarów utraconej wydajności rocznie?

Wydajni pracownicy są atutem każdej firmy. Do zrobienia więcej w krótszym czasie, zwiększając przychody firmy bez zwiększania siły roboczej.

Organizacje inwestują znaczną ilość czasu, narzędzi i zasobów w pomiar wydajność pracowników . Wysiłek ten nie tylko pomaga zidentyfikować wysoko wydajnych pracowników i planować premie i zachęty. Umożliwia również firmom zidentyfikowanie wąskich gardeł i nieefektywnych procesów, które wpływają na zbiorowy poziom wydajności pracowników.

Ale najpierw, czym jest wydajność? Czy jest to liczba zakończonych zadań, przepracowanych godzin lub osiągniętych celów? Dla większości Business jest to połączenie wszystkich tych elementów i nie tylko

W tym wpisie na blogu zbadamy różne wskaźniki wydajności które Business może wykorzystać do oceny zarówno indywidualnego, jak i zbiorowego poziomu wydajności pracowników.

Zrozumienie wydajności

Wydajność polega na uzyskaniu najbardziej wartościowych wyników z zainwestowanych zasobów. Dlatego też wydajność i wzrost gospodarczy są ze sobą ściśle połączone. Cykle koniunkturalne, recesje i wskaźniki inflacji mają ogromny wpływ na wydajność. Na przykład recesje mogą prowadzić do zwolnień, co może zmniejszyć wydajność siły roboczej.

Podobnie, stabilne środowisko makroekonomiczne zwiększa zaufanie pracowników i bezpieczeństwo zatrudnienia. Jest bardziej prawdopodobne, że pracownicy skupią się na swoich zadaniach z większym oddaniem i zaangażowaniem. Ponadto, ponieważ "stabilne środowisko makroekonomiczne" zwykle oznacza "stabilne warunki prowadzenia działalności", firmy utrzymują spójne operacje i unikają cięcia kosztów.

Jedną z ram analizujących wpływ warunków ekonomicznych na wydajność pracowników jest Solow Residual, zwany także Total Factor Productivity (TFP).

W modelu Solowa "wydajność" odnosi się do niewyjaśnionego czynnika w porównaniu produkcji z nakładami. Ten niewyjaśniony wzrost produkcji przypisuje się wzrostowi wydajności wynikającemu z postępu technologicznego i wydajności pracowników.

Jakie czynniki wpływają na wydajność

Oto kilka typowych czynników wpływających na wydajność pracowników:

  • Dynamika Teams: Napięte relacje między członkami zespołu i menedżerami mogą prowadzić do konfliktów i obniżonego morale, ostatecznie obniżając poziom wydajności w zespole
  • Procesy organizacyjne: Nieefektywne cykle pracy i uciążliwe procesy mogą również skutkować błędami i opóźnieniami, pozostawiając pracowników sfrustrowanych i zmniejszając ich wydajność
  • Komunikacja: Innym czynnikiem, który może obniżyć wydajność, są słabe praktyki komunikacyjne, takie jak niejasne dyrektywy, mikrozarządzanie lub częste spotkania, które pochłaniają cały dzień pracy
  • Infrastruktura technologiczna: Brak odpowiedniego sprzętu i oprogramowania również może mieć duże znaczenie. Przestarzałe komputery, powolny internet lub nieodpowiednie oprogramowanie mogą negatywnie wpływać na wydajność
  • Obciążenie pracą: Nierealistyczne terminy i niewystarczające zasoby to kolejne ważne elementy, które wpływają nie tylko na poziom wydajności pracownika, ale także na jego ogólne samopoczucie

Wydajność jest funkcją wielu powiązanych ze sobą czynników. Dlatego pomiar odpowiedniego poziomu wydajności staje się ważny dla organizacji, która poważnie myśli o poprawie swoich procesów i utrzymaniu zdrowych i szczęśliwych pracowników.

Jak mierzyć wydajność

Istnieją różne metody i ramy do ilościowego określania wydajności. Te pomiary wydajności uwzględniają wiele elementów, wskaźników i podstawowych formuł, aby uzyskać miarę tego, jak produktywny jest każdy pracownik, dział i funkcja w organizacji (i czy istnieje możliwość poprawy tych liczb).

Różne poziomy pomiaru wydajności

Aby zmierzyć wydajność w firmie, należy wziąć pod uwagę różne warstwy - od poszczególnych pracowników po całą organizację. Każda warstwa daje inny widok na operacje firmy, takie jak wydajność jednej osoby, wyniki zespołu lub ogólne wyniki firmy.

Osoby

**Osobiste raporty dotyczące wydajności są świetnym sposobem na analizę indywidualnej wydajności narzędzia wydajności zapewniają wbudowane raportowanie wydajności i produktywności danej osoby.

Na przykład Szablon raportu wydajności osobistej ClickUp umożliwia pracownikom śledzenie czasu poświęconego na różne tygodniowe i miesięczne zadania.

Umożliwienie pracownikom oceny poziomu ich wydajności dzięki szablonowi raportu ClickUp Personal Productivity Report

Szablon przedstawia takie dane jak:

  • Ile czasu pracownik poświęca do zrobienia zadań o różnych poziomach priorytetu
  • Jak mogą poprawić swoje poziomy wydajności ipracować szybciej* Ogólny postęp, jaki poczynili w kierunku swoich celów

Poszczególne osoby mogą również korzystać z niestandardowych atrybutów, takich jak Billing, Task Type, Progress i Lead Time, aby przechowywać ważne szczegóły zadania i wizualizować swoje dane dotyczące wydajności w bardziej szczegółowy sposób.

Teams

Pomiar wydajności zespołów rozpoczyna się od dostosowania indywidualnych wysiłków do udostępnianych celów. Wiąże się to z ustawieniem jasnych i mierzalnych celów dla zespołu i śledzeniem postępów w ich osiąganiu. Zapewnia to, że członkowie zespołu pracują nad wspólnymi celami i umożliwia ocenę wydajności w oparciu o osiągnięcie wspólnych celów.

Może to przełożyć się na cele takie jak liczba wykwalifikowanych leadów dla zespołów marketingowych i przychód na użytkownika dla zespołów sprzedażowych. Również w tym przypadku można wykorzystać funkcje śledzenia celów w narzędziu do zarządzania projektami.

Cele ClickUp

Ustaw konkretne, określone w czasie cele dla każdego zespołu lub działu i monitoruj swoje postępy za pomocą ClickUp Goals

Z Cele ClickUp , na przykład, można ustawić różne rodzaje celów, aby zmierzyć postęp i wydajność, takie jak:

  • Cele liczbowe: Śledzenie, ile kwalifikowanych leadów zostało wygenerowanych w danym miesiącu
  • Cele tak/nie: Aby sprawdzić, czy funkcja lub poprawka błędu została uruchomiona zgodnie z planem
  • Cele zadań: Policzenie, ile zgłoszeń wsparcia zamyka agent obsługi klienta w każdym tygodniu

Ustawiając cele SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) i regularnie śledząc postępy w ich realizacji, można skutecznie mierzyć wspólną wydajność zespołu i zapewnić realizację celów w każdym tygodniu, miesiącu i kwartale.

Organizacje

Większość organizacji określa swój indeks wydajności poprzez ocenę takich wskaźników jak stopa wzrostu przychodów, marża zysku i zwrot z inwestycji (ROI)

W tym przypadku różne działy, takie jak marketing, sprzedaż i powodzenie klienta, dostosowują się i pracują nad kilkoma strategicznymi celami, takimi jak generowanie leadów, zaangażowanie klientów i roczne powtarzające się przychody (ARR).

Oto dwa sposoby oceny wskaźnika wydajności w całej organizacji:

  • Przychód na pracownika: Wystarczy podzielić całkowity przychód przez całkowitą liczbę pracowników, aby uzyskać przychód na pracownika. Jeśli więc zatrudniasz 20 pracowników, a Twój przychód wynosi 100 000 USD w ciągu tygodnia, każdy pracownik generuje średnio 5000 USD
  • Współczynnik efektywności Teams: Najpierw oblicz zysk brutto (przychód minus wszystkie wydatki). Następnie podziel zysk przez koszty wynagrodzeń pracowników. Jeśli zysk brutto wynosi 50 000 USD, a całkowita inwestycja w pracowników wynosi 5000 USD, to współczynnik efektywności zespołu wynosi 10:1

Zaletą wskaźnika efektywności zespołu jest to, że nie trzeba ograniczać się tylko do przychodów lub zysków. Możesz również użyć innych wskaźników wydajności, takich jak Net Promoter Score (NPS) i wskaźnik ukończenia sprintu.

Trzy formuły pomiaru wydajności

Oto kilka popularnych formuł, które mogą mierzyć indeks wydajności dla różnych branż.

1. Wydajność pracy

Jest to najprostsza ze wszystkich formuł - wszystko do zrobienia to podzielenie produkcji przez wkład.

Jeśli firma produkcyjna wytwarza 1000 jednostek produktu w ciągu tygodnia, ich wyprodukowanie wymaga 100 godzin pracy. Wtedy wydajność wyniesie 1000/100, czyli 10 jednostek na godzinę.

2. Obliczenia oparte na celach

To podejście koncentruje się na ocenie wydajności w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych celów. W tym przypadku wyraźnie wskazuje, czy dany cel został spełniony, przekroczony, czy też nie. Następnie można ponownie ocenić swoją strategię i zaplanować powodzenie w przyszłości.

Na przykład, jeśli celem jest zwiększenie miesięcznych przychodów o 20%, wskaźnik wydajności jest mierzony na podstawie tego, czy:

  • Osiągnąłeś ten cel i zwiększyłeś przychody o 20% (100% wskaźnik wydajności)
  • Przekroczyłeś cel i zwiększyłeś przychody o 25% (125% wskaźnik wydajności)
  • Nie osiągnąłeś celu i zwiększyłeś przychody o 15% (75% wskaźnik wydajności)

3. informacje zwrotne 360

W tej metodzie zbiera się informacje zwrotne z różnych źródeł, takich jak współpracownicy, przełożeni, klienci i pracownicy, aby kompleksowo ocenić wydajność danej osoby lub zespołu.

Informacje zwrotne można zbierać za pomocą ankiet i wywiadów lub oceniając daną osobę lub zespół na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów. W przeciwieństwie do pozostałych dwóch metod, informacje zwrotne 360 stopni jest bardziej jakościowa niż ilościowa i może dostarczyć bardziej zniuansowanych informacji na temat tego, jak radzi sobie dana osoba lub zespół.

Obliczanie wydajności i efektywności

Wydajność jest często używana zamiennie z efektywnością, ale te dwa pojęcia różnią się, gdy są używane w określonych kontekstach.

  • Wydajność analizuje powiązanie między wynikiem a wkładem - ilość lub jakość wyniku wygenerowanego na jednostkę wkładu. Tak więc, formuła byłaby miarą Wynik / Wkład
  • Z drugiej strony, wydajność ocenia, jak dobrze zasoby są wykorzystywane do osiągnięcia pożądanych rezultatów. Formuła byłaby więc miarą (Output / Input) x 100%

Chociaż oba wskaźniki są ważne dla wydajności organizacji, zapewniają one różne perspektywy efektywności operacyjnej.

Pomiar wydajności: Przykłady z życia wzięte

Oto jak można mierzyć wydajność w różnych branżach:

  • Produkcja: Śledzenie jednostek wyprodukowanych na godzinę na linii montażowej
  • Usługi: Liczenie połączeń z klientami obsłużonych przez jednego agenta dziennie w call center
  • Detal: Obliczanie przychodów ze sprzedaży na pracownika w sklepie detalicznym
  • Technologia: Mierzenie nowych funkcji dostarczonych w każdym cyklu sprintu
  • Hotelarstwo: Mierzenie obłożenia pokoi lub przychodu na dostępny pokój w hotelu

Oto kilka wskaźników KPI, które można wykorzystać dla różnych Teams lub ról zawodowych:

  • Marketing: Przychodzące leady, wizyty na stronie internetowej, konwersje reklam
  • Sprzedaż: Nowe konta, wygenerowane przychody, współczynnik konwersji
  • Produkt i inżynieria: Nowe funkcje, poprawki, czas wprowadzenia produktu na rynek
  • Niestandardowe powodzenie: Wynik NPS, liczba odpowiedzi, opinie klientów

Wreszcie, mierząc wydajność, upewnij się, że nie kładziesz nadmiernego nacisku na żaden czynnik - czy to indywidualny nad zespołowym, czy ilość nad jakością. Nie chodzi tylko o liczby; musisz wziąć pod uwagę jakość, kontekst i inne niuanse.

Pomiar wydajności obejmuje wykorzystanie kombinacji wskaźników ilościowych i jakościowych, ustawienie realistycznych celów i wspieranie kultury ciągłego doskonalenia.

Równie ważne jest mierzenie wydajności dla teamów zdalnych.

Pomiar wydajności w pracy zdalnej

Czwarta rewolucja przemysłowa, charakteryzująca się postępem technologicznym - sztuczną inteligencją (AI), blockchainem, wirtualną rzeczywistością (VR) i automatyzacją - zasadniczo zmieniła sposób, w jaki pracujemy.

Firmy nie tylko stawiają na pracę hybrydową i zdalną, ale także stale współpracują z kontrahentami, agencjami i freelancerami. Ta globalnie rozproszona siła robocza sprawia, że stosowanie odpowiednich środków wydajności jest prawdziwym kłopotem.

Tutaj do gry wkraczają narzędzia do zarządzania obszarem roboczym i śledzenia wydajności, takie jak ClickUp. Dzięki kompleksowemu zestawowi narzędzi - zarządzaniu projektami, komunikacji wewnętrznej, dokumentom, a nawet automatyzacji - ClickUp może pomóc organizacjom w śledzeniu wydajności zarówno indywidualnej, jak i zespołowej

Dodatkowo, narzędzia do komunikacji asynchronicznej i w czasie rzeczywistym, funkcje automatyzacji i wiele innych mogą pomóc usprawnić komunikację i ograniczyć czasochłonną pracę. Oto jak to zrobić:

Śledzenie projektów

ClickUp umożliwia ustawienie oddzielnych projektów (z zadaniami, podzadaniami i elementami działań), przypisanie ich do członków zespołu i omawianie aktualizacji statusu w jednym miejscu. Dodatkowo, możesz korzystać z Widok Tablicy ClickUp do organizowania (i przeciągania i upuszczania) zadań w celu szybkiej aktualizacji ich statusu.

Widok tablicy ClickUp

Organizuj swoje zadania w Tablicy Kanban i uzyskaj widok z lotu ptaka na swoje zadania i ich postępy

Mierz wydajność poprzez przypisywanie Punkty sprintu i poziomy priorytetów dla każdego zadania lub elementu akcji w ClickUp. Może to pomóc w ilościowym określeniu pracy, którą każdy pracownik (i zespół) zakończy w każdym cyklu sprintu.

Widok zadania ClickUp

Zmierz wydajność swojego zespołu, przydzielając punkty sprintu dla każdego zadania

Jako dodatkowa korzyść, punkty sprintu mogą również pomóc w oszacowaniu czasu i wysiłku wymaganego do zakończenia każdego zadania, zapewniając efektywne przydzielanie zadań bez nadmiernego obciążania zespołu.

Wykresy postępu prac

Innym świetnym sposobem mierzenia wydajności jest ustawienie celów dla każdego sprintu lub projektu. ClickUp daje ci dostęp do wielu raportów wydajności, które mogą analizować postępy twojego zespołu, identyfikować wąskie gardła i modyfikować twoje działania plany wydajności . Niektóre wykresy obejmują:

  • Burnup and burndown charts: Pokazuje ilość zakończonej pracy i to, co pozostało do wykonania
  • Przepływ skumulowany: Te wykresy pomagają wizualizować postęp zadań na różnych scenach, takich jak backlog, w trakcie i testowanie, dzięki czemu można określić, jak długo zadania spędzają na każdej scenie
  • Szybkość: Pokazuje, ile czasu średnio zajmuje pracownikom zakończenie zadania, dzięki czemu można lepiej planować przyszłe sprinty

Wykresy Velocity ClickUp

Porównaj prognozy z rzeczywistym czasem pracy za pomocą wykresów prędkości w ClickUp, aby zrozumieć wydajność zespołu w wielu sprintach

Oblicz wydajność za pomocą śledzenia czasu

Zauważyliśmy, że najprostszym sposobem śledzenia wydajności jest wkład w stosunku do wyniku. W przypadku pracowników wiedzy jest to czas spędzony na zadaniu w stosunku do zakończonych zadań.

**Jeśli masz freelancerów lub pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, którym płacisz za godzinę, możesz użyć oprogramowania do śledzenia czasu pracy, aby poznać ich rozliczane godziny

ClickUp, na przykład, jest dostawcą oprogramowania do śledzenia czasu pracy wbudowaną funkcję śledzenia czasu która umożliwia poszczególnym pracownikom dodawanie wpisów czasu do każdego zadania wraz z notatką opisującą, co zrobili.

Funkcja śledzenia czasu ClickUp

Generuj karty czasu pracy dla każdego pracownika i zrozum, jak spędzają czas w ciągu tygodnia lub cyklu sprintu

Menedżerowie mogą uzyskać dostęp do kart czasu pracy poszczególnych pracowników i ocenić ich wydajność i poziom wykonania. Mogą również korzystać ze skumulowanego śledzenia czasu, aby zrozumieć, ile czasu każdy członek zespołu poświęca na różne grupy zadań.

Przeczytaj także:_ 8 celów zwiększających wydajność w 2024 r

Mierz wydajność swojego teamu za pomocą ClickUp

Zwiększenie wydajności zespołu jest ważne dla osiągnięcia celów i zwiększenia przychodów i rentowności firmy. Priorytetowe traktowanie pomiaru wydajności jest niezbędne do napędzania wzrostu, innowacji i powodzenia.

Jeśli jesteś częścią czwartej rewolucji przemysłowej, zalecamy wypróbowanie ClickUp. Nie tylko pomaga on w śledzeniu indywidualnego i zbiorowego poziomu wydajności w organizacji, ale jest również wyposażony w zestaw narzędzi, które umożliwiają zwiększyć wydajność Twojego teamu .

Nie wierzysz nam? Oto, co ma do powiedzenia klient ClickUp:

_Twoja agencja traci tak wiele na wydajności, jeśli nie korzystasz z ClickUp! Bez ClickUp musiałbym zatrudnić 3 dodatkowe osoby do zrobienia tych samych rzeczy

Ravi Tharuma, CEO i założyciel, LAVA

Twój zespół może ograniczyć powtarzalną pracę dzięki Automatyzacja cyklu pracy w ClickUp szybko znajduj informacje dzięki ClickUp Brain (asystent genAI) i usprawnić komunikację za pomocą klipów wideo, czatów i tablic.

Mówiąc prościej, otrzymujesz narzędzie typu "wszystko w jednym", które zarówno zwiększa wydajność i mierzy ją, dzięki czemu można ją stale ulepszać. Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś i dowiedz się, w jaki sposób może on pomóc w monitorowaniu trendów wydajności w Twojej firmie.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Jaki jest najlepszy pomiar wydajności?

Choć nie ma jednego najlepszego sposobu mierzenia wydajności, przydatne mogą okazać się wskaźniki KPI specyficzne dla danego projektu. Zapewniają one wyraźne punkty danych, które śledzą postępy w realizacji określonych celów. Ponadto można je niestandardowo dostosować do różnych działów, takich jak rozwój, marketing i sprzedaż.

2. Jak obliczyć wydajność?

Najprostszym sposobem obliczenia wydajności jest podzielenie wyprodukowanej wydajności przez całkowity zużyty wkład.

Na przykład, jeśli przedstawiciel handlowy wykona 20 telefonów do klientów w ciągu 5 godzin, jego wydajność wynosi:

20 połączeń / 5 godzin = 2 połączenia na godzinę

3. Jakie są trzy miary wydajności?

Trzy powszechnie stosowane miary wydajności to:

  1. Wynik na wkład: Oblicz całkowitą produkcję (wyprodukowane towary lub usługi) podzieloną przez całkowity wkład (wykorzystane zasoby, takie jak godziny pracy lub zainwestowany kapitał)
  2. Cele: Śledzenie postępów w osiąganiu określonych celów wydajności, aby sprawdzić, czy zasoby są wykorzystywane efektywnie
  3. Czas: Pomiar czasu wykonywania zadań (np. czasu cyklu) w celu identyfikacji wąskich gardeł w przepływie pracy