Twój kalendarz jest najlepszym narzędziem do ustalania priorytetów. Każdy ma do dyspozycji tę samą siatkę 24×7 w każdym tygodniu. To, jak wykorzystasz te bloki, decyduje o tym, czy Twój tydzień będzie owocny, czy też spędzisz go na wykonywaniu drobnych zadań.
Blokowanie czasu, czyli wykorzystywanie kalendarza do blokowania czasu na pracę, jest zdecydowanie najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu. Jednak utrzymanie tego nawyku może być trudne.
Zamierzamy to zmienić.
System zwiększający wydajność, któremu można zaufać
Twój umysł nie jest stworzony do przechowywania informacji — jest stworzony do generowania pomysłów. W momencie, gdy przypomnisz sobie o zadaniu lub czynności do wykonania, najlepszym rozwiązaniem jest wyrzucenie tej myśli z głowy i przeniesienie jej do systemu, któremu ufasz.
David Allen w książce Getting Things Done™ najlepiej to opisał:
- Rejestrowanie: Przenieś myśli z głowy do zaufanego systemu.
- Wyjaśnij: Jakie działania należy podjąć? Jeśli zajmie to mniej niż 5 minut, zrób to. Jeśli więcej, zaplanuj to.
- Zaangażuj się: Zabierz się do pracy.
Uważamy, że kalendarz jest właśnie takim systemem. Umieszczając swoje zadania obok kalendarza, masz pewność, że nic nie przeoczysz.
dzięki kalendarzowi ClickUp* Twoje priorytety, przydzielone zadania i konfigurowalne zaległości są zawsze pod ręką — obok narzędzia, które sprawdzasz już kilka razy dziennie — gotowe do działania.
„Jestem zbyt zajęty, nie potrzebuję systemu!”
Posiadanie systemu daje Ci więcej czasu, a nie mniej.
Uwolnienie umysłu od zmartwień związanych z zadaniami do wykonania, czatami i powiadomieniami pozwala skupić czas i energię na innych sprawach. Wykorzystaj ten czas na strategiczne i kreatywne myślenie lub zadbaj o siebie – wybór należy do Ciebie.
Pracuj wstecz od udanego tygodnia
Jeśli Twój dzień pracy wygląda podobnie jak mój, to nigdy nie brakuje rzeczy do zrobienia.
Moja rada? Zacznij od góry, skupiając się na wynikach, które chcesz osiągnąć do końca tygodnia — zamiast od dołu, od niekończących się zadań i wiadomości w skrzynce odbiorczej. Dzięki temu właściwe sprawy otrzymają odpowiednią uwagę, co przełoży się na efekty.
Każdy tydzień rozpoczynam od zapisania trzech wyników, które sprawią, że tydzień będzie udany. Tworzę je jako zadania ClickUp i oznaczam jako priorytet.
Oto magia: Kalendarz ClickUp wykorzystuje AI, aby sugerować bloki czasu na wykonanie tych zadań i automatycznie rozwiązywać konflikty poprzez ich dostosowywanie. Dzięki temu zyskujesz czas na to, co najważniejsze, zachowując jednocześnie elastyczność w codziennych sytuacjach.
Terminy DO, a nie terminy DUE
Wyobraź sobie, że układasz puzzle.
Niektóre zadania są jak pudełko z puzzlami — pokazują wynik końcowy. Inne są jak pojedyncze elementy lub instrukcje krok po kroku.
oto spostrzeżenie: *nie można blokować czasu na zadania zorientowane na wynik, ustawiając daty rozpoczęcia i terminy wykonania. Zamiast tego należy zarezerwować czas na ich realizację w kalendarzu. Nazywamy to datami WYKONANIA, a nie terminami WYKONANIA. Zadanie może mieć wiele dat WYKONANIA, ale tylko jeden termin WYKONANIA.
kalendarz ClickUp ułatwia tworzenie wielu terminów wykonania zadania. * Kliknij „Plan” przy dowolnym zadaniu na pasku bocznym, wybierz wolny termin i gotowe! Powtarzaj w razie potrzeby. W ten sposób tworzysz bloki skupienia połączone z zadaniem bez zmiany jego daty rozpoczęcia lub terminu wykonania.
Zasadniczo zadania angażujące wiele osób lub trwające dłużej niż kilka godzin są zazwyczaj wynikami. Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby efekt końcowy był zgodny z obrazkiem na opakowaniu.
Można podzielić wynik na podzadania, ale nie wszyscy to robią. Czasami praca jest nieprzewidywalna — na przykład naprawianie błędu, które może zająć godzinę lub dzień i często wymaga prób i błędów.
Grupuj podobné úkoly, aby uniknout rozptylu pozornosti
Grupowanie zadań w jednym kontekście może zminimalizować rozpraszanie uwagi. Na przykład wszystkie zadania administratora wykonuję w środę rano, zamiast rozkładać je na cały tydzień. Są to niewielkie zadania, więc blokowanie godziny na każde z nich nie ma sensu.
kalendarz ClickUp upraszcza tę czynność. * Wybierz wolny termin, określ czas na skupienie się i przeciągnij wiele zadań z listy zaległości do tego samego bloku.
Jest to zgodne z techniką time boxing, polegającą na limitowaniu czasu poświęcanego na wykonanie zadania w celu zmniejszenia rozpraszania uwagi i poprawy koncentracji.
Lepszy sposób
Twój kalendarz wymaga aktualizacji i w końcu jest gotowy. Nasz zespół ciężko pracował, aby to osiągnąć.
Nasze pierwsze wydanie zawiera:
- Wsparcie dla Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 w otwartej wersji beta).
- AI Notetaker do automatycznego zapisywania notatek z rozmów telefonicznych.
- Blokowanie czasu na zadania z pomocą sztucznej inteligencji.
Wszystko to w pięknym kalendarzu stworzonym dla profesjonalistów takich jak Ty.
Wypróbuj kalendarz ClickUp już dziś i podziel się z nami swoją opinią!
PS: Masz problem z prokrastynacją? Nie ma się czego wstydzić — serwisy społecznościowe są zaprojektowane tak, aby uzależniać. To rozszerzenie przeglądarki może pomóc.
Ricardo Clerigo
Kierownik ds. kalendarza, ClickUp