Śledzenie zmian w prezentacjach może przypominać zabawę w detektywa ze slajdami zamiast wskazówek. Bez jasności co do tego, co się zmieniło, starannie zaplanowana prezentacja lub wyróżniające się otwarcie mogą szybko się rozwikłać.
Zamiast przekopywać się przez e-maile lub bawić się w szukanie różnic na slajdach, nauka śledzenia zmian jest o wiele bardziej efektywna.
ponad milion firm korzysta z platformy Microsoft 365, więc PowerPoint jest prawdopodobnie preferowanym narzędziem do prezentacji. Jednak opanowanie tego procesu może wydawać się trudne, ponieważ został on stworzony z myślą o wizualizacjach, a nie kontroli wersji.
W tym artykule wyjaśniamy, jak śledzić zmiany w programie PowerPoint. Przedstawimy również ClickUp wszystko aplikacja do pracy, która pomaga tworzyć prezentacje i zarządzać nimi jak profesjonalista.
Jak śledzić zmiany w PowerPoint
Współpraca nad slajdami jest często najskuteczniejszym sposobem tworzenia dobrze dopracowanych prezentacji. Podczas pracy z wieloma teamami, kontrola wersji dokumentów zapewnia wszystkim porządek bez ograniczania kreatywnych pomysłów.
Oto kroki do śledzenia i zarządzania zmianami na slajdach PowerPoint.
Krok 1: Zapisz kopię roboczą prezentacji
Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek wspólnej edycji lub przeglądu, zapisz wersję roboczą prezentacji PowerPoint. Zachowanie nieedytowanego, oryginalnego pliku jako kopii do przeglądu upraszcza porównywanie edycji i łatwe przywracanie zmian.
Oto jak:
- Otwórz prezentację w programie PowerPoint
- Przejdź do zakładki Plik w lewym górnym rogu i kliknij Zapisz jako
via PowerPoint
- Wybierz lokalizację, zmień nazwę i kliknij Zapisz
Pro Tip: Nazwij swoją oryginalną wersję roboczą "Original_File Name", aby wyeliminować wszelkie możliwe pomyłki podczas śledzenia wersji.
Krok 2: Udostępnianie drugiej wersji do recenzji
Gdy oryginalna wersja jest bezpieczna, udostępnij bieżący plik do recenzji. Utworzenie tej drugiej wersji ustawia piaskownicę dla zespołu, aby zasugerować aktualizacje, a także pozwala uniknąć ryzyka duplikacji.
Oto, co należy zrobić:
- Zaloguj się do konta OneDrive lub SharePoint i kliknij "Nowy i prześlij"
Udostępnij drugą wersję do recenzji, aby zasugerować aktualizacje
- Wybierz opcję "Prześlij pliki" i wybierz plik prezentacji, który chcesz wysłać do recenzji
- Przejdź do trzech kropek obok pliku i wybierz "Udostępnij"
- Na koniec dodaj ID e-mail, które potrzebują dostępu i naciśnij wyślij, aby udostępnić dostęp za pośrednictwem poczty
OneDrive umożliwia również skopiowanie połączonego linku, jeśli wolisz bezpośrednio poprosić zespół o opinie poprzez edycje i komentarze.
Ciekawostki: PowerPoint pierwotnie nosił nazwę "Presenter". Ponadto został opracowany dla komputerów Apple Macintosh w 1987 roku, a nie Microsoft!
Krok 3: Porównanie i scalenie wersji
Wszystko jest już ustawione do porównania. Po potwierdzeniu przez zespół, że wszystkie zmiany i sugestie zostały wprowadzone, pobierz najnowszą wersję edytowanego pliku.
Aby przesłać i śledzić te zmiany, wykonaj następujące kroki:
- Otwórz oryginalny plik PowerPoint
Porównywanie i scalanie wersji w programie PowerPoint
- Przejdź do zakładki Recenzja i wybierz opcję Porównaj
- Wybierz edytowaną wersję i kliknij "Scal"
🔍 Do zrobienia? 67% słuchaczy jest przekonanych do prezentacji werbalnych, gdy są one opatrzone wizualizacjami.
Krok 4: Przejrzyj wszystkie zmiany i komentarze
Po scaleniu różnych wersji prezentacji, każda zmiana i komentarz są przesyłane do tego samego pliku.
Przegląd zmian i komentarzy
Wszystkie zmiany są przechowywane w "Okienku przeglądania" w sekcji "Porównaj". Zakładka Review posiada również oddzielny panel zadań z komentarzami.
Po wybraniu panelu przeglądania, po lewej stronie okna PowerPoint pojawi się oddzielny panel zadań korekty.
okienko podglądu w programie PowerPoint_
Zmiany dokonane w zawartości każdego slajdu, niezależnie od tego, czy chodzi o zawartość, format, czy nawet umieszczenie wizualizacji, aktualizują ogólną prezentację, a nawet kolejność, a także kto zaproponował aktualizację (w nawiasach).
Szybka wskazówka: Jeśli potrzebujesz wyjaśnień na temat aktualizacji, zawsze warto zadzwonić do osoby, która ją zasugerowała w celu przeprowadzenia szybkiej dyskusji. Uzyskanie większej perspektywy przez telefon może nawet prowadzić do lepszych pomysłów.
Krok 5: Aktualizacja zmian na slajdach
Teraz musisz sfinalizować swoją prezentację, akceptując lub odrzucając zmiany. Każda aktualizacja znajduje się na notatce samoprzylepnej oznaczonej polem wyboru, co pozwala na szybkie podjęcie decyzji.
Aby zakończyć aktualizację, należy pamiętać, że:
Aktualizacja zmian na slajdach za pomocą programu PowerPoint
- Zaznacz Box obok zmiany, aby ją zaakceptować
Przeglądanie slajdów w programie PowerPoint
- Pozostaw pole niezaznaczone, aby odrzucić zmianę
- Po zrobieniu tego, wybierz "Zakończ przegląd" z sekcji Porównaj
💡Pro Tip: PowerPoint posiada funkcję, która pozwala na nagrywać siebie prezentującego . Jest to idealne rozwiązanie, jeśli Ty lub Twój zespół wolicie ćwiczyć, aby uzyskać najlepsze wyniki.
Limity śledzenia zmian w PowerPoincie
PowerPoint jest zdecydowanie popularnym narzędzie do prezentacji, ale nie jest ono pozbawione problemów. Przed ustawieniem plików PPT jako domyślnych, należy wziąć pod uwagę następujące limity PowerPointa:
- Brak dedykowanego śledzenia zmian: Brak szczegółowych opcji, które są dostarczane zśledzenie zmian w Wordzie i konkurentów, takich jak obszar roboczy Google. Poza tym, że trudno jest śledzić zmiany, funkcja przeglądania PowerPointa jest dostępna tylko w systemie operacyjnym Windows, a nie macOS
- Brak funkcji zwiększających wydajność: Nie ma wydajnej edycji w czasie rzeczywistym, danych powstania, a nawet funkcji przesyłania wiadomości. Powoduje to poważne rozłączenie podczas współpracy nad prezentacjami lub punktami pracy, które można wykorzystać do działania
- Złożony proces recenzji: Śledzenie informacji zwrotnych jest ręczne, zwłaszcza w przypadku konsolidacji komentarzy i zmian od wielu współpracowników. Zarządzanie zmianami slajdów w PowerPoint szybko staje się czasochłonne i podatne na błędy ludzkie
- Ograniczone opcje dostosowywania: Oferuje podstawowe szablony i opcje projektowania, ale brakuje mu zaawansowanych opcji niestandardowych. Atrakcyjne animacje, przejścia i efekty preferowane dla złożonych prezentacji są niedostępne
- Problemy z rozmiarem plików: Nie radzi sobie z dużymi prezentacjami o wysokiej rozdzielczości i funkcjami osadzonych multimediów. Nawet praca z prezentacjami w aplikacji internetowej skutkuje błędami i usterkami
➡️ Czytaj więcej: Jak śledzić zmiany w Dokumentach Google w celu płynnej współpracy w zespole?
Śledzenie zmian za pomocą ClickUp
PowerPoint zmaga się z dużymi plikami multimedialnymi i brakuje mu wszechstronności w zarządzaniu zmianami. Teams kreatywne mogą czuć, że jego wizualizacje są podstawowe. Rozdźwięk między funkcją a atrakcyjnością sprawia, że szukanie wyjścia jest naturalne.
Jeśli wolisz coś bardziej zaawansowanego wizualnie i analitycznie, ClickUp jest doskonałym wyborem. Jego ponad 30 potężnych narzędzi jest ukierunkowanych na poprawę wglądu w projekt i prowadzenie prezentacji na poziomie wykonawczym.
Aby połączyć zarządzanie zmianą, współpracę i dynamiczną wizualizację, wszechstronne narzędzie ClickUp w stylu płótna jest przełomem.
burza mózgów, śledzenie wkładu zespołu i wizualizacja spostrzeżeń dla każdego projektu z ClickUp Whiteboards_ Tablice ClickUp to narzędzie potrzebne do wszystkiego, od burzy mózgów po planowanie prezentacji. Oferuje puste płótno, które doładowuje wizualizacje za pomocą szybkich pól tekstowych, karteczek samoprzylepnych, strzałek, a nawet pędzli i długopisów.
Rozwiązanie pełni również funkcję map myśli, jeśli zespół musi połączyć relacje i schematy blokowe w prezentacjach. Edycja na żywo sprawia, że współpraca z Tablicami to pestka, zwłaszcza podczas rozmów telefonicznych lub dyskusji online. Aby uczynić ją jeszcze bardziej płynną, bezpośrednie sugestie można zgłaszać za pomocą kliknięcia i etykiety.
Możesz także wplatać przejścia, tworzyć dedykowane slajdy i integrować wideo narzędzia do animacji na Tablicach . Jeśli trzeba coś sprawdzić, można przekształcić wszystko na tablicy w szczegółowe zadanie.
Ponadto każda edycja jest rejestrowana w szczegółowej historii zmian ze znacznikami czasu i informacjami o użytkowniku.
💡 Pro Tip: Teams uczą się lepiej dzięki wizualizacjom, ponieważ wszystkie kroki są uporządkowane. Więc, ustal więcej priorytetów Schematy blokowe PowerPoint , wykresy i infografiki nad tekstem!
Nie chcesz przełączać się między platformami dla slajdów i dokumentów? ClickUp oferuje również dedykowane narzędzie do tworzenia dokumentacji.
📮 ClickUp Insight: Ponad 60% czasu pracy zespołu poświęcane jest na wyszukiwanie kontekstu, informacji i elementów działań.
Według badania przeprowadzone przez ClickUp teams tracą cenne godziny na przeskakiwanie między różnymi narzędziami. aby zapobiec zerwaniu komunikacji, zintegruj przesyłanie wiadomości z cyklem pracy za pomocą scentralizowanej platformy, która łączy zarządzanie projektami, współpracę i komunikację
Twórz dokumenty, osadzaj wizualizacje, dopracowuj zawartość, a nawet integruj AI i zarządzanie zadaniami z ClickUp Docs ClickUp Docs to idealny hub zawartości dla każdego zespołu, od zasad zarządzania zmianami po znakomite briefy projektów. Śledzenie wersji liniowej, przypisane komentarze i natychmiastowe wzmianki działają bez zarzutu, nawet w przypadku dużych plików, obrazów o wysokiej rozdzielczości i ciężkich materiałów wideo.
Dokumenty są również zintegrowane z ClickUp Brain , funkcja AI, która szlifuje język zawartości, tworzy podsumowania projektów i generuje spostrzeżenia za pomocą jednego kliknięcia. Pozwala nawet osadzać tabele, tablice, zadania i wideo w tym samym dokumencie.
Wysoce konfigurowalny format Markdown, zagnieżdżone strony i zaawansowane automatyzacje cyklu pracy przenoszą elastyczność na wyższy poziom. Krótko mówiąc, ClickUp Docs podnosi jakość twoich dokumentów i oferuje funkcje, które sprawiają, że obsługa edycji zespołowych jest dziecinnie prosta.
Oto co Tyler Guthrie ze strony głównej Puls ma do powiedzenia na temat tej funkcji:
Docs jest tak dobry, że już nigdy nie będę chciał używać Worda do tworzenia konspektów procesów lub robienia notatek.
Tyler Guthrie, strona główna Puls
Ustawienie slajdów i dokumentów od zera może wydawać się przytłaczające, szczególnie w przypadku spotkań organizowanych w ostatniej chwili. ClickUp upraszcza ten proces dzięki licznym gotowym do użycia szablonom szablonów aktualizacji projektów .
Szablon prezentacji ClickUp
The Szablon prezentacji ClickUp to rozwiązanie zaprojektowane do natychmiastowego tworzenia gotowych slajdów. To szablon tablicy zawiera ponad 12 szczegółowych slajdów, dzięki czemu można łatwo rozpocząć pracę.
Dlaczego warto z niego korzystać:
- Z dedykowanymi przestrzeniami na wprowadzenie, treść i zakończenie, obejmuje agendę, cele, kluczowe wizualizacje i podsumowanie
- Zawiera przydatną legendę, która pomaga kategoryzować każdy slajd. Pomaga to zaangażować publiczność i ustawić kierunek prezentacji
- Każdy żywy slajd jest w pełni konfigurowalny, od zawartości po motywy kolorystyczne
🔮 Bonus: Tworzenie list, dostarczanie projektów na czas i śledzenie osi czasu może być trudne. Poznaj najlepsze darmowe szablony PowerPoint do tworzenia planów projektów aby ułatwić planowanie projektu!
Podkręć swoje praktyki kontroli wersji dzięki ClickUp
PowerPoint świetnie nadaje się do tworzenia szybkich slajdów i wyczyszczonych wyjaśnień, zwłaszcza z animacjami i w ekosystemie Microsoft. Jest gotowy do zrobienia.
Jednak w przeciwieństwie do programu Microsoft Word, tworzenie zawartości i śledzenie zmian w programie PowerPoint może przyprawić o ból głowy, gdy zaangażowany jest cały zespół. To właśnie tutaj ClickUp wkracza do akcji.
Oprócz pokazywania, kto i kiedy dokonał zmian, oferuje on różnorodne wizualizacje, zarządzanie zadaniami, analitykę opartą na AI i zaawansowaną automatyzację. Ma nawet zaawansowane uprawnienia do utrzymywania porządku w zarządzaniu zmianami i wymaga zaledwie kilku kliknięć, aby przywrócić nawet drobne spostrzeżenia.
Chcesz usprawnić kontrolę wersji w swojej praktyce? Zarejestruj się na ClickUp za Free już dziś!