Zbyt wielu kucharzy psuje zupę.
To stare powiedzenie jest prawdziwe w zarządzanie projektami . Realizacja projektu trwa dłużej, jeśli członkowie wielofunkcyjnego zespołu mają niejasne role i obowiązki. W niektórych przypadkach jego realizacja może zakończyć się niepowodzeniem lub zająć więcej czasu.
Szablon RACI zapobiega problemowi "zbyt wielu kucharzy". Wyraźnie określa on, kto wykonuje zadanie X, kto ma na nie wpływ i kto podejmuje ostateczną decyzję w sprawie pracy. W rezultacie członkowie zespołu projektowego znają swoje role, aby uniknąć nieporozumień i marnowania czasu.
W tym artykule podzielimy się 10 naszymi ulubionymi szablonami RACI i pokażemy, jak ich używać do organizowania projektów! Ale najpierw zrozummy znaczenie pojęcia Matryca RACI .
Co to jest szablon wykresu RACI?
Wykres RACI (lub matryca RACI) to wykres, który określa role członków zespołu dotyczące zadań projektowych. Wykorzystuje litery R, A, C i I do identyfikacji ról i linii odpowiedzialności. RACI oznacza:
- Odpowiedzialny (R): Wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania i jest praktyczna podczas wykonywania pracy
- Odpowiedzialny (A): Reprezentuje przełożonego, który nadzoruje zadanie. Ta osoba w matrycy RACI nie zajmuje się bezpośrednio zadaniem, ale zarządza i zapewnia prawidłowe wykonanie pracy
- Konsultowany (C): Określa osobę lub grupę dostarczającą informacji na temat konkretnego rezultatu. Konsultuje się z nimi w celu uzyskania specjalistycznej wiedzy na temat konkretnego zadania, aby pomóc Odpowiedzialnemu w pomyślnym ukończeniu pracy
- Poinformowany (I): Reprezentuje osobę lub grupę, która musi być na bieżąco informowana o postępach zadania i decyzjach podejmowanych w ramach projektu
Udostępnij wykres RACI w dokumencie ClickUp, aby współpracować z zespołem
Wykres RACI identyfikuje i definiuje, kto jest odpowiedzialny za co, aby zapobiec nieporozumieniom, błędnej komunikacji i marnowaniu czasu w projekcie. Członkowie zespołu mogą używać go jako kompasu prowadzącego do prawidłowego i terminowego ukończenia projektu.
10 darmowych szablonów wykresów RACI
Chociaż wykres RACI jest pomocny w każdym projekcie, szablony RACI są zbudowane w różny sposób.
Na szczęście przejrzeliśmy dziesiątki szablonów i zebraliśmy 10 najlepszych, które najlepiej sprawdzają się w przypadku kierowników projektów. Poniższe szablony są bezpłatne i wyposażone w niezbędne funkcje wspierające potrzeby związane z wykresem RACI, niezależnie od branży.
Gotowy? Do dzieła!
1.
Szablon wykresu RACI od ClickUp
Schemat RACI powinien jasno określać role i obowiązki w projekcie; ten szablon to zapewnia. Jest to dokument planowania RACI z wykresem, który identyfikuje i opisuje role członków zespołu w projekcie. Zapewnia to wyraźne określenie, kto wykonuje, przegląda lub konsultuje się w sprawie konkretnego zadania.
Ten szablon RACI można łatwo dostosować do własnych potrzeb. Łatwo jest aktualizować zawartość i dodawać wiersze i kolumny według własnych upodobań. Co więcej, funkcja przeciągania i upuszczania w niektórych sekcjach sprawia, że szablon jest przyjazny dla początkujących i bardzo łatwy do dostosowania.
Edytuj szablon w czasie rzeczywistym, aby różne grupy i wszyscy członkowie zespołu mieli dostęp do aktualizacji w miarę ich pojawiania się. Oszczędza to czas na eksportowanie wykresu RACI i udostępnianie go poszczególnym działom lub członkom grupy.
Co więcej, zadania można oznaczać kolorami, aby odróżnić je od innych. Można na przykład oznaczyć kolorami zadania zagrożone lub zwrócić uwagę na te z napiętymi terminami. Wszystkie zmiany w szablonie zostaną zapisane w chmurze, zapewniając możliwość wznowienia dostosowywania w dogodnym dla siebie czasie.
A co najlepsze?
Istnieje wiele sposobów udostępniania wykresu RACI. Wyeksportuj dokument jako plik PDF, Markdown lub HTML. Alternatywnie, udostępnij go za pomocą publicznego lub prywatnego linku, w zależności od tego, kto ma uzyskać dostęp do macierzy RACI. Możesz także zaprosić członków zespołu za pośrednictwem poczty e-mail, aby uzyskać dostęp do wykresu.
Ten darmowy szablon macierzy RACI jest bez wątpienia na wyższym poziomie ze względu na swoje unikalne funkcje. Oprócz wykresu RACI, szablon zawiera obszary do ustalania oczekiwań, dołączania dodatkowych notatek i nakreślania narzędzi niezbędnych do wykonania zadań.
Ten szablon zapewnia, że nie pominięto żadnego szczegółu, aby zapewnić jasność ról i obowiązków w projekcie. Pobierz szablon ClickUp
2. Szablon macierzy RACI w programie Excel
za pośrednictwem plików do pobrania programu Excel
Ten szablon macierzy RACI w programie Excel jest bardzo łatwy do dostosowania. Kodowanie kolorami wykresu jest proste, ponieważ proces jest zautomatyzowany, dzięki czemu szablon jest przyjazny dla początkujących. Przypisanie akronimów R, A, C i I jest proste; wystarczy wybrać z rozwijanego pola. Excel jest jedną z najlepszych platform do tworzenia diagramów RACI. Powód? Posiada wiele opcji edycji i umożliwia tworzenie określonych reguł dla każdej części wykresu. W rezultacie można użyć tego szablonu do innych wariantów modelu RACI, takich jak DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) i RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Upewnij się, że masz Microsoft Excel w systemie przed pobraniem tego szablonu. Pobierz szablon Matrix Excel
3. Szablon wykresu RACI w programie Excel
poprzez mapę interesariuszy
Za pomocą tego szablonu wykresu RACI można szybko nakreślić zadanie i przypisaną do niego osobę lub dział. Następnie należy wymienić każde zadanie na wykresie i zidentyfikować osobę odpowiedzialną, rozliczaną, konsultowaną lub informowaną za każde zadanie.
Co więcej, szablon można w pełni dostosować za pomocą programu Microsoft Excel do własnych potrzeb. Bez względu na branżę i charakter projektu, szablon pomaga wyraźnie zdefiniować role i obowiązki, aby upewnić się, że członkowie zespołu rozumieją swoją rolę w pomyślnym wykonaniu zadań.
Ten darmowy szablon jest dostępny w dwóch formatach: PDF i arkusz Excel. Wybierz ten, który najbardziej Ci odpowiada i zacznij tworzyć dobrze zorganizowany wykres RACI dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Pobierz szablon wykresu w programie Excel
4. Szablon RACI w Arkuszach Google
przez PM Training
Szablon ten pozwala na uszeregowanie zadań w kolejności ich wykonywania, tak aby pilniejsze zadania były wykonywane w pierwszej kolejności, a następnie te mniej pilne. Może to pomóc w uniknięciu niedotrzymania terminów.
Jak sama nazwa wskazuje, szablon ten ma formę Arkusza Google. Korzystanie z Google zapisuje zawartość w chmurze, aby umożliwić edycję szablonu w czasie rzeczywistym i aby wiele osób miało dostęp do wykresu RACI. Ponadto edycja na żywo zapewnia osobom zaangażowanym dostęp do aktualizacji natychmiast po ich wystąpieniu, aby uniknąć opóźnień w projekcie.
Ponieważ szablon ten działa w technologii chmury, korzystanie z niego do tworzenia macierzy RACI upraszcza udostępnianie wykresu członkom zespołu. Można go udostępnić za pomocą łącza i łatwo kontrolować dostęp, wykorzystując funkcje arkusza Google.
W przeciwieństwie do szablonów Excel, które mogą łatwo zaginąć, ten szablon jest dostępny w chmurze: można uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie za pośrednictwem urządzenia mobilnego lub stacjonarnego z dostępem do Internetu. Pobierz szablon Google Sheets
5. Szablon macierzy RACI podziału zadań w Arkuszach Google
przez PM Training
Ten szablon, oparty na technologii chmury Google, umożliwia wielu osobom dostęp do niego i dostosowywanie go w razie potrzeby. Pozwala to członkom zespołu na współpracę w czasie rzeczywistym. Szablon jest dostępny za darmo i można go łatwo udostępniać po dostosowaniu go do potrzeb projektu.
Łatwe tworzenie listy zadań i odpowiednich osób odpowiedzialnych za każde zadanie, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie. Dodatkowo, wszystkie aktualizacje są synchronizowane w chmurze, aby wyeliminować obawy o utratę spersonalizowanego szablonu - pomyśl o przypadkowym usunięciu dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych Excel lub plików PDF. Pobierz szablon macierzy Arkuszy Google
6. Google Sheets RACI Chart Template by PM Training
przez PM Training
Szablon RACI powinien jasno pokazywać zadania i określać, kto jest za co odpowiedzialny. Cóż, ten szablon zapewnia to i wykracza poza podstawowe elementy wykresu RACI. Na przykład, oprócz funkcji typowej matrycy RACI, członkowie zespołu mogą pokazać, czy są gotowi do rozpoczęcia zadania.
Ma sekcję do rejestrowania postępów w pracy, aby zapewnić lepszy wgląd w to, jak szybko i skutecznie zespół lub osoba wykonuje przydzielone zadanie. Zapewnia również większą przejrzystość statusu zadania, pokazując zadania, które są:
- W toku
- Ukończone
- Wstrzymane
- Nierozpoczęte
- Wymaga przeglądu
- Zaległe
Usprawnia to zarządzanie projektami, pomagając zapewnić najwyższą produktywność i terminowe wykonywanie zadań. Posiada również sekcje do dodawania notatek do każdego przypisanego zadania, umożliwiając kierownikom projektów komentowanie wydajności pracy.
Ponieważ szablon istnieje w chmurze, członkowie zespołu mogą łatwo uzyskać dostęp do wykresu RACI i płynnie współpracować nad projektem. Edycja na żywo zapewnia wszystkim zaangażowanym dostęp do aktualizacji projektu w czasie rzeczywistym, aby rozpocząć przypisane zadania tak szybko, jak to możliwe. Pobierz szablon Google Sheets PM
7. Prosty szablon wykresu RACI Excel by Template Lab
przez Template Lab
Ten szablon RACI pozostaje wierny swojej nazwie. Jest to matryca ról i obowiązków o prostym formacie, który wymaga minimalnej edycji. Wyraźnie pokazuje, gdzie wymienić zadania i role przypisane konkretnym osobom. Pomaga to szybko dostosować szablon do własnych potrzeb i rozpocząć projekt tak szybko, jak to możliwe.
Szablon umożliwia wyszczególnienie zadań w kolejności ich wykonywania, dzięki czemu zespoły mogą nadawać priorytet pilnym zadaniom. Rezultat? Zapewnienie ukończenia kamieni milowych w ustalonym terminie. Pobierz prosty szablon wykresu Excel
8. Szablon wykresu RACI do zarządzania projektami Excel by Template Lab
via Template Lab
Jeśli Twój projekt jest duży i ma wiele rezultatów, ten szablon wykresu RACI będzie dla Ciebie najlepszy. Pozwala on na wyszczególnienie dziesiątek zadań i przypisanie ich do konkretnych zespołów lub działów uczestniczących w projekcie. Każde zadanie można łatwo skomentować, aby przekazać opinię lub dodatkowe informacje. Pobierz szablon wykresu PM w programie Excel
9. Szablon wykresu kluczowych obowiązków w programie Excel według Template Lab
przez Template Lab
Szukasz szablonu wykresu RACI dla sprzedaży? Nie szukaj dalej, ponieważ ten szablon ma wszystko, czego potrzebujesz podczas tworzenia macierzy RACI dla projektów sprzedażowych. Z łatwością zdefiniujesz działania i role, które przypisałeś konkretnym osobom. Szablon pokazuje dokładnie, komu przypisać konkretną rolę sprzedażową, ułatwiając tworzenie macierzy RACI, która działa dla Ciebie.
Jeśli chcesz stworzyć szablon RACI dla projektów sprzedażowych, ten szablon wskaże ci właściwy kierunek. Użyj go, aby stworzyć matrycę, która jasno określa, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, informowany i konsultowany w projekcie. Pobierz szablon odpowiedzialności w Excelu
10. Szablon Excel Basic RACI Chart by Template Lab
przez Template Lab
Ten prosty szablon wykresu RACI najlepiej pasuje do rodziny, która chce zorganizować role i odpowiedzialność. Umożliwia wyszczególnienie zadań względem osób, które powinny je wykonać, jednocześnie określając, kto jest odpowiedzialny, konsultowany i informowany o konkretnej pracy.
Jeśli potrzebujesz szablonu RACI do użytku domowego, ten będzie dla Ciebie najlepszy. Zawiera on wszystkie podstawowe elementy potrzebne do zapewnienia prawidłowej organizacji, przydzielania i realizacji zadań. Pobierz podstawowy szablon Excel
Jak korzystać z szablonu wykresu RACI
Oto jak korzystać z szablonu wykresu RACI w czterech prostych, podstawowych krokach:
Krok 1: Zidentyfikuj i wypisz wszystkie zadania projektu
W zależności od używanego szablonu, wymień wszystkie zadania w projekcie w kolumnie "zadania" lub "działania". Niektóre szablony umożliwiają rejestrowanie zadań w rzędzie. Lista może być sekwencją od zadań o wysokim do niskim priorytecie, aby zapewnić, że ważniejsze z nich zostaną wykonane w pierwszej kolejności.
Alternatywnie, możesz podzielić zadania na fazy, aby utrzymać porządek. Sposób tworzenia listy zależy od formatu, który najbardziej Ci odpowiada.
Krok 2: Lista wszystkich osób uczestniczących w projekcie
Następnie dodaj wszystkich członków zespołu do szablonu RACI, nawet jeśli pracują pośrednio nad projektem. Możesz wymienić ich imiona i nazwiska lub nazwy stanowisk. Zalecamy drugą opcję, aby wykres RACI pozostał przydatny dla osób niezaznajomionych z nazwiskami wszystkich osób w planie projektu. Pomaga to usprawnić komunikację w zespole.
Twórz zadania ClickUp, aby zbudować SOP i przypisać osoby RACI, aby wszyscy byli widoczni
Krok 3: Przypisz akronimy R, A, C i I do każdego zadania
Każde zadanie wymienione w szablonie musi zawierać co najmniej jedną z tych liter (R, A, C lub I). R oznacza osobę, która będzie zajmować się zadaniami projektu. Krótko mówiąc, osoba oznaczona literą R jest wykonawcą zadania.
Następnie osoba odpowiedzialna za zadanie powinna być oznaczona literą A. Osoba ta nadzoruje zadanie i zapewnia, że osoba oznaczona literą R ukończy projekt prawidłowo i na czas.
Następnie osoba, z którą skonsultowano się w celu uzyskania specjalistycznej wiedzy, aby pomóc R w wykonaniu zadania, powinna być oznaczona jako C. Osoba ta oferuje porady lub dodatkowe informacje na temat zadania. Nie wszystkie zadania na wykresie RACI będą miały oznaczenie C.
Wreszcie, każdy, kto musi być na bieżąco informowany o postępach w realizacji zadania, jest oznaczony jako I, co oznacza osobę, do której zgłaszają się członkowie zespołu lub liderzy. Może to być CEO, sponsor lub wysocy urzędnicy w organizacji.
Krok 4: Udostępnij wykres RACI
Po pełnym dostosowaniu i wypełnieniu szablonu, udostępnij ostateczny dokument członkom zespołu w projekcie. Matryca RACI jest najbardziej przydatna, jeśli wszyscy zaangażowani w projekt wyraźnie rozumieją swoje role. W zależności od szablonu, możesz udostępnić ostateczny wykres jako link, plik PDF, dokument Word, HTML lub arkusz kalkulacyjny Excel.
Więcej zasobów dotyczących szablonów zarządzania projektami:
- Szablony zarządzania projektami
- Szablony CRM
- Szablony zarządzania produktami
- Szablony do zarządzania projektami z wykresem Gantta
- Szablony tablicy Kanban
- Szablony kamieni milowych
- Szablony matryc
- Szablony arkuszy kalkulacyjnych
Oszczędzaj czas i ustalaj obowiązki projektowe dzięki szablonom RACI
Korzystanie z szablonu do tworzenia wykresu RACI jest bardzo cenne i pozwala zaoszczędzić czas na ponownym wymyślaniu koła dla każdego żądania projektu. Zamiast zaczynać od zera, będziesz już przygotowany ze strukturą gotową do dostosowania.
Szablon ClickUp RACI jest elastyczny dla każdego rozmiaru zespołu i wymagań projektu. Zawiera wszystkie podstawowe elementy niezbędne do stworzenia niestandardowej matrycy, która poprawi produktywność zespołu na każdym etapie projektu. Jeśli współpracujesz między działami i interesariuszami, szablon ClickUp jest must-have w twoim zestawie narzędzi projektowych. A co najlepsze? ClickUp jest darmowy na zawsze! Utwórz darmowe konto