ten post pochodzi od Ericki Marett, kierownika projektu z Adhere Creative . Oto jej historia o znalezieniu właściwego oprogramowania do zarządzania projektami_ dla swojej agencji cyfrowej! Przejdź tutaj, aby dowiedzieć się, jak ClickUp może pomóc Twojej agencja marketingu cyfrowego_ .
Każdy, kto doświadczył życia agencyjnego wie, że dobra marketingsystem zarządzania projektami może stworzyć lub zepsuć projekt. I choć problemy napotykane przez agencje podczas zarządzania klientami mogą być podobne, idealne rozwiązanie będzie zależało od ich unikalnych potrzeb.
Z biegiem lat nasze potrzeby ewoluowały, co doprowadziło do frustracji z powodu niektórych limitów, które napotkaliśmy w tym, czego zawsze używaliśmy. Rozpoczęliśmy więc nasze poszukiwania: zrobiliśmy krok w tył, zakasaliśmy rękawy i zaczęliśmy szukać oprogramowanie do zarządzania projektami wyszukiwanie rozpoczęte.
Starting Our Journey
Nasza agencja, Adhere Creative używaliśmy Basecampa przez około 8 lat i przez długi czas go uwielbialiśmy! Pozwalał nam łatwo komunikować się z klientami, pracować nad projektami jako zespół i utrzymywać porządek w terminach. Jednak powoli, ale pewnie, przestaliśmy z niego korzystać. Chociaż od jakiegoś czasu dążyliśmy do zmiany, prawdziwy punkt zwrotny nastąpił, gdy wdrożyliśmy zwinne zarządzanie projektami .
Zamknęliśmy sklep na około tydzień i zagłębiliśmy się w sprinty, tablice Kanban, retrospektywy i wiele więcej. Pod koniec naszego intensywnego tygodnia wyłoniła się z nas szczupła, wredna maszyna do walki prowadzona przez ciebie, mistrza scrum (wstaw zły śmiech.) Chociaż zauważyliśmy dość znaczny wzrost naszej wydajności po wdrożeniu Agile, szybko zdaliśmy sobie sprawę, że Basecamp nie mógł pomieścić naszych nowych procesów.
Pierwszą czerwoną flagą było KanbansearchTerm~'~sort~false~sortDirection~'asc~page~1)) . Jeśli nie jesteś zaznajomiony z Kanban, wyobraź sobie tablicę kredową podzieloną na kilka kolumn, które reprezentują fazy projektu, takie jak w trakcie realizacji, przegląd klienta i zakończone. Wszystkie projekty są przesuwane po tej tablicy, aby wizualnie reprezentować postęp całej agencji.
Niestety, Basecamp nie mógł pomieścić tego typu struktury, więc podczas gdy pracowaliśmy nad projektami w Basecampie, "przenosiliśmy" projekty na prowizorycznym Kanbanie, który zbudowaliśmy w Excelu. Jak można sobie wyobrazić, był to bałagan.
Mówiąc wprost, przerosło nas Basecamp. Platforma jest prosta w użyciu i opłacalna dla początkującej agencji, ale w miarę jak się rozwijaliśmy, tylko nas hamowała. Ponieważ Basecamp stwarzał więcej problemów niż rozwiązywał, dla wszystkich w zespole stało się jasne, że potrzebujemy nowej platformy do zarządzania projektami - i to szybko.
Robienie listy, sprawdzanie jej dwa razy
Dostępne są setki platform do zarządzania projektami, a myśl o przeszukiwaniu ich wszystkich w celu znalezienia idealnego rozwiązania była zniechęcająca. Tak więc, jak każdy dobry kierownik projektu, rozpocząłem zadanie od sporządzenia listy kontrolnej.
Przez kilka tygodni obserwowałem agencję i sporządziłem listę wszystkich zauważonych problemów związanych z zarządzaniem projektami. Z czasem pojawił się pewien wzór. Zidentyfikowałem około 15 podstawowych problemów i dopasowałem do nich rozwiązania w zakresie zarządzania projektami. Patrząc wstecz, elementy, które znalazły się na liście wydają się oczywiste, ale przez miesiące widzieliśmy tylko problemy, a nie rozwiązania, które mogłyby je naprawić. Oto podgląd mojej listy:
- Wizualne pokazywanie statusu zadania (Kanban)
- Tworzenie podzadań i ich współprzypisywanie
- Integracja z usługami Slack, Dropbox i Google Suite
- @ wzmianki w ramach zadania
- Daty rozpoczęcia i zakończenia zadania
- Przechowywanie plików na platformie
- Powiadomienia e-mail
- Integracja z klientem
- Łatwe wyszukiwanie wszystkich projektów i komunikacji
- Wyszukiwanie zadań według klienta, osoby przypisanej i daty
- Dane dotyczące obciążenia pracą
- Możliwości wykresu Gantta
- Integracja śledzenia czasu pracy
- Wiele osób przypisanych do zadania
- Powtarzające się zadania
Speed Dating
Po utworzeniu i uzgodnieniu listy, przeszedłem do wyszukiwania kandydatów na oprogramowanie do zarządzania projektami - lub jak lubię to nazywać, szybkich randek. Z setkami opcji do wyboru, platformy te miały tylko kilka minut, aby utrzymać moje odsetki, zanim przeniosłem je na stos "nie".
Rozpocząłem proces od wyszukania " platformy do zarządzania projektami agencyjnymi ." Szybkie "nie" dotyczyło każdego oprogramowania, które wymagało długiego i kosztownego procesu niestandardowego, takiego jak JIRA i Kantata (dawniej Mavenlink). Następnie usunąłem z listy platformy, które nie posiadały funkcji oferowanych przez Basecamp, ponieważ wydawało mi się to krokiem wstecz.
Po kilku dniach miałem listę około 10 platform, która wciąż była zbyt duża. Następnie przeszukałem Internet w poszukiwaniu każdego bloga, podcastu i hieroglifu, jaki mogłem znaleźć, związanego z innymi agencjami omawiającymi swoje doświadczenia z platformami do zarządzania projektami.
Nic dziwnego, że znalazłem wiele innych osób rozczarowanych Basecampem, ale udało mi się zawęzić listę do obiecującej grupy pięciu: ClickUp, Asana , DoInbound, TeamWork oraz Przepływ .
The Final Five
Z moją listą w jednej ręce i kawą w drugiej, zacząłem planować dema . Każda platforma dała mi swoją piosenkę i taniec, ale ostatecznie wszystko sprowadziło się do tego, który dostawca usług spełni moją pierwotną listę 15 wymagań.
DoInbound był szybkim wyborem. Na początku platforma brzmiała jak idealnie dopasowana. Stworzyli platformę do zarządzania projektami specjalnie dla lejka marketingu przychodzącego HubSpot, a jako agencja inboundowa zostaliśmy sprzedani. Ale bez elastyczności pozwalającej na integrację komponentów Agile z platformą, nie było to możliwe.
Byłem podekscytowany, aby dowiedzieć się więcej o Asana, ponieważ mieli świetne recenzje. Nie byłem jednak podekscytowany tym, że zostałem oszukany. Po kilkukrotnym wysłaniu e-maila i zadzwonieniu bez odpowiedzi, w końcu poinformowali mnie, że nasza agencja jest zbyt mała na demo na żywo i zamiast tego popchnęli mnie w kierunku ich Centrum Zasobów. Jeśli doświadczenie demo było jakimkolwiek wskaźnikiem tego, jak będzie wyglądać obsługa klienta, to odpadam.
TeamWork i Flow były świetnymi opcjami. Spełniały większość elementów z mojej listy, ale był jeden konkurent, który znacznie przewyższał inne: ClickUp.
Bonus:_ **Oprogramowanie agencji marketingowej Dlaczego ClickUp?
Gdyby ClickUp był osobą, bylibyśmy najlepszymi przyjaciółmi. O ClickUp mógłbym pisać strony za stronami, ale ponieważ prawdopodobnie nie jesteś takim nerdem w zarządzaniu projektami jak ja, oszczędzę ci nudy. Gorąco polecam ClickUp, jeśli jesteś agencją, przerastasz swoją obecną platformę lub zarządzasz projektami przy użyciu Agile. Oto dlaczego:
1. Jednym z największych powodów, dla których kochamy ClickUp jest nieograniczona możliwość sortowania, filtrowania i grupowania. Mamy stale zmieniającą się listę klientów, a każdy klient ma dużą listę projektów z zadaniami długimi na milę. ClickUp umożliwia sortowanie według klienta, projektu, zadań, podzadań, osoby przypisanej, terminu i statusu.
2. Nareszcie mamy a Tablica Kanban ! ClickUp posiada widok "Tablica", który dostosowaliśmy tak, aby odzwierciedlał statusy zadań. Możemy teraz wizualnie przesuwać zadania po tablicy Kanban każdego ranka podczas naszych spotkań. Przenieśliśmy zarządzanie projektami na zupełnie nowy poziom.
3. ClickUp aktualizuje się bardziej niż algorytm Google. Co, choć raz, jest dobrą rzeczą. Podczas procesu demonstracyjnego powiedziano mi, że ClickUp ma programistów w prawie każdej strefie czasowej, dzięki czemu mogą szybko naprawiać, aktualizować i ulepszać platformę. Jeśli jest coś, co chciałbyś dodać do ClickUp, z przyjemnością dodadzą to do listy.
4. Wnętrze zadań ClickUp to marzenie kierownika projektu. Instrukcje do zadań, pliki, rozmowy, daty rozpoczęcia i zakończenia, szacowany czas, śledzenie czasu i zależności - wszystko to ma swoje własne miejsce, co sprawia, że zarządzanie projektami jest bardziej wydajne.
Getting Started
Jeśli szukasz nowej platformy do zarządzania projektami, zdecydowanie sugeruję zacząć w ten sam sposób, co ja: od zrobienia listy potrzeb. Po utworzeniu wstępnej listy, należy podzielić te elementy na must-haves i nice to have. W przepełnionej branży rzeczy niezbędne pomogą ci szybko usunąć platformy do zarządzania projektami z listy.
Ostatecznie jednak nic nie pomoże w podjęciu decyzji lepiej niż zagłębienie się i ubrudzenie sobie rąk. Postaraj się zapewnić sobie wersję próbną za darmo przed podpisaniem rocznej umowy i przetestuj platformę. Podczas poszukiwań zadaj sobie kilka pytań:
- Czy ta platforma pasuje do naszego obecnego procesu? A może należałoby go zmienić?
- Czy ta platforma stworzy więcej problemów niż rozwiąże?
- Jak szybko cały mój Teams może rozpocząć pracę?
- Czy platforma jest intuicyjna, czy też będziemy potrzebować długiej na kilometr instrukcji obsługi?
- Jak szybko reaguje obsługa klienta?
- Czy platforma spełnia potrzeby całej agencji, czy tylko jednego działu?
- Jak często platforma jest aktualizowana lub ulepszana?
Odpowiedzi na te pytania mogą być bardzo wymowne. Zalecam również przetestowanie jednego klienta przed przeniesieniem wszystkich projektów na nową platformę. Testowanie komunikacji między zespołami ds. zarządzania projektami, projektowania, zawartości i obsługi klienta może również pomóc w określeniu, czy codzienne korzystanie z platformy będzie odpowiadać Twoim potrzebom.
-
Ericka Lewis Marett
Jako kierownik projektu ds Adhere Creative Ericka Marett prowadzi swoich klientów i zespół do powodzenia w marketingu przychodzącym. Kiedy nie tworzy planów projektów, można ją znaleźć odtwarzającą Master Chefa w swojej kuchni.