Droga do zostania szefem sztabu często zaczyna się na długo przed pojawieniem się tego tytułu na radarze.
Możesz kierować teamami, zarządzać złożonymi projektami lub działać jako prawa ręka kierownika wyższego szczebla, nie zdając sobie sprawy, że już budujesz fundamenty pod tę wyjątkową rolę przywódczą.
Pozycja ta wymaga czegoś więcej niż bycia najgłośniejszym głosem w pomieszczeniu - wymaga zdolności do zrobienia wszystkiego, przewidywania potrzeb i sprawnego działania za kulisami.
Jak więc przejść od obecnej pozycji do zrobienia z siebie szefa sztabu? Czytaj dalej. 📖
**Kim jest szef sztabu?
**Szef sztabu (CoS) jest kluczowym partnerem strategicznym dla kierownictwa wyższego szczebla i jest odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego działania, dostosowanie celów i kierowanie realizacją w całej organizacji
Pełniąc rolę prawej ręki CEO, rola ta wiąże się z wysokim poziomem zaufania, poufności i uprawnień decyzyjnych.
Pozycja szefa sztabu pomaga w komunikacji, zarządza priorytetami i zapewnia skuteczną realizację inicjatyw strategicznych.
Rola ta często uzupełnia umiejętności lidera w zakresie zaspokajania potrzeb organizacyjnych. Wiąże się z dostawcą strategicznego wsparcia i zapewnieniem, że organizacja pozostaje w zgodzie ze swoimi celami.
Aby wyróżnić się w tej roli, będziesz potrzebować połączenia umiejętności przywódczych, planowania strategicznego i operacyjnego, a także zdolności do adaptacji i zachowania elastyczności w miarę rozwoju firmy.
Praca za kulisami w celu rozwiązywania problemów, stawianie czoła wyzwaniom i podejmowanie trudnych decyzji to kluczowe aspekty tej roli.
Przeczytaj również: Śledź Dzień z życia dyrektora generalnego
Rola i obowiązki szefa sztabu
Rola CoS ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sprawnego i strategicznego funkcjonowania Businessu. Dotyczy ona niemal każdego aspektu działalności firmy, dzięki czemu stanowi unikalne połączenie strategii wysokiego szczebla i codziennej realizacji.
Oto podstawowe obowiązki szefa sztabu i sposób, w jaki oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak ClickUp może udzielić wsparcia.
1. Planowanie i realizacja strategii
Kluczowym obowiązkiem szefa sztabu jest nadzorowanie procesów operacyjnych i prowadzenie inicjatyw strategicznych. Aby utrzymać zgodność działów i śledzić długoterminowe cele, potrzebna jest wyraźna widoczność celów firmy
Z Cele ClickUp można łatwo zorganizować wszystko w jednym miejscu - niezależnie od tego, czy są to cykle sprintów, OKR czy cotygodniowe karty wyników. Dodatkowo Widok osi czasu ClickUp porządkuje zadania według czasu trwania i kolejności, zapewniając uporządkowany i przejrzysty przegląd w celu efektywnego zarządzania i monitorowania postępów.
Przeglądaj postępy projektów i identyfikuj wąskie gardła za pomocą ClickUp Goals
🧠 Ciekawostka: Rola szefa sztabu wywodzi się z wojska. Został zaprojektowany, aby pomóc generałom w wykonywaniu codziennych zadań, aby mogli skoncentrować się na strategii.
2. Pełnienie funkcji łącznika
Szef sztabu pełni rolę pomostu między dyrektorem generalnym a resztą organizacji, ułatwiając komunikację i dostosowanie. Skuteczna komunikacja jest niezbędna do zapewnienia, że wszystkie działy są zgodne z wizją i wytycznymi CEO.
ClickUp czyni to jeszcze łatwiejszym, usprawniając komunikację i pomagając Teams pozostać w synchronizacji z tym, co najważniejsze.
Na przykład, ClickUp @ wzmianki można wykorzystać do bezpośredniej komunikacji, powiadamiając konkretnych członków zespołu o ważnych aktualizacjach. Z drugiej strony, ClickUp Chat zapewnia przestrzeń do dyskusji w czasie rzeczywistym i wątków czatu w kontekście, połączonych z konkretnymi zadaniami, utrzymując wszystkich w pętli. ClickUp Assign Comments pozwala oddelegować zadania bezpośrednio z konwersacji, ułatwiając przypisywanie odpowiedzialności bez konieczności wysyłania osobnych wiadomości uzupełniających.
Etykieta ważnych postów w ClickUp Chat jako Ogłoszenia
3. Ulepszanie procesów wewnętrznych
Kolejnym kluczowym obowiązkiem jest identyfikowanie wąskich gardeł lub nieefektywności w procesach wewnętrznych i znajdowanie sposobów na ich poprawę. Szef sztabu musi stale oceniać cykle pracy i procedury, aby upewnić się, że firma działa tak wydajnie, jak to tylko możliwe. Automatyzacja ClickUp zajmuje się powtarzalnymi zadaniami, dzięki czemu Twoje Teams mogą skupić się na pracy o dużym wpływie, zamiast grzęznąć w administracji.
4. Zarządzanie specjalnymi projektami i inicjatywami
Zarządzanie projektami specjalnymi i inicjatywami międzywydziałowymi to częste zadanie szefa sztabu. Musisz upewnić się, że projekty te są dostarczane na czas, w ramach zakresu i spełniają cele firmy. Wykres Gantta ClickUp pozwala **mapować cykle pracy i przewidywać blokady drogowe dzięki funkcji ścieżki krytycznej. Pomaga przypisywać zadania, śledzić postępy i zarządzać kamieniami milowymi, dając jasny widok na oś czasu projektu.
Przegląd ścieżki krytycznej ClickUp
Można również ustawić Widok tablicy ClickUp na dowolnym poziomie w obszarze roboczym. Niezależnie od tego, czy chcesz skupić się na zadaniach w pojedynczej Liście, całym Folderze, czy nawet we wszystkich przestrzeniach, widok Wszystko umożliwia niestandardowy sposób wyświetlania pracy.
Umiejętności i kwalifikacje wymagane do zostania szefem sztabu
Aby osiągnąć sukces w karierze szefa sztabu, potrzebujesz odpowiedniego wykształcenia, doświadczenia i niezbędnych umiejętności przywództwo i zarządzanie umiejętności, które wykraczają poza codzienne operacje.
Dzięki odpowiedniej kombinacji umiejętności i wiedzy specjalistycznej możesz odegrać kluczową rolę w kształtowaniu powodzenia swojej organizacji.
Zarządzanie projektami
Będziesz potrzebować silnych umiejętności zarządzania projektami, aby utrzymać wiele inicjatyw na właściwym torze. Będzie się to wiązało z organizacją zasobów, zarządzaniem osią czasu i dostarczaniem wyników. Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp umożliwia niestandardowe dostosowanie cyklu pracy i podejścia do konkretnych potrzeb projektu, niezależnie od tego, czy preferujesz metodologię Agile, Waterfall czy inną.
Przełączaj się między różnymi widokami, aby efektywnie zarządzać wszystkimi aspektami swojego projektu za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami ClickUp
Jeśli potrzebujesz wizualizować projekty na wysokim poziomie i dzielić je na możliwe do zarządzania kroki, ClickUp Project Management Software jest idealnym rozwiązaniem dla Ciebie Hierarchia projektów ClickUp przyniesie korzyści.
Możesz organizować swoje projekty - duże i małe - w przestrzenie, foldery, listy, zadania, a nawet podzadania, aby zobaczyć szerszy obraz, nie tracąc przy tym możliwości śledzenia drobniejszych szczegółów.
Zorganizuj obszar roboczy za pomocą hierarchii projektów ClickUp, ustawiając osobne przestrzenie dla każdego działu lub zespołu
Pozwoliło to na większą przejrzystość między działami i stworzyło jeden tryb pracy.
Kaylee Hatch, Brand Manager w głównej stronie Puls Opieki na temat ClickUp
Strategiczne myślenie
Jako osoba rozwiązująca problemy, szef sztabu musi myśleć krytycznie i podejmować strategiczne decyzje, które są zgodne z celami organizacyjnymi.
Skuteczne stosowanie funkcje zarządzania -planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie - mogą pomóc w radzeniu sobie ze złożonymi wyzwaniami i zagwarantować trwały postęp.
Na przykład, jeśli Twoja firma planuje wejść na nowy rynek, do Twoich obowiązków może należeć analiza badań rynkowych, identyfikacja ryzyka i ocena inwestycji pod kątem potencjalnych zysków.
Komunikacja
Wyczyszczona i zwięzła komunikacja jest niezbędna do powodzenia w tej roli. Będziesz koordynować działania różnych Teams, upewniając się, że wszyscy są zgodni z ogólnymi celami. Ważne jest, aby dostosować swoje wiadomości do konkretnych potrzeb różnych działów, aby komunikacja była odpowiednia i skuteczna.
Wiedza o tym, jak komunikować się z kadrą kierowniczą wyższego szczebla jest również kluczem. Aby skutecznie angażować, należy zwracać się do nich z opartymi na danych spostrzeżeniami i przeglądami wysokiego poziomu
Na przykład, omawiając strategiczne zmiany w marketingu, należy skupić się na wpływie na klienta, a w przypadku finansów należy zwrócić uwagę na wpływ na budżet.
Przeczytaj również: 10 skutecznych strategii przywództwa w celu poprawy wydajności Teams
Przywództwo
Świetny lider inspiruje Teams, napędza zmiany organizacyjne i wspiera poczucie wspólnego celu.
Najwięksi liderzy mobilizują innych poprzez skupianie ludzi wokół wspólnej wizji
Kenneth H. Blanchard, autor książki Jednominutowy Menedżer Jako szef sztabu, twoim zadaniem jest kształtowanie wizji i dostosowanie do niej swojego zespołu. Wdrażanie szablonów planowania powodzenia może mieć zasadnicze znaczenie, ponieważ przygotowuje wschodzących liderów do wejścia w kluczowe role dla powodzenia i stabilności organizacji.
Wymagania dotyczące wykształcenia
Zazwyczaj szef sztabu posiada co najmniej stopień licencjata, często w dziedzinie administracji biznesu, polityki publicznej lub pokrewnych pól.
Doświadczenie
Doświadczenie w takich rolach jak kierownik operacyjny lub kierownik projektu jest niezwykle cenne, aby zostać szefem sztabu.
Posiadanie udokumentowanego doświadczenia w zarządzaniu wielofunkcyjnymi teamami i powodzeniu w realizacji projektów o dużym znaczeniu znacznie zwiększy gotowość do pełnienia tej roli.
bonus: Poznaj szablony matryc umiejętności aby określić, które umiejętności są wymagane, objęte lub których brakuje w każdym projekcie lub dziale. Może to służyć jako cenny zasób dla szefa sztabu, umożliwiając odkrycie mocnych stron i luk w zespole.
Jak zostać szefem sztabu
Zostanie szefem sztabu to satysfakcjonująca, ale wymagająca podróż, która wymaga zdolności adaptacyjnych, strategicznego myślenia i wysokiej organizacji.
Niezależnie od tego, czy wspinasz się po szczeblach kariery w swojej obecnej firmie, czy też szukasz możliwości w innym miejscu, oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci osiągnąć ten cel.
1. Zbuduj silne fundamenty edukacyjne
Zacznij od studiów licencjackich na kierunku Business, Zarządzanie lub pokrewnym polu, aby zdobyć podstawową wiedzę niezbędną do organizacyjnego i kierowania zespołem .
Aby zyskać przewagę nad konkurencją, warto rozważyć uzyskanie wyższego wykształcenia, takiego jak MBA i certyfikatów, takich jak Project Management Professional (PMP) lub Certified Management Consultant (CMC).
2. Zdobycie pozycji kierowniczej
Pozycje takie jak asystent wykonawczy lub starszy asystent wykonawczy oferują cenny wgląd w operacje firmy i podejmowanie decyzji przez kadrę kierowniczą. Role te pozwalają na bliską współpracę z kadrą kierowniczą, prowadzenie spotkań, zarządzanie harmonogramami i zrozumienie priorytetów strategicznych, które napędzają organizację.
Wsparcie w rozwoju zawodowym, Dokumenty ClickUp to świetne narzędzie do zarządzania i dokumentowania postępów. Możesz stworzyć portfolio podkreślające twoje umiejętności przywódcze i wkład w kierownictwo wyższego szczebla, pokazując swój rozwój, przygotowując się na przyszłe możliwości.
Udostępnianie dokumentów ClickUp z publicznymi lub prywatnymi linkami, aby łatwo zaprezentować swoją pracę potencjalnym mentorom, pracodawcom lub współpracownikom
3. Rozwijaj swoje ustawienie umiejętności
Musisz stać się mistrzem planowania strategicznego i zarządzania projektami, ponieważ są to kluczowe aspekty obowiązków szefa sztabu.
Zapoznanie się z różnymi metodologiami zarządzania projektami w celu skutecznego kierowania inicjatywami obejmującymi różne działy.
W tym celu zalecamy ClickUp University intuicyjna platforma edukacyjna umożliwiająca doskonalenie umiejętności i zdobywanie wiedzy na temat najlepszych praktyk.
Odkryj dostosowane kursy oferowane przez ClickUp University, aby podnieść swoje umiejętności zarządzania projektami
4. Rozwiń swoją sieć i znajdź mentora
Networking jest niezbędny dla mentoringu i przyszłych możliwości zatrudnienia. Połącz się z profesjonalistami na stanowiskach szefa sztabu lub podobnych rolach, bierz udział w konferencjach branżowych i angażuj się na platformach takich jak LinkedIn.
Pro Tip: Wykorzystaj platformy internetowe, takie jak MicroMentor , Wynik oraz GrowthMentor aby połączyć się z potencjalnymi mentorami.
5. Poszukiwanie możliwości pracy
Jeśli w twojej organizacji nie ma obecnie roli szefa sztabu, rozważ zaproponowanie tego pomysłu działowi HR lub kierownictwu. Aby argumentacja była bardziej przekonująca, przeprowadź dokładne badania na temat korzyści płynących z tej pozycji i tego, w jaki sposób może ona zwiększyć wydajność operacyjną i wsparcie inicjatyw strategicznych.
Przedstawienie danych i przykładów z innych organizacji może pomóc zademonstrować wartość, jaką szef sztabu może wnieść do zespołu i całej organizacji.
Alternatywnie, jeśli twoja obecna organizacja nie jest gotowa na rolę szefa sztabu, być może nadszedł czas, aby poszukać możliwości gdzie indziej. Aplikując, upewnij się, że twoje CV i list motywacyjny podkreślają twoje doświadczenie przywódcze i zdolności strategiczne, aby się wyróżnić.
Aby zachować porządek podczas poszukiwania pracy, stwórz Zadania ClickUp do śledzenia każdego wniosku, w tym kluczowych terminów i dat działań następczych.
Śledzenie rozwoju kariery dzięki zadaniom ClickUp i organizowanie celów, podań o pracę i możliwości rozwoju w jednym miejscu
Możesz pójść o krok dalej, korzystając z Pola niestandardowe ClickUp aby zapisać ważne szczegóły, takie jak badania firmy, opisy stanowisk i konkretne umiejętności, na których należy się skupić w aplikacji.
Edytuj i dodawaj niestandardowe pola ClickUp, aby wyeliminować bałagan i upewnić się, że notujesz wszystkie ważne szczegóły
🧐 Did You Know? Prawie dwie trzecie szefów sztabów jest promowanych z wewnątrz swoich organizacji, co podkreśla znaczenie wiedzy instytucjonalnej i silnych sieci wewnętrznych dla powodzenia w tej roli.
6. Zacznij od małego, jeśli to konieczne
Jeśli jesteś nowy w tej roli, rozważ rozpoczęcie pracy jako stażysta w biurze założyciela w mniejszym biznesie lub przedsiębiorczym przedsięwzięciu.
Zdobycie praktycznego doświadczenia w mniej złożonym środowisku pozwala na doskonalenie podstawowych umiejętności umiejętności zarządzania projektami przed przejściem do większych organizacji.
Przeczytaj także: 20 najlepszych programów do zarządzania zadaniami
Przejście do roli szefa sztabu
Przejście do roli szefa sztabu to ważny krok w karierze i często jest postrzegane jako odskocznia, która otwiera drzwi do różnych możliwości awansu. Jako szef sztabu zdobywasz bezcenne doświadczenie, które ustawia cię na różne możliwości rozwoju.
Oto, w jaki sposób można awansować w ramach roli CoS lub poza nią:
- Specjalizacja według działu: Wielu szefów sztabów przechodzi do pracy z szefami działów, takimi jak dyrektor finansowy (CFO) lub dyrektor ds. marketingu (CMO), zdobywając głębszą wiedzę specjalistyczną w obszarach takich jak finanse lub marketing
- Kierowanie cross-funkcjonalnymi teamami: Kierowanie cross-funkcjonalnymi inicjatywami staje się częścią naturalnej ścieżki kariery w miarę zdobywania doświadczenia w różnych działach. Może to potencjalnie prowadzić do roli lidera nadzorującego całe Teams
- Awans na pozycje C-Suite: Wielu CoS awansuje na role C-Suite, takie jak dyrektor operacyjny (COO) lub wiceprezes, wykorzystując swoją wiedzę na temat całej firmy
- Krok w kierunku ogólnego zarządzania: Krok w kierunku ról zarządzających jednostkami biznesowymi lub regionami to kolejna popularna ścieżka, biorąc pod uwagę szeroką wiedzę organizacyjną i strategiczną
- Rozpoczęcie działalności gospodarczej lub konsultingowej: Dzięki unikalnej perspektywie biznesowej, rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej lub przejście do konsultingu może być kolejnym krokiem
Ciekawostka: John Steelman, mianowany przez prezydenta Harry'ego S. Trumana w 1946 roku, był pierwszym oficjalnym szefem sztabu Białego Domu. Przed jego nominacją prezydenci polegali na prywatnych sekretarzach.
Wskazówki ułatwiające przejście
- Buduj zaufanie z kluczowymi interesariuszami: Wcześnie nawiąż silne relacje z kierownictwem i szefami działów. Regularna komunikacja i przejrzystość pomogą ci zdobyć ich zaufanie
- Opanuj ustalanie priorytetów: Opracuj system zarządzania obowiązkami na wysokim szczeblu, korzystając z narzędzi takich jak ClickUp, aby zrównoważyć pilne zadania z celami długoterminowymi
- Zrozumienie celów firmy: Zapoznanie się z wizją organizacji, aby zapewnić zgodność codziennych działań z ogólnymi celami
- Bądź elastyczny: Bądź gotowy do przełączania się między działami i projektami, dostosowując się do zmieniających się potrzeb kierownictwa
- Skutecznie oddelegowane zadania: Polegaj na zaufanym zespole i deleguj zadania, aby skupić się na priorytetach strategicznych
- Rozwijaj inteligencję emocjonalną: Buduj silne relacje międzyludzkie poprzez empatię i świadomość perspektywy innych
Przykład: Ron Klain, szef sztabu prezydenta Joe Bidena (2021-2023), odegrał kluczową rolę w zarządzaniu reakcją Białego Domu na pandemię COVID-19, koordynując wysiłki wielu agencji i ściśle współpracując z najwyższymi urzędnikami. Jego głębokie zrozumienie polityki, doświadczenie przywódcze i umiejętność zarządzania złożonymi aspektami operacyjnymi sprawiły, że był skutecznym CoS.
Przeczytaj również: Spojrzenie na dzień z życia menedżera operacyjnego
Wyzwania stojące przed szefem sztabu
Bycie szefem sztabu wiąże się z żonglowaniem wieloma inicjatywami, co często prowadzi do napotykania różnych wyzwań. Oto pięć typowych przeszkód, które można napotkać w tej roli. 👇
Brak skupienia
Równoważenie wielu obowiązków może sprawić, że trudno będzie określić, gdzie skierować swoją uwagę. jak skutecznie ustalać priorytety, gdy wszystko wydaje się ważne? Ta niepewność może utrudniać zdolność do zrobienia znaczących wyników.
The Widok obciążenia pracą ClickUp może być tutaj cennym narzędziem. Dostarcza on przejrzystego przeglądu dystrybucji zadań wśród członków zespołu, pozwalając na wizualizację tego, kto zajmuje się czym.
Co więcej, możesz lepiej zarządzać obowiązkami i upewnić się, że żaden członek zespołu nie jest przeciążony, podczas gdy inni mają obciążenie.
Równoważenie zasobów i priorytetyzacja zadań w celu uzyskania optymalnej wydajności dzięki widokowi obciążenia pracą ClickUp
Inne Widoki ClickUp , podobnie jak widok obciążenia pracą zespołu, pozwalają również zobaczyć, nad czym pracują poszczególni członkowie zespołu, ich osiągnięcia i aktualne obciążenie pracą.
Przełomowe zmiany i niepewność
Szybkie zmiany w biznesie wymagają od organizacji szybkiej adaptacji przy jednoczesnym zapewnieniu stabilności pracowników. Bez solidnego fundamentu dla jasności i komunikacji, łatwo może dojść do ustawienia chaosu. ClickUp Chat oferuje funkcje przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym w celu natychmiastowej komunikacji, co eliminuje silosy informacyjne i informuje wszystkich o bieżących zmianach i priorytetach.
Usprawnij komunikację i współpracę między zespołami dzięki ClickUp Chat
Możliwość tworzenia kanałów lub wątków dla konkretnych projektów i postów dla ogłoszeń pozwala również na zorganizowane dyskusje na określone tematy.
Co więcej, dzięki funkcji ClickUp i integracja z Gmailem umożliwia przekształcanie e-maili w zadania bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej Gmaila. Eliminuje to konieczność przełączania się między aplikacjami, ułatwiając przechwytywanie ważnych informacji i podpowiedź zadań.
Przechwytuj ważne e-maile i zamieniaj je w wykonalne zadania dzięki integracji ClickUp i Gmaila
Przykładowo, CoS może szybko przechwytywać ważne prośby od klientów i kadry kierowniczej, bezpośrednio tworzyć zadania i przypisywać je do członków zespołu.
Syndrom impostera
Rola CoS nieustannie ewoluuje, co często prowadzi do niepewności co do swojego wkładu. To poczucie nieadekwatności może przyćmić pozytywne informacje zwrotne i utrudnić dokładną ocenę swoich umiejętności.
Uznaj te uczucia, jednocześnie szukając wsparcia u kolegów lub mentorów. Skupienie się na swoich osiągnięciach może pomóc zmienić perspektywę, przypominając o cennym wkładzie, jaki wnosisz do organizacji.
Dodatkowo, praktykowanie współczucia dla samego siebie i ustawienie realistycznych oczekiwań to kluczowe strategie walki z tymi uczuciami.
🤝 Przyjazne przypomnienie: Każdy doświadcza chwil zwątpienia; podjęcie tej podróży może sprawić, że będziesz mógł skuteczniej i pewniej przewodzić w nowej roli szefa sztabu.
Twoja podróż szefa sztabu zaczyna się tutaj
Rola szefa sztabu jest zarówno dynamiczna, jak i wieloaspektowa, wymagająca wysokiego poziomu organizacji, komunikacji i strategicznego myślenia.
Funkcje takie jak ClickUp Chat, widoki i cele oferują nieocenione wsparcie poprzez usprawnienie komunikacji, poprawę procesów oraz efektywne zarządzanie kluczowymi projektami i celami.
Podejmowanie wyzwań i korzystanie z możliwości, które pojawiają się w tej roli, sprzyja rozwojowi osobistemu i pozwala wykorzystać możliwości ClickUp do rozwoju zawodowego. Zarejestruj się w ClickUp i rozpocznij swoją podróż już dziś!