Jak utworzyć wykres Gantta w Notion (z instrukcjami krok po kroku)

Zarządzanie wieloma teamami oznacza zwracanie uwagi na opóźnienia lub zaległości.

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, prawdopodobnie masz z tym do czynienia codziennie, nadzorując wiele teamów w zakresie ich zadań projektowych, osi czasu i zależności.

Szybko zdasz sobie sprawę, jak przytłaczające jest przydzielanie zasobów bez odpowiednich narzędzi i strategii. To właśnie wtedy ludzie zwracają się do narzędzi takich jak Notion, aby tworzyć wykresy Gantta. Notion zapewnia menedżerom widok zadań z lotu ptaka, pomagając w ustawieniu osi czasu i kamieni milowych za pomocą wizualnych cykli pracy.

Wykres Gantta w Notion łączy zarządzanie projektami i śledzenie zadań w jednym pulpicie. Pozwala wizualizować zadania i unikać wąskich gardeł. Dzięki konfigurowalnym szablonom i współpracy w czasie rzeczywistym, warto wypróbować go do efektywnego zarządzania zasobami.

W tym artykule dowiemy się, jak utworzyć wykres Notion Gantt i lepiej zarządzać zadaniami.

Jak utworzyć wykres Gantta w Notion

Wykonaj te proste kroki na jak utworzyć wykres Gantta w Notion:

Krok 1: Ustaw obszar roboczy Notion i utwórz nową stronę

Zorganizuj swój obszar roboczy Notion, aby tworzyć i zarządzać wieloma stronami. Pomaga to zachować przejrzystość i skupienie.

• Rozważ zachowanie dedykowanego obszaru roboczego do zarządzania projektami, aby usprawnić ten proces
• Otwórz aplikację Notion i przejdź do bieżących stron i obszarów roboczych na pasku bocznym po lewej stronie
• Kliknij znak "+" obok przycisku Private. Spowoduje to utworzenie nowej pustej strony, którą można wykorzystać jako obszar roboczy dla wykresu Gantta
• Nadaj tej stronie odpowiedni tytuł, taki jak 'Practice Gantt Chart on Notion'

Notion umożliwia ustawienie wielu projektów, dzięki czemu można zobaczyć całą swoją pracę na pierwszy rzut oka

• Notion oferuje wiele szablonów dla tych stron. Wybierz opcję Puste, aby rozpocząć z pustym kontem. Możesz teraz utworzyć wykres Gantta w Notion bez żadnych wcześniej istniejących formatów

Krok 2: Ustawienie bazy danych i dodanie kolumn

Następnie potrzebna będzie baza danych z punktami danych i typami danych, które wypełnią wykres Gantta.

• Na nowej stronie wpisz '/table' w obszarze zawartości
• Notion wyświetli teraz rozwijane menu z trzema opcjami
• Wybierz "Table View" w zakładce bazy danych

Widok tabeli Notion oferuje niestandardowe możliwości reprezentowania różnych parametrów projektu

Notatka: tabela zawiera domyślne kolumny. Musisz je niestandardowo dostosować do swojego projektu i potrzeb oceny. Dobrym początkiem będzie kliknięcie nagłówka każdej kolumny i zmiana jej nazwy za pomocą unikalnej etykiety zgodnie z wymaganiami.

przeczytaj również:_ 10 Best Free Gantt Chart Software: A Project Manager's Guide

Wbudowana funkcja niestandardowego dostosowywania Notion dostosowuje tabelę do przechwytywania określonych danych wymaganych dla wykresu Gantta.

Właściwości w Notion pozwalają również ulepszyć bazę danych dzięki strukturze, kategoryzacji i organizacji. Możesz teraz zakończyć jej budowanie

• Kliknij nagłówek pierwszej kolumny i zmień jej nazwę na "Task Name". Możesz użyć tej kolumny, aby ręcznie wprowadzić nazwy każdego zadania zaangażowanego w projekt. Nazwy te powinny być opisowe, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób zasoby są wydawane na poszczególne zadania
• Kliknij ikonę "+" po prawej stronie tabeli, aby dodać nową kolumnę. Wybierz "Date" jako typ właściwości z rozwijanego menu. Nadaj tej kolumnie etykietę "Start Date" i użyj jej do określenia daty rozpoczęcia każdego zadania
• Dodaj kolumnę o nazwie 'End Date'. Obie te kolumny umożliwiają wizualizację czasu trwania zadań
• Dodaj kolejną kolumnę i wybierz "Select" jako jej typ właściwości. Zmień nazwę kolumny na 'Status' i kontynuuj definiowanie różnych statusów, które chcesz dodać do śledzenia każdego zadania. Rozważ opcje takie jak "Jeszcze do rozpoczęcia", "W toku", "Ukończone" i "Opublikowane"

Opcje śledzenia pomagają monitorować postęp każdego zadania w ramach projektu

przeczytaj także:*_ 10 najlepszych integracji Notion do połączenia aplikacji*

Krok 3: Utwórz wykres Gantta w Notion, dodając widok osi czasu

Do zrobienia osie czasu i wykresy Gantta są różnymi narzędziami do śledzenia postępu prac? Nadszedł czas, aby przekształcić tę tabelę w wykres Gantta poprzez dodanie widoku osi czasu.

• Kliknij przycisk "+" pod nazwą tabeli i przewiń w dół, aby wybrać "Timeline View". Widok ten wizualnie przedstawia, które zadania zajmują ile czasu zgodnie z datami

Rzut oka na widok osi czasu Notion dla wykresów Gantta

• Zostaniesz również poproszony o nadanie nazwy temu widokowi osi czasu. Kliknij pole tytułu o treści "Untitled" i zmień jego nazwę na "Gantt Chart", aby wskazać jego przeznaczenie
• Pamiętaj, aby wybrać właściwości daty dla osi czasu projektu. Kolumny "Start Date" i "End Date"_ są zazwyczaj wystarczające

Wskazówka dla profesjonalistów: Możesz sprawdzić te szablony projektów wykresów Gantta aby sprawdzić, czy jesteś na właściwym tropie.

Widok osi czasu Notion dokładnie odzwierciedla harmonogram projektu.

Krok 4: Wprowadzanie zadań, dat i statusów

Następnie dodaj zadania i podzadania projektu wraz z ich datami rozpoczęcia i zakończenia.

• Użyj kolumny "Nazwa zadania", aby wprowadzić nazwy wszystkich zadań w projekcie. Celem jest tutaj precyzja i przejrzystość
• Następnie zacznij wypełniać daty rozpoczęcia i zakończenia, aby zdefiniować oś czasu każdego zadania i sposób jego wyświetlania na wykresie Gantta
• Zaktualizuj również kolumnę statusu, aby skategoryzować, na jakim etapie rozwoju znajduje się każde zadanie

Próbka widoku tabeli w szablonie wykresu Gantta w Notion

Krok 5: Niestandardowe tworzenie wykresu Gantta poprzez ustawienie zależności

Ustawienie zależności między zadaniami sprawia, że zrozumienie kolejności i powiązań działań w projekcie to bułka z masłem.

Zależności te wskazują, które zadania muszą zostać zakończone przed rozpoczęciem innych.

• Otwórz właściwości zadania, klikając odpowiednie zadanie w widoku osi czasu
• Kliknij na 'Add a New Property' i wybierz 'Relation' spośród typów właściwości
• Należy pamiętać, że relacja musi być połączona z tą samą tabelą, skutecznie umożliwiając tworzenie zależności na wykresie Gantta
• Wreszcie, we właściwości zależności wybierz zadania, które muszą zostać zakończone przed rozpoczęciem bieżącego zadania. Zapewnia to wizualne połączenie między zadaniami w widoku osi czasu, pomagając w zarządzaniu sekwencjami zadań

Ustawienie zależności poprzez dodanie właściwości Relation

Krok 6: Przypisanie zadań

Przydziel zadania konkretnym członkom zespołu, aby nadzorować odpowiedzialność i uświadomić wszystkim ich obowiązki.

Kliknij ponownie przycisk "+", wybierz "Person" jako właściwość i dodaj kolumnę z etykietą "Assigned To". Możesz teraz dodać jednego lub wielu członków zespołu odpowiedzialnych za każde zadanie w tej kolumnie. Ekran będzie teraz wyglądał następująco demonstruje klasyczny przykład wykresu Notion Gantt który może być używany do zarządzania projektami

Użyj sekcji komentarzy w każdym zadaniu, aby przekazać dokładny opis zadania odpowiednim członkom zespołu.

Zakończony wykres Gantta w Notion

Spróbuj przetestować powyższe 8 kroków, aby utworzyć wykresy Gantta o różnych właściwościach.

przeczytaj również:*_ 10 alternatyw wykresu Gantta do zarządzania pracą i zwiększania sukcesu projektu*

Limity wykresów Notion Gantt

Pomimo prostego procesu tworzenia wykresu Notion Gantt, ma on kilka limitów. Przeanalizujmy je tutaj:

Problemy ze skalowalnością sprawiają, że nie nadaje się on do dużych projektów

Podczas gdy Notion jest potężnym narzędziem do zarządzania małymi i średnimi projektami, zwykle zmaga się z zarządzaniem większymi, bardziej złożonymi projektami. Wraz ze wzrostem liczby zadań i zależności, wykresy Gantta w Notion mogą stać się zagracone i trudniejsze w zarządzaniu.

Interfejs Notion, choć elastyczny, nie został zaprojektowany do obsługi skomplikowanych wymagań związanych z rozszerzeniem zarządzania projektami.

Przykładowo, wizualizacja wielu zadań na jednej osi czasu może stanowić wyzwanie, a wydajność może spadać wraz z ilością danych.

Zarządzanie projektami wymaga ręcznego wysiłku ze strony kierowników projektów

Zarządzanie zależnościami ma kluczowe znaczenie podczas planowania projektów w środowisku wielozespołowym, ponieważ pomaga monitorować wymagane wysiłki i automatycznie zmieniać harmonogram zadań, jeśli są one opóźnione. Wykresy Gantta w Notion nie mają możliwości automatycznej zmiany harmonogramu, co utrudnia ustawienie zależności między zadaniami.

Na przykład, wyobraź sobie, że masz oś czasu projektu z połączonymi zależnymi zadaniami nadrzędnymi i podrzędnymi. Decydujesz się zmienić okres pierwszego zadania, ale drugie zadanie nie dostosowuje się automatycznie. Oznacza to, że zależności nie są połączone w Notion, co mija się z celem funkcjonalnych wykresów Gantta

Aby dostosować oś czasu projektu, należy ręcznie zmienić harmonogram wszystkich zależnych zadań, jeśli poprzednie jest opóźnione. Ten ręczny proces jest czasochłonny i podatny na błędy w dłuższej perspektywie, szczególnie w projektach z wieloma współzależnymi zadaniami.

Notion nie dostarcza również wizualnych wskaźników lub alertów dotyczących konfliktów zależności. Oś czasu projektu może być niedopasowana, jeśli nie można proaktywnie zidentyfikować tych problemów.

Porada profesjonalisty: Poznaj alternatywy dla AI Notiona przed wdrożeniem tych narzędzi do cyklu pracy w projekcie.

Brak wbudowanego raportowania utrudnia analizę postępów

Prawie każde narzędzie do zarządzania projektami ma wbudowane funkcje raportowania, które pomagają śledzić postępy zespołu i lepiej planować działania. Notion nie posiada jednak tej podstawowej funkcji.

Użyj ClickUp Dashboards do przetwarzania i sortowania danych przed utworzeniem wykresów Gantta

Integracje raportowania są dostępne w Notion, ale wiążą się z wysoką ceną. Na szczęście, Pulpity ClickUp pomagają wizualizować dane projektu za pomocą wykresów Velocity, wykresów burnup, wykresów burndown i innych bez dodatkowych opłat.

Twórz wykresy Gantta w ClickUp

Jeśli chodzi o tworzenie wykresów Gantta, ClickUp wyróżnia się jako doskonała alternatywa dla Notion ze względu na duże ustawienie funkcji i projekt zorientowany na użytkownika.

Notion jest wysoce konfigurowalny, ale nie radzi sobie ze złożonymi potrzebami w zakresie zarządzania projektami. Z drugiej strony, ClickUp rozwiązuje te limity dzięki solidnej wbudowanej funkcji, która zapewnia wsparcie dla złożonych projektów.

Szablony ClickUp

Katalog gotowych szablonów ClickUp znacznie skraca czas ustawień i tworzy ramy dla projektów. Oszczędza to wysiłku związanego z ustawieniem tabel i ręcznym zarządzaniem zależnościami między zadaniami.

Funkcje takie jak automatyzacja zarządzania zadaniami, współpraca w czasie rzeczywistym i zaawansowane raportowanie również pomagają usprawnić przepływ pracy.

Pobierz szablon

ClickUp's Simple Gantt Template daje duży przegląd projektu, wizualizuje zależności i pozwala wyprzedzić blokady, zanim się pojawią.

Prosty szablon Gantt dla ClickUp umożliwia automatyzację obsługi zależności między zadaniami i zwiększa wydajność całego zespołu.

Oferuje kompleksowy przegląd procesu rozwoju projektu, wgląd w oś czasu dla poszczególnych zadań, przepływ zadań i wydajność zespołu w stosunku do terminów.

Wykresy Gantta ClickUp wykorzystują dynamiczne komponenty, które współdziałają z takimi elementami jak listy zadań, kalendarze i pulpity.

Funkcje wykresu Gantta w ClickUp pozwalają również na organizację i ustawienie priorytetów Wykresy Gantta w ClickUp promują łatwą czytelność statusów zadań dzięki wielu schematom kolorów. Od automatycznej konwersji zadań na kamienie milowe i ponownego wykorzystania szablonów zadań na wykresach Gantta, ClickUp ma to wszystko.

ClickUp wspiera również następujące funkcje import obszarów roboczych Notion, dzięki czemu można zaktualizować możliwości zarządzania projektami bez utraty istniejących danych. Import danych z Notion do ClickUp umożliwia również dostęp do funkcji śledzenia czasu i celów, integracji z narzędziami innych firm oraz ustawień współpracy w czasie rzeczywistym.

przeczytaj również:*_ __ClickUp AI vs. Notion AI: Które narzędzie AI jest najlepsze?*

Notion vs ClickUp - Które narzędzie jest lepsze do tworzenia wykresów Gantta?

Oto krótka tabela porównawcza dotycząca używając Notion vs ClickUp :

Oto rozszerzony widok tego, jak ClickUp pomaga zespołom wykonać więcej pracy .

Wyjątkowe funkcje ClickUp dla wykresów Gantta

W przeciwieństwie do Notion, zaawansowane zarządzanie zależnościami ClickUp pozwala na automatyzację korekt, gdy oś czasu zadania ulega zmianie, zapewniając, że wszystkie zależne zadania są odpowiednio aktualizowane. Zmniejsza to wysiłek ręczny i ryzyko błędów.

Rozbudowane narzędzia ClickUp do planowania, w tym bloki czasowe i integracja z kalendarzem, dostosowują członków Teams do tego samego harmonogramu. Automatyzacja przypomnień i powiadomień gwarantuje, że terminy nie zostaną przekroczone.

Skalowalność i wszechstronność w oprogramowaniu do zarządzania projektami są oczywiste, gdy używasz ClickUp do tworzenia wykresów Gantta. Oto kilka wyjątkowych funkcji ClickUp.

Śledzenie czasu w ClickUp

Aktualizuj swój czas z dowolnego miejsca dzięki integracji wszystkich urządzeń i aplikacji z funkcją śledzenia czasu w ClickUp Funkcja śledzenia czasu w ClickUp umożliwia śledzenie wielu urządzeń z dowolnej lokalizacji i oferuje rozszerzone raportowanie aktywności pracowników. Umożliwia również synchronizację aplikacji do śledzenia czasu z interfejsem, pomagając jednocześnie w filtrowaniu, sortowaniu i etykietowaniu wyników.

ClickUp Goals

Ustawienie i śledzenie celów w odniesieniu do wyników zespołu

Kolejną funkcją jest Cele ClickUp'a , która umożliwia ustawienie mierzalnych celów i monitorowanie postępów za pomocą kamieni milowych dla zadań i projektów. Można nawet ustawić cele pieniężne i inne ze wzmiankami o opisach i KPI.

ClickUp Powtarzające się zadania

Korzystaj z zadań, aby przydzielać obowiązki członkom zespołu i umożliwiać współpracę w ramach zadań

Również, Funkcja powtarzających się zadań ClickUp pozwala uniknąć wielokrotnego wypełniania briefów z zadaniami i automatyzacji codziennych czynności w celu zaoszczędzenia czasu.

Ulepsz swoje wykresy Gantta z ClickUp

Stworzenie wykresu Gantta w Notion jest niezwykle proste; to, co jest trudne, to zarządzanie nim i rozwijanie go. Notion to doskonały punkt wyjścia do ustawienia i organizowania projektów.

Jednak wraz ze wzrostem potrzeb w zakresie zarządzania projektami, ClickUp może uwzględniać bardziej istotne aspekty, takie jak planowanie zadań, zarządzanie terminami i ujawnianie wąskich gardeł.

Najlepsze jest to, że można użyć prostej akcji najechania kursorem, aby określić ścieżkę krytyczną i dynamicznie wyświetlać procentowy udział projektu lub zadania w projekcie. Na tej podstawie można ustalić priorytety zadań kluczowych dla zakończenia projektu.

Czy jesteś gotowy, aby podnieść swoje umiejętności zarządzania projektami dzięki ClickUp?
Zarejestruj się w ClickUp za darmo .