"Wydajność to lepsze zrobienie tego, co już zostało zrobione" napisał Peter Drucker, ojciec nowoczesnego zarządzania, omawiając go jako kluczowy czynnik optymalizacji biznesu.
We wszystkich branżach, obszarach geograficznych, rozmiarach i typach, wydajność jest podstawowym sposobem, w jaki Business maksymalizuje swoją rentowność. Niezależnie od tego, czy chodzi o optymalizację linii produkcyjnej, skrócenie czasu dostawy pizzy, czy poprawę wydajności deweloperów, wydajność zmniejsza koszty i zwiększa przychody.
W tym wpisie na blogu zbadamy konkretny rodzaj wydajności - wydajność przepływu - która otwiera nową perspektywę w zarządzaniu operacjami.
**Co to jest efektywność przepływu?
Efektywność przepływu to proporcja aktywnego czasu spędzonego na wykonywaniu zadania w stosunku do całkowitego czasu wykonania zadania.
Weźmy przykład robienia pizzy. Zazwyczaj obejmuje ono przygotowanie ciasta, sosu, złożenie pizzy, upieczenie jej i podanie klientowi przy stole.
- Jeśli każdy z tych pięciu kroków zajmuje 2 minuty, czas poświęcony na wykonanie zadania wynosi 10 minut
- Jeśli jednak wystąpi 6-minutowe opóźnienie z powodu niedostępności pieca, całkowity czas wykonania zadania wyniesie 16 minut
- Wydajność przepływu wynosi 10/14, czyli 62,5%
We współczesnym zarządzaniu projektami osiągnięcie wysokiej wydajności przepływu jest synonimem doskonałości operacyjnej. Dokładne jej obliczenie jest więc pierwszym krokiem do optymalizacji procesów.
**Jak obliczyć wydajność przepływu?
Obliczanie wydajności przepływu jest prostym procesem, który obejmuje zrozumienie czasu spędzonego na aktywnej pracy w porównaniu z całkowitym czasem cyklu zadania lub projektu.
Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże ci w dokładnym śledzeniu wydajności przepływu.
1. Określ, z czym wiąże się "zadanie
Zależnie od wykonywanej pracy, zadanie może być jednym krokiem lub serią wielu kroków. Aby obliczyć wydajność przepływu, musisz wiedzieć, co składa się na Twoje zadanie.
Na przykład, jako zespół inżynierów oprogramowania, jeśli Twoim "zadaniem" jest uruchomienie funkcji, może to obejmować:
- Projektowanie
- Rozwój
- Testowanie
- Wdrożenie
Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, być może masz już ustawiony ten podział. Jeśli nie, nie ma sprawy! Każdy
narzędzie do mapowania procesów
może pomóc w stworzeniu mapy. Możesz również użyć ClickUp Tablica, aby nakreślić przebieg współpracy zespołu.
Mapowanie procesów za pomocą ClickUp
2. Obliczanie aktywnego czasu pracy
Aktywny czas pracy to tygodnie/dni/godziny, w których aktywnie pracuje się nad zadaniem. W projekcie oprogramowania, który widzieliśmy powyżej, jest to liczba godzin, w których projektant koduje oprogramowanie lub analityk jakości przeprowadza testy.
Najlepszym sposobem na uchwycenie tych informacji jest śledzenie czasu pracy nad każdym zadaniem.
Śledzenie czasu w ClickUp
umożliwia każdemu członkowi zespołu śledzenie swojego aktywnego czasu pracy poprzez uruchomienie timera lub ręczne dodawanie.
Stań się bardziej zorganizowany i lepiej wykorzystuj swój czas, korzystając ze śledzenia czasu w projektach ClickUp
Załóżmy, że zespół inżynierów oprogramowania pracuje nad każdym zadaniem w następujący sposób.
- Projektowanie: 10 godzin
- Rozwój: 24 godziny
- Testowanie: 4 godziny
- Wdrożenie: 2 godziny
Całkowity aktywny czas pracy wynosi 40 godzin lub jeden osobo-tydzień.
W tym miejscu należy zauważyć, że testowanie trwające cztery godziny nie oznacza, że można je przeprowadzić w pół dnia. W zależności od dostępności, obciążenia, pilności, priorytetu itp., analityk jakości może je wykonać od razu lub rozłożyć na tydzień.
3. Obliczanie całkowitego czasu cyklu
Całkowity czas cyklu to czas trwania od momentu rozpoczęcia zadania do momentu jego zakończenia, obejmujący zarówno aktywną pracę, jak i czas bezczynności. Zazwyczaj jest on mierzony w dniach/tygodniach zamiast w godzinach.
Najprostszym sposobem obliczenia całkowitego czasu cyklu jest data zakończenia - data rozpoczęcia. Tak więc, jeśli projektowanie rozpoczęło się 1 stycznia, a wdrożenie zostało zakończone 28 stycznia, czas cyklu wynosi cztery tygodnie.
ClickUp umożliwia przypisanie daty rozpoczęcia i daty końcowej do każdego zadania, dzięki czemu znalezienie czasu cyklu jest niezwykle łatwe.
4. Obliczanie wydajności przepływu
Po uzyskaniu całkowitego aktywnego czasu i całkowitego czasu cyklu, użyj poniższej formuły do pomiaru wydajności przepływu.
Wydajność przepływu = (Aktywny czas pracy/całkowity czas cyklu)×100
Rozszerzając powyższy przykład: Wydajność przepływu = (jeden osobo-tydzień/4 osobo-tygodnie)×100 = 25%
5. Poznaj luki w wydajności przepływu
W naszym powyższym przykładzie 75% czasu, czyli trzy osobo-tygodnie, nie jest czasem aktywnej pracy. Jest to czas spędzony na oczekiwaniu / bezczynności: oczekiwanie na informacje zwrotne, oczekiwanie na zakończenie zadań przez innych członków zespołu lub oczekiwanie na zatwierdzenie przejścia do następnej sceny.
Poprawa wydajności przepływu zaczyna się od skrócenia czasu oczekiwania. Zanim pokażemy, jak umieścić wydajność przepływu w kontekście innych powiązanych wskaźników,
Inne wskaźniki KPI związane z wydajnością przepływu
Chociaż wskaźnik wydajności przepływu jest ważny dla osób zarządzających projektami, sam w sobie nie znaczy zbyt wiele. Na przykład, czy przy 25% wydajności przepływu członkowie zespołu są wydajni?
Na pierwszy rzut oka może to oznaczać, że zespół marnuje 75% swojego czasu. Ale to nieprawda. Teams może pracować nad czterema funkcjami (tj. przepływami) równolegle, będąc wydajnym przez 100% czasu.
Aby uniknąć takich nieporozumień, konieczne jest zrozumienie wydajności przepływów w odniesieniu do innych wskaźników.
Przepustowość
Wydajność mierzy ilość pracy zakończonej w danym okresie. Jest to bezpośredni wskaźnik wydajności zespołu. W przypadku zespołu inżynierów oprogramowania, przepustowość to liczba funkcji uruchomionych w danym okresie.
Tak więc, twój zespół może uruchomić dziesięć funkcji w ciągu czterech tygodni, a twoja przepustowość wynosi dziesięć, nawet jeśli wydajność przepływu nadal wynosi 25%.
Czas realizacji
Czas realizacji
to całkowity czas od zgłoszenia zadania do jego dostarczenia. Obejmuje on zarówno czas aktywnej pracy, jak i czas bezczynności. W przypadku rozwoju produktu jest to czas od momentu zgłoszenia żądania przez klienta lub członka zespołu biznesowego do momentu przekazania go do produkcji.
Oprócz aktywnego czasu pracy/czasu cyklu, czas realizacji obejmuje również czas potrzebny na napisanie historyjek użytkownika, ustalenie ich priorytetów, przypisanie zasobów itp. Tak więc, jeśli twój zespół jest zajęty przez następne sześć miesięcy z już zaplanowanymi wydaniami, twój czas realizacji może wynosić siedem miesięcy, nawet jeśli wydajność przepływu wynosi 25%.
Wykorzystanie zasobów
Wykorzystanie zasobów śledzi, jak skutecznie zespół lub organizacja wykorzystuje dostępne zasoby, w tym personel, narzędzia i czas.
Jeśli wydajność przepływu wynosi 25%, a wydajność
wykorzystanie zasobów
wynosi również 100%, jasne jest, że nie możesz podjąć się więcej pracy. Jeśli wykorzystanie zasobów wynosi również 25%, oznacza to, że masz obciążenie do zrobienia o wiele więcej.
Better
z widokiem obciążenia pracą ClickUp
Limity pracy w toku (WIP)
Limity WIP ograniczają liczbę zadań lub projektów, które mogą być w trakcie realizacji w danym momencie. Służy to zapewnieniu, że wysiłki są skoncentrowane na zakończeniu zadań przed rozpoczęciem nowych, skracając w ten sposób czas cyklu i zwiększając przepustowość.
Limity WIP pomagają zwiększyć wydajność przepływu poprzez nadanie priorytetu zadaniom, które już się rozpoczęły.
Łącznie, wskaźniki te mogą być korzystne w ciągłej poprawie wydajności przepływu. Oto jak można je wykorzystać w procesach optymalizacji.
Wskazówki dotyczące poprawy wydajności przepływu
Pierwszym krokiem do poprawy wydajności przepływu jest jego dokładne obliczenie i zidentyfikowanie luk. W oparciu o te informacje wypróbuj poniższe wskazówki.
Ustawienie limitów pracy w toku (WIP)
Powinno być oczywiste, aby nie rozpoczynać nowych prac, gdy obecne są jeszcze nieukończone. Posiadanie zbyt wielu otwartych zadań może je wszystkie opóźnić. Dobra priorytetyzacja zaległości może pomóc zmaksymalizować wartość opracowywanych elementów.
Użyj ClickUp, aby ustawić limity WIP na tablicach, zapewniając, że obciążenie pracą jest możliwe do opanowania, a każde zadanie otrzymuje uwagę, na jaką zasługuje.
Ustawianie limitów WIP na ClickUp
Może to jednak przynieść efekt przeciwny do zamierzonego w złożonych organizacjach w przypadku wieloetapowych zadań. Na przykład, jeśli każesz deweloperowi czekać, aż funkcja zostanie wdrożona, będziesz mieć co najmniej osiem godzin bezczynności, co wpłynie na wydajność przepływu.
Używaj limitów WIP we współpracy z wydajnością zespołu, obciążeniem pracą i przepustowością, aby zoptymalizować wyniki.
Automatyzacja cykli pracy
Automatyzacja prostych i powtarzalnych zadań w celu
usprawnić proces
przepływ. Teams inżynieryjne używają automatyzacji testów przez cały czas, aby to osiągnąć.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp, kierownicy projektów mogą również automatyzować zadania administratorów, takie jak przypisywanie użytkowników, tworzenie raportów i wysyłanie działań następczych/powiadomień.
Automatyzacja poprawia średnią wydajność przepływu poprzez:
wyeliminowanie zadań administratora: Jeśli luka w wydajności przepływu jest spowodowana zarządzaniem projektami przez kierownika projektu
ograniczenia zasobów
w przeglądaniu wszystkich zakończonych zadań, automatyzacja może je skutecznie wyeliminować
Zapobieganie opóźnieniom: Ustawienie automatycznych przypomnień powiadamiających o opóźnieniach/odchyleniach może pomóc w opanowaniu sytuacji z wyprzedzeniem
Eliminacja zależności i wąskich gardeł: Powiedzmy, że projektant zakończył swój krok i musi zostać przypisany do dewelopera. Gdy odbywa się to ręcznie, zależy to od dostępności kierownika projektu.
Po automatyzacji tego procesu, zadania mogą być automatycznie przenoszone z listy "design" na listę "development", z której deweloperzy mogą przypisywać sobie zadania i rozpoczynać pracę. To nie tylko poprawia wydajność, ale także tworzy własność i odpowiedzialność wśród członków zespołu.
usprawnienie procesów i identyfikacja wąskich gardeł za pomocą ClickUp
Lepiej zarządzaj zasobami
Alokacja zasobów
odgrywa kluczową rolę w wydajności przepływu w złożonym, wieloetapowym procesie. Na przykład, zaprojektowanie funkcji zajmuje cztery godziny, a jej opracowanie 24 godziny. Oznacza to, że w czasie potrzebnym programiście na kodowanie, projektant może stworzyć sześć funkcji.
Tak więc, nawet w najprostszej interpretacji, ten projekt potrzebuje tylko 1/6 projektanta na każdego dewelopera. Lub sześciu programistów na każdego projektanta. Może to wymagać
wyrównania zasobów
.
Zrozumienie najdrobniejszych szczegółów i odpowiednie planowanie zasobów. Aktywnie eliminuj wąskie gardła i planuj płynny przepływ pracy.
Zarządzanie zasobami ClickUp
funkcje zostały zaprojektowane, aby umożliwić dokładnie to.
Aby uzyskać przewagę w efektywnym planowaniu zasobów, dostosuj i niestandardowy
szablon planowania zasobów
.
Zachęcanie do współpracy w teamach
Większość nieefektywności przepływu ma miejsce podczas przekazywania wiedzy. Projektant i deweloper mogą potrzebować kilku godzin na przekazanie wiedzy, zanim ten drugi będzie mógł rozpocząć aktywną pracę nad daną funkcją. Takie usprawnienie procesu wymaga lepszej współpracy w zespole.
Funkcje współpracy ClickUp, takie jak zagnieżdżone komentarze, udostępnianie dokumentów, edycja w czasie rzeczywistym, widok czatu itp. umożliwiają członkom zespołu komunikację i współpracę bez wysiłku.
Masz pytanie? Zostaw komentarz. Nie znasz kryteriów akceptacji? Sprawdź opis zadania. Potrzebujesz więcej informacji na temat przypadku użycia? Przeczytaj historię użytkownika w dokumentach ClickUp. Nadal nie masz pewności? Sprawdź, kto jest online i poproś go o pomoc!
ClickUp tworzy solidny wirtualny obszar roboczy, który zmniejsza luki komunikacyjne i usprawnia cykl pracy.
Zawsze miej oczy szeroko otwarte
Istotne, dokładne i znaczące spostrzeżenia są podstawą optymalizacji wydajności. Ustawienie repostów w czasie rzeczywistym na
Pulpity ClickUp
niestandardowe wskaźniki, na których Ci zależy, w tym wydajność przepływu.
Śledzenie wydajności przepływów w ClickUp Dashboard
Poprawa wydajności przepływu z ClickUp
Podstawowe pytanie, które napędza każdą inicjatywę doskonałości operacyjnej, brzmi: "Czy to najlepsze, co możemy zrobić?" Najczęściej odpowiedź brzmi "nie".
W celu ciągłego doskonalenia organizacje potrzebują dziś strategicznego podejścia do eliminowania luk, minimalizowania nieefektywności i optymalizacji cykli pracy. Podejście to obejmuje wgląd, działanie i automatyzację. ClickUp umożliwia to wszystko i jeszcze więcej.
Dzięki pulpitom nawigacyjnym i
narzędzia do raportowania
zaprojektowany z myślą o dobrym zarządzaniu projektami, ClickUp opiera się na danych.
Integrując notatki, zadania, projekty, zasoby i narzędzia do współpracy w ramach jednej platformy, ClickUp ułatwia podejmowanie działań.
Wstępnie zaprojektowane szablony, ponad 100 automatyzacji i ClickUp Brain odciążają Cię, pozwalając skupić się na tym, co ważne.
Twórz lepsze produkty od początku do końca i jeszcze dłużej. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .
Pytania dotyczące wydajności przepływu
1. Do zrobienia pomiaru wydajności przepływu?
Mierzymy wydajność przepływu, aby zminimalizować czas bezproduktywny/jałowy w cyklu pracy. Dobra wydajność przepływu zapewnia, że produkt może zostać wysłany natychmiast po zrobieniu aktywnej pracy.
2. Dlaczego wydajność przepływu jest ważna?
Wydajność przepływu to stosunek aktywnej pracy do całkowitego czasu dostawy. Jest to ważne, ponieważ pomaga organizacjom skrócić czas potrzebny na obsłużenie żądania klienta. Na przykład, jeśli potrzebujesz 2 dni aktywnego czasu pracy, aby stworzyć produkt, ale czas cyklu na jego dostarczenie wynosi 20 dni, wydajność przepływu wynosi 10%.
Pokazuje to, że skracając czas cyklu, można znacznie zwiększyć przepustowość i zmaksymalizować przychody.