"Wydajność to robienie lepiej tego, co już zostało zrobione" napisał Peter Drucker, ojciec nowoczesnego zarządzania, omawiając go jako kluczowy czynnik optymalizacji biznesu.
We wszystkich branżach, obszarach geograficznych, rozmiarach i typach, wydajność jest podstawowym sposobem, w jaki firmy maksymalizują swoją rentowność. Niezależnie od tego, czy chodzi o optymalizację linii produkcyjnej, skrócenie czasu dostawy pizzy czy poprawę produktywności deweloperów, wydajność zmniejsza koszty i zwiększa przychody.
W tym wpisie na blogu zbadamy konkretny rodzaj wydajności - wydajność przepływu - która otwiera nową perspektywę w zarządzaniu operacjami.
Co to jest efektywność przepływu?
Wydajność przepływu to proporcja aktywnego czasu spędzonego na wykonywaniu zadania w stosunku do całkowitego czasu trwania zadania.
Weźmy przykład robienia pizzy. Zazwyczaj obejmuje ono przygotowanie ciasta, sosu, złożenie pizzy, upieczenie jej i podanie klientowi przy stoliku.
- Jeśli każdy z tych pięciu kroków zajmuje 2 minuty, czas poświęcony na wykonanie zadania wynosi 10 minut
- Jeśli jednak wystąpi 6-minutowe opóźnienie z powodu niedostępności pieca, całkowity czas wykonania zadania wyniesie 16 minut
- Wydajność przepływu wynosi 10/14, czyli 62,5%
We współczesnym zarządzaniu projektami osiągnięcie wysokiej wydajności przepływu jest synonimem doskonałości operacyjnej. Dokładne jej obliczenie jest więc pierwszym krokiem do optymalizacji procesów.
**Jak obliczyć wydajność przepływu?
Obliczanie wydajności przepływu jest prostym procesem, który obejmuje zrozumienie czasu spędzonego na aktywnej pracy w porównaniu z całkowitym czasem cyklu zadania lub projektu.
Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże w dokładnym śledzeniu wydajności przepływu.
1. Określ, z czym wiąże się "zadanie
W zależności od wykonywanej pracy, zadanie może być jednym krokiem lub serią wielu kroków. Aby obliczyć wydajność przepływu, musisz wiedzieć, co stanowi Twoje zadanie.
Na przykład, jako zespół inżynierów oprogramowania, jeśli Twoim "zadaniem" jest uruchomienie funkcji, może to obejmować:
- Projektowanie
- Rozwój
- Testowanie
- Wdrożenie
Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, być może masz już skonfigurowany ten podział. Jeśli nie, nie ma sprawy! Każdy
narzędzie do mapowania procesów
może pomóc w jego zmapowaniu. Możesz także użyć ClickUp Whiteboard, aby nakreślić przebieg współpracy zespołu.
Mapowanie procesów za pomocą ClickUp
2. Obliczanie aktywnego czasu pracy
Aktywny czas pracy to tygodnie/dni/godziny, w których aktywnie pracuje się nad zadaniem. W projekcie oprogramowania, który widzieliśmy powyżej, jest to liczba godzin, w których projektant koduje oprogramowanie lub analityk jakości przeprowadza testy.
Najlepszym sposobem na uchwycenie tych informacji jest śledzenie czasu każdego zadania.
Śledzenie czasu ClickUp
pozwala każdemu członkowi zespołu śledzić swój aktywny czas pracy poprzez uruchomienie timera lub ręczne dodawanie.
Bądź bardziej zorganizowany i lepiej wykorzystuj swój czas, korzystając ze śledzenia czasu projektów ClickUp
Załóżmy, że zespół inżynierów oprogramowania pracuje nad każdym zadaniem w następujący sposób.
- Projektowanie: 10 godzin
- Rozwój: 24 godziny
- Testowanie: 4 godziny
- Wdrożenie: 2 godziny
Całkowity aktywny czas pracy wynosi 40 godzin lub jeden osobo-tydzień.
Należy tutaj zauważyć, że testowanie trwające cztery godziny nie oznacza, że można je przeprowadzić w pół dnia. W zależności od dostępności, wydajności, pilności, priorytetu itp. analityk jakości może wykonać je od razu lub rozłożyć na tydzień.
3. Oblicz całkowity czas cyklu
Całkowity czas cyklu to czas od rozpoczęcia zadania do jego zakończenia, obejmujący zarówno aktywną pracę, jak i czas bezczynności. Zazwyczaj jest on mierzony w dniach/tygodniach zamiast w godzinach.
Najprostszym sposobem obliczenia całkowitego czasu cyklu jest data zakończenia - data rozpoczęcia. Tak więc, jeśli projektowanie rozpoczęło się 1 stycznia, a wdrożenie zakończyło się 28 stycznia, czas cyklu wynosi cztery tygodnie.
ClickUp umożliwia przypisanie daty początkowej i końcowej do każdego zadania, dzięki czemu znalezienie czasu cyklu jest niezwykle łatwe.
4. Obliczanie wydajności przepływu
Po uzyskaniu całkowitego aktywnego czasu i całkowitego czasu cyklu, użyj poniższego wzoru do pomiaru wydajności przepływu.
Wydajność przepływu = (aktywny czas pracy/całkowity czas cyklu)×100
Rozszerzając powyższy przykład: Wydajność przepływu = (jeden osobo-tydzień/4 osobo-tygodnie)×100 = 25%
5. Poznaj luki w wydajności przepływu
W naszym powyższym przykładzie 75% czasu, czyli trzy osobo-tygodnie, nie jest aktywnym czasem pracy. Jest to czas spędzony na oczekiwaniu / bezczynności: oczekiwanie na informacje zwrotne, oczekiwanie na ukończenie zadań przez innych członków zespołu lub oczekiwanie na zatwierdzenie przejścia do następnego etapu.
Poprawa wydajności przepływu zaczyna się od skrócenia czasu oczekiwania. Wcześniej pokażemy, jak umieścić wydajność przepływu w kontekście innych powiązanych wskaźników,
Inne wskaźniki KPI związane z wydajnością przepływu
Chociaż wskaźnik wydajności przepływu jest ważny dla kierowników projektów, sam w sobie nie znaczy zbyt wiele. Na przykład, czy przy 25% wydajności przepływu członkowie zespołu są produktywni?
Na pierwszy rzut oka może to oznaczać, że zespół marnuje 75% swojego czasu. Ale to nieprawda. Twoje zespoły mogą pracować nad czterema funkcjami (tj. przepływami) równolegle, będąc produktywnymi przez 100% czasu.
Aby uniknąć takich nieporozumień, konieczne jest zrozumienie wydajności przepływu w odniesieniu do innych wskaźników.
Przepustowość
Wydajność mierzy ilość pracy wykonanej w danym okresie. Jest to bezpośredni wskaźnik produktywności zespołu. W przypadku zespołu inżynierów oprogramowania przepustowość to liczba funkcji uruchomionych w danym okresie.
Tak więc zespół może uruchomić dziesięć funkcji w ciągu czterech tygodni, a przepustowość wynosi dziesięć, nawet jeśli wydajność przepływu nadal wynosi 25%.
Czas realizacji
to całkowity czas od zgłoszenia zadania do jego dostarczenia. Obejmuje on zarówno aktywny czas pracy, jak i czas bezczynności. W przypadku rozwoju produktu jest to czas od momentu zgłoszenia żądania przez klienta lub członka zespołu biznesowego do momentu przekazania go do produkcji.
Oprócz aktywnego czasu pracy / czasu cyklu, czas realizacji obejmuje również czas potrzebny na napisanie historyjek użytkownika, nadanie im priorytetów, przypisanie zasobów itp. Tak więc, jeśli zespół jest zajęty przez następne sześć miesięcy z już zaplanowanymi wydaniami, czas realizacji może wynosić siedem miesięcy, nawet jeśli wydajność przepływu wynosi 25%.
Wykorzystanie zasobów
Wykorzystanie zasobów śledzi, jak skutecznie zespół lub organizacja wykorzystuje dostępne zasoby, w tym personel, narzędzia i czas.
Jeśli wydajność przepływu wynosi 25%, a
wynosi również 100%, jasne jest, że nie możesz podjąć się więcej pracy. Jeśli wykorzystanie zasobów wynosi również 25%, oznacza to, że możesz zrobić o wiele więcej.
Better
z widokiem obciążenia ClickUp
Limity pracy w toku (WIP)
Limity WIP ograniczają liczbę zadań lub projektów, które mogą być w toku w danym momencie. Służy to zapewnieniu, że wysiłki są skoncentrowane na ukończeniu zadań przed rozpoczęciem nowych, skracając w ten sposób czas cyklu i zwiększając przepustowość.
Limity WIP pomagają zwiększyć wydajność przepływu poprzez nadanie priorytetu zadaniom, które już się rozpoczęły.
Łącznie wskaźniki te mogą być korzystne dla ciągłej poprawy wydajności przepływu. Oto jak można je wykorzystać w procesach optymalizacji.
Wskazówki dotyczące poprawy wydajności przepływu
Pierwszym krokiem do poprawy wydajności przepływu jest jego dokładne obliczenie i zidentyfikowanie luk. W oparciu o te informacje wypróbuj poniższe wskazówki.
Ustaw limity produkcji w toku (WIP)
Powinno być oczywiste, że nie należy rozpoczynać nowych prac, gdy obecne są jeszcze nieukończone. Posiadanie zbyt wielu otwartych zadań może je wszystkie opóźnić. Dobra priorytetyzacja zaległości może pomóc zmaksymalizować wartość opracowywanych elementów.
Użyj ClickUp, aby ustawić limity WIP na tablicach, zapewniając, że obciążenie pracą jest możliwe do zarządzania, a każde zadanie otrzymuje uwagę, na jaką zasługuje.
Ustawianie limitów WIP na ClickUp
Może to jednak przynieść efekt przeciwny do zamierzonego w złożonych organizacjach w przypadku zadań wieloetapowych. Na przykład, jeśli deweloper będzie musiał czekać na wdrożenie funkcji, będzie miał co najmniej osiem godzin bezczynności, co wpłynie na wydajność przepływu.
Wykorzystaj limity WIP we współpracy z produktywnością zespołu, obciążeniem pracą i przepustowością, aby zoptymalizować wyniki.
Automatyzacja przepływów pracy
Automatyzacja prostych i powtarzalnych zadań w celu
przepływ. Aby to osiągnąć, zespoły inżynieryjne cały czas korzystają z automatyzacji testów.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp, kierownicy projektów mogą również zautomatyzować zadania administracyjne, takie jak przypisywanie użytkowników, tworzenie raportów i wysyłanie powiadomień.
Automatyzacja poprawia średnią wydajność przepływu poprzez:
Edukcję zadań administracyjnych: Jeśli luka w wydajności przepływu jest spowodowana przez kierownika projektu ograniczenia zasobów w przeglądaniu wszystkich ukończonych zadań, automatyzacja może je skutecznie wyeliminować
Zapobieganie opóźnieniom: Konfigurowanie automatycznych przypomnień w celu powiadamiania o opóźnieniach/odchyleniach może pomóc w opanowaniu sytuacji z wyprzedzeniem
Eliminacja zależności i wąskich gardeł: Załóżmy, że projektant ukończył swój krok i musi zostać przypisany do dewelopera. Gdy jest to wykonywane ręcznie, zależy to od dostępności kierownika projektu.
Po zautomatyzowaniu tego procesu zadania mogą automatycznie przenosić się z listy "projektowanie" na listę "rozwój", z której programiści mogą przypisywać zadania do siebie i rozpoczynać pracę. Nie tylko poprawia to wydajność, ale także tworzy poczucie odpowiedzialności wśród członków zespołu.
usprawnienie procesów i identyfikacja wąskich gardeł za pomocą ClickUp
Lepiej zarządzaj zasobami
odgrywa kluczową rolę w wydajności przepływu w złożonym, wieloetapowym procesie. Na przykład, zaprojektowanie funkcji zajmuje cztery godziny, a jej opracowanie 24 godziny. Oznacza to, że w czasie potrzebnym programiście na kodowanie, projektant może stworzyć sześć funkcji.
Tak więc, nawet w najprostszej interpretacji, ten projekt potrzebuje tylko 1/6 projektanta na każdego programistę. Lub sześciu programistów na każdego projektanta. Może to wymagać
.
Zrozumienie najdrobniejszych szczegółów i odpowiednie zaplanowanie zasobów. Aktywne eliminowanie wąskich gardeł i planowanie płynnego przepływu pracy.
Zarządzanie zasobami ClickUp
zostały zaprojektowane, aby umożliwić dokładnie to.
Aby uzyskać przewagę w efektywnym planowaniu zasobów, dostosuj i spersonalizuj
.
Zachęcaj do współpracy w zespole
Większość nieefektywności przepływu ma miejsce podczas przekazywania. Projektant i programista mogą potrzebować kilku godzin na przekazanie wiedzy, zanim ten drugi będzie mógł rozpocząć aktywną pracę nad daną funkcją. Takie usprawnienie procesu wymaga lepszej współpracy zespołowej.
Funkcje współpracy ClickUp, takie jak zagnieżdżone komentarze, współdzielone dokumenty, edycja w czasie rzeczywistym, widok czatu itp. umożliwiają członkom zespołu komunikację i współpracę bez wysiłku.
Masz pytanie? Zostaw komentarz. Nie znasz kryteriów akceptacji? Sprawdź opis zadania. Potrzebujesz więcej informacji na temat przypadku użycia? Przeczytaj historię użytkownika w ClickUp Docs. Nadal nie masz pewności? Sprawdź, kto jest online i poproś go o pomoc!
ClickUp tworzy solidną wirtualną przestrzeń roboczą, która zmniejsza luki w komunikacji i usprawnia przepływ pracy.
Zawsze miej oczy szeroko otwarte
Istotne, dokładne i znaczące spostrzeżenia są podstawą optymalizacji wydajności. Skonfiguruj reposty w czasie rzeczywistym na
ClickUp Dashboards
dostosowane do wskaźników, na których Ci zależy, w tym wydajności przepływu.
Śledź wydajność przepływu na ClickUp Dashboard
Poprawa wydajności przepływu z ClickUp
Podstawowe pytanie, które napędza każdą inicjatywę doskonałości operacyjnej, brzmi: "Czy to najlepsze, co możemy zrobić?" Najczęściej odpowiedź brzmi "nie".
W celu ciągłego doskonalenia organizacje potrzebują dziś strategicznego podejścia do eliminowania luk, minimalizowania nieefektywności i optymalizacji przepływów pracy. Podejście to obejmuje wgląd, działanie i automatyzację. ClickUp umożliwia to wszystko i jeszcze więcej.
Dzięki pulpitom nawigacyjnym i
zaprojektowany z myślą o dobrym zarządzaniu projektami, ClickUp opiera się na danych.
Dzięki integracji notatek, zadań, projektów, zasobów i narzędzi do współpracy w ramach jednej platformy, ClickUp ułatwia podejmowanie działań.
Wstępnie zaprojektowane szablony, ponad 100 automatyzacji i ClickUp Brain eliminują czasochłonne zadania, umożliwiając skupienie się na tym, co ważne.
Twórz lepsze produkty, od początku do końca i jeszcze dłużej.
Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś
.
Pytania dotyczące wydajności przepływu
1. Dlaczego mierzymy wydajność przepływu?
Mierzymy wydajność przepływu, aby zminimalizować czas bezproduktywny/jałowy w przepływie pracy. Dobra wydajność przepływu zapewnia, że produkt może zostać wysłany natychmiast po zakończeniu aktywnej pracy.
2. Dlaczego wydajność przepływu jest ważna?
Wydajność przepływu to stosunek między aktywną pracą a całkowitym czasem dostawy. Jest to ważne, ponieważ pomaga organizacjom skrócić czas potrzebny na obsługę żądania klienta. Na przykład, jeśli do stworzenia produktu potrzebne są 2 dni aktywnej pracy, ale czas cyklu dostawy wynosi 20 dni, wydajność przepływu wynosi 10%.
Pokazuje to, że skracając czas cyklu, można zwiększyć przepustowość i znacznie zmaksymalizować przychody.