10 najlepszych programów i systemów do zarządzania nagraniami w 2024 roku

Powszechnie znany autor i informatyk Damien Conway powiedział kiedyś: "Dokumentacja to list miłosny, który piszesz do samego siebie"

Chociaż stwierdzenie Conwaya odnosiło się do zasad kodowania, czysta, przejrzysta dokumentacja jest niedocenianą i często zaniedbywaną częścią prowadzenia biznesu, która oferuje liczne korzyści.

Działający Business posiada różne krytyczne dokumenty, które pomagają w sprawnym działaniu. Ciężko pracujesz, aby stworzyć kluczowe dokumenty, takie jak umowy prawne , pliki pracowników , SOP , plany awaryjne i inne.

Ale co się dzieje, gdy ktoś musi uzyskać do nich dostęp lub przeprowadzić audyt? Digitalizacja to pierwszy krok.

Jak jednak zapobiec utracie lub uszkodzeniu dokumentacji papierowej w nieuregulowanych systemach zarządzania dokumentami?

Jak zapewnić pracownikom możliwość znalezienia i korzystania z potrzebnych im dokumentów? I w jaki sposób można zachować zgodność z ciągle zmieniającymi się przepisami i regulacjami dotyczącymi przechowywania dokumentacji?

Jeśli zmagasz się z tymi problemami lub chcesz ulepszyć swój obecny system zarządzania dokumentacją, ten artykuł jest dla Ciebie. Przygotowaliśmy listę 10 najlepszych programów i systemów do zarządzania dokumentacją w 2024 roku.

Narzędzia te pomogą Ci organizować, zarządzać i chronić swoje dane jednocześnie udostępniając je właściwym osobom we właściwym czasie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej! 🚀

Czym jest oprogramowanie do zarządzania nagraniami?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją to rozwiązanie wykorzystywane przez firmy do śledzenia, przechowywania, udostępniania i organizowania dokumentacji związanej z ich działalnością. Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją zarządza wszystkimi dokumentami od daty powstania do momentu ich usunięcia. Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją jest niezbędne do udostępniania wiedzy, spełnienia wymogów zgodności z przepisami i zarządzania ryzykiem.

Czego należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją?

Cyfrowe zarządzanie dokumentacją jest niezbędne dla każdego biznesu, który chce efektywnie przechowywać, uzyskiwać dostęp i zarządzać swoimi dokumentami. Musisz znaleźć takie, które odpowiada Twoim konkretnym potrzebom i celom.

Oto kilka kluczowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania dokumentacją:

• Możliwości importowania i skanowania: Potrzebujesz oprogramowania, które z łatwością importuje dokumenty z różnych źródeł, takich jak e-mail, pamięć masowa w chmurze lub inne aplikacje. Umożliwi to konsolidację dokumentów i udostępnianie ich zespołowi. Jeśli nadal posiadasz dokumenty papierowe, potrzebujesz oprogramowania, które może je zeskanować i przekonwertować na pliki cyfrowe
• Kontrola dostępu i bezpieczeństwo: Poszukaj oprogramowania, które chroni wrażliwe dane przed nieautoryzowanym dostępem lub naruszeniami. Powinieneś mieć możliwość ustawienia uprawnień i ról dla różnych użytkowników, grup lub działów. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie do zarządzania dokumentacją szyfruje dane i jest zgodne z odpowiednimi przepisami i regulacjami
• Automatyzacja i cykle pracy: Wybierz oprogramowanie, które usprawni Twoje procesy biznesowe izaoszczędzić czas i wysiłku. Powinieneś mieć możliwość tworzenia cykli pracy i automatyzacji zadań, takich jak zatwierdzenia, powiadomienia, przypomnienia lub raportowanie. Należy również szukać oprogramowania, które integruje się z innymi narzędziami, takimi jak CRM, ERP lub oprogramowanie księgowe
• Dostosowanie i skalowalność: Idealne jest oprogramowanie, które dostosowuje się do zmieniających się potrzeb i preferencji, umożliwiając dostosowanie pól danych, etykiet, kategorii lub widoków. Wybierz oprogramowanie, które można skalować lub dostosowywać wraz z rozwojem lub zmianami w firmie
• Niezawodność i wiarygodność: Wreszcie, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania dokumentacją, na którym możesz polegać i któremu możesz zaufać. Poszukaj oprogramowania z dobrą reputacją, pozytywnymi recenzjami i niestandardowymi klientami. Powinieneś również szukać takiego, które oferuje wsparcie, aktualizacje i kopie zapasowe

Mając na uwadze te funkcje, przygotuj się na wybór z naszej listy 10 najlepszych programów i systemów do zarządzania dokumentacją w 2024 roku.

10 najlepszych programów do zarządzania dokumentacją w 2024 roku

1. ClickUp

Szybko organizuj swoje dokumenty i projekty dzięki łatwo konfigurowalnym narzędziom oferowanym przez ClickUp Potężne i wszechstronne oprogramowanie do zarządzania dokumentacją ClickUp pozwala organizować, zarządzać i udostępniać dane w całym Business. Możesz tworzyć przestrzenie i foldery dla różnych działów lub projektów oraz ustawić uprawnienia i role dla każdego z nich.

Możesz także tworzyć nowe dokumenty za pomocą Dokumenty ClickUp które mogą być udostępniane i dostępne dla innych członków obszaru roboczego. ClickUp umożliwia ustawienie zadań, takich jak przeglądanie, sprawdzanie lub aktualizowanie dokumentów w trakcie i po dacie powstania, dzięki czemu nic nie umknie uwadze.

Twórz dokumenty w scentralizowanym miejscu cyfrowym dzięki ClickUp Docs i udostępniaj je z łatwością

Możesz także korzystać z innych funkcji, które upraszczają organizację i wizualizację danych, takich jak Pola niestandardowe ClickUp'a , Niestandardowe widoki ClickUp oraz Pulpity nawigacyjne Click Up .

Szczegółowa struktura hierarchii ClickUp pozwala na wizualizację projektów Hierarchia projektów ClickUp pomaga tworzyć obszary robocze w różnych podtematach dla różnych projektów, nad którymi może pracować Twój zespół. Na przykład w obszarze roboczym "Zespół kreatywny" można dodać podkategorie dla różnych zespołów i projektów.

Dodatkowo można użyć Księga Rekordów Business firmy ClickUp szablon do prowadzenia ewidencji najważniejszych dokumentów organizacji. Pozwala on zachować zgodność z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji i zebrać wszystkie ważne dokumenty w jednym miejscu.

Pobierz szablon

Skorzystaj z szablonu Book of Record Business od ClickUp, aby prowadzić istotną dokumentację swojej firmy

Funkcje te pozwalają na niestandardową strukturę danych, ich wyświetlanie i analizę, dzięki czemu ClickUp jest idealny do zarządzania danymi i współpracy.

Śledź swoje projekty i postępy swojego zespołu w ClickUp Dashboards

ClickUp najlepsze funkcje:

• Korzystaj z dokumentów ClickUp dladokument oparty na współpracy danych powstania i edycji
• Wykorzystanie pól niestandardowych do przechowywania i wyświetlania informacji, takich jak typ dokumentu, status, priorytet lub właściciel
• Niestandardowe widoki do monitorowania kluczowych metryk i wskaźników
• Ustawienie uprawnień i kontrola dostępu do przestrzeni, folderów i nie tylko

Limity ClickUp:

• Niektórzy użytkownicy zgłaszają bardziej stromą krzywą uczenia się zaawansowanych funkcji

Ceny ClickUp:

• Free Forever
• Unlimited: $7/miesiąc za użytkownika
• Business: $12/miesiąc na użytkownika
• Enterprise: Kontakt w sprawie cen
• ClickUp Brain: Dostępny we wszystkich płatnych planach za $5/członka obszaru roboczego/miesiąc

ClickUp oceny i recenzje:

• G2: 4.7/5 (9,000+ recenzji)
• Capterra: 4.7/5 (ponad 4,000 recenzji)

2. FileHold

przez FileHold FileHold to potężny system zarządzania dokumentami zaprojektowany w celu uproszczenia zarządzania dokumentami.

Dostarcza on bezpieczną przestrzeń do przechowywania wszelkiego rodzaju dokumentacji oraz przyjazny dla użytkownika interfejs umożliwiający bezproblemową nawigację.

Jeśli koncentrujesz się na bezpieczeństwie danych, FileHold może być dla Ciebie dobrym rozwiązaniem. FileHold pomaga użytkownikom łatwo organizować i zabezpieczać dokumentację, zapewniając jednocześnie zgodność ze standardami regulacyjnymi.

Najlepsze funkcje FileHold:

• Wykorzystaj zarządzanie dokumentami i rekordami klasy Enterprise
• Zaawansowane funkcje skanowania i obrazowania dokumentów
• Automatyzacja cykli pracy w celu usprawnienia procesów
• Ustawienie kontroli dostępu opartej na rolach w celu zwiększenia bezpieczeństwa

Limity FileHold:

• Limit integracji z rozwiązaniami innych firm w porównaniu do innych alternatyw
• Interfejs może nie być tak nowoczesny lub intuicyjny jak w przypadku innych rozwiązań

Ceny FileHold:

• Enterprise: $10/miesiąc za użytkownika
• Chmura/serwer wewnętrzny: $15/miesiąc za użytkownika
• Express: $15/miesiąc dla pięciu użytkowników
• Chmura (Microsoft Azure): $30/miesiąc na użytkownika
• Plan niestandardowy: Kontakt w sprawie wyceny

FileHold oceny i recenzje:

• G2: 4.6/5 (30+ recenzji)
• Capterra: 4.7/5 (45+ opinii)

3. DocSavy

przez DocSavy DocSavy to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją, które pomaga efektywnie przechowywać, organizować i uzyskiwać dostęp do dokumentów. Pozwala zdefiniować, czym są dokumenty i gdzie powinny trafić za pomocą etykiet, metadanych i skojarzeń.

Wysoce efektywne wyszukiwanie pełnotekstowe i filtry ułatwiają i przyspieszają znajdowanie potrzebnych dokumentów. Jednocześnie zaawansowane funkcje bezpieczeństwa chronią poufne informacje. Przyjazne dla użytkownika funkcje DocSavy sprawiają, że jest to naprawdę inteligentne narzędzie do zarządzania dokumentacją.

Najlepsze funkcje DocSavy:

• Przesyłaj, skanuj lub wysyłaj e-mailem dokumenty i przechowuj je w chmurze
• Przypisywanie etykiet do dokumentów, takich jak typ dokumentu, kategoria, status lub właściciel
• Wyszukiwanie dokumentów przy użyciu słów kluczowych, fraz lub operatorów
• Udostępnianie dokumentów członkom zespołu, klientom lub partnerom za pomocą e-maila, połączonych linków lub integracji

Limity DocSavy:

• Brak zaawansowanych funkcji automatyzacji w porównaniu do bardziej rozbudowanych rozwiązań.
• Ograniczona skalowalność dla większych Enterprise ze złożonymi dokumentamizarządzanie dokumentami potrzebami.

Cennik DocSavy:

• Starter Plan: $0.99/miesiąc za użytkownika
• 20 Plan: $9.99/miesiąc dla trzech użytkowników
• 50 Plan: $49.00/miesiąc dla siedmiu użytkowników
• 100 Plan: $99/miesiąc
• 200 Plan: $149.99/miesiąc
• 300 Plan: $199.99/miesiąc
• Plan niestandardowy

Oceny i recenzje DocSavy:

• G2: Za mało recenzji
• Capterra: Za mało recenzji

4. Veeva Vault

przez Veeva Vault Veeva Vault to platforma w chmurze zaprojektowana specjalnie dla branż podlegających ścisłym regulacjom, takich jak nauki przyrodnicze i opieka zdrowotna. Jest to wysoce bezpieczne, kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie zawartością i danymi na jednej platformie.

Za pomocą Veeva Vault można tworzyć, przechowywać, uzyskiwać dostęp i udostępniać dokumenty, takie jak wersje próbne, przesłane dokumenty regulacyjne, dokumenty dotyczące jakości i inne.

Veeva Vault zapewnia absolutną integralność danych i zgodność z przepisami. Jego solidne zabezpieczenia spełniają najwyższe standardy jakości, skalowalności i wydajności.

Najlepsze funkcje Veeva:

• Zarządzaj całym cyklem życia dokumentów, od powstania do zatwierdzenia, dystrybucji i archiwizacji
• Zapewnienie zgodności dokumentów z odpowiednimi przepisami i regulacjami, takimi jak FDA, EMA lub ISO
• Bezpieczne i wydajne autoryzowanie dokumentów za pomocą podpisów elektronicznych

Limity Veeva:

• Użytkownicy raportują, że wersja Enterprise jest stosunkowo droga w porównaniu do innych narzędzi
• Opcje niestandardowe mogą być ograniczone dla niektórych wymagań branżowych

Ceny Veeva:

• Free Forever
• Enterprise: Cennik niestandardowy

Oceny i recenzje Veeva:

• G2: 4.1/5 (40+ recenzji)
• Capterra: 4.5/5 (ponad 20 opinii)

5. SharePoint

przez SharePoint SharePoint to platforma do zarządzania dokumentami i współpracy opracowana przez Microsoft. Szeroko popularny wśród Businessu różnej wielkości i z różnych branż, SharePoint pozwala na monitorowanie i tworzenie raportowania dotyczącego obsługi rekordów zgodnie ze zdefiniowanymi politykami i procesami.

SharePoint jest idealny dla zarządzanie rekordami jeśli korzystasz z pakietu Microsoft, ponieważ płynnie integruje się z aplikacjami Office 365, takimi jak Word, Excel, PowerPoint i OneDrive.

Narzędzie to pozwala bezpiecznie przechowywać, organizować i udostępniać dokumenty, zwiększając współpracę i wydajność.

Najlepsze funkcje SharePoint:

• Tworzenie bibliotek dokumentów w celu przechowywania dokumentów i zarządzania nimi w scentralizowanej lokalizacji
• Śledzenie i przywracanie zmian w dokumentach przy użyciu historii wersji
• Dostęp i edycja dokumentów za pomocą aplikacji Office 365

Limity SharePoint:

• Limity przestrzeni danych dla biblioteki dokumentów
• Opcje niestandardowe wymagają wiedzy technicznej

Ceny SharePoint:

• SharePoint (Plan 1): 5,00 USD/miesiąc na użytkownika
• Microsoft 365 Business Standard: $12.50/miesiąc za użytkownika

Oceny i recenzje SharePoint:

• G2: 4/5 (8,000+ recenzji)
• Capterra: 4,3/5 (ponad 5 000 recenzji)

6. Fluix

przez Fluix Fluix to oprogramowanie, które pomaga firmom w digitalizacji dokumentów i automatyzacji rutynowych zadań w jednym miejscu. Został zaprojektowany, aby pomóc Teams usprawnić procesy związane z dokumentami, poprawić wydajność i zapewnić zgodność, nawet w podróży.

Fluix jest idealny dla zespołów mobilnych, umożliwiając łatwe podpisywanie dokumentów i zarządzanie nimi na urządzeniach przenośnych. Możesz także pracować w trybie offline i synchronizować dane, gdy jesteś online.

Najlepsze funkcje Fluix:

• Dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie za pomocą urządzeń z systemem iOS lub Android
• Dodawanie adnotacji i edytowanie dokumentów za pomocą podkreśleń, notatek, znaczków lub rysunków
• Automatyzacja cyklu pracy i procesów związanych z dokumentami, takich jak zatwierdzenia, powiadomienia lub przypomnienia

Limity Fluix:

• Limit integracji z aplikacjami innych firm w porównaniu do innych platform

Ceny Fluix:

• Fluix core: $30/miesiąc za użytkownika
• Enterprise: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen

Fluix oceny i recenzje:

• G2: Za mało recenzji
• Capterra: 4.8/5 (ponad 40 recenzji)

7. Platforma Alfresco

przez Platforma Alfresco Alfresco jest bezpiecznym interfejsem internetowym typu open-source, który pomaga Enterprise zarządzać i zabezpieczać ich papierową i cyfrową dokumentację w jednej lokalizacji.

Dzięki Alfresco zyskujesz kompleksowe rozwiązanie do zarządzania cyklem życia i zarządzania wszystkimi dokumentami. Korzystanie z niego zapewnia również zgodność z przepisami i regulacjami.

Alfresco jest warte rozważenia, jeśli szukasz elastycznego i skalowalnego rozwiązania, które może dostosować się do potrzeb i preferencji organizacji każdej wielkości.

Najlepsze funkcje platformy Alfresco:

• Organizuj i przechowuj swoje rekordy w scentralizowanym repozytorium za pomocą metadanych, kategorii i etykiet
• Usprawnienie procesów i cykli pracy, takich jak zatwierdzenia, przeglądy lub audyty
• Komunikacja i współpraca z członkami zespołu za pomocą czatu, wideo lub mediów społecznościowych

Alfresco Platform limits:

• Wymaga pomocy przy ustawieniach i niestandardowych ustawieniach, co może być wyzwaniem dla mniejszych organizacji
• Interfejs użytkownika może nie być tak intuicyjny jak w przypadku innych rozwiązań

Alfresco Platform pricing:

• Alfresco Community: Free
• Basic team: $2/miesiąc za użytkownika
• Enterprise: $22/miesiąc za użytkownika

Alfresco Platform oceny i recenzje:

• G2: 3.6/5 (40+ recenzji)
• Capterra: 4.1/5 (ponad 20 recenzji)

8. OpenText

przez OpenText OpenText to w pełni funkcjonalne, wysoce skalowalne oprogramowanie do zarządzania dokumentacją klasy Enterprise, które pomaga organizacjom zwiększyć wydajność i zgodność z przepisami.

Bezpieczna, pojedyncza platforma OpenText umożliwia organizowanie i udostępnianie zawartości elektronicznej i fizycznej w całym przedsiębiorstwie.

Jest to idealne rozwiązanie, jeśli chcesz wykorzystać moc transformacyjnej AI z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami.

Najlepsze funkcje OpenText:

• Digitalizacja dokumentów papierowych za pomocą skanerów, urządzeń mobilnych lub poczty e-mail
• Archiwizacja dokumentacji w celu długoterminowego przechowywania i zapewnienia zgodności z przepisami przy użyciu bezpiecznych i ekonomicznych opcji przechowywania
• Zapewnienie zgodności dokumentacji z odpowiednimi przepisami i regulacjami, takimi jak RODO, HIPAA lub SOX
• Wykorzystaj OpenText Magellan, elastyczną platformę AI i analityczną, do automatyzacji cykli pracy

Limity OpenText:

• Wyższa cena niż w przypadku wielu konkurentów, zwłaszcza dla małych i średnich firm
• Złożone funkcje mogą wymagać dodatkowego szkolenia

Ceny OpenText:

• Ceny niestandardowe

Oceny i recenzje OpenText:

• G2: 4.3/5 (20+ recenzji)
• Capterra: Brak wystarczającej liczby recenzji

9. Ademero

przez Ademero Ademero to narzędzie do zarządzania dokumentami zaprojektowane w celu uproszczenia ich organizacji i wyszukiwania. Pomaga organizacjom usprawnić procesy związane z dokumentami i poprawić ogólną wydajność prowadzenia dokumentacji.

Jeśli używasz Quickbooks do prowadzenia księgowości w swoim biznesie, to Ademero będzie idealnym wyborem dzięki ścisłej integracji i automatyzacji cyklu pracy.

Najlepsze funkcje Ademero:

• Skanowanie dokumentów papierowych za pomocą skanerów, urządzeń mobilnych lub poczty e-mail
• Indeksowanie dokumentów przy użyciu metadanych
• Wyszukiwanie dokumentów za pomocą słów kluczowych, fraz lub operatorów

Limity Ademero:

• Ograniczona liczba zaawansowanych funkcji i mniej intuicyjny interfejs użytkownika w porównaniu z innymi rozwiązaniami dla przedsiębiorstw

Ceny Ademero:

• Hosted Standard: $35/miesiąc za użytkownika
• Hosted Premium: $70/miesiąc za użytkownika

Oceny i recenzje Ademero:

• G2: Za mało recenzji
• Capterra: 4.3/5 (41+ recenzji)

10. Hyland

przez Hyland Hyland jest wiodącą platformą zarządzania zawartością dla przedsiębiorstw, która oferuje zarządzanie dokumentami, zarządzanie rekordami i automatyzację procesów biznesowych.

Hyland pomaga organizacjom z każdej branży płynnie integrować zawartość, dane i procesy w celu dostarczania właściwych informacji właściwym osobom, gdzie i kiedy są one potrzebne.

Jest to niezawodny wybór dla organizacji o zróżnicowanych potrzebach w zakresie prowadzenia dokumentacji.

Najlepsze funkcje Hyland:

• Skanowanie dokumentów papierowych za pomocą skanerów, urządzeń mobilnych lub poczty e-mail
• Usprawnienie procesów i cykli pracy, takich jak zatwierdzenia, przeglądy lub audyty, za pomocą narzędzi i szablonów typu "przeciągnij i upuść"
• Zapewnienie zgodności dokumentacji z odpowiednimi przepisami i regulacjami, takimi jak RODO, HIPAA lub SOX

Limity Hyland:

• Wdrożenie i niestandardowe dostosowanie może wymagać pomocy konsultantów Hyland, co wiąże się z dodatkowymi kosztami

Ceny Hyland:

• Skontaktuj się z działem sprzedaży w celu uzyskania cen

Oceny i recenzje Hyland:

• G2: 4.3/5 (150+ recenzji)
• Capterra: Brak wystarczającej liczby recenzji

Wybierz najlepszy system zarządzania dokumentacją dla swojego Businessu

Rzetelnie prowadzona dokumentacja to podstawa każdego Businessu. Zawierają one cenne informacje, takie jak umowy, faktury, raporty itp. Solidny system zarządzania dokumentacją może pomóc poprawić wydajność i współpracę oraz zapewnić bezpieczeństwo i zgodność dokumentów.

Każde oprogramowanie z tej listy oferuje unikalne funkcje i korzyści. Niezależnie od wybranej opcji, upewnij się, że jest ona dostosowana do zmieniających się wymagań Twojej firmy i spełnia wymogi bezpieczeństwa audytorów.

Tutaj wszechstronna platforma do zarządzania projektami ClickUp wyróżnia się na tle innych. Jej zaawansowane funkcje, konstrukcja zorientowana na użytkownika i możliwość dostosowania opcji do wydajnego zarządzania dokumentacją sprawiają, że jest to kompleksowe rozwiązanie w miejscu pracy, któremu możesz zaufać w kwestii swoich dokumentów i biznesu. Zarejestruj swoje darmowe konto ClickUp już dziś!