Czy kręcisz się w kółko próbując zrobić więcej? Czy twoja lista do zrobienia przerasta twoje wysiłki? Łatwo jest zostać w tyle i poczuć się przytłoczonym, ale jeśli twoim postanowieniem na 2024 rok jest zrobienie wszystkiego z listy rzeczy do zrobienia, systemy wydajności mogą ci w tym pomóc.
Najlepsze systemy produktywności naturalnie wpasują się w twój cykl pracy, niezależnie od tego, czy próbujesz zorganizować własne życie, czy poprawić wydajność w pracy. Mogą one pomóc przezwyciężyć czynniki rozpraszające, utrzymać koncentrację i zmiażdżyć listę zadań.
Które systemy wydajności są odpowiednie dla Ciebie?
Przygotuj się na zwiększenie swojej wydajności! Zapoznaj się z 15 przełomowymi systemami wydajności, które pomogą ci osiągnąć twoje cele w tym roku.
Czym są systemy wydajności?
System wydajności może być strukturą, metodą lub narzędziem zaprojektowanym do zrobienia czegoś bardziej efektywnie.
Różne systemy wydajności koncentrują się na pomocy w pokonywaniu różnych przeszkód. Być może zmagasz się z prokrastynacją, organizacją lub czujesz się przytłoczony listą rzeczy do zrobienia. Niezależnie od tego, co cię powstrzymuje, istnieje system wydajności, który może ci w tym pomóc.
Pamiętaj jednak, że nie ma idealnego systemu wydajności! Być może będziesz musiał połączyć i dopasować różne ramy, metody i narzędzia, aby stworzyć system, który pomoże ci osiągnąć twoje cele. Wypróbowanie kilku systemów pomoże ci dowiedzieć się, co działa w twoim przypadku (a co nie!).
15 systemów wydajności, które pomogą ci osiągnąć więcej w 2024 roku
1. Technika Pomodoro
Robienie przerw z timerem ClickUp i techniką Pomodoro
Jeśli masz trudności z utrzymaniem koncentracji podczas pracy, technika Pomodoro może Ci pomóc. Ten popularny system zarządzania czasem dzieli harmonogram na skoncentrowane interwały, po których następuje 5-minutowa przerwa. Po zakończeniu czterech cykli Pomodoro, robisz sobie dłuższą przerwę, aby wrócić do pracy w pełni skoncentrowanym i odświeżonym.
Ciekawostka: Pomodoro to po włosku pomidor. Po co nazywać system zarządzania czasem po czymś, czego używa się w sosie marinara? Legenda głosi, że kuchenny timer w kształcie pomidora zainspirował wynalazcę systemu.
2. Metoda Getting Things Done (GTD)
Stworzona przez Davida Allena metoda Getting Things Done to popularny system wydajności, który pomaga oczyścić umysł z bałaganu i skupić się na zadaniach. Oto jak to działa:
- Zapisuj wszystko, co musisz i chcesz zrobić, gdy tylko pojawi się w twojej głowie
- Wyjaśnij, umieszczając te elementy w jednej z trzech kategorii:
- Następne działanie (zadanie, które można natychmiast wykonać)
- Projekt, który zajmie trochę czasu
- Materiały referencyjne na później
- Uporządkuj swoją listę i pogrupuj podobne zadania w oparciu o kategorię i znaczenie
- Zastanawiaj się nad swoimi listami, aby dodawać nowe elementy lub dostosowywać je do zmieniających się celów
- Zaangażuj się w swoje listy, zaczynając od najważniejszych zadań
Ten elastyczny system wydajności można niestandardowo dostosować do własnych potrzeb i zmieniających się priorytetów.
Chcesz go wypróbować? Sprawdź ten darmowy szablon metody GTD i przekonaj się, jak to działa.
3. Blokowanie czasu
Łatwe śledzenie czasu i harmonogramu dzięki szablonowi blokowania harmonogramu ClickUp
Blokowanie czasu to kolejna technika zarządzania czasem, w której tworzysz bloki czasu w swoim harmonogramie poświęcone konkretnym projektom lub zadaniom. Traktujesz swój harmonogram jak listę do zrobienia.
Jako system zwiększający wydajność, jest to dobre rozwiązanie, jeśli masz problemy z utrzymaniem koncentracji, ponieważ masz tylko jedno zadanie w harmonogramie w danym momencie. Może być również bardzo elastyczny, umożliwiając ustalanie priorytetów zadań w miarę zmiany celów i energii. Możesz wypróbować go już teraz
szablon do blokowania harmonogramu Free
.
4. Zjedz tę żabę
Cytat Marka Twaina zainspirował tę metodę zwiększania wydajności:
"Jeśli twoim zadaniem jest zjedzenie żaby, najlepiej zrobić to z samego rana. A jeśli twoim zadaniem jest zjedzenie dwóch żab, najlepiej najpierw zjeść tę największą. "
Metoda ta zachęca do "zjedzenia żaby" jako pierwszej lub do podjęcia najpierw najtrudniejszego lub najważniejszego zadania dnia. Jest to solidny system wydajności dla osób, które zwlekają lub mają najwięcej energii z samego rana. Podejmując się tego dużego zadania jako pierwszy, dajesz sobie poczucie spełnienia i nadajesz ton reszcie dnia.
5. System Zen do zrobienia (ZTD)
Uporządkuj i zobacz swoje zadania za pomocą różnych filtrów w szablonie do zarządzania zadaniami ClickUp, aby zacząć powoli budować lepsze procedury wydajności poprzez system Zen do zrobienia
System Zen to Done działa poprzez minimalistyczne podejście do wydajności. Zamiast od razu przyjmować skomplikowany system wydajności, powoli budujesz produktywne nawyki w czasie.
Wykorzystuje niektóre z tych samych pomysłów w metodzie GTD, zaczynając od przechwytywania, wyjaśniania i przeglądania list zadań. Idzie jednak o krok dalej, zachęcając do uważności i skupienia się na jednym zadaniu na raz, bez martwienia się o to, co będzie następne. Może to nie działać w przypadku konkretnych zadań, ale jest to doskonały sposób na zapanowanie nad chaosem.
6. Matryca decyzyjna Eisenhowera
Matryca decyzyjna Eisenhowera, znana również jako matryca pilne-ważne, to matryca decyzyjna, która może pomóc w określeniu najważniejszych zadań na dany dzień. Matryca podzielona jest na cztery ćwiartki:
- Pilne i ważne zadania: zajmuj się nimi w pierwszej kolejności
- Niepilne i ważne zadania: zaplanuj na nie czas później
- zadania pilne i nieważne: oddelegowane innym, jeśli to możliwe
- Niepilne i nieważne zadania: usuń je z listy do zrobienia
Ta metoda zwiększania wydajności pomaga skupić się na ważnych zadaniach i wyeliminować te, które zaśmiecają dzień. Zobacz, jak twoja lista zadań wypada na tle innych
szablon matrycy Eisenhowera Free
.
7. Grupowanie zadań
Grupowanie zadań to metoda zwiększania wydajności polegająca na grupowaniu podobnych zadań i zakończeniu ich podczas jednej sesji.
Zamiast przeskakiwać między rozmowami telefonicznymi, e-mailami i pisaniem raportów, pozostajesz w strefie jednego rodzaju zadania. Jest to świetny sposób na zminimalizowanie przełączania kontekstu i pomoc w skupieniu się. Używaj
aplikacja do zarządzania zadaniami
do śledzenia listy rzeczy do zrobienia i organizowania podobnych zadań razem.
8. Pojedyncze zadanie
Wyeliminuj przełączanie zadań, pracując w ClickUp Docs, który oferuje wszystkie narzędzia i funkcje potrzebne do tworzenia dokumentów, wykonywania pracy i zakończenia zadań bez konieczności przerzucania się wieloma platformami
Wielozadaniowość może Ci bardziej szkodzić niż pomagać. Zamiast tego wypróbuj jedno zadanie. Jednozadaniowość to metoda polegająca na skupieniu się na jednym zadaniu i jego zakończeniu. Poświęcasz całą swoją uwagę zadaniu, co może skutkować mniejszą liczbą błędów i wyższą jakością pracy. Może to również pomóc zmniejszyć zmęczenie psychiczne i stres.
9. Metoda Ivy Lee
Metoda Ivy Lee jest jednym ze starszych systemów wydajności na tej liście, ale nadal jest świetną techniką zarządzania czasem. Aby korzystać z metody Ivy Lee, należy:
- Zapisz sześć zadań
- Uszeregować je według ważności
- Rozpocząć dzień od skupienia się wyłącznie na pierwszym zadaniu
- Przejść do kolejnego zadania z listy dopiero po zakończeniu następnego
- Przenieś wszystkie niedokończone zadania na następny dzień
Skupienie się tylko na sześciu codziennych zadaniach może być świetnym sposobem na ustalenie priorytetów na liście do zrobienia i zmniejszenie poczucia przytłoczenia. Jest to prosty i elastyczny system, który może sprawić, że będziesz bardziej świadomy swoich zadań.
10. Metoda Kanban
Większa wydajność dzięki w pełni konfigurowalnemu widokowi tablicy Kanban
Metoda Kanban może być najlepszym systemem wydajności dla osób myślących wizualnie. Wykorzystuje ona tablicę i karty (lub samoprzylepne notatki) do organizowania i zarządzania zadaniami. Zadania przechodzą przez kategorie na
Tablica Kanban
wizualnie reprezentująca cykl pracy.
Jest to poręczne narzędzie zwiększające wydajność, które sprawdza się zarówno w przypadku osobistych projektów, jak i zadań w pracy i może pomóc zidentyfikować wąskie gardła w procesie. Jest to również świetny sposób na współpracę z teamami, ponieważ każdy może zobaczyć zadania na tablicy i przesuwać je między kategoriami w trakcie pracy. Jest to również łatwy system wydajności, który można dostosować do środowiska wirtualnego.
11. Metoda Skrzynki odbiorczej Zero
Przytłoczony przez e-mail? Metoda Skrzynki Odbiorczej Zero na ratunek!
Ta strategia wydajności zachęca do utrzymywania skrzynki odbiorczej e-mail pustej (lub prawie pustej) tak często, jak to możliwe. Zamiast czyścić skrzynkę odbiorczą od czasu do czasu, zajmujesz się przychodzącymi e-mailami w miarę ich napływania, aby zapobiec ich gromadzeniu się.
Czy to wydaje się być zniechęcającym zadaniem? Łatwiej jest traktować swoją skrzynkę odbiorczą jak stację benzynową, a nie więzienie.
Będziesz decydować, jak przetwarzać każdy przychodzący e-mail, odpowiadając na niego, oddelegowując, planując, archiwizując lub usuwając. Zaplanuj czas na sprawdzenie poczty e-mail zamiast odpowiadać na każde ping, aby e-mail nie zakłócał Twojego cyklu pracy.
12. Najważniejsze zadania (MIT)
Teams mogą współpracować w celu określenia najważniejszych zadań w ClickUp Tasks
System wydajności Most Important Tasks zachęca do identyfikacji i skupienia się na najważniejszych zadaniach dnia. Zamiast próbować zrobić wiele elementów, skupiasz się na zrobieniu tych najbardziej istotnych.
Mówiąc prościej, jest to przewaga jakości nad ilością. Aby korzystać z tego systemu wydajności, należy wybrać kilka istotnych zadań, które mają znaczący wpływ na większe cele, a następnie skupić swój czas na zakończeniu tych zadań i wyeliminowaniu czynników rozpraszających.
Następnie możesz przejrzeć swój MIT na koniec dnia i zdecydować, co zrobić jutro. Może to być świetny sposób na skupienie czasu i wywarcie większego wpływu na swoje osobiste obowiązki.
13. Bullet journaling
Jeśli lubisz łączyć swoje systemy wydajności z odrobiną kreatywności, możesz zakochać się w bullet journalingu. Zamiast robić wszystko cyfrowo, użyj papieru i długopisu do śledzenia wszystkich list rzeczy do zrobienia, tworząc wypunktowane listy swoich myśli, planów i zadań.
Ten system wydajności można dostosować do własnych potrzeb, dzięki czemu w jednym notatniku można umieścić szybkie rejestrowanie, zarządzanie zadaniami i prowadzenie dziennika. Można go również wykorzystać do długoterminowego planowania celów, śledzenia nawyków lub jako unikalny system kalendarza. W Internecie można znaleźć wiele wspaniałych inspiracji na temat korzystania z bullet journal jako potężnego systemu wydajności.
14. System kalendarzy Seinfeld
System kalendarza Seinfelda jest również znany jako metoda wydajności "Don't Break the Chain". Zainspirowany klasycznym sitcomem, ten system wydajności koncentruje się na budowaniu spójności i rozmachu poprzez wizualne śledzenie postępów.
Wybierasz zadanie, nawyk lub cel, który chcesz osiągnąć każdego dnia, a następnie zaznaczasz dni, w których je zakończysz w kalendarzu dużym X. Ideą tej metody jest to, że nie chcesz przerywać łańcucha X-ów w kalendarzu, więc jesteś bardziej zmotywowany do wykonania swojego zadania. To prosty, ale skuteczny sposób na zmotywowanie się do bycia bardziej konsekwentnym.
15. System Codziennej Trifecty
System Daily Trifecta jest podobny do metody MIT. Korzystając z tego systemu wydajności, wybierasz trzy najważniejsze rzeczy, które chcesz osiągnąć każdego dnia.
Wybrane zadania powinny mieć znaczący wpływ na twoje cele, ale bądź realistą co do tego, co możesz osiągnąć. Zapisz swoją Trifectę, a następnie zablokuj czas w swoim harmonogramie, aby nad nimi pracować, jedno zadanie na raz. Ten prosty system zarządzania zadaniami pomoże ci skupić się i bezwzględnie ustalić priorytety na liście do zrobienia.
Zachowanie wydajności dzięki ClickUp
Funkcje zarządzania projektami ClickUp mogą pomóc w zarządzaniu osobistymi stylami wydajności i wysiłkami całego zespołu
Istnieje wiele systemów wydajności do wyboru, ale ten właściwy pomoże ci poczuć się bardziej zorganizowanym, skoncentrowanym i mieć kontrolę nad listą rzeczy do zrobienia. Zastanów się nad swoim stylem pracy i celami, a następnie wykorzystaj tę wiedzę, aby znaleźć system, który pomoże ci stać się potęgą wydajności. Platforma do zarządzania projektami ClickUp może pomóc poprzez bezproblemowe wdrożenie najpopularniejszych systemów wydajności. Niezależnie od tego, czy chcesz korzystać z bloków czasowych lub metody Kanban, czy też stworzyć własny system, możesz to zrobić w ClickUp.
Skorzystaj z bezpłatnej biblioteki szablonów, aby stworzyć obszar roboczy dostosowany do Twoich potrzeb, który zawiera narzędzia zwiększające wydajność, których potrzebujesz do zrobienia wszystkiego. Przeprowadzaj burze mózgów na Tablicach ClickUp, współpracuj w Dokumentach i śledź swoje badania w Notatkach. Wszystko to znajduje się na platformie ClickUp, dzięki czemu możesz pożegnać się z przełączaniem kontekstu i przywitać się z osobistą wydajnością.
Możesz również dodać ClickUp AI do swojego konta! Korzystaj z AI jak z osobistego asystenta, prosząc ją o tworzenie szkiców e-maili, podsumowywanie notatek ze spotkań, a nawet tworzenie planów marketingowych. To, co wcześniej zajmowało godziny, teraz jest zrobione w kilka sekund, a codzienne zadania nagle stają się o wiele łatwiejsze do zrobienia.
Uwolnij się od chaosu i pław się w blasku zorganizowanej wydajności dzięki ClickUp.