Czy kręcisz się w kółko, próbując zrobić więcej? Czy lista rzeczy do zrobienia przerasta twoje wysiłki? Łatwo jest zostać w tyle i poczuć się przytłoczonym, ale jeśli Twoim postanowieniem na 2024 rok jest uporanie się ze wszystkim na liście rzeczy do zrobienia, systemy produktywności mogą pomóc.
Najlepsze systemy produktywności naturalnie wpasowują się w przepływ pracy, niezależnie od tego, czy próbujesz zorganizować własne życie, czy poprawić produktywność w pracy. Mogą one pomóc przezwyciężyć czynniki rozpraszające, utrzymać koncentrację i zmiażdżyć listę zadań.
Które systemy produktywności są odpowiednie dla Ciebie?
Przygotuj się na zwiększenie swojej produktywności! Sprawdź te 15 przełomowych systemów produktywności, które pomogą Ci osiągnąć cele w tym roku.
Czym są systemy produktywności?
System produktywności może być strukturą, metodą lub narzędziem zaprojektowanym, aby pomóc ci robić rzeczy bardziej efektywnie.
Różne systemy produktywności koncentrują się na pomocy w pokonywaniu różnych przeszkód. Być może zmagasz się z prokrastynacją, organizacją lub czujesz się przytłoczony listą rzeczy do zrobienia. Niezależnie od tego, co cię powstrzymuje, istnieje system produktywności, który może ci w tym pomóc.
Pamiętaj jednak, że nie ma idealnego systemu produktywności! Być może będziesz musiał połączyć i dopasować różne ramy, metody i narzędzia, aby stworzyć system, który pomoże Ci osiągnąć Twoje cele. Wypróbowanie kilku systemów pomoże ci dowiedzieć się, co działa w twoim przypadku (a co nie!).
15 systemów produktywności, które pomogą Ci osiągnąć więcej w 2024 roku
1. Technika Pomodoro
Robienie przerw z timerem ClickUp i techniką Pomodoro
Jeśli masz trudności z utrzymaniem koncentracji podczas pracy, technika Pomodoro może Ci pomóc. Ten popularny system zarządzania czasem dzieli harmonogram na skoncentrowane interwały, po których następuje 5-minutowa przerwa. Po ukończeniu czterech cykli Pomodoro, robisz sobie dłuższą przerwę, by powrócić do pracy z poczuciem skupienia i odświeżenia.
Ciekawostka: Pomodoro to po włosku pomidor. Po co nazywać system zarządzania czasem po czymś, czego używa się w sosie marinara? Legenda głosi, że kuchenny minutnik w kształcie pomidora zainspirował wynalazcę systemu.
2. Metoda Getting Things Done (GTD)
Stworzona przez Davida Allena metoda Getting Things Done to popularny system produktywności, który pomaga oczyścić umysł z bałaganu i skupić się na zadaniach. Oto jak to działa:
- Zapisuj wszystko, czego potrzebujesz i co chcesz zrobić, gdy tylko pojawi się w Twojej głowie
- Wyjaśnij, umieszczając te elementy w jednej z trzech kategorii:
- Następne działanie (zadanie, które można natychmiast wykonać)
- Projekt, który zajmie trochę czasu
- Materiały referencyjne na później
- Uporządkuj swoją listę i pogrupuj podobne zadania według kategorii i ważności
- Zastanawiaj się nad swoimi listami, aby dodawać nowe pozycje lub dostosowywać je do zmieniających się celów
- Zaangażuj się w swoje listy, zaczynając od najważniejszych zadań
Ten elastyczny system produktywności można dostosować do własnych potrzeb i zmieniających się priorytetów.
Chcesz go wypróbować? Sprawdź ten darmowy szablon metody GTD i zobacz, jak to działa.
3. Blokowanie czasu
Łatwo kontroluj swój czas i harmonogram dzięki szablonowi blokowania harmonogramów ClickUp
Blokowanie czasu to kolejna technika zarządzania czasem, w której tworzysz bloki czasu w swoim harmonogramie poświęcone konkretnym projektom lub zadaniom. Traktujesz swój harmonogram jak listę rzeczy do zrobienia.
Jako system produktywności, jest to dobre rozwiązanie, jeśli masz problemy z utrzymaniem koncentracji, ponieważ masz tylko jedno zadanie w harmonogramie w danym momencie. Może być również bardzo elastyczny, umożliwiając ustalanie priorytetów zadań w miarę zmiany celów i energii. Możesz wypróbować go już teraz
darmowy szablon blokowania harmonogramu
.
4. Zjedz tę żabę
Cytat Marka Twaina zainspirował tę metodę produktywności:
"Jeśli Twoim zadaniem jest zjedzenie żaby, najlepiej zrób to z samego rana. A jeśli twoim zadaniem jest zjedzenie dwóch żab, najlepiej najpierw zjeść tę największą. "**_
Metoda ta zachęca do "zjedzenia żaby" jako pierwszej lub do podjęcia najpierw najtrudniejszego lub najważniejszego zadania dnia. Jest to solidny system produktywności dla osób, które zwlekają lub mają najwięcej energii z samego rana. Wykonując to ważne zadanie jako pierwszy, dajesz sobie poczucie spełnienia i nadajesz ton reszcie dnia.
5. System Zen to Done (ZTD)
Uporządkuj i przeglądaj swoje zadania za pomocą różnych filtrów w szablonie zarządzania zadaniami ClickUp, aby zacząć powoli budować lepszą produktywność dzięki systemowi Zen to Done
System Zen to Done działa w oparciu o minimalistyczne podejście do produktywności. Zamiast od razu wdrażać skomplikowany system produktywności, z czasem powoli budujesz produktywne nawyki.
Wykorzystuje niektóre z tych samych pomysłów w metodzie GTD, zaczynając od przechwytywania, wyjaśniania i przeglądania list zadań. Idzie jednak o krok dalej, zachęcając do uważności i skupienia się na jednym zadaniu na raz, bez martwienia się o to, co będzie dalej. Może to nie działać w przypadku konkretnych zadań, ale jest to doskonały sposób na zapanowanie nad chaosem.
6. Matryca decyzyjna Eisenhowera
Matryca decyzyjna Eisenhowera, znana również jako matryca pilne-ważne, to matryca decyzyjna, która może pomóc w określeniu najważniejszych zadań na dany dzień. Matryca jest podzielona na cztery ćwiartki:
- Pilne i ważne zadania: wykonuj je w pierwszej kolejności
- zadania niepilne i ważne: zaplanuj na nie czas później
- zadania pilne i nieważne: deleguj je innym, jeśli to możliwe
- zadania niepilne i nieważne: usuń je z listy rzeczy do zrobienia
Ta metoda produktywności pomaga skupić się na zadaniach, które mają znaczenie i wyeliminować zadania zaśmiecające dzień. Zobacz, jak wygląda Twoja lista zadań
darmowy szablon Matrycy Eisenhowera
.
7. Grupowanie zadań
Grupowanie zadań to metoda zwiększania produktywności polegająca na grupowaniu podobnych zadań i wykonywaniu ich w ramach jednej sesji.
Zamiast przeskakiwać między rozmowami telefonicznymi, e-mailami i pisaniem raportu, pozostajesz w strefie jednego rodzaju zadania. Jest to świetny sposób na zminimalizowanie przełączania kontekstu i pomoc w skupieniu się. Używaj
aplikacja do zarządzania zadaniami
do śledzenia listy rzeczy do zrobienia i organizowania podobnych zadań razem.
8. Jednozadaniowość
Wyeliminuj przełączanie zadań, pracując w ClickUp Docs, który oferuje wszystkie narzędzia i funkcje potrzebne do tworzenia dokumentów, wykonywania pracy i realizacji zadań bez konieczności przełączania się między wieloma platformami
Wielozadaniowość może Ci bardziej szkodzić niż pomagać. Zamiast tego spróbuj pracować w trybie jednozadaniowym. Jednozadaniowość to metoda polegająca na skupieniu się na jednym zadaniu i wykonywaniu go w danym momencie. Poświęcasz całą swoją uwagę danemu zadaniu, co może skutkować mniejszą liczbą błędów i wyższą jakością pracy. Może to również pomóc zmniejszyć zmęczenie psychiczne i stres.
9. Metoda Ivy Lee
Metoda Ivy Lee jest jednym ze starszych systemów produktywności na tej liście, ale nadal jest świetną techniką zarządzania czasem. Aby korzystać z metody Ivy Lee, należy:
- Zapisać sześć zadań
- Uszeregować je według ważności
- Rozpocząć dzień od skupienia się wyłącznie na pierwszym zadaniu
- Przejść do kolejnego zadania na liście dopiero po ukończeniu następnego
- Przenieś wszystkie niedokończone zadania na następny dzień
Skupienie się tylko na sześciu codziennych zadaniach może być świetnym sposobem na ustalenie priorytetów na liście rzeczy do zrobienia i zmniejszenie poczucia przytłoczenia. Jest to prosty i elastyczny system, który może sprawić, że będziesz bardziej świadomy swoich zadań.
10. Metoda Kanban
Większa produktywność dzięki w pełni konfigurowalnemu widokowi tablicy Kanban
Metoda Kanban może być najlepszym systemem produktywności dla osób myślących wizualnie. Wykorzystuje ona tablicę i karty (lub karteczki samoprzylepne) do organizowania zadań i zarządzania nimi. Zadania przechodzą przez kategorie na
wizualnie reprezentująca przepływ pracy.
Jest to poręczne narzędzie zwiększające produktywność, które sprawdza się zarówno w przypadku projektów osobistych, jak i zadań służbowych i może pomóc zidentyfikować wąskie gardła w procesie. Jest to również świetny sposób na współpracę z zespołami, ponieważ każdy może zobaczyć zadania na tablicy i przenosić je między kategoriami podczas pracy. Jest to również łatwy system produktywności, który można dostosować do środowiska wirtualnego.
11. Metoda Inbox Zero
Przytłoczony przez e-maile? Metoda Inbox Zero na ratunek!
Ta strategia produktywności zachęca do utrzymywania skrzynki odbiorczej pustej (lub prawie pustej) tak często, jak to możliwe. Zamiast tylko od czasu do czasu czyścić skrzynkę odbiorczą, zajmujesz się przychodzącymi wiadomościami e-mail w miarę ich napływania, aby zapobiec ich gromadzeniu się.
Czy wydaje się to zniechęcającym zadaniem? Łatwiej jest traktować swoją skrzynkę odbiorczą jak stację przesiadkową, a nie jak celę do przetrzymywania wiadomości.
Zdecyduj, jak przetworzyć każdą przychodzącą wiadomość e-mail, odpowiadając na nią, delegując, planując, archiwizując lub usuwając. Zaplanuj czas na sprawdzenie poczty e-mail zamiast odpowiadać na każde ping, aby poczta e-mail nie zakłócała przepływu pracy.
12. Najważniejsze zadania (MIT)
Zespoły mogą współpracować w celu określenia najważniejszych zadań w ClickUp Tasks
System produktywności Most Important Tasks zachęca do identyfikacji i skupienia się na najważniejszych zadaniach dnia. Zamiast próbować wykonać wiele zadań, skupiasz się na tych najbardziej istotnych.
Mówiąc prościej, jest to przewaga jakości nad ilością. Aby skorzystać z tego systemu produktywności, należy wybrać kilka istotnych zadań, które mają znaczący wpływ na realizację większych celów, a następnie skupić się na ich wykonaniu i wyeliminowaniu czynników rozpraszających.
Następnie możesz przejrzeć swój MIT na koniec dnia i zdecydować, co zrobić jutro. Może to być świetny sposób na skupienie czasu i wywarcie większego wpływu na swoje osobiste obowiązki.
13. Bullet journaling
Jeśli lubisz łączyć swoje systemy produktywności z odrobiną kreatywności, możesz zakochać się w bullet journalingu. Zamiast robić wszystko cyfrowo, użyj papieru i długopisu, aby śledzić wszystkie listy rzeczy do zrobienia, tworząc listy myśli, planów i zadań.
Ten system produktywności jest konfigurowalny, dzięki czemu w jednym notatniku można umieścić szybkie rejestrowanie, zarządzanie zadaniami i prowadzenie dziennika. Można go również wykorzystać do planowania długoterminowych celów, śledzenia nawyków lub jako unikalny system kalendarza. W Internecie można znaleźć wiele wspaniałych inspiracji na temat korzystania z bullet journal jako potężnego systemu produktywności.
14. System kalendarza Seinfelda
System kalendarza Seinfelda jest również znany jako metoda produktywności "Don't Break the Chain". Zainspirowany klasycznym sitcomem, ten system produktywności koncentruje się na budowaniu spójności i rozmachu poprzez wizualne śledzenie postępów.
Wybierasz zadanie, nawyk lub cel, który chcesz osiągnąć każdego dnia, a następnie zaznaczasz dni, w których je wykonujesz w kalendarzu dużym X. Ideą tej metody jest to, że nie chcesz przerywać łańcucha X w kalendarzu, więc jesteś bardziej zmotywowany do wykonania swojego zadania. To prosty, ale skuteczny sposób na zmotywowanie się do bycia bardziej konsekwentnym.
15. System Codziennej Trifecty
System Daily Trifecta jest podobny do metody MIT. Korzystając z tego systemu produktywności, wybierasz trzy najważniejsze rzeczy, które chcesz osiągnąć każdego dnia.
Wybrane zadania powinny mieć znaczący wpływ na twoje cele, ale bądź realistą co do tego, co możesz osiągnąć. Zapisz swoją Trifectę, a następnie zablokuj czas w swoim harmonogramie, aby pracować nad nimi, jedno zadanie na raz. Ten prosty system zarządzania zadaniami może pomóc ci skupić się i bezwzględnie ustalić priorytety na liście rzeczy do zrobienia.
Zachowanie produktywności z ClickUp
Funkcje zarządzania projektami ClickUp mogą pomóc w zarządzaniu osobistymi stylami produktywności i wysiłkami na rzecz produktywności całego zespołu
Istnieje wiele systemów produktywności do wyboru, ale ten właściwy pomaga poczuć się bardziej zorganizowanym, skoncentrowanym i kontrolującym swoją listę rzeczy do zrobienia. Zastanów się nad swoim stylem pracy i celami, a następnie wykorzystaj tę wiedzę, aby znaleźć system, który pomoże ci stać się potęgą produktywności.
Platforma zarządzania projektami ClickUp
może pomóc poprzez płynne wdrażanie najpopularniejszych systemów produktywności. Niezależnie od tego, czy chcesz korzystać z blokowania czasu, metody Kanban, czy też stworzyć własny system, możesz to zrobić w ClickUp.
Skorzystaj z bezpłatnej biblioteki szablonów, aby stworzyć obszar roboczy dostosowany do Twoich potrzeb, który zawiera narzędzia zwiększające produktywność potrzebne do wykonania wszystkich zadań. Przeprowadzaj burze mózgów na tablicach ClickUp, współpracuj w Dokumentach i śledź swoje badania w Notatkach. Wszystko to znajduje się na platformie ClickUp, dzięki czemu możesz pożegnać się z przełączaniem kontekstu i przywitać się z osobistą produktywnością.
Możesz również dodać ClickUp AI do swojego konta! Korzystaj ze sztucznej inteligencji jak z osobistego asystenta, prosząc ją o tworzenie szkiców wiadomości e-mail, podsumowywanie notatek ze spotkań, a nawet tworzenie planów marketingowych. To, co wcześniej zajmowało godziny, teraz jest wykonywane w kilka sekund, a codzienne zadania stają się o wiele łatwiejsze do wykonania.
Porzuć chaos i rozkoszuj się blaskiem zorganizowanej wydajności dzięki ClickUp.