Firmy i osoby prywatne na całym świecie korzystają z usługi Microsoft Teams do komunikacji pracować i rozwijać się. O 320 milionów użytkowników w różnych branżach aktywnie korzysta z tej platformy.
Czy nie byłoby wspaniale, gdybyś mógł zmaksymalizować wykorzystanie Microsoft Teams? Zmieni to sposób, w jaki Twoje zespoły łączą się, współpracują i zwiększają produktywność.
Odkryjemy najlepsze wskazówki, które pomogą Ci usprawnić przepływy pracy i zbliżyć zespoły, aby lepiej współpracowały. Mamy proste hacki, od podstawowych operacji po zaawansowane funkcje.
Podamy również wskazówki dotyczące bezpieczeństwa konta Microsoft Teams. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać Microsoft Teams.
20 najlepszych hacków i wskazówek dotyczących Microsoft Teams
Oto niektóre z naszych najlepszych wskazówek i sztuczek dotyczących Microsoft Teams:
1. Znajdź krytyczne wiadomości w rozmowach
przez Microsoft Teams W miarę narastania zadań i piętrzenia się różnych obowiązków, poruszanie się po przeszłych rozmowach i plikach staje się wyzwaniem.
Funkcja paska wyszukiwania pozwala szybko uzyskać dostęp do plików i projektów, które zostały utracone. Wpisz to, czego szukasz w pasku wyszukiwania i naciśnij Enter. Wyniki pojawią się w lewym panelu z różnymi zakładkami dla osób i plików. Przełącz karty, aby przeprowadzić bardziej szczegółowe wyszukiwanie.
Co więcej, Keyword Query Language (KQL) to zaawansowana metoda upraszczająca wyszukiwanie. Wykorzystuje on słowa kluczowe w celu zwiększenia wydajności wyszukiwania. Spróbuj użyć tych słów kluczowych, aby zawęzić wyszukiwanie w MS Teams:
- "Od:", po którym następuje imię i nazwisko osoby
- "Temat:", po którym następuje wiersz tematu lub zawarte w nim słowo kluczowe
- "W:", po którym następuje nazwa kanału lub czatu grupowego
- "Wysłane:", po którym następuje data wiadomości
2. Skonfiguruj kanał zespołu i wysyłaj wiadomości do wielu osób jednocześnie
przez Microsoft Teams
Aplikacja Microsoft Teams umożliwia wysyłanie wiadomości do wielu członków zespołu i komunikować się wewnątrz organizacji tworząc kanał Teams. Aby dodać osoby do zespołu, wykonaj następujące kroki:
- Na liście Teams kliknij Dołącz lub Utwórz zespół
- Wybierz opcję Utwórz zespół
- Wybierz opcję Utwórz zespół od podstaw
- Wybierz opcję Cały zespół
- Wprowadź nazwę zespołu i kliknij Utwórz
Ten zespół służy jako kanał do wysyłania wielu wiadomości do wszystkich za pomocą jednej wiadomości. Wszyscy oprócz użytkowników-gości zobaczą Twoją wiadomość. Ponadto inni członkowie zespołu będą automatycznie aktualizowani, gdy zostaną dodani lub usunięci z platformy Microsoft 365.
3. Zintegruj korzystanie z Sharepoint
przez Microsoft Teams
Sharepoint jest zintegrowana platforma Microsoft używana do zabezpieczania i udostępniania plików.
Udostępniaj pliki innym osobom w zespole za pomocą Sharepoint, klikając kartę Pliki. Współpraca i pracuj nad plikami za pomocą Office Online lub aplikacji komputerowej.
4. Reorganizacja kanałów i zespołów
Zarządzanie wieloma kanałami może być mylące. Dlatego ich reorganizacja to świetny sposób na uporządkowanie!
Wystarczy przeciągnąć i upuścić zespoły, aby ustawić je w preferowanej kolejności. Upuść najbardziej wymagający zespół lub kanały na liście przypiętych folderów. Ukryj kanały, klikając wielokropek obok nazwy zespołu dla kanałów, których nie jesteś aktywnym członkiem.
Aby zobaczyć ukryte zespoły:
- Przejdź na dół listy zespołów po lewej stronie i wybierz "Ukryte zespoły
- Znajdź zespół, którego szukasz
- Kliknij ikonę Więcej opcji, a następnie wybierz "Pokaż"
Podobnie, aby wyświetlić ukryte kanały w zespole, wybierz "Ukryte kanały" i "Pokaż"
5. Zmiana czasu trwania statusu
przez Microsoft Teams
Oto kolejny pomocny hack do Microsoft Teams: Dostosuj ustawienia czasu trwania statusu, aby automatycznie przełączać swój status z "zajęty" na "nieobecny" po określonym czasie, aby inni wiedzieli, kiedy nie jesteś online.
Zmień to domyślne ustawienie, wykonując następujące kroki:
- Kliknij zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu
- Wybierz strzałkę Status
- Wybierz pomiędzy 30 minutami, 1 godziną, 2 godzinami, dniem dzisiejszym i tym tygodniem z opcji Czas trwania. Skonfiguruj niestandardowe ramy czasowe, jeśli żadna z wymienionych opcji nie jest odpowiednia
6. Zakładka główne rozmowy
przez Microsoft Teams
Dodawanie wątków do zakładek to przydatna funkcja, która umożliwia zapisywanie dyskusji w wątkach w profilu w celu lepszego śledzenia.
Posiadanie wszystkich wątków, zespołów, kanałów, projektów, spotkań i dokumentów w jednym miejscu czasami utrudnia nawigację. Wykonaj te proste kroki, aby dodać do zakładek kluczowe konwersacje i uzyskać dostęp do wymaganych szczegółów:
- Kliknij wielokropek po rozmowie, którą chcesz dodać do zakładek
- Kliknij Zapisz tę wiadomość, aby dodać ją do zakładek
Aby wyświetlić zapisane zakładki, kliknij obraz swojego profilu i przejdź do zakładki Zapisane. Aby usunąć zakładkę, kliknij ponownie ikonę zapisanego kanału.
Zapisywanie konwersacji może być również korzystne, gdy jesteś pochłonięty konkretnym zadaniem i chcesz zachować coś krytycznego do obejrzenia później.
7. Powiadomienia o pilnych czatach
Czasami musisz wysyłać pilne wiadomości w celu natychmiastowej komunikacji, szybkich odpowiedzi i terminowych działań w krytycznych lub wrażliwych na czas kwestiach. Microsoft Teams umożliwia oznaczanie wiadomości jako "Pilne" lub "Ważne", aby szybko powiadomić odbiorcę o pilności treści.
Przejdź do sekcji Działania i aplikacje > Ustaw opcje dostarczania. Po oznaczeniu wiadomości jako ważnej, będzie ona powiadamiać daną osobę lub grupę co dwie minuty przez kolejne dwadzieścia minut lub do momentu jej przeczytania.
8. Przeprowadzanie ankiety
przez Microsoft Teams
Przeprowadzanie ankiet może być trudne. Obejmuje zbieranie dokładnych odpowiedzi i analizowanie danych, a wszystko to przy jednoczesnym utrzymaniu zaangażowania ludzi.
Microsoft Teams sprawia, że przeprowadzanie ankiet jest proste. Kliknij ikonę Formularze poniżej pola wiadomości, aby utworzyć ankietę. Wpisz tutaj pytanie i wymień potencjalne odpowiedzi. Włącz przełącznik Wiele odpowiedzi, aby umożliwić użytkownikom wybranie więcej niż jednej opcji.
Wyślij ankietę i automatycznie zbieraj odpowiedzi od osób w grupie. Grupa otrzymuje podsumowania odpowiedzi w czasie rzeczywistym.
9. Używanie różnych teł
W pokoju panuje bałagan, a spotkanie zaczyna się za pięć minut - co robić? Microsoft Teams umożliwia rozmycie tła lub zmianę go na obraz.
Aby rozmyć tło, przejdź do ustawień audio i wideo, kliknij wielokropek obok niego i wybierz opcję "Rozmyj moje tło" Użyj określonego obrazu jako tła, wybierając opcję "Pokaż efekty tła" i wybierając obraz z paska bocznego.
10. Dostęp do transkrypcji spotkań przez Stream
Transkrypcje spotkań pomagają w rejestrowaniu dyskusji, decyzji i działania do wykorzystania w przyszłości. Pobierz transkrypcję spotkania w prostych krokach za pomocą aplikacji Microsoft Teams.
Aby to zrobić, prześlij nagranie spotkania lub rozmowy do usługi Microsoft Stream. Kliknij wielokropek i wybierz opcję Aktualizuj szczegóły wideo. Tutaj wybierz język wideo i uzyskaj dostęp do automatycznie wygenerowanego pliku napisów.
Następnie pobierz transkrypcję spotkania z Microsoft Stream.
11. Łączenie się z osobami spoza organizacji
Jedną z najbardziej przydatnych funkcji Microsoft Teams jest możliwość dodawania zewnętrznych gości do zespołów.
Użyj dostępu gościa, aby zaprosić dowolną osobę z kontem Gmail, Outlook lub innym kontem e-mail do dołączenia, udostępniania i współpracy podczas spotkania Teams.
12. Automatyzacja zadań za pomocą aplikacji Power Automate
przez Power Automate Automatyzacja powtarzalnych zadań w celu przyspieszenia procesów.
Pobierz aplikację Power Automate i przypnij ją do swojej nawigacji w aplikacji Teams. Użyj istniejących szablonów z aplikacji lub utwórz spersonalizowany przepływ pracy.
13. Wielozadaniowość z czytnikiem immersyjnym
przez Microsoft Teams
Kolejny top Microsoft Teams wskazówka: Czytnik immersyjny to fantastyczna funkcja dostępna w aplikacjach Microsoft Office 365, takich jak MS Word i PowerPoint. Posiada ona funkcję zamiany tekstu na mowę, która odczytuje posty, wiadomości na czacie i dokumenty podczas wielozadaniowości.
Aby skorzystać z trybu czytnika immersyjnego, kliknij wielokropek obok wiadomości, wybierz opcję "Czytnik immersyjny", a następnie kliknij przycisk Odtwórz.
14. Używanie Microsoft Whiteboard do współpracy
przez Microsoft Teams
Innym doskonałym hackiem Microsoft Teams jest użycie Microsoft Whiteboard do współpracy i udostępniania .
Dostęp do wirtualnej tablicy, na której wszyscy członkowie mogą dodawać tekst i obrazy za pomocą narzędzi do szkicowania. Zintegruj tablice z kanałami i czatami oraz korzystaj z nich podczas spotkań.
15. Planowanie wydarzeń za pomocą kalendarza
Nigdy więcej nie przegap spotkań Teams dzięki kalendarzowi wydarzeń w aplikacji Teams Desktop. Pomaga on być na bieżąco z nadchodzącymi wydarzeniami, podsumowując nadchodzące wydarzenia.
przez Microsoft Teams
Wystarczy wybrać kanał, kliknąć ikonę + i wybrać ikonę kalendarza. Wprowadź nazwę wydarzenia i kliknij dodaj.
16. Zintegruj sztuczną inteligencję, aby uprościć operacje
za pośrednictwem usługi Microsoft Teams
Narzędzia AI mogą działać równolegle z funkcjonowaniem człowieka, aby pomóc w operacjach biznesowych i przyspieszyć procesy. Zintegruj usługę Microsoft 365 Copilot, aby współpracować z innymi członkami i sprawnie prowadzić spotkania.
Copilot umożliwia tworzenie agendy, pisanie scenariuszy, sporządzanie notatek i generowanie pomysłów.
17. Korzystaj z aplikacji mobilnej
Jedną z głównych zalet aplikacji mobilnych w porównaniu z komputerami stacjonarnymi jest możliwość przełączania się między domenami biznesowymi. Łatwiej jest również śledzić konwersacje z urządzenia mobilnego i wyprzedzać krytyczne aktualizacje dzięki prostszemu interfejsowi.
Pobierz aplikację Teams ze Sklepu Play lub App Store i wprowadź swoje dane logowania. Aby przełączyć domeny, kliknij swój profil i wybierz domenę.
18. Skróty klawiaturowe
Skróty klawiszowe upraszczają i przyspieszają wykonywanie zadań. Umożliwiają one szybsze wykonywanie poleceń bez konieczności wielokrotnego zaglądania do menu.
Niektóre przydatne skróty klawiaturowe systemu Windows to:
- Ctrl+E - wyszukiwanie,
- Ctrl+Shift+M - wyciszenie,
- Ctrl+N - nowy czat,
- Ctrl+Shift+R - nagrywanie i
- Ctrl+Shift+P - wstrzymanie/wznowienie nagrywania
Dla użytkowników komputerów Mac, niektóre pomocne skróty klawiaturowe obejmują:
- Command+N - nowy czat,
- Command+znak równości (=) - powiększanie,
- Command+znak minus (-) - pomniejszanie,
- Command+6 - otwieranie plików i
- Command+O - załączanie pliku
19. Filtrowanie i wyszukiwanie wiadomości za pomocą @wzmianek
Przeszukaj czat Teams, aby znaleźć to, czego potrzebujesz. Użyj symbolu "@", aby szybko zlokalizować i połączyć się z potrzebną osobą.
Znajdź także wiadomości, w których ktoś o Tobie wspomniał lub Cię otagował. Aby znaleźć wzmianki, przejdź do kanału aktywności, kliknij Filtr i wybierz Wzmianki.
20. Unikaj zakłóceń podczas pracy
Gdy musisz całkowicie skupić się na zadaniu, aktywuj funkcję w aplikacji Teams, która blokuje wyskakujące okienka lub powiadomienia, aby uniknąć rozpraszania uwagi.
Wystarczy kliknąć swój profil, wybrać kartę powiadomień i zmienić częstotliwość alertów. Pozwala to skoncentrować się na jednym kanale lub pliku, wstrzymując jednocześnie powiadomienia z innych kanałów.
Bezpieczeństwo z Microsoft Teams
Mimo że Microsoft Teams ma doskonałe narzędzia do zarządzania zadaniami, przed użyciem go w firmie należy upewnić się, że jest wystarczająco bezpieczny.
Bezpieczeństwo jest jedną z głównych obaw firm integrujących rozwiązania oparte na chmurze . Na szczęście wiele warstw szyfrowania w Microsoft 365 zapewnia bezpieczeństwo danych firmowych.
Zaufaj kompleksowemu szyfrowaniu (E2EE) w usłudze Teams, aby szyfrować szczegóły połączeń wideo od początku do końca, zapewniając odszyfrowanie w miejscu docelowym. Zabezpiecza ono dźwięk, wideo i udostępnianie ekranu podczas połączeń.
Aby zwiększyć bezpieczeństwo, użyj Office 365 Defender - opcjonalnej licencji dodatkowej, która zwiększa ochronę. Pomaga ona chronić przed spamem, złośliwymi linkami, atakami phishingowymi i złośliwym oprogramowaniem.
Oto kilka przydatnych wskazówek, które pomogą zapewnić bezpieczeństwo operacji przy użyciu Microsoft Teams :
- Używaj etykiet wrażliwości: Microsoft Information Protection (MIP) umożliwia oznaczanie wrażliwości danych w celu ochrony danych przed aplikacjami innych firm i moderowania ustawień ochrony
- Kontrola dostępu do danych: Zalecamy stosowanie kontroli dostępu do danych w celu ochrony danych przed użytkownikami zewnętrznymi. Przyznaj dostęp użytkownikom zewnętrznym spoza organizacji na kilka sposobów: włączając funkcję lobby, korzystając z kanałów prywatnych, dostosowując ustawienia dostępu i konfigurując grupy zabezpieczeń w celu ochrony danych
- Monitorowanie użytkowania: Wreszcie, obserwuj interakcje użytkowników, aby ocenić kwestie bezpieczeństwa i podjąć działania w razie potrzeby. Utwórz listę uprawnień stron trzecich i ręcznie weryfikuj inne aplikacje wymagające dostępu
Ulepszanie Microsoft Teams za pomocą ClickUp
Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami pomaga w płynnym, wydajnym i skutecznym korzystaniu z Microsoft Teams.
Dodatkowo, integrując Microsoft Teams z ClickUp, uzyskasz natychmiastowy dostęp do ClickUp Tasks. Otrzymuj powiadomienia o nowych komentarzach, załącznikach, zmianach statusu i aktualizacjach bezpośrednio w Microsoft Teams.
ClickUp's OKR Dashboard
- część naszego kompleksowego oprogramowania do zarządzania projektami - dostosowuje widoki do projektów wielofunkcyjnych, zwiększa wydajność dzięki automatyzacji i standaryzuje najlepsze praktyki dla skalowalnego sukcesu
Zarządzanie projektami ClickUp to wszechstronna platforma, która obejmuje wszystkie potrzeby projektowe i jest alternatywną platformą komunikacyjną.
Bez wysiłku łączy zespoły, usprawniając przepływy pracy dzięki pulpitom nawigacyjnym i dokumentom w czasie rzeczywistym, zapewniając szybsze i płynniejsze operacje.
System zarządzania projektami ClickUp oferuje szereg wyróżniających się funkcji. Łączy zarządzanie wiedzą i pracą w jednym miejscu, zapewniając spersonalizowany widok idealny dla projektów wielofunkcyjnych. Jego automatyzacja i narzędzia do raportowania znacznie zwiększają wydajność.
Dodatkowo, pomaga standaryzować i skalować praktyki zarządzania projektami.
Użyj ClickUp, aby utworzyć widok listy zaległości zawierający pola niestandardowe, takie jak Priorytet, ARR i inne
Przechowywanie całej pracy i komunikacji w jednym miejscu zapewnia większą elastyczność i wygodę dla wszystkich zaangażowanych. ClickUp Chat , Spotkania ClickUp oraz Integracja ClickUp z Microsoft Teams tworzy ścieżki dla płynnej koordynacji i doskonałości operacyjnej bez względu na branżę. Funkcje te współpracują ze sobą, aby znacznie usprawnić codzienne funkcje i zapewnić zaawansowane możliwości zarządzania projektami i zespołami.
Łatwo udostępniaj aktualizacje, linki, reakcje i konsoliduj ważne rozmowy dzięki widokowi czatu w ClickUp
The zakres funkcji i płynne funkcjonowanie zadziwi Cię tym, jak wiele możesz osiągnąć. Spróbuj zintegrować te hacki Microsoft Teams z ClickUp, aby rozpocząć inteligentną pracę.