Hoe schrijf je een teamhandvest? Met voorbeelden en sjablonen

Als projectmanager of teamleider weet je dat samenwerking, communicatie en efficiëntie de hoekstenen zijn van succesvol teamwerk. Maar hoe zet je deze praktijken effectief in voor teamsucces?

Nou, dat is waar een team charter om de hoek komt kijken.

Het is niet alleen een handig hulpmiddel dat de weg vrijmaakt voor het stellen van doelen met je hele team maar een team charter fungeert ook als een noordelijke ster voor al je activiteiten en verantwoordelijkheden. In deze uitgebreide gids gaan we dieper in op hoe je een effectief teamhandvest opstelt en geven we voorbeelden en best practices die elke teamleider zou moeten kennen.

Klaar om de prestaties van je team te verbeteren?

Wat is een teamhandvest?

Een team charter is een gedocumenteerde overeenkomst die het doel, de doelstellingen en de richtlijnen beschrijft voor een team dat aan een project werkt. Het verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden, stelt duidelijke doelen en legt verwachtingen voor teamleden vast.

Zie het als een project stappenplan om je team door de wendingen van elk project te loodsen.

Voordelen van het gebruik van een Team Charter

Vraag je je af waarom een team charter essentieel is voor projectmanagers en teamleiders? Hier zijn een paar overtuigende redenen waarom team charters cruciaal zijn op de werkvloer:

• Verbeterde communicatie: Een team charter zorgt ervoor dat alle huidige en nieuwe teamleden op dezelfde lijn zitten, waardoor misverstanden worden verminderd en een open dialoog wordt bevorderd
• Verbeterde efficiëntie van het team: Verwijder hindernissen, knelpunten en tijdverlies door processen en dagelijkse werkzaamheden te documenteren, zodat uw team geen tijd en energie verspilt
• **Wanneer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd, weten teamleden wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze verantwoordelijk worden gehouden voor hun individuele verwachtingen en algemene prestaties. Dit voorkomt heen en weer geloop en biedt een duidelijke maatstaf voor iedereen die de leiding heeft
• Verminder mogelijke conflicten: Door richtlijnen op te stellen voor besluitvorming en conflictoplossing, houdt een teamstatuut de focus op het project. Het is een geweldige manier om geschillen te voorkomen en de algehele richting van het team te bepalen omdat iedereen zijn rol kent en weet wie waarvoor verantwoordelijk is
• Op één lijn komen en blijven: Een goed opgesteld teamhandvest stemt de focus en inspanningen van het team af op de overkoepelende doelen van het project, waardoor de kans op het succesvol bereiken van je doel toeneemt.

Risico's van werken zonder teamhandvest

Hoewel de voordelen van een team charter talrijk zijn, zijn er ook risico's verbonden aan het ontbreken ervan. Enkele veel voorkomende problemen die voortkomen uit het ontbreken van een team charter zijn:

• Confusie en misverstanden: Zonder duidelijke richtlijnen en verwachtingen kunnen teamleden verschillende opvattingen hebben over hun rollen en verantwoordelijkheden, wat leidt tot conflicten en vertragingen.
• Geen focus: Zonder een duidelijk doel kunnen teamleden het grotere geheel uit het oog verliezen en verzanden in onbelangrijke taken.
• Gedaalde efficiëntie: Een gebrek aan duidelijke processen en besluitvormingsrichtlijnen kan leiden tot tijdverspilling, dubbel werk of zelfs het mislukken van een project.
• Moeilijkheden met conflicthantering: Zonder vaste methoden om conflicten op te lossen, kunnen meningsverschillen escaleren en schadelijk worden voor de teamcohesie en het projectsucces.

De 6 belangrijkste elementen van een projectteamhandvest

Wat houdt een team charter precies in en hoe weet je of het gaat werken? Geen zorgen! Hier is een uitgebreide lijst met de belangrijkste elementen van succesvolle team charters:

1. Doel en doelstellingen van het team

Definieer duidelijk het doel van het project en de doelstellingen waar je team naartoe werkt. Vergeet niet om specifiek te zijn-vage doelen zoals "de klanttevredenheid verbeteren" zijn niet voldoende als het gaat om realistische en haalbare teamdoelen.

Kies in plaats daarvan voor SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden), zoals "de klanttevredenheid binnen zes maanden met 20% verhogen" Dit geeft je projectteam een hard getal om na te streven en een duidelijk gedefinieerde tijdslijn om het doel te bereiken. Nu heb je iets waar je team mee aan de slag kan! 💪

2. Teamleden en rollen

Iedereen moet het doel van zijn team kennen. Daarom moet je een lijst maken van alle teamleden en hun rollen en verantwoordelijkheden toewijzen. Je teamstatuut zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht en voorkomt dat taken over het hoofd worden gezien.

Deze soorten project charters geven de belangrijkste belanghebbenden ook een gedeeld begrip van verantwoordelijkheden zodat het samenwerkingsproces open en communicatief blijft.

3. Richtlijnen voor communicatie

Stel duidelijke richtlijnen op voor de manier waarop je team communiceert, inclusief voorkeurskanalen, verwachte reactietijden en schema's voor belangrijke teambijeenkomsten. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat teamleden binnen 24 uur op e-mails moeten reageren en wekelijkse controlevergaderingen via videoconferentie moeten houden.

Communiceer rechtstreeks met uw team in een taak, deel andere taken en upload bestanden met threaded comments in ClickUp!

De details zijn uiteindelijk aan u. Het punt is dat deze details duidelijk op papier moeten worden gezet, zodat er basisregels zijn voor alle team- en groepscommunicatie.

4. Besluitvormingsprocessen

Welk proces zal je team volgen bij het nemen van beslissingen? Schets hoe dat zal gebeuren voor een specifiek project. Of het nu gaat om een consensus, een meerderheid van stemmen of het oordeel van de projectmanager, het is iets waar je team niet over in het ongewisse mag blijven.

Waarom? Het is een belangrijke stap in het voorkomen van mogelijke misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen achter de uiteindelijke beslissing staat. Ieders inbreng is waardevol, maar als puntje bij paaltje komt moeten er toch beslissingen worden genomen.

5. Strategieën om conflicten op te lossen

Meningsverschillen zijn onvermijdelijk, maar een goed opgesteld teamhandvest biedt strategieën om conflicten op een constructieve manier op te lossen. Uiteindelijk wilt u een positieve werkomgeving omdat dat altijd zal leiden tot een goed presterend team.

Overweeg om richtlijnen en hulpmiddelen op te nemen voor open communicatie, actief luisteren en bemiddeling. Hoe proactiever je bent in het beschrijven van mogelijke oplossingsstrategieën, hoe beter je af bent als er problemen ontstaan.

6. Prestatiemetingen en evaluatie

Definieer de maatstaven die je team zal gebruiken om de prestaties te evalueren en de vooruitgang ten opzichte van de doelstellingen bij te houden. Dit kunnen KPI's (Key Performance Indicators) zijn zoals:

• Project voltooiingspercentage: Het percentage projecten dat op tijd enbinnen de scope* **Het percentage projecten dat binnen het toegewezen budget en de toegewezen middelen is afgerond
• Frequentie van scopewijzigingen: Het aantal scopewijzigingen per project, wat de mate van duidelijkheid en stabiliteit aangeeft inprojecteisen *Tevredenheid van belanghebbenden: Een kwalitatieve maatstaf voor de tevredenheid van belanghebbenden, waaronder klanten en teamleden, meestal met prestatiebeoordeling door middel van enquêtes of feedbacksessies
• Resourcegebruik: Efficiënttoewijzing van middelenzoals de tijd van teamleden en de materialen of het budget van een project
• Teamproductiviteit: De output ofprojectresultaten die door de projectteams zijn voltooid, gemeten ten opzichte van de gestelde doelen om het succes efficiënt te meten

Hoe schrijf je een team charter document?

Klaar om zelf een team charter te maken? Volg deze stappen:

1. Begin met een aanpasbaar sjabloon voor teamstatuten

Het goede nieuws is dat je een team charter niet vanaf nul hoeft te maken. Elke teamleider moet een aanpasbaar team charter document in zijn achterzak hebben om te gebruiken.

Documenteer en autoriseer de volledige project van initiatie tot afsluiting Of je nu een algemeen teamhandvest maakt of er een opstelt die specifiek voor een afdeling is, zoals je marketingteam - de ClickUp project charter sjabloon helpt teams georganiseerd te blijven met een gemakkelijk te delen ClickUp Doc om iedereen op dezelfde pagina te houden. Deze handige en uiterst nuttige gratis sjabloon voor teamhandvest helpt je in een mum van tijd op weg.

2. Stel het team samen

Nadat je bent begonnen met het sjabloon voor je teamhandvest, verzamel je elk teamlid dat betrokken zal zijn bij de planning of uitvoering van het project. Hieronder vallen degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van taken, maar ook belanghebbenden die een gevestigd belang hebben bij het succes van het project.

Door iedereen er vanaf het begin bij te betrekken, zorg je ervoor dat alle perspectieven worden overwogen en stimuleer je een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij het charter.

3. Bepaal het doel en de doelstellingen van het team Werk samen met je team om het doel van uw team vast te stellen en

doelen voor het project . Deze stap is cruciaal omdat het de basis legt voor al het andere in het teamhandvest.

Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en automatische voortgangscontrole

Begin met het vaststellen en opschrijven van het algemene doel van het project. Als je projectteam bijvoorbeeld een nieuwe marketingcampagne ontwikkelt, kan het doel zijn om de merkbekendheid te vergroten en de verkoop te stimuleren. Splits vervolgens het doel op in kleinere SMART-doelstellingen zoals:

• Verhoog het websiteverkeer met 20% binnen de komende drie maanden
• Vergroot het aantal volgers op sociale media met 15% binnen zes maanden
• 10% meer verkoopleads genereren in het volgende kwartaal

Zorg ervoor dat elk teamlid de workflow, doelen en richting van het project begrijpt en ermee instemt. Deze afstemming zal de basisregels leggen om het team gefocust en gemotiveerd te houden tijdens het project.

4. Identificeer teamleden en wijs rollen toe

Werk samen met uw teams om de rol en verantwoordelijkheden van elk lid binnen het project vast te stellen. Dit is een geweldige kans om gebruik te maken van individuele vaardigheden en expertisegebieden.

RACI Rollen in ClickUp's Whiteboard View via Alladdine Djaidani

Door rollen toe te wijzen op basis van sterke punten en interesses, creëer je goed afgeronde teams die klaar zijn voor hun taak. Bovendien kunnen eventuele hiaten in vaardigheden gemakkelijker worden geïdentificeerd als dit eenmaal is gedaan, waardoor u ze proactief kunt aanpakken.

Als uw project bijvoorbeeld de implementatie van projectmanagementsoftware in een organisatie kunnen de rollen en verantwoordelijkheden er als volgt uitzien:

• Projectmanager: Verantwoordelijk voor het overzien van het hele project, ervoor zorgen dat mijlpalen worden gehaald, risico's worden beheerd en het werk van het team wordt voltooid
• IT Specialist: Verantwoordelijk voor het beoordelen van de technische vereisten, het configureren van de software en de integratie met bestaande systemen
• Trainingscoördinator: Taak om een trainingsprogramma te ontwikkelen voor bestaande en nieuwe teamleden zodat ze de software kunnen leren kennen
• Expert verandermanagement: Ontwikkelt strategieën om weerstand tegen verandering aan te pakken en te zorgen voor eensoepele overgang naar het nieuwe systeem *Leidraad communicatie: Creëert eencommunicatieplan om elk teamlid op de hoogte te houden van de voortgang van het project en eventuele problemen aan te pakken

5. Stel communicatierichtlijnen op

In samenwerking met je team maak richtlijnen in je team charter voor communicatie om misverstanden te minimaliseren. Door deze factor proactief aan te pakken, kun je de vaart in het project houden in het geval van eventuele haperingen.

Houd rekening met een paar belangrijke elementen bij het opstellen van je communicatierichtlijnen:

• Voorkeur voor communicatiekanalen: Bespreek welke kanalen het beste werken voor je team, of dat nu e-mail, instant messaging of een projectmanagementplatform is. Je kunt bijvoorbeeld besluiten om e-mail te gebruiken voor formele updates en instant messaging voor snelle vragen of brainstormsessies.
• Vergaderingsschema's: Stel een regelmatig vergaderschema op om iedereen op het juiste spoor te houden en eventuele problemen aan te pakken. Dit kan een wekelijkse statusupdate zijn, een tweewekelijkse check-in of een maandelijkse voortgangsbeoordeling. Vergeet niet om ieders tijd te respecteren en vergaderingen gefocust en productief te houden.
• Verwachte reactietijden: Stel verwachtingen op voor reactietijden, rekening houdend met de urgentie van de zaak en de werkdruk van de teamleden. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat e-mails binnen 24 uur beantwoord moeten worden, terwijl chatberichten indien mogelijk binnen 2 uur beantwoord moeten worden.
• Informatie delen: Bepaal hoe en wanneer projectupdates,documentatieen andere middelen worden gedeeld onder de teamleden. Dit kan het opzetten van een gedeelde schijf, het gebruik van een projectmanagementtool of het versturen van regelmatige voortgangsrapporten inhouden.

6. Bepaal de besluitvormingsprocessen

Bespreek met je team de besluitvormingsprocessen die jullie gedurende het project zullen volgen en kom deze overeen. Het vastleggen van een duidelijk proces in het projecthandvest helpt niet alleen conflicten te voorkomen, maar zorgt er ook voor dat ieders stem wordt gehoord.

Neem deze factoren in overweging bij het bepalen van je besluitvormingsprocessen:

• Besluitvormingsmodel: Beslis over een model dat het beste werkt voor je team, zoals consensus, meerderheid van stemmen of een aangewezen beslisser. Je zou bijvoorbeeld kunnen kiezen voor consensus voor grote projectbeslissingen en een meerderheid van stemmen voor kleinere, minder kritieke keuzes.
• Escalatieproces: Schets een duidelijk escalatieproces voor als er meningsverschillen of blokkades ontstaan. Dit kan inhouden dat er een neutrale derde partij wordt ingeschakeld of dat de kwestie wordt geëscaleerd naar een besluitvormer op een hoger niveau binnen de organisatie.
• Vergaderstructuur:Een besluitvormingsstructuur opzetten vergaderingen die open discussie en efficiënte besluitvorming stimuleren. Dit kan inhouden dat er een agenda wordt opgesteld, dat er een facilitator wordt aangewezen en dat er een proces wordt gecreëerd voor het vastleggen en volgen van beslissingen.
• Inclusiviteit en participatie: Moedig alle teamleden aan om actief deel te nemen aan debesluitvormingsprocesen zorg ervoor dat verschillende perspectieven worden overwogen. Dit kan betekenen dat je de inbreng vraagt van stillere teamleden of dat je een anoniem feedbackkanaal creëert.

7. Creëer en documenteer strategieën voor conflictoplossing

Als u een plan hebt, kunt u gemakkelijker door moeilijke situaties navigeren en een positieve teamdynamiek behouden - een belangrijk onderdeel van projectsucces.

Prioriteiten instellen in ClickUp om beter te onderscheiden wat nu moet worden gedaan en wat kan wachten

Begin met het bespreken van veelvoorkomende soorten conflicten die zich in het project kunnen voordoen. Onenigheid over projectprioriteiten verschillende meningen over de aanpak van een taak of botsende communicatiestijlen zijn slechts enkele voorbeelden. Onderzoek vervolgens mogelijke oplossingen en strategieën om deze conflicten aan te pakken.

Je kunt bijvoorbeeld afspreken om actief luisteren en open communicatie te gebruiken als eerste stap in het oplossen van conflicten. Moedig teamleden aan om hun gevoelens en meningen openlijk te uiten, terwijl ze ook ontvankelijk zijn voor de perspectieven van anderen.

Een andere strategie kan bestaan uit het inzetten van een neutrale bemiddelaar, binnen het team of van een externe partij, om discussies te vergemakkelijken en het team te begeleiden naar een voor beide partijen aanvaardbare oplossing. De rol van de bemiddelaar is ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord en een eerlijke en evenwichtige besluitvorming te bevorderen.

Zorg ervoor dat u uw strategieën voor conflictoplossing documenteert in het teamhandvest, zodat iedereen op de hoogte is van de afgesproken aanpak voor het omgaan met conflicten.

8. Stel prestatiemaatstaven en evaluatiecriteria op

Maak in nauwe samenwerking met uw team afspraken over de maatstaven die zullen worden gebruikt om de vooruitgang te meten en de prestaties te evalueren. 📈

Begin met het bekijken van het doel en de doelstellingen van je project en identificeer vervolgens de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) die met deze doelstellingen overeenkomen. Bijvoorbeeld, als een van je projectdoelen is om de klanttevredenheid te verbeteren, zou je kunnen kiezen voor statistieken zoals klantwaarderingen, Net Promoter Score of het aantal supporttickets dat binnen een bepaalde tijd wordt opgelost.

Als je eenmaal je KPI's hebt vastgesteld, bespreek dan met je team hoe je de voortgang gaat bijhouden en meten. Je zou kunnen besluiten om een projectmanagementtool met traceermogelijkheden zoals ClickUp of maak een aangepast dashboard dat de belangrijkste statistieken weergeeft.

Taken, middelen en projectvoortgang volgen en bewaken in de ClickUp Dashboard-weergave

Denk eraan, zichtbaarheid is essentieel - zorg ervoor dat iedereen in het team toegang heeft tot deze informatie en begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan het totale project.

Stel ten slotte regelmatige intervallen in voor het beoordelen van de prestaties van uw team, zoals maandelijkse of driemaandelijkse evaluaties. Zo kun je de voortgang op de voet volgen, waar nodig bijsturen en de prestaties van je team vieren.

Voorbeeld Team Charter

Om de concepten die we hebben besproken te illustreren, laten we eens kijken naar een hypothetisch voorbeeld van een team charter voor een website design team.

• Doel van het team: Verbeteren van de gebruikerservaring en verhogen van de online verkoop door het herontwerpen van de website.
• Doelstellingen: Verhoog het conversiepercentage van de website met 15% en verlaag het bouncepercentage met 10% binnen drie maanden.
• Teamleden en rollen
  • Projectmanager: Houdt toezicht op projecten en coördineert teaminspanningen
  • Webontwerper: Maakt de visuele ontwerpen en lay-out van de website
  • Webontwikkelaar: Implementeert de ontwerpen en functionaliteit van de website
  • Tekstschrijver: Ontwikkelt aansprekende teksten voor elke website
  • UX Specialist: Voert gebruikerstesten uit en geeft aanbevelingen om de gebruikerservaring te optimaliseren.
• Richtlijnen voor vergaderingen: Wekelijkse videovergaderingen, dagelijkse updates via Slack en e-mail voor niet-urgente communicatie.
  Besluitvormingsprocessen: Beslissingen worden genomen op basis van consensus, waarbij de projectmanager het laatste woord heeft in geval van onenigheid.
  Strategieën om conflicten op te lossen: Open communicatie, actief luisteren en bemiddeling indien nodig.
  Prestatiecijfers: Conversiepercentage van de website, bouncepercentage en tevredenheidsscores van gebruikers na de lancering.

Tips voor het implementeren en onderhouden van een teamhandvest

Als je eenmaal een team charter hebt opgesteld, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het een levend document blijft dat je team begeleidt tijdens het project. Hier zijn een paar tips om je daarbij te helpen:

1. Zorg voor buy-in van teamleden: Zorg ervoor dat iedereen in het team de team charter begrijpt en ondersteunt. Moedig een open dialoog aan en ga in op eventuele zorgen of vragen.
2. Regelmatig herzien en bijwerken van het handvest: Naarmate het project vordert, is het belangrijk om het handvest regelmatig te herzien om ervoor te zorgen dat het relevant blijft. Werk het document zo nodig bij om wijzigingen in de reikwijdte, doelstellingen of teamsamenstelling van het project te weerspiegelen.
3. Refereer je teamcharters: Moedig je team aan om naar het charter te verwijzen tijdens het project, vooral op momenten van onzekerheid of onenigheid. Dit zal helpen om op één lijn te blijven met de doelstellingen van het project en ervoor te zorgen dat iedereen effectief samenwerkt.
4. Stimuleer vrije communicatie en feedback: Zorg voor een cultuur van open communicatie binnen je team, waarbij de leden zich op hun gemak voelen om hun gedachten en zorgen over het project te delen. Dit helpt niet alleen om eventuele problemen aan te pakken, maar creëert ook een omgeving van vertrouwen en samenwerking.

Maak een effectief teamhandvest met ClickUp

Het ontwikkelen van een effectief teamhandvest is een cruciale stap in het verzekeren van het succes van uw team. Door een duidelijk stappenplan dat rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen schetst, verbetert een goed opgesteld teamhandvest de communicatie, samenwerking en projectresultaten aanzienlijk.

Gebruik ClickUp Docs om een uitgebreide team charter te maken of bouw een team charter bord in Whiteboards voor een meer visuele weergave of tijdlijn. Laat ClickUp u begeleiden bij het maken van uw eigen team charter en wees getuige van de positieve impact die het heeft op de prestaties van uw team en het algehele projectsucces.