Achter elke goed presterende leidinggevende schuilt een solide bemanning, die hen laat focussen op de 20% van de Taken die 80% van de impact uitmaken.
Executive assistants (EA's) en chiefs of staff (CoS) vormen de frontlinie van deze crew. Het zijn twee krachtige rollen die ervoor zorgen dat werkplekken blijven draaien als geoliede machines.
Maar wat zijn de sleutel verschillen tussen deze rollen, en welke heeft uw organisatie nodig?
We zullen deze vragen onderzoeken en inzicht geven in deze rollen bij ClickUp, zodat je een evenwichtige beslissing kunt nemen bij het evalueren van de posities van executive assistant en chief of staff voor jouw team.
Wat is een Stafchef?
Een Stafchef is een betrouwbare strategische partner voor senior leiderschap, vaak gezien als de "rechterhand" van C-suite executives zoals de CEO, CFO en COO. Deze rol gaat verder dan het traditionele ondersteunen en richt zich op besluitvorming op hoog niveau, projectmanagement en afstemming tussen afdelingen.
Het belang van de rol
Wist u dat de rol van Stafchef wortels heeft die teruggaan tot militaire strategie en regeringsoperaties? De reden hiervoor is dat een hooggeplaatste generaal op het slagveld, omringd door chaos, meestal iemand nodig had die de werkstroom van informatie in goede banen leidde, prioriteiten stelde en ervoor zorgde dat alle bewegende delen op hun plaats zaten.
In de moderne tijd is de rol geëvolueerd vanuit de politieke arena, het meest bekend in plaatsen zoals het Witte Huis, waar de Stafchef de contactpersoon van de president werd.
Spoel nu door naar vandaag en de Stafchef is net zo essentieel voor hun strategische visie in de bedrijfswereld.
leuk weetje
De meeste stafchefs (25,7%) werken in de technologie - veel meer dan in andere velden. Bankieren en investeren volgen met 17,6%, wat wijst op een behoefte aan mensen die grote organisaties kunnen synchroniseren.
via Stafchef Netwerk Dit vertelt ons iets belangrijks over de rol: Stafchefs gedijen goed in snel veranderende omgevingen waar CEO's iemand nodig hebben die helpt visie om te zetten in actie en tegelijkertijd optreedt als de vertrouwde gevolmachtigde van de uitvoerende macht.
Wat is een Executive Assistant?
Een Executive Assistant is een meester in logistiek en tijdsbeheer en ondersteunt leidinggevenden op administratief vlak. Hun verantwoordelijkheden omvatten het beheren van planningen, het afhandelen van communicatie en het opvullen van de leemte in het projectmanagement voor soepele dagelijkse activiteiten .
Het belang van de rol
leuk weetje
De rol van Executive Assistant (EA) ontstond in het begin van de 20e eeuw na de Industriële Revolutie, toen bedrijven groter werden. Het evolueerde van eenvoudig administratief werk en administratieve Taken naar zeer gespecialiseerde posities die onder andere logistiek overzagen en als poortwachters voor communicatie fungeerden.
Tegenwoordig zijn EA's essentieel voor de dagelijkse functie, het beheren van complexe planningen en het omgaan met gevoelige informatie. Hoewel ze meestal niet verantwoordelijk zijn voor bredere strategische plannen, creëren ze bandbreedte zodat leidinggevenden zich kunnen concentreren op verantwoordelijkheden op een hoger niveau, waardoor ze onmisbaar zijn voor de algehele bedrijfsefficiëntie.
Rollen en verantwoordelijkheden
Hoewel zowel de Stafchef als de Executive Assistant vitale ondersteuning bieden aan executives, verschillen hun verantwoordelijkheden aanzienlijk in reikwijdte en focus.
Stafchef
Strategisch abonnement
Een stafchef is nauw betrokken bij de vorm van de toekomst van het bedrijf . Ze helpen bij het ontwikkelen en uitvoeren van strategieën op hoog niveau met het leadership team. Dit kan omvatten:
- Het ontwikkelen van en toezicht houden op de implementatie van bedrijfsbrede initiatieven
- Leiding geven aan jaarlijkse sessies voor planning en driemaandelijkse strategie-evaluaties
- Vertalen van de visie van de leidinggevende in uitvoerbare stappenplannen
Een voorbeeld: een stafchef werkt samen met een CEO tijdens een bedrijfsfusie, beheert complexe logistiek en stemt verschillende teams op elkaar af om een naadloze overgang te bewerkstelligen.
Coördinatie tussen afdelingen
Als brug tussen afdelingen lost de CoS cross-functionele uitdagingen en knelpunten op, helpt silo's te voorkomen en zorgt ervoor dat elke afdeling werkt aan gemeenschappelijke doelen.
Beleidsondersteuning op hoog niveau
Stafchefs fungeren vaak als betrouwbare adviseurs die inzichten en analyses bieden om leidinggevenden te helpen weloverwogen beslissingen te nemen. Ze wonen vergaderingen op hoog niveau bij, synthetiseren informatie en presenteren gegevensgestuurde, bruikbare aanbevelingen aan het leiderschap.
Hoewel elke rol anders is, vallen de kerntaken van een Stafchef in het algemeen in drie categorieën uiteen, die elk de Stafchef in staat stellen om op unieke wijze de effectiviteit van de organisatie te vergroten: 1. proces: Beoordeel, herontwerp en beheer de sleutel bedrijfsprocessen 2. _Mensen: Neem de Pulse van interne teams en pak problemen aan of geef advies 3. portfolio: Eigenaar zijn van een portfolio van projecten die de business vooruithelpen. 3
Paul Cohen, stafchef bij One Medical
Executive Assistant
Administratieve ondersteuning
De Executive Assistant houdt zich bezig met alles van het voorbereiden van documenten en archiveringssystemen tot het regelen van reizen. Hun rol is essentieel om de agenda van de executive georganiseerd en gratis te houden.
Ook lezen: Beste AI-tools voor executive assistants
Planning en tijdbeheer
Een sleutelverantwoordelijkheid voor EA's is ervoor zorgen dat de tijd van hun executive zo goed mogelijk wordt gebruikt. Ze kunnen bijvoorbeeld vergaderingen herschikken om ononderbroken concentratietijd te creëren of prioriteit geven aan dringende zaken die onmiddellijke aandacht vereisen.
Een Executive Assistant maakt het verschil door de tijd van de executive te maximaliseren, de communicatie te verbeteren en taken te organiseren, wat de efficiëntie verhoogt en het hele team helpt om gefocust te blijven. We anticiperen op de behoeften, lossen problemen proactief op en bouwen sterke relaties op, waardoor het werk voor iedereen vlotter verloopt. Daarnaast ondersteunen we een gezonde balans tussen werk en privéleven, (proberen we) we stress voor de leidinggevende te verminderen en dragen we bij aan een positieve, op samenwerking gerichte teamcultuur
Faye Encarnacion Bautista, Executive Assistant bij ClickUp
Communicatie en correspondentie
EA's beheren vaak interne en externe belanghebbenden in naam van de executive. Of het nu gaat om het opstellen van e-mails, het veldwerk van telefoontjes of het organiseren van briefings, ze zorgen ervoor dat belangrijke boodschappen duidelijk en op tijd worden overgebracht.
zie het op deze manier: Terwijl de Stafchef zich concentreert op "wat er komen gaat" voor de organisatie, werkt de Executive Assistant om ervoor te zorgen dat "wat er nu is" soepel verloopt. Samen vormen ze een krachtig ondersteuningssysteem dat uitvoerende leiders in staat stelt om op hun hoogst mogelijke niveau te werken.
Vaardigheden en kwalificaties
Essentiële vaardigheden voor een Stafchef
Een stafchef moet een strategisch denker zijn met sterke leiderschapscapaciteiten.
Hij of zij moet het grotere geheel zien, anticiperen op uitdagingen en abonnementen ontwikkelen om deze aan te pakken:
- Probleemoplossend vermogen op hoog niveau
- Politiek inzicht en uitstekend beheer van belanghebbenden
- Expertise op het gebied van projectmanagement op het niveau van de onderneming
- Sterke analytische en gegevensinterpretatievaardigheden
- Leiderschapscapaciteiten om te beïnvloeden zonder directe autoriteit
- Uitstekende cross-functionele communicatie
Gewoonlijk heeft een Stafchef een MBA of relevante master's degree, met 8-10 jaar voortschrijdende zakelijke ervaring. Salarissen bereiken van $160.000 tot $390.000 jaarlijks in de V.S., met extra bonussen op hogere niveaus.
Essentiële vaardigheden voor een Executive Assistant
Als poortwachter voor hun executive moet een EA uitstekende organisatorische en interpersoonlijke vaardigheden hebben om interne en externe interacties te kunnen afhandelen. Ze zorgen ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de leidinggevende op het juiste moment.
De meest succesvolle EA's beschikken ook over:
- Uitstekende capaciteiten om met tijd om te gaan, inclusief de capaciteit om te multitasken en prioriteiten te stellen
- Geavanceerde vaardigheid in zakelijke communicatie
- Discretie en beoordelingsvermogen bij het omgaan met vertrouwelijke informatie
- Aandacht voor detail
- Bekwaamheid in moderneproductiviteitsmiddelen en -technologie voor EA's Executive Assistants hebben meestal een bachelordiploma in bedrijfskunde of een aanverwant veld, met 3-5 jaar ervaring in het ondersteunen van senior executives. Het bereik van salarissen voor senior executive assistants ligt meestal tussen $60.000 tot $110.000 in de VS, afhankelijk van locatie en ervaringsniveau.
Dagelijkse werkzaamheden
Heb je je ooit afgevraagd wat er echt achter de schermen gebeurt als leidinggevenden overal tegelijk beslissingen lijken te nemen en initiatieven lijken aan te sturen?
Laten we eens een typische dag voor beide rollen bij ClickUp-voor u uit de doeken doen. Het zal u verbazen hoe verschillend ze eruit zien!
Een dag uit het leven van een stafchef
Een typische dag voor een stafchef kan sterk variëren.
Neem bijvoorbeeld Arjun Nasker, stafchef van de COO bij ClickUp.
Hij begint zijn werkdag het liefst met het controleren van zijn berichten en het bekijken van de status van lopende projecten. Halverwege de ochtend reserveert hij werk dat strategisch denken of analyse vereist. Vergaderingen en team check-ins vinden rond het middaguur plaats, terwijl de middagen meestal gewijd zijn aan 1:1s. Zijn dag eindigt met het bekijken en wissen van zijn notificaties.
Voor Mandy Mekhail, stafchef voor de functie People bij ClickUp, ziet dit er iets anders uit.
- 's Ochtends (08:00-10:00): E-mails en berichten doornemen om prioriteiten te stellen voor Taken. Controleer ClickUp voor updates over lopende projecten en taken. Stel de agenda voor de dag op en bereid vergaderingen voor
- Mid-morning (10:00-12:00): Vergaderingen met het executive team en de afdelingshoofden. Bespreek strategische initiatieven, bespreek eventuele blokkades en stem prioriteiten op elkaar af
- Middag (13:00-15:00): Projectmanagement en uitvoering - afstemmen met verschillende teams, ervoor zorgen dat projecten op schema liggen en de functies van ClickUp-taakbeheer gebruiken om statussen en deadlines bij te werken
- Laat in de middag (15:00-17:00): Strategische abonnementen en analyses, rapporten bekijken, gegevens analyseren en de Dashboards van ClickUp gebruiken om de sleutelgegevens en prestatie-indicatoren te visualiseren
- Avond (17:00-18:00): Evalueer de resultaten van de dag en maak een abonnement voor de volgende dag. Ervoor zorgen dat alle Taken en projecten in ClickUp worden bijgewerkt en alle hangende items worden aangetekend voor follow-up.
Ze gaat verder met verduidelijken:
Er is geen typische dag als stafchef - je bent voortdurend bezig met de meest kritieke behoeften die naar voren komen. Als je niet oppast, kan dit er vaak voor zorgen dat je alleen maar reactief bent in plaats van proactief. Het geheim van succes als een CoS is je week van tevoren structureren om te begrijpen wat de kritieke proactieve taken of projecten zijn die je moet controleren of waarop je actie moet ondernemen, ongeacht de branden die die week ontstaan. De timing van de proactieve items kan veranderen, maar dat geldt niet voor de deliverables
Mandy Mekhail, Stafchef Mensen bij ClickUp
Een dag uit het leven van een Executive Assistant
De ochtend van de EA begint vaak vroeg om de dag voor te bereiden. Ze controleren dringende e-mails en organiseren de agenda van de executive terwijl ze ruimte maken voor het beheren van spontane verzoeken voor vergaderingen en het reorganiseren van afspraken om last-minute wijzigingen op te vangen.
Ze kunnen gebeurtenissen, reisroutes, budgetten en uitgaven coördineren terwijl ze tegelijkertijd de hele dag binnenkomende communicatie beheren.
Faye deelt een overzicht van haar vele verantwoordelijkheden als EA bij ClickUp.
Ochtendroutine:
- E-mails en kalender controleren:
- De inbox controleren op dringende berichten
- De kalender van de leidinggevende bijwerken met nieuwe afspraken of vergaderingen
- Herinneringen voor de vergaderingen van de dag naar alle deelnemers sturen
- De dagelijkse briefing voorbereiden:
- Stel een lijst samen met sleutelpunten voor de aandacht van de leidinggevende, inclusief hoogtepunten in de planning, belangrijke e-mails en deadlines
- Vergaderingen voorbereiden:
- Bevestigen dat vergaderzalen geboekt en ingesteld zijn voor de vergaderingen van die dag
- Ervoor zorgen dat alle benodigde materialen en apparatuur zijn voorbereid
Gedurende de dag:
- Communicatiebeheer:
- Telefoongesprekken beantwoorden en berichten aannemen
- Correspondentie beheren, e-mails en brieven opstellen namens de leidinggevende
- Roosterbeheer:
- Afspraken coördineren, indien nodig verzetten, en de kalender van de leidinggevende bijwerken onmiddellijk
- Indien nodig reisroutes en accommodaties regelen
- Documentverwerking:
- Voorbereiden en bewerken van documenten, rapporten en presentaties
- Bestanden en dossiers organiseren en bijhouden in overeenstemming met het bedrijfsbeleid
- Ondersteuning bij projecten:
- Assisteren bij projectmanagement taken zoals toegewezen
- Project tijdlijnen opvolgen en updates doorgeven aan de leidinggevende
Middagroutine
- Lunchafspraken
- Coördineren van lunch vergaderingen of bestellen van lunch voor de leidinggevende zoals vereist
- Uitgaven rapportages
- Onkosten bijhouden en afstemmen, rapporten ter goedkeuring indienen
- Plannen van gebeurtenissen (indien nodig of binnen een bepaalde periode)
- Assisteren bij het plannen van gebeurtenissen, engagements of conferenties binnen het bedrijf
- Intern contact
- Optreden als contactpersoon tussen de leidinggevende en andere leden van het personeel
- Richtlijnen, instructies en opdrachten van de leidinggevende doorgeven
Einde van de dag
- Afronding van de dag
- De resultaten van de dag en onafgemaakte taken doornemen
- Brief voorbereiden voor de agenda van de volgende dag
- Eindcontrole e-mail
- Ervoor zorgen dat alle belangrijke e-mails zijn behandeld
- Markeer belangrijke items voor de volgende dag
- Bereid de leidinggevende voor op de volgende dag
- Bespreek de planning voor de volgende dag en de benodigde voorbereidingen
- Geef materiaal of documenten ter beoordeling
Ook lezen: Projectmanagementstrategieën voor executive assistants
Het gebruik van technologie in beide rollen
Zowel de CvD als de EA vertrouwen in grote mate op technologie om hun dagelijkse activiteiten te stroomlijnen, en dit is waar tools voor productiviteit en projectmanagement zoals ClickUp in het spel komen.
ClickUp biedt een gecentraliseerd platform voor het beheer van uitvoerende kalenders, het bijhouden van sleutelresultaten voor projecten en functies en het automatiseren van terugkerende administratieve taken.
Taakbeheer met ClickUp-taak
Stafchefs beheren vaak complexe projecten met meerdere teams.
Met behulp van Taakbeheer functies van ClickUp kunnen ze taken toewijzen, deadlines instellen en de voortgang tussen afdelingen bijhouden.
Maak, wijs toe, beheer en bijhoud de voortgang van grote of kleine projecten met de functies van ClickUp-taakbeheer
Wanneer de CoS bijvoorbeeld een bedrijfsbreed initiatief coördineert, zoals een strategische revisie, kan hij ClickUp gebruiken om het project op te splitsen in uitvoerbare taken en subtaakjes en ervoor zorgen dat elk team zijn doelen bereikt.
Planning met de weergaven ClickUp's kalender en Gantt Grafiek
Aangezien het een van mijn kernverantwoordelijkheden in ClickUp is om ervoor te zorgen dat de kalenders van onze teams gesynchroniseerd zijn, controleer ik gewoonlijk de kalenders die aan mij zijn toegewezen om ervoor te zorgen dat vergaderingen elkaar niet overlappen of dat onvoorziene omstandigheden die voortvloeien uit recente ontwikkelingen zo snel mogelijk kunnen worden aangepakt
Emmanuel James Celis, Executive Assistant, Technology, bij ClickUp
Planning is een cruciaal onderdeel van de rol van een EA, en Weergave van de kalender van ClickUp en Gantt Chart View bieden een weergave in vogelvlucht van vergaderingen, deadlines van projecten en toewijzingen van leidinggevenden.
Met het extra voordeel van aanpasbare sjablonen, zoals ClickUp's sjabloon voor het blokkeren van schema's kunnen EA's de dagen van hun managers efficiënter inplannen.
Dit sjabloon helpt hen specifieke periodes toe te wijzen voor vergaderingen, diepgaand werk en pauzes, zodat aan de prioriteiten wordt voldaan en downtime wordt ingebouwd. Door elk blok visueel in kaart te brengen en de voltooiing bij te houden met behulp van Aangepaste Taak Statussen in ClickUp-taak assistenten kunnen:
- De werklast van de leidinggevende beter in evenwicht brengen
- Onderbrekingen minimaliseren
- Een meer gestructureerde, productieve dag creëren die is afgestemd op hun doelen en energieniveaus
Communicatie met ClickUp Docs en chatten
Beide rollen zijn gebaat bij een soepele communicatie.
Mandy zweert bij De functie Documenten van ClickUp om aantekeningen te maken en items bij te houden tijdens haar vergaderingen met uitvoerende teams.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-11.gif ClickUp Documenten /%img/
ClickUp Docs koppelen aan uw werkstromen - vergaderingen aantekeningen vastleggen en deze omzetten in traceerbare taken - en nog veel meer
En Arjun vertrouwt aanzienlijk op ClickUp chatten . ClickUp Chat brengt werk en gesprekken samen op één platform, zodat u niet meer hoeft te schakelen tussen meerdere tools om dingen Klaar te krijgen.
Gebruik ClickUp Chat voor contextuele realtime gesprekken - vermeld teamleden in realtime, wijs opmerkingen toe voor snelle follow-ups en geef direct feedback ClickUp's toegewezen opmerkingen en @mention functies stellen de CoS en EA in staat om real-time updates te geven aan hun teams en leidinggevenden binnen de thread discussies binnen een ClickUp-taak, waardoor alle context gecentraliseerd blijft.
Of het nu gaat om het taggen van het hoofd marketing over een projectupdate of het markeren van een dringende klacht van een klant voor de CEO, deze functies zorgen ervoor dat er niets tussen wal en schip valt.
Kennisbeheer met ClickUp Brain en Connected Search ClickUp Brein is ClickUp's eigen
AI assistent die vragen in natuurlijke taal over uw ClickUp-content begrijpt, rapportages genereert en helpt bij het samenvatten en analyseren van werkruimtegegevens. CoS en EA's kunnen er gesprekken mee voeren en krijgen direct relevante antwoorden.
Met ClickUp Brain krijgt u direct antwoorden op query's, statusupdates van taken, herinneringen aan deadlines, aantekeningen samenvatten en meer ClickUp's verbonden zoeken biedt een uniforme zoekfunctie, waarmee teams informatie kunnen vinden in Taken, Documenten, Commentaar en Bijlagen binnen ClickUp en in verbonden externe apps zoals Google Drive, Slack en meer.
Samen helpen deze tools EA's en CoS om snel relevante informatie te vinden en de kennis van de organisatie te verbeteren.
Ik leef absoluut in ClickUp en maak gebruik van onze Inbox, Lijsten en Herinneringen om ervoor te zorgen dat ik op de hoogte blijf van de "need-to-know" en "need-to-action". Soms, in de grote schaal van dingen, kunnen sommige details worden gemist en de tools waarop ik meestal leun zijn ClickUp Brain en onze functie Connected Search. Dit bespaart me veel tijd door alle beschikbare bronnen door te spitten of elk commentaar bij een Taak te lezen. Door gebruik te maken van onze ingebouwde AI kan het nuttige samenvattingen voor je genereren, wat tijd bespaart en de productiviteit verhoogt._
Emmanuel James Celis, Executive Assistant, Technology, bij ClickUp
Carrièrepad en doorgroeimogelijkheden
De carrièrepaden voor Stafchefs en Executive Assistants bieden fascinerende paden naar leiderschap en specialisatie. Het zal je verbazen hoe deze rollen kunnen evolueren en elkaar kunnen kruisen.
Loopbaanverloop Stafchefs
McKinsey's analyse van openbaar beschikbare gegevens over 250 stafchefs bleek dat tweederde werd gepromoveerd, terwijl 18% hun ervaring gebruikte om een zijwaartse stap te zetten.
via netwerk stafchefs
De meeste Stafchefs blijven meestal 2,3 jaar in de rol van Stafchef en gebruiken deze als springplank naar uitvoerende posities zoals COO, CFO en CEO.
Veel CoS starten ook hun eigen bedrijf, gewapend met onschatbare inzichten in leidinggevend leiderschap.
Carrière-evolutie Executive Assistant
Moderne EA's doorbreken de traditionele paden en creëren verschillende carrièrepaden op basis van hun uitgebreide kennis van de business. Mogelijke trajecten zijn onder andere:
- Junior EA → Senior EA → Executive Business Partner → Operations Director
- Specialisatie bijhouden: Stafchef, Projectmanagement of Operationeel leiderschap
- Velen worden veelgevraagde EA-consultants of -trainers
Carrièregroei ontsluiten en bijhouden met ClickUp
Moderne loopbaanontwikkeling vereist moderne tools. Hier ziet u hoe professionals in beide rollen ClickUp gebruiken om vooruit te komen:
- Maak dashboards voor persoonlijke ontwikkeling om sleutelprojecten en overwinningen bij te houden
- ClickUp Docs gebruiken om een dynamisch portfolio van prestaties bij te houden
- Stel mijlpalen in uw carrière in en volg ze op met deClickUp Doelen functie of gebruik aanpasbare sjablonen zoals deClickUp sjabloon voor het instellen van carrièredoelenideaal voor het uitstippelen van een stappenplan voor promoties, het opbouwen van vaardigheden of rolspecifieke prestaties
Stel ambitieuze carrièredoelen, breek ze op in een beheersbaar actieplan en houd uw voortgang bij met ClickUp Goals
De sleutel tot vooruitgang in beide rollen is voortdurend leren, strategisch denken en duidelijke documentatie van je impact. Met de juiste instelling en hulpmiddelen bieden beide paden opmerkelijke groeimogelijkheden.
Casestudie: De kloof overbruggen van EA naar stafchef
De overgang van EA naar stafchef komt steeds vaker voor, vooral in technologiebedrijven.
Waarom? EA's beschikken over onschatbare institutionele kennis en relaties die hen uniek gekwalificeerd maken voor strategische rollen.
Ann Hiatt's reis van Executive Assistant bij Amazon naar de Chief of Staff bij Google ✈️
Hiatt studeerde in 2002 af aan de Universiteit van Washington met een dubbele graad in International Studies en Scandinavische Studies. Na een slopend sollicitatieproces van negen maanden in het tijdperk na de crash van de dot-com kreeg ze een positie als Executive Business Partner van CEO Jeff Bezos bij Amazon.
Bij Amazon blonk ze uit in het beheren van logistiek, het coördineren van cross-functionele teams en het voorbereiden van publieke communicatie, terwijl ze onschatbare inzichten kreeg in Bezos' leiderschapsstijl en operationele strategieën. Deze inzichten zouden van onschatbare waarde blijken in haar toekomstige rollen.
Na drie jaar bij Amazon maakte ze de overstap naar Google, waar ze aanvankelijk werkte onder Marissa Mayer. Haar rol bestond uit het beheren van cycli voor productlanceringen en het ondersteunen van een internationaal ondersteund team. Haar prestaties trokken de aandacht van Eric Schmidt, de toenmalige CEO van Google, die haar aanwierf als stafchef.
Als allereerste stafchef van Google bedacht ze het raamwerk van de rol, dat sindsdien een gouden standaard is geworden in verschillende industrieën. Ze beheerde Schmidt's interne en externe communicatie, strategische abonnementen en initiatieven op het gebied van openbaar beleid. Haar innovatieve aanpak operationaliseerde het "moonshot-denken" en stelde nieuwe normen vast voor ondersteunende rollen binnen techbedrijven.
Na haar vertrek bij Google in 2018 blijft Hiatt het technologielandschap beïnvloeden via haar bestseller Bet On Yourself, waarin ze inzichten deelt uit haar ervaringen met Bezos en Schmidt. Ze overlegt nu met CEO's wereldwijd over leiderschapsuitdagingen en innovatiestrategieën, en pleiten voor ambitieuze loopbaantrajecten.
De invloed van CoS en EA's op organisatorisch succes
Wanneer leidinggevenden opmerkelijke resultaten behalen, is het vaak de naadloze ondersteuning van hun stafchef en Executive Assistant die dit mogelijk maakt. Laten we eens onderzoeken hoe deze rollen de uitmuntendheid van de organisatie stimuleren.
De strategische impact van de Stafchef
De Stafchef werkt als de CEO (of andere directieleden van de C-suite) als strategische krachtvermeerderaar. Als vertrouwde gevolmachtigde:
- Orkestreren complexe beleidsimplementatie in business units
- Creëren ze feedbacklussen om de effectiviteit van het beleid te meten en iteraties aan te sturen
- Handelen als een vroeg waarschuwingssysteem voor wrijvingspunten
- Culturele nuances en ongeschreven machtsdynamieken ontcijferen
- Bemiddelen in oplossingen voor gevoelige cross-functionele uitdagingen voordat ze escaleren
- De leidinggevende behoeden voor onnodige politieke turbulentie terwijl kritieke problemen aan het licht komen
De meest effectieve stafchefs begrijpen dat hun macht voortvloeit uit het versterken van de impact van hun hoofdsom.
Operationele uitmuntendheid door Executive Assistants
Executive Assistants dragen direct bij aan het resultaat door leidinggevenden ten minste het volgende te besparen acht uur per week, wat neerkomt op 46 dagen herstelde uitvoerende tijd per jaar.
Ze fungeren als een missiekritisch operationeel zenuwcentrum dat de effectiviteit van leiderschap versterkt. Ze:
- Transformeren chaotische eisen in gestructureerde prioriteiten
- Ontwerpen en verdedigen leiderschapsfocus voor maximale organisatorische impact
- Filteren informatie op intelligente wijze om hun leidinggevenden te helpen betere beslissingen te nemen
- Zorgen ervoor dat belangrijke deliverables nauwkeurig en doelgericht worden uitgevoerd
- Functie als geavanceerde communicatie hub, triaging en routing van kritieke informatie
- Het organisatorische geheugen en de context van projecten en initiatieven in stand houden
- Met diplomatie en discretie door delicate interpersoonlijke dynamieken navigeren
ClickUp inzetten voor maximale impact
Moderne Stafchefs en Executive Assistants vertrouwen op ClickUp's Dashboards en Teams functies om de samenwerking tussen teams en de strategische afstemming te verbeteren.
De aanpasbare dashboards dienen als commandocentra waar ze meerdere werkstromen, prioriteiten van teams en initiatieven van leidinggevenden in realtime kunnen volgen. Door strategische en operationele statistieken, statussen van projecten en teamactiviteiten in één visuele interface te consolideren, behouden ze een uitgebreid overzicht van de voortgang van de organisatie.
Krijg een overzicht van strategische en operationele statistieken, statussen van projecten en teamactiviteiten in één visuele interface met ClickUp Dashboards
Op dezelfde manier stellen ClickUp Goals hen in staat om doelen op hoog niveau op te splitsen in meetbare doelen en traceerbare mijlpalen. Zo kunnen ze op een effectieve manier de prioriteiten van de leidinggevenden door de hele organisatie verspreiden, terwijl de voortgang duidelijk zichtbaar blijft. Ze kunnen snel knelpunten identificeren, middelen opnieuw toewijzen en ervoor zorgen dat teams gefocust blijven op strategische prioriteiten.
En het beste? Met gedeelde dashboards krijgen teams inzicht in onderlinge afhankelijkheden en deadlines, terwijl geautomatiseerde automatisering van de voortgang vergaderingen over status updates overbodig maakt, waardoor een efficiëntere samenwerking tussen afdelingen mogelijk wordt. Hierdoor voelt samenwerking natuurlijker en minder als een klus.
Uitdagingen en oplossingen
Zelfs de meest ervaren professionals in deze rollen worden geconfronteerd met unieke obstakels.
Laten we eens kijken welke dat zijn en hoe we ze kunnen overwinnen, gewapend met tips van EA's en CoS bij ClickUp.
Uitdagingen en oplossingen voor stafchefs
Navigeren door autoriteit zonder directe rapportage
Een van de grootste problemen voor een chef-staf? Ze moeten vaak dingen Klaar krijgen in verschillende afdelingen zonder direct gezag te hebben.
Zoals Arjun het uit eigen ervaring zegt:
Het handhaven van OKR's en prioriteiten voor het hele team is een uitdaging. Niet alleen mijn team, maar ook andere teams hebben prioriteiten die we in de juiste richting moeten bijhouden
Arjun Nasker, stafchef van de COO bij ClickUp
Op dat punt maakt een visuele samenwerkingstool het verschil. Met De Whiteboards van ClickUp en Documenten voor strategiesessies helpt om iedereen mee te krijgen en zorgt ervoor dat ze op dezelfde pagina zitten.
Concurrerende prioriteiten beheren
Als CoS heb je strategische projecten op lange termijn die moeten concurreren met die "moet-het- gisteren" verzoeken van leidinggevenden.
De oplossing? Het implementeren van duidelijke prioriteringssystemen. Niet alles wat belangrijk is hoeft meteen aandacht te krijgen. En niet alles wat meteen aandacht nodig heeft, is misschien belangrijk genoeg.
Gebruik ClickUp-taak prioriteiten om urgente, hoge, normale en lage prioriteiten items te markeren zodat iedereen precies weet wat eerst moet worden aangepakt.
Stel nauwkeurige prioriteitsniveaus in voor uw werk met ClickUp's Taakprioriteiten
Mensen managen en veranderingen doorvoeren
De menselijke kant is een andere interessante uitdaging.
Het implementeren van nieuwe strategieën en het doorvoeren van veranderingen kan op weerstand stuiten. Ik pak dit aan door een cultuur van samenwerking te stimuleren en gebruik te maken van gegevens uit ClickUp Dashboards, Workday en andere bronnen om de voordelen van voorgestelde veranderingen aan te tonen
Mandy Mekhail, Chief of Staff, People, bij ClickUp
Arjun voegt toe:
Mijn team wordt steeds groter en ik vertrouw erop dat ze autonoom werken. Ik vertrouw op de samenvattingen van documenten, taken en chats in ClickUp AI om bij te praten
Arjun Nasker, stafchef van de COO bij ClickUp
Uitdagingen en oplossingen voor Executive Assistants
Overvloed aan informatie
Voor Executive Assistants is informatieoverbelasting een reëel probleem! Stelt u zich eens voor dat u elke dag een eindeloze stroom e-mails, verzoeken en uitnodigingen voor de kalender moet beheren.
Emmanuel deelt een praktisch perspectief op het gebruik van ClickUp Automatiseringen om druk werk af te handelen. U kunt if-then voorwaarden gebruiken om specifieke acties te triggeren (bijv. als de status van de taak verandert in 'Klaar', verander dan de toegewezen persoon in 'Klara') of aangepaste automatiseringsreeksen bouwen met behulp van commando's in natuurlijke taal via ClickUp Brain!
Productief en efficiënt blijven in mijn routine is een dagelijkse uitdaging en dit is waar automatiseringen en herinneringen van ClickUp zeer nuttig zijn! Door onze automatiseringen te bouwen, behoort handmatige inspanning tot het verleden en kunt u zich richten op het aanpakken van de 'waarom's' in plaats van tijd te besteden aan het uitzoeken van de 'wat's'
Emmanuel James Celis, Executive Assistant, Technology, bij ClickUp
Grenzen tussen werk en privé bewaren
De "always-on" aard van EA rollen kan bijzonder veeleisend zijn. Voor een beter evenwicht tussen werk en privéleven moet u duidelijke systemen en delegatieprotocollen instellen in ClickUp Docs, zodat alles gedocumenteerd en georganiseerd blijft.
Denk na:
- Antwoordsjablonen of AI-antwoorden voor veelvoorkomende verzoeken
- Gestandaardiseerde processen voor dringende zaken
- Duidelijke escalatieprocedures
Effectieve communicatie tussen teams
Faye geeft toe dat het een uitdaging kan zijn om ervoor te zorgen dat berichten, updates en instructies nauwkeurig worden gecommuniceerd tussen afdelingen, vooral met drukke agenda's.
Haar suggestie?
Zorg voor duidelijke communicatiekanalen en gebruik gecentraliseerde hulpmiddelen (zoals gedeelde documenten of Taakborden) om informatie toegankelijk en georganiseerd te houden. Regelmatige follow-ups en duidelijke samenvattingen in berichten helpen ervoor te zorgen dat iedereen updates en verantwoordelijkheden begrijpt._
Faye Encarnacion Bautista, Executive Assistant bij ClickUp
Emmanuel voegt toe:
Met de veelheid aan tools die we gebruiken om dingen voor elkaar te krijgen, kan effectieve communicatie een hele uitdaging zijn. Het mooie van ClickUp is dat toen we ClickUp-werkruimte bouwden en lanceerden, mijn werk nu in één enkele werkruimte kan leven en dat het delen van informatie steeds naadlozer verloopt!
Emmanuel James Celis, Executive Assistant, Technology, bij ClickUp
De juiste oplossing kiezen
Het onderscheid tussen de rollen van Stafchef en Executive Assistant gaat niet alleen over titels, maar ook over hoe elke positie op unieke wijze bijdraagt aan de uitmuntendheid van de organisatie.
De keuze tussen deze rollen hangt af van de specifieke behoeften van je organisatie:
- Voor grotere organisaties (zoals de onze) bieden beide rollen samen vaak de optimale ondersteuningsstructuur
- Strategische ondersteuning en coördinatie tussen afdelingen nodig? Dan is een stafchef misschien uw antwoord
- Op zoek naar operationele uitmuntendheid en naadloze dagelijkse uitvoering? Dan kan een Executive Assistant ideaal zijn
De juiste technologie kan de impact van deze cruciale rollen versterken, van het automatiseren van routinetaken tot het bijhouden van strategische initiatieven. Het uitgebreide pakket functies van ClickUp ondersteunt strategische abonnementen en dagelijkse werkzaamheden, waardoor het een ideaal platform is voor Stafchefs en Executive Assistants.
Waarom wachten tot u de meest geschikte persoon aanneemt? Probeer ClickUp vandaag nog uit en abonneer u op succes!