Als je werknemers vraagt waardoor ze beter werken, zeggen ze misschien vlakke hiërarchieën, ondersteunend management of zelfs de kantoorcultuur. Maar wat ze eigenlijk bedoelen is efficiënte communicatie.
Van vriendschappelijke interacties en teamwerk tot gereguleerde kanalen en formats - duidelijke communicatie zorgt ervoor dat ideeën en feedback effectief worden gedeeld, waardoor ieders werk gemakkelijker wordt en meer impact heeft.
Volgens Grammarly's De staat van zakelijke communicatie rapporteert dat 93% van de bedrijfsleiders gelooft dat hun vermogen om effectief te werken afhangt van de manier waarop mensen om hen heen communiceren.
Communicatie in een organisatie is formeel of informeel. Beide zijn belangrijk binnen contexten, maar het wordt gevaarlijk als mensen de twee door elkaar halen
In dit artikel bespreken we formele versus informele communicatie, leggen we uit wanneer je een van beide moet gebruiken en helpen we je om je algemene communicatievaardigheden binnen een organisatorische instelling te verbeteren.
Formele communicatie begrijpen
De meeste werkruimtes hebben officiële communicatieprotocollen die het imago en de cultuur van het bedrijf versterken en die bedoeld zijn om fouten en afleidingen in interacties tussen werknemers te verminderen.
Formele communicatie verwijst naar een gestructureerde manier om informatie uit te wisselen via officiële kanalen. Deze gesprekken worden gecontroleerd en kunnen worden gevolgd en volgen een vooraf bepaalde hiërarchie. E-mailketens, verzoeken om taken, videoconferenties, whitepapers, projectupdates en door het bedrijf gereguleerde chatten zijn enkele prominente voorbeelden.
Het is volledig praktisch en gericht op het formaliseren van communicatie om informatie te delen zoals het bedrijf dat wil.
Soorten formele communicatie
Afhankelijk van de manier waarop ideeën worden gedeeld, kan formele communicatie uit drie types bestaan:
- Verticaal: Formele communicatie vindt plaats tussen organisatieniveaus in een hiërarchische keten. Hogere leidinggevenden praten met hun ondergeschikten (top-down) en ondergeschikten delen ideeën met hun hogere leidinggevenden (bottom-up)
- Lateraal of horizontaal:* Als werknemers van verschillende afdelingen die op hetzelfde niveau werken met elkaar communiceren. Bijvoorbeeld: leden van teams voor productontwikkeling houden zich bezig metgezamenlijke communicatie met hun marketingcollega's om een productlancering te orkestreren
- Diagonaal of kruislings: Dit betekent dat werknemers van verschillende afdelingen die op verschillende niveaus werken diagonaal kunnen communiceren. Een voorbeeld is een productteamleider die met een vertegenwoordiger van de verkoopontwikkeling (SDR) praat om te bepalen welke functieaanvragen prioriteit moeten krijgen in de volgende Sprint
Kenmerken van formele communicatie
U kunt formele communicatie herkennen aan een aantal duidelijke kenmerken:
- Consistentie rond protocollen en professioneel vocabulaire
- Asynchroon en op goedkeuring gebaseerd karakter, waardoor het vaak traag en moeizaam verloopt
- Schriftelijke vorm van uitvoering, waardoor het gedetailleerd, taakgericht en gemakkelijk naspeurbaar is
- Focus op privacy, waardoor formele communicatie een ideale optie is voor een "need-to-know" benadering van project vertrouwelijkheid
Voorbeelden van formele communicatie
Een goede manier om formele communicatie te identificeren is te kijken of het officieel gedocumenteerd is. De ondersteunende documenten binnen de interne communicatiematrix kunnen zijn
- threads per e-mail
- bestellingen en inventaris updates
- taakverzoeken
- asynchrone video communicatie en live webinars
Formele communicatie zorgt ervoor dat interne activiteiten tussen afdelingen, collega's en hiërarchieën soepel verlopen.
Aangezien deze werkstroom draait om systemen en richtlijnen, kan een gestroomlijnde communicatiestrategie u helpen om informatie efficiënter te verspreiden. Als een alles-in-één platform voor productiviteitsbeheer, ClickUp richt zich vooral op teamcommunicatie en manieren om de interactie tussen teams te verbeteren.
De Instance ClickUp sjabloon voor interne communicatie is op maat gemaakt voor mensen die intern een sterke bedrijfscultuur willen creëren.
Zet uw interne communicatiestrategie van de grond af op door doelen, belanghebbenden, lijstenweergaven en kalender aan te passen met behulp van het ClickUp Interne Communicatie Sjabloon
Met dit gedocumenteerde abonnement kunt u
- Een kader creëren in ClickUp Docs voor teams om een consistente communicatiestrategie mee te volgen
- Rollen en belanghebbenden vastleggen via ClickUp-taaken, zodat mensen weten wat ze moeten bespreken en met wie
- Formele communicatiekanalen definiëren en aangepaste weergaven en velden bewerken voor een betere zichtbaarheid
- GebruikClickUp mijlpalen om prestaties bij te houden en te meten
Het beste aan het sjabloon is dat bedrijven het kunnen gebruiken om interne communicatie te organiseren en om hun berichtgeving naar klanten en leveranciers vast te leggen.
Verbeter interne communicatie met ClickUp
Eerlijke, transparante en realtime gesprekken bouwen een bedrijfscultuur op en helpen werknemers productiever te worden. Zowel formele als informele kanalen moedigen werknemers aan om op hun best productiviteit te leveren.
Als een samenwerkingstool voor ondernemingen clickUp helpt managers en werknemers om efficiënt te communiceren zonder tussen verschillende platforms te hoeven schakelen. Het heeft een reeks digitale tools voor communicatie onderweg. Aanmelden bij ClickUp vandaag nog en versterk uw interne communicatie.