Als je alleen een spreadsheet hebt, word je gedwongen om in rijen en kolommen te denken.
Dit concept geldt voor elk hulpmiddel dat je gebruikt. Stel je voor dat je informatie noteert - ideeën, notulen van vergaderingen of aantekeningen van een brainstormsessie.
Als je een Google-document gebruikt, schrijf je in opsommingstekens. Als je stickie aantekeningen gebruikt, schrijf je kernachtige zinnen op. Op een Whiteboard teken je waarschijnlijk een diagram. In wezen beïnvloeden de hulpmiddelen die je gebruikt onbewust je denkproces.
Het is dus van cruciaal belang om het juiste hulpmiddel te kiezen voor je ideeën- en brainstormsessies, vooral als je samenwerkt met een team op afstand, waarbij elk lid van het team vanuit zijn eigen omgeving werkt. Virtuele ideeënborden bieden de perfecte oplossing. Laten we eens kijken hoe.
Wat is een ideeënbord?
Een ideeënbord is een visuele weergave van ideeën, inspiratie en gedachten. Het is een hulpmiddel voor samenwerking dat wordt gebruikt om verschillende leden van een team bij elkaar te brengen om hun inbreng in kaart te brengen, of je nu aan het brainstormen, probleemoplossing of scenarioplanning bent.
Een typisch ideeënbord stelt teams in staat om:
Ideeën vast te leggen: Tijdens de brainstormsessie kan een ideeënbord worden gebruikt om alle ideeën - goed of niet - op één plek visueel te verzamelen zodat het team ze kan bespreken.
Ideeën ordenen: Zodra alle ideeën verzameld zijn, kunnen teams ze visueel organiseren. Als een team bijvoorbeeld brainstormt over mogelijke functies voor een product, kunnen de ideeën worden georganiseerd op basis van haalbaarheid, vereiste inspanning/tijd, beschikbaarheid van vaardigheden, enz.
Verbindingen leggen: Met een ideeënbord kunt u verbanden leggen tussen ideeën, of het nu gaat om complementaire relaties of afhankelijkheid. Als bijvoorbeeld het ontwerp van een pictogram voor de website afhangt van het bepalen van de kleuren van het merk, kunt u dat in kaart brengen op het ideeënbord. Dit helpt om de fijne kneepjes van het grotere geheel duidelijk te begrijpen.
Zet ze om in taken en prioriteer ze: Teams zetten ze om in taken om de ideeën uitvoerbaar te maken. Ze worden het bijvoorbeeld eens over een functie die moet worden ontwikkeld. En dan prioriteiten stellen voor de eerste Sprint.
Archiveren voor referentie: Het werk van een ideeënbord is niet Klaar als ideeën zijn omgezet in Taken. In feite dienen digitale ideeënborden tijdens het hele project als referentie voor de visie. Het is ook nuttig bij het inwerken van nieuwe teamleden, omdat het hen een duidelijke weergave geeft van de context van het project.
Soorten ideeënborden
De fysieke vorm van een ideeënbord kan van alles zijn, zoals glazen wanden, ezels, presentatiesoftware of een digitaal whiteboard. Er zijn echter een aantal benaderingen die het best specifieke doelen dienen. Laten we ze eens bekijken.
Ideeënborden voor brainstormsessies
Een brainstormend ideeënbord is een typisch whiteboard, met ruimte om alles toe te voegen wat u nodig hebt, zoals:
- Ideeën
- Opmerkingen (voor elk idee)
- Gebruikers (wie het idee heeft gepresenteerd of wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan)
- Data (zoals deadlines)
- Relaties tussen ideeën of eventuele afhankelijkheid
Als je content team bijvoorbeeld te weinig ideeën heeft voor komende blogposts, kun je een ideeënbord gebruiken om wat brainwriting te doen. Iedereen kan zijn ideeën voor content een paar minuten opschrijven zonder onnodige filters of zelftwijfel. Daarna geven ze het door aan de volgende persoon om het aan te vullen of te verfijnen.
Je kunt dit ook aanpassen brainstormtechniek om ook problemen op te lossen. Omgekeerd brainstormen is nuttig als het team het probleem kent, maar niet de oplossing. Dit helpt bij het verkennen van de verschillende redenen waarom het probleem zich zou kunnen voordoen en vervolgens een lijst op te stellen met manieren om het op te lossen.
Werkstroom grafieken
Een grafiek visualiseert processen, of het nu gaat om een klanttraject of een technische gegevenspijplijn. Het helpt om elke stap in het proces in kaart te brengen, samen met de richting van de stroom en vertakkingen. Grafieken zijn handig voor complexe processen met meerdere beslissingspunten.
Concept in kaart brengen
Verdeel complexe concepten in hanteerbare workflows met de sjabloon Concept Mapping Whiteboards van ClickUp
Een concept map wordt gebruikt om complexe ideeën te vereenvoudigen. Het helpt om ze op te splitsen in kleinere stukjes en te zien hoe deze samen het geheel vormen.
Als u bijvoorbeeld het concept van databaseontwerp voor uw volgende product onderzoekt, kunt u subconcepten opnemen zoals tabellen, relaties en gegevenskwaliteit, en deze verder opsplitsen in parameters die ze definiëren.
2×2 matrices
De 2×2 matrix is een populair hulpmiddel voor teams en leiders om beslissingen te ondersteunen. Op een 2×2 matrix kunt u uw opties/statussen uitzetten en creatieve ideeën effectief prioriteren. De Eisenhower matrix, bijvoorbeeld, is populair en plot taken op basis van urgentie en belang. Je kunt taken prioriteren op een 2×2 matrix, zoals hieronder weergegeven.
Verzamel inspiratie en ideeën op één kleurrijke plek
Visieborden
Een visiebord is een visualisatie van het eindspel. Voor een productteam kan dit de weergave zijn van hoe een Voltooid product eruit zou kunnen zien of welke doelen bereikt zullen zijn.
Een UX vision board kan beelden samenbrengen die weergeven hoe gebruikers zich voelen als ze het product gebruiken. ClickUp biedt verschillende sjablonen voor visieborden om uit te kiezen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van ideeënborden?
Wanneer Teams te veel ideeën en gedachten in hun hoofd hebben rondspoken zonder richting of actie, biedt een ideeënbord hen het perfecte lanceerplatform. Het legt goede ideeën vast en stroomlijnt ze zodat ze bruikbaar worden voor actie. Zo werkt het.
Wilde ideeën
Als iedereen zijn gedachten op een ideeënbord gooit, zult u hoogstwaarschijnlijk enkele innovatieve ideeën tegenkomen. Dit is belangrijk omdat het de leden van het team aanmoedigt om radicaal te denken en oplossingen te verkennen die anders als roekeloos worden beschouwd.
Hoewel u ze misschien niet allemaal uitvoert, geeft het teams de vrijheid om buiten de box te denken. .
Effectieve samenwerking
Complexe problemen hebben radicale ideeën en oplossingen nodig, maar ook een eenvoudige manier om ze te organiseren en uit te voeren. Een ideeënbord is ook een app voor samenwerking
- Teams kunnen op één plek ideeën verzamelen, evalueren, feedback delen, discussiëren over mogelijkheden, eisen en afhankelijkheid onderzoeken, taken toewijzen en verantwoordelijkheden nemen.
Dit alles wordt visueel gedaan, wat het begrip en het geheugen ten goede komt.
Beter projectmanagement
Een goed ideeënbord geeft projectmanagers een gestructureerde en schaalbare basis om hun activiteiten te stroomlijnen voor een snellere levering en een betere klantervaring. A kanban-bord is een uitstekend voorbeeld van een ideeënbord voor projectmanagement.
Helderheid van denken
Met digitale ideeënborden kunnen teams relaties en afhankelijkheid visualiseren. Dit helpt het idee te verduidelijken, de haalbaarheid te meten en een abonnement te nemen op onvoorziene omstandigheden.
Een voorbeeld: een schrijver heeft een idee om een ebook te maken over het gebruik van software voor projectmanagement voor creatieve bureaus. Hiervoor zijn plannen nodig voor schetsen, schrijven, bewerking, visueel ontwerp, een landingspagina, CRM, verdeling via sociale media en klantenbetrokkenheid.
Projectmanagers kunnen dit brainstormen op hun eigen ideeënbord:
- De hele werkstroom in kaart brengen
- Vaardigheden identificeren die nodig zijn om dit uit te voeren
- Deze opsplitsen in taken/verantwoordelijkheden en toewijzen aan leden van het team
- Een tijdlijn definiëren op basis van de inspanning die in elke fase vereist is
- Afhankelijkheid bespreken en teamleden verenigen
- Houd de voortgang bij
- Herhaalbare werkstromen voor de toekomst bouwen
Bijgewerkte kennisbank
Elke brainstormsessie bevat een schat aan kennis. Gesprekken over waarom sommige ideeën worden gekozen of afgewezen, geven aan hoe beslissingen in de organisatie worden genomen.
Ideeënborden uit het verleden bieden kaders en blauwdrukken voor toekomstige projecten. Het zijn verslagen van het denken in de organisatie en de voorkeuren ideatietechnieken .
Het archiveren van ideeborden uit het verleden helpt bij het leren en ontwikkelen van nieuwe werknemers en creëert zelfhulpmiddelen zonder extra inspanning. Een virtueel ideeënbord is ook gemakkelijk te delen binnen de organisatie.
Zo kunt u aan de slag met een ideeënbord
Hoe maak je een ideeënbord?
Een lege ruimte en een pen is alles wat je nodig hebt om een ideeënbord te maken. Met een whiteboard, een ezel of een stuk papier kun je aan de slag.
Maar een digitaal whiteboard met speciaal ontworpen functies kan je ideeën moeiteloos omzetten in actie. Maar eerst.
1. Identificeer het doel
Zoals bij elke brainstormsessie moet je het doel bepalen en de agenda voor de vergadering opstellen. Je kunt dit zo gedetailleerd maken als je wilt, maar vermeld het volgende:
- Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld: Schrijf eenontwerpopdracht voor de rebranding
- Wie is erbij betrokken? Bijv. merkmanager, productmanager en ontwerper
- Welke middelen heb je al? Bijv. bestaand logo, merkhandboek, feedback van de client
- Waarom is dit belangrijk? Dit zal het team helpen om zinvol werk te verrichten met een grotere betrokkenheid
2. Kies een digitaal ideeënbord
Zet uw ideeën om in taken met de functie ClickUp-taakbord
Kies een hulpmiddel zoals ClickUp Whiteboard dat speciaal is ontworpen voor teams om samen te werken, ideeën op te doen en actie te ondernemen. Het biedt:
- Toegang tot leden van externe teams
- Flexibel om elementen toe te voegen met een groot canvas
- Eenvoudig elementen verbinden en herschikken op basis van de voortgang van de gesprekken
- Bewerkbaar om in realtime bijgewerkt te blijven, met functies om elementen naar behoefte te verslepen
- Aanpasbaar met mogelijkheden om aantekeningen/commentaren toe te voegen en bestaande documenten/taken te verbinden
- Deelbaar met expliciete toegangscontrole
- Aanpasbaar met de mogelijkheid om te tekenen, typen, vormen toe te voegen en zelfs emoji's toe te voegen, als je dat wilt
Zodra je de beste whiteboard software en de leden van je team hebt uitgenodigd, ben je klaar om te beginnen.
3. Kies een sjabloon
Laat je niet afschrikken door een leeg canvas. Om je brainstormsessie te structureren en effectief te leiden, kun je het beste een sjabloon gebruiken. ClickUp Whiteboard biedt bijvoorbeeld sjablonen voor werkstromen, concept mapping, stand-up vergaderingen, retrospectives, reverse brainstorming en brainwriting.
Voor iets specifiekers, overweeg ClickUp's Ideatie Whiteboard Sjabloon, dat volledige flexibiliteit biedt met aangepaste Statussen, aangepaste velden, aangepaste weergaven en andere projectmanagement functies.
4. Nodig de ideeën van het team uit
Als je een online ideeënbord synchroon gebruikt, neem dan de leden van het team mee naar een gesprek en licht ze in over de verwachtingen van de vergadering.
Het helpt ook om een eigenaar aan te wijzen die ideeën verzamelt, deelt en het bord beheert, zodat u de chaos onder controle houdt waarin iedereen tegelijk op het bord tekent.
Nodig nu iedereen uit om hun ideeën te geven. Als je bijvoorbeeld op zoek bent naar ideeën voor de naam van je volgende product, vraag dan iedereen om plakbriefjes op het digitale ideeënbord te plakken. Als je een gebeurtenis aan het plannen bent, kan je team foto's van hun inspiratie vastmaken.
5. Denk na over de ideeën
Om je ideeënboarding tot een succes te maken, is het essentieel om elk idee zorgvuldig en met respect te overwegen. Dit moedigt teams aan om hun gedachten te delen zonder bang te hoeven zijn om belachelijk gemaakt te worden. Neem dus elk idee door en geef feedback.
Nodig teamleden ook uit om voort te bouwen op elkaars ideeën om ze te versterken. Combineer gelijkaardige ideeën en structureer ze op een zinvolle manier.
6. Organiseer de ideeën op het online ideeënbord
Orden ze nu op basis van je doel met behulp van een van de volgende opties visualisatietechnieken .
2×2 matrix: Als je het ideeënbord gebruikt om te brainstormen over de ontwikkeling van functies, kun je lage/hoge kosten op de X-as zetten en inspanning op de Y-as. U kunt dit vervolgens gebruiken om taken te prioriteren.
Kanban-bord: Als je het ideeënbord gebruikt voor het plannen van Sprints, kun je ze op een Kanban-bord plaatsen met kolommen voor 'to do', 'doen' en 'Nog te doen' om ze bij te houden.
Grafiek: Als je het ideeënbord gebruikt om een proces in kaart te brengen, kun je er een grafiek van maken door onderlinge verbindingen en afhankelijkheid te tekenen.
Zodra het idee is omgezet in een Taak, vergeten projectmanagers dit vaak. Dit is een vergissing. Een ideeënbord kan een geschenk zijn dat blijft geven met gerichte ideeënmanagement praktijken. Door ideeën uit het verleden zorgvuldig te organiseren en te archiveren, kunnen organisaties teams bevrijden van de sleur om steeds weer nieuwe ideeën te genereren.
7. Maak ze uitvoerbaar
Als je eenmaal hebt gebrainstormd en overeenstemming hebt bereikt over de ideeën, is het tijd om ze uitvoerbaar te maken. Je kunt van idee naar uitvoering gaan door Taken direct vanuit je Whiteboards te maken. Je kunt context aan deze Taken toevoegen door ze te koppelen aan bestanden, Documenten en meer.
Beter ideeën bedenken en sneller uitvoeren met ClickUp Whiteboards
Alle soorten kenniswerk zijn sterk afhankelijk van de ideeën van mensen. Ideeën zijn er echter genoeg. Wat succesvolle Teams onderscheidt, is hun vermogen om ze te stroomlijnen en consistent uit te voeren.
Het ideeënbord is een essentieel hulpmiddel om dat te bereiken. Zoals we al vermeldden, beïnvloedt het hulpmiddel dat je gebruikt om als team te ideëren vaak je denkproces. Kies een hulpmiddel dat goed in je huidige processen past en dat niet alleen eindigt met ideëren.
ClickUp Whiteboards is ontworpen om teams naadloos te laten samenwerken aan ideeën en moeiteloos over te laten gaan tot uitvoering. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit . Ideeën helder formuleren en snel overgaan tot uitvoering.