에이전시가 청구 가능한 시간을 추적하지 않을 때 발생하는 숨겨진 비용은 무엇인가?

1900년대 초, 레지널드 헤버 스미스라는 변호사는 특별한 도전에 직면했습니다: 극히 제한된 예산으로 법률 지원 클리닉을 운영하는 일이었습니다.

수천 건의 사건에 걸친 업무를 추적하기 위해, 그는 각 변호사가 각 작업에 소요한 시간을 정확히 기록하는 시스템을 개발했습니다.

한 세기가 지난 지금도 많은 크리에이티브 및 마케팅 에이전시들은 여전히 동일한 레거시와 씨름하고 있습니다: 모든 생산적인 시간이 청구 가능하다고 가정하는 모델입니다.

그러나 이제 문제는 다음과 같습니다: 에이전시가 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 구분하여 추적하지 않을 때 발생하는 숨겨진 비용은 무엇일까요?

이 블로그 글에서는 100년 전 회계 개념이 여전히 여러분의 마진에 미치는 영향을 살펴봅니다. 보너스로 ClickUp이 여러분을 지원하는 방법도 알아보겠습니다. 🎯

⭐ 추천 템플릿

ClickUp Consultant 시간 추적 템플릿은 컨설팅 및 에이전시 팀이 매일 클라이언트, 프로젝트, 결과물을 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 모든 분 단위를 작업, 회의 또는 결과물에 연결하여 청구 가능 여부를 완벽하게 가시성 있게 파악할 수 있습니다.

이러한 설정은 추측을 배제하여 작업 및 프로젝트에 소요된 시간을 추적하고, 이를 전체 프로젝트 수익성과 어떻게 연결하는지 파악할 수 있도록 지원합니다.

무료 템플릿 받기

청구 가능 시간과 비청구 가능 시간 추적 미이행의 숨겨진 비용

바쁘고 성과가 뛰어난 에이전시에서도 일한 모든 시간이 수익으로 연결되지는 않습니다.

클라이언트 통화, 내부 회의, 신속한 수정 작업, 행정 작업 등 모든 활동이 누적됩니다. 그러나 제대로 추적되지 않으면 이들이 조용히 이익을 잠식합니다. 추가 비용이 발생하는 지점과 타임시트 관리가 중요한 이유를 함께 살펴보겠습니다.

손실된 수익 기회

청구 가능한 시간을 추적하지 않으면 에이전시는 수익을 놓치게 됩니다.

브랜딩 프로젝트를 진행 중인 디자인 에이전시를 예로 들어 보겠습니다: 디자이너가 클라이언트 수정 사항을 마무리하는 데 10시간을 소요했습니다. 그러나 입력 누락과 반올림으로 인해 이 중 6시간만 기록되었습니다. 여러 프로젝트에 걸쳐 이러한 불일치는 매달 수천 달러의 손실을 초래할 수 있습니다.

생산성 저하

청구 가능 활동과 비청구 가능 활동의 경계가 모호해지면 팀 효율성이 저하될 수 있습니다.

예를 들어, 마케팅 전략가는 하루 중 일부를 클라이언트 캠페인에 할애하지만 동시에 내부 이메일을 확인하고, 보고서를 준비하며, 임시 회의를 참석하기도 합니다. 정확한 시간 추적이 없다면, 하루 중 실제로 수익 창출 작업에 얼마나 많은 시간을 할애했는지 파악하는 것은 불가능합니다.

그 결과 중복 노력, 집중력 저하, 그리고 조각난 워크플로우를 이어붙이려 애쓰는 시간 낭비가 발생합니다.

프로젝트 예산 예측의 어려움

비청구 가능 시간을 소홀히 하는 것은 종종 프로젝트 비용을 과소평가하는 결과를 초래합니다.

컨설팅 회사가 신규 클라이언트를 대상으로 입찰을 진행한다고 가정해 보겠습니다. 그들은 결과물 제공에 50시간을 할당하지만 내부 기획, 회의, 품질 점검을 고려하지 못합니다. 프로젝트가 지연되면 마감일을 놓치고, 이익 마진이 줄어들며, 클라이언트 만족도가 떨어집니다.

증가하는 클라이언트 청구 분쟁

모호하거나 부정확한 시간 입력은 청구 분쟁을 빠르게 유발할 수 있습니다.

웹 개발 에이전시가 웹사이트 리디자인 일에 대해 15시간을 청구했지만, 문제 해결이나 테스트 같은 소규모 작업은 기록하지 않았다고 가정해 보세요. 클라이언트는 청구 금액에 의문을 제기하며 결제를 지연시키고, 에이전시는 해당 시간에 대한 정당성을 서둘러 입증해야 하는 상황에 처합니다.

비효율적인 자원 배분

명확한 데이터가 없으면 관리자는 팀원들이 시간을 어떻게 보내고 있는지 잘못 판단할 수 있습니다.

예를 들어, 시니어 카피라이터의 경우 비청구 가능한 리서치나 인턴 멘토링에 소요된 시간이 추적되지 않아 활용도가 낮은 것처럼 보일 수 있습니다. 반면 주니어 직원은 청구 가능한 작업으로 과부하 상태일 수 있습니다. 이처럼 역량을 잘못 판단하면 번아웃, 인재 낭비, 불균형적인 프로젝트 수행으로 이어질 수 있습니다.

청구 가능 시간과 비청구 가능 시간 추적 미이행으로 발생하는 숨겨진 비용을 완화하는 방법

작업 분류, 일관된 시간 추적, 인사이트 검토, 워크플로우 조정은 에이전시가 시간 관리에 대한 통제력을 되찾는 데 도움이 됩니다.

ClickUp이 해결해 드립니다. 🤩

프로젝트 관리, 지식 관리, 채팅을 결합한 세계 최초의 통합 AI 작업 공간으로, AI 기반 기술이 더 빠르고 스마트한 업무 수행을 지원합니다.

플랫폼을 활용해 미기록 시간으로 인한 숨겨진 비용을 줄이는 방법은 다음과 같습니다:

1단계: 작업을 청구 가능 또는 청구 불가능으로 분류하세요

청구 가능한 시간과 불가능한 시간을 명확히 구분하는 것부터 시작하세요.

이를 간단한 참조 목록으로 작성하여 모두가 동일한 기준을 공유하도록 하세요. 다음으로 '청구 가능'과 '비청구 가능'과 같은 일관된 라벨을 추가해 추적을 용이하게 하십시오. 팀과 함께 간단한 세션을 진행하여 예시를 검토하고 모두가 동일한 기준을 적용하도록 하세요.

ClickUp 작업은 워크플로우의 기본 구성 요소입니다. 각 작업에는 설명, 첨부 파일, 태그, 체크리스트, 댓글 등 여러 구성 요소가 포함됩니다. 이를 통해 작업을 '청구 가능' 또는 '비청구 가능'으로 태그 지정하여 팀을 위한 일관된 시스템을 구축하면서 모든 맥락을 한 곳에 보관할 수 있습니다.

예를 들어, 클라이언트 블로그 작업을 담당하는 콘텐츠 작가가 '클라이언트 Y 블로그 초안'이라는 작업 제목을 생성하고 '청구 가능' 태그를 지정합니다. 마감일과 요구사항을 포함한 설명도 추가합니다. 월말이 되면 마케팅 책임자가 태그로 필터링하여 청구 가능한 시간을 분류합니다.

2단계: 시간을 꾸준히 추적하세요

이제 팀원들이 매주 말까지 기다리지 않고 매일 시간을 기록하도록 독려할 때입니다. 그래야 입력이 정확하고 완전해집니다.

ClickUp 시간 추적 기능으로 간편하게 해결하세요. 팀원들은 데스크탑, 모바일, 무료 Chrome 확장 프로그램을 통한 브라우저에서 작업별 타이머를 시작 및 중지할 수 있습니다.

수동 입력을 선호하시나요? 문제없습니다. 시간을 소급하여 기록하거나 진행 상황을 추적할 날짜 범위를 지정할 수 있습니다. 각 입력은 작업 또는 하위 작업에 직접 연결되므로 모든 시간이 특정 결과물과 연계됩니다. 사용자 정의 가능한 타임시트를 통해 일별, 주별, 월별 또는 기타 기간별로 추적된 시간을 볼 수 있습니다. 작업 카드 내에 예상 시간을 추가하여 추후 예상 시간과 실제 시간을 비교할 수도 있습니다.

예를 들어, 소셜 미디어 에이전시가 클라이언트 캠페인을 진행 중입니다. 카피라이터가 아침 내내 클라이언트사의 Instagram 게시물 캡션을 작성합니다. 글쓰기를 시작하자마자 'Instagram 캡션 – 클라이언트 Z' 작업에 바로 타이머를 시작합니다.

AI에게 상황에 맞는 통찰력을 요청하세요

ClickUp Brain은 작업 공간에 직접 통합된 AI 기반 플랫폼 도구로, 작업, 문서, 인력 및 조직 지식을 연결합니다. AI 할당 및 AI 우선순위 지정과 같은 AI 지원 자동화 기능을 활용하여 진행 상황 추적, 스탠드업 회의, 업데이트, 작업 생성 등 일상적인 프로젝트 관리 활동을 자동화함으로써 팀이 비청구 업무 대신 전략적 업무에 집중할 수 있도록 합니다.

소셜 미디어 에이전시 예시로 돌아가 보겠습니다. 카피라이터가 작업하는 동안 ClickUp Brain은 하위 작업 진행 상황을 자동으로 추적하고, 완료된 작업 요약서를 생성하며, 이해관계자에게 현재 청구 가능한 시간을 업데이트할 수 있습니다.

ClickUp Brain은 시간 추적을 기반으로 특정 하위 작업이 지연될 경우 자원 재배분과 같은 조정 방안을 제안합니다.

💡 전문가 팁: 시간 감사에 AI를 활용하세요. 과거 청구 가능/불가능 시간 데이터를 ClickUp Brain에 입력하면 숨겨진 비효율성을 발견할 수 있습니다. 예시: AI가 시니어 디자이너가 주니어보다 내부 회의에 더 많은 시간을 할애한다는 점을 지적할 수 있으며, 이는 업무 분배가 제대로 이루어지지 않고 있음을 시사합니다.

3단계: 정기적으로 보고서 검토하기

시간 보고서를 검토할 일정을 설정하세요. 예를 들어 다음과 같이 할 수 있습니다:

청구 가능 시간과 비청구 가능 시간을 비교하여 반복적인 저가치 작업이나 과소 청구 같은 패턴을 파악하세요. 예상보다 훨씬 오래 걸리거나 잘못 분류된 작업 같은 특이 사례를 주의 깊게 살펴보세요. 이러한 결과를 팀과 공유하면 모든 구성원이 자신의 시간 활용이 미치는 영향을 이해하고 동기 부여를 유지하는 데 도움이 됩니다.

ClickUp 자동화 기능은 시간 추적 보고를 더 빠르게 만들어줍니다. '이 일이 발생하면, 다음 작업을 실행하라'는 간단한 논리로 작동하며, 트리거, 액션, 조건을 조합하여 여러분의 워크플로우에 맞게 구성할 수 있습니다.

ClickUp Brain을 사용하면 다음과 같은 자연어 명령으로 맞춤형 AI 에이전트를 생성할 수도 있습니다:

실제 사례를 통해 살펴보면 다음과 같습니다:

4단계: 인사이트를 바탕으로 워크플로우 조정하기

데이터를 활용해 더 현명한 결정을 내리세요. 높은 투자 수익률(ROI) 활동에 집중하고 가치 낮은 내부 일을 줄이세요. 실제 시간 데이터를 활용해 작업 시간 추정치를 개선하여 향후 프로젝트 견적의 정확성을 높이세요.

고부가가치 청구 가능 작업에 인력을 더 배정하여 자원 배분을 조정하고, 템플릿, 자동화 또는 아웃소싱을 통해 필수적이지만 시간이 많이 소요되는 비청구 일을 효율화하세요. 시간이 지남에 따라 이러한 작은 개선들이 모여 생산성 향상을 가져옵니다.

ClickUp 대시보드는 작업 공간을 한눈에 파악할 수 있는 통합 뷰를 제공하여 실시간으로 데이터를 시각화하고 분석할 수 있게 합니다. 이동 및 크기 조정이 가능한 카드를 활용하여 작업 진행 상황, 팀 성과, 시간 보고서를 추적하고 외부 도구 데이터까지 통합할 수 있습니다.

필터와 설정을 통해 대시보드를 맞춤형으로 설정하여 가장 중요한 사항에 집중하세요. 프로젝트 메트릭, 클라이언트별 시간, 또는 팀 전체 생산성 등 원하는 항목을 선택할 수 있습니다.

보너스: 템플릿 제공!

추가 혜택으로, 맞춤형 워크플로우 설정 작업이 번거롭다면 바로 사용 가능한 프리랜서용 템플릿을 제공합니다! ⚡

무료 템플릿 받기

ClickUp Consultant 시간 추적 템플릿은 작업 내에서 직접 시간을 추적할 수 있는 탁월한 도구로, 기록된 각 시간이 정확히 어떤 작업에 기여했는지 항상 파악할 수 있습니다. 이 ClickUp Consultant 타임시트 템플릿에는 시간당 요금, 예상 비용, 총 청구 가능 금액과 같은 핵심 메트릭을 기록할 수 있는 사용자 지정 필드가 포함되어 있습니다.

수식 필드가 청구 가능 시간을 자동 계산하여 예상 수익과 실제 수익을 즉시 비교할 수 있습니다. 이를 통해 과소 청구된 프로젝트나 과도하게 확장된 작업을 쉽게 식별할 수 있습니다. 목록, 테이블, 대시보드 등 다양한 보기 옵션과 결합하여 프로젝트, 팀원, 클라이언트별로 추적된 시간을 필터링, 정렬 및 시각화할 수 있습니다.

청구 가능 시간 추적의 예시

팀이 청구 가능 시간과 비청구 가능 시간을 추적하기 시작하면 그 결과는 종종 스스로를 증명합니다. 데이터는 비효율성, 놓친 기회, 잠재적 수익 누수를 드러냅니다.

실전에서 논의한 단계별 워크플로우를 이해해 봅시다.

중견 크리에이티브 에이전시인 스튜디오브라이트(StudioBright)가 자사 시간의 실제 사용처를 면밀히 분석하기로 결정했습니다. 꾸준한 클라이언트 업무에도 불구하고 수익 마진은 계속해서 줄어들고 있습니다.

1단계: 명확한 정의 설정

운영 책임자가 일을 분배하는 방식은 다음과 같습니다:

작업 공간에 태그를 생성하여 모든 작업을 투명하게 관리합니다.

2단계: ClickUp으로 매일 시간 기록하기

예를 들어, 카피라이터는 '광고 카피 – 클라이언트 A' 작업 시 타이머를 시작합니다. 프로젝트 매니저는 클라이언트 피드백 회의에 소요된 45분을 수동으로 기록합니다. ClickUp Brain의 AI 프로젝트 관리자는 클라이언트별 총 작업 시간을 요약하고 시간 추정치를 초과한 작업을 표시합니다.

Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.의 Manaswi Dwivedi가 ClickUp 사용에 대해 이렇게 말했습니다:

대시보드는 데이터를 의미 있게 시각화하는 데 도움이 되며 시간도 절약해 줍니다. 문제점과 개선 사항을 작업할 수 있는 별도의 스페이스도 생성할 수 있습니다. 또한 일상을 모니터링할 수 있고, 특정 작업에 소요되는 시간 추적은 업무 효율성 향상에도 기여합니다.

3단계: 정기적으로 보고서를 검토하세요

매주 말, 팀은 ClickUp 대시보드를 활용해 시간 데이터를 검토합니다.

그들은 패턴을 발견했습니다: 디자이너들은 매주 거의 10시간을 내부 회의에 할애하는데, 이는 마진을 잠식하는 비청구 가능한 시간입니다.

매니저는 ClickUp 자동화를 설정하여 매주 금요일마다 '주간 시간 보고서'가 #운영 ClickUp 채팅 채널에 자동으로 공유되도록 합니다.

단계 #4: 인사이트에 기반한 워크플로우 조정

데이터를 바탕으로 StudioBright는 워크플로우를 개선합니다:

3개월 후, 결과는 명확합니다:

⚡ 청구 가능 시간 활용률이 18% 증가합니다

💰 이익률이 22% 향상됩니다

📅 평균 프로젝트 처리 시간이 15% 감소합니다

에이전시를 위한 AI 기반 시간 및 청구 체크리스트

작업 관리를 돕기 위한 요약 테이블을 소개합니다:

ClickUp으로 정확한 청구서 발행 보장하기

청구 가능 시간과 비청구 가능 시간을 구분하여 추적하는 것은 팀의 에너지가 어디에 쓰이는지 파악하고, 손실된 수익을 발견하며, 더 현명한 프로젝트 결정을 내리는 데 핵심입니다.

통합형 AI 워크스페이스 ClickUp이 이를 원활하게 해결합니다. 프로젝트 시간 추적 기능으로 모든 작업과 하위 작업이 정확히 기록됩니다. ClickUp Brain은 진행 상황 업데이트를 자동화하고 프로젝트 상태를 모니터링합니다. 자동화 기능은 반복 작업과 보고를 일관되게 유지하며, 대시보드는 생산성을 실시간으로 보여줘 청구 가능 시간과 팀 용량을 극대화합니다.

이러한 tools를 함께 활용하면 손실된 시간을 복구하고 워크플로우를 최적화하여 이익률을 높일 수 있습니다.

지금 바로 ClickUp에 무료로 가입하세요! ✅

자주 묻는 질문(FAQ)

에이전시는 프로젝트 시간 추적을 통해 팀별 시간 사용 현황을 정확히 파악합니다. 청구 가능 시간은 클라이언트 업무로 청구 가능한 시간을 의미하며, 청구 불가 시간은 회의나 행정 업무 같은 내부 작업을 포함합니다. 정확한 추적은 수익 손실을 방지하고 투명한 청구서를 가능하게 하며, 자원 배분을 이해하는 데 도움을 줍니다.

ClickUp은 팀이 타이머로 실시간 시간 추적, 수동 시간 입력 또는 시간 기록을 가능하게 합니다. 시간 기록은 작업 및 프로젝트와 직접 연결되어 상세한 타임시트와 집계 보고서를 생성합니다. 다른 시간 추적 도구와의 연동으로 수동 오류를 줄여 정확한 청구 가능 시간 파악이 가능하며, 청구서 작성을 정확하고 손쉽게 만들어 줍니다.

청구 가능 시간 추적을 소홀히 하면 클라이언트에 대한 과소 청구, 수익 손실, 자원 관리 부실, 클라이언트 관계 악화로 이어질 수 있습니다. 비효율적인 일이나 과도한 비청구 일을 파악하지 못해 이익률이 낮아질 수 있습니다.

시간 추적은 노력이 어디에 투입되는지 정확히 보여주어 고부가가치 작업에 집중하고 비청구 작업을 줄일 수 있게 합니다. 이를 통해 정확한 프로젝트 비용 산정, 효율적인 업무량 배포, 병목 현상 파악이 가능해집니다.