일부 프로젝트 작업은 진행 상황 기록 작성 및 공유처럼 간단합니다. 반면 클라이언트 프로젝트 전달, 크로스 기능 팀 조정, 제품 출시 관리와 같은 작업은 여러 제품 구성 요소가 포함되어 계획이 필요합니다. 또한 프로세스에는 수많은 변수가 존재합니다. 이러한 대규모 프로젝트와 목표의 경우, 단순한 할 일 목록으로는 필요한 통제력이나 가시성을 확보할 수 없습니다. 모든 세부 사항을 추적하면서 전체 프로젝트를 감독할 수 있는 시스템이 필요합니다.
칸반 보드 소개. 원래 제조 워크플로우 개선을 위해 개발된 칸반 보드는 프로젝트 관리자와 제품 팀이 워크플로우를 시각화하고 작업 추적을 개선하는 데 널리 사용됩니다.
이 블로그에서는 칸반 보드를 만드는 방법과 ClickUp이 이를 어떻게 더 쉽게 만들어 주는지 보여드립니다.
⭐️ 기능 템플릿
ClickUp 칸반 보드 템플릿은 '할 일', '진행 중', '완료됨'이라는 세 가지 표준 워크플로우 열을 통해 프로젝트의 모든 단계에서 작업 가시성을 단순화합니다. 작업 카드에는 담당자, 설명 등 추가 세부 정보를 입력할 수 있습니다.
칸반 보드란 무엇인가요?
칸반 보드는 팀이 작업이 완료 단계별로 진행되는 과정을 추적할 수 있도록 돕는 시각적 프로젝트 관리 tool입니다. 물리적 및 디지털 칸반 보드 모두 세 가지 핵심 요소를 갖추고 있습니다:
- 열(Columns): 워크플로우의 단계를 나타냅니다 (예: 할 일(To Do), 진행 중(In Progress), 완료(Done))
- 카드*: 개별 작업이나 일 항목을 나타내며, 진행에 따라 한 열에서 다음 열로 이동합니다
- 진행 중인 작업(WIP) 한도*: 작업 진행 중 병목 현상을 방지하기 위해 한 열에 동시에 배치할 수 있는 작업 수에 대한 선택적 한도
🧠 재미있는 사실: '칸반(Kanban)'이라는 단어는 일본어에서 유래되었으며, 문자 그대로 '간판' 또는 '광고판'을 의미합니다. 산업 엔지니어인 오노 타이이치(Taiichi Ohno)가 제조 효율성 향상을 위해 도요타 자동차(Toyota Motor Corporation)에서 개발했습니다.
칸반 보드를 사용하는 이유는 무엇인가요?
모든 것을 머릿속이나 포스트잇, 스프레드시트로 추적하려 한다면 결국 지칠 수밖에 없습니다. 왜일까요? 가시성 없이 우선순위가 바뀌고 병목 현상은 눈에 띄지 않으며, 업데이트마다 끊임없는 후속 조치가 필요하기 때문입니다.
시각적 프로젝트 관리 tool인 칸반 보드가 업무를 더 쉽게 만드는 방법은 다음과 같습니다:
- 작업 상태의 시각적 명확성: *각 작업이 수행 예정, 진행 중, 완료됨 상태인지 한눈에 파악할 수 있습니다. 각 작업에는 마감일, 우선순위, 담당 팀원 등의 세부 정보가 담긴 칸반 카드가 대응됩니다
- 더 나은 워크플로우 관리: *업무를 명확한 단계로 구조화하고 WIP(작업 진행 중) 한도를 설정함으로써 업무를 제한하는 작업 흐름을 통제하고 팀 회원들의 과부하를 방지할 수 있습니다
- 병목 현상 신속 탐지: 한 열(예: 검토 중)에 작업이 쌓이면 프로세스 어디에서 막히는지 즉시 파악하여 전체 프로젝트가 지연되기 전에 해결할 수 있습니다
- 다양한 프로젝트에 적용 가능: 소프트웨어 스프린트 추적부터 이벤트 플랜 관리까지, 칸반 보드는 모든 산업과 팀 크기에 일합니다. 복합적인 프로젝트 포트폴리오에 이상적입니다
⚡ 템플릿 아카이브: 애자일 스프린트와 창의적 프로젝트부터 클라이언트 관리 및 일상 작업 추적에 이르기까지 거의 모든 워크플로우에 활용 가능한 캔반 보드 템플릿을 제공합니다.
칸반 보드 만드는 방법
칸반 보드는 프로젝트 정보를 하나의 시각적 공간에 집중시켜 맥락과 일 분산 을 제거합니다.
이메일, 채팅, 문서를 뒤져서 "그건 어떻게 진행 중이야?" 또는 "필요한 자료는 어디 있지?" 같은 질문에 답할 필요 없이, 모든 정보가 한곳에 모여 있습니다.
clickUp *은 각 작업 카드를 업데이트, 담당자, 마감일, 파일, 댓글의 허브로 만들어 이를 한층 강화합니다. 실제로 문서 삽입, 관련 작업 연결, 진행 상황 추적 등 모든 작업을 보드에서 벗어나지 않고 수행할 수 있는 완벽한 AI 기반 통합 작업 공간입니다.
ClickUp의 드래그 앤 드롭 보드 보기, 사전 구축된 템플릿, 자동화 기능을 통해 몇 분 만에 맞춤형 칸반 보드를 구축할 수 있습니다. 방법을 살펴보겠습니다:
단계 #1: 새 스페이스 또는 폴더 생성
ClickUp 작업 공간에서 새로운 스페이스 또는 폴더를 생성하세요. 스페이스는 여러 관련 프로젝트를 중앙 집중화하는 데 이상적이며, 폴더는 제품 출시나 콘텐츠 파이프라인과 같은 독립적인 이니셔티브에 적합합니다.
⚡ 템플릿 아카이브: 소프트웨어 팀이 아니더라도 애자일 프로젝트 계획을 수립하려면 ClickUp 애자일 프로젝트 관리 템플릿이 훌륭한 선택입니다. 이를 통해 양식으로 들어오는 요청을 처리하고, 스프린트 보기로 실행을 체계화하며, 회고를 통해 지속적인 개선을 지원할 수 있습니다.
단계 #2: 칸반 보기로 목록 추가하기
폴더 또는 스페이스 내에서 새 목록을 추가한 후, + 보기 를 클릭하고 보드를 선택하여 칸반 스타일의 작업 관리를 활성화하세요.
나중에 다른 보드로 토글할 수 있도록 '스프린트 보드'나 '콘텐츠 워크플로우'처럼 유용한 이름으로 지정할 수 있습니다.
🔍 알고 계셨나요? 색채 심리학에 따르면 빨간색이 가장 빠르게 시선을 사로잡습니다. 따라서 칸반 보드에서 장애 요소나 기한이 지난 작업을 표시하는 데 이상적입니다. 한편 녹색은 진행을 느끼게 하여 '완료됨' 열에 사용하기 좋습니다. 색상을 의도적으로 활용하면 뇌가 정보를 더 빠르게 처리하고 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
👀 자세히 알아보기: Jira에서 칸반 보드 만드는 방법
단계 #3: 맞춤형 상태 설정
진행 상황을 반영하도록 목록 상태를 맞춤형으로 설정하세요. 예를 들어, 우리가 사용한 인스턴스에서는 할 일 > 진행 중 > 긴급 > 완료 > 승인됨 순입니다. 처음에는 상태 수를 최소한으로 유지하세요.
그런 다음 각 작업 항목에 대해 개별 ClickUp 작업을 생성할 수 있습니다. 이 작업들은 적절한 상태 열 아래 칸반 카드로 표시됩니다. '블로그 게시물'과 같은 반복 작업 유형에 활용하면 하위 작업, 체크리스트, 필드가 매번 미리 채워집니다.
여기서 ClickUp의 내장형 AI 어시스턴트인 ClickUp Brain은 과거 프로젝트 데이터를 분석하여 병목 현상을 파악하고 가장 효과적인 상태 단계를 제안합니다.
또한, 칸반 보드를 기반으로 Brain에게 마감 임박 작업을 제안해 달라고 요청할 수 있습니다.
한 단계 더 나아가, 완료된 작업에 대한 보고서도 생성하도록 Brain에 요청할 수 있습니다. 마지막 제품 출시가 '검토' 단계에서 지연되었다면, ClickUp Brain이 이를 표시하고 '수정 필요' 열 추가를 권장하며 보드를 자동으로 조정할 수도 있습니다.
또한 다음과 같은 기능을 제공합니다:
- 진화하는 워크플로우 분석에 맞춰 보드 구조를 자동으로 조정하세요
- 과도한 작업이 집중된 작업을 식별하여 작업량 균형을 제안하세요
- 지연된 작업들을 요약하고 지연 사유를 함께 기록하여, 목표 조치를 취할 수 있도록 하세요
📌 예시 프롬프트: ‘최근 진행한 세 프로젝트를 검토하고 병목 현상을 줄일 수 있는 칸반 상태를 제안해 주세요’ 또는 ‘현재 칸반 보드의 병목 현상을 요약하고 해결 방안을 제시해 주세요.’
🚀 ClickUp의 장점: ClickUp Brain MAX는 작업 공간을 프로젝트 맥락을 이해하는 중앙 AI hub로 만듭니다 . "이번 스프린트를 요약하고 남은 고우선순위 작업 목록을 알려줘"라고 말하기만 하면 바로 처리해 줍니다.
하나의 AI 엔진에 국한될 필요는 없습니다. 심층적인 추론을 위한 ChatGPT, 빠른 응답을 위한 Claude, 구조화된 통찰력을 위한 Gemini 사이를 자유롭게 전환할 수 있습니다.
단계 #4: 사용자 지정 필드를 사용하여 컨텍스트 추가하기
ClickUp 사용자 지정 필드를 사용하면 각 카드에 직접 우선순위, 담당자 역할 또는 예상 소요 시간별로 데이터를 정리할 수 있습니다.
오른쪽 상단의 ⚙️ 맞춤 버튼 버튼을 클릭한 후 필드를 선택하세요. 여기서 다음 항목 중 선택하여 맞춤형 칸반 보드를 생성할 수 있습니다:
- 마감일 또는 기한 설정을 위한 드롭다운 메뉴
- 날짜 마감일 또는 기한 설정용
- 예상 소요 시간과 같은 항목에 대한 번호
- 사람들 검토자, 보조 담당자, 사용자 스토리 또는 이해관계자를 표시하기 위해
- 라벨을 사용하세요. 한 필드에 여러 태그가 필요한 경우
태그를 추가하여 주제, 우선순위 또는 계획을 추적하세요. 시각적 스캔을 개선하기 위해 색상 코딩도 가능합니다.
그런 다음 필드 생성을 클릭하여 보드에 필드를 추가하세요. 이 필드들은 각 칸반 카드에 직접 표시되어 중요한 정보를 쉽게 파악하고 핵심 작업을 필터링할 수 있게 합니다.
단계 #5: 자동화 활성화
ClickUp 자동화를 사용하여 다음과 같은 반복 작업을 자동화하세요:
- 제품이 발전함에 따라 작업을 다음 열로 이동시키기
- 팀 회원에게 알리기
- 마감일 업데이트
- 검토자 또는 체크리스트 할당
더 역동적인 워크플로우를 잠금 해제하려면 ClickUp 맞춤형 자동화 에이전트를 활용하세요. 단순한 규칙을 넘어, 전체 작업 공간에서 조건부 논리를 처리하는 AI 기반 에이전트를 구축할 수 있습니다. 예시:
- 만약 작업이 블록되고 기한이 지났다면
- 그런 다음 해당 사항을 프로젝트 관리자에게 보고하고 상태를 '위험 상태'로 업데이트하십시오
- 또한, 알림을 보내고 다음 단계를 댓글로 남겨주세요
팀원을 초대하고, 작업을 할당하며, 댓글에서 @멘션으로 사람을 지정하세요. 비동기적으로 작업하더라도 모두가 동일한 실시간 보드를 확인합니다.
아래 비디오에서는 ClickUp 보드 보기의 최고의 실행 방식을 공유하여 해당 기능을 최대한 활용할 수 있도록 도와드립니다. *
친절한 팁: 프로젝트 관리에서 칸반 보드를 사용하지 말아야 할 때는 언제일까요?
📚 자세히 알아보기: 애자일 프로젝트 관리 플랜 수립 방법
칸반 보드 최고의 실행 방식
칸반 보드에 있는 작업의 절반이 몇 주 동안 움직이지 않았거나 제목이 너무 모호하다면, 보드는 오해의 소지가 있습니다.
최고의 칸반 소프트웨어조차도 진행을 반영하려면 명확한 규칙과 꾸준한 유지 관리가 필요합니다. 따라야 할 최고의 실행 방식과 피해야 할 실수를 소개합니다.
1. 각 단계별 WIP(진행 중인 작업) 한도 설정
단순히 전체 '진행 중' 상태를 관리하는 것뿐만 아니라 병목 현상이 발생할 때도 조정하세요. CONWIP 시스템을 활용하여 '요청됨' + '진행 중' 작업의 번호 한도를 설정함으로써 일의 흐름을 유지할 수 있습니다.
피해야 할 실수: 팀 가용성에 맞춰 조정하지 않는 것. 휴가, 교육, 병가 등으로 팀의 용량이 변동할 때에도 WIP(작업 진행 중 (WIP)) 한도를 고정적으로 유지하면 한도가 실제 가용 대역폭과 일치하지 않게 됩니다.
2. "완료됨"의 의미를 정의하세요
각 열별로 체크리스트를 작성하여 작업 진행 전 기준을 모두가 인지하도록 하세요. 보드 상단에 게시하여 항상 가시성을 유지하세요.
피해야 할 실수: 각 팀 회원이 '완료됨'을 다르게 해석하도록 허용하는 것. 예시: 개발자는 코드가 병합되면 작업을 완료로 표시하는 반면, QA는 병합 후 검증을 기대하는데, 이는 가장 신뢰할 수 있는 소프트웨어 개발 프로젝트 관리 tools조차도 방해할 수 있습니다.
3. 리드 타임 추적
시작부터 완료까지의 총 소요 시간(리드 타임)과 실제 작업 시간(사이클 시간)만을 측정하여 일의 지연되는 지점을 파악하세요.
피해야 할 실수: 스프린트나 월 단위로 비교하지 않고 메트릭과 소프트웨어 KPI를 개별적으로 추적하는 것. 리드 타임이 서서히 증가해도 팀은 속도가 괜찮다고 생각할 수 있으며, 결국 이는 새로운 normal이 됩니다.
4. 정기적으로 검토하고 개선하세요
소규모의 빈번한 회고 세션을 통해 열, 라벨 및 프로세스를 조정하세요. 여기서 열의 중복을 식별하고, 라벨 분류 체계를 개선하며, 워크플로를 간소화하고, 프로젝트 플랜 tool 내의 구식 규칙을 제거할 수 있습니다.
피해야 할 실수: 조정 전후의 리드 타임, 사이클 시간 또는 작업 진행 중 (WIP) 위반 데이터가 없다면 변경 사항이 실제로 도움이 되었는지, 아니면 상황을 악화시켰는지 판단할 수 없습니다.
💡 전문가 팁: 스크럼과 칸반 중 하나를 선택할 필요가 없습니다. 칸반의 유연성을 유지하면서 스크럼의 구조를 원한다면 스크럼반(Scrumban) 방식을 시도해 보세요. 이 방법은 스크럼의 시간 제한 스프린트와 플랜 주기를 칸반의 지속적이고 시각적인 작업 관리와 결합합니다. 스프린트 계획, 데일리 스탠드업, 리뷰 포인트는 유지하면서 엄격한 백로그 커밋은 피할 수 있습니다.
디지털 칸반 보드 vs. 물리적 칸반 보드
소규모의 한 장소에 모여 일하는 팀에게는 포스트잇이 효과적일 수 있습니다. 그러나 원격 근무 팀을 위한 가상 프로젝트 관리에는 전문적인 디지털 tools가 필요합니다.
화이트보드로 충분한 경우와 디지털 칸반 보드가 필수적인 경우를 구분해 보겠습니다:
| 기준 | 물리적 칸반 보드 | 디지털 칸반 보드 * |
| 접근성 | 로컬, 공유된 물리적 스페이스에서 가시성이 있습니다. 원격으로 접근할 수 없습니다 | 인터넷이 연결된 어디서나 접근 가능하여 배포된 팀에 이상적입니다 |
| 협업 | 즉흥적인 토론과 대면 팀워크를 장려합니다 | 원격/하이브리드 팀을 위한 실시간 협업을 지원하며 즉시 업데이트됩니다 |
| 가시성 | 작업 공간 내 지속적으로 가시적인 '정보 방출 장치' | 그룹 가시성을 위해 스크린/프로젝터가 필요할 수 있습니다 |
| 맞춤형 | 적당한 유연성: 그리기, 새 열 추가, 창의적인 마커 사용이 가능합니다 | 높은 유연성: 열 편집, 태그 추가, 자동화, tools 연동 |
| 보안 및 백업 | 백업 없이 손상되거나 분실될 위험이 있습니다 | 보안하고 백업된(클라우드 기반) 환경에서 사용자 역할 및 접근 권한을 할당할 수 있습니다 |
| 팀 참여도 | 대면 소통, 활동적 참여, 팀 결속을 촉진합니다 | 원격/하이브리드 팀의 포용성을 높이지만 대면 상호작용은 감소할 수 있습니다 |
📮 ClickUp 인사이트: 근로자의 15%는 자동화가 자신의 일 일부를 위협할까 걱정하지만, 45%는 오히려 더 값 있는 일에 집중할 수 있게 해줄 것이라고 답했습니다. 인식이 바뀌고 있습니다—자동화는 역할을 대체하는 것이 아니라 더 큰 영향력을 발휘하도록 재구성하고 있습니다.
예를 들어, 제품 출시 과정에서 ClickUp의 AI 에이전트는 작업 할당과 마감일 알림을 자동화하고 실시간 상태 업데이트를 제공하여 팀이 업데이트를 쫓는 대신 전략에 집중할 수 있게 합니다. 바로 이렇게 프로젝트 관리자가 프로젝트 리더로 거듭나는 것입니다!
💫 실제 결과: Lulu Press는 ClickUp 자동화 기능을 활용해 직원 1인당 하루 1시간을 절약하여 일 효율성을 12% 향상시켰습니다.
산업별 칸반 활용 사례 예시
다양한 산업별 칸반 보드 예시는 다음과 같습니다:
1. 린 제조
린 제조에서 칸반은 예측 기반 생산을 풀 시스템으로 대체합니다: 실제 수요가 있을 때만 항목을 생산합니다.
다음과 같은 이점이 있습니다:
- 고객-공급자 흐름: 각 스테이션은 하류의 다음 스테이션을 '고객'으로, 상류의 이전 스테이션을 '공급자'로 간주합니다
- 2개 용기 시스템: 한 용기는 사용 중이고 다른 용기는 예비로 보관됩니다; 빈 용기가 보충을 트리거합니다
- 낭비 감소: 과잉 생산과 초과 재고를 방지하여 저장소 비용과 지연을 최소화합니다
- 더 빠른 처리 속도: 이 보드는 필요할 때만 일을 끌어오므로 대응력을 향상시킵니다
2. 소프트웨어 개발
칸반은 개발자에게 과도한 부담을 주지 않으면서 기능 출시, 버그 수정 및 유지보수 일을 효율화합니다.
다음과 같은 이점이 있습니다:
- 작업 우선순위 지정: 시각적 단서로 가장 중요한 항목들을 강조 표시합니다
- 지속적 배포: 대규모 릴리스 대신 더 작고 빈번한 업데이트를 장려합니다
- *품질 중심: 멀티태스킹의 한도를 설정하여 개발자가 새로운 작업을 시작하기 전에 기존 일을 완료할 수 있도록 합니다
- 빠른 테스트: '완료하다' 상태로의 신속한 이동은 검토 주기를 단축시켜 피드백 친화적인 환경을 조성합니다
📌 예시: Spotify의 칸반은 세 개의 수직 레인(할 일, 진행 중, 완료됨)과 표준 일 및 선제적 '무형 스토리'를 위한 두 개의 수평 레인을 사용합니다. 작업은 소형, 중형, 대형의 크기로 분류됩니다. 진행 중 레인의 WIP(작업 진행 중)는 팀 규모에서 한 명을 뺀 수(골키퍼 역할)로 설정되어 집중력을 유지하고 협업을 장려합니다.
3. 의료
칸반은 환자 흐름, 자원 배분 및 병원 효율성을 개선합니다.
다음과 같은 이점이 있습니다:
- 병상 관리: 환자 입력, 퇴실 및 현재 치료 단계를 추적하여 병상 점유율을 최적화합니다
- 재고 관리: 낭비를 방지하기 위해 의료 기기의 최소한이지만 충분한 재고를 유지합니다
- 정보 공유: 신속하고 협조적인 의사 결정을 위해 키 환자 데이터를 표시합니다
- 선제적 관리: 환자 조건 변화를 감지하여 적시 의료 개입을 가능하게 합니다
🔍 알고 계셨나요? 간호 및 약국과 같은 분야를 아우르는 의료 분야의 칸반 적용은 아직 초기 단계이지만 이미 유망한 결과를 보여주고 있습니다. 병원에 칸반 시스템을 도입함으로써 재고 보유량이 감소하고 직원 만족도가 향상되었습니다. 연구는 한도가 있지만, 이 방법은 코로나19 팬데믹과 같은 위기 상황에서의 병원 관리 개선에도 유망함을 보여주고 있습니다.
ClickUp과 함께 칸반 보드를 시작해 보세요
칸반 방식은 프로젝트의 모든 진행 요소를 추적하고 변화하는 우선순위에 맞춰 조정할 수 있도록 맞춤형으로 설정할 때 가장 잘 일합니다.
ClickUp은 바로 사용할 수 있는 칸반 보드를 제공합니다. 몇 분 만에 설정하고 데이터를 추가하면 바로 작업을 시작할 수 있습니다. ClickUp 자동화 기능으로 반복 작업을 자동화하고, Brain이 진행 보고서를 대신 작성해 줍니다.
결론적으로, 여러분을 위해 지루한 일을 처리해 줄 tools 모음을 얻을 수 있습니다. 그럼, 무엇을 망설이고 계신가요?